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Aula 03: Introduo ao Microsoft Word e Microsoft Excel

Conceitos bsicos e os primeiros contatos com as ferramentas
Objetivos da Aula:
Os objetivos desta aula visam fazer com que voc aprenda a gerar documentos em sua atividade prossional por meio do Word e Excel. Ao nal desta aula, voc dever estar apto a dominar os recursos bsicos do processador de textos para que possa criar documentos de qualidade prossional. Alm disso, voc dever saber como explorar gradualmente outras possibilidades destas ferramentas para aprimorar o seu trabalho, e economizar tempo.

Introduo
Nesta aula, iniciaremos, de fato, a utilizao do Word e do Excel, passando-se pelo funcionamento bsico de cada um, e tambm por exemplos prticos que possam ser utilizados no dia a dia. Comparativamente, a principal diferena entre estas duas ferramentas o fato de que uma gera textos e outra planilha.

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1 - Word funcionamento bsico do ambiente

Quando iniciamos o programa, a maior parte da janela aparece sempre como um espao em branco. Este espao em branco especica a pgina em branco que est pronta para receber o texto a ser digitado. A seguir, sero descritas as principais noes para que voc saiba como aproveitar melhor este ambiente, e posteriormente, iniciaremos sua utilizao. Observe agora atentamente esta seqncia de informaes: .Na parte superior da janela, h um menu onde ser possvel fazer diversas aes; .As barras de ferramentas so linhas de botes, com cones ou letras. Muitos desses botes reproduzem as funes disponveis nos menus, as quais servem como um atalho para a execuo de algumas funes, enquanto que outros botes proporcionam acesso a recursos especiais; .Para apagar este caractere utilize a tecla Backspace ou Delete. A tecla Backspace apaga o caractere esquerda; enquanto que a tecla Delete apaga o caractere direita, a partir do ponto de insero onde est o cursor; .O ponto de insero diferente do mouse, no qual o ponto de insero ca piscando, enquanto voc movimenta o mouse voc por toda a tela; .No Word, quando o cursor do mouse est na rea de edio de texto, ele tem a forma de um trao vertical com dois pequenos traos horizontais nas extremidades. Fora da rea de edio de texto aparece sempre como uma seta, podendo tambm assumir outros formatos, dependendo da operao

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.Quando est na rea de edio de texto, o cursor do mouse desaparece to logo voc comece a digitar, reaparecendo quando o mouse movimentado; .O cursor do mouse pode ser usado para mover o ponto de insero para qualquer posio dentro do documento. Basta posicion-lo na posio desejada e clicar; .As teclas de setas tambm podem ser usadas para mover o ponto de insero; .Duas caractersticas fundamentais a serem entendidas no Word so: a quebra de linhas, e a rolagem de texto; .A quebra de linhas ocorre automaticamente quando o ponto de insero chega extremidade direita da pgina. Voc pode denir a forma da quebra de linhas, da seguinte forma: por meio da largura da pgina, e pelo tamanho das margens; .Se voc inserir ou apagar um texto no meio de um documento j existente, as quebras de linha se ajustaro automaticamente para acomodar o novo texto; .Para forar uma quebra de linha em determinado ponto do documento, basta pressionar a tecla Enter a mais conhecida tecla existente -; .As quebras de linhas foradas como o uso da tecla Enter no se ajustam automaticamente no caso de voc inserir, ou apagar um texto no meio de um documento que j exista; .Para remover as quebras de linhas, basta posicionar o ponto de insero sobre elas, e usar a tecla Backspace ou Delete;

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.Quando o documento grande e no cabe em uma s tela, o programa rola automaticamente o texto para cima. Assim, o usurio pode visualizar a parte do documento em que est trabalhando. Para ver outras partes do documento, basta clicar na barra de rolagem direita da tela ou utilizar as teclas PageUp Pgina para cima, e PageDown Pgina para baixo; .As barras de ferramentas e outros elementos da tela podem ser ocultados para maximizar a rea de edio do texto.

1.1 - Trabalhando com o Word 1.1.1 - Criando um novo documento

Iniciaremos nosso trabalho por meio da elaborao de um pequeno documento que ser utilizado para atestar de, maneira prtica, os conceitos acima mencionados. Digite ou copie o texto abaixo em um documento novo do Word. Carregue o Word e, depois clique em Arquivo e Novo. ...Agentes inteligentes de software so atualmente objetos de pesquisa em muitos campos tais como psicologia, sociologia e inteligncia articial. A denio de agentes motivo para muitas controvrsias no campo da interao homem-mquina. O que um agente? O que os faz diferentes de outras tcnicas? Que funcionalidades devem ter? Estas so algumas das principais questes discutidas. Uma variedade de abordagens e projetos usam o termo agentes desde interfaces de usurios adaptativas a complexos sistemas distribudos. Segundo pesquisadores um agente deve possuir algumas das

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caractersticas associadas com a inteligncia humana: conhecimento, inferncia, adaptabilidade, independncia, criatividade, etc. suposto que um usurio deva delegar uma tarefa ao agente e no comandar o agente para executar a tarefa. O que exatamente vem a ser esta assistncia tambm motivo para debates.... Para salvar clique no menu arquivo e Salvar, ou seno clique no boto Na primeira vez em que o documento salvo, surge a caixa de dilogo Salvar Como. Nela, voc deve digitar um nome para o arquivo que conter o documento. Nota: Caso voc esteja iniciando o Word, e no consiga localizar o arquivo no qual estar trabalhando, lembre-se atentamente dos recursos empregados para localizao de arquivos. Para que isto no torne a acontecer, preste muita ateno na pasta em que o documento ser gravado. Procure, agora, organizar seus trabalhos em pastas e subpastas, seguindo uma ordem que faa sempre sentido, e crie pastas com nomes coerentes. Importante: Por exemplo: lucro_janeiro.doc poder ser guardado na pasta chamada Faturamento.

1.1.2 - Criando um novo documento

Para abrir um documento j existente, voc deve clicar em Menu Arquivo, e depois em Abrir. Na parte inferior do menu Arquivo, devem aparecer os nomes dos ltimos documentos utilizados, ou seno voc deve utilizar o atalho, e depois selecionar a pasta onde deve estar o arquivo que voc deseja procurar. Basta selecion-lo, e clicar em Ok para carregar o arquivo.

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Caso voc deseje, por exemplo, abrir uma aula da disciplina de Comunicao Empresarial, basta voc ir at a pasta com o mesmo nome, e carregar o arquivo desejado. Com as demais disciplinas o procedimento dever ser tambm o mesmo.

1.1.3 - Edio de um documento

Editar um documento signica modic-lo, de alguma forma. As alteraes podem ser tanto no contedo do texto quanto na sua forma de apresentao. Importante: Sempre aps editar um documento, ou seja, depois de alter-lo, voc deve salv-lo para que as alteraes no se percam, e caso, voc precise preservar a verso anterior do documento, salve a nova verso com um nome diferente, usando o comando Salvar Como no menu Arquivo.

1.1.3.1 - Seleo de texto

Para voc poder alterar trechos inteiros de um documento, bem como mudar um pargrafo do relatrio de despesas, ou ainda apagar uma pgina inteira, voc precisa, antes de mais nada, selecionar o texto, ou seja, destacar o trecho do documento que vai ser modicado, para, ento sim, poder aplicar sobre este trecho selecionado os comandos necessrios. O trecho selecionado muda de aparncia, cando em branco sobre o fundo preto (ou em outra cor que voc determinar), ao invs do preto sobre o fundo branco. Qualquer alterao ter efeito sobre todo o texto selecionado.

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Importante: Voc pode desfazer uma seleo, basta dar um clique do mouse em qualquer ponto do documento, ou pressionar qualquer uma das teclas de seta. Para selecionar um texto usando o mouse, basta voc localizar o inicio de onde queira selecionar, clicar e permanecer clicado, e depois arrastar o mouse at o m do texto. Posteriormente, d inicio formatao do texto, conforme veremos no item 1.1.3.2.

1.1.3.2 - Formatao de caracteres

A formatao de caracteres, ou seja, das letras que compem um texto, extremamente simples, e de grande efeito visual, caso voc necessite de um certo destaque ao seu trabalho. Selecione o trecho a ser formatado, e depois clique em menu Formatar, e depois em Fontes. Caso queira utilizar o atalho deste menu, basta voc clicar sobre qualquer uma das opes da caixa de ferramenta do menu de formatao. Importante: Observe que nesta barra de ferramenta acima voc pode escolher desde o estilo do pargrafo, o nome da fonte, o tamanho da fonte, os destaques das fontes como negrito, itlico, e sublinhado , bem como a orientao da fonte, ou seja, se ela vai estar alinhada ou no.

Alinhada do lado esquerdo Centralizada J u s t i f i Alinha do lado direito c a d a

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Abaixo, vemos um exemplo, de como ca todo o texto selecionado no padro, com seleo do texto em branco, e fundo preto.

Neste exemplo, podemos observar que todo o texto est justicado, ou seja, na formatao dos pargrafos, todos os espaos em branco direita e a esquerda esto preenchidos, e o tamanho da fonte est em 12, e o tipo da fonte Arial. Importante: No seu dia a dia, na redao de textos, procure manter os documentos comuns sempre neste padro, para que no haja diferena de um com outro quando voc imprimi-los. Agora, quando for apresentar alguma coisa, que livre para a sua criatividade.

2 - Excel - funcionamento bsico do ambiente

O Excel est para uma calculadora, assim, como um processador de texto est para uma mquina de escrever. Ele serve, basicamente, para fazer clculos dos mais simples aos mais complexos, com inmeros recursos amais do que uma calculadora. Nos clculos mais simples, voc digita sempre os nmeros e operaes exatamente, como faria em uma calculadora: se digitar 5+3, ser exibido o resultado 8. J nos clculos mais complexos, voc digita os nmeros e as frmulas em que eles devem ser usados, e a planilha faz
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todas as contas, automaticamente. As planilhas so usadas sempre quando for preciso fazer clculos, operaes matemticas, projees, analisar tendncias, elaborar grcos, ou em qualquer manipulao necessria de nmeros. Numa planilha, voc pode tratar com um variado nmero de informaes de uma forma fcil e rpida, principalmente, se as mesmas frmulas forem usadas para uma grande quantidade de dados. Por exemplo: um gerente de vendas pode listar todas as vendas realizadas pelos diferentes vendedores de uma loja. A planilha calcular automaticamente o valor da comisso de cada vendedor. Se voc mudar algum nmero, as frmulas relacionadas sero atualizadas automaticamente. Por exemplo: um vendedor pode mudar o valor do frete de um produto, e ver seu novo valor de venda atualizado imediatamente, mesmo que isso envolva clculos complexos. possvel usar vrias planilhas para clculos parciais, e depois integrlas. Um exemplo pode ser aplicado a uma indstria de bicicletas, onde se pode usar uma planilha para listar todos os componentes de um modelo, como o nmero de parafusos, tamanho da corrente, tipo do guido, tamanho das rodas, etc, e para outros componentes. Por m, o programa calcular automaticamente os custos de cada um dos componentes, e no nal, o custo total da bicicleta. Se houver uma mudana no preo de um dos componentes, os valores relativos a
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Quando voc cria uma planilha nova, a tela do computador dividida em linhas e colunas formando uma grade, e a interseo de uma linha e coluna chamada de clula. As linhas so numeradas seqencialmente, ao passo que as colunas so identicadas por letras tambm seqenciais e; cada clula, pela linha e coluna que a forma. Uma clula pode conter nmeros, texto ou frmulas. Em geral, informaes de mesma categoria so digitadas em uma coluna, mas esteja atento para o fato de que a estrutura no rgida. Ou seja, voc pode agrupar as informaes por linha, ou por outras formas mais convenientes conforme o caso.

2.1.1 - Como criar uma planilha

Normalmente uma planilha criada em duas etapas: 1..Primeiro voc determina os itens que deseja calcular, e as frmulas a serem usadas para fazer esse clculo; 2..Segundo, na fase de utilizao da planilha, preciso digitar os valores correspondentes a cada item, e os resultados sero calculados automaticamente. Quando abrimos o Excel, j aparece um desenho bsico de planilha na tela com a grade, a qual formada por linhas e colunas. Precisa-se, ento, organizar as informaes nestas linhas e colunas, e determinar uma regio para cada tipo de informao.

2.1.1 - Como criar uma planilha

A grande possibilidade de utilizar inmeras frmulas o que diferencia um programa de planilha de uma calculadora. Quando colocamos
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uma frmula em uma clula, dizemos que o contedo dessa clula deve ser calculado em funo dos valores contidos em outras clulas. Numa planilha o preo total de uma venda calculado, multiplicandose o preo unitrio pela quantidade vendida de produtos do mesmo tipo. Por exemplo: Em determinada planilha, a coluna A registra a quantidade de produtos, e a coluna C traz o preo unitrio do produto, enquanto que a coluna D mostra o preo total. O contedo de cada clula calculado multiplicando-se os valores da coluna A pelos valores da coluna C. Para que esse clculo seja feito automaticamente, devemos digitar a frmula = A4*C4 na clula D4. Importante: Quando modicamos o valor de A4, o valor de D4 recalculado automaticamente de acordo com a frmula registrada na clula. Veja o exemplo da planilha abaixo:

Importante: Veja o detalhe da frmula apontado pela seta vermelha.

2.1.2.1 - Escrevendo frmulas

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Para escrever uma frmula, no exemplo citado no item 2.1.2, vamos escrever frmulas para calcular o faturamento total mensal (coluna F). Esse faturamento a soma dos valores vendidos de cada produto, assim como o faturamento total de janeiro (clula F4) ser a soma do faturamento de cada produto nesse ms (da clula B4 at a E4). Portanto, na clula F4 digitaremos a seguinte frmula: =B4+C4+D4+E4 Isso indica para o programa de planilha que o valor de F4 ser a soma dos valores das clulas B4, C4, D4 e E4.

2.1.2.2 - Copiando frmulas

A frmula de clula F5 muito parecida com a frmula da clula F4, e o mesmo acontece com todas as clulas at F15. F4=B4+C4+D4+E4 F5=B5+C5+D5+E5 F15=B15+C15+D15+E15

Importante: Isso seria bastante trabalhoso digitar 12 vezes, correto? 1. Posicione o cursor sobre a clula F4; 2. Clique no menu Editar e escolha o comando Copiar; 3. Pressione a tecla Enter; Automaticamente, o programa percebe que a frmula mudou de linha, e que altera o seu contedo. Ao invs de copiar =B4+C4+D4+E4 para todas as linhas, ele adequar a frmula para cada linha. Assim, na clula F5 ser escrito =B5+C5+D5+E5, na clula F6 =B6+C6+D6+E6, e assim por diante.
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2.1.2.3 - Utilizando funes

Seguindo o exemplo anterior, iremos fazer a soma para calcular o faturamento anual de cada produto, o que bastante parecido, e seria basicamente desta maneira: o faturamento anual de rodas a soma do seu faturamento em cada ms. Na clula B17, poderamos digitar a seguinte frmula: =B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15

Importante: Quando a frmula for muito grande, usaremos a Funo SOMA do Excel, a qual facilita o clculo, ao somar todas as clulas especicadas. Na clula B17, a frmula ser:

=SOMA(B4:B15) A notao B4: B15 indica que devem ser utilizadas todas as clulas no Intervalo de B4 at B15, assim essa frmula ir somar os valores em todas essas clulas, e exibir o resultado na clula B17. Para copiar essa frmula para as clulas de C17, D17 e E17, iremos usar o mesmo procedimento que foi descrito acima. O programa perceber que elas foram colocadas em outra coluna e ajustar as referncias das colunas automaticamente. Assim, aps copiar a frmula para a coluna C17, teremos =SOMA(C4: C15). Na clula D17 aparecer =SOMA(D4:D15) e, assim por diante. Agora nossa planilha est completa, e basta digitar os valores unitrios relativos a cada ms, e a cada tipo de produto, das linhas 4 a 15, e das colunas B a E. O programa nos dar, automaticamente, os valores da linha 17 e da coluna F. O exemplo est a seguir:

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Importante: Veja na seta vermelha acima a utilizao da frmula. A rapidez uma das grandes vantagens dos programas de planilha. Se voc cometer um erro, ou quiser modicar o valor de uma clula, basta digitar o valor correto, e todos os outros valores sero atualizados automaticamente.

Sntese
Com relao ao Word: Nesta aula, voc aprendeu como utilizar os recursos de personalizao, tais como fontes, barras de ferramentas para tornar seu trabalho mais agradvel e produtivo. Os inmeros recursos do processador de texto devem estar sempre a servio das necessidades reais do documento. Assim, um documento comercial ou legal deve sempre se enquadrar em determinadas regras para sua utilizao.

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Com relao ao Excel: Voc aprendeu que as planilhas podem fazer desde contas simples at sosticadas projees matemticas. No entanto, lembre-se de que para usar recursos avanados, voc deve car atento disciplina de matemtica nanceira para obter o conceito das frmulas. Se for necessrio escrever frmulas muito complexas, verique se no h uma funo que possa simplic-las. Na prxima aula, iniciaremos os conceitos mais avanados destas duas ferramentas fundamentais para a utilizao no seu dia a dia.

Glosrio
cones: Figuras que representam textos ou signicados; Menu: Conjunto de opes para aes de programas, geralmente, dispostas na parte superior da tela; Atalho: Caminho mais curto para se iniciar um programa, geralmente ca na tela inicial; Cursor: Ponto em que o teclado est esperando voc pressionar um tecla, geralmente ca piscando; Caractere: Conhecido como cada letra, nmero ou smbolo digitado; Caixa de dilogo: Qualquer ao que voc faa com acerto, mas principalmente no caso de um erro cometido, o programa envia na tela uma informao para voc saber sobre o acontecido; Fonte: Conhecida como tipo de letra utilizada pelos programas.

Referncias Bibliogrficas
CATAPULT, Inc. MS Ofce 2000. So Paulo: Makron Books, 2000., Bibliograa Complementar

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AITKEN, Peter. 10 minutos para aprender Word 2000. So Paulo: Berkeley, 1999. BRAGA, William. Windows XP IT Educacional. R. Janeiro: Alta books 2002. FULTON, Jennifer. 10 minutos para aprender Excel. So Paulo: Berkeley, 1999. MICROSOFT PRESS. MS Excel 2000 passo a passo. So Paulo: Makron Books, 2000. MICROSOFT PRESS. MS Word 2000 passo a passo. So Paulo: Makron Books, 2000.

Sugestes Bibliogrficas
NORTON, Peter. Introduo Informtica. So Paulo: Makron Books, 1996. WARNER, Nancy D. Microsoft 2000. Rio de Janeiro: Campus, 1999. MICHAEL, Halvorson; MICHAEL, Young. Microsoft Ofce 97 Guia Autorizado Microsoft. So Paulo.

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