Disciplina: Tecnologias de Informao e Comunicao

Mdulo 1: Folha de clculo

A FOLHA DE CLCULO MICROSOFT EXCEL O Excel um programa que faz parte do pacote do Office da Microsoft, respeita por isso, toda a lgica de funcionamento dos programas no que se refere ao aspeto grfico, barra de menus, botes de controlo, barras de deslocamento, etc. Um dos principais fatores de distino reside no facto de a rea de trabalho ser um reticulado de 256 colunas e 16384 filas, da interseo das quais resultam clulas. Cada clula constitui a unidade bsica da folha de clculo capaz de conter dados. Esses dados podem ser texto, algarismos ou frmulas. da capacidade e versatilidade de utilizao destas frmulas que resulta o extraordinrio poder de clculo do Excel. O outro fator de distino do Excel a existncia de uma barra de frmulas que nos indica qual a clula que se encontra selecionada e constitui a principal via de entrada de dados para as clulas.

Na rea de trabalho existem as colunas (representadas por letras), as linhas (representadas por nmeros) e as clulas, uma das particularidades mais caractersticas do Excel.

Elaborado: Antnio Carlos Monteiro Ferreira

Disciplina: Tecnologias de Informao e Comunicao

Mdulo 1: Folha de clculo

O AMBIENTE DE TRABALHO EM EXCEL Um documento no Excel chama-se um livro. Cada livro pode ter uma ou mais folhas (de clculo). O programa por defeito cria automaticamente trs folhas em branco sempre se cria um novo livro. 3 4 1 5

2 8 7

6 9 10

16

17

11

13

15

12

14

1. Barra de ttulo 2. Friso (agrupa as antigas barras de menus e barra de ferramentas) 3. Menu ficheiro 4. Barra de ferramentas de acesso rpido 5. Boto de acesso Ajuda 6. Ponto de insero 7. Barra de frmulas 8. Caixa de nome 9. Ttulo de linhas (1, 2, 3, ) e colunas (A, B, C, ) 10. Barra de deslocao vertical

11. Separadores de folhas 12. Modo de visualizao normal 13. Modo de esquema de pgina 14. Pr-visualizao de quebras de pgi- nas 15. Cursor de ampliao/reduo da pgina visvel 16. Folha anterior 17. Folha seguinte

Elaborado: Antnio Carlos Monteiro Ferreira

Disciplina: Tecnologias de Informao e Comunicao

Mdulo 1: Folha de clculo

OS FRISOS DO EXCEL Nas principais aplicaes do Office, casos do Excel e Word, a Microsoft criou um novo paradigma de interface grfica, reunindo numa s ferramenta, designada friso, o que anteriormente estava dividido entre barra de menus (com os comandos Ficheiro, Editar, etc.) e a barra de ferramentas (com cones de acesso rpido a funes). Alm de reunir estas funcionalidades, o friso possui comandos e cones de diferentes tamanhos, de acordo com a sua importncia. O programa deteta automaticamente o que pretendemos fazer num dado momento e passa para primeiro plano o friso respetivo. Tal como o Word, h sete frisos no Excel, mais um oitavo, chamado Programador, que pode ser ativado a partir das opes de personalizao e que se destina a pessoas que criem macros (conjunto de instrues complexas) com o Excel. Sempre que possvel, os frisos usados nas diversas aplicaes do Office retm os mesmos nomes e as mesmas posies relativas. Por exemplo, quer no Word quer no Excel, os frisos Base, Inserir e Esquema de Pgina so os trs primeiros da esquerda para a direita, e os frisos Rever, Ver e Programador so os trs ltimos. As alteraes, necessrias para as funcionalidades especficas de cada programa, surgem no friso Frmulas (que substitui Referncias no Word) e Dados (Mailings no Word). A exibio de cada friso pode ser alternada manualmente, com um clique do rato sobre o separador respetivo.

- Separador Base

Este o separador que surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com formatao bsica: tipo de letra, alinhamento, estilos, cor, formato de nmeros (data, divisa, ), etc.

- Separador Inserir

Separador referente aos comandos de insero de tabelas, imagens, grficos, hiperligaes, etc.

Elaborado: Antnio Carlos Monteiro Ferreira

Disciplina: Tecnologias de Informao e Comunicao

Mdulo 1: Folha de clculo

- Separador Esquema de Pgina

Contm comandos relacionados com a formatao do documento, incluindo margens, dimenses da folha, espaamento, etc.

- Separador Frmulas

Este separador agrupa comandos e funes relativos s funes e s frmulas do Excel.

- Separador Dados

H um separador especfico para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade muito interessante do programa que frequentemente descurada.

- Separador Rever

Para quem usa funes de reviso de documentos no Excel, existe um separador especfico, onde esto tambm agrupados os comandos de correo ortogrfica e gesto de comentrios e alteraes.

- Separador Ver

O ltimo separador predefinido, chama-se Ver e agrupa as funcionalidades relativas visualizao do documento.

Elaborado: Antnio Carlos Monteiro Ferreira

Disciplina: Tecnologias de Informao e Comunicao

Mdulo 1: Folha de clculo

USAR AS FUNCIONALIDADES DO FRISO O friso, qualquer que seja o separador que esteja ativo, est dividido em seces que agrupam funcionalidades semelhantes de forma lgica, para facilitar o seu acesso. Cada uma destas seces tem um nome, inscrito numa barra, na sua base. Nalguns casos, do lado direito dessa barra existe uma pequena rea que podes ser clicada de forma a expandir a funcionalidade.

Se passar o cursor do rato por essa rea (sem clicar), surgir um dilogo que lhe mostra o que ir acontecer ser caso clique. Neste exemplo, se clicar na barra do grupo Tipo de Letra, surgir o dilogo (semelhante ao do Excel 2003 e 2007) que lhe permite formatar o tipo de letra.

Elaborado: Antnio Carlos Monteiro Ferreira

Disciplina: Tecnologias de Informao e Comunicao

Mdulo 1: Folha de clculo

SELECIONAR CLULAS, FILAS E COLUNAS CLULAS - Para selecionar ou ativar uma clula basta deslocar o cursor do rato e clicar sobre essa clula Para selecionar um conjunto contguo de clulas, por exemplo C5:F5 (os dois pontos significa para o Excel, at), colocamos o cursor sobre a 1. clula (C5) da seleo desejada e premimos sem largar o boto do rato, arrastando at ltima clula (F5). O mesmo efeito pode ser conseguido automaticamente selecionando a primeira clula e depois premindo a tecla [shift] e clicando na ltima clula da seleo pretendida. Para executar a seleo de clulas no contguas, ento, depois de selecionar a 1., premindo a tecla [ctrl] e fazemos a seleo das clulas ou conjunto de clulas que desejamos.

COLUNAS Para selecionar uma coluna basta clicar com o cursor sobre o topo da coluna (onde se encontra a letra que a identifica).

LINHAS (filas) Para a seleo duma linha basta clicar com o cursor sobre a zona de incio da linha (onde se encontra a letra que a identifica).

Para a seleo de colunas/linhas contguas ou interpoladas o recurso s teclas [shift] e [ctrl], do modo descrito para as clulas. LANAR DADOS nas folhas O lanamento de dados feito clula a clula, para isso seleciona-se a clula e inicia-se a digitao dos dados, que de imediato aparecem na linha de escrita da barra de frmulas. Em seguida valida-se a sua entrada com a tecla [Enter]. Se nos arrependermos e afinal no desejamos escrever nada nessa clula, em vez de validarmos poderemos premir na tecla [Esc] e abandonar o lanamento. Pode acontecer que os dados que introduzimos sejam demasiado extensos para a largura da clula: Se for texto e a clula da direita estiver vazia, o texto ir ocup-la tambm. Mas se a clula tiver contedo, ento o texto fica truncado largura da clula em que se deu a entrada de dados, o que obriga a executar operaes de formatao. Quando se trata de algarismos que excedem o tamanho da clula, o Excel exibe um conjunto de cardinais ###, o que, obriga a executar operaes de formatao.

Elaborado: Antnio Carlos Monteiro Ferreira