GESTION DE RECURSOS

Org. administrativa
Nieto, Ana Maria - 2008

Gestin de recursos- ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA

Nieto Ana Maria

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA ENTES: personas fsicas de existencia visible o personas jurdicas de existencia ideal (empresas y entidades sin fines de lucro) BIENES Y SERVICIOS: Bienes econmicos: o o o o o Escasos: No existen en cantidades superabundantes. tiles: satisfacen una necesidad. Accesibles: con determinado esfuerzo se alcanza un bien. Permutables: se pueden intercambiar por otros bienes o servicios. Valor: susceptibles de ser medidos.

PATRIMONIO: Conjunto de bienes y derechos de propiedad, asi como las deudas y obligaciones, expresadas. Que son los recursos? a) o o o o Humanos: miembros comisin directiva, autoridades socios o integrantes personal contratado proveedores

b) Materiales o Tangibles: corpreos (muebles y tiles, instalaciones, inmuebles) o Intangibles: nombre, marca, patente.

GESTIONAR: o o o Obtencin de recursos Administracin de recursos Control de recursos

dinmica

objetivo

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ORGANIZACIN DE UN AREA ADMINISTRATIVA Actividades del area administrativa o o o o Administracin Contabilidad Gestin financiera Gestin econmica

Principio bsico de administracin: segregacin de funciones: cobranza, custodia de fondos, registracin y control (contraposicin de intereses) Principio de economicidad del control: Costo del control inferior al valor que se quiere resguardar, independientemente de la cantidad de personal con que se cuenta. Sub-tarea gerencial: o o o o o Supervisin y control del trabajo producido por los integrantes del rea. Mantener reuniones con autoridades superiores y responsables de distintas reas. Instrumentacin para proyectos nuevos. Mantener contacto con organismos gubernamentales a fin de cumplimentar con la normativa vigente y la obtencin de subsidios u otros recursos. Participar en la elaboracin de presupuestos.

Subtarea de contabilidad o o o o Control de arqueo de caja Control de arqueo de fondos Registracin de comprobantes Practicar conciliaciones de saldo o rendicin de cuentas.

Subtarea impositiva o o Declaraciones juradas Retencin de impuestos

De secretaria o atencin, llamadas telefnicas, confeccin de cartas, fax

COMPROBANTES Elementos materiales donde se plasman las distintas operaciones o transacciones comerciales Origen interno externo 3

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OPERACIONES OPERACION
Compra de bien o servicio Entrega de bien Cobranza o pago de suma de dinero

COMPROBANTE EMISOR
factura remito recibo vendedor vendedor cobrador

RECEPTOR
comprador comprador Quien paga

EJEMPLAR
Original al comp. Duplicado a vend. Original al comp. Duplicado a vend. Original quien paga Duplicado a cobrad.

CLASIFICACION DE CONTRIBUYENTES 1) 2) 3) 4) RESPONSABLES INSCRIPTOS (ms de 144000 al ao) MONOTRIBUTISTAS (hasta 144000, profesionales hasta 72000) CONSUMIDORES FINALES EXENTOS (por norma legal aunque desarrolle actividad gravada)

TIPOS DE COMPROBANTES A B C X EMISOR RI RI RI RI MONOTRIBUTISTA EXENTO REMITOS RECEPTOR RI MONOTRIBUTISTA CF EXENTO SIEMPRE SIEMPRE SIEMPRE TIPO DE COMPROBANTE A B B B C C X

Verificar: totalidad de los datos (por ej: CAI cdigo de autorizacin impresores, ya que tiene que pedir autorizacin a DGR) FONDO FIJO Dentro de los procesos administrativos vinculados con la cobranza, compras, pagos, intervienen sectores y como resultado se desarrollan operaciones y se van originando distintos comprobantes vinculados. Circuito de fondo fijo (caja chica) Tcnica de graficacin, cursograma de fondo fijo

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Grfico: representacin en espacio de un determinado suceso por simbologa conocido por los distintos usuarios. Cursograma: una representacin grfica de multicolumna, en cada columna identificar los distintos sectores que intervienen en el proceso, en cada sector que operaciones se generan como consecuencia del proceso y cuales son los comprobantes que intervienen en esa operacin. Simbologa: Segmento direccionado Sector donde se origina la operacin Se desarrolla una operacin Control Operacin y control Comprobante Transporte de bienes Desglose de la documentacin $ Dinero Archivo provisorio Archivo definitivo Caja fuerte Desarchivo Comprobante destruido Operacin Comprobante Acompaada con el manual de procedimiento para organizarse administrativamente en la institucin, con una mnima cantidad en efectivo posible.

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Circuito de compras Ambiente de control: La predisposicin que tienen los mandos superiores de la org. Para la implementacin y cumplimiento de las normas de control. Al ser adoptados por los mandos medios e inferiores, de alguna manera forman parte del proyecto institucional. Ficha de stock Punto de pedido: cdo se llega a determinadas cantidades comenzar con proceso de compras Stock mnimo: por debajo del cual no podemos funcionar. Responsable administrativo Es la parte de la institucin q se constituye como un espacio de trabajo encargado de coordinar y ejercitar las tareas administrativas. Conocer los temas para articularlos y dirigir. 1) Esta al servicio de otras reas 2) Encargarse de la regulacin administrativa contable de la sociedad. Dentro de los roles: Como integrante del segundo nivel, depende del presidente o director, cumpliendo y haciendo cumplir las directivas que recibe. Est obligado a mantener informado al primer nivel de la estructura organizacional. Es corresponsable con lo integrantes del primer nivel por el buen manejo del patrimonio institucional. Est a cargo de un rea que esta al servicio de las restantes, debe estar permanentemente en coordinacin con los responsables de otras reas para optimizar la labor. Funciones: 1) Debe organizar el trabajo del rea administrativa, en las organizaciones se debe cumplir con la rendicin de fondos manejados, auditora financiera y la preparacin de los informes econmicos, garantizando esto con un trabajo de registro y control permanente del uso de los fondos.Es importante separar las tareas de tesorera (compras y pagos) contabilidad (registracin y contabilidad)que no estn centralizadas en la misma persona, consiguiendo la oposicin de intereses. 2) Debe velar por el cumplimiento de las normativas urgentes que rigen la vida de la entidad, debe conocer las distintas disposiciones legales , impositivas, previsional, laboral, etc que la inst. tiene que cumplir.(AFIP impuestos nacionales)DGR (Imp. pciales)relacin con los sindicatos: UTEDYC, convenios colectivos de trabajo, escalas salariales. En cuanto a los plazos de ejecucin de la Asamblea General Ordinaria. 3) Esta a cargo de la implementacin , puesta en marcha, control, y ejecucin del sistema contable. 6

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4) Implementacin y supervisin de los mecanismos de control interno 5) Gestin financiera y administracin de recursos econmicos de programas institucionales y proyectos. 6) Est a su cargo la confeccin y el control de los presupuestos financieros. Planificacin cuantitativa, situar en el tiempo los egresos e ingresos. Planificacin financiera Reunir la informacin necesaria acerca de la capacidad que tiene la entidad para hacer frente a compromisos asumidos en un periodo de tiempo. Normas administrativas o manual de procedimiento Cuales son las normas que rigen la actividad, asegurando la transparencia de los procedimientos administrativos. Utilizar planillas con motivo de solicitud, importe y autorizacin. No se reconocern otras salvo situacin de fuerza mayor. - Establecer un mximo para rendicin - Los comprobantes de gtos que no cumplan con los requisitos de la AFIP no sern reconocidos. - Pago a proveedores das determinados - Cheques diferidos no mas de 15 das y a la orden. - Chequeras debidamente guardadas. - Cambio suficiente - Control talonario de recibos 1. Ventajas: - Se establecen normas para la ejecucin de tareas y se facilita toma de decisiones - Se evita superposicin de tareas - Simplifica capacitacin de nuevos miembros - Evita improvisaciones El desarrollo de la habilidad para optimizar la labor administrativa. Se coordinan aspectos sociales y administrativos, el equipo esta formado generalmente por un gran porcentaje de tcnicos sociales , las actividades que facilitan son: Reuniones peridicas de coordinacin, talleres y capacitaciones. Presupuestos: Es u n plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista expresada en valores monetarios que debe cumplirse en un determinado tiempo y bajo ciertas condiciones o premisas. Funciones: Se relaciona con el control financiero de la organizacin. Tratar de tener en claro lo que se est haciendo, comparando los datos previamente presupuestados con los resultados obtenidos a fin de verificar logros y remediar las diferencias.

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Cooperadora de un colegio JULIO AGOSTO INGRESOS Cuota soc. 1500 1500 Donaciones Eventos TOTAL 1500 1500 EGRESOS Alimentacin 350 Mat. Didac. 150 Apoyo alum 400 Gtos librera 120 120 Gtos. Evento Otros gtos 80 TOTAL 1100 120

SETIEMBRE OCTUBRE 1700 4000 5700 380 170 450 120 1000 2120 1700 300 2000

NOVIEMBRE DICIEMBRE 1700 2000

1700

2000 200 200 700 130

120 100 220

120

120

1230

Realizar presupuesto por evento, programa, etc. Desempean roles preventivos como correctivos. Ayudan a minimizar riesgos. Permiten controlar manejo de ingresos y egresos . Conocer cual es el supervit o dficit. Aspectos a tener en cuenta para elaborar un presupuesto. Descubre cual es el origen de los fondos de unas entidad y en que se emplearan los mismos. Proyecta los ingresos y gtos y establece una meta de resultado. Controla su flujo de dinero, asigna los recursos, mide su progreso, invertir en nuevas posibilidades. Que se debe incluir en un presupuesto. Los costos totales para la puesta en funcionamiento del proyecto. Los vtos y otras fuentes de ingresos para respaldar las actividades. Los resultados esperados. Ser sencillo y realista. Clasificacin de gastos Gastos fijos: son los que permanecen constantes , cualquiera sea el nivel de actividad de la entidad.(alquileres, impuestos, etc) Gastos variables: en funcin del nivel de actividad Costos de capital: se incluye en la compra de bienes. TENER EN CUENTA. Productos que se pueden comercializar y que deben ser introducidos: Degustaciones Promociones Packaging Habilitaciones municipales Controles bromatolgicos Faz impositiva (DGR,SADAIC,ADICAAPIF) En contrataciones: contrato sellado (5% c/u)solicitar copia de la inscripcin en AFIP Y DGR 8

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CONSTITUCION DE UNA ASOCIACION CIVIL Una asociacin civil es una pna jurdica privada constituida por un conjunto de pnas fsicas llamados asociados que con la debida autorizacin del E, se unen para realizar actividades que tiendan al bien comn, se conocen como entidades sin fines de lucro. Constitucin Formar una comisin promotora con aquellos que estn consustanciados con la idea y los objetivos de la Asociacin, o los que tienen mayor iniciativa o representativos. Elaborar proyecto de estatuto y fijar fecha y lugar para realizar la asamblea constitutiva. Estatuto: Es el principal instrumento legal de la A, es el contrato social que rige la vida de la institucin y todos sus asociados estn obligados a observarlo y cumplirlo. Se fijan lo propsitos de la entidad, las reglas de funcionamiento de sus rganos internos y los d y o de sus socios y directivos. Aspectos a tener en cuenta: 1) Denominacin de la entidad 2) Objetivos y propsitos (deportivo, social, cultural) bien comn 3) Fijar con precisin el objetivo aunque sea amplio (actividades deportivas, recreativas, culturales) 4) Asociados: se deben decidir las distintas categoras de socios q tendr la entidad especificando los requisitos dos. y ob. Que se exige para pertenecer a una categora (socios activos) que tienen voz y votos que pueden elegir y ser elegidos. Cuota. O adherentes. cadetes. vitalicios. honorarios. 5) Fijar domicilio 6) Tres rganos internos: de administracin : comisin directiva; asamblea de socios; y Junta fiscalizadora o Revisora de cuentas. Comisin directiva: la administracin de la institucin y sus miembros son elegidos por asamblea de socios, como minimo por 5 miembros titulares y 2 suplentes. Asamblea de socios: rgano soberano, con todos los socios con voz y voto. Asamblea anual ordinaria, del normal funcionamiento. Y extraordinaria para los grandes temas. Comisin revisora de cuentas: es de control interno supervisa y controla la adm., aprobar estados contables, inventario y memoria que se presentan ante asamblea ordinaria. Patrimonio Contar con un patrimonio inicial. Tambin : Establecer rgimen disciplinario para asociados. Sistema de eleccin de autoridades. Fijar fecha para cierre de ejercicio contable.(puede ser menor a 12 m) Prever la forma de liquidacin y disolucin de la entidad. Fundaciones $ 12000.Para que tengan carcter de pna jurdica deben estar inscriptos en la Direccin de Pnas Jurdicas. Que depende del Ministerio de Gno de Mza. Exentas de impuestos a las ganancias, siempre q en ningn caso se distribuyan entre sus socios. Ante la AFIP. Imp ingresos brutos y sellos ante DGR

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Libros obligatorios: 1) Libro de Actas. 2) Diario 3) Inventario y balances 4) Registro de socios

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