Processos - Setores de uma empresa

Prof Airton Althman 3 Termo de Sistemas de Informao Fabiano...................R.A.: 09363-7 Misael......................R.A.: 09553-2
Funo tcnica ou de produo a produo definida como um processo pelo qual os insumos so transformados em produtos que vo atender as necessidades da sociedade. a principal parte do trabalho dentro de uma organizao. Quando uma empresa se dispe a produzir alguma coisa, significa que ela desenvolveu um profundo conhecimento sobre seu produto final, tal como: caractersticas, tcnicas, tipo de material usado, desempenho, utilidade, forma... Esse conhecimento o know-how da produo. A produo varia conforme a capacidade do mercado consumidor. Ao determinar a capacidade de produo devemos considerar o tempo de operao da fbrica, a relao unidades/horas, o volume de vendas esperado e a capacidade de produo de cada equipamento. O Departamento de Controle de Produo ou DCP o setor preocupado com os controles de qualidade do produto, da matria-prima, dos custos na produo, programao e coordenao da produo. A administrao da produo envolve trs atividades bsicas: 1 especificar e acumular elementos de entrada, relativa aos recursos necessrios para que a produo tenha um fluxo contnuo (garantir os equipamentos, instalaes, matria-prima, mo-de-obra...); 2 instalao do processo de transformao, decises sobre o tipo de processo, equipamento e mquinas a serem usados; 3 coordenao e operao do processo produtivo. Aqui o objetivo produzir de forma eficiente, incluindo as atividades operacionais: rotina de material, programao, diviso de tarefas... Essas trs atividades bsicas devem figurar no organograma da empresa de tal forma que permitam um perfeito relacionamento entre elas. Como a funo de produo uma das atividades principais na organizao, a maioria das empresas contm uma diretoria de produo ligada ao presidente da empresa, para que as decises sejam tomadas com rapidez. Na produo, quando a demanda flutuante (varia muito) tm-se trs maneiras de contornar o problema: 1 - ter um programa de produo fixa, e um estoque alto para satisfazer a demanda; 2 - variar a produo segundo a demanda de mercado e manter um estoque pequeno como segurana; 3 - usar a combinao dos dois sistemas anteriores para manter o custo mnimo.

Outro problema inerente programao o tempo exigido para o fluxo de mercadorias e servios necessrios produo de matria-prima, partes prontas, ferramentas... O terceiro problema e o de menor importncia o de determinar a seqncia prpria ou mais adequada para as operaes. Funo financeira (contabilidade) tem como objetivo bsico a obteno de fundos suficientes para manter o negcio em operao, deve-se usar da melhor forma os fundos obtidos, levando em conta o retorno desejado pelos acionistas. As decises devem levar em conta no apenas os lucros esperados, mas tambm o risco incremental que eles representam para a empresa. A contabilidade tem como funo o controle do patrimnio e s informaes sobre sua composio e variveis. Inclui relatrios administrao, aos proprietrios e diretores, aos credores e fornecedores, aos bancos e financeiras, ao governo (tributos) e aos investidores. No clculo dos custos e oramentos, deve-se levar em conta gastos como: instalaes; aluguel; despesa com gua, luz, telefone; material de oficina; material de escritrio; depreciao de mveis, bancadas e instrumentos; pr-labore dos scios; despesas com contador; assinaturas de revistas tcnicas; compra de livros e esquemticos; impostos; componentes (materiais); encargos sociais e mo-de-obra; custos de distribuio (propaganda, telefone, combustvel, promoes, correio...). A funo contbil tambm deve administrar o controle do patrimnio e as informaes sobre sua composio, e variaes para informar terceiros que tm interesses vinculados ao patrimnio, como: 1 proprietrios e diretores que, por meio de relatrios, podem verificar se a atividade da empresa est alcanando os objetivos desejados; 2 os credores e fornecedores. So grupos que tm interesse em conhecer a empresa, a fim de avaliar a sua capacidade de saldar no vencimento os compromissos assumidos; 3 os bancos e as financeiras. So grupos que tem grande interesse em conhecer empresa para, atravs dos balanos e demonstrativos, avaliar a sua capacidade de liquidez em saldar os seus compromissos no vencimento; 4 o governo que, necessita de informaes sobre as atividades para exercer o seu poder de tributo (cobrana de impostos); 5 os investidores que, precisam saber como esto sendo desenvolvidas s operaes da empresa, a fim de que possam decidir a respeito de uma futura compra ou venda de aes. Funo comercial (marketing) determina as necessidades e desejos do consumidor e produz bens que satisfaam essas necessidades. Dentre suas atividades tm-se merchandising (propaganda), localizao e medio da demanda, disponibilidade do produto. A rea de marketing responsvel por trazer novos clientes e manter os antigos. Os meios de divulgao so: Internet, jornais, revistas especializadas, outdoors, faixa nas ruas, anncios em nibus, propaganda em rdio/TV.

Deve tambm preocupar-se com o atendimento, que se inicia na recepo da empresa ou no telefone. No atendimento usa-se o bom senso, linguagem clara, olhos nos olhos do cliente, escutando-o, no o interrompendo e no dizendo que o cliente est errado. Os principais tipos de cliente so: o tipo preo, o tipo calado, o tipo arrogante, o tipo intelectual, o tipo apressado e o tipo velho conhecido. Cada um deve ser tratado de uma maneira diferente. A administrao de marketing deve preocupar-se com: 1- localizar e medir a demanda de um ou mais grupos de consumidores para algum tipo de produto ou servio em determinado espao de tempo; 2 traduzir essa demanda em produtos; 3 desenvolver e implementar um plano que torne o produto disponvel. Funo de Recursos Humanos (RH) faz a anlise do trabalho, com os seguintes objetivos: eliminao de desperdcio, treinamento dos operrios e especializao de atividades. A avaliao do desempenho pode ter os seguintes usos administrativos: adequao do indivduo ao bom desempenho, treinamento, promoes, incentivo salarial ao bom desempenho, melhoria das relaes humanas, auto-aperfeioamento do empregado, informaes bsicas para a pesquisa de RH, estimativa do potencial de desenvolvimento do empregado e feed-back de informaes ao prprio indivduo avaliado. O RH tambm tem a funo de seleo de novos funcionrios e designao das atividades. Funo administrativa cuidam dos servios de compras, estoques e controles. Deve ser informatizada, com a emisso de vrios relatrios de controle, incluindo entrada/sada de produtos, anlise financeira, receita, despesa, patrimnio... Na administrao de uma empresa, o planejamento organizacional desenvolvido para o alcance de uma situao desejada. Enquanto isso o planejamento estratgico envolve empreendimentos que afetam toda a empresa por longos perodos de tempo. de responsabilidade dos nveis mais altos da empresa e diz respeito tanto formulao de objetivos quanto a seleo de cursos de ao a serem adquiridos para a sua consecuo. J o planejamento ttico tem por objetivo otimizar determinada rea de resultados e no a empresa como um todo. projetado em mdio prazo e tem como decises principais: 1 estruturar os recursos da empresa para proporcionar melhor desempenho; 2 organizar, adquirir e desenvolve os recursos; 3 estruturar o fluxo de informaes, de autoridade e responsabilidade; 4 adquirir e desenvolver recursos financeiros, humanos e materiais. O planejamento operacional a formalizao das metodologias de desenvolvimento e implantao. de carter imediato, abragncia local, aborda apenas uma tarefa ou uma operao e desenvolvido nos nveis mais baixos da hierarquia empresarial.

Deve contar com detalhes: 1 os procedimentos bsicos a serem adotados; 2 os produtos ou resultados finais esperados; 3 os prazos estabelecidos; 4 os responsveis pela sua execuo e implantao. Numa empresa, o controle a funo administrativa de restringir e regular vrios fatores. Isto equivale a verificar que cada pessoa faz a coisa certa, no tempo certo, no lugar certo e com os recursos certos. Funo executiva deve traduzir os planos dos superiores em planos e ordens imediatos, emitirem ordens especficas, supervisionar e motivar os esforos atuais. Divide-se em diretores e gerentes de departamentos. Funo de Logstica: Qual o conceito, a definio de logstica? Como definio, a logstica integra duas ou mais reas operacionais das organizaes. Ela trata do fluxo das informaes dos produtos e servios desde os fornecedores primrios at o consumidor final. Portanto, est afeta logstica aquela grande questo no mercado de ter o produto certo, na quantidade certa, no tempo certo, no local certo, nas condies estabelecidas e ao mnimo custo. Este departamento foi criado com o objetivo de sistematizar o processo de gerenciamento dos recursos de manufatura, ou seja, aps a entrada de um pedido na empresa, fundamental que se planejem com preciso os prazos de entrega aos clientes, compra dos insumos com qualidade, menor custo e prazo programado - uma vez que a empresa trabalha com a metodologia just in time, e ainda, que as ordens de produo sejam colocadas no processo de produo de acordo com o lead time dos equipamentos e, finalmente, que os produtos sejam embalados e transportados corretamente. A logstica tem como meta garantir a disponibilidade de produtos e materiais nos mercados e pontos de consumo, em qualquer parte do globo, com a mxima eficincia, rapidez, qualidade e custos controlados. Hoje considera-se a logstica indispensvel para se conseguir economias significativas e reforar a competitividade. Para atingir essa meta, a logstica vem se desenvolvendo em ritmo mais acelerado para fazer frente demanda de administrar e coordenar cadeias de suprimento e distribuio cada vez mais complexas. Cada vez mais empresas esto buscando estratgias logsticas globais, com instalao de manufatura, montagem e distribuio localizadas em diferentes pases, com a necessidade de considerar modos alternativos de transporte e com acompanhamento dos estoques para assegurar nveis adequados de servios e produo eficiente em todo processo produtivo.

Figura 1: Organograma do Departamento de Logstica na Kepler Weber Funo da TI: A Tecnologia da Informao (TI) pode ser definida como um conjunto de todas as atividades e solues providas por recursos de computao. Na verdade, as aplicaes para TI so tantas - esto ligadas s mais diversas reas - que existem vrias definies e nenhuma consegue determin-la por completo. O seu sistema de gesto de relacionamento de clientes (CRM) contm elementos valiosos: informaes que podem ajudar os seus departamentos de vendas e marketing a identificar mercados por explorar, recompensar os seus melhores clientes, ajustar as campanhas publicitrias e prever novas oportunidades. No entanto, sem os conselhos do departamento de TI, o seu departamento de marketing como um explorador sem bssola, seguro do seu destino, mas sem as ferramentas para l chegar. Da mesma forma, sem a orientao dos departamentos de marketing e vendas, o seu departamento de TI como um prospector sem mapa, rodeado por terabytes de dados, mas sem saber onde escavar para encontrar um tesouro. A informao entra diariamente no seu sistema CRM. No a pode utilizar toda. Estas orientaes ajudaro o seu negcio e departamento de TI a trabalhar em conjunto para determinar aquilo que tem significado. Funo Jurdica: Regime jurdico a lei com base na qual so definidos os direitos, deveres e demais parmetros que devem regular o relacionamento entre o empregado e o empregador. Com fuses, aquisies e grandes oportunidades de negcios, boa parte das empresas passaram a optar por fortalecer a atuao dos departamentos jurdicos internos. A vantagem, segundo os diretores jurdicos, que a equipe prpria pode atuar de forma mais abrangente, j que alm da atividade jurdica h tambm um maior envolvimento com os negcios da empresa e a garantia de confidencialidade. Funo de Controle de Qualidade: A qualidade de todos os produtos rigorosamente controlada pelo Departamento de Controle de Qualidade para garantir que os produtos cheguem ao consumidor com excelncia. O Controle de Qualidade conta com uma equipe tcnica das mais diversas reas que atuam desde o recebimento de matrias-primas at o controle e verificao dos produtos.

No ato do recebimento das matrias-primas, os tcnicos avaliam os produtos, considerando as condies do caminho, a temperatura de transporte, a embalagem e todos os aspectos de acomodao dos produtos. Aps o recebimento, a equipe do Controle de Qualidade responsabiliza-se pelo controle de processos de produo carnes, levando em considerao a higiene e a forma de trabalho, o embase e o armazenamento correto. O Depto. de Controle de Qualidade tambm faz um rigoroso controle de higiene sanitria; alm disso, todo o controle de produo feito atravs de uma verificao constante por amostragem de produtos. Aps produzir os produtos, ainda feita a auditoria nos caminhes que transportam os produtos at as lojas, alm de exercer um trabalho de verificao das lojas atravs dos auditores de qualidade, que visitam as unidades regularmente para verificar os aspectos de trabalho, assim como condies de armazenamento e manipulao de produtos. O Controle de Qualidade tambm responsvel pelo desenvolvimento de Produtos, ou seja, todos os produtos so desenvolvidos na prpria fbrica. funo tambm do Controle de Qualidade a aprovao dos fornecedores de matriasprimas, especificao de matrias-primas para o Departamento de Compras, a elaborao de manuais de qualidade e operaes que so distribudos em todas as lojas da rede e o registro de produtos. Todo este processo fecha a cadeia de Controle de Qualidade, fator chave para a empresa. Grupos formais permanentes (departamentos) so unidades necessrias ao dia-a-dia operacional da organizao cuja funo importante para a eficincia. Ex: departamento de contabilidade, departamento de engenharia, setor de compras, almoxarifado... Segurana de uma empresa leva em conta a preveno de acidentes de trabalho, roubos e incndios.

Tipos de Departamentalizao
Organizao por funo baseada na especializao e diviso de trabalho. A funo parte de uma organizao ou atividade. Uma organizao um conjunto de funes compostas para atingir um ou mais objetivos. Organizao por produto permite uma descentralizao e surgem unidades com as responsabilidades concentradas em um produto especfico. Organizao por mercado quando as companhias se tornam grandemente orientadas para marketing, h uma tendncia muito grande de estabelecer uma organizao orientada para atender s necessidades do mercado. Isso exige diferentes foras de venda, promoo, preo, embalagem e outras tcnicas e estratgias de marketing. Organizao por rea geogrfica prtica comum em empresas multinacionais. Organizao por processo os indivduos so agrupados por habilidades tecnolgicas em nvel de especializao. Organizao matricial quando duas organizaes complementares (a por projeto e a funcional) so fundidas para criar a organizao matricial.

Algumas descries da interao de Processos em Nvel de Software Departamentos

Operacional Laboratrio Portaria Operacional

Tarefas
Liberao dos tcnicos Liberao de Produtos Liberao de Tcnicos Presta contas ao Financeiro

Descries
Liberao dos tcnicos com os servios junto com o CONTROLE DE SERVIO e REQUISIO DE PRODUTO Libera todos os produtos para servios mediante REQUISIO DE PRODUTO (sem rasura) Libera Equipamentos com anotaes na REQUISIO DE PRODUTO Libera todos os tcnicos, vistoriando, produtos, equipamentos e veculos. Apenas libera veculo com LIBERAO DE VECULO, anotando km de sada e horrio. Presta conta ao financeiro atravs do RELATORIO DE PRESTAO DE CONTAS; Presta conta de todos os servios, assistncias e contratos; Preenche no pedido o numero do cheque, colocando atrs do cheque o numero do pedido; Presta conta de todos os valores recebidos em dinheiro, cheque, cheque pr-datado; Verifica o preenchimento da OS, com quantidade de produto usado, laudo tcnico, assinatura do cliente, do tcnico e canhoto da nota. Confere todo movimento do RELATORIO DE PRESTAO DE CONTAS Encaminham os servios, assistncias, contratos no realizados para o Depto. de vendas para reagendamento; O Depto. de vendas assina ao lado dos servios no realizados na PRESTAO DE CONTAS Encaminha os servios, assistncias, contratos realizados para o Depto. de Administrativo para serem baixados. Recebe todo o movimento dos servios assinando na prestao de contas; Baixa quantidade de produto, tcnico, horrio, laudo tcnico; Arquiva Pedido, OS, fixa o canhoto na Nota Fiscal; Consulta pelo site do extrato do banco; Baixa os ttulos pagos pelos clientes no sistema; Faz pagamento das contas a pagar pelo site do banco e baixa no sistema Separa os cheques do dia e cheques pr-datados para deposito em banco; Verificar necessidade de saque no banco para o caixa da empresa; Faz consolidao bancria (Sistema X Extrato) do banco de todas as contas bancria e caixa; Lana as contas para pagar no CONTAS A PAGAR; Faz previso de RECEITA E DESPESAS semanal e mensal Verifica os pagamentos de clientes em atraso e envia relatrio de FICHA DE COBRANA para o DEPTO de cobrana iniciar imediatamente a cobrana O departamento atravs da FICHA DE COBRANA inicia ligaes para os clientes com pagamento em atraso relatando tudo na prpria ficha ou digitando no sistema atravs do TELEMARKETING - Servio em Carteira, todas as ocorrncias ou envia CARTA para os mesmos.

Financeiro Financeiro Financeiro Administrativo Financeiro

Confere prestao de Contas Envia servios no realizados para vendas Envia servios realizados para Administrativo Baixa de Servios Contas a Pagar e Conta a Receber

Financeiro Cobrana

Pagamento em Atraso Cobrana de cliente em atraso

Departamentos
Comercial Comercial Comercial Administrativo Administrativo Portaria Operacional

Tarefas
Envia para o Administrativo os servios cancelados Agenda Servios Liberar servios para o Administrativo Emisso de Documentao Envia servios para operacional Recebimento de retorno dos Tcnicos Recebi servios executados

Descries
Aps ligar para os servios no realizados os que forem realmente cancelados so enviados para o administrativo para ser dada baixa e cancelar, arquivando a OS e principalmente CANCELANDO a nota fiscal. Todos os servios fechados tm que estar agendados no ROTEIRO do operacional, com horrio, tcnico, produto, quantidade de produto. Logo aps fechamento dos servios, so enviados para o Administrativo pra serem emitidos as documentaes. Emisso de Ordem de Servio, Certificado de Garantia, Recibo, Nota Fiscal e Boleto Bancrio. Todos dos servios emitidos so enviados pra o OPERACIONAL pra serem separados por roteiro para execuo do dia seguinte Recebimento de todos os tcnicos, vistoriando, produtos, equipamentos e veculos. Anota na LIBERAO DE VECULO, anotando km de chegada e Horrio. Recebimento dos servios executados pelos tcnicos, conferindo, segunda via de OS, assinatura, canhoto de nota fiscal, pagamento (cheque, dinheiro, pr-datado). Baixa no controle de veculos LIBERAO DE VEICULO, lana NOTA DE ABASTECIMENTO, manuteno de veculos e troca de leo. Faz reposio de estoque, solicitao de compras e pesquisa de preo de produtos. Recebimento dos TECNICOS baixando os produtos e equipamentos devolvidos Separa os servios por tcnico, emiti CONTROLE DE SERVICO, REQUISIO DE PRODUTO, LIBERAO DE VECULO, LIBERAO DE COMBUSTVEL e dinheiro para pedgio, estacionamento e alimentao. Prepara raticida para uso, corta arame, faz produto preparado, fraciona inseticida liquido em frascos menores, Faz manuteno nos equipamentos e acessrios Faz ligao diria para os oramentos em aberto registrando no TELEMARKETING ORAMENTO EM ABERTO, emitindo CARTA e lanando atrs de cada pedido as ocorrncias. Atende os oramentos, servios agendando no OPERACIONAL. Faz proposta no WORD gravando com o NUMERO DO PEDIDO, para fcil localizao no sistema, Passa fax ou e-mail Liga para RENOVAO de servios, atravs do TELEMARKETING RENOVAO DE SERVIOS. Emisso de CARTAS para cliente que no consegui contato Ligao atravs de RELATRIO DE RENOVAO Atende todas as ASSISTNCIAS, COMPLEMENTOS ou SUPERVISES. Liga pra os clientes para fazer CONTROLE DE QUALIDADE, atravs do TELEMARKETING CONTROLE DE QUALIDADE ou atravs de listagem. Construo de CONTRATO, atravs de opo CONSTRUO DE CONTRATATOS. Emisso de Listagem de atendimento de contrato do ms Agendamento dos contratos junto ao cliente e ao OPERACIONAL Liberam horrios para execuo de servios, Aviso clientes sobre atraso de tcnicos Aviso tcnico sobre cancelamentos e transferncias de servios

Laboratrio Operacional Laboratrio Comercial Comercial Comercial SAC Comercial Operacional

Baixa de Produto Prepara roteiro para o dia seguinte Prepara Produto Proposta em aberto Atendimento dirio Renovao de Servio Atendimento de Reclamaes Administrao de Contrato Agenda roteiro

Fontes: Noes de administrao - Editora Padre Reus ( Internet )