LHK Sistemas de Informacin Proyecto Saturno Diseo de Sistema de Control de Horas Sistemas de Informacin Acta de Proyecto 28/06/2011

Univ. Catlica de Salta

PROYECTO: Saturno - Diseo de Sistema de Control de Horas Acta de Proyecto

Integrantes
Legajo Nombre

Ignacio Lamas Pablo Knudsen Agustin Hindryckx

E-Mail lamas_ignacio@hotmail.com plarsk@gmail.com agustinhind@gmail.com

Profesores:
Director de Ctedra: Carlos Tomassini Profesor a cargo del curso: Gabriela Salem

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Historial de Revisin
Fecha Versin Descripcin Autor

9/6/2011 11/6/2011 15/6/2011

1 1.1 1.2

Original Agregado de alcance Se detallan de entregables Se clasifican riesgos Se actualiza el template de acta

PK, AH, IL AH,PK AH, PK, IL

10/8/2011

1.3

Se realizan cambios al sumario ejecutivo, enfoque de proyecto y al plan de proyecto.

PK

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Acta del Proyecto

Ttulo del Proyecto:
Proyecto Saturno Diseo de Sistema de Control de Horas

Sumario Ejecutivo:
La empresa LHK Sistemas de Informacin vende servicios de desarrollo, mantenimiento y consultora de aplicaciones informticas. En los comienzos de sus operaciones, se atenda a un nmero muy reducido de clientes y la gestin de horas y posterior facturacin de los servicios prestados no representaba un obstculo. Se les peda a los empleados asignados a los distintos clientes completar un registro de horas muy bsico en formato Excel. Esto era a su vez verificado, aprobado y consolidado por el lder de operaciones para su posterior facturacin. En el ltimo ao, y gracias a la incorporacin de un socio estratgico en el rea de ventas, el incremento de volumen de trabajo permiti a la empresa crecer en su dotacin de empleados a 109 personas, una variacin de casi un 300% en menos de un ao. Este crecimiento explosivo gener los siguientes problemas: Prdida de control en la carga de horas Saturacin del lder de operaciones para consolidar de las horas Diferencias entre el trabajo realizado y la facturacin a los clientes Demoras en la facturacin Disconformidad del cliente por los puntos anteriores Dificultad para emitir reportes tiles para la gestin de la empresa Si bien se detectaron otros problemas dentro de la empresa, los mismos se solucionaron en parte a travs de una reestructuracin de los equipos de trabajo y la creacin un rea de gestin de procesos. Esta rea de gestin realizo un anlisis sobre el proceso de facturacin para proponer un plan de accin para solucionar los problemas detectados. Uno de los resultados de este anlisis fue la deteccin de la necesidad de contar con una fuente centralizada para poder realizar el seguimiento y control de las horas trabajadas a ser facturadas a los distintos clientes. El actual proyecto se propone como objetivo realizar el diseo para dicho sistema informtico de gestin de horas. La solucin debe contar con las siguientes caractersticas: Permitir la carga diaria de horas trabajadas por los empleados Seguimiento, control y aprobacin de estas horas por el lder de equipo Control de accesos por tipo de usuario Realizacin de un control de horas para cada uno de los contratos individualmente Preparacin de reportes relevantes para el rea de facturacin Si bien no se encuentra dentro del alcance, el objetivo de este proyecto es dejar cimientos solidos para la construccin del sistema de horas en una segunda etapa, o en un proyecto separado.

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Objetivos del Proyecto

Realizar el diseo de un sistema para el control interno de las horas trabajadas, su validacin por miembros del equipo y preparacin para el rea de facturacin.

Alcance del Proyecto

El alcance desde la ingeniera de requerimientos hasta el anlisis y diseo del software para el sistema informtico para la gestin de horas.

Beneficios al Negocio
Se prev que el diseo de la solucin para la carga de horas ofrecer los siguientes beneficios: Una solucin slida y homognea teniendo en cuenta los requerimientos de toda la empresa Los usuarios preparados para el impacto que puede significar un cambio de sistemas Se podrn prever futuros problemas al momento de implementar la solucin

Una vez implementada, el negocio se ver beneficiado en los siguientes puntos: Control de las horas trabajadas Mayor precisin en las facturas emitidas a los clientes Disponibilidad de informacin actualizada respecto de las horas trabajadas Mejora en el seguimiento de los contratos con cada cliente Disminucin de la carga de trabajo administrativo del lder de operaciones Aumento de la satisfaccin de clientes Mayor acceso a la informacin por distintas reas de la empresa Archivo de informacin histrica y de fcil acceso

Entregables del Proyecto

Durante la planificacin, ejecucin y cierre de este proyecto, se generarn los siguientes entregables:
Entregable Acta de proyecto Matriz de Roles y responsabilidades Tareas asociadas Anlisis de la necesidad de negocio Delinear el proyecto Anlisis de la necesidad de negocio Identificar el alcance Identificacin del equipo requerido Recursos Project Manager Sponsor Project Manager Tiempo 2d 2d

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Plan de trabajo/Recursos

Encuestas de perfiles Riesgos y planes de mitigacin Casos de uso

Arquitectura de la solucin

Diseos funcionales

Informe de avance

Identificar el alcance Identificacin del equipo requerido Definir entregables Estimar tiempos y costos Reuniones con los usuarios y gerentes del negocio Identificacin de riesgos Elaboracin de plan de accin para mitigar riesgos Reuniones con los usuarios y gerentes del negocio Elaboracin de los casos de uso Identificar plataforma a ser utilizada Identificar bases de datos Definir infraestructura Realizar las reuniones con usuarios Analizar procesos de negocios Normalizar procesos de negocios Crear los diseos Ejecutar y medir el proyecto

Project Manager Sponsor

5d

Analista funcional Usuario Project Manager Analista funcional Analista funcional Usuario Arquitecto de la solucin Analista funcional Analista funcional Arquitecto de la solucin Project Manager Analista funcional Arquitecto de la solucin Project Manager Sponsor

10d 5d

20d

20d

20d

Continuo

Acta de Cierre de Proyecto

Ejecutar el proyecto Finalizar todos los entregables anteriores Presentar la solucin diseada Firmar el cierre del proyecto Identificar acciones futuras

2d

Organizacin del Proyecto

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Equipo

Nombre
Agustin Hindryckx

Cargo

Rol / Tareas
Elaborar la planificacin, realizar seguimiento y control, garantizar el cumplimiento de las fechas, resolver dificultades del equipo, etc. (para ms incumbencias ver Autoridad y Responsabilidad del Project Manager) Evaluar los reportes de gestin (costos, desvos, riesgos nuevos identificados) y debe trabajar con el PM para obtener los recursos necesarios para el proyecto -Realizacin de entrevistas y relevamiento de necesidades -Especificacin funcional de los casos uso y casos de prueba - Analizar el impacto ante posibles cambios junto con el PM -Elaboracin de los entregables del proyecto -Identificar infraestructura requerida -Diseo de la arquitectura de la solucin -Diseo de las bases de datos -Elaboracin de los entregables del proyecto

Project Manager

Comit de Direccin Roberto Inchaustegui Sponsor

Pablo Knudsen Equipo de Proyecto Ignacio Lamas

Analista funcional

Arquitecto de la solucin

Equipo Extendido

No aplica

Autoridad y Responsabilidad del Project Manager

El Project Manager ser el responsable por la correcta ejecucin del proyecto. Estar encargado de las siguientes reas: Planificacin Presupuesto Recursos Humanos Comunicaciones Control de Cambios

Enfoque de Implementacin
Al ser Saturno un proyecto de diseo de un sistema, no se contar con un anlisis de su posterior implementacin. Si se dejarn delineadas las pautas y recomendaciones para la futura construccin del mismo. El proyecto ser atacado en etapas, segn la metodologa de Ingeniera de Requerimientos. Inicio: Durante esta fase se identificar el alcance de proyecto, la estructura organizacional, los principales roles involucrados y las herramientas a ser utilizadas. Planificacin: Durante esta fase, se completa el plan del proyecto de alto nivel, se determina la asignacin de recursos, logstica del proyecto y preparacin de herramientas.

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Ejecucin y control: Las principales tareas son las siguientes: Identificacin de los requerimientos, anlisis de la situacin actual y deseada, identificacin de brechas, identificacin de los requerimientos funcionales de extensiones, reportes e interfaces, identificacin de impactos organizacionales y por ltimo obtener la aceptacin de diseo de Negocios a implantar. Cierre: Para dar un cierre ordenado al proyecto se debe emitir un informe sobre las tareas realizadas, si los objetivos fueron alcanzados y las lecciones aprendidas.

Plan a Alto Nivel

Se define que el proyecto contar con las siguientes etapas: Inicio Anlisis de la necesidad de negocio Identificar sponsors e involucrados Delinear el proyecto Induccin al proyecto Planificacin Identificar el alcance Identificacin del equipo requerido Definir entregables Estimar tiempos y costos Desarrollo de plan detallado Esquema de descomposicin de tareas Planificacin de riesgos Aprobacin Ejecucin y Control Ejecutar el proyecto Medir las variables del proyecto (esfuerzo, costo) y comparar contra estimado Identificar acciones correctivas Cierre

Presupuesto
El proyecto ser realizado ntegramente por recursos internos, por ende no se cuenta con un presupuesto monetario. Si se espera que tenga una duracin de 3 meses, para lo cual el equipo deber involucrarse segn sea necesario en cada etapa.

Riesgos Identificados
Al momento de la confeccin del presente documento se identifican los siguientes riesgos: Escases de recursos nesesarios para desarrollar el producto. Dificultad para conseguir el buy-in de los directivos de la empresa.

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Rechazo al cambio en los procesos de carga de horas actuales. Mala seleccin del equipo de trabajo. Administracin deficiente del tiempo. Tendencia haca el Scope Creep. (Cambio de alcance) Dificultad para visualizar los objetivos del proyecto. Posibles cambios en la plataforma tecnolgica a emplear. Cambio de decisiones sobre la continuidad del proyecto desde el nivel directivo. Posibles perdidas de informacion por fallos del sistema una vez implementado y en funcionamiento.

Supuestos
Se suponen como ciertas las siguientes premisas: El proyecto ser realizado por recursos internos, sin contar con ayuda externa En caso de requerir soporte de otras areas de la empresa (Administracion) se esperan tiempos de respuestas razonables (dentro de los dos das hbiles)

Restricciones
Se requiere que: La inversin en horas hombre sea aprobada por los directivos

Requerimientos Adicionales
No se identifican requerimientos adicionales fuera de los anteriormente mencionados.

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Aprobaciones:

Sponsor

Fecha

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