1.

FRMULA DA CONDIO SE

; - quer dizer ento faa ( ) quer dizer leia TEXTO quer dizer escreva. Sempre que desejar escrever texto coloque entre aspas. No caso ele escrever TEXTO. as duas aspas seguidas do sentido de vazio, ou seja, se caso estiver vazio. Suponhamos que desejasse criar um Controle de Notas de Aluno, onde ao se calcular a mdia, ele automaticamente especificasse se o aluno fora aprovado ou no. Ento Veja o exemplo abaixo. Primeiramente, voc precisa entender o que desejar fazer. Por exemplo: quero que no campo situao ele escreva Aprovado somente se o aluno tirar uma nota Maior ou igual a 7 na mdia, caso contrrio ele dever escrever Reprovado, j que o aluno no atingiu a condio para passar. Veja como voc deve escrever a frmula utilizando a funo do SE> 1 2 3 A ALUNO Mrcio B MDIA 7 C SITUAO =SE(B2>=7;Aprovado;Reprovado)

Onde: B2 refere-se ao endereo da mdia do aluno. Sendo ela que determinar se o aluno passar ou no. >=7 refere-se a condio para o aluno passar, ou seja, para est Aprovado ele deve atingir uma mdia maior ou igual a 7. ; - quer dizer ento faa Aprovado- refere-se a resposta verdadeiro, ou seja, se a condio for verdadeira(a nota for maior ou igual a7) ento ele escrever aprovado. Por isso voc deve colocar entre aspas, j que se refere a Texto. ; este outro ponto e vrgula subentende-se seno faa, ou seja, caso contrrio, far outra coisa. Em outras quer dizer se no for verdadeiro ento faa isso... Reprovado refere-se a resposta falso, ou seja, caso ele no tenha mdia maior ou igual a 7, ento escreva Reprovado. Siga esta sintaxe, substituindo somente, o endereo, a condio, as respostas para verdadeiro e para falso. No esquecendo que deve iniciar a frmula sempre com: =SE e escrever dentro dos parnteses. Veja agora mais um exemplo do SE com mais de uma condio. Agora, voc deseja escrever o aproveitamento do aluno quanto a mdia, colocando timo para uma mdia maior ou igual a 17, Bom para uma mdia maior ou igual a 15, Regular para uma mdia maior ou igual a 10 e Insuficiente para uma mdia menor que 10. Veja a frmula: 1 2 3 A ALUNO Mrcio B MDIA 7 C SITUAO =SE(B2>=17;Otimo;se(b2>=15;Bom;se(b2>=10;Regular;Insuficiente)))

Onde: B2 refere-se ao endereo da mdia >=9 refere-se a condio para timo Otimo - refere-se a resposta se caso for maior ou igual a 9 As demais tem o mesmo sentindo s mudam as condies e as respostas. Voc s precisar ir escrevendo um SE, dentro de outro Se aps o ponto e vrgula. Voc ir perceber que para parntese que voc abrir, ser de uma cor diferente e ao final voc dever fechar todos eles. Neste exemplo de agora, faremos um clculo utilizando a condio SE, ou seja, em vez de escrevermos algo para uma resposta verdadeira ou falsa, faremos um clculo. Veja o exemplo: Voc tem um certa planilha de pagamento e agora voc calcular o Imposto de Renda para os seus funcionrios. Mas, o clculo s ser efetuado para aqueles funcionrios que ganham mais de R$ 650,00, ou seja, se o salrio do funcionrio for maior que R$ 650,00, ento dever se multiplicado uma taxa de 5% em cima do Salrio Bruto, mas somente se ele ganhar mais de R$ 650,00, caso contrrio dever ficar 0 (zero). Veja a frmula.

Pgina em branco

1 0 1 1

F FUNC Ivan Rocha

G SLBRT 1.500,00

H IRRF =SE(G11>650;G11*5%;0)

1 2 Onde: G11 refere-se ao endereo do Salrio Bruto >650 refere-se a condio para que seja feito o clculo G11*5% - refere-se a resposta se for verdadeira, ou seja, se no endereo G11 conter um valor maior que 650, ento ele multiplicar o Valor do Salrio Bruto(G11) por 5% (taxa do Imposto de Renda) 0(zero) refere-se a resposta se for falso, ou seja, caso no endereo G11 no tenha um valor maior que 650, ento no haver clculo, ele colocar 0(zero). Lembrete: Sempre coloque primeiro a resposta Verdadeira. 2. FRMULA DA CONDIO SE e E

Agora voc tem uma planilha onde tem a idade e altura de seus alunos. Haver uma competio e somente aqueles que tem Idade Maior que 15 e Altura maior ou igual que 1,70 participaram da competio. Neste caso voc utilizar a condio SE e a condio E. Porque? Respondo: simples, porque para o aluno participar ele dever possuir a idade maior que 15 e altura maior ou igual 1,70. As duas condies devem ser verdadeiras, caso uma seja falsa, ele no participar. Entendeu menino(a)!. Veja o exemplo: 1 2 3 A B C D ALUNO IDADE ALTURA SITUAO Mrcio 22 1,72 =SE(E(B2>15;C2>=1,70);Competir;No Competir) Joo 14 1,68 Onde: B2 refere-se ao endereo da idade >15 refere-se a condio, ou seja, se a idade for maior que 15 C2 refere-se ao endereo da altura >=1,70 refere-se a condio, ou seja, se a altura for maior ou igual a 1,70 Competir resposta se as duas condies forem verdadeiras. No Competir- resposta se caso as duas respostas no forem verdadeiras. Siga a sintaxe abaixo para os outros exemplos, substituindo apenas os endereos, as condies e as respostas, o resto deve ser seguido como est! 3. FRMULA DA CONDIO SE e OU

Neste exemplo basta que uma condio seja verdadeira para que o aluno participe da condio. Veja o exemplo: 1 2 3 A ALUNO Mrcio Joo 4. B IDADE 22 14 C ALTURA 1,72 1,68 D SITUAO =SE(OU(B2>15;C2>=1,70);Competir;No Competir)

FRMULA DO CONT.SE

Agora voc possui uma planilha onde tem o nome dos alunos e as suas mdias. E voc desejasse agora saber quantos alunos tiraram mdias maior e igual a 9. Veja o exemplo: 1 2 3 2 A ALUNO Joo Maria B MDIAS 7 10

4 5

Mrcio Dborah

6 8 =CONT.SE(B2:B5;>=9)

Onde: (B2:B5) refere-se ao endereo das clulas onde voc desejar contar. ; utiliza-se como parte da sintaxe para separar >=9 refere-se a condio, ou seja, esta frmula s ir contar as clulas que contm valores maiores ou igual a 9. Siga a sintaxe, substituindo apenas os endereos e a condio para contar. Depois das aspas voc digita a condio. Pode ser tambm texto, independente de texto ou valor, deve-se colocar entre as aspas. Exemplo: =CONT.SE(C2:C5;APROVADO) Neste exemplo ele contar apenas as clulas que contm a palavra Aprovado. 5. FRMULA DO CONTAR.VAZIO Contar as clulas que esto vazias. Exemplo: Voc gostaria de saber quantos alunos esto sem a mdia A B 1 ALUNO MDIAS 2 Joo 3 Maria 10 4 Mrcio 5 Dborah 8 6 Marta 10 7 Andrea =CONTAR.VAZIO(B2:B7) Onde: =CONTAR.VAZIO o nome da frmula (B2:B7) refere-se ao endereo das clulas 6. FRMULA DO SOMASE

Soma um intervalo de clulas mediante a condio estabelecida Exemplo: Voc gostaria de soma as faturas que foram pagas. Ento voc tem uma planilha onde na coluna A voc coloca o nome do cliente, na coluna B o valor da fatura e na coluna C, a situao se foi paga ou no. Voc gostaria de somar somente as faturas que estivessem pagas, assim voc saberia o quanto j recebeu. Logo a frmula seria a seguinte: 1 2 3 4 5 6 7 A CLIENTE Bemol TV Lar MS Casa Otica Avenida Marta Andrea Valor Recebido B VALOR 150 250 350 180 250 190 C SITUAO PG PG PG PG =SOMASE(C2:C7;PG;B2:B7)

Onde: =SOMASE- o nome da frmula (C2:C7 refere-se ao endereo inicial e final de clulas onde voc digita a palavra PG, especificando se est paga ou no.

PG o critrio para somar, ou seja, s somar se neste intervalo de clulas de C2 at C7, conter alguma palavra PG. O critrio dever sempre ser colocado entre aspas. B2:B7 refere-se ao intervalo de clulas onde ser somado, mediante a condio, ou seja, ele somar somente aqueles valores que na coluna C voc digitou PG.

Objectivos
Saber trabalhar com dados de arquivo em Excel Eliminar os receios de cometer erros em bases de dados de Excel Optimizar o processo de procura de documentos no arquivo Saber trabalhar com frmulas de bases de dados Saber trabalhar com tabelas dinmicas

1.

Frmula Concatenar

A Sociedade de Advogados XPTO resolver actualizar o seu sistema de arquivo. Quis, para alm do nmero, passar a classificar as pastas por classe de letras, tendo decidido entre as seguitnes classes: AF; GL; MR; SZ 1 tarefa: Criar um novo campo chamado classe em introduzir a classe em cada registo 2 tarefa: criar um novo nmero para a pas ta, que deve passar a contemplar tambem a classe, assim, em vez de uma pasta com apenas um nmero, passar a ter tambm a desigano da classe. Exemplo. 1111AF. Para esta segunda tarefa utiliza-se a frmula concetenar que vai juntar a informao de 2 ou mais campos. Para o fazer tomam-se os seguintes procedimentos 1 No separador Base, em Funes deve seleccionar a funo CONCATENAR. Surge a caixa de baixo. 2 Como se pode verificar pelo exemplo vai-se juntar a informao da clula D2 e da Clula E2, sendo o resultado 1756AF
NOME CLIENTE ASSUNTO N/ PROC. N Pasta Classe

ANTONIO ALBERTO BRUNO DIAS BRUNO DIAS BRUNO DIAS CARLOS PIRES CELIA REIS

- OFFSHORE COMPRA CONTRATO ARRENDAMENTO -APARTAMENTO SERRA NEVADA - VENDA - CONST. SOCIEDADE ANNIMA

75658 9170 55664 67899 0614 1540

1765 302 2166 2023 1318 1361

AF AF AF AF AF AF

2.
4

Frmula CARCT

Se eu quiser juntar um caracter, como por exemplo, um hifen, um espao no resultador deve adicionar a frmula caracter, como exemplifica em baixo. =CONCATENAR(D2;CARCT(6);E2) O caracter 6 siginifica um hifel - Por exemplo, o caracter 32 representa um espao

NOME CLIENTESSUNTO A ANTONIO

N/ PROC.

N Pasta

Classe

Cd Pasta

ALBERTO

- OFFSHORE

75658

1765 302 2166

AF AF AF

1765 AF 302 AF 2166 AF

BRUNO DIAS COMPRA 9170 CONTRATO BRUNO DIAS ARRENDAMENTO 55664

3.

Trabalhar com tabelas dinmicas

possvel atravs de tabelas dinmicas, fazer mltiplas pesquisas de diversas formas na mesma tabela. Para esta empresa vamos criar duas tabelas. 1 uma que permita procurar por nome de cliente e por classe 2 uma outra que permita pesquisar por nmero de pasta e por classe Em primeiro lugar deve dirigir-se ao separador INSERIR e clicar no boto TABELA DINMICA ( logo o primeiro)

Surge a janela CRIAR TABELA DINMICA

Em tabela/intervalo deve seleccionar toda a tabela que contem a informao que quer trabalhar (os ttulos tambm devem ser seleccionados). Pode colocar a tabela dinmica numa nova folha de clculo ou numa folha de clculo existente. Escolha a segunda opo

Assim que clica no OK, o seu ecr de trabalho passa a ser o seguinte:

De notar: SURGEM DOIS NOVOS SEPARAPDORES: Opes e estrutura. Estes separadores apenas surgiro quando estiver a trabalhar na tabela dinmica. No lado direito surge a lista de campos da tabela dinmica, onde vais seleccionar os diversos campos que quer cruzar. Como se tratam de tabelas simples, apenas vamos trabalhar como os filtros de relatrios e os rtulos de linhas. Vamos ento criar a nossa primeira tabela dinmica:

- a que permita procurar por nome de cliente e por classe

Arraste os campos Nome de cliente e Classe para Filtro do Relatrio Arraste o Assunto, N/PRoc e Cd Pasta para os Rtulos de linha O resulta dever ser o seguinte NOME CLIENTE Classe
ASSUNTO - 2 AVALIAO - ALTERAO DE DENOMINAO - AQUISIO LOTE - AQUISIO PRDIOS - ARRENDAMENTO - AUMENTO DE CAPITAL

(Tudo) (Tudo) N/ PROC. 1554 1544 1548 1545 2154 44160 2219 Cd Pasta 1355 MR 1361 GL 1355 AF 1361 GL 1848 GL 2052 MR 1869 SZ

Para que a tabela fique com a configurao anterior devem fazer-se os seguintes alteraes no separador Estrutura.

Como se trata de uma tabela que no inclui clculos devemos desactivar essas opes no separador ESTRUTURA 1 Em subtotais escolher No Mostrar Subtotais

2 Em Totais gerais escolher Desactivar para linhas e colunas 3 Em esquema do relatrio escolher Mostrar em formato tabular que semelhante s tabelas de Excel 4 Em estilos da tabela dinmica deve seleccionar a primeira opo que a que no tem formataes. Nota: UMA TABELA DINMICA FORMATA-SE COMO QUALQUER OUTRA TABELA NO EXCEL TIPOS DE LETRAS, ALINHAMENTOS, CORES, LIMITES PODEM SER ALTERADOS SEM QUALQUER PREJUZO PARA A TABELA DINMICA

4.

Actualizar os dados de uma tabela dinmica

Os registos vo sofrendo alteraes ao longo do tempo e as tabelas dinmicas devem ser actualizadas no separador OPES

Se efectuar alteraes dentro da rea da tabela basta clicar em actualizar que a tabela actualizada Contudo, se inserir novos registos deve Alterar a Origem de Dados e voltar a dar as coordenadas da tabela j incluindo os novos registos.

EXERCCIO PRTICO

Deve agora criar uma outra tabela dinmica que permita pesquisar por nmero de pasta e por classe. (so estes campos que deve incluir no filtro da tabela)