Eficacia y Eficiencia

1. Introduccin 2. Definicin de acuerdo al diccionario 3. De acuerdo a la real academia espaola 4. Anlisis de los conceptos 5. Diferencias entre Eficiencia y Eficacia 6. Un ejemplo 7. Conclusiones 8. Bibliografa

1. Introduccin Cualquier organizacin sabe que ganar o perder competitividad de la forma en que maneje su eficiencia y eficacia en la productividad diaria de las operaciones. Como resolver eficientemente una orden de compra, como responder a un problema o queja de cliente, como manejar el inventario, como administrar los proyectos, etc. definirn la posicin de la compaa en el mercado. La eficiencia y la eficacia de los procesos y servicios es lo que cuenta a la hora de la competitividad en el plano de la gestin operativa. Existen 2 trminos que en muchas ocasiones son frecuentemente confundidos por la gente de negocios y por el pblico en general: eficacia y eficiencia. La eficacia tiene que ver con resultados, est relacionada con lograr los objetivos. La eficiencia, en cambio, se enfoca a utilizar los recursos, de la mejor manera posible. La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos aplicables a los procesos logsticos o cualquier rea en general, pues en condiciones ordinarias lo que se propone es la optimizacin.

2. Definicin de acuerdo al diccionario Es sumamente importante entonces y entendiendo que existe una brecha entre lo establecido por la Real Academia y la usanza ordinaria a nivel gerencial y en los postgrados del rea, adherir ambas realidades; lo cual puede lograse al tomar como referencia las siguientes acepciones: Eficiencia: "Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles". Est relacionado con utilizar en forma ptima los recursos para lograr objetivos. Eficacia: "Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello los recursos o los medios empleados". Est relacionado con lograr los objetivos. Efectividad o Eficaz: "Cuantificacin del logro de la meta". Puede ser sinnimo de eficacia cuando se define como "Capacidad de lograr el efecto que se desea".

3. De acuerdo a la real academia espaola Eficacia se define como 'Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera' y eficaz como Que produce el efecto propio o esperado. Este adjetivo, se aplica preferentemente a cosas: El zumo es eficaz en caso de fiebre infecciosa (Ronald Frutoterapia [Col. 1998]). Pero tambin puede aplicarse a personas, con el sentido de competente, que cumple perfectamente su cometido: Sara era una comadrona eficaz (Gironella Hombres [Esp. 1986]), aunque en este ltimo sentido es preferible emplear el adjetivo eficiente. Eficiencia es la 'Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado' y eficiente es el Competente, que rinde en su actividad: Junto con ellos abandon el edificio la eficiente enfermera (Velasco Regina [Mx. 1987]). Aunque es frecuente, no se recomienda el empleo de este adjetivo aplicado a cosas; para ello es preferible el empleo del trmino eficaz: Efectividad se define como la 'Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera' y tambin como 'Realidad, validez'. En la primera acepcin es, por tanto, equivalente a eficacia. En cuanto al correspondiente adjetivo, efectivo, va, en su segunda acepcin es sinnimo de eficaz, pero tiene adems otros significados: 'Real y verdadero, en oposicin a quimrico, dudoso o nominal', 'Dicho de un empleo o de un cargo: Que est en plantilla, en contraposicin al interino o supernumerario o al honorfico', 'Dicho del dinero: En monedas o billetes', 'numerario' (moneda acuada), 'Nmero de hombres que tiene una unidad militar, en contraposicin con la plantilla que le corresponde', 'Totalidad de las fuerzas militares o similares que se hallan bajo un solo mando o reciben una misin conjunta' y 'Conjunto de personas que integran la plantilla de un taller, de una oficina, de una empresa, etc. '.

4. Anlisis de los conceptos La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos aplicables a los procesos logsticos o cualquier rea en general, pues en condiciones ordinarias se propende a la optimizacin; lo que implica eficiencia y en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misin an a costa de los medios, sin llegar a convertirse en victorias prricas; es importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta eficiencia depende de seguir estrictamente los lineamiento de la planificacin, pero es conocido que la planificacin debe ser flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno que producen cambios que de no poderse actuar en ellos podran producir el fracaso, es en estas contingencias donde la eficacia se impone. Por otra parte, la efectividad es la cuantificacin del cumplimiento de la meta, no importa si sta se logra en forma eficiente o en forma efectiva. En algunos casos, se acepta la efectividad como el logro de una meta acertadamente seleccionada en el proceso de planificacin, es decir, la hiptesis que produca la solucin idnea al problema o necesidad existente. Sin embargo, esto corresponde a la asertividad, palabra sta, que no se encuentra en el diccionario. La eficacia viene fijada por la direccin, mientras que la eficiencia se mide de manera relativa en funcin de un contexto. Insisto la eficacia la establece la direccin y "puede", puede, contemplar elementos objetivos, subjetivos, tangibles e intangibles, es decir, la direccin, con su "visin", puede establecer un sueo, mientras que la eficiencia, no es que "pueda" sino que, debe tener en cuenta todo, entorno, sector, tecnologa disponible, etc.

Se puede ser eficiente sin ser eficaz? Se puede ser eficaz sin ser eficiente? La respuesta a ambas es afirmativa. La eficiencia es un paradigma importado de la teora econmica, que ha orientado el trabajo de las organizaciones y sus dirigentes durante dcadas, desde los trabajos de los economistas clsicos, Adam Smith y David Ricardo a mediados del siglo XVIII. Su planteamiento esencial es la relacin entre insumos (gastos) y resultados (ingresos), su expresin es la reduccin de los costos, o los costos mnimos. Tiene una lgica contundente, usted tiene que producir con los costos ms bajos posibles, o dicho de otra forma, obtener los mayores resultados con los mismos recursos (gastos). La eficiencia acta en el mbito interno de la empresa, ah es donde usted puede trabajar para reducir sus gastos. Pero qu pasa en un entorno turbulento? se preguntan los especialistas, donde usted tiene que estar al tanto de lo que est pasando afuera de la empresa, para ajustar sus estrategias y acciones de manera que pueda aprovechar las oportunidades o neutralizar las amenazas que se presenten. Ante esto, Drucker dice No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas (eficacia).... Si usted se preocupa slo de la eficiencia, puede llegar a ser el productor ms eficiente de algo que no le interese a la gente. La bibliografa sobre el tema ofrece abundantes ejemplos de empresas que eran las ms eficientes en su actividad, pero que no percibieron a tiempo los cambios que se estaban gestando en el entorno, no modificaron sus estrategias y, a la larga, tuvieron que salir del negocio. Ese es el caso de la Owen Illinois, la empresa productora de envases de cristal ms eficiente de los EEUU, que no percibi a tiempo las preferencias por los envases plsticos cuando lo comprendi, era demasiado tarde.

La eficiencia hace nfasis en: los medios, hacer las cosas correctamente, resolver problemas, ahorrar gastos, cumplir tareas y obligaciones, capacitar a los subordinados, aplica un enfoque reactivo. La eficacia (o efectividad) hace nfasis en: los resultados, hacer las cosas correctas, lograr objetivos, crear ms valores (principalmente para el cliente), proporcionar eficacia a los subordinados, aplica un enfoque proactivo, es decir, en lugar de reaccionar, anticiparse. La eficiencia se concentra en cmo se hacen las cosas, de qu modo se ejecutan. La eficacia en: para qu se hacen las cosas, cules son los resultados que se persiguen, qu objetivos se logran. La pregunta bsica de la eficiencia es Cmo podemos hacer mejor lo que estamos haciendo? La de la eficacia es: Qu es lo que deberamos estar haciendo? En el proceso de formulacin de la estrategia de una empresa el enfoque que debe prevalecer en la formulacin de objetivos y estrategias es el de la eficacia. El enfoque de la eficiencia entra en el momento en que se definan los planes, los presupuestos y las acciones para poner en prctica la estrategia. La eficacia se centra en el Qu?, la eficiencia en el Cmo?. Centrarnos en la eficiencia puede conducirnos a bajar costos a toda costa. Basta con recorrer todo el proceso de la empresa y determinar dnde debemos rebajar los costos.

Trabajar por la eficacia es ms difcil, hay que pensar en lo que sucede afuera, en cmo generar valor para los clientes, y con esto, para la propia empresa, qu tendencias podemos avizorar, qu est haciendo la competencia, entre otras cuestiones. Las tendencias en el marketing cmo: la atencin personalizada, el servicio de postventa, la satisfaccin, el producto ampliado, el valor que perciben, son cosas que los clientes aprecian ms que el precio ms bajo. La gente prefiere comprar una computadora ms cara, si puede contar con una red de mantenimiento y atencin, que otra ms barata, en una empresa que no le garantice lo dems.

La necesidad de que los directivos presten una atencin preferente a lo que est pasando en el entorno, ms que lo que sucede internamente en su empresa, la resalta Drucker en las siguientes propuestas: ...en las condiciones actuales y ms en el futuro, una de las grandes habilidades que deben adquirir los directivos es recibir informacin desde el exterior; tiene que salir, analizar las percepciones que tiene sobre la economa, los mercados, los valores de los consumidores, su psicologa. La actividad de las compaas y sus directivos principales en los prximos 15 aos es desarrollar el suministro de informacin del exterior... No se trata de que prescindamos de la eficiencia. El uso ms racional de los recursos, la reduccin de los costos y el ahorro, son objetivos que deben atenderse, no solo por las empresas, sino tambin por las entidades pblicas, ONGs, organizaciones sin nimo de lucro, en fin por cualquier tipo de organizacin. De lo que se trata es de tener claro a qu debemos darle prioridad en el momento de definir nuestra estrategia, de identificar qu es lo que debemos estar haciendo, antes de ocuparnos de cmo hacemos, lo que estamos haciendo. Un especialista presenta un enfoque interesante, en el que integra ambos enfoques cuando define la Nueva frmula del xito, de la siguiente forma: xito = Eficacia (Efectividad) + Eficiencia + Innovacin y cambio Cul es la lgica de esto? Sencillamente, que la empresa debe: primero, identificar qu es lo ms conveniente que debe hacer (para aprovechar una oportunidad o neutralizar una amenaza); despus, tratar de hacerlo de la forma ms eficiente posible (con el mnimo de gastos):

Pero, no se puede limitar a esto, la competencia puede estar haciendo lo mismo, por tanto, debe tratar de innovar constantemente, de crear nuevas formas de satisfacer necesidades y generar productos y servicios de alto valor para el cliente.

5. Diferencias entre Eficiencia y Eficacia ALGUNAS DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA EFICIENCIA nfasis en los medios Hacer las cosas correctamente Resolver problemas Ahorrar gastos Cumplir tareas y obligaciones Capacitar a los subordinados Asistir al templo (iglesia) Enfoque reactivo (Del pasado al presente) EFICACIA nfasis en los resultados Hacer las cosas correctas Lograr objetivos Aumentar creacin de valores Obtener resultados Proporcionar eficacia a subordinados Practicar los valores religiosos Enfoque proactivo (Del futuro al presente) Pregunta principal Cmo podemos hacer mejor lo que hacemos? Qu es lo que deberamos estar haciendo?

6. Un ejemplo que he encontrado en la pgina web "Pblica t obra" en el artculo de Manuel Alemn, "Eficacia y eficiencia" Un piloto de avin con 10 aos de experiencia, vuela siempre desde Chicago, Illinois en los Estados Unidos hacia Guadalajara, Jalisco, Mxico, en un tiempo de 3 horas y 40 minutos. Siempre puntual, sabe que el tiempo y la seguridad de los usuarios de la lnea area para la cual trabaja, son ms que esenciales, con ellos no se juega. Sin embargo, una maana amanece desvelado, cansado y llega tarde al trabajo. Tiene la misma ruta: Chicago Guadalajara, pero el avion que pilotea sale con 30 minutos de retraso. Con sus aos de experiencia, sabe todo acerca de la nave que tripula, por lo tanto, decide incrementar la velocidad del avin tratando de avanzar ms rpido y recuperar el tiempo de retraso. Al final lo logra: su avin aterriza en el Aeropuerto Internacional Miguel Hidalgo de Guadalajara 5 minutos despus de la hora en que era esperado inicialmente. La pregunta es:El piloto fue eficiente o eficaz? El piloto? Ciertamente logr llegar a tiempo a su destino (alcanz su objetivo, por lo tanto fue eficaz) pero no utiliz de la mejor manera posible los recursos con que dispona: tiempo, avin, combustible (increment la velocidad del avin poniendo en riesgo a todos los pasajeros (fue ineficiente).

Conclusiones Efectivo es cuando cumples tus objetivos de ventas establecidos en el ao sin importar cuanto recursos hayas utilizados para lograrlo incluso sobregirando el presupuesto para lograrlo, en este caso fuiste efectivo ya que cumpliste tu objetivo. Eficiente es que cuando cumples tus objetivos de ventas al ao, utilizando el recurso disponible sin gastar de ms del presupuesto aprobado, es decir, fuiste eficiente ya que lograste mucho con tan poco recursos ya sea humano, tecnolgico o financiero. Una empresa puede ser eficiente, usa de manera ptima los recursos y, sin embargo, puede quedar fuera del mercado por no disponer de la tecnologa y recursos que tienen ya otras empresas del mismo sector. La eficiencia, hoy, tiene mucho que ver con el tamao, la capitalizacin, la tecnologa y el conocimiento de la empresa. Es un concepto muy relativo.

Bibliografa Real Academia Espaola; http://www.rae.es/ Killian Z. (2004) Planificacin y Control de la Produccin Pblica, Lito Formas