Você está na página 1de 18

Estabelecer uma parceria

SECO 2

SECO 2 / CAPTULO 1

Estabelecer uma parceria


Captulo 1: Princpios gerais Captulo 2: O acordo financeiro Captulo 3: O acordo escrito 51 57 73

Princpios gerais

Colaborar para qu?


A colaborao permite evitar a duplicao de esforos e o consequente desperdcio de recursos. A colaborao evita que as organizaes concorram entre si pelos recursos e por visibilidade. A colaborao permite que as organizaes multipliquem os recursos: por exemplo, falando a uma s voz, defendemos melhor os interesses dos nossos beneficirios. A colaborao permite que as organizaes utilizem os recursos de que dispem de forma complementar, para realizar objectivos comuns que nenhuma delas poderia atingir s por si. Ao mais alto nvel (parceria plena), a colaborao permite que as organizaes criem novos recursos e ideias que no teriam conseguido criar sozinhas.

Eis alguns dos elementos com que cada uma das organizaes pode contribuir para uma relao funcional: recursos financeiros; recursos materiais; competncias/conhecimentos; ideias; relaes (influncia) com as comunidades, os doadores, os governos ou o sector privado. Claro que colaborar exige tempo e empenhamento e, regra geral, quanto maiores so

Seco 2 / Captulo 1: Princpios gerais

51

os benefcios esperados, maior dever ser o empenhamento. No realista pensar que todas as relaes organizacionais daro origem a uma parceria plena. Um dos primeiros passos para a criao de uma relao funcional consiste em avaliar a medida em que cada uma das organizaes pode e quer estabelecer uma parceria e investir o grau de empenhamento necessrio. Uma relao funcional simples pode ser perfeitamente satisfatria, mesmo que no implique a criao de novos recursos e ideias, desde que seja vantajosa para as duas partes.

Equidade Qual o significado de equidade, numa relao em que h grandes diferenas entre os parceiros em matria de poderes, recursos e influncia? Equidade significa igualdade de direitos de negociao e validao dos contributos que no podem ser medidos apenas em termos de valor em dinheiro ou de perfil pblico. Benefcio mtuo Uma vez que todos os parceiros devem contribuir para a parceria, todos eles devem ter direito a beneficiar da parceria. Uma parceria saudvel deve contribuir para que cada um dos parceiros dela derive benefcios especficos, para alm dos benefcios comuns para todos os parceiros. S assim ser possvel garantir um compromisso duradouro dos parceiros e a sustentabilidade da parceria.

Princpios que regem a parceria


O PAM definiu um conjunto de princpios, apresentados na Caixa 2, que regem as suas relaes com as ONG: CAIXA 2

O que que necessrio fazer para que a parceria funcione?


necessrio esclarecer trs questes, para estabelecer uma parceria funcional: Clareza dos objectivos: Quais so os objectivos das duas organizaes? Quais desses objectivos sero abrangidos pela relao de parceria? Com que objectivos as duas organizaes estabeleceram a parceria: apenas para evitar a concorrncia e a duplicao, ou tambm com outras expectativas? Clareza de funes: Quem contribui com o qu (este aspecto normalmente esclarecido no documento de parceria)? Clareza de procedimentos: Como que as organizaes comunicaro entre si: o que que deve ser comunicado; por que meios; com que frequncia? Como que sero tomadas as decises? Como que sero discutidas e resolvidas as discordncias (no esquecer que as discordncias so normais em todas as parcerias e que podem contribuir para encontrar melhores solues)? Como que as duas organizaes faro saber uma outra se acham que a relao institucional est a resultar? Claro que todos estes procedimentos podem ser modificados medida que a relao institucional evolui ou quando surgem novas questes. As duas partes devem sentirse livres de o fazer, mas em princpio sempre conveniente debater francamente estas questes.

Quadro de parceria PAM-ONG


Objectivos comuns e respeito e confiana mtuos Os parceiros devem identificar-se igualmente com os programas e partilhar a responsabilidade pelo xito ou pelo fracasso das actividades do programa, adoptando uma abordagem comum perante a comunicao social e os doadores. Concepo conjunta das actividades e adopo conjunta de decises sobre essas actividades A deciso de criar uma parceria efectiva s pode ser tomada se o PAM e as ONG considerarem que podem obter melhores resultados com as suas actividades conjuntas do que actuando separadamente. Compromisso de criao e manuteno da parceria As parcerias no se criam num dia, exigem grandes investimentos de tempo e de recursos humanos. Disposio de renunciar at certo ponto independncia, para executar conjuntamente os programas. Compromisso de transparncia e responsabilidade A franqueza e a honestidade so condies indispensveis para que haja confiana e para que a relao seja funcional. Uma parceria baseia-se num compromisso de partilha total da informao e no acordo entre os parceiros no que se refere aos processos de prestar contas aos doadores. Fonte: Adaptao de Working with ONGs: A Framework for Partnership (Colaborar com as ONG: um quadro de parceria), documento poltico, PAM, Roma, 2001.

Devem acrescentar-se a estes outros dois princpios, extrados do Manual e ferramentas para a construo de Parcerias (2003):

52

Como colaborar com o PAM

Seco 2 / Captulo 1: Princpios gerais

53

evidente que todas as organizaes e todos os sectores tm as suas prprias prioridades e podem ter alguma dificuldade em aceitar as prioridades do parceiro; porm, se estes princpios forem respeitados, as divergncias e as tenses podem ser discutidas abertamente, para chegar a consenso.

do da ONG, que abrange beneficirios do PAM e que tem os mesmos objectivos do PAM. No mbito desta parceria, o PAM e a ONG contribuem com os recursos que cada uma das organizaes est mais bem colocada para disponibilizar. O PAM fornece produtos alimentares e a ONG recursos no alimentares. Um exemplo deste tipo de parceria ser o caso de uma ONG que mantm em funcionamento centros de formao para mulheres aos quais o PAM fornece alimentos. Prestando ajuda alimentar s mulheres e s crianas que frequentam os centros, o PAM est a apoiar o seu grupo alvo de beneficirios. Por outro lado, ao proporcionar um incentivo para que as mulheres frequentem os centros, o PAM ajuda a ONG prestar apoio a um grupo alvo de beneficirios mais numeroso. Um outro exemplo de uma parceria complementar o pacote essencial que o PAM fornece em parceria com outros organismos das Naes Unidas e com as ONG, que inclui as seguintes componentes: alimentao escolar, ensino bsico, desparasitao e fornecimento de suplementos de micronutrientes, educao no domnio do VIH/SIDA, preveno da malria, promoo da utilizao de foges de lenha amigos do ambiente e eficientes e projectos de criao de hortas e de plantao de rvores nos terrenos das escolas. O PAM fornece a componente alimentar do pacote. No existe ainda um modelo de acordo de formalizao deste tipo de parceria. Nalguns casso utiliza-se uma verso adaptada do Acordo no Terreno (FLA), em que ser necessrio especificar os mecanismos de coordenao previstos e como que sero divididas entre os parceiros as funes de acompanhamento e apresentao de relatrios. Parceria de coordenao Numa parceria de coordenao, as actividades da ONG e do PAM so executadas separadamente, mas vantajoso para as duas organizaes partilharem informaes e manterem-se mutuamente informadas sobre as suas actividades. Este tipo de parceria especialmente indicado nos casos em que a ONG executa actividades de sensibilizao, mas tambm possvel quando uma ONG trabalha numa zona do pas e o PAM noutra ou quando a ONG mantm contactos principalmente com um ministrio, ao passo que o PAM est mais ligado a outro. Pode ainda ser til quando a ONG e o PAM trabalham com os mesmos grupos de beneficirios, mas no concluram um acordo formal.

Que tipo de parceria existe entre o PAM e as ONG?


As ONG com que o PAM colabora podem ser classificadas em cinco categorias gerais: (1) grandes ONG internacionais; (2) ONG internacionais mais pequenas; (3) grandes ONG nacionais que trabalham no seu pas de origem; (4) ONG locais; (5) organizaes de base comunitria como associaes locais e igrejas locais. O PAM mantm com estas diferentes organizaes relaes muito diversificadas, que podem, no entanto, ser classificadas em trs tipos principais: (1) parceria de cooperao; (2) parceria complementar; (3) parceria de coordenao. Estas parcerias no se excluem mutuamente e mesmo muito provvel que coexistam; e se bem que nem sempre sejam observados todos os princpios referidos no incio do presente captulo, possvel promover a sua observncia. Parceria de cooperao (designada anteriormente por parceria de execuo) o tipo de relao mais comum entre o PAM e as ONG. Os parceiros de cooperao normalmente so responsveis pela execuo de uma actividade (por exemplo, o transporte, o armazenamento e a distribuio) em nome do PAM, geralmente no mbito de uma interveno de ajuda alimentar concebida pelo PAM. O PAM responsvel perante o Governo e o Conselho Executivo do PAM responsvel pela interveno. Neste tipo de parceria, a ONG geralmente presta um servio relacionado com a distribuio dos alimentos e o PAM suporta os custos de prestao desse servio incorridos pela ONG. A parceria de cooperao formalizada num Acordo no Terreno (FLA), concludo entre o PAM e a ONG, em que so claramente especificadas as responsabilidades das duas organizaes, os recursos que devem ser disponibilizados e por quem (ver Captulo 3 da presente seco). A medida em que esta relao evoluir para um tipo de parceria mais complementar depender em grande medida da capacidade da ONG, em termos de recursos financeiros e humanos. Parceria complementar Numa parceria complementar, o PAM e a ONG podem conceber conjuntamente uma interveno, com objectivos comuns e dirigida ao mesmo grupo alvo ou, em alternativa, o PAM pode prestar ajuda alimentar como um dos elementos de um programa mais alarga-

54

Como colaborar com o PAM

Seco 2 / Captulo 1: Princpios gerais

55

SECO 2 / CAPTULO 2 Quadro 1: Caractersticas dos tipos de parcerias entre o PAM e as ONG, em comparao com uma relao comercial
Comercial Cooperao (Execuo) Sim Sim Desejvel alimentos fundos formao influncia/apoio Complementar Coordenao

O acordo financeiro

Objectivos comuns Princpios comuns Concepo conjunta O PAM disponibiliza normalmente:

No No No fundos

Sim Sim Desejvel

No necessariamente Sim No

informao / alimentos consultoria fundos formao influncia/apoio

Que custos sero suportados pelo PAM?


A outra organizao disponibiliza: servios especficos, com fins lucrativos servios especficos, sem fins lucrativos recursos no alimentares fundos materiais formao pessoal / consultoria tcnica Verso adaptada do acordo no terreno informao / consultoria

Tipo de acordo

Contrato

Acordo no terreno

Inexistente

Outras leituras e referncias: International Business Leaders Forum (IBLF) e Global Alliance for Improved Nutrition (GAIN). 2003. Manual e ferramentas para a construo de Parcerias. PAM. 2001. Participatory Techniques and Tools A WFP Guide. Roma. PAM. 2003. Self-Appraisal of World Food Programme Collaboration/Partnership with NGOs. Escritrio Regional (Joanesburgo). PAM. 2005. WFPs Relationship with NGOs in 2004. Roma. Working with NGOs: A Framework for Partnership (WFP/EB.A/2001/4-B).

De um modo geral, o PAM procurar reembolsar todos os custos justificados relacionados com o transporte fsico da ajuda alimentar do PAM at aos beneficirios e com a gesto dessa ajuda. O grau em que o PAM reembolsar os custos relacionados com o transporte e a distribuio dos produtos alimentares ou com qualquer outra actividade depender dos seguintes factores: O tipo de interveno e as actividades para as quais a ONG pede um financiamento: por exemplo, conforme as actividades de ajuda alimentar so ou no complementares em relao a um programa existente da ONG. A capacidade financeira da ONG. Os recursos financeiros do PAM o montante dos fundos disponveis. A ONG deve ser transparente em relao a quaisquer outras fontes de financiamento de uma interveno especfica e ao grau em que contribui com os seus prprios fundos para essa interveno. O grau de participao da ONG numa interveno deve ser acordado com o escritrio do PAM no pas antes da execuo da interveno. A responsabilidade por cada uma das etapas da cadeia de distribuio da ajuda alimentar deve ser clarificada antes da assinatura do acordo no terreno11 e claramente definida nesse acordo (ver Captulo 3 da presente seco, sobre o acordo no terreno). O reembolso dos custos ser efectuado com base nas disposies do acordo.
_____________________ 11. Designado anteriormente pelo nome de Carta de Entendimento (Letter of Understanding, LoU). O acordo no terreno (FLA) uma verso normalizada da carta de entendimento, ou seja, um modelo de acordo normalizado em que so definidas as funes e responsabilidades do PAM e dos seus parceiros de cooperao.

56

Como colaborar com o PAM

Seco 2 / Captulo 2: O acordo financeiro

57

Nas Caixas 3 e 4 descrevem-se em pormenor os custos que o PAM procurar cobrir, caso esses custos sejam justificados e caso estejam disponveis os fundos necessrios, bem como os custos que no sero cobertos e em que circunstncias. Alm disso, os financiamentos do PAM estaro sujeitos a possveis restries impostas pelos doadores. CAIXA 3

* Se o parceiro est estabelecido no pas h vrios anos, os custos das instalaes administrativas e do material e equipamentos de escritrio utilizados ao servio de um projecto especfico do PAM sero baixos. Observe-se que esses custos devero ser calculados em proporo das actividades executadas pelo parceiro para o PAM no mbito de um projecto especfico. ** Em casos excepcionais em que uma ONG gere as actividades do PAM a partir da sede, a ONG pode incluir e apresentar considerao do PAM uma percentagem dos custos da sede, integrando-os nos custos normais previstos no acordo de reembolso.

CAIXA 4

Custos que o PAM poder cobrir


Pessoal que participa no planeamento, na administrao, na execuo e no acompanhamento da distribuio da ajuda alimentar. Aluguer de instalaes administrativas, numa localizao central ou no terreno, segurana e seguros, material de escritrio, comunicaes e custos associados, directamente relacionados com a funo de apoio s operaes do PAM*. Mobilirio, equipamentos e material de comunicaes de escritrio, adquiridos ou utilizados nas operaes do PAM, incluindo os custos de transporte, movimentao e possvel regresso desses equipamentos/activos sua localizao primitiva*. Custos relacionados com a distribuio fsica e o armazenamento dos produtos alimentares do PAM, incluindo a modeobra, o aluguer e a manuteno dos armazns. Este custos incluem tambm as despesas com fumigao,proteco contra os incndios ou outras despesas e equipamentos relacionados, tais como medidas, balanas, contentores para distribuio, sacas/receptculos para reacondicionamento. Aluguer, manuteno, seguros e combustvel para os veculos utilizados no transporte dos produtos alimentares e no acompanhamento da distribuio desses produtos. Custos associados ao reforo da capacidade das ONG locais em matria de planeamento, gesto e acompanhamento da distribuio da ajuda alimentar, quando directamente relacionados com a operao do PAM em causa, bem como os custos de formao para esses efeitos. Custos de formao, reforo da capacidade, acompanhamento e apresentao de relatrios relacionados com a aplicao da poltica de igualdade entre os sexos definida nos Compromissos Reforados a favor das Mulheres, na directiva do Director Executivo Directive ED2003/006 Revised Standards of Conduct in the International Civil Service (Directiva ED2003/006 Normas de Conduta Revistas no Servio Civil Internacional) e no Boletim do Secretrio-Geral das Naes Unidas Special Measures for Protection from Sexual Exploitation and Sexual Abuse (Medidas especiais de proteco contra o abuso sexual e a explorao sexual). Despesas de capital, quando esses activos so utilizados exclusivamente para efeitos de distribuio da ajuda alimentar e servios relacionados e desde que a compra tenha sido previamente acordada com o escritrio do PAM no pas. Uma comisso de gesto de 5%, destinada a cobrir parte dos custos administrativos da Sede da ONG**. Em caso de interrupes do fornecimento de produtos alimentares, os custos da ONG relacionados com as interrupes da interveno e os custos resultantes do prolongamento da durao da interveno em consequncia dessas interrupes em princpio sero cobertos pelo PAM, mas s sero cobertos os custos fixos, durante um mximo de dois meses.

Custos que o PAM no cobrir


Avaliao inicial pela ONG dos custos de uma operao. Todos os custos associados a actividades executadas pela ONG em paralelo com as distribuies da ajuda alimentar, mas independentemente dessas distribuies***. Uma comisso de gesto, no caso de: a ONG estar a executar um programa distinto, paralelamente operao os custos de gesto devem ser cobertos pelo outro programa; quando foi assinado um acordo entre o PAM e a ONG ao abrigo do qual a ONG est a financiar aspectos especficos da operao. Os custos fixos ou quaisquer outros custos, caso as operaes do PAM devam ser encerradas e se a ONG receber uma notificao por escrito 30 dias antes da data de cessao do acordo (tal como acordado nos termos do ponto 2.2 do Acordo no Terreno). Veculos ligeiros****.

*** Nesses casos aplica-se uma frmula de partilha dos custos entre as duas organizaes. necessrio que a actividade e as funes da ONG sejam formalmente reconhecidas e deve haver um acordo definindo uma eventual partilha dos custos e/ou reconhecendo a contribuio da ONG para um programa de apoio paralelo ou associado (por exemplo, de nutrio, sade, saneamento, etc.). **** Os veculos ligeiros s sero pagos em casos excepcionais e s mediante aprovao prvia do escritrio do PAM no pas.

Como que o PAM obtm financiamentos?


Os doadores oferecem ao PAM produtos alimentares em espcie, numerrio destinado a adquirir produtos alimentares e um montante normalizado a utilizar para a cobertura dos custos operacionais de execuo das actividades de ajuda alimentar, que incluem a distribuio dos alimentos aos beneficirios. O montante recebido pelo PAM para cobrir os custos operacionais calculado com base numa frmula fixa - x USD/por tonelada -, ou seja, por y toneladas de produtos alimentares o PAM recebe y vezes x USD/por tonelada, em numerrio. Este montante deve ser suficiente para cobrir todas as despesas relacionadas com a operao, incluindo os custos da

58

Como colaborar com o PAM

Seco 2 / Captulo 2: O acordo financeiro

59

interveno da ONG. O PAM s pode reembolsar os custos da ONG se conseguir obter os fundos necessrios para o fazer.

O que que deve ser includo no oramento da ONG?


Quando elabora um oramento, a ONG deve saber que ter de apresentar os seguintes documentos: mapas oramentais 1 e 2 (ver Anexo 1); uma justificao do oramento (para mais pormenores, ver ponto sobre a justificao do oramento); documento da proposta de projecto (para um exemplo, ver Anexo 2). Os mapas oramentais, a justificao do oramento e o documento da proposta de projecto devem ser entregues ao PAM simultaneamente. O oramento da ONG deve basear-se: Numa estimativa de custos realista - A estimativa de custos da ONG deve ser precisa, dentro dos limites das circunstncias conhecidas, pois poder influenciar os donativos que o PAM vir a receber. Sempre que possvel, recomenda-se que o PAM e a ONG colaborem na elaborao da estimativa de custos de uma operao. Numa estimativa de custos proporcional s actividades do PAM com o parceiro - Os custos estimados de aluguer e funcionamento das instalaes administrativas e dos materiais de escritrio devem ser proporcionais em todos os casos s actividades do PAM executadas em colaborao com o parceiro. Quando a ONG est estabelecida h vrios anos no pas, parte-se do princpio de que os custos de aluguer das instalaes administrativas, de materiais, equipamento informtico e de comunicaes e mobilirio de escritrio: j existem; e/ou foram j imputados a outro projecto do PAM; ou a percentagem das actividades executadas para o PAM nas actividades totais do escritrio baixa em comparao com as que esto relacionadas com outros projectos do parceiro. A ONG deve garantir que: Os custos sejam comparveis aos de outras actividades executadas no pas - A ONG deve garantir que os custos sejam comparveis aos de operaes e situaes semelhantes a nvel do pas. Se bem que o PAM no imponha tarifas, quer no que se refere aos salrios, s rendas ou a quaisquer outros servios, quando analisa o oramento da ONG compara os custos com os custos normais de operaes semelhantes executadas a nvel local. Os custos fixos e os custos variveis sejam calculados separadamente - O montante reembolsado s ONG calculado com base numa estimativa dos custos fixos (cus-

tos por unidade de tempo), a que se adiciona uma estimativa de custos calculada com base no nmero de toneladas a distribuir (custos variveis). A ONG deve preencher as duas seces do mapa oramental (apresentado no Anexo 1), especificando os diferentes tipos de custos. Na Seco A so inscritos os custos fixos e na Seco B os custos variveis. Os custos de encerramento sejam includos no oramento - Os custos relacionados com a fase de encerramento e com o encerramento definitivo de uma interveno devem ser tambm includos no oramento. Se a ONG no puder estimar esses custos nas fases de concepo e planeamento da interveno, ter de o fazer antes de que a interveno termine. A justificao do oramento da ONG deve descrever: As actividades da interveno propostas pela ONG, juntamente com pormenores sobre o pessoal e sobre a forma como foi calculada a estimativa de custos. Pormenores sobre as rubricas de equipamento de comunicaes e informtico e o respectivo custo. Uma previso das necessidades em termos de deslocaes, uma estimativa de custos das deslocaes e o clculo desses custos. Pormenores sobre qualquer iniciativa de formao para a qual pedido um financiamento, indicando a quem se dirige a formao, qual o tema da mesma, porque que necessria e quando que ter lugar. Outras actividades complementares que a ONG se prope executar, se for caso disso, e a sua relao com a ajuda alimentar do PAM. Quaisquer custos que sero incorridos pela ONG na execuo de actividades complementares relacionadas com as intervenes de ajuda alimentar do PAM. O ideal ser que a ONG e o escritrio do PAM no pas discutam e analisem conjuntamente a justificao do oramento, para assegurar que sejam includas todas as informaes de que o PAM necessita para justificar o seu prprio oramento. A justificao do oramento pode ser integrada na proposta de projecto da ONG (por exemplo, ver no Anexo 2 o modelo de proposta de projecto da ONG utilizado pelo escritrio do PAM no Zimbabu).

Revises do oramento
O PAM considerar a possibilidade de proceder a revises do oramento nos seguintes casos: Quando h atrasos na chegada dos produtos alimentares. Quando h interrupes dos fornecimentos. Quando as distribuies se prolongam para alm dos prazos previstos inicialmente. Quando as distribuies so aumentadas ou reduzidas.

60

Como colaborar com o PAM

Seco 2 / Captulo 2: O acordo financeiro

61

Nestas circunstncias, a ONG deve apresentar um oramento revisto que reflicta as alteraes verificadas e que inclua os custos suplementares em que incorreu devido ao atraso ou ao prolongamento da interveno. A ONG deve utilizar os mesmos modelos de mapas oramentais para as revises do oramento (ver Anexo 1, no fim do presente captulo). Os custos em causa incluiro provavelmente custos com pessoal, aluguer de instalaes e manuteno, bem como outras despesas inevitveis e j comprometidas e custos com equipamentos. Porm, a ONG deve ter em conta que o PAM se esforar ao mximo por analisar e dar resposta a todos os pedidos justificados, mas que a sua capacidade para financiar operaes est directamente relacionada com a atribuio de recursos a uma interveno especfica. As ultrapassagens de um oramento podem exigir negociaes entre o PAM e os doadores e no h garantias de que o PAM receba os fundos necessrios para cobrir os custos extraordinrios. No caso especfico de interrupes dos fornecimentos: o PAM reembolsar no mximo os custos fixos equivalentes a um perodo de dois meses. Caso o PAM necessite de encerrar uma operao antes do que estava previsto: o PAM no reembolsar os custos fixos caso tenha notificado a ONG por escrito com uma antecedncia de pelo menos 30 dias relativamente nova data de encerramento. Se o PAM no tiver notificado a ONG com essa antecedncia, reembolsar no mximo os custos fixos equivalentes a um perodo de dois meses.

No caso de uma interveno de menos de seis meses: a ONG receber 30% dos custos totais estimados da sua interveno.

Alm disso: O limite mximo do adiantamento ser normalmente de 100 000 USD, a menos que seja negociado um valor mais elevado com o escritrio do PAM no pas. O adiantamento ser pago depois de ter sido recebida a confirmao do financiamento, mas assim que essa confirmao for recebida ser pago rapidamente, no prazo de 21 dias, tal como se estipula no Acordo no Terreno (as condies so as que se aplicam ao pagamento de facturas). O escritrio do PAM no pas e a ONG elaboraro um mapa oramental de reembolso do adiantamento. Documentos a apresentar ao PAM para obter o reembolso dos custos O PAM necessita dos seguintes documentos para efectuar um pagamento ONG: notas de entrega do PAM confirmando a transferncia das mercadorias do PAM para a ONG; um resumo das notas de entrega atrs referidas; um resumo da entrega e da distribuio para cada uma das instrues de expedio do PAM; uma factura; certificao da distribuio pelo sub-escritrio do PAM. Alguns escritrios do PAM exigem que, para que os custos possam ser reembolsados, seja apresentado juntamente com os documentos atrs referidos um relatrio qualitativo. Prazos de reembolso dos custos O PAM normalmente reembolsa os custos no prazo de 21 dias, mediante a apresentao dos documentos atrs referidos e tal como se estipula no acordo no terreno. Para acelerar o processo de recolha de notas de pagamento e recibos, o PAM aceitar uma declarao de despesas certificada, de modelo a acordar, e na condio de que todos os originais de todos os recibos e notas de pagamento sejam conservados durante um perodo de cinco anos e disponibilizados quando solicitados, inclusive para efeitos de auditoria. Se o PAM contestar uma factura Caso o PAM conteste uma factura ou um extracto de conta, dever faz-lo por escrito e pagar apenas 75% do valor da factura, no prazo de 21 dias, enquanto aguarda a clarificao da situao. As facturas seguintes em princpio s sero liquidadas depois de terem sido resolvidas as questes relacionadas com a factura anterior paga

Como que os custos da ONG so reembolsados?


Adiantamento de fundos para cobrir custos de arranque/aumento da capacidade As ONG parceiras podem iniciar operaes num novo territrio ou ter necessidade de reforar substancialmente a capacidade existente, para dar resposta a uma crise. Se for esse o caso, a ONG poder incorrer em despesas antes de iniciar a distribuio dos produtos alimentares do PAM e, portanto, tem direito a receber um adiantamento, para cobrir os custos estimados de arranque da operao. Esses custos incluiro provavelmente os seguintes: aluguer de instalaes administrativas; pessoal complementar; manuteno; mobilirio e equipamentos, inclusive de comunicaes. O montante do adiantamento depender da durao total prevista de uma interveno: No caso de uma interveno de seis meses ou mais: ser pago um adiantamento que permita cobrir os custos totais estimados da interveno da ONG durante trs meses.

62

Como colaborar com o PAM

Seco 2 / Captulo 2: O acordo financeiro

63

parcialmente ou quando houver acordo no que se refere resoluo da questo litigiosa ou pouco clara. Atrasos injustificados dos pagamentos e resoluo de litgios Em caso de atrasos excepcionais na liquidao ou de outras queixas relacionadas com com a aplicao das Disposies de Partilha dos Custos entre o PAM e os seus Parceiros de Cooperao, a ONG comear antes de mais nada por entrar em contacto com o Director no Pas do PAM. Caso o Director no Pas no resolva a questo, a ONG apresentar uma queixa formal ao Director Regional do PAM. Se o Director Regional no puder resolver a questo, a ONG dever entrar em contacto com o Provedor do PAM, cujo nome poder ser obtido atravs da Unidade de ONG, em Roma. As funes do Provedor do PAM so descritas resumidamente no Anexo 3. Anexos: Anexo 1: Mapas oramentais Anexo 2: Modelo de proposta de projecto a apresentar ao PAM (modelo utilizado pelo PAM no Zimbabu) Anexo 3: Estatuto do Provedor Outras leituras e referncias: PAM. 2004. Disposies de Partilha dos Custos entre o PAM e os seus Parceiros de Cooperao. Roma. PAM. 2004. Payment Guidelines for Implementing Partners. Escritrio do PAM no Sudo, Darfur.

Anexo 1: Mapas oramentais

64

Como colaborar com o PAM

Seco 2 / Captulo 2: O acordo financeiro

65

66

Como colaborar com o PAM

Seco 2 / Captulo 2: O acordo financeiro

67

Anexo 2: Modelo de Proposta de Projecto a apresentar ao PAM Exemplo do modelo utilizado pelo PAM no Zimbabu

4.3. PRODUOS (Resultados imediatos): Descrever os bens/servios a fornecer aos beneficirios no mbito desta operao, relacionando-os com a ou as causas do ou dos problemas fundamentais. Indicar os indicadores de desempenho que sero utilizados para avaliar o desempenho no fornecimento destes bens/servios. 4.4. Beneficirios: 4.4.1. Beneficirios 4.4.2. Critrios de seleco 4.4.3. Critrios de excluso (se aplicvel) Indicar a populao que ser beneficiada por esta operao e porque que foi seleccionada como populao alvo do programa. Descrever os critrios de seleco dos beneficirios, bem como os critrios de excluso (se aplicvel). Acrescentar todas as informaes relevantes relativas ao grupo alvo (idade, localizao, sexo, etc.). Indicar como que os critrios de seleco tm em conta a igualdade entre os sexos no acesso aos servios. 4.5. Principais componentes e actividades: 4.5.1. Actividades 4.5.2. Cabaz alimentar Descrever as principais componentes do programa e todas as actividades a executar para fornecer os bens/servios identificados.As componentes e actividades devem ser relacionadas com os resultados esperados. Descrever em pormenor as raes previstas, por grupo alvo e necessidades alimentares, incluindo o valor nutritivo e as razes que justificam a escolha do cabaz alimentar prescrito. 4.6. Processo de execuo: Como que a operao ser executada? Descrever as modalidades de seleco dos beneficirios e de distribuio, as disposies logsticas e as etapas e modalidades de acompanhamento e avaliao e de apresentao de relatrios. 4.7. Calendrio de execuo do projecto: Apresentar um calendrio de execuo do projecto, para todas as componentes e actividades. 4.8. Acompanhamento e avaliao: Descrever os procedimentos de acompanhamento e avaliao que o parceiro aplicar durante a execuo e depois do encerramento do programa. Indicar a frequncia das aces de acompanhamento executadas pela organizao, o acompanhamento de amostras e objectivos, as ferramentas de acompanhamento que sero utilizadas, etc. Mtodos de avaliao. Metodologia de apresentao de relatrios (frequncia, contedo e datas de apresentao dos relatrios). 4.9. Riscos e pressupostos: 4.9.1. Factores externos: Identificar os factores exteriores interveno: (a) que se devem verificar para que a operao atinja os objectivos identificados a todos os nveis e/ou (b) que podem obstar realizao desses objectivos. 4.9.2. Segurana: Existem regras e procedimentos escritos em matria de segurana que devem ser respeitados na execuo da operao no terreno? De que forma a situao de segurana na zona de interveno poder afectar a realizao dos objectivos do programa. Integrao de outras consideraes: Foi tido em conta o impacto da operao do ponto de 4.9.3. vista dos direitos humanos, da preveno do VIH/SIDA, das questes de gnero e da proteco do ambiente? Descrever as medidas ou actividades previstas destinadas a integrar estas questes especficas na operao, caso existam.

1. Informaes gerais 1.1. Nome da Organizao: Designao do projecto/programa: 2.1. 3.1. Sector/tipo de projecto/programa: 4.1. Localizao geogrfica do programa: (pas, provncia, distrito) 5.1. Durao do apoio do PAM:(em meses) 6.1. Data de incio prevista: (dia/ms/ano) 7.1. Data de encerramento prevista: (dia/ms/ano) 8.1. Apoio total solicitado ao PAM: (em numerrio e em espcie/toneladas) 9.1. Estatuto jurdico da organizao: 10.1. Participantes: (outros parceiros locais que participam na execuo do projecto) 11.1. Data de apresentao do projecto: 2. Resumo do projecto Apresentar nesta seco uma breve descrio do projecto. Incluir todos os elementos/actividades e dados relevantes para a compreenso da operao. Indicar claramente a quem se dirige a operao, quantificar as tonelagens e os beneficirios, indicar os tipos de mercadorias e a localizao geogrfica de execuo. 3. Contexto do projecto

3.1. Introduo: Apresenta nesta seco uma descrio geral da zona ou zonas de execuo, referindo os aspectos geogrficos, demogrficos, econmicos, sociais e culturais, a dimenso de gnero, bem como quaisquer outros antecedentes relevantes que expliquem porque que o projecto necessrio. Fazer uma breve histria da presena da organizao no pas, da sua estratgia global de interveno e das suas actividades actuais. Caso seja relevante, referir outros programas executados na mesma zona de interveno. 3.2. Explicao do problema: Razo que justifica a interveno do parceiro e a prestao de apoio a essa interveno. Descrever os principais problemas identificados, a sua magnitude, prevalncia e impacto socioeconmico na zona de interveno e como que a interveno proposta resolver os problemas identificados. Explicar claramente como que a ajuda alimentar contribuir para a realizao dos objectivos do programa. 4. Descrio do projecto

4.1. IMPACTO (Objectivo global): Indicar o ou os objectivos globais que a operao se prope atingir. A descrio deste ou destes objectivos deve ser acompanhada por indicadores, meios de verificao e pressupostos. 4.2. EFEITO(S) (Objectivos especficos/finalidade): Indicar o ou os objectivos especficos do projecto em termos de benefcios directos derivados do fornecimento dos bens e/ou dos servios previstos na operao para a populao alvo beneficiria. Incluir indicadores, meios de verificao e pressupostos relacionados com os objectivos especficos.

68

Como colaborar com o PAM

Seco 2 / Captulo 2: O acordo financeiro

69

5. Estratgia de promoo da igualdade entre os sexos Descrever a estratgia de promoo da igualdade entre os sexos adoptada pela organizao e no presente projecto. Indicar como que o projecto contribuir para melhorar a situao da mulher (se possvel, relacionar as actividades com os Compromissos Reforados a favor das Mulheres do PAM). 6. Coordenao com as partes interessadas Explicar as medidas tomadas para facilitar a execuo do projecto (autorizaes, compatibilidade com a legislao nacional e as normas locais) e, caso seja relevante, a participao em fruns de coordenao nacionais e locais. 7. Estratgia de encerramento Descrever a estratgia de encerramento do projecto, caso seja necessrio cancelar o projecto antes da data prevista, ou de encerramento normal, no fim do ciclo de vida do projecto. 8. Oramento e recursos necessrios Apresentar uma memria descritiva e justificativa dos custos do programa, referindo os custos para os quais solicitado o apoio do PAM. 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 9. 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. Oramento total da operao: utilizar o modelo de oramento em anexo. Contribuio solicitada ao PAM: Recursos humanos: (suportados pelo oramento da organizao e solicitados ao PAM) Recursos materiais: (suportados pelo oramento da organizao e solicitados ao PAM) Recursos logsticos: (suportados pelo oramento da organizao e solicitados ao PAM) Informaes sobre a organizao Designao oficial da Organizao, endereo, nmeros de telefone e de fax: Pessoa de contacto do programa, nmero de telefone e endereo de e-mail: Objectivos estratgicos/misso da Organizao: reas de trabalho da Organizao:

Anexo 3: Funes do Provedor

Funes do Provedor O Provedor apreciar todas as questes relacionadas com divergncias na aplicao das Disposies de Partilha dos Custos com os Parceiros de Cooperao que forem submetidas sua considerao quer pelo pessoal do PAM, quer por uma ONG. O Provedor s ter em considerao essas questes depois de terem sido analisadas pelo Director no Pas e pelo Director Regional do PAM e de terem sido feitos todos os esforos para resolver as divergncias a esse nvel. O Provedor actuar como um catalisador, facilitando a resoluo satisfatria das questes; para tal submet-las- considerao da Direco do Departamento de Operaes e de outros quadros directivos do PAM, conforme for necessrio para facilitar a resoluo da questo. O Provedor apresentar anualmente ao pessoal do PAM e aos parceiros de cooperao um resumo dos casos que foram submetidos sua apreciao e do seguimento que lhes foi dado. Esse resumo ser publicado no boletim noticioso das ONG.

Fazer um breve historial das reas e dos tipos de operaes executadas anteriormente, das reas de especializao, da colaborao com outras organizaes, das fontes de financiamento anteriores e actuais e de quaisquer outras informaes relevantes para o projecto apresentado. 10. Quadro lgico:
Indicadores de desempenho IMPACTO Meios de verificao Riscos e pressupostos

EFEITO(S)

PRODUTOS

ACTIVIDADES

RECURSOS

CUSTOS

70

Como colaborar com o PAM

Seco 2 / Captulo 2: O acordo financeiro

71

SECO 2 / CAPTULO 3

O acordo escrito

Que tipos de acordos so celebrados entre o PAM e as ONG?


O acordo no terreno (FLA) Um acordo no terreno (FLA) um acordo relativo a um projecto que elaborado para cada um dos projectos em que o PAM e a ONG colaboram na distribuio de alimentos aos beneficirios e para o qual a ONG solicita o financiamento do PAM. O FLA elaborado e assinado pela ONG e pelo escritrio do PAM no pas. No FLA so definidos: os objectivos da parceria; as funes e responsabilidades especficas de cada uma das organizaes; pormenores relativos s quantidades de produtos alimentares, s raes alimentares e aos mecanismos de distribuio; os requisitos em matria de gesto financeira e de apresentao de relatrios; os procedimentos de pagamento. Geralmente, quando a distribuio efectuada por uma ONG, as responsabilidades do PAM sero as seguintes: desalfandegamento e transporte dos produtos alimentares para um armazm (ou vrios armazns) no pas beneficirio; manuteno, fumigao e gesto do armazm em geral; movimentao dos produtos alimentares do armazm at pontos de entrega escolhidos por acordo mtuo (entre o PAM e a ONG); informar o PAM com a maior antecedncia possvel sobre as interrupes da cadeia de distribuio dos alimentos que prev ou de que tem conhecimento. Nos pontos de entrega (que podero ser o local de distribuio ou uma instalao de armazenamento distinta), as responsabilidades da ONG so as seguintes:
Seco 2 / Captulo 3: O acordo escrito

73

recepo, armazenamento e movimentao dos alimentos; distribuio aos beneficirios; acompanhamento e apresentao de relatrios de distribuio.

No Anexo 1 apresentado um modelo de FLA. Na sequncia da consulta anual de 2004 entre o PAM e as ONG, foram apresentadas vrias sugestes de melhoria do FLA destinadas a conferir-lhe mais clareza. Vai ser tambm efectuada uma avaliao da aplicao do acordo no terreno. Memorando de Entendimento relativo s disposies de colaborao um acordo global Ao passo que o Acordo no Terreno um acordo concludo entre a ONG e o escritrio do PAM no pas que diz respeito a um projecto especfico, o Memorando de Entendimento um acordo mais geral, concludo entre a ONG e a Sede do PAM. O primeiro Memorando de Entendimento foi elaborado no fim da dcada de 1990, com o objectivo de ter um efeito catalisador para as duas organizaes, a nvel da Sede e dos pases, no sentido de: iniciarem contactos formais e regulares; trocarem informaes, se e quando for caso disso; colaborarem em operaes no terreno, para o que ser necessrio assinarem um Acordo no Terreno (em funo da natureza da parceria, ver Quadro 1 do Captulo 1 da presente seco). O Memorando de Entendimento estabelece um quadro global de parceria entre o PAM e a ONG, definindo de um modo geral: as reas estratgicas em que as duas organizaes podem colaborar; as reas de responsibilidade de cada uma das organizaes, que reflectem as suas vantagens comparativas; os recursos com que cada uma das organizaes deve contribuir, em termos gerais. CAIXA 5

Memorandos de Entendimento relativos a disposies de disponibilidade imediata (acordos de disponibilidade imediata) Com vista a aumentar a sua capacidade de resposta a emergncias, o PAM celebrou acordos de disponibilidade imediata com vrias ONG internacionais, bem como com organizaes governamentais e comerciais. Ao abrigo destes acordos, o parceiro disponibiliza a curto prazo ao PAM pessoal e/ou equipamento de apoio, em preincpio no prazo de 72 horas. Esses destacamentos tm geralmente uma durao de trs a seis meses. No caso dos destacamentos de pessoal, os indivduos em causa so seleccionados em listas elaboradas pelo parceiro e so cedidos ao PAM. Normalmente recebem formao/instrues do PAM antes de serem destacados. Qualificaes do pessoal destacado O pessoal requisitado com mais frequncia o das seguintes categorias: pessoal de telecomunicaes; pessoal de logstica: chefes de movimento, gestores da frota automvel, encarregados de armazm, tcnicos de operaes areas, comandantes de porto, chefes de comboios de veculos, chefes de oficina, mecnicos; engenheiros civis. Pode ser tambm requisitado pessoal de outras categorias. Exemplos de pacotes de servios (pessoal e/ou equipamento de apoio) disponveis apoio de base aos campos (organizao e gesto das instalaes administrativas, do alojamento e do transporte do pessoal, da restaurao, dos servios de sade, etc., de um novo sub-escritrio sediado num local onde no esto disponveis esses servios); transporte terrestre; transporte areo. Os acordos de disponibilidade imediata so assinados entre a sede do PAM e a sede do parceiro e geridos pela ALITE (Equipa reforada de interveno logstica do PAM). O acordo define as funes e responsabilidades especficas de cada uma das organizaes, o tipo de assistncia que pode ser prestada e as condies aplicveis ao destacamento.

ONG com que o PAM celebrou um Memorando de Entendimento global


Em 2004, o PAM tinha assinado Memorandos de Entendimento globais com as seguintes ONG internacionais: Rede Action Contre la Faim (ACF) Adventist Development and Relief Agency (ADRA) CARE/US CARE/Canada CARE/Australia Caritas Internationalis Catholic Relief Services (CRS) Concern Food for the Hungry International (FHI) German Agro Action (GAA) Lutheran World Federation (LWF) Movimondo-Molisv Save the Children US World Vision International (WVI)

74

Como colaborar com o PAM

Seco 2 / Captulo 3: O acordo escrito

75

CAIXA 6

Anexo 1: Modelo de Acordo no Terreno

ONG parceiras de acordos de disponibilidade imediata em 2005


Danish Refugee Council (DRC) Norwegian Refugee Council (NRC) Swiss Federation for Mine Action (SFMA) RedR Australia

Acordos tripartidos Acordo entre o PAM, o ACNUR e a ONG Em situaes em que necessrio prestar assistncia a refugiados, o PAM colabora estreitamente com o ACNUR. Quando os refugiados so em nmero inferior a 5 000, o ACNUR fornece produtos alimentares, bem como artigos no alimentares; Quando os refugiados so em nmero superior a 5 000, o PAM fornece produtos alimentares e o ACNUR fornece artigos no alimentares. Nos dois casos, so utilizados os servios de um parceiro de cooperao (geralmente uma ONG) para distribuir os produtos alimentares aos beneficirios. Quando o PAM participa na operao (ou seja, se o nmero de refugiados superior a 5 000), o PAM e o ACNUR seleccionam de comum acordo a ONG que distribuir os alimentos e assinado um acordo tripartido entre a ONG escolhida, o PAM e o ACNUR. No acordo tripartido so especificadas as modalidades de distribuio, as responsabilidades do parceiro de cooperao, os requisitos em matria de apresentao de relatrios e outras condies gerais, sublinhando sempre que o parceiro deve prestar contas tanto ao ACNUR, como ao PAM. Anexos: Anexo 1: Modelo de Acordo no Terreno. Anexo 2: Principais elementos de um Memorando de Entendimento global. Outras leituras e referncias: Para o modelo de um Memorando de Entendimento, ver: WFPs Programme Guidance Manual; disponvel em CD-ROM. Pode tambm ser pedido um exemplar do manual a: PGM.HelpDesk@PAM.org. Para mais pormenores sobre os acordos de disponibilidade imediata do PAM, ver: PAM. 2003. Guidelines for Managing Stand-by Partners. Roma. (Ou contactar ALITE@PAM.org ou a Sede do PAM em Roma).

76

Como colaborar com o PAM

Seco 2 / Captulo 3: O acordo escrito

77

78

Como colaborar com o PAM

Seco 2 / Captulo 3: O acordo escrito

79

80

Como colaborar com o PAM

Seco 2 / Captulo 3: O acordo escrito

81

Anexo 2: Principais elementos de um Memorando de Entendimento Global

Esforos conjuntos O PAM e a ONG: colaboram na avaliao das necessidades alimentares, atravs de avaliaes comuns, se possvel, e caso contrrio atravs do intercmbio de informao; colaboram na promoo da participao da comunidade (e especialmente das mulheres) no planeamento, gesto, distribuio e acompanhamento da ajuda alimentar; mantm consultas regulares sobre as possibilidades de simplificao e consolidao dos transportes e da logstica. As propostas de alterao das raes a distribuir a grupos especficos sero debatidas e acordadas entre o PAM e as ONG, em consulta com o Governo e outras partes interessadas. O pessoal do PAM e das ONG ser elegvel para participar nos programas de formao de emergncia organizados pelos dois parceiros, na base da partilha dos custos. Responsabilidades do PAM O PAM responsvel por: mobilizar e entregar os produtos alimentares em pontos de entrega acordados e suportar todos os custos incorridos nesses pontos; mobilizar recursos e pagar s ONG o transporte dos produtos desde os pontos de entrega at ao local de distribuio, a tarifas previamente acordadas (se o ponto de entrega no coincide com o local de distribuio); esforar-se por mobilizar recursos em numerrio destinados a cobrir os custos relacionados com a distribuio e o acompanhamento pelas ONG; manter as ONG informadas sobre a situao da cadeia de distribuio. O PAM responsvel perante os doadores pela utilizao correcta dos produtos. Responsabilidades da ONG A ONG a principal responsvel pela distribuio final e pelo acompanhamento de todos os produtos alimentares entregues pelo PAM e deve prestar contas por esses produtos. Tem as seguintes responsabilidades: distribuir os alimentos equitativamente, com base nas necessidades avaliadas e nos critrios de elegibilidade estabelecidos e de acordo com as polticas, os procedimentos e os planos aprovados de comum acordo; criar um sistema de informao destinado a fornecer ao PAM informao socioeconmica e nutricional, desagregando os dados por sexo, sempre que possvel; apresentar periodicamente ao PAM relatrios financeiros e operacionais elaborados de acordo com o modelo aprovado e com a frequncia acordada a nvel local; disponibilizar a documentao para inspeco e auditoria pelo PAM.

82

Como colaborar com o PAM

Você também pode gostar