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FECHA 25 10 N FOLIO 11
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PLANEACIN
Para poder llevar a cabo una adecuada planeacin de la auditoria, la primera accion que se llevo a cabo fue tener una entrevista con el coordinador de la administracin de la empresa "Quesos San CristoFer" , quien nos aprobo nuestra solicitud y nos puso en sus manos, para que nos apoyara y facilitara el acceso a la informacion que se pudiera requerir para efectos de realizar eficazmente la auditoria OBJETIVOS: Evaluar los procesos y procedimientos que se llevan a cabi en el rea de administracion, por medio de la deteccin de problemas, irregularidades, desviaciones o anomalas que afectan el funcionamiento de la misma. FACTORES: La auditoria se concentro en los siguientes puntos para evaluar a partir del proceso administrativo. PLANEACIN Misin Visin Objetivos Estrategias/Tacticas Politicas Proceso ORGANIZACIN Estructura Organizacional Divisin y Distribucin de Funciones Cultura Organizacional Recursos Humanos DIRECCIN Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupos y Equipos de Trabajo Manejo del Estres y Conflicto CONTROL Naturaleza Sistemas reas de aplicacin Herramientas Calidad Distribucin del espacio
ELABORO:
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PROPUESTA TCNICA
Naturaleza: Especifica Alcance: Toda la organizacin Antecedentes: No ha habido ninguna auditoria administrativa anterior a esta. Objetivo: Formular recomendaciones y actualizaciones viables con las que se pueda mejorar el desarrollo de las actividades realizadas para la completa satisfaccin de las nesecidades de los que conforman la organizacin. Estrategia: Se revisara la aplicacion del proceso administrativo, para lo cual, la forma de obtener la informacion es a travs de: 1. Entrevistas 2. Observacin directa 3. Cuestionarios 4. Investigacion documental Justificacin: Se tomo la desicin de elegir estas herramientas, ya que el rea no cuenta con ningun tipo de manuales que cumplieran con el objeto de proporcionarnos informacion. Acciones: 1. Solicitud de informacion y presentacion de documentos 2. Recepcin de la informacin 3. Revisin de la informacin 4. Realizar diagnstico preliminar 5. Elaboracin de cuestionarios 6. Revisin tcnica de cuestionarios 7. Aplicacin de cuestionarios 8. Anlisis de la informacin obtenida de los cuestionarios 9. Registrar y documentar los avances 10. Derivar observaciones y recomendaciones
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AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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DIAGNSTICO PRELIMINAR
Por medio de la informacin ya obtenida, anlizada y haciendo las observaciones pertinentes de las actividades realizadas en el rea de administracin, considerando que los puntos en que se debe enfatizar son:
-Cultura organizacional -Desarrollo de personal -Planeacin -Estructura organizacional -Comunicacin -Toma de decisin -Creatividad e innovacin -Manejo de la informacin -Manejo del tiempo -Procedimientos -Distribucin del espacio -Recursos humanos -Servicios -Divisin de trabajo
Por lo tanto decidimos aplicar el proceso administrativo ( planeacin, organizacin, direccin y control) para llevar a cabo la estimacin de cada uno de los factores que influyen en su proceso administrativo.
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INSTRUMENTACIN
Para recabar la informacion sobre la organizacin se utilizaron cuestionarios y cdulas que a continuacion se muestra. CUESTIONARIOS
El presente cuestionario tiene como finalidad detectar reas de mejora, por lo que es muy importante su participacin en la evaluacin:
El segundo cuestionario se lo aplicamos a Benitez Molano Cristian Ramzets, Gerente de Recursos Humanos.
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CUESTIONARIO
Objetivo: A trves de este cuestionario pretendemos identificar reas de mejora Nombre: Santos Pacheco Tavita Cargo: Gerente de Finanzas PLANEACIN 1. Quin es el responsable de la planeacin del rea o departamento? Santos Pacheco Tavita 2. Qu nivel jerarquico tiene la organizacin? Gerencial 3. Se brinda capacitacin permanente al personal? Con que periocidad y Por que? No Misin 1. Conoce la misin de su empresa? Si 2. Qu hace para cumplir la misin? Llevar acabo un programa de acuerdo a los objetivos de la empresa. 3. La entiende y se identifica con ella? Por que es parte esencial para el logro de los objetivos. Visin 1. Conoce la visin de su empresa? Si 2. Que pretende hacer para alcanzar la visin? Mantener al personal actualizado segun la tecnlogia 3. La entiende y se identifica con ella? Por que es lo que pretendemos lograr a largo plazo. Objetivos 1. Conoce los objetivos de su empresa? Si 2. Cules son? Llegar a ser una empresa que se distinga por estar comprometida por la calidad. 3. Cumplen los objetivos?
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CUESTIONARIO
4. A travs de que medios? De la comunicacin, y seguimiento. 5. Cmo los evalan? De acuerdo a las Ventas. Estrategias / Tacticas 1. Cuentan con estrategias? Si. 2. las conoce? Cules son? Si, dar a conocer oportunamente el reporte mensual. 3. Quin define las estrategias? El consejo administrativo 4. Se han mantenido las estrategias o ha sido necesario modificarlos? Se actualizan al principio, anualmente, y cada vez que crezca la empresa. Politicas 1. Conoce las politicas? Cules son? Si, llevar el uniforme adecuadamente y ser puntual. 2. Quines participan en su elaboracin? El consejo administrativo. Procesos 1. Dispone de procesos establecidos para realizar el trabajo? Cules son? Si, el general. 2. Con que frecuencia lo revisan y actualizan? Cada 6 meses. 3. Quines lo elaboran? El consejo administrativo. 4. Que pretende al elaborar los procesos? Minimizar el tiempo muerto y maximizar la productividad.
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CUESTIONARIO
ORGANIZACIN Estructura Organizacional 1. Considera que la estructura actual permite cumplir con el objeto de la organizacin? Porqu Si, por que el personal esta distribuido de acuerdo a sus funciones. 2. Las funciones asignadas a cada rea son las adecuadas para el cumplimiento de la misin? Porqu Si, estan definidos de acuerdo a los objetivos. 3. Con que tipo de estructura organizacional se cuenta? Jerarquico, Vertical 4. Qu factores fueron tomado en cuenta para disear la estructura? El tamao de la empresa y los objetivos a corto plazo. Divisin y distribucin de funciones 1. En que se basarn para definir la estructura departamental? Por los objetivos y metas segun la misin y visin. 2. Cmo definen la signacin de personal y las funciones para cada rea? De acuerdo al conocimiento y habilidades. 3. Las funciones son claras para todo el personal? Si. Cultura organizacional 1. Considera que el comportamiento de los individuos dentro de la organizacin influye en la productividad? Si, por que exitiria una relacin favorable de comunicacin. Recurso humano 1. Se cuenta con un sistema de administracin de personal? Si. 2. Cmo controlan los moviemientos de personal? Mediante pronosticos 3. Cmo es evaluado el desempeo del personal? Mediante cuestionarios y entrevistas.
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CUESTIONARIO
Exelente
Bueno
Regular
Malo
Exelente
Bueno
Liderazgo
Regular
Malo
Exelente
Bueno
Regular
Malo
2. Las caractersticas de los subordinados y las condiciones de trabajo influye en la forma de dirigir, en que medida:
Exelente
Bueno
Regular
Comunicacin
Malo
Exelente
Bueno
Regular
Malo
Exelente
Bueno
Motivacin
Regular
Malo
Exelente
Bueno
Regular
Malo
Exelente
Bueno
Regular
Malo
Grupos y equipos de trabajo 1. Considera qu los grupos y equipos de trabajo incrementan la efectividad de la institucin en que medida:
Exelente
Bueno
Regular
Malo
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CUESTIONARIO
Exelente
Bueno
Regular
Malo
Manejo del estrs y conflicto 1. Cmo es el manejo del estrs y/o conflicto:
Exelente
Bueno
Regular
Toma de decisin
Malo
Exelente
Bueno
CONTROL
Regular
Malo
1 1
2 2
3 3
4 4
2
Naturaleza
1. Estn definidos los controles de acuerdo con el enfoque: a) Preventivo (anticipa los problemas)
1 1 1 1
2 2 2 2
3 3 3 3
4 4 4 4
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CUESTIONARIO
Sistemas 1. Existe mecanismos para canalizar las sugerencias e inconformidades del personal?
1 1 1
2 2 2
3 3 3
reas de aplicacin
4 4 4
2
Herramientas
2
Calidad
3
Distribucin del espacio
1 1 1
2 2 2
3 3 3
4 4 4
ELABORO:
REVISO:
AUTORIZO:
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Misin y Vision
Objetivos y Estratgias
Los objetivos no son claros, solo se conducen, por lo que ellos suponen que deben saber. No conocen bien las politicas establecidas. Asumen que ya saben los procedimientos, por lo que no le toman importancia a la formalizacin de estos.
Politicas
Incompresin de politicas
Procedimientos
La estructura es determinada por el consejo administrativo. Caundo existe sobre carga de trabajo, todo el personal realiza las funciones relativas con los mas Las relaciones interpersonales son muy buenas. El personal se motiva por la buena relacion entre ellos. La cultura organizacional permite que el personal se adapte rpidamente a los cambios.
Cultura Organizacional
Recurso Humano
Cambio Organizacional
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Liderazgo y La Comunicacin
Motivacin
Los conflictos entre el personal son realmente muy escasos. Los equipos de trabajo se integran de forma aleatoria. La base de datos permiten buen trabajo de informacin y mayor rapidez para consultarlo.
Equipo de trabajo
El trabajo es siempre bueno para la organizacin El manejo de redes de computo e informacin es eficiente. CONTROL
Tcnologia
Naturaleza
No tiene definidos el enfoque, por lo que no estan identificados los puntos criticos que es necesario controlar.
Sistemas
No hay previsin de conflictos, no se instrumentan bien las mejoras con base a ella.
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