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Por el cual se reglamenta la organizacin y manejo de los expedientes

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN En uso de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998, [a Ley 594 de 2000, el Acuerdo 017 de 2001 y,

CONSIDERANDO: Que el articulo 2 de la Ley 594 de 2000 establece en su mbito de aplicacin a la administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que prestan servicios pblicos y los dems organismos regulados por la citada ley. Que el articulo 20 de la ley 594 de 2000 establece "Las entidades pblicas que se supriman o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas". Que el articulo 25 de la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos", seala que el Ministerio de Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentar lo relativo a los tiempos de retencin documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales, asi como reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios pblicos. Que el articulo 11 del Decreto 254 de 2000 "Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional", precepta que el rgano en liquidacin deber entregar a la entidad que se determine, los documentos, archivos magnticos y dems informacin laboral que sirvi de fundamento al clculo actuarial y que ser el soporte para la creacin de la base de datos necesaria para la elaboracin de la nmina de pensionados". Que los operadores del Sistema Genera[ de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolucin de solicitudes pensionales u otras prestaciones peridicas (asignaciones de retiro), estn obligados a organizar sus archivos relacionados con estas solicitudes. Que no existe en la actualidad un procedimiento archivistico para el adecuado manejo, administracin, control, custodia y conservacin de los expedientes pensionales que garantice los derechos pensionales y proteja la informacin que permita definir la existencia del derecho pensional y los recursos destinados para el pago de estos derechos, Por lo tanto se hace necesario expedir reglamentacin en este sentido.

ACUERDA ARTICULO 1, Gestin del Expediente Pensional. Los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolucin de solicitudes pensionales u otras prestaciones peridicas (asignaciones de retiro), adems de las obligaciones propias en el manejo de sus archivos debern regirse por el siguiente reglamento para la adecuada gestin del expediente pensional. ARTICULO 2. Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo y de conformidad con lo establecido en las disposiciones legales vigentes que regulan la materia se entender por: Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en e[ transcurso de su gestin, conservado respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

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Por el cual se reglamenta la organizacin y manejo de los expedientes

Archivo Electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivsticos y reunidos secuencialmente. Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos ). Ciclo vital del documento: Etapa sucesiva por la que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la nformacin que contienen. Conservacin de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo. Descripcin documental: Fase del proceso de organizacin documental que consiste en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripcin y de consulta. Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra guardada de manera analgica (soportes: papel, video, casetes, cinta, pelcula, mcrofilm y otros) en una que solo puede leerse o interpretarse por computador. Disposicin final de documentos: Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de valoracin documental, con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin. Documento electrnico de archivo: Registro de la informacin generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vita; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos. Expediente: Undad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcional mente por una instancia productora en la resolucin de un mismo asunto. Expediente Pensional: Es aquella unidad documental compleja, donde se ordenan y conservan de manera cronolgica el conjunto de documentos con los que se pretende el reconocimiento del derecho a una prestacin econmica aportados por ei interesado, entidad o institucin y los operadores del Sstema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolucin de solicitudes pensionales u otras prestaciones peridicas (asignaciones de retiro), Inventario documental: Instrumento de recuperacin de informacin describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Organizacin documental: Proceso archivstico orientado a la clasificacin, ordenacin y la descripcin de los documentos de una institucin. que

la

Ordenacin documental: Fase del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificacin. Operadores del su cargo la resolucin (asignaciones de retiro): que tienen a su cargo peridicas (asignaciones Sistema General de Pensiones: y las entidades que tienen a de solicitudes pensionales u otras prestaciones peridicas Operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades la resolucin de solicitudes pensionales u otras prestaciones de retiro) en todos los rdenes, estn o no en liquidacin, que
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Por el cual se reglamenta la organizacin y manejo de [os expedientes

tengan a su cargo el reconocimiento y/o pago de pensiones o asignaciones de retiro, bien sea en calidad de empleadores o de administradores, los fondos cuenta, compaas de seguros que otorgan y pagan rentas vitalicias inmediatas, diferidas y cualquier otra modalidad establecida en la ley. Registro de aportes: Es un archivo magntico donde se registran todas las cotizaciones y/o aportes realizados por los afiliados al Sistema General de Pensiones. Retencin documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o del archivo central, tal como se consgna en la Tab[a de Retencin Documental. Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una unidad administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica.

ARTICULO 3. Caracteristicas Pensional son:

del expediente

Pensional:

Las caractersticas

del expediente

Integridad: El expediente tipos documentales relacionados cualquier prestacin econmica.

Pensional se conforma por todos los documentos o con una misma persona y que sirven para decidir

Secuencialidad: Los documentos o tipos documentales del expediente Pensional deben ordenarse de manera cronolgica, atendiendo los procesos que se surten en cada trmite de la prestacin econmica. Racionalidad tcnica, juridica y administrativa: Aplicacin de criterios tcnicos, jurdicos y administrativos en la organizacin del expediente pensional evidencindose en forma lgica, clara y completa e[ desarrollo y trazablidad del proceso. Requisitos de la norma NTC-15489. Adems de las anteriores caractersticas, se deben tener en cuenta las establecidas por la norma NTC 15489 como son: autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad, conformidad yexhaustividad.

ARTICULO 4. Tipos documentales Descripcin tem 1 Cdigo RCN RCM RCD PEB DDI FAD DEX CER CSC

que conforman

el expediente

pensional.

Tipo Documental Registro civil de nacimiento Registro civil de matrimonio Registro civil de defuncin Partidas eclesisticas (de bautismo, de matrimonio) quienes hayan nacido hasta el 15 de junio de 1938) (para

2
3 4 Documentos generales 5 6 7 8

Documentos de identidad (Cdula de ciudadania, cdula de extranjera, TI, pasaporte, NUIP, - fotocopia) Formato de actualizacin de datos Declaraciones extra juicio (Intencin de retire madre de hijo invlido, no pensin, no trmite de pensin en otro fondo, dependencia econmica, convivencia, aire retroactivo) Certificaciones (de alto riesgo, de Subsidios por Incapacidad, de escolaridad, otras) Certificacin de semanas cotizadas

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CFS REP DBP AAR FEP

1-2-3B), Certificacin de tiempo de servicIo (formato Certificacin expedida por plantel educativo en donde indique que el texto publicado por el causante fue adoptado para consulta o enseanza. (ley 33 de 1985), Certificacin de Registro de Derecho de autor Certificacin de factores saiariales. Reportes de consulta (OBP, RUAF, FOMAG, otros sistemas de informacin) Documentos relacionados con la emisin, expedicin y pago del bono pensional. Acto administrativo del retiro del servicio oficial. Formulario que establezca la EPS a la cual desea ser vinculado (no es cotizante, ni beneficiario) Certificacin expedida por la EPS en la que indique fecha de afiliacin, estado de la afiliacin y el IBC de cotizacin al rgimen contributivo de Salud. Solicitudes de prestacin econmica (vejez, gracia, invalidez, sobrevivencia, auxilio funerario, indemnizaciones) Poderes (si se acta mediante representante) Autorizaciones Sentencia de Curaduria Acta de posesin y discemimiento del Curador Tarjeta Profesional de Abogado Dictamen de prdida de capacidad laboral (para pensiones especiales, invalidez, beneficiarios de sobrevivientes) Acto Administrativo o documento mediante el cual el empleador reconoce una pensin de jubilacin debidamente ejecutoriado (pensin compartida) (fotocopia) Actos administrativos o documentos de trmite Acto administrativo o documento que resuelve de fondo la I oeticin. Derechos de peticin relacionados con la solicitud prestacional Notificaciones Proyecto de acto administrativo de cuota parte Pensional Comunicaciones (de consultas, de citacin, de solicitud de documentos, de respuestas a consultas, de aceptacin u obiecin de cuotas partes pensinales) Constancia acto administrativo ejecutoriado Recursos de Reposicin, Apelacin y queja. Fallos de tutela ejecutoriados Sentencias judiciales ejecutoriadas Concepto favorable del Ministerio de la Proteccin Social para conmutacin Pensional. Memorial de designacin presentado en vida por el pensionado ante la entidad, de beneficiarios de ley con los documentos que los acredite como tal (ley 44/1980 y 1204/2008). Comunicacin de aprobacin conmutacin Pensional. Clculo Actuarial para

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RCS

17 18 19 20 21 22 23

SPE POD AUT SCU APC TPA DPC

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AAE AAT AAP DOP NOT PAA COM CAE RAQ FTE SJE CCP

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CRV ARP DCI SAl FDD PAP DIC DSC CAP FGF CRl

Documentos vitalicia

relacionados con la contratacin

de una renta

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Pensin Invalidez 1 2 1 Sobrevivencia 2 Indemnizacin sustitutiva de veiez Pensin de gracia 1 2

Contrato o documento de aceptacin del retiro programado. Dictamen de revisin de calificacin de invalidez Documentos relacionados con la Solicitud realizada por las AFPS a las Aseguradoras previsionales de la suma adicional, en caso de pensiones de invalidez v sobrevivientes en el RAIS Formulario de defuncin trabajador activo) (formato DANE, por muerte del

Publicacin de aviso de prensa por fallecimiento del causante. Sobrevivencia Declaracin de imposibilidad para cotizar en pensin Declaracin bajo gravedad de juramento de honradez, consagracin y buena conducta. (articulo 4, Ley 114 de 1913) Certificado de antecedentes Procuradurla. Factura de gastos funerarios disciplinarios emitido por la

3
Auxilio funerario 1 2

Certificado de existencia y representacin legal de la entidad que prest los servicios funerarios, si es persona jurldica.

ARTICULO 5. Organizacin del Expediente Pensional. Los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolucin de solicitudes pensionales u otras prestaciones peridicas (asignaciones de retiro), debern, en relacin con el expediente pensional, realizar las acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin, control y actualizacin de los documentos que conforman dicho expediente. Se deber incluir una hoja de control para registrar los documentos que conforman el expediente pensional. Pargrafo: las entidades pblicas y privadas que prestan servicios como administradoras de pensiones debern implementar la hoja de control que se regula mediante el presente Acuerdo. Este formato podr ser adaptado de acuerdo con las particularidades de cada entidad, adicionando los campos que requiera, sin suprimir los Inciuidos. ARTICULO 6. Consulta del Expediente Pensional. Los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolucin de solicitudes pensionales u otras prestaciones peridicas (asignaciones de retiro), debern facilitar el acceso y entregar la informacin requerida a los usuarios que respecto de su propia Informacin acrediten un inters legtimo y a las autoridades que tengan acceso por ley a dicha informacin manteniendo la reserva legal a que haya lugar. ARTICULO 7. Proteccin del Expediente Pensional. Los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolucin de solicitudes pensionales u otras prestaciones peridicas (asignaciones de retiro), debern implementar medidas y mecanismos apropiados para proteger los documentos del expediente pensional, asumiendo la responsabilidad juridica en la administracin y conservacin de los mismos, cualquiera que sea su titularidad. Pargrafo: Las Entidades pblicas y privadas que prestan servicios como administradoras de pensiones podrn utilizar medios tecnolgicos como la digitalizacin para generar una copia digltal o virtual del expediente con fines de consulta y proteccin, sin que por este hecho se entienda que puede eliminarse el expediente fsico.

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Por el cual se reglamenta la organizacin y manejo de los expedientes

ARTICULO 8. Disposicin Final del Expediente Pensional. Los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolucin de solicitudes pensionales u otras prestaciones peridicas (asignaciones de retiro) debern realizar el proceso de valoracin del expediente pensional en cualquier etapa y registrarlo en las respectivas Tablas de Retencin y/o Valoracin Documental con el fin de determinar un mecanismo apto para su conservacin y reproduccin y definir su disposicin final. ARTICULO 9. Tiempo de retencin del expediente pensional: El tiempo de retencin documental para el expediente pensional ser mnimo de veinte (20) aos, contados a partir de la fecha en que se extinga el derecho a la prestacin por cualquiera de las causales de ley. ARTICULO 10. Periodo de ajuste para la aplicacin del procedimiento: Los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolucin de solicitudes pensionales u otras prestaciones peridicas (asignaciones de retiro) a travs de sus comits de archivo o de las dependencias que hagan sus veces debern ajustar en el trmino de 1 ao sus procesos y procedimientos a lo regulado en el presente Acuerdo. Pargrafo transitorio: Las entidades en liquidacin que deban hacer entrega de los expedientes pensionales a la Unidad de Gestin Pensional y Parafiscales - UGPP y a ia Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, debern acordar con el Archivo General de la Nacin un procedimiento especial para la entrega de sus archivos, sin perjuicio de las entidades que reciban los expedientes pensionales de adecuarse a las normas contenidas en el presente acuerdo. ARTICULO 11. Expediente electrnico. Los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolucin de solicitudes pensionales u otras prestaciones peridicas (asignaciones de retiro) podrn implementar procedimientos tcnicos para la gestin del expediente pensional de manera electrnica, asegurando el control de los documentos que lo conforman mediante mecanismos de foliado electrnico o cualquier otro de reconocida eficacia probatoria, sin pe~uicio de la conservacin fsica en los trminos del artculo 9 del presente Acuerdo. Pargrafo: Mientras se implementa el manejo del expediente electrnico en su totalidad, se podr llevar un sistema hbrido de combine la gestin fsica y electrnica del mismo, siguiendo los parmetros que para el efecto establezca el Archivo General de la Nacin ARTICULO 12. Supervisin y control sobre las administradoras privadas de pensiones. El Ministerio de la Proteccin Social y la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de sus competencias vigilarn el debido cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Acuerdo respecto de las entidades objeto de supervisin y control. ARTICULO 13. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin.

PUBLaUESE Dado en Bogot D.C., el

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MA~~ioRZANO 'f'residente

CARLOS A ..~p TA CARDEN Secretario Tec co

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\ Proyect: Eisa Moreno Sandava! ~ GJC, Oiga Yaneth Sandaval Gmez - GIV . WlIiam Manuel Martnez Jimnez ~ DCD. Revis: Claudia Factor Lugo - Secretaria General Archivado en: Direccin General

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Instructivo Diligenciamiento Hoja de Control Expedientes Pensionales

De acuerdo con lo establecido en el Artculo 5 del Acuerdo 06 de 2011, por el cual se reglamenta la organizacin y manejo de los expedientes pensionales, el Archivo General de la Nacin, elabor el siguiente modelo de Hoja de Control para el Expediente Pensional con el propsito de lograr el control adecuado de los tipos documentales que conforman dichos expedientes. Los campos incluidos en este modelo corresponden a los mnimos que debern ngresarse, dando la oportunidad a las entidades de acuerdo con sus propias necesidades de incluir aquellos adicionales que estimen convenientes.

CONVENCIONES

identifique en la relacin de Tipos Documentales del Acuerdo, el cdigo del tipo documental que se incluye. Incluya aqu de acuerdo con el listado anexo a la hoja de control el tipo documental. Ej: Si est ingresando una comunicacin de respuesta a una consulta, registrelo como comunicacin y breve descripcin de la misma. Ingrese la fecha en la cual fue radicado el Tipo Documental Ingrese la cantidad de folios (incluyendo anexos) que Componen el documento que ingresa.

Diligencie a lpiz el numero de folio de inicio y el numero de folio final correspondientes

>G... :./';. FVN~ONARIO QUE

a la foliacin del Expediente.

Registre el nombre claro del funcionario de la Entidad que recibe el documento y lo ingresa en el expediente.

Do,~UMENTO
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OBSERVACIONES:

Ingrese en este campo cualquier observacin que tenga sobre los documentos o el estado de los mismos.

HOJA DE CONTROL EXPEDIENTES PENSIONAlES

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Elabor: Cargo: