CONSEJOS PARA IDENTIFICAR Y APLICAR INDICADORES

La identificacin de los indicadores la podemos ver en la siguiente figura, la cual esta basada en el ciclo PHVA.

MODELO DE ADMINISTRACIN Y MEJORA DE SISTEMAS / PROCESOS

1 2 3 4

Diseo o estructuracin del Proceso

Definicin de Indicadores

Implantacin del Proceso

Medicin del Desempeo

Procedimientos
6

Acciones Correctivas y Preventivas

Ciclo de Adecuacin y Control

5

Mejora e Innovacin Ciclo de Mejora Continua

Oportunidades
7

Anlisis del Desempeo

Ideas

Comparacin con las Mejores Prcticas HACER ESTUDIAR ACTUAR

PABLO RIVEROS

PLANEAR

Sigamos los cuadros que estn numerados desde 1 hasta 8: Cuadro No. 1: Corresponde al diseo o estructuracin del proceso que usualmente forma parte del mapa de procesos y suele estar identificado con una caracterizacin, la cual incluye los objetivos que se pretenden alcanzar. Cuadro No. 2: Corresponde a la definicin de los indicadores que deben ser la base para realizar la medicin del proceso frente a los objetivos propuestos para el mismo. Como puede verse, la definicin de los indicadores forma parte de la planeacin del proceso. Cuadro No. 3: Corresponde a la implantacin o realizacin del proceso. Es en esta fase en donde los procedimientos constituyen un apoyo para la ejecucin y deberan indicar la informacin que se debe ir capturando. Cuadro No. 4: Medicin del proceso: La informacin que proviene de la implantacin del proceso debe ser una informacin orientada a medirlo y resultante de las funciones propias de la realizacin del proceso. Cuadro No. 5: Anlisis del desempeo: Con la informacin obtenida en la medicin del proceso se procede a su anlisis, a fin de establecer si es necesario tomar acciones ya sean para mantener el control actual del proceso, si se estn superando las metas

establecidas, o actuar de forma correctiva o preventiva segn sea aplicable, utilizando para ello las tcnicas de solucin de problemas que ms convengan (cuadro No. 6.). Cuadro No. 7: Cuando se tiene asegurada la buena gestin, normalmente reflejada en superar metas bien establecidas, llegarse a mejoramientos importantes si realizamos comparacin con las mejores prcticas. Cuadro No. 8: El resultado de la comparacin con las mejores prcticas, evidenciando cmo se realizan stas nos puede llevar a establecer una nueva planeacin del proceso, seguramente con nuevos indicadores y continuar con el ciclo PHVA, como se puede ver en la siguiente figura:

INDICADORES?
Quien pierde el control... lo pierde todo!

Marco Conceptual El proceso de formular el futuro y alinear toda la Organizacin hacia el cumplimiento de su Misin y el logro de su Visin no tiene ningn sentido si no se tiene un sistema de medicin que nos permita saber si vamos en el rumbo correcto o si es necesario corregir desviaciones. Lo que no se puede medir no se puede controlar. Si no medimos lo que estamos haciendo, nuestra gestin se reducir a opiniones, suposiciones, creencias, pareceres, etc. y entonces nuestras decisiones tendrn unas bases muy dbiles. La medicin es un componente crtico de cualquier sistema de gestin. Para establecer el sistema de medicin lo primero que debemos decidir es qu clase de indicadores se van a utilizar. Un INDICADOR describe cuantitativamente los resultados reales de una actividad o conjunto de actividades (procesos). Los indicadores generalmente se expresan en una frmula matemtica (ndice) que compara dos o ms variables de la actividad o del proceso. Los objetivos expresan los resultados deseados los indicadores muestran los ; resultados reales . Cantidad, calidad y tiempo son las variables ms frecuentes, tanto para fijar los objetivos como para determinar los indicadores. En sntesis, los indicadores estn estrechamente ligados a los objetivos y bsicamente se usan las mismas variables para expresarlos.

INDICADORES

Q U S O N?

v Son la descripcin cuantitativa de los resultados reales de una actividad o conjunto de actividades, en un perodo de tiempo determinado. v Son instrumentos de medicin, generalmente matemticos, que indican, en forma precisa, en un momento especfico, la situacin de las variables que se estn midiendo.

PARA QUE SIRVEN?

v Para medir el avance de los procesos hacia el logro de los objetivos v Para comparar los resultados reales de los procesos productivos con los resultados deseados y establecidos en los objetivos. v Para atender, de manera equilibrada, los proceso internos y los resultados externos v Para clarificar, concentrar, simplificar, operacionalizar y respaldar la Visin, la Misin y la Estrategia. v Para percibir las interacciones (pensamiento sistmico) de hechos y personas, de cosas y procesos, con el fin de dirigir y controlar efectivamente cada proceso, rea o Subsistema, y la Organizacin, como un todo integral e integrado.

PUNTOS DE REFERENCIA DE LOS INDICADORES DE GESTION

CONTRA

INDICADOR DEL DESEMPEO

CONTRA

HISTORICO
ESTE MES VS. MISMO AO ANTERIOR. AO A LA FECHA VS. AO ANTERIOR A LA FECHA. PRONOSTICO DEL AO VS. AO ANTERIOR.
PERS

METAS
ESTE MES VS. PRESUPUESTO METAS DEL MES. AO A LA FECHA VS. PRESUPUESTO AO. ESTE MES/AO VS. ESTANDARES DE LA INDUSTRIA. (BENCHMARKING).

CARACTERISTICAS DE UM BUEN INDICADOR?

Relevante: Para medir el desempeo en cuanto a eficacia o eficiencia Cuantificable Claro: Expresado en un lenguaje entendible Preciso: Que no tenga lugar a diferentes interpretaciones Confiable: En relacin con su metodologa de obtencin Altamente correlacionado con los atributos directos que se desean medir Auditable: Que pueda ser controlable.

Con respecto a qu mide un indicador, lo ms general es que mida eficacia o eficiencia. Eficacia: Esta en funcin de los resultados alcanzados. La medicin de eficacia es una medicin de resultados. Eficiencia: Esta en funcin de los recursos utilizados para logra los resultados.

LO INDICADORES CONSTITUYEN EL PRODUCTO FINAL MS VALIOSO PARA LA ORGANIZACIN, YA QUE PERMITEN EVALUAR EL COMPORTAMIENTO EMPRESARIAL E IR CREANDO FUTURO