Un caso de rotundo Éxito
con OpenOffice.org
Ferrasa S. A seleccionó OpenOffice.org por: satisfacer plenamente sus
necesidades de compatibilidad con MS Office; usar estándares abiertos
para el almacenamiento de datos; por ser extremadamente “amistoso” con
el usuario; y finalmente por reducir significativamente sus costos de
operación anual (U$45.000 en el primer año).
... una historia ecuánime
deberá contar los buenos
puntos, pero no evitara los
negativos...
... siempre pensamos que
un producto libre y gratuito
no podrá realizar sus
funciones eficientemente ...
... el aforismo “ de eso tan
bueno no dan tanto”, es en
esta ocasión totalmente
refutado...
El costo es definitivamente
importante ...
... aún siendo gratis, ningún
software es bueno, sino
satisface las necesidades
corporativas ...
Este caso muestra como OpenOffice.org ayudo efectivamente a una
compañía metalmecanica a obtener una ventaja competitiva real en costos,
permitiéndole una posición ventajosa de mercado sobre competidores
mayores desarrollando simultáneamente una infraestructura tecnológica que
permitiera su rápido crecimiento.
Antecedentes
Ferrasa S. A. es una compañía metalmecanica dispersa geográficamente en
cuatro ciudades de Colombia, con aproximadamente 650 empleados y 3000
clientes. En este ambiente, Ferrasa S. A. tiene un rápido crecimiento gracias a
su continua innovación y a un rígido control de costos.
Para poder soportar esta estrategia se rediseño totalmente su sistema de
información, con el fin de obtener un excelente desempeño con un bajo costo.
Ademas su último informe de auditoria interna, mostró que una parte muy
importante de su presupuesto anual, se gasta en licenciamiento de programas
de computación. También puntualizó que la administración y seguimiento de
estos costos es todos los dias mas difícil de realizar, debido a su rápido
crecimiento y lo disperso de sus instalaciones.
Solución
Como medida inicial se propuso reemplazar en los computadores de los
empleados, aproximadamente 170, el licenciamiento de Microsoft Office con
OpenOffice.org, esto se hizo pues OpenOffice.org tiene varias ventajas:
✔ Soporte de todas las plataformas en uso actualmente por Ferrasa S. A.
✔ Sin costo de licenciamiento, lo que alivio inmediatamente sus presupuestos
y eliminó la necesidad de control y auditoria.
✔ Un análisis de Costo de Propiedad (TCO), demostró un inmediato y
significativo ahorro logrado al migrar a OpenOffice.org.
Sin embargo quedaban importantísimas consideraciones, vitales para los
requerimientos críticos del negocio y que OpenOffice.org debería satisfacer:
✔ Podría la totalidad del personal de Ferrasa S. A., actual y futuro hacer la
transición a esta nueva herramienta?
✔ Ferrasas S. A. regularmente intercambia documentos de Ms Word y Ms
Excel con clientes y organizaciones externas, podría OpenOffice.org 1'
conservar este intercambio?
✔ Podría OpenOffice.org ser capaz de producir y administrar los documentos
cotidianos de Ferrasas S, A.?
✔ Ferrasa S. A. usa de manera regular formas y plantillas especiales
producidas en diferentes áreas de la compañía, podría OpenOffice.org
crearlas y/o administrarlas?
Un “no” a cualquiera de estos interrogantes suspendería de manera inmediata
el proyecto de implementación y/o migración hacia OpenOffice.org.

... es definitivo tener ayuda
profesional externa, con
amplia y comprobada
experiencia, que capacite,
asesore, soporte y participe
activamente en el proceso
de implementación ....
Migración
Un cuidadoso proceso de migración, basado fundamentalmente en un
detallado plan de entrenamiento del usuario final y del grupo de soporte
(Help desk), demostró rápidamente que todas las inquietudes anteriores, no
solo podrían resolverse satisfactoriamente, sino que en algunas de ellas se
obtendrían ventajas significativas de productividad laboral. El proceso de
migración solo tomo 20 semanas, después de las cuales, gran parte de los
usuarios mostraban un alto nivel de satisfacción con el uso de
OpenOffice.org, aun aquellos que no fueron entrenados formalmente. Los
requerimientos de soporte se completaban rápidamente y los usuarios
estaban guardando archivos en formatos MS Office, que circulaban sin
dificultad entre clientes y proveedores, sin que estos se percataran del cambio
en curso. La conversión de formas y plantillas especiales, tomo cerca de 8
semanas, estandarizando en algunas de ellas el uso del formato PDF, creado
de manera autónoma por OpenOffice.org. Este proceso fue aprovechado por
la compañía para subir sus estándares de documentación a la norma ISO
9000/2001.

No todo fue perfecto....

.. tenga cuidado en adquirir
software que solo trabaje
con Windows – compraría
usted un automóvil que solo
funcione con una marca de
gasolina?
OpenOffice.org simplemente no es un “clon” de MS Office y existen una serie
de labores y funciones que son realizadas de manera muy distinta, en algunos
casos mas eficientemente. Entre ellas la escritura y operación de Macros
escritas en Vba, pues estas no “..son ejecutadas.” por OpenOffice.org, y
requieren ser convertidas a OpenBasic, lo que le da un enfoque diferente a
dicho evento, este es un punto que deben conocer migradores potenciales.
También aun existen algunos puntos de incompatibilidad en los estilos y
formatos de Word y OpenWriter, que están en un serio y avanzado proceso
de mejoramiento y que estarán disponibles en las versiones OOo 1.1.3
(octubre de 2004) y OOo 2.0 (marzo de 2005).

Y el ganador es...
Es Ferrasa S. A, donde ahora . Están plenamente convencidos de que la
migración a OpenOffice.org esta siendo un éxito y que la herramienta se ha
convertido en un elemento clave de la infraestructura de tecnología de la
entidad y que esta será empleada en las áreas de creación de nuevas
funciones en el sector financiero, en el uso y conexión a Bases de Datos, la
implementación de herramientas de Trabajo en Grupo - GroupWare y en flujo
corporativo de documentos.

Caso de estudio suministrado por H. M. Giraldo, directora financiera de la entidad y responsable de la tecnología de
Información y del proyecto mismo. Pagina Web http://www.ferrasa,com.co. Fue elaborado por Luis E. Vasquez R
email: starsuitesun@msn.com

OpenOffice.org es el líder actual de Open Source en suites de Oficina, contiene un procesador de texto, hoja de
calculo, paquete profesional de dibujo, presentaciones, base de datos y herramientas diversas de usuario final.
Actualmente esta disponible en cerca de 35 idiomas y para Microsoft Windows, Linux, Sun/Solaris, y Mac OS X bajo
X11. Es de muy fácil uso, sin costo de licenciamiento y ofrece un alto grado de compatibilidad con archivos creados
por cualquier versión de Microsoft Office.
Microsoft Windows, Office, Word, y Excel son marcas registradas de Microsoft Inc.; Sun y Solaris son marcas registradas de Sun
Microsystems, Inc.; Linux es marca registrada de Linus Torvalds; Mac OS X es marca registrada de Apple Computer, Inc. Todas las otras
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