Contabilidad computarizada.

Introduccin, generalidades y definiciones

Lecciones
1. Concepto de contabilidad. Cmo se inici la contabilidad. Quin debe llevar la contabilidad 2. Importancia del estudio de la contabilidad. El principio de la partida doble. Documentos fuente 3. Qu es una persona natural. Persona jurdica. Comerciantes. Caractersticas legales 4. La empresa. Clasificacin y caractersticas 5. Principios de contabilidad generalmente aceptados 6. Activo, pasivo y patrimonio. La ecuacin contable y sus variaciones. Ilustracin 7. Las cuentas. Partes de una cuenta. Ejemplos de cuentas. El ciclo contable 8. Principales libros de contabilidad. Libro diario. Asientos contables 9. El Mayor en T. La mayorizacin. Balance de comprobacin 10. Hoja de trabajo como herramienta para elaborar los estados financieros

1. Concepto de contabilidad. Cmo se inici la contabilidad. Quin debe llevar la contabilidad

Introduccin Modernamente se concepta a la Contabilidad como el lenguaje de los negocios o el termmetro de la economa por cuanto se constituye en un soporte muy importante para todas las actividades de comercio o de servicio que realizan las empresas y los diferentes entes contables, nuestro propsito en el presente curso va orientado a saber: Qu es la Contabilidad Conocer quienes deben llevar Contabilidad

Saber el trminos generales como se clasifican las empresas Identificar de forma clara los diferentes tipos de negocios

Evaluar la importancia de la Contabilidad para una adecuada toma de decisiones Cumplir con las obligaciones tributarias impuestas en cada estado

Conocer el manejo adecuado de Microsoft Excel para los fines de la Contabilidad Cumplir con las obligaciones de los entes contables en las fechas programadas Concepto de Contabilidad Contabilidad es la ciencia que recopila informacin mediante documentos fuente, los cuales deben ser analizados y clasificados para luego registrarlos dando inicio al proceso contable cuyo resultado es el de proveer informacin para una adecuada toma de decisiones. Sobre este concepto no existe una definicin universalmente aceptada. Como se inici la Contabilidad Debemos destacar tres perodos claramente definidos que son: 1. Perodo emprico, que comprende las primeras manifestaciones de la Contabilidad, hasta el ao de 1494, aqu se destacan las primeras necesidades del ser humano de conocer y controlar su economa pues aparecen los primeros comerciantes; en principio la contabilidad era una simple retencin mental para identificar la posicin deudora o acreedora frente a terceras personas, pero esto no resultaba eficiente, pues la memoria es frgil y se tena que pensar en algn tipo de registro donde queden asentados por escrito los diversos actos de comercio o de intercambio de aquel entonces. Por sta razn se tuvo que recurrir a prcticas escritas sobre planchas, papiros, tablillas, etc. con el objeto de guardar una memoria de las diversas transacciones, sta prctica lleg a su mxima expresin en el imperio romano donde ya existan libros para registrar los cobros y pagos principalmente. Sin embargo sta ayuda memoria no resultaba del todo eficiente ya que se trataba ms de una narracin que representaba los acontecimientos econmicos aisladamente y dejaba algunos espacios en blanco para luego cerrar las operaciones abiertas en cada da, es decir se trataba de una partida

simple que no relacionaba unos hechos con otros, es decir era insuficiente para atender las diversas necesidades de informacin. 2. Perodo clsico, ste perodo va desde 1494 hasta 1914 y se destacan las diversas escuelas contables clsicas. Es precisamente en 1494 que aparece la obra de Fray Lucas Pacciolo, titulada Suma de aritmetica geometria proportioni et proporcionalita, en donde se menciona por vez primera La partida doble y sienta las bases para el desarrollo de la Contabilidad. La partida doble es un sistema que controla los dos aspectos que se conjugan en toda transaccin econmica, o dicho de otra forma la causa y el efecto de todo acto de comercio, esto implica un cargo (anotacin en el debe) y un abono (anotacin en el haber), los libros utilizados se perfeccionan, se empieza a utilizar un libro para anotar las memorias de las transacciones a manera de borrador, luego estos hechos son registrados en el libro diario con doble registro para posteriormente asentarlos en el libro mayor, es decir ya se tiene una coordinacin de los hechos contables. Entre las principales escuelas contables clsicas tenemos:

La La La La La

escuela escuela escuela escuela escuela

contista de Edman Degranges lombardo-austriaca de Francesco Villa personalista de Giussepe Cerboni materialista de Fabio Besta hacendalista de Giovanni Rossi

3. Perodo cientfico, que comprende desde 1914 hasta nuestros das y se destaca el estudio de las doctrinas de varios pases, entre ellos: Italia, Francia, Alemania, Portugal, Espaa, Argentina, Uruguay, Brasil y Estados Unidos. Cada pas a traves de varios representantes, ha contribuido al enriquecimiento de esta ciencia aportando importantes teoras econmicas, ste proceso continua hasta nuestros das. Quienes deben llevar Contabilidad? Dependiendo de la poltica de cada pas esto puede variar, en el caso de Ecuador estn obligadas a llevar Contabilidad todas las empresas, tengan o no fines de lucro, adems una persona natural, debe llevar contabilidad exclusivamente cuando cumpla con cualquiera de las siguientes condiciones: Opere con un capital propio superior a los USD 60.000 (al inicio de sus actividades econmicas o al 1ro. de enero de cada ejercicio impositivo). Tenga ingresos brutos anuales de su actividad econmica (del ejercicio fiscal inmediato anterior), superiores a USD 100.000

Tenga costos y gastos anuales, de su actividad empresarial (del ejercicio fiscal inmediato anterior), superiores a USD 80.000. En caso de personas naturales que se dediquen a la exportacin de bienes debern obligatoriamente llevar contabilidad, independientemente de los lmites antes indicados. La contabilidad debe ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un contador legalmente autorizado. ACLARACIN: Desde el ao 2000, la moneda que se maneja en Ecuador es el dlar de los Estados Unidos de Amrica, por esta razn muchas de las citas, ejemplos y transacciones sern hechas en esta moneda. volver al ndice

2. Importancia del estudio de la contabilidad. El principio de la partida doble. Documentos fuente

Importancia del estudio de la Contabilidad La Contabilidad en la actualidad como herramienta que suministra informacin a las diferentes empresas y entes financieros tiene especial importancia en razn de que es necesaria para la toma de decisiones dentro del aspecto econmico, muchas de estas decisiones pueden influir en la expansin de una empresa, creando nuevas fuentes de trabajo, otras pueden dar lugar a la concesin de nuevos crditos para la banca, fortaleciendo y ampliando de esta forma el sistema econmico de un estado o de una regin. Es posible llevar la Contabilidad desde un pequeo negocio, hasta la administracin de todo un estado, es decir es aplicable a todo agente econmico, de hecho muchos profesionales, hoy en da ven la necesidad de conocer ms a cerca de esta ciencia con el fin de estar al da en el clculo de sus impuestos por ejemplo, saber concretamente la evolucin de su patrimonio y conocer si en su gestin estn obteniendo resultados positivos. El principio de la partida doble No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor

Este principio contable es fundamental para una correcta interpretacin de las transacciones que se realizan en las empresas, o entre individuos y significa que se recibe algo a un valor econmico determinado igual a un valor que entrega, por ejemplo: una empresa adquiere un vehculo y por este bien debe pagar su justo precio; es decir ingresa el vehculo que pasa a ser propiedad de la empresa y a cambio paga un precio pactado, el cual puede ser de contado o a crdito, es necesario identificar en esta transaccin dos partes: la parte deudora y la parte acreedora; la parte deudora es la empresa que adquiere el vehculo, pues adquiere el bien y tiene ahora una deuda, la parte acreedora es la empresa que ha vendido el vehculo y por tanto es acreedor al pago que debe satisfacer la empresa que compr el este bien, para perfeccionar la transaccin intervienen diferentes documentos que se denominan documentos fuente. Para ejemplificar este principio de una forma ms sencilla, se puede citar algunos casos que como individuos tambin necesitamos realizar a diario, por ejemplo cuando salimos de casa y necesitamos tomar un medio de transporte para trasladarnos a otro lugar, necesitamos pagar ese servicio, entonces aqu tambin debemos identificar el doble sentido de la transaccin: 1.- Que recibimos, recibimos el servicio de transporte y 2.- Que entregamos, debemos entregar un valor igual que compense este servicio y que est regulado por las autoridades o la costumbre de cada regin. Si nos podemos analizar detenidamente, siempre estamos realizando transacciones todos los das, cuando necesitamos alimentarnos por ejemplo, escogemos un local donde brinden este servicio, identificamos las dos partes de la transaccin: 1.- Deudor, nosotros quienes solicitamos el servicio. 2.- Acreedor, el dueo del local, al cual debemos pagar por dicho servicio. Es importante anotar que por ms simple o sencilla que sea una transaccin se debe dejar constancia por escrito mediante un documento del hecho acontecido, anotando lugar y fecha, cantidad, detalle del bien o servicio adquirido, el valor correspondiente, el impuesto (si es procedente) y el valor total de la transaccin, stos

documentos servirn posteriormente como prueba de que se realiz una transaccin. Documentos fuente Son documentos que proveen la fuente de informacin para conocer el tipo de transaccin que se realiz entre dos partes en una fecha determinada. En forma generalizada se considera a la factura como uno de los principales documentos fuente para toda contabilidad, en el caso de Ecuador, el Servicio de Rentas Internas ha dispuesto que toda factura debe cumplir con el reglamento de facturacin vigente y que se resume en la siguiente grfica:

[1] Como podemos observar, todas las facturas que se emitan en el pas deben cumplir todos estos requisitos para que el documento sea vlido, caso contrario no puede ser considerado como sustento de la transaccin. Existen otros documentos fuente que normalmente acompaan a las facturas como son los cheques, comprobante de retencin, comprobante de egreso, etc. Todos en conjunto respaldan las transacciones efectuadas. Dentro de la Contabilidad existen variados documentos que tambin sirven de fuente de informacin como son: contratos de prestacin de

servicios, contratos de arrendamiento de bienes inmuebles, contratos de compra-venta de vehculos, roles de pago, planillas de servicios bsicos, estados de cuenta, notas de dbito, notas de crdito, documentos nicos de importacin, formularios para la declaracin de impuestos, planillas del seguro social, vales de caja chica, etc. A los documentos antes mencionados se agregan otros registros o libros propios de la Contabilidad, como son: libro de compras, libro de ventas, libro diario, libro mayor, registro de inventarios, etc. Toda esta documentacin debe ser guardada y archivada en orden para facilitar su manejo y manipulacin ya que en cualquier momento se necesita hacer cualquier consulta sobre tal o cual transaccin realizada. Existen determinados documentos fuente que tienen su propio reglamento o deben sujetarse a determinadas leyes, segn la legislacin de cada pas, un ejemplo de esto lo constituye la Ley de cheques, Ley de aduanas, Ley de rgimen tributario interno, por nombrar unos cuantos. De modo que la observancia de estas leyes nos ayudan a manejar adecuadamente los documentos segn los lineamientos destinados para cada caso. Desde la ms remota antigedad, hasta nuestros tiempos se ha venido utilizando el papel para la confeccin de los distintos documentos utilizados no solo para la Contabilidad, sino tambin para otros propsitos, sin embargo con el objeto de cuidar los pocos bosques que nos quedan, modernamente se est implementando documentos electrnicos, que son igualmente vlidos y que disponen de ciertas seguridades que los hacen mas confiables que los documentos de papel, de hecho en algunos pases esta prctica es muy comn, ste hecho demuestra que a futuro continuaremos llevando registros electrnicos tanto de datos como de documentos como respaldo de nuestros actos de comercio o transacciones. [1] http://www.sri.gov.ec/sri/documentos/compartido/gen--000761.pdf

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3. Qu es una persona natural. Persona jurdica. Comerciantes. Caractersticas legales

Persona natural Se define como persona a cualquier individuo de la especie humana, cualquiera que sea su edad, condicin o sexo. Una persona natural puede ejercer actos de comercio siempre que haya cumplido su mayora de edad y no tenga impedimento para realizar esta actividad. Persona Jurdica Se considera como persona jurdica a la reunin de dos o ms personas naturales que constituidas legalmente obtienen personera jurdica; es una entidad ficticia que tiene capacidad para ejercer sus derechos y contraer obligaciones, puede funcionar con un nombre comercial o Razn Social. Comerciantes De acuerdo con el Cdigo de Comercio del Ecuador (Art. 2), se define como comerciantes a todas aquellas personas que teniendo capacidad para contratar, hacen del comercio su profesin habitual. Se entiende como capacidad para contratar aquellas personas que gozan de todas las garantas y de la confianza de quienes ejercen con ellos actos de comercio, en algunos casos existen personas que no pueden ejercer el comercio como por ejemplo los clrigos y las personas consideradas clnicamente como ebrios consuetudinarios. Caractersticas legales Para garantizar que los actos de comercio se lleven de una forma organizada, la sociedad ha considerado oportuno dictaminar ciertas leyes que regulen este tipo de actividades, es as como se acepta la existencia de una Ley de compaas, un Cdigo de Comercio, un Cdigo de Comercio y ms leyes afines con las actividades que realizan los comerciantes. Desde la antigedad, las personas han considerado conveniente asociarse entre s con objetivos comunes para obtener mejores resultados y el comercio no es una excepcin, es as como dos o ms personas se asocian, obtienen personera jurdica y pueden constituirse como compaa. Una vez que se constituye una compaa, se entiende que se debe realizar un contrato por el cual dos o ms personas unen sus capitales o negocios para emprender en operaciones mercantiles y participar de sus

ganancias o utilidades; ste contrato se entiende debe respetar los lineamientos legales y acogerse a lo que disponen los distintos cdigos de comercio, leyes, convenios y disposiciones de cada pas. Cuando se haya cumplido con todas las disposiciones legales para constituir una compaa o empresa se puede empezar a ejercer las operaciones comerciales o transacciones mercantiles, que no es otra cosa que el intercambio de bienes, valores y servicios entre dos partes, con el objetivo de satisfacer las necesidades de las personas que viven en una sociedad. De acuerdo a los documentos que se utilicen para los actos de comercio, stos tambin deben acogerse a ciertos reglamentos o leyes, modernamente no se puede aceptar que una transaccin pueda estar respaldada con una factura que no cuente con el nmero de autorizacin emitido por el respectivo Servicio de Rentas Internas o la entidad que ejerza el control de los impuestos en cada pas. Igualmente cabe mencionar que los pagos y emisin de cheques tambin se someten a las disposiciones de la Ley de cheques o si se realizan transferencias va electrnica, stos tambin deben cumplir ciertos protocolos de seguridad para poderlos realizar. Las personas que se dediquen a llevar Contabilidades o realizar la Contabilidad para alguna compaa o entidad deben cumplir el cdigo de tica del Contador Pblico, el mismo que se basa en dos partes: 1.- Postulados generales.- Estn constituidos por los enunciados fundamentales y morales de la tica profesional del contador, entre estos podemos mencionar los siguientes: integridad, independencia, objetividad, confidencialidad, conducta tica, normas tcnicas y capacidad profesional. 2.- Normas ticas.- Son las ampliaciones o aplicaciones en detalle de uno o ms postulados generales, entre stas podemos mencionar: Confidencialidad; Integridad, objetividad e independencia; divulgacin y solicitacin; tica a travs de las fronteras internacionales; condiciones para sustituir a un Contador Pblico Independiente, entre otras. Secreto Profesional.- Exceptuando una orden de autoridad competente, los contadores estn obligados a guardar estricta reserva respecto de las operaciones que registren, de las que se informen o de aquellas en las que intervengan, as como de la forma y condiciones en que hayan

actuado los administradores o tcnicos de las empresas donde hayan prestado o estn prestando sus servicios. Por lo antes expuesto, es siempre necesario mantenerse en conocimiento e informado para cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias para cada caso, y de esta forma evitar problemas que puedan complicar la situacin personal o de la compaa para la cual se presta los servicios. El acatamiento de las leyes siempre nos traer la satisfaccin del deber cumplido. volver al ndice

4. La empresa. Clasificacin y caractersticas

La empresa Se define a la empresa como una entidad o compaa que est compuesta por capital y trabajo, con el objetivo de desarrollar actividades productivas, de comercializacin, de prestacin de servicios y otras actividades para beneficio de la colectividad. Clasificacin Actualmente existen varios criterios para clasificar a las empresas, entre los principales tenemos los siguientes: Por su naturaleza: Se clasifican en industriales, comerciales y de servicios. Empresas industriales se consideran aquellas que se dedican a la transformacin de materias primas en productos terminados, por ejemplo una fbrica que transforma la madera en un producto acabado como es el papel. Empresas comerciales son las que se dedican a la compra y venta de productos elaborados y se convierten en intermediarias entre productores y consumidores, por ejemplo una comercializadora de llantas de vehculos, compra el producto a los fabricantes y los vende a los consumidores finales. Empresas de servicios son aquellas que se dedican a prestar un servicio a la colectividad, por ejemplo una empresa area que ofrece servicios de

transporte areo, puede ser tambin una clnica, que presta servicios hospitalarios o de salud. Por el sector al que pertenecen: Bsicamente podemos clasificarlas en pblicas, privadas y mixtas. Las empresas pblicas son las que pertenecen al Estado, es decir el capital es del sector pblico, como ejemplo podemos citar las empresas de telecomunicaciones, de agua potable, de energa elctrica, etc. Las empresas privadas estn formadas con capitales del sector privado, es decir por personas naturales o personas jurdicas, por ejemplo una imprenta, una papelera, un restaurante, una empresa de compra y venta de vehculos, etc. Las empresas mixtas o de economa mixta, son aquellas cuyo capital pertenecen tanto al sector pblico como al privado, por ejemplo empresas de explotacin minera, empresas de fabricacin de cemento, etc. Por la integracin del capital: Dentro de esta clasificacin tenemos a las empresas unipersonales es decir que el capital pertenece a una persona natural y pluripersonales, cuyo capital pertenece a dos o ms personas naturales. Caractersticas Para la conformacin de cualquier empresa se debe definir un contrato que es un instrumento legal por medio del cual varias personas unen sus negocios o capitales con el objetivo de obtener ganancias. En el caso de Ecuador los contratos para conformar las empresas estn definidos en la Ley de Compaas, tambin estn regidos por el Cdigo de Comercio y el Cdigo Civil. Para realizar actividades de comercio tenemos bsicamente cinco tipos de compaas que son: 1.- La Compaa en nombre colectivo; 2.- La Compaa en comandita simple; 3.- La Compaa de responsabilidad limitada; 4.- La Compaa annima; y,

5.- La Compaa de economa mixta. Como ya se mencion anteriormente, todas las compaas estn obligadas a llevar Contabilidad y en este sentido es necesario que los contadores se familiaricen con las actividades propias del negocio para comprender sus operaciones bsicas, sus gastos ms frecuentes, sus responsabilidades frente a los organismos de control, etc. Las actividades contables son tan diversas que se pueden aplicar a varios tipos de negocios, no solamente compaas o empresas sino tambin clubs sociales, instituciones de investigacin, colegios, universidades, cooperativas de todo gnero, escuelas de formacin para conductores, etc. Por ser tan variado el campo de accin de la Contabilidad, mucha gente ha decidido seguir esta carrera, sin embargo es muy til aclarar que se debe realizar este trabajo con mucha concentracin y prolijidad, pues todas las cifras que maneja la Contabilidad representan dinero, que es quiz el aspecto ms delicado y sensible en cualquier organizacin. Con el objetivo de salvaguardar los intereses econmicos de quienes conforman una compaa, en muchas instituciones funcionan departamentos de auditora interna, quienes estn encargados de realizar determinados exmenes para asegurarse de que se cumplan las normas de control interno y asegurarse de que la organizacin alcance sus objetivos. En otros casos, las compaas tambin recurren al servicio de una Compaa auditora externa, igualmente para que haga su examen, luego del cual realizar un informe detallado donde deber exponer las reas examinadas y determine las debilidades y haga las recomendaciones que estime necesarias para la buena marcha de la organizacin. Antes como ahora, las empresas han sido consideradas como uno de los agentes econmicos ms importantes para el funcionamiento de una sociedad, pues a travs de ellas, se realizan muchas actividades tales como: compras, ventas, circulacin del dinero, generacin de empleo, intercambios comerciales, etc. que posibilitan en conjunto, la expansin de la economa a todo nivel. volver al ndice

5. Principios de contabilidad generalmente aceptados

Los principios de la Contabilidad Se entiende que toda ciencia para ser considerada como tal debe poseer principios, stos pueden ser de origen natural como en el caso de la Fsica o de otro tipo. En el caso de la Contabilidad podemos afirmar que es una ciencia emprica de carcter econmico-social y se basa en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados conocidos tambin por las por las siglas PCGA. Estos principios son un conjunto de normas y reglas generales que sirven de gua para formular la medicin y la informacin de los elementos patrimoniales y econmicos de un ente contable, tambin constituyen parmetros para la formulacin de los estados financieros. Para comprender y aplicar los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados debemos estudiar ciertos conceptos bsicos que orientan la accin de la profesin contable y que son considerados como principios contables, stos son: Ente Contable.- Se considera ente contable a la empresa, compaa u organizacin que desarrolla una actividad econmica y es susceptible para aplicar registros, es distinto al concepto de persona, que debe ser considerado como un tercero, ya que en este aspecto una misma persona puede ser propietario de varios entes. Equidad.- ste principio considera que la Contabilidad debe basarse en la igualdad para todos los sectores, sin dedicar preferencia para ninguno de forma particular ya que en una misma entidad entran en consideracin diversos intereses y no por esto se deben reflejar datos que afecten intereses de unos, prevaleciendo los de otros. Bienes econmicos.- La Contabilidad se fundamenta en los bienes materiales e inmateriales los cuales tienen un valor econmico por consiguiente pueden ser valorados en trminos de dinero o trminos monetarios. Perodo de tiempo.- Es importante definir que la Contabilidad se ocupa de proveer informacin, por tal razn es necesario que existan perodos especficos para este fin, los cuales deben ser por iguales perodos de tiempo, esto permitir realizar anlisis y comparaciones.

Esencia sobre la forma.- Este principio se fundamenta en la realidad econmica de las transacciones y prevalece la esencia sobre la forma, normalmente hay regulaciones legales en las que pueden diferir estos dos conceptos, sin embargo los profesionales de la Contabilidad deben enfatizar en la esencia para que se refleje de mejor manera la actividad econmica expuesta. Empresa en marcha.- Este principio considera que la Contabilidad debe aplicarse a empresas con continuidad en sus actividades, es decir entes contables que no interrumpan sus operaciones o transacciones, si una compaa entra en proceso de liquidacin o disolucin, no puede ser considerada como empresa en marcha. Medicin en trminos monetarios.- La Contabilidad cuantifica en trminos monetarios todos los bienes, recursos, obligaciones y derechos de una entidad. Esto quiere decir que en cada pas la Contabilidad debe expresarse en la moneda de curso legal donde la entidad desarrolle sus actividades. Estimaciones.- En consideracin de que la Contabilidad se orienta a diferentes tipos de actividad econmica, esto, no permite cuantificar con exactitud ciertos rubros por lo que es necesario realizar aproximaciones o estimaciones. Valuacin al Costo.- Este principio pone de manifiesto que los bienes de una empresa deben registrarse al costo de adquisicin o produccin, igualmente se considera que las fluctuaciones de la moneda no deben incidir en alterar este principio, pero si se debern realizar los ajustes necesarios en ciertos perodos inflacionarios. Devengado.- Se refiere a las variaciones que pueden producirse en el patrimonio para reflejar un resultado econmico, sin distinguir si se ha cobrado o pagado en un perodo determinado, es decir se da por aceptado que un determinado rubro se encuentra por cobrar o por pagar, luego de una negociacin. Objetividad.- Todos los cambios producidos en los principales segmentos de la entidad, se deben conocer formalmente en los registros contables, a la brevedad que permita medirlos objetivamente y registrarlos en trminos monetarios, de forma que no existan distorsiones en dichos registros. Realizacin.- Este principio sostiene que los ingresos, gastos, compras o ventas deben ser considerados como tales una vez que se haya

culminado con una negociacin y no antes, es decir la transaccin debe quedar perfeccionada con todos los documentos habilitantes o concluyentes. Los resultados econmicos solo deben registrarse cuando se han realizado, este principio participa conjuntamente con el principio del devengado. Criterio conservador.- Este principio se sintetiza en los siguientes trminos: Se deben registrar las prdidas cuando se conocen y las ganancias nicamente cuando se hayan percibido Esto quiere decir que ante la circunstancia de tener que elegir entre dos valores, el contador debe optar por el ms bajo, minimizando de esta forma la participacin de los propietarios en las operaciones contables. Uniformidad.- Esto significa que se debe aplicar en forma uniforme las normas y principios contables entre un perodo y otro de tal forma que permita una mejor comparacin e interpretacin de los estados financieros de una empresa en marcha. En caso de existir algn cambio relevante, se debe hacer conocer con una nota aclaratoria. Importancia relativa.- Este principio obliga al profesional contable a actuar con sentido prctico en la aplicacin de las normas y polticas contables, pues existen hechos de mnima importancia que pueden pasarse por alto, no existen normas exactas que separen los hechos importantes de los que no lo son, por tanto en estos casos debe prevalecer el criterio del contador tomando en cuenta varios factores y el efecto que puede producir sta decisin en los resultados y en los principales segmentos de los estados financieros. Revelacin suficiente.- Significa que la informacin que contengan los estados financieros debe estar expresada en forma clara, exacta y comprensible para interpretar y comprender los resultados de las operaciones y la situacin real de la entidad. Consistencia.- La informacin contable requiere que se ejecuten procedimientos de cuantificacin que permanezcan en el tiempo tanto en la aplicacin de los criterios contables como a la consistencia en cuanto a la clasificacin de partidas dentro de los estados financieros, pues no se deben cambiar las partidas entre un ejercicio y otro, es decir deben ser consistentes durante todo el tiempo de vida de la entidad. Hasta aqu los principales principios de Contabilidad, stos siempre estn en constante aplicacin y verificacin por parte de los principales organismos de control para asegurarse de una ejecucin correcta de los

mismos, tambin hay organismos internacionales que enriquecen estos postulados para un perfeccionamiento de la profesin contable. volver al ndice

6. Activo, pasivo y patrimonio. La ecuacin contable y sus variaciones. Ilustracin

Activo Se define como activo a todos los bienes y valores de propiedad de la entidad y que estn al servicio de la misma con el objetivo de obtener utilidad. Estos bienes tienen mucha probabilidad de generar un beneficio econmico y varan de acuerdo con la naturaleza del negocio, por ejemplo una pequea empresa de servicios puede tener una oficina, la cual puede ser suficiente para el desarrollo de sus actividades, en cambio una gran industria necesita de una planta industrial, maquinaria, vehculos, edificios, muebles, etc. Todo activo tiene un valor de cambio, es decir el propietario de un determinado activo puede cambiarlo por efectivo o por otro activo, puede utilizarlo para cancelar una deuda o repartirlo entre los propietarios de la empresa, es decir se lo puede utilizar para alguna actividad productora de ingresos. El activo es tambin una de las dos partes del balance de situacin. Pasivo Son todas las obligaciones que tiene por pagar la empresa a sus acreedores y se reflejan en el primer segmento de la segunda parte del balance a una fecha sealada en el mismo documento. Comprende tambin las fuentes de financiacin de una entidad, en muchas ocasiones, las empresas deben acogerse al endeudamiento para poder adquirir activos, es decir obtienen un bien pero a la vez contraen una deuda, aplicando de esta forma la partida doble, existen varios tipos de pasivos que los estudiaremos con mayor detenimiento en prximos captulos. Patrimonio El Patrimonio es el segundo segmento de la segunda parte que completa un balance de situacin y constituye el derecho de propiedad que tiene la empresa sobre la diferencia entre el activo menos el pasivo. En este segmento tambin se reflejan los resultados obtenidos por la gestin de

la entidad, es decir la utilidad o prdida obtenida en un ejercicio contable determinado, as como tambin las reservas y los resultados obtenidos de ejercicios anteriores. La Ecuacin Contable Todo balance de situacin comprende dos partes, por un lado tenemos el activo y por otro lado el pasivo y patrimonio, en consecuencia con estos tres trminos se conforma la ecuacin contable de la siguiente manera:

Como toda ecuacin, la ecuacin contable es susceptible de sufrir variaciones mediante la transposicin de trminos, de esta forma podemos obtener las siguientes variaciones.

Esta segunda variacin es conocida como ecuacin patrimonial. Como vemos se puede despejar cualquiera de los trminos que conforman la ecuacin contable. ILUSTRACIN: Primera operacin: Para una mejor interpretacin de la importancia que ejerce la ecuacin contable, en los negocios vamos a suponer que se inicia un negocio de prestacin de servicios tursticos, para lo cual se ha constituido una compaa limitada denominada Fragata Tours Ca. Ltda., con un aporte en efectivo de $12.000,oo. 1era. Ecuacin contable:

Comentario: El valor del lado izquierdo de la ecuacin contable es igual al valor del lado derecho. El Activo es igual a $12.000,oo, la suma de los Pasivos (0,oo) ms el Patrimonio es igual a $ 12.000,oo Segunda operacin: Con el propsito prestar servicios de transporte a turistas, la empresa adquiere un Vehculo tipo furgoneta en $18.000,oo, con un Pagar a 180 das. Variacin ecuacin contable: aumento de un Activo por el aumento de un Pasivo.

Comentario: Se compra un vehculo que pasa a ser parte de la propiedad de la empresa (Activo), por tanto, el total del activo luego de esta operacin es igual a $ 30.000,oo. Por otra parte el Pasivo tienen una obligacin (pagar) a cancelar, por el valor del Vehculo igual a 18.000, mantenindose estable el Patrimonio, Con lo que se justifica la ecuacin contable (Activo = Pasivo + Patrimonio). Tercera operacin: La empresa compra un Computador en $1.800,oo en efectivo. Variacin de la ecuacin contable: disminucin de un Activo por el aumento de otro Activo, mantenindose constante el Pasivo y el Patrimonio.

Comentario: Los pagos de combustible y viticos disminuyen el efectivo a $13.800,oo (14.200-400) afectando al Patrimonio por que los gastos tienen un efecto inverso al de los ingresos, por tanto, el Patrimonio se ve reducido en $400,oo (16.000 400) La igualdad de la ecuacin contable siempre se mantiene. RESUMEN FINAL DE LAS OPERACIONES A continuacin presentamos la Posicin Financiera de las Empresa Fragata Tours Ca. Ltda., luego de las operaciones efectuadas.

[1]

[1] Econ. Victor Hugo Vela Oviedo, gua de Contabilidad I, Universidad Tecnolgica Amrica, Unita

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7. Las cuentas. Partes de una cuenta. Ejemplos de cuentas. El ciclo contable

Las cuentas Cuenta es el nombre genrico que agrupa valores o bienes de caractersticas similares, por ejemplo la cuenta CAJA agrupa al dinero en efectivo, monedas y billetes que recibe o entrega una entidad, la cuenta BANCOS es un nombre genrico que implica al dinero depositado o retirado a travs de un banco. Existen otras cuentas como EDIFICIOS, VEHICULOS, MUEBLES, TERRENOS, etc. que no requieren mayor explicacin para su identificacin, pues con solo nombrarlos ya se conoce de que cuenta se trata. La cuenta es el elemento bsico de toda Contabilidad, y precisamos de un grupo de cuentas para registrar adecuadamente las transacciones, para esto es preciso que cada cuenta se encuentre debidamente codificada en un plan de cuentas. Las cuentas facilitan el registro de las operaciones que realiza la entidad en los libros de Contabilidad, cada cuenta representa derechos, obligaciones o bienes que dispone una entidad a una fecha determinada. Partes de una cuenta En razn de que a cada cuenta se lo puede representar en una T, se identifican dos partes, la parte izquierda de la T conocida tambin como DEBE o DEBITO y la parte derecha de la T conocida como HABER o CREDITO, generalmente en la parte superior de la T va el nombre de la respectiva cuenta, se lo puede graficar de la siguiente manera:

Los trminos Debe y Haber tienen mas una connotacin fsica dentro de la cuenta, que de otra ndole; se les conoce tambin como Cargo y Abono; existen dos tipos de cuenta, las cuentas de gestin y las de patrimonio, stas ltimas aparecen en el Balance General o Estado de

Situacin, mientras que las cuentas de gestin pertenecen a gastos o ingresos de la entidad y pertenecen al Estado de Prdidas y Ganancias. Las cuentas son de naturaleza deudora o acreedora, por lo general las cuentas que tiene naturaleza deudora representan a un activo o un gasto, mientras que las cuentas de naturaleza acreedora, representan a un pasivo o un ingreso, por ejemplo en el caso de la cuenta CAJA, es una cuenta de activo por tanto su naturaleza es deudora, esto quiere decir que recibe valores en el Debe cuando registra ingresos y cuando entrega valores en el Haber, es por pagos realizados por diferentes conceptos, pero prevalece un valor mayor en el Debe. Todas las cuentas en Contabilidad sin excepcin, al final de un perodo contable deben producir un saldo que es el que determina si una cuenta es deudora o acreedora. El saldo de una cuenta est dado por la diferencia entre la suma de los valores del Debe y la suma de los valores del Haber, cuando la suma de los valores del Debe es mayor que la suma de los valores del Haber, se dice que esa cuenta tiene saldo deudor, por tanto la cuenta es de naturaleza deudora, por el contrario cuando la suma de los valores del Haber es superior a la suma de los valores del Debe, la cuenta tiene saldo acreedor y por tanto es de naturaleza acreedora. Tambin hay casos en que la suma de los valores del Debe es igual a la suma de los valores del Haber, en este caso el saldo es cero o nulo. La mayora de cuentas de naturaleza deudora constan en el balance de situacin y representan a activos, mientras que las cuentas de naturaleza acreedora que tambin constan en el balance general representan a pasivos o cuentas de capital. Con respecto a las cuentas de gestin en cambio se dice que toda cuenta de gasto es de naturaleza deudora y toda cuenta de ingresos es de naturaleza acreedora. Ejemplos de Cuentas Como ejemplo de cuentas de activo podemos citar: Caja, Bancos, Inversiones Temporales, Cuentas por Cobrar, Documentos por Cobrar, Inventario de Mercaderas, Muebles y Enseres, Equipos de oficina, Edificios, Vehculos. Dentro del pasivo podemos citar las siguientes cuentas: Cuentas por Pagar, Documentos por Pagar, Accionistas por Pagar, Otras cuentas por Pagar, Hipotecas por Pagar. En el patrimonio tenemos: Capital, Reservas, Resultados.

Entre las cuentas de gastos tenemos: Sueldos y salarios, Horas extras, Mantenimiento de oficinas, Viticos, Combustibles, Comisiones. Como parte del grupo de ingresos podemos citar las siguientes cuentas: Ventas, Utilidad en venta de activos fijos, Comisiones ganadas, Otros ingresos. El Ciclo Contable El ciclo o proceso contable es la secuencia que debe seguir la informacin contable desde que se origina la transaccin hasta la presentacin de los Balances y que se resume en los siguientes pasos:

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8. Principales libros de contabilidad. Libro diario. Asientos contables

Principales libros de Contabilidad Cuando hablamos de libros de Contabilidad nos referimos a los registros que utilizamos para contabilizar las operaciones de la entidad, dentro de stos libros tenemos: El Libro Diario y el Libro Mayor (que lo veremos en el prximo captulo) Libro Diario Es uno de los libros ms utilizados en la Contabilidad, se lo utiliza para registrar todas las operaciones de la empresa en orden cronolgico y diariamente, de ah su nombre; este registro se lo hace mediante asientos contables, a esta accin tambin se la conoce con el nombre de jornalizacin, un formato muy generalizado del libro diario es el siguiente:

Como podemos observar, a ms del nombre de la entidad o compaa, debe ir el nombre del libro contable, en este caso DIARIO GENERAL, seguidamente debemos registrar el nmero de folio; a continuacin tenemos una columna para registrar la FECHA de cada transaccin, seguidamente en DESCRIPCION, debemos hacer constar las cuentas que han intervenido en la operacin, en REF. colocamos una referencia o cdigo de cuenta, finalmente registramos los valores que deben ir al DEBE y los valores que deben ir en el HABER, cumpliendo el principal principio de la Contabilidad, la partida doble. Asientos Contables

Los asientos contables son los registros que se van asentando en forma cronolgica en el DIARIO GENERAL, previo a un anlisis de las cuentas que deben debitarse (registrar en el DEBE) y las cuentas que deben acreditarse (registrar en el HABER), a este anlisis se le denomina JORNALIZACION. Para ejemplificar mejor esta situacin vamos a suponer que la empresa adquiere un vehculo y que paga con cheque la suma de 12.000 dlares. Antes de proseguir el Contador debe asegurarse de que posee toda la documentacin que sustenta la transaccin, esto es, la factura, el contrato de compra-venta del vehculo, el cheque, etc. A continuacin debe hacer el siguiente anlisis en funcin del principio de la partida doble:

Luego procede a registrar en el DIARIO GENERAL la transaccin, con el siguiente asiento contable:

En este asiento podemos observar las siguientes partes: 1.- Un nmero de identificacin ------- 1 ------2.- La fecha 26-ago-20..

3.- La cuenta que se debita: Vehculos con su referencia 1.2.1. 4.- La cuenta que se acredita: Bancos con su referencia 1.1.2. 5.- El valor del DEBE de la cuenta Vehculos 12.000 6.- El valor del HABER de la cuenta Bancos 12.000 7.- Una referencia de la transaccin realizada: Registro de la compra del vehculo marca , chasis No.., motor , con cheque No. Por regla general todo asiento debe contener estas partes. Finalmente nos aseguramos que el asiento est cuadrado por cuanto mantiene igualdad de valores tanto al DEBE como al HABER. ASIENTO SIMPLE.- El asiento que hemos realizado es considerado como asiento simple, por cuanto ha intervenido una sola cuenta deudora y una sola cuenta acreedora. ASIENTO COMPUESTO.- En estos asientos intervienen dos o ms cuentas deudoras y dos o mas cuentas acreedoras. ASIENTO MIXTO.- Es aquel en el que intervienen una cuenta deudora y dos o mas cuentas acreedoras, o varias cuentas deudoras y una cuenta acreedora. Ahora vamos a ver un ejemplo de asiento compuesto, se trata de una transaccin mediante la cual, se adquiere equipos de oficina por $ 12.000 y muebles por $ 1.500, en la empresa Andesur, segn factura No. 1530, se paga en efectivo $ 500, con cheque $ 2000 y por la diferencia nos conceden 15 das de crdito no documentado. El asiento debe registrarse de la siguiente forma:

A continuacin vamos a realizar un asiento mixto, donde intervienen varias cuentas deudoras y una acreedora. Para esto conocemos que un nuevo socio se integra a la compaa y da un aporte econmico de $ 18.000 de los cuales $ 15.000 lo deposita en Bancos y $ 3000 los ingresa a Caja, adems trae 3 equipos de computacin valorados en $ 2.000. El registro de este asiento es de la siguiente manera:

Como podemos observar en los asientos realizados, se cumple el principio de la partida doble, tambin en cada uno observamos los 7

pasos que se cumplieron en el asiento nmero 1. Originalmente cuando surgi la Contabilidad, estos libros se tenan que llevar a mano, con buena letra, sin manchones ni enmendaduras, sin embargo con el desarrollo de la civilizacin ahora pues, se pueden realizar en modernos sistemas computarizados, el formato del diario general mantiene su estructura de fondo, pero en algunos casos a cambiado ligeramente de forma para facilitar la jornalizacin conocida modernamente como digitacin de documentos contables. Para mantener un archivo de estos libros es necesario imprimirlos y luego encuadernarlos, pues son necesarios para cualquier consulta posterior o para verificar cualquier dato en caso de litigio entre las partes involucradas, existen diferentes criterios sobre el tiempo que se deben conservar estos libros, dependiendo de la legislacin de cada pas. volver al ndice

9. El Mayor en T. La mayorizacin. Balance de comprobacin

El mayor en T Conocido tambin como Libro Mayor o Mayor General, es un libro de Contabilidad que recoge la informacin registrada previamente en el Diario General, pero en cada una de las cuentas que ha intervenido en la Contabilidad en un perodo determinado. Uno de los formatos ms conocidos de este libro es la T que ya lo vimos cuando mencionamos las partes de una cuenta. Pues bien, como para cada cuenta utilizamos una T y es la suma de todas estas T en su conjunto lo que dan lugar al Libro Mayor. El esquema de T es generalmente utilizado por la facilidad que implica trazar una letra T e identificar el Debe y el Haber, sin embargo existen otros esquemas ms completos que incluyen una columna adicional para la obtencin del saldo deudor o acreedor directamente y que lo veremos en captulos posteriores. La Mayorizacin La mayorizacin es el proceso mediante el cual conforme van apareciendo las cuentas en el Diario General se utiliza una T para en ella registrar los valores debitados o acreditados previamente en el Libro Diario, como es lgico este proceso no se puede dar sin previamente

disponer de un Libro Diario en el que ya existan registros. Para ilustrar de mejor manera el proceso de mayorizacin vamos a realizar el siguiente ejercicio: Transacciones: El 1 de agosto de 20_ _ se registra el Estado de Situacin de la Empresa XT dedicada a la prestacin de servicios publicitarios con los siguientes datos: Dinero en efectivo Cuenta Corriente en el Banco Popular Cuentas por Cobrar Documentos por Cobrar Edificio Muebles y Enseres Vehculos Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Hipotecas por Pagar Capital Social 350,oo 12.600,oo 21.500,oo 25.700,oo 86.250,oo 18.000,oo 15.600,oo 15.800,oo 20.300,oo 23.900,oo 120.000,oo

El 2 de agosto de 20_ _ se paga $ 600 con cheque 01 del Banco Popular como abono a la Cuenta por Pagar. En esta misma fecha realizamos el cobro de $ 1.500 de Cuentas por Cobrar a clientes, dinero que ingresa a Caja, segn comprobante 01. El 3 de agosto de 20_ _, el dinero ingresado en Caja se deposita en el Banco Popular, segn papeleta de depsito 1562, comprobante 01. El 4 de agosto de 20_ _ se compra un mueble por $ 1.000 segn factura 2043 a Credicentro, pagamos con cheque 02 del Banco Popular.

Una vez hechos los anlisis contables respectivos de las transacciones con los documentos fuente, el Diario General se mostrara de la siguiente manera:

Para iniciar el proceso de mayorizacin, contamos las cuentas del primer asiento y procedemos a abrir once T (tes) para registrar en ellas los dbitos y crditos respectivos en cada cuenta, para asegurarnos de que

la mayorizacin est bien realizada, colocamos junto a cada cifra el nmero de asiento de donde proviene ese valor. Cuando ya disponemos de una T para una cuenta y observamos que esa cuenta se encuentra registrada en otro asiento, no abrimos otra T, pues el objetivo de la mayorizacin es la acumulacin de los valores debitados o acreditados en una sola T. Una vez terminado el proceso de mayorizacin, analizamos cada cuenta o T y si observamos que hay ms de una cifra ya sea en el Debe o Haber, procedemos a sumar las cifras y determinar los nuevos saldos. Terminado el proceso de mayorizacin, el Mayor General se mostrara de la siguiente manera:

Este proceso en los inicios de la Contabilidad no estaba libre de error, por tanto era necesario realizar una prueba que se denomina Balance de Comprobacin, precisamente para comprobar si se realiz bien el proceso de mayorizacin. Balance de Comprobacin

Este balance sirve para comprobar que la suma de los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas que han intervenido en la Contabilidad, totalicen valores iguales, de ser as se tendr la certeza de que el proceso estuvo bien realizado, caso contrario hay necesidad de volver a revisar el proceso de mayorizacin hasta que los totales cuadren, es decir totalicen cifras iguales. A continuacin vamos a observar el Balance de Comprobacin luego del proceso de mayorizacin antes expuesto.

______________ Con este balance hemos podido comprobar que el proceso se realiz correctamente, en razn de que obtenemos cifras iguales tanto en el Debe como en el Haber de las Sumas, cuando estas dos columnas cuadran, es un buen indicio de que las otras dos columnas de saldos, tambin van a cuadrar y efectivamente as es. Con este pequeo ejercicio el lector puede tener una mejor idea del desarrollo del proceso contable, hemos incluido aqu nicamente cuentas del Estado de Situacin pero posteriormente incluiremos tambin cuentas de ingresos y gastos.

Al realizar un anlisis de las dos primeras cuentas del Balance de Comprobacin observamos que estas han registrado movimientos tanto en el Debe como en el Haber, esto se pone de manifiesto tambin en las cuentas de mayor y se debe a que las cuentas que representan mayor liquidez como son Caja y Bancos, siempre tienen mayor movimiento que las otras cuentas, por tanto es preciso que cuando se haga este tipo de ejercicio, la T para estas cuentas, sea un poco mas grande que el resto de cuentas para poder registrar un mayor nmero de movimientos. Una vez totalizadas las cifras, se traza doble lnea debajo de los valores, para indicar que se encuentran cuadrados, finalmente es necesaria una firma de responsabilidad del Contador que certifica este Balance. volver al ndice

10. Hoja de trabajo como herramienta para elaborar los estados financieros
La Hoja de Trabajo Esta hoja segn algunos autores no constituye un documento oficial de la Contabilidad, sino que sirve de herramienta para que el Contador pueda elaborar los estados financieros y presente de forma resumida todas las cuentas que han intervenido en el proceso, se elabora a partir del Balance de Comprobacin. Para ilustrar de mejor manera el uso de este documento, vamos a continuar con nuestro ejercicio incluyendo esta vez cuentas de ingresos y gastos. Transacciones: a) El 5 de agosto de 20_ _ se reciben en Caja $ 18.000 del cliente Productos Kevin por concepto de cancelacin de factura 01 por Comisiones ganadas por servicios de publicidad, comprobante de ingreso 02. b) El 6 de agosto de 20_ _ se deposita en el Banco Popular, el valor ingresado a Caja el da anterior, segn papeleta 6258. c) El 6 de agosto de 20_ _ se cancela a Radio Iris por pautas publicitarias de nuestro cliente Productos Kevin, el valor de $ 2.500, se paga con cheque 03 del Banco Popular, adems se paga a Teleoriente $ 12.000, por pautas en televisin con cheque 04 del mismo banco.

d) El 30 de agosto de 20_ _ se contabiliza sueldos por $ 1.400, para pagar a fin de mes. e) El 31 de agosto de 20_ _ se recibe en Caja $ 100 por ingresos no operacionales, segn comprobante de ingreso 03. La hoja de trabajo consta de las siguientes columnas: 1ra. Columna, para el cdigo de cada cuenta 2da. Columna, para el nombre de las cuentas A partir de la tercera columna se deben considerar pares de columnas las mismas que deben estar debidamente cuadradas. 3ra. Columna, para los saldos deudores del Balance de Comprobacin 4ta. Columna, para los saldos acreedores del Balance de Comprobacin 5ta. Columna, para el Debe del Diario General 6ta. Columna, para el Haber del Diario General, sta columna y la anterior se van a utilizar para contabilizar las transacciones que anteceden, tambin se las utiliza para asentar los ajustes contables que se realizan al finalizar un perodo o ejercicio contable, cada asiento se lo identifica con una letra para reconocer fcilmente los dbitos y crditos de cada transaccin. 7ma. Columna, para saldos deudores del Balance de Comprobacin Ajustado 8va. Columna, para saldos acreedores del Balance de Comprobacin Ajustado 9na. Columna, para registrar los gastos en el Estado de Resultados 10ma. Columna, para registrar las rentas en el Estado de Resultados 11va. Columna, para registrar los activos en el Balance General 12va. Columna, para registrar los pasivos y el patrimonio en el Balance General Es necesario ir controlando los totales de las columnas para asegurarnos de que cuadran; los totales de las 4 ltimas columnas por lo general no

cuadran por cuanto es necesario primero establecer la diferencia entre las rentas y los gastos, cuando las rentas son mayores que los gastos (como en el caso de nuestro ejercicio), el valor de la diferencia se registra en la columna de gastos para efectos de cuadrar las columnas de gastos y rentas, y el mismo valor lo registramos en la columna de pasivo, para cuadrar las columnas de activo y pasivo del Balance General, este valor debe ir en la cuenta Resultado del perodo. En el caso de que los gastos sean mayores que las rentas, el valor para cuadrar deber ir en la columna de rentas y el mismo valor se debe registrar en la columna del activo, de esta forma al sumar y totalizar todos los pares de columnas vamos a observar valores iguales, como en la siguiente Hoja de Trabajo.

Cuando ya se dispone de un Balance de Comprobacin Ajustado solo resta repartir los valores hacia las cuatro columnas restantes del lado derecho, pero en realidad cada cifra tiene nicamente dos opciones en razn de que si tiene saldo deudor, puede ser gasto o activo descartando totalmente que pueda ser renta o pasivo; si por el contrario tiene saldo acreedor solo puede ser renta o pasivo y debe descartar que sea gasto o activo, del tal forma que con este anlisis el reparto de las cifras, se hace ms fcil. En las columnas del Estado de Resultados, observamos que se ha obtenido rentas por $ 18.100, mientras que existen gastos por $ 15.900, esto nos da una utilidad de $ 2.200 como Resultado del perodo, que es el mismo valor que debemos sumar al Patrimonio para que cuadren las cifras del Balance General. Con los datos expuestos en la

Hoja de Trabajo anterior, se pueden realizar fcilmente los Estados Financieros que es el principal objetivo de toda Contabilidad. volver al ndice

Microsoft Excel aplicado a la Contabilidad

Lecciones
1. La hoja electrnica. Filas, columnas, celdas y modificaciones 2. Principales herramientas y ayudas 3. Operaciones bsicas. Suma, resta, multiplicacin, divisin y exponenciacin 4. Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel 5. Plan de cuentas. Estructura, clasificacin y codificacin 6. Contabilidad especializada. Las operaciones comerciales 7. Cuentas y documentos por cobrar 8. Cuentas y documentos por pagar. Letra de cambio 9. Cuentas por pagar a accionistas. Aportes para futuras capitalizaciones 10. Consultas del mayor general y balance de comprobacin

1. La hoja electrnica. Filas, columnas, celdas y modificaciones

La hoja electrnica Desde hace varios aos, Microsoft en su afn de brindar cada vez mejores sistemas computarizados, ha ido perfeccionando sus programas y Microsoft Excel no es la excepcin, antes de la aparicin de esta hoja electrnica que en la actualidad sirve para muchas actividades, existan en el mercado, programas de hojas electrnicas como Lotus 123 y Qpro. Con la aparicin de Excel en varias versiones, muchos profesionales han acogido esta hoja electrnica como una herramienta fundamental para sus trabajos y tareas diarias. En lo personal me siento muy satisfecho con el desempeo de este software, en razn de que se lo puede hacer

las adaptaciones que sean necesarias para que se adapte a los propsitos de la Contabilidad. Estudiaremos la versin de Microsoft Excel 2007, con el propsito de que las personas que accedan a este curso saquen el mximo provecho para su ptimo desempeo en el campo laboral, vamos a incluir algunas imgenes que van a ser de mucha utilidad para la asimilacin del conocimiento, en primer lugar vamos a observar la siguiente pantalla:

Cuando accedemos a este software, observamos que disponemos de un men principal conformado por: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Cada una de estas opciones tiene varios submens, ayudas, conos y herramientas que las encontramos a continuacin del men principal y que afectan los datos con los cuales trabajamos. En la parte inferior encontramos que disponemos de tres hojas electrnicas con una opcin para incrementar su nmero dependiendo del trabajo que vayamos a desarrollar. Existen muchas ocasiones en que solo se utiliza una hoja, mientras que hay trabajos ms complejos que ameritan la utilizacin de varias hojas electrnicas, en cualquier caso se las puede guardar en un solo archivo. Filas y Columnas

En la parte inferior vamos a encontrar filas y columnas, las filas estn identificadas con nmeros, mientras que las columnas estn designadas con letras, las filas van numeradas desde la 1 hasta la 1048576, mientras que las columnas inician con la letra A y terminan con la combinacin de las letras XFD, segn podemos observar en la siguiente imagen

Celdas Las celdas son las intersecciones entre una fila y una columna, son susceptibles de almacenar datos alfanumricos con mltiples propsitos, las celdas siempre reflejan su posicin (columna-fila) en el lado izquierdo de la barra de frmulas. Toda informacin que maneja Microsoft Excel se encuentra en celdas perfectamente identificadas, donde se manejan todos los datos o informacin con los cuales se trabaja. Como toda celda puede ser identificada con la letra y la fila, dando su localizacin exacta, cuando tenemos ms de una celda, este concepto se llama rango de celdas; es decir, un rango puede ir desde la celda B3 hasta la celda B7, para una mejor identificacin de este rango, se puede

reconocerlo de la siguiente forma B3:B7, donde aparece la seleccin de la primera y ltima celda. La identificacin de rangos de celdas es muy til cuando se trata de realizar varias operaciones como sumas de algunos valores, por ejemplo, tambin sirve para dar un nombre a un rango, todo depende de los trabajos que estemos desarrollando. Modificaciones Toda celda es susceptible de hacerle modificaciones, normalmente tiene un alto de 15,00 (20 pixeles) y un ancho de 10,71 (80 pixeles), como observamos acontinuacin:

Para modificar el alto y ancho de una celda, en el caso de las filas debemos acercar el cursor a la parte inferior del nmero de la fila, una vez que aparezca

debemos mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y desplazarlo hasta que el alto de la celda sea el que mas ptimo para nuestro trabajo. De igual forma para ampliar o reducir el ancho de una columna debe acercar el cursor a la parte derecha de la celda hasta que aparezca

e igualmente debe mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y desplazarlo hacia la derecha o la izquierda hasta fijar un ancho conveniente para esa columna.

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2. Principales herramientas y ayudas

Opciones de Autorelleno Microsoft Excel dispone de numerosas herramientas y ayudas para realizar varias tareas con los datos ingresados en las hojas, una de estas son las opciones de autorelleno, por ejemplo si deseamos ingresar datos con los meses del ao, basta con escribir el primer mes enero, luego para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses, basta acercar el cursor a la parte inferior derecha de la celda donde se encuentre el mes de enero y observemos que las cruz del cursor toma una forma ms delgada, es entonces que debemos mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y desplazarlo hacia abajo para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses una vez que soltemos el cursor, como lo podemos observar en la siguiente imagen:

De igual forma se puede hacer una prueba con los das de la semana empezando el lunes, una vez que se haya hecho el desplazamiento hasta que aparezca el da domingo, si se contina con este desplazamiento vamos a observar que aparece otra vez el da lunes, esto siempre va a suceder con este tipo de datos.

Con los nmeros no sucede lo mismo, si ponemos uno y deseamos que aparezcan los siguientes con el mismo procedimiento, esto no sucede, pero si hacemos una ligera modificacin se puede conseguir obtener relleno con nmeros consecutivos, para esto escribimos en la primera celda el nmero 1 y en la siguiente el nmero 2, luego marcamos las dos celdas y continuamos con el procedimiento antes descrito, aparecer entonces

Centrar datos en las celdas Si los datos de estas celdas deseamos que se muestren centrados, basta con hacer clic en el cono de Centrar, obteniendo lo siguiente

Color de relleno Tambin podemos poner color de relleno a todo el rango seleccionado A2:A8, para esto hacemos clic en el cono correspondiente y el resultado que se obtiene es que se colorea el fondo de todas las celdas seleccionadas, como lo podemos observar a continuacin

Si bien el color amarillo aparece por default, se puede seleccionar el color que consideremos ms apropiado dando un clic a la derecha del mismo cono y observaremos lo siguiente:

Con un poco de prctica podremos utilizar cualquier icono o herramienta del men INICIO o de cualquiera de los mens que se encuentran a la derecha de este, acercando el cursor a cualquier icono, siempre aparecer un pequeo recuadro de texto donde se explica la funcin de cada uno de ellos, de modo que su uso solo es cuestin de prctica. volver al ndice

3. Operaciones bsicas. Suma, resta, multiplicacin, divisin y exponenciacin

Operaciones bsicas Entre las operaciones que puede realizar Microsoft Excel estn las operaciones bsicas como son: suma, resta, multiplicacin, divisin y exponenciacin. Suma Para realizar una suma, necesitamos ingresar en las celdas, valores que sean susceptibles de sumar, es decir nicamente nmeros, si introducimos un dato alfabtico por ejemplo, no se puede realizar la operacin y el resultado que Excel dar es #VALOR! indicando con esto que un valor utilizado en la frmula es errneo. Suma de celdas individuales Existe mas de una forma para realizar las sumas, en el ejemplo siguiente, vamos a realizar la suma de los valores de las celdas B4, B5 y B6, para lo cual colocamos el cursor donde queremos que vaya el total(B7), antecedemos el signo = y seguidamente ponemos la primera celda B4, luego ponemos el signo + la siguiente celda B5 otra vez el signo + y la ltima celda B6, el resultado obtenido se muestra en la celda B7.

Suma utilizando icono de sumatoria

Esta forma para sumar es generalmente ms utilizada, ya que solo necesitamos colocar el cursor donde queremos que se totalice (B8) y hacer clic en el icono de sumatoria, inmediatamente aparece en la barra de frmulas =SUMA(B3:B7), luego que damos un enter, aparece el resultado en la celda B8 y el cursor salta de forma automtica a la celda B9, como lo podemos ver en la siguiente imagen

Excel, adems de sumar en forma vertical, tambin puede hacerlo de forma horizontal como lo podemos observar a continuacin, la grfica corresponde a la suma del rango A3:D3.

Resta Se puede realizar operaciones de resta identificando en forma individual con los signos +(mas) o (menos), los minuendos y sustraendos, nos ubicamos en la celda donde deseamos obtener el resultado y al igual que en el primer caso de las sumas, es necesario anteceder el signo =(igual), en el ejemplo siguiente sumamos dos valores C4+C5 y restamos otros dos C6-C7, el resultado lo obtenemos en la celda C8.

Tambin se puede realizar resta con una suma previa, a la que se le resta dos valores, en el siguiente ejemplo observamos que a la suma del rango B4:B5 (250), restamos los valores de las celdas B6(10) y B7(20)

Multiplicacin Para obtener la multiplicacin entre dos o ms valores, antecedemos el signo = colocamos la celda del primer valor, luego utilizamos *(asterisco), otra celda para ingresar un segundo valor y enter, en el siguiente ejemplo vamos a obtener en A5, el resultado de multiplicar =A3*A4.

Divisin Para la divisin, antecedemos el signo =, ponemos la celda del primer valor, luego utilizamos el signo / y la celda del segundo valor, en el ejemplo siguiente en la celda C6 dividimos C4 para C5, luego entonces en la barra de frmulas aparece =C4/C5.

Exponenciacin Aunque estas operaciones son poco frecuentes, vale conocer que Excel tambin puede elevar a cualquier potencia un nmero dado, en el siguiente ejemplo utilizamos la frmula =2^3, esto equivale a multiplicar =2*2*2 o lo que es lo mismo elevar 2 al exponente 3, el resultado lo podemos observar en la celda B4.

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4. Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel

Antecedentes El avance tecnolgico constante de Microsoft Excel a travs de sus varias versiones, ha dado como resultado que se pueda desarrollar un Software contable con fines educativos, es decir que al igual que otros sistemas contables computarizados, se puede obtener los principales libros y reportes de la Contabilidad, esto a pesar del excepticismo de ciertos profesionales que consideran que Excel fue creado con otros propsitos.

La editorial Libros en Red, en cooperacin con el autor del presente curso, lanzaron al mercado en el ao 2003, el libro Excel y Contabilidad cuyo objetivo es disear un software de Contabilidad bajo Excel adaptndolo a las necesidades del usuario, vamos a utilizar algunas imgenes de este trabajo para entender como funciona el sistema.[1] Introduccin al Software Contable Como hemos observado en captulos anteriores, Excel contiene 3 hojas de forma standard, pero pueden incluirse ms, dependiendo del trabajo a realizar, en este caso nuestro sistema contiene 5 hojas, para los siguientes propsitos: Hoja 1 DIARIO, para registrar las transacciones en Diario General Hoja 2 MAYOR, para revisar el libro mayor de cualquier cuenta Hoja 3 BALANCE, para disponer de un Balance de Comprobacin Hoja 4 GENERAL, para obtener el Balance General Hoja 5 RESULTADOS, para el Estado de Resultados o Prdidas y Ganancias Para ingresar a este software y por motivos de seguridad, es importante dotar al sistema de una clave de seguridad, la cual puede ser incluida cuando se construye el programa. Diario General En esta hoja se puede registrar con asientos de diario cualquier transaccin de la entidad para la cual se realiza la Contabilidad, contiene en la parte superior izquierda un Plan de Cuentas, el cual se muestra en un cuadro de lista entre el rango A1:D6 que lo veremos con ms detenimiento en el prximo captulo, este recuadro es bsicamente de consulta para ver las cuentas que podemos utilizar en nuestra Contabilidad, dispone de una barra de desplazamiento que permite consultar desde la primera hasta la ltima cuenta. En la celda E2, podemos observar que se muestra la fecha, ms abajo en la celda A7 debemos poner el nombre de la entidad, para este caso en particular la empresa se llamar MODELO S.A., en el resto del documento, el libro diario aparece con las columnas necesarias para registrar la informacin de las transacciones con son: fecha,

comprobante, cdigos que al momento de digitarlos aparece en forma automtica el nombre de la cuenta, descripcin para colocar las referencias para cada cuenta que interviene en el asiento, dbito y crdito. Es necesario indicar que en el rango E3:E4, aparece un botn con el nombre de Nuevo Diario que sirve para dejar en blanco todo el contenido del libro diario, este botn contiene una macro que se debe usar con cuidado, nicamente cuando ya se ha terminado un perodo contable y se va a iniciar un nuevo diario general. Para que este botn se pueda activar, primero, hay que considerar la advertencia de seguridad que se encuentra sobre la barra de frmulas, haciendo clic en Opciones, escogiendo luego Habilitar este contenido y por ltimo dando un clic en Aceptar como lo vemos en las siguientes imgenes:

En la celda F8, aparece en forma automtica un mensaje de advertencia, como medida de prevencin para que los asientos registrados siempre se mantengan cuadrados, es decir los valores de los dbitos deben ser iguales a los valores de los crditos en cada asiento contable. Se debe dejar una fila en blanco para diferenciar entre un asiento y otro; cada asiento debe tener su propio nmero de comprobante ya sea de ingreso(CI #), egreso(CE #) o diario(AD #). Una vez registradas todas las transacciones en la hoja de DIARIO, se puede imprimir todas las pginas que se hayan utilizado en el perodo contable, cabe anotar que en ocasiones no se utilizan todas las pginas del Diario, en ese caso solo se imprimir las pginas utilizadas. Macro Es una secuencia de acciones previamente definidas y grabadas, que pueden accionarse con un botn o la tecla ctrl.+ una letra. Estas grabaciones se realizan con el objeto de resumir en una sola tecla, varias acciones de carcter repetitivo.

Libro Mayor Esta hoja sirve para reflejar los dbitos y crditos de cada cuenta, contiene los siguientes elementos: un cuadro de lista, donde se puede consultar directamente el saldo en cualquier momento del perodo contable, haciendo clic en la cuenta que se desee y que se refleja en las celdas E5 o F5, dependiendo si el saldo es deudor o acreedor. Consta tambin de una celda para la fecha en la celda E2. Para seleccionar y ver el mayor de una determinada cuenta, se debe acceder a travs del filtro que se encuentra ubicado en la celda D12 y seleccionar un solo cdigo.

En el caso del ejemplo que vamos a ilustrar, primero consultamos la cuenta 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 434542 y vamos a observar que obtenemos en la celda E5 un saldo de $ 1.530, luego en el filtro de la celda D12 escogemos el cdigo 1.1.1.21, que corresponde a la misma cuenta, finalmente oprimimos el botn Presentar Mayor y vamos a observar lo siguiente:

Como vemos el saldo del Mayor coincide con el valor que previamente consultamos en la celda E5, esta consulta aparece a manera de Vista preliminar, si deseamos podemos imprimirla, haciendo clic en imprimir y escogiendo desde la pgina 1 hasta la pgina 1, en razn de que no son muchos movimientos y no es necesario imprimir todas las pginas, pues sera algo innecesario. Balance de Comprobacin Esta tercera hoja del software permite entre otras cosas, verificar que tanto las sumas como los saldos se encuentren cuadrados, tambin nos permiten hacer una clasificacin de los grupos y subgrupos de cuentas para obtener la informacin necesaria para estructurar el Balance General y el Estado de Resultados.

Balance General Es la cuarta hoja donde se recoge la informacin exclusivamente de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, esta informacin la recupera el sistema de la hoja BALANCE, una vez verificados las cuentas y valores, se lo puede imprimir para un mejor anlisis o para guardarlo en el archivo correspondiente.

Estado de Resultados Tambin conocido como Estado de Prdidas y Ganancias, esta quinta hoja sirve para determinar la utilidad o prdida obtenida durante el perodo o ejercicio contable, en base a la informacin de las cuentas de gastos e ingresos que se obtiene de la hoja BALANCE, la utilidad o prdida obtenida es trasladada de forma automtica al patrimonio del Balance General. Una vez ejecutado el cierre de un ejercicio contable, es decir cerrando las cuentas de resultados, se le puede dar continuidad a la Contabilidad

con los saldos del Balance General, que se lo registra como el primer asiento del siguiente ejercicio.

Es necesario indicar que todo este software contable est diseado con frmulas, cdigos y ms facilidades que brinda Microsoft Excel, el usuario no tiene que ser un programador para desarrollar este sistema, solo debe tener algo de experiencia en el manejo de Excel y desde luego saber las bases de la Contabilidad. Cuando ya est listo el software, el usuario solamente debe realizar los asientos con un buen criterio contable, todo lo dems puede hacerlo el sistema como cualquier otro software contable como comprender el lector del presente curso, no podemos ahondar ms en el tema, pero si anotar que el libro Excel y Contabilidad est al alcance de cualquier persona interesada en este software y se lo puede ver en el portal de Libros en red. El libro indica paso a paso como se debe proceder para concluir con xito el sistema.

[1] http://www.librosenred.com/libros/excelycontabilidad.html

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5. Plan de cuentas. Estructura, clasificacin y codificacin

Plan de Cuentas Para una adecuada organizacin de las cuentas contables, es necesario disponer de un plan, que es una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad. Es el listado de cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que depender de la naturaleza de las actividades econmicas que realice, ejemplo: No es lo mismo la Contabilidad de un hospital que la de un supermercado. Requisitos del Plan de Cuentas Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa.Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolucin de la empresa.Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificacin numrico de las cuentas, de manera que sea fcil su identificacin por grupos.[1] Estructura, clasificacin y codificacin Ejemplo: 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.1.01 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA CAJA GENERAL GRUPO SUBGRUPO CUENTA SUBCUENTA

Como podemos observar en el ejemplo anterior, la estructura del plan de cuentas est dada en base a un grupo principal que puede ser: Activo,Pasivo,Patrimonio,Ingresos,Gastos. A cada grupo hemos asignado un nmero, que en Contabilidad se lo denomina cdigo. Existen planes de cuentas donde se hace constar Cuentas de Orden con el nmero 6 u otro nmero para diferenciarlo

del resto de cuentas ya que estos rubros tienen otro tipo de tratamiento. Dependiendo de cada grupo, se deben considerar tambin subgrupos, por ejemplo para considerar las cuentas de Pasivo, el primer subgrupo debe ser Pasivo Corriente, mostrando la siguiente estructura: 2. 2.1. PASIVO PASIVO CORRIENTE GRUPO SUBGRUPO

A su vez dentro de cada subgrupo se tiene que considerar varias cuentas, por ejemplo: 2.1.1. 2.1.2. CUENTAS POR PAGAR CUENTA

DOCUMENTOS POR PAGAR CUENTA

Y dentro de cada cuentas, las respectivas subcuentas, por ejemplo: 2.1.1.01 2.1.1.02 CxP Luis Santacruz CxP Gonzalo Pea SUBCUENTA SUBCUENTA

Como podemos observar, dentro de cada subcuenta hemos asignado dos dgitos para su identificacin, esto da la posibilidad de que el nmero de subcuentas se pueda ampliar hasta 99. Para el caso concreto de nuestro sistema de Contabilidad, cada cdigo de grupo, subgrupo o cuenta termina en punto y solamente las subcuentas no terminan en punto, esto se debe a que para los asientos de diario utilizamos nicamente subcuentas, en el caso de que en algn asiento utilicemos un cdigo de grupo, subgrupo o cuenta, el sistema no lo va a aceptar y va a emitir el siguiente mensaje: #N/A A continuacin un ejemplo del Plan de Cuentas que se muestra en nuestro software contable:
MODELO S.A. PLAN DE CUENTAS FECHA septiembre 7, 2009

1. 1.1. 1.1.1.

ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA, BANCOS

1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO 1.1.1.02 CAJA CHICA GUAYAQUIL 1.1.1.10 CAJA GENERAL 1.1.1.20 CUENTA CONTROL 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 20735-4 1.1.1.22 BANCO DEL PACIFICO 1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL 1.1.2. CTAS Y DTOS X COB CLIENTES 1.1.2.01 CLIENTES QUITO 1.1.2.02 CLIENTES GUAYAQUIL 1.1.2.03 CLIENTES CUENCA 1.1.2.04 CLIENTES MANTA 1.1.3. 1.1.4. (-)PROV CTAS INCOBRABLES OTRAS CUENTAS POR COBRAR 1.1.3.01 (-)PROV CTAS INCOBR CLIENTES 1.1.4.01 ANTICIPOS DE SUELDOS 1.1.4.02 ANTICIPOS A PROVEEDORES 1.1.5. 1.1.6. INVENTARIO DE SUMINIST. Y MATERIALES IMPUESTOS ANTICIPADOS 1.1.5.01 SUMIN Y MATERLS DE OFICINA 1.1.6.01 RETENCIONES EN LA FUENTE 1.1.6.02 ANTICIPOS DE IMPUESTO A LA RENTA 1.1.6.03 IVA EN COMPRAS 1.1.7. 1.1.8. INVENTARIOS DE PRODUCT. TERMINADOS OTROS ACTIVOS CORRIENTES 1.1.7.01 EQUIPO DE MONTAA 1.1.8.01 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.1.8.02 PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO 1.2. 1.2.1. 1.2.2. ACTIVO FIJO TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES MAQUIN, MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO

1.2.1.01 TERRENO 1.2.2.01 MUEBLES Y ENSERES 1.2.2.02 EQUIPO DE OFICINA 1.2.3. 1.2.4. 1.2.5. 1.3. 1.3.1. VEHICULOS OTROS ACTIVOS FIJOS (-)DEPRECIACION ACUMULADA ACTIVOS NO CORRIENTES GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION 1.2.3.01 VEHICULOS 1.2.4.01 DERECHOS DE AUTOR 1.2.5.01 (-)DEPRECIACION ACUMULADA

1.3.1.01 GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4. 2 2.1. 2.1.1. GASTOS INVESTIGACION, EXPL Y OTROS OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES (-)AMORTIZACION ACUMULADA PASIVO PASIVO CORRIENTE CUENTAS POR PAGAR 1.3.2.01 INVESTIGACION DE MERCADOS 1.3.3.01 DEPOSITOS EN GARANTIA 1.3.4.01 (-)AMORTIZACION ACUMULADA

2.1.1.01 PROVEEDORES 2.1.1.02 SUELDOS POR PAGAR 2.1.2. 2.1.3. DOCUMENTOS POR PAGAR PROV SOCIALES POR PAGAR 2.1.2.01 DOCUMENTOS POR PAGAR 2.1.3.01 DECIMO TERCER SUELDO 2.1.3.02 DECIMO CUARTO SUELDO 2.1.3.03 VACACIONES 2.1.4. OBLIGAC: IESS E IMPUESTOS 2.1.4.01 APORTE PATRONAL 2.1.4.02 APORTE INDIVIDUAL 2.1.4.03 FONDO DE RESERVA 2.1.4.04 RETENCIONES A EMPLEADOS 2.1.4.05 RETENC. FUENTE 1% 2.1.4.06 RETENC. FUENTE 2% 2.1.4.07 RETENC. FUENTE 8% 2.1.4.08 RETENC. FUENTE 25% 2.1.4.09 IVA EN VENTAS 2.1.4.10 RETENC. IVA 30% 2.1.4.11 RETENC. IVA 70% 2.1.4.12 RETENC. IVA 100% 2.1.4.13 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS IESS 2.1.5. 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 3. 3.1. 3.1.1. 3.1.2. OTROS PASIVOS CORRIENTES PASIVO LARGO PLAZO-NO CORRIENTE CTAS Y DTOS X PAG-LARGO PLAZO OTROS PASIVOS A LARGO PLAZO PATRIMONIO PATRIMONIO NETO CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIGNADO RESERVAS 2.1.5.01 COBROS ANTICIPADOS

2.2.1.01 PRESTAMO BCO PICHINCHA LARGO PLAZO

3.1.1.01 CAPITAL 3.1.2.01 RESERVA LEGAL 3.1.2.02 OTRAS RESERVAS 3.1.3. UTILIDADES/PERDIDAS ACUMULADAS

3.1.3.01 UTIL/PERD ACUM EJERCICIOS ANTERIORES 3.1.3.02 RESULTADOS PRESENTE EJERCICIO 4. 4.1. 4.1.1. INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES VENTAS GRAVADAS CON IVA

4.1.1.01 VENTAS DE SERVICIOS 4.1.1.02 ALQUILER EQUIPO DE MONTAA 4.1.2. 4.1.3. 4.1.4. 4.2. 4.2.1. VENTAS EXC DE IVA O NO GRABADAS EXPORTACIONES (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS INGRESOS NO OPERACIONALES OTROS INGRESOS 4.1.2.01 VENTAS EXCENTAS DE IVA 4.1.3.01 EXPORTACIONES 4.1.4.01 (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS

4.2.1.01 INTERESES GANADOS 4.2.1.02 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS 4.2.1.03 OTRAS RENTAS 5. 5.1. 5.1.1. 5.2. 5.2.1. GASTOS COSTO DE VENTAS COSTO DE VENTAS GASTOS DE ADMINIST Y VTAS SUELD/SAL/BEN SOC E INDEM

5.1.1.01 COSTO DE VENTAS

5.2.1.01 SUELDOS Y SALARIOS 5.2.1.02 DECIMO TERCER SUELDO 5.2.1.03 DECIMO CUARTO SUELDO 5.2.1.04 VACACIONES 5.2.1.05 FONDO DE RESERVA 5.2.1.06 GASTO APORTE PATRONAL 5.2.2. COMISIONES EN VTAS Y PUBL 5.2.2.01 COMISIONES EN VENTAS 5.2.2.02 PUBLICIDAD 5.2.3. 5.2.4. GASTOS DE GESTION AGUA, LUZ, TELEFONO, TELEX Y FAX 5.2.3.01 GESTIONES VARIAS 5.2.4.01 AGUA 5.2.4.02 LUZ 5.2.4.03 TELEFONOS Y FAX 5.2.4.04 INTERNET 5.2.5. IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 5.2.5.01 IMPUESTOS FISCALES Y MUNICIP. 5.2.5.02 CONTRIB. SUPERINT. DE CIAS. 5.2.6. DEPREC DE BIENES Y AMORT. 5.2.6.01 DEPRECIACION DE MUEB Y ENS. 5.2.6.02 DEPRECIACION EQUIPOS DE OFIC.

5.2.6.03 AMORTIZACIONES 5.2.7. 5.2.8. CTAS INCOB Y BAJA DE INV. INTERESES Y COMISIONES 5.2.7.01 CUENTAS INCOBRABLES 5.2.8.01 GASTO INTERESES 5.2.8.02 COMISIONES BANCARIAS 5.2.9. OTROS GTOS DE ADM Y VTAS. 5.2.9.01 GASTOS DE VIAJE 5.2.9.02 ARRIENDOS 5.2.9.03 SERVICIOS DE HOSPEDAJE 5.2.9.04 TRANSPORTE 5.3. 5.3.1. 5.3.2. GASTOS NO OPERACIONALES PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS OTROS GASTOS NO OPERACNLS

5.3.1.01 PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS FIJ. 5.3.2.01 MANTENIMIENTO DE OFICINAS

[1] http://www.wikilearning.com/curso_gratis/manual_de_contabilidad_basi ca-plan_de_cuentas/12594-6 volver al ndice

6. Contabilidad especializada. Las operaciones comerciales

Contabilidad especializada Por cuanto la Contabilidad permite obtener informacin til sobre las operaciones de las empresas dedicadas a diferentes actividades, se puede determinar que la especializacin se relaciona con la rama o campo de accin de cada una de ellas. Se puede considerar como especializaciones, las siguientes: Contabilidad de CostosContabilidad GubernamentalContabilidad BancariaContabilidad AgropecuariaContabilidad de SegurosContabilidad HoteleraContabilidad PetroleraContabilidad Hospitalaria, etc. [1] Dependiendo de que Contabilidad se trate puede variar el Plan de Cuentas, en especial a nivel de cuentas y subcuentas, aunque en

trminos generales pueden conservar los grupos principales de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos. Segn Guajardo, Woltz y Arlen el propsito bsico de la Contabilidad es proveer informacin financiera acerca de una entidad econmica, para facilitar la toma de decisiones a los diferentes usuarios ya sean accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, empleados y pblico en general. En consecuencia se originan diversas ramas, de las cuales las ms importantes son: Contabilidad Financiera Sistema de informacin que expresa en trminos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad econmica, as como ciertos acontecimientos econmicos que la afectan, con el fin de proporcionar informacin til y segura a usuarios externos a la organizacin. Contabilidad Administrativa Sistema de informacin al servicio de las necesidades internas de la administracin, con orientacin pragmtica destinada a facilitar, las funciones administrativas de planeacin y control as como la toma de decisiones. Contabilidad Fiscal Sistema de informacin diseado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario especfico: el fisco. [2] Las operaciones comerciales Denominadas tambin transacciones mercantiles, constituyen el intercambio de bienes, valores y servicios entre dos partes, con el objeto de satisfacer las necesidades de la colectividad. Toda transaccin tiene dos partes, una que entrega y otra que recibe, por valores equivalentes, este intercambio requiere una constancia, la misma que se refleja en la documentacin fuente que constituye la base de los registros contables. Esta documentacin se debe archivar adecuadamente. El comerciante y sus herederos deben conservar los libros de Contabilidad y sus comprobantes, por todo el tiempo que dure su giro, hasta que termine de todo punto la liquidacin de sus negocios, y diez aos despus.

La especializacin de la Contabilidad, posibilita que tenga en cada caso su forma particular de operar ya que no es lo mismo la Contabilidad de Costos y la Contabilidad Agropecuaria, aunque los principios son los mismos. Por citar un ejemplo: en la Contabilidad de Costos es muy usual la utilizacin de la cuenta Inventario de Productos en Proceso, para acumular en esta los productos que se encuentran en proceso de fabricacin, mientras que en la Contabilidad Agropecuaria, existe una cuenta para describir una situacin similar con la cuenta Cosechas Pendientes. Hay circunstancias particulares cuando se trata de una empresa comercial por ejemplo, cuando se compensa el desempeo de sus empleados y se aplica un bono de cumplimiento, por el mismo concepto en una empresa de transporte areo para compensar el desempeo de los tripulantes, se aplica el concepto bono por millaje. Este tipo de consideraciones se debe tener en cuenta en todas las empresas dependiendo de la especializacin de la Contabilidad que se vaya a aplicar.

[1] Bravo Valdivieso, Mercedes. Contabilidad General, 5ta. Edicin, Pg. 3 [2] Guajardo, Woltz, Arlen. Contabilidad, Pg. 3 volver al ndice

7. Cuentas y documentos por cobrar

Cuentas por Cobrar Esta cuenta representa derechos exigibles que tiene una empresa y se origina por el otorgamiento de crdito sin documentos para el cobro, es decir se basa ms, en la confianza que existe entre las partes para recuperar los valores por ventas realizadas o por la prestacin de algn servicio. Clasificacin de las Cuentas por Cobrar Las cuentas por cobrar se clasifican generalmente en tres grupos que son:

Cuentas por cobrar al cliente: esta compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al crdito tomado por la venta. Cuentas por cobrar a Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a crditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta despus de su salario. Otras cuentas por cobrar:estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daos o prdidas entre otros. Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente despus del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo ms pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayora de los casos, es de doce meses estas deben de colocarse en el rengln de activos no corrientes, es decir en el de otros activos. Cuentas Incobrables Esta es ms comn en las empresas que venden a crdito bienes y servicios, lo cual se encuentran con clientes que no pagan dichas cuentas, lo que debe contabilizarse como un gasto. Existen tres mtodos para estimar las provisiones para cuentas incobrables que son: 1- Mtodo del % de las Ventas Netas a Crdito. (2% sobre el valor a venta a crdito) Ejemplo: Veamos: Ventas a crdito 725,000.00 Estimacin de Cuentas Incobrables (725,000.00 x .002) 14,500.00

Valor neto 710,500.00

2- Mtodo del % de las cuentas por cobrar clientes. (2% sobre el valor a venta a crdito) Ejemplo: Veamos: Ventas a crdito 725,000.00 Estimacin de Cuentas .002) Incobrables (725,000.00 x 14,500.00

Valor neto 710,500.00 3- Mtodo del % de cada cliente en particular. (Se debe calcular en forma individual por cada cliente). Casa Real, S.A. 257,000.00 (5%) Casa Prez 200,000.00 (3%) Casa el Toro 200,000.00 (5%)

Cuando la cuentas por cobrar se ha determinado como cuentas incobrable estas deben de aparecer en el rengln del activo y deben ser canceladas, Para cancelar estas cuentas el mayor general debe aparecer en 0.

Documentos por Cobrar Si las ventas se efectan a crdito y se desea mayor garanta que tenga carcter legal se solicita al cliente que firme un documento denominado pagare. Los Documentos por cobrar legalmente esta amparada por documentos negociables entre lo que tenemos: El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una fecha estipulada futura. La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo, dicho documento no tiene carcter legal, mas bien estn garantizado por la moral y confianza de la entidad emisora. Para calcular los intereses para un ao utilizamos la siguiente formulas:

Inters = Capital x Tasa x (Nmeros de das / 360) Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta Documentos por Cobrar, ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar estos, con una tasa de inters y la fecha de vencimiento. Documentos por Cobrar descontados Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han transferidos por endoso o de otra forma a un banco, al valor nominal o el de su vencimiento; a veces deducido en descuento que viene a representar el inters correspondiente al plazo no expirado. Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo endosa y para el que vende un activo contingente con recurso de devolucin por falta de pago. Este debe presentarse en el balance general como una deduccin de los documentos por cobrar. volver al ndice

8. Cuentas y documentos por pagar. Letra de cambio

Cuentas por Pagar Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos, adquisicin de activos fijos o contratacin de inversiones en proceso. Si son pagaderos a un tiempo inferior a doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a un tiempo superior a doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo Plazo. Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de estos por cada documento de origen (fecha, nmero de documento e importe) y por cada pago efectuado; tambin deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada perodo econmico, deben reclasificarse a Corto Plazo. Principios y Procedimientos de Control Interno Se deben conciliar peridicamente los importes recibidos y pendientes de pago segn controles contables de la empresa y de los proveedores.Deben elaborarse expedientes de pago por proveedores de

cada factura, su correspondiente Informe de Recepcin(cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelndose las facturas con el sello de Pagado.Es preciso mantener al da los mayores auxiliares de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada factura recibida y cada pago efectuado; as como por edades y analizarse por la Direccin.Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a proveedores, deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los mayores auxiliares de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.[1] Procedimientos de Comprobacin Interna Cuentas por Pagar Corto Plazo Cuadre contable de las partidas pendientes en el mayor por deudores.Verificacin de los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores).Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas cuentas).Anlisis por edades determinando las deudas vencidas (ms de 30 das).Verificar los convenios de pagos suscritos. Cuentas por Pagar Diversas Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas de acuerdo a su contenido, comprobando su cuadre contable as como analizar por edades para determinar las envejecidas.Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, as como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago. Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y mayores auxiliares por acreedores.Anlisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un ao.Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc).Comprobar las confirmaciones y conciliaciones con los acreedores.Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, as como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).[2]

Documentos por Pagar De igual forma que en las ventas, cuando la empresa exige la firma de pagars o letras de cambio a los clientes para garantizar el pago de los valores a crdito, igualmente cuando se realiza compras, los proveedores tambin van a exigir la firma de pagars o letras de cambio para asegurarse de que se cumplan con los pagos de los valores por los cuales nos han concedido el crdito. Letra de cambio Es una orden escrita de una persona (girador) a otra (girado) para que pague una determinada cantidad de dinero en un tiempo futuro (determinado o determinable) a un tercero (beneficiario). Las personas que intervienen son: El Girador o librador: Da la orden de pago y elabora el documento. El Girado: Acepta la orden de pago firmando el documento comprometindose a pagar. Por lo tanto responsabilizndose, indicando en el mismo, el lugar o domicilio de pago para que el acreedor haga efectivo su cobro. El Beneficiario o tomador: Recibe la suma de dinero en el tiempo sealado.[3]

[1] http://www.zonaeconomica.com/analisis-financiero/cuentas-pagar [2] http://www.zonaeconomica.com/analisis-financiero/cuentas-pagar [3] http://es.wikipedia.org/wiki/Letra_de_cambio volver al ndice

9. Cuentas por pagar a accionistas. Aportes para futuras capitalizaciones

Cuentas por Pagar a Accionistas Cuando una empresa es nueva, suele suceder que necesita ms inyeccin de capitales para poder continuar con sus operaciones, generalmente por tratarse de una empresa nueva, los bancos o instituciones financieras consideran que estas empresas no son sujetos de crdito, por tanto no tienen acceso a los crditos que estas instituciones otorgan, por esta razn es necesario convocar a una reunin de los accionistas para tratar este particular.

Por lo general son los accionistas quienes deben prestar sus aportes econmicos para que la empresa siga adelante, es entonces cuando se hace necesario abrir en la Contabilidad, una cuenta denominada Cuentas por Pagar a Accionistas con la finalidad de registrar los aportes que realicen los socios para que la empresa pueda continuar operando. Para ilustrar de mejor manera esta situacin, vamos a suponer que el seor Ivan Martinez, socio de la empresa Modelo S.A. decide aportar con $ 5.000 para inyectar mas fondos al negocio. El asiento contable se mostrara de la siguiente manera:

Es conveniente que por cada aportacin se realice un asiento diferente, para llevar un registro por separado y no confundir los valores aportados entre un socio y otro. Cuando ya se realice la devolucin de estos valores, el asiento contable sera es siguiente:

Existen casos excepcionales en que los socios a pesar de que se trata de una empresa nueva y an no llega al punto de equilibrio (punto en el

cual los ingresos generados son iguales a los gastos incurridos), cobran intereses sobre estas aportaciones, en este caso la empresa va a reconocer un 15% anual sobre los $ 10.000 por un perodo de 6 meses, el asiento como vemos registra una cuenta adicional para registrar GASTO INTERESES por $ 750, valor que podemos calcular directamente en Excel en la celda E53, donde aplicamos la frmula: =10000*15%*180/360

Aportes para futuras capitalizaciones Existe otra variante con respecto a aportes de socios y se trata de que a algunos accionistas les interesa que estos aportes, formen parte de futuras capitalizaciones, es decir estos fondos a futuro, pasarn a formar parte del capital y se incrementar el patrimonio. Para continuar con nuestro ejemplo, los mismos aportes del socio Sr. Ivn Martnez, vamos a registrarlos ahora en la cuenta de APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES.

Posteriormente cuando los socios ya decidan incrementar el capital de la empresa, el registro contable ser el siguiente:

Con este asiento la cuenta 2.2.1.02 APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES se cierra y se incrementa la cuenta 3.1.1.01 CAPITAL. volver al ndice

10. Consultas del mayor general y balance de comprobacin

Consultas del Mayor General Para que una Contabilidad pueda proveer una informacin actualizada, es necesario realizar constantes consultas a las cuentas del Mayor General, tambin para asegurarse de que las partidas se encuentren bien registradas. Como mencionamos en su momento una cuenta de mayor puede ser representada en una T, sin embargo este mtodo dificulta entre otras cosas, el que se pueda apreciar inmediatamente los saldos, es por eso que nuestro software contable desarrollado en Excel, cuenta con todas las columnas necesarias para brindar una informacin mas amplia a cerca de cada cuenta, estas columnas son: Fecha, Comprobante, Detalle, Cdigo, Dbitos, Crditos y Saldo. A continuacin vamos a observar la cuenta de mayor del BANCO DEL PICHINCHA.

Es muy importante consultar este tipo de cuentas para tener un control exacto de los dineros que disponemos en los bancos, pues si esto no sucede, se corre el riesgo de sobregirar la cuenta lo que acarreara problemas a la entidad. Es necesario realizar un adecuado registro en el Diario General para que la misma informacin se refleje en el Mayor, como vemos en la grfica anterior existe un registro cronolgico de los cheques emitidos, as como tambin de los depsitos realizados en la cuenta BANCO DEL PICHINCHA. De igual manera podemos consultar cualquier otra cuenta de la cual necesitemos informacin, ahora vamos a consultar la cuenta CAJA GENERAL en la que vamos a observar los ingresos y egresos de los dineros de la entidad, por lo general y segn normas de control interno todo egreso de caja debe ser depositado en bancos, como podemos corroborar con la cuenta de mayor citado anteriormente.

Consultas al Balance de Comprobacin De igual forma cuando requerimos observar varias cuentas, podemos dirigirnos a la Hoja BALANCE, en donde podemos ver de una forma ms panormica algunas cuentas y hacer una evaluacin de cmo se encuentra la entidad en un momento dado, en la grfica siguiente podemos observar cuentas de Activo Corriente.

Aqu podemos apreciar que disponemos de una CAJA CHICA QUITO con un monto de 100,00 dlares, en CAJA GENERAL como ya vimos en el Mayor, disponemos de 19.990,00 dlares, confirmamos que en nuestra cuenta bancaria del BANCO DEL PICHINCHA tenemos 44.187,93 dlares, tambin vemos que a nuestros CLIENTES de QUITO hemos cobrado los $ 9.990,00 de crdito concedido. Hemos entregado ANTICIPOS A PROVEEDORES por $ 3.500,00, de los cuales ya se ha descontado $ 2.000,00, quedando un saldo actual de $ 1.500,00, en fin podemos revisar todas y cada una de las cuentas que integran nuestra Contabilidad y tener una idea general de cmo est marchando la empresa. En esta hoja tambin podemos ver hacia la derecha, 3 niveles de agrupacin de valores, esto quiere decir que las cuentas que normalmente utilizamos para la Contabilidad, son en realidad de cuarto nivel, por ejemplo la cuenta 1.1.1.10 CAJA GENERAL, para comprender mejor los niveles podemos decir que: CODIGO CUENTA NIVEL

1. PRIMERO 1.1. 1.1.1. 1.1.1.01 1.1.1.02 1.1.1.10 1.1.1.20 1.1.1.21 1.1.1.22 1.1.1.23 1.1.2. 1.1.2.01 1.1.2.02

ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA, BANCOS CAJA CHICA QUITO CAJA CHICA GUAYAQUIL CAJA GENERAL CUENTA CONTROL BANCO DEL PICHINCHA BANCO DEL PACIFICO BANCO DE GUAYAQUIL CTAS Y DTOS POR COBRAR CLIENTES CLIENTES QUITO CLIENTES GUAYAQUIL SEGUNDO TERCERO CUARTO CUARTO CUARTO CUARTO CUARTO CUARTO CUARTO TERCERO CUARTO CUARTO

Por tanto todos los valores de las cuentas de cuarto nivel desde la cuenta 1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO, hasta la cuenta 1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL son, por decirlo as, hermanas y deben agruparse en la cuenta madre 1.1.1. CAJA, BANCOS de tercer nivel, concretamente si sumamos los saldos deudores que aparecen en el Balance de Comprobacin de las cuentas CAJA CHICA QUITO $ 100,00, ms CAJA GENERAL $ 19.990,00, ms BANCO DEL PICHINCHA $ 44.187,93, nos da como resultado $ 64.277,93, valor que va en CAJA, BANCOS, cuenta de tercer nivel. Si continuamos con este mismo criterio, vamos a observar que los valores de las cuentas de tercer nivel, se agrupan en el segundo nivel 1.1. ACTIVO CORRIENTE, por ltimo los subgrupos de segundo nivel, se agrupan en el primer nivel 1. ACTIVO. Toda esta clasificacin permite al final del Balance de Comprobacin, verificar que los valores se encuentren cuadrados y verificar si hasta la fecha de revisin, hemos obtenido Utilidad o Prdida, como podemos observar en la siguiente imagen.

En esta revisin hemos podido comprobar que los dbitos coinciden con los crditos y los saldos deudores coinciden con los saldos acreedores, por tanto el Balance est cuadrado y adems observamos que hemos obtenido una utilidad de 7.708,42 dlares, lo cual va de acuerdo con los objetivos de la empresa. La utilidad se da por cuanto las rentas son mayores que los gastos y ese es el objetivo principal de toda empresa, sin embargo puede suceder que en ocasiones los gastos son mayores que las rentas, en este caso hay que poner los correctivos necesarios para no continuar perdiendo, caso contrario se tendra que liquidar la empresa, es decir cerrar las operaciones. Como podr darse cuenta el lector es muy importante la informacin que revele la Contabilidad, pues es el eje principal para la toma de decisiones en cuanto a incrementar la inversin, revisin de gastos, definir polticas para aumento de ventas, etc. Y por supuesto toda esta informacin debe estar debidamente respaldada con todos los documentos fuente. volver al ndice

Registros auxiliares de Microsoft Excel para

Contabilidad
Lecciones
1. Caja chica. Creacin del fondo y reposicin 2. La caja. Flujo de fondos 3. Apertura de cuentas corrientes y sus objetivos. libro bancos. Conciliacin bancaria 4. Estados de cuenta. Consultas de fondos por internet. Conciliacin bancaria diaria 5. Inventarios. Principales sistemas de control 6. Activos fijos. Depreciacin y registro en Excel 7. Activos diferidos y amortizacin 8. Rol de pagos general e individual 9. Provisiones de beneficios sociales 10. Participacin de trabajadores en la utilidades de la empresa

1. Caja chica. Creacin del fondo y reposicin

Caja Chica Dentro de los gastos que realiza una empresa, existen aquellos de baja cuanta, que por ser tan pequeos, no amerita la emisin de cheque, normalmente estos gastos no deben exceder de 20 dlares por cada transaccin y se los utiliza para atender necesidades urgentes como la adquisicin de materiales de oficina, alimentacin, movilizacin y otros ue no puedan ser cubiertos con cheques. Creacin del fondo El monto mximo del fondo de Caja Chica no debe exceder de 200 dlares, para la apertura de este fondo se debe realizar el respectivo memorando dirigido al gerente o administrador de la entidad y se debe indicar el objetivo y destino para el cual es creado, as como tambin se sealar el nombre de la persona que ser responsable de su uso, manejo, custodia y liquidacin. El fondo servir para cancelar exclusivamente obligaciones originadas por las necesidades de la entidad, no se deber conceder prstamos a funcionarios, compaeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue

creado. Para justificacin de los gastos, se considerarn vlidos, los siguientes documentos: Memo de apertura del fondo de Caja Chica, Vales de Caja Chica y documentacin de las empresas comerciales o proveedoras de bienes y/o servicios, como son: facturas y dems documentos que justifiquen el egreso. Cuando el proveedor del bien y/o servicio no tiene factura, por ser de cuanta reducida y/o de frecuencia muy ocasional, debe presentar un recibo firmado indicando el concepto, el monto en nmeros y letras, la cdula de ciudadana y la fecha. Reposicin del fondo La reposicin del fondo de Caja Chica se realizar cuando los egresos hayan superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del fondo deber presentar obligatoriamente el cuadro Resumen de Caja Chica, adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisar la documentacin, observando que no haya documentos con fecha anterior a la ltima reposicin, ni posteriores a la solicitud de reposicin del fondo. En caso de no existir novedad, se realizar la reposicin del fondo, caso contrario se devolver a la persona responsable para que vuelva a presentar los documentos en forma correcta. Para que se cumpla una parte de las polticas antes indicadas, vamos a disear el formulario de Resumen de Caja Chica de la siguiente manera: En un nuevo libro de Excel, en la hoja1, colocamos lo siguiente: En la celda A1 la palabra EMPRESA: En la celda A2 ponemos RESUMEN DE CAJA CHICA En la celda A3 RESPONSABLE: En la celda A4 FECHA: Luego ampliamos la columna C, establecemos un ancho de 42,00 En la celda D2 ponemos MONTO: En la celda D3 la palabra GASTADO: En la celda D4, DIFERENCIA:

Marcamos el rango D2:D4 y alineamos texto a la derecha Reducimos la columna F, establecemos un ancho de 2,71 En la celda A6, ponemos DOCMTO. A la derecha en la celda B6, NUMERO En C6, DESCRIPCION En D6, CODIGO En E6, VALOR

Centramos los contenidos del rango A6:E6 y destacamos con Negrita

En la celda E2 ponemos el monto de Caja chica que para este caso asciende a $ 150,00, luego marcamos el rango A6:E51 y ponemos bordes a todas estas celdas, en D51 ponemos: SUMAN $, en E51 incluimos la siguiente frmula de suma: =SUMA(E7:E50), en la fila 56 hacemos constar espacios para las firmas de la persona responsable del manejo del fondo y de la persona que aprueba el documento, como consta en la siguiente imagen:

Una vez que hemos puesto el valor del fondo en E2, en E3 ponemos la siguiente frmula =E51 para traer a esta celda el valor del total gastado y en E4 colocamos la diferencia con la frmula =E2-E3, en F3 ponemos el porcentaje requerido para realizar la reposicin que en este caso es del 75%. El diseo de este documento, lo hacemos con la intencin de que nos advierta cuando se ha cumplido la condicin de haber gastado el 75% o un valor mayor del fondo que es cuando ya se debe realizar la reposicin, esta poltica es muy saludable en cualquier entidad, en razn de que caja chica siempre debe tener fondos y no debemos esperar que se agote dicho valor para entonces reponer el fondo, ya que puede ocurrir que no est la persona que firma el cheque de reposicin o no hay alguien que pueda cambiarlo, en fin pueden haber muchas circunstancias que impiden que el fondo se reponga a tiempo, por eso es preciso anticiparnos a los hechos, para esto es preciso alimentar este registro diariamente con los documentos fuente que respalden los gastos realizados. Para continuar con el diseo del formulario de RESUMEN DE CAJA CHICA, en F7 ponemos la siguiente frmula:

=SI($E$51>=($E$2*$F$3%);R; ) con esto le decimos a Excel que si el valor de E51 es mayor o igual que el porcentaje mnimo para la reposicin, nos haga aparecer una R, caso contrario, nada. En F8 vamos a repetir la misma frmula, pero en lugar de una R, vamos a poner una E y as hasta completar la palabra REPOSICION.

Lo que queremos lograr con esto es que en el momento que el valor gastado sea igual o mayor que el 75% del fondo, automticamente aparezca en el costado derecho del formulario, la palabra REPOSICIN, de la forma que se muestra a continuacin:

De esta manera optimizamos el uso de Excel para una de las actividades mas comunes de las empresas, el manejo adecuado del fondo de caja chica, el formato antes propuesto incluso facilita la ejecucin del arqueo de caja, porque sabemos de forma automtica cual es el valor que tenemos en documentos, es decir lo GASTADO que en el caso propuesto es $ 113, por tanto en efectivo debemos tener la DIFERENCIA, es decir $ 37. Una vez impreso el RESUMEN DE CAJA CHICA, se realiza la solicitud de reposicin del fondo, adjuntando todos los documentos de los gastos realizados, la columna CODIGO, facilita la asignacin de cada gasto a la cuenta respectiva para la contabilizacin, donde se debitarn todos los gastos expuestos y se acreditar la cuenta del banco respectivo por el valor de $ 113. volver al ndice

2. La caja. Flujo de fondos

La Caja Es muy importante en una empresa, la adecuada administracin de los fondos que se reciben en Caja, por esta razn muchas entidades han creado un departamento exclusivo, llamado Tesorera, donde se reciben y se entregan valores, generalmente los valores que recibe Caja son en efectivo, cheques, vouchers de tarjetas de crdito, moneda extranjera, etc. Todos estos valores se guardan en una caja fuerte, de ah proviene su nombre. Segn normas de control interno, todos los valores ingresados en Caja, deben ser depositados intactos en las cuentas bancarias al da siguiente, para evitar jineteo de fondos, es por esta razn que en algunos ejercicios de Contabilidad encontramos la cuenta Caja-Bancos, por que van de la mano ambas cuentas con la diferencia que la Caja se encuentra en la entidad, mientras que Bancos, se refiere a las cuentas corrientes o de ahorros que mantiene la empresa en alguna entidad bancaria. Todos los pagos o desembolsos deben realizarse mediante cheque a excepcin de los pagos pequeos que se deben realizar con el fondo de Caja chica, es importante asegurar el efectivo contra robo, adems es saludable que los empleados encargados del manejo de fondos presenten una caucin que garantice el manejo adecuado de dichos valores.

En el siguiente asiento podemos observar un ingreso a Caja por una venta realizada con la factura 24, en este sistema podemos utilizar en la columna DESCRIPCIN, una referencia para cada cuenta, en este caso con fecha 17-sep-09 y asiento de diario AD 010, recibimos en la cuenta 1.1.1.10 CAJA GENERAL, $ 10.000,00, acreditamos la cuenta 4.1.1.01 VENTAS DE SERVICIOS, mientras no registremos los $ 10.000,00 en el crdito aparecen mensajes de alerta en el rango F7:F9.

Una vez cuadrado el asiento, desaparecen las alertas del rango F7:F9. Adems vamos a registrar el depsito que realizamos al da siguiente en el Banco de Guayaquil, segn papeleta de depsito 5421, se debe dejar una fila en blanco entre un asiento y otro para una mejor presentacin del Libro Diario, la lnea entrecortada que observamos entre la fila 142 y 143 significa que es el lmite entre una pgina y otra, igualmente se debe tratar de completar un asiento en una pgina, si esto no es posible se lo debe registrar en la pgina siguiente, esta recomendacin se hace para que no se registre parcialmente los asientos entre una pgina y otra, sino que se lo haga ntegramente en una misma pgina.

Flujo de fondos

Con la finalidad de mantener una programacin adecuada de los valores que ingresan y los valores que egresan, se hace necesario manejar un Flujo de fondos, donde se debe hacer constar en la parte superior todos los valores pendientes de cobro y en la parte inferior los valores por pagar. Por lo general los valores que ingresan es por cuentas cobradas a clientes, mientras que los valores a pagar es para proveedores, a continuacin vamos a observar un flujo de fondos donde se muestran los ingresos y egresos que se han registrado en la semana del 14 al 18 de septiembre de 2009.

En el caso expuesto, el saldo de Caja es positivo, hemos recibido ingresos por $ 5.500,00 y hemos realizado pagos por $ 4.900,00, que nos da una diferencia positiva de $ 600,00 ms los $ 2.000,00 del saldo inicial de la Caja nos da como resultado $ 2.600,00. Sin embargo es necesario considerar que cuando tengamos saldo negativo, el flujo no puede quedar desfinanciado, de manera que para cubrir ese dficit tenemos que incrementar las ventas de contado y si esto no es posible debemos recurrir a prstamos bancarios. volver al ndice

3. Apertura de cuentas corrientes y sus objetivos. libro bancos. Conciliacin bancaria

Con anterioridad o desde la constitucin legal de las entidades, stas aperturan cuentas corrientes en los Bancos locales para efectuar depsitos y realizar retiros. La aperturacin de cuentas corrientes tiene como objetivos principales a los siguientes: Asegurar el dinero contra cualquier riesgo de prdida, robo, incendio, asalto u otra contingencia imprevista.Convertir a las entidades en clientes de los bancos, para que puedan utilizar los servicios de prstamos, de emisin de cartas de crdito para importaciones, otorgamientos de avales y garantas, realizacin de giros, cobranzas, etc.Obligar a los Cajeros de recaudacin y Agentes de depsito para que diariamente realicen los depsitos de dinero y fundamentalmente de los cheques, a fin de que sean acreditados o devueltos por cmara de compensacin; y,Obligar a los tesoreros, cajeros pagadores y de fondos rotativos, a que los pagos se realicen mediante cheques, que permitan la confrontacin de los desembolsos y eventualmente atender reclamaciones. Cuando una entidad abre una o ms cuentas corrientes, contablemente se origina la cuenta de BANCOS, en la que se debitan los valores depositados y se acreditan los giros realizados. Para cada cuenta corriente hay que llevar una subcuenta de mayor auxiliar con la denominacin especfica del banco correspondiente. Los mayores auxiliares de la cuenta de Bancos permiten ejercer el control diario de los ingresos y egresos; y facilitan la conciliacin bancaria en cualquier momento por razones de auditora o de chequeo mensual, con el propsito de verificar que las sumas de saldos netos en las cuentas corrientes correspondan en igualdad al saldo total de la cuenta de Bancos.[1] Libro Bancos Este registro sirve para llevar un mejor control de los depsitos, notas de crdito, notas de dbito y cheques girados contra una cuenta bancaria, vamos a disear en una hoja de Excel el siguiente registro:

Segn podemos observar este registro est compuesto de las siguientes columnas: Fecha.- Para registrar las fechas de los movimientos realizados. Cheque.- Para hacer constar el cheque emitido o en su lugar notas de dbito o crdito. Beneficiario.- Para registrar los nombres de las personas a quien se ha girado los cheques. Descripcin.- Para detallar brevemente el concepto del pago o depsito realizado. Debe.- Para registrar los valores depositados o acreditados. Haber.- Para anotar los valores de los cheques o notas de dbito. Saldo.- Para determinar cual es el valor resultante despus de cada movimiento, para esto en la celda H5, hemos registrado la frmula: =+F5-G5, para que se refleje la diferencia entre los valores del debe y haber, pero a partir de la celda H6 y las siguientes hacia abajo, se registra la siguiente frmula: =+H5+F6-G6, para que tome el saldo anterior, sume los depsitos si acaso lo hay y reste los cheques, tambin si los hay; de esta forma aparece siempre un saldo actualizado de acuerdo a los movimientos que se vayan registrando. Este tipo de registro se puede llevar para cada cuenta bancaria que tenga la entidad. Se puede tambin incluir filtros en cada columna para facilitar la

bsqueda de cualquier dato como: beneficiario, concepto o cheque como lo vemos en la siguiente imagen:

Para esto primero marcamos el rango A4:H4, hacemos clic en Ordenar y filtrar y escogemos Filtro, hecho esto vamos a observar que aparece en el lado derecho de cada columna, un cuadradito que nos permite ubicar fcilmente cualquier dato.

Conciliacin Bancaria Es un proceso que nos permite verificar si los registros de nuestro libro bancos coincide con los registros del banco, de acuerdo nuestro ejemplo, en nuestro libro del Banco Nacional tenemos la siguiente informacin

Al 30 de junio de 2009, terminamos con un saldo de $ 13.333,81, mientras que el estado de cuenta del Banco, nos da la siguiente informacin:

Segn podemos ver el saldo del estado de cuenta del Banco es $ 16.762,45, existe una diferencia de $ 3.428,64, que tenemos que conciliar, es decir encontrar el porqu de esta diferencia, que es precisamente el objetivo de la conciliacin bancaria.

Para conciliar estos valores, primero cotejamos los valores de nuestro libro con los valores del estado de cuenta del banco, tarjando cada valor para no equivocarnos, luego preparamos el documento de conciliacin de la siguiente manera:

Como se puede apreciar a travs de la conciliacin bancaria hemos encontrado el porque de la diferencia de $ 3.428,64 que se explica restando de los $ 5.700,00 (suma de los cheques girados y no cobrados), los $ 2.271,36 (valor del depsito en trnsito).

[1] Orozco Cadena Jos, Contabilidad General, Pg. 79 volver al ndice

4. Estados de cuenta. Consultas de fondos por internet. Conciliacin bancaria diaria

Estados de cuenta Los estados de cuenta son los listados que preparan los bancos para reflejar en ellos todos los movimientos registrados por sus clientes durante un mes, como observamos en el captulo anterior, los estados de cuenta de los bancos al igual que los libros de bancos que se llevan en las empresas, tienen columnas similares para registrar las fechas de los movimientos, detalle de la transaccin, documento de referencia, dbitos, crditos y saldos. En los estados de cuenta del banco, la columna de crditos, sirve para registrar los depsitos y notas de crdito, mientras que en la columna de dbitos se registra los cobros de los cheques y las notas de dbito. Normalmente los estados de cuenta bancarios llegan a la entidad despus de que se ha terminado un mes y es el momento en que se deber preparar la conciliacin bancaria. Consultas de fondos por Internet En la actualidad, todas las entidades bancarias disponen de pginas web para que sus clientes puedan realizar consultas, realizar transferencias de fondos, pagos de servicios bsicos como energa elctrica, agua, telfonos, nmina, etc. Esto ha facilitado y ha simplificado en alto grado todas las operaciones tanto para los bancos como para las entidades en general. Existen diversas formas de presentar los estados de cuenta, dependiendo de cada banco, sin embargo se mantienen vigentes las columnas mencionadas anteriormente. A continuacin vamos a observar un estado de cuenta donde en una misma columna, se pueden observar dbitos y crditos identificados con un signo + para los depsitos y un signo para los retiros, adems se pueden ver dos columnas para saldos, una para saldo contable y otra para saldo disponible.

Este, al igual que otros estados de cuenta, se puede bajar directamente de Internet, ya que hay opciones para hacerlo directamente a Excel, en el caso anterior, en la columna de fecha se incluye tambin la hora en que se realiz la operacin, se observa tambin una columna de la oficina donde se realiz la transaccin. Cuando se dispone de una columna para saldo disponible como en el caso que estamos presentando, sirve para una mejor toma de decisiones con respecto a la disponibilidad de fondos de la entidad, en un momento dado. Conciliacin Bancaria Diaria Cuando hay la opcin de realizar consultas diarias de los saldos y estados de cuenta por Internet como en los tiempos actuales, ya no es necesario esperar que llegue el estado de cuenta mensual para entonces realizar la conciliacin, sino que se lo puede realizar en forma diaria y el control es mucho ms eficiente. A continuacin vamos a observar como se debe llevar en estos casos el registro del libro bancos:

En la imagen anterior observamos que el saldo final cuadra con el estado de cuenta bancario, en la fecha 03-jun-09, $ 14.130,86 esto se da por cuanto llevamos un control diario; es decir, una conciliacin bancaria diaria. Para mantener el control de este registro es necesario registrar los valores tanto en el debe como en el haber, en el caso de los cheques, se dejar el valor en el haber una vez que constatemos que ya se cobr dicho cheque y entonces para hacerlo ms evidente lo ponemos los valores con color azul, de manera similar podemos proceder con los depsitos, una vez que se hayan acreditado en el banco, ponemos estos valores con color verde y nicamente en el debe. En la grfica anterior observamos el grupo de cheques desde el nmero 1427 hasta el 1437, estos valores constan en el debe y en el haber, esto equivale a decir cheques girados y no cobrados, en la medida que estos cheques se cobren, se dejar el registro nicamente en el haber y con color azul, lo propio sucede con los depsitos en cheques (depsitos en trnsito), ya que no por el hecho de realizar el depsito quiere decir que ya est disponible ese dinero, sino despus de que se haya constatado de que no hubo ninguna novedad con los cheques depositados, entonces, se podr dejar el valor nicamente en el debe y con color verde, stos colores propuestos pueden cambiar de acuerdo a la preferencia de cada usuario. volver al ndice

5. Inventarios. Principales sistemas de control

Inventarios Los inventarios en las empresas comerciales, estn integrados por los bienes tangibles destinados para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de otros bienes que posteriormente tambin sern destinados a la venta. En las empresas industriales, los inventarios comprenden adems de las materiales primas, productos en proceso y productos terminados, materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios. La parte esencial de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios, de aqu la importancia del manejo del inventario para tener un control oportuno para la reposicin de dichos bienes y tambin conocer al final del perodo contable la situacin econmica de la entidad. Los inventarios son parte del activo corriente de la empresa y constituye toda aquella mercadera que se encuentra lista para la venta, valorada al costo de adquisicin. Principales sistemas de control Para el control de inventarios tenemos bsicamente dos mtodos: El sistema de cuenta mltiple o inventario peridico y el sistema de inventario permanente o inventario perpetuo. En el sistema de cuenta mltiple como su nombre lo indica, utilizamos varias cuentas para el control de la mercadera como: Compras, Descuento en compras, Devolucin en compras, Mercaderas, Ventas, Descuento en ventas, Devolucin en ventas, Costo de Ventas, Utilidad Bruta en Ventas o Prdida en Ventas. En este sistema al finalizar el perodo contable es necesario realizar ajustes de regulacin de las cuentas. En el sistema de inventario permanente, utilizamos las siguientes cuentas: Inventario de mercaderas, Ventas, Costo de Ventas, Utilidad Bruta en Ventas o Prdida en Ventas; adems en este mtodo se utiliza el Kardex de mercaderas que consiste en llevar registros para cada artculo en tarjetas individuales, los sistemas computarizados actuales han dejado de lado el sistema de tarjetas, sin embargo conservan en sus registros, las columnas bsicas para conocer las entradas, salidas y existencias fsicas de cada artculo en forma permanente. El sistema que ms se utiliza en las empresas es el de inventario permanente, para ilustrar de mejor manera este sistema vamos a

plantear un ejercicio para nuestra empresa Modelo S.A. que inicia sus actividades en septiembre de 2009 con lo siguiente: en efectivo $ 700,00; Mercaderas $ 600,00; Equipo de oficina $ 1.700,00; un vehculo de $ 13.000,00, un terreno de $ 14.000,00. Cuentas por Pagar $ 500,00; Documentos por Pagar $ 600,00 Septiembre 2.- Compra en efectivo segn factura No. 150; $ 250,00 de mercadera, comprobante de egreso 01. Septiembre 3.- Venta de $ 200,00 de mercaderas en efectivo, factura No. 01, comprobante de ingreso 01 (su costo es de 105,00). Septiembre 4.- De la compra realizada con factura No. 150, se devuelve $ 40,00 de mercaderas por no estar de acuerdo con el pedido inicial, comprobante de ingreso 02. Septiembre 7.- Compra $ 270,00 Factura 248, 5% de descuento por ser en efectivo, comprobante de egreso 02. Septiembre 8.- Devolucin en venta realizada con factura 01 del 40% de la mercadera, comprobante de egreso 03. Septiembre 14.- Se devuelve a los proveedores el 45% de la mercadera adquirida con factura 248, comprobante de ingreso 03. Septiembre 15.- Venta con el 6% de descuento de $ 180,00 de mercaderas en efectivo, factura 02, comprobante de ingreso 04 (su costo es de $ 130,00). Septiembre 21.- Compra segn factura 1439, $ 260,00 de mercaderas, con el 15% de descuento sobre el 60% que se paga en efectivo y la diferencia a 15 das plazo, comprobante de egreso 04. Septiembre 22.- Devolucin de $ 50,00 de mercadera vendida con factura No. 02, comprobante de egreso 05. Septiembre 28.- Venta de mercadera por $ 230,00, factura No. 03, con el 8% de descuento sobre el 30% que se cobra en efectivo, comprobante de ingreso 05; 20% a crdito personal; por la diferencia se acepta una letra de cambio a 90 das plazo, (su costo es de $ 150,00). Septiembre 29.- Devolucin del 70% de la mercadera vendida con factura No. 03. Se elimina la letra de cambio, se elimina el crdito simple y la diferencia se entrega en efectivo, comprobante de egreso 06.

Septiembre 30.- Devolucin del 60% de la mercadera adquirida con la factura 1439, se disminuye el crdito simple por el valor de la mercadera, comprobante de ingreso 06. Se requiere: Libro diario, libro mayor y balance de comprobacin.

El libro mayor de la cuenta INVENTARIO DE MERCADERAS, aparece de la siguiente manera:

Vamos a observar ahora el Balance de Comprobacin, segn podemos constatar, el saldo de $ 729.67 coincide con el valor presentado en el

balance en la cuenta INVENTARIO DE MERCADERIAS, podemos deducir tambin que con estas transacciones se ha conseguido obtener una Utilidad Bruta en Ventas de $ 100.68 (Ventas $302.68 (-) Costo de Ventas $ 202).

En captulos posteriores entraremos ms en detalle, con respecto al manejo del kardex de mercaderas. volver al ndice

6. Activos fijos. Depreciacin y registro en Excel

Activos Fijos Para el funcionamiento de toda entidad, necesitamos de Activos Fijos que son aquellos bienes que estn al servicio o para producir bienes de la empresa, es decir no estn destinados a la venta, tienen una duracin mayor a un ao y son fsicamente tangibles. Las principales cuentas que conforman este rubro son: TerrenosEdificiosVehculosPlantaciones ForestalesMaquinarias y EquiposInstalacionesMuebles y EnseresActivos en TrnsitoEquipos de

Computacin y SoftwareOtros Activos Fijos (Activos Fijos en Leasing)Depreciacin acumulada Es necesario anotar que dependiendo de la actividad a la que se dedique la empresa, algunos de estos activos no podran considerarse como fijos. Por ejemplo si se trata de una empresa inmobiliaria, el giro del negocio es comprar y vender bienes races como terrenos, edificios, casas, etc. En este caso estos bienes deben considerarse como inventario, dentro del activo corriente como normalmente se hace con una mercadera, ya que estos bienes si estn destinados para la venta. En otro ejemplo podemos anotar, empresas que se dedican a la compra y venta de vehculos, estos bienes deben ser considerados como mercadera mas no como activo fijo. Existen tambin casos en los que se trata de empresas que ofrecen cursos de conduccin, en este caso los vehculos son considerados como parte del activo fijo pero con el nombre de Maquinaria y Equipo, mas no como Vehculos en s, igualmente sucede con las empresas areas, donde los aviones, son considerados como Equipo de operacin. Valor Nominal Se considera valor nominal el precio que la empresa pag por el bien, si se trata de un bien importado es necesario sumar todos los costos, aranceles, impuestos, transporte y dems rubros hasta cuando el bien haya sido incorporado para su propsito de uso en la entidad. Vida til La vida til de un activo fijo es definida como la extensin del servicio que la empresa espera obtener del activo. La vida til puede ser expresada en aos, unidades de produccin, kilmetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su vida til suele estimarse en aos; para un vehculo, en kilmetros o millas; para una mquina, de acuerdo con las unidades de produccin; para las turbinas de un avin, las horas de vuelo. Valor Residual Es el valor del activo fijo, despus que ha cumplido su ciclo o su vida til en favor de la entidad, tambin se lo denomina valor de rescate. Depreciacin

La depreciacin es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de un activo fijo en el perodo en el cual se estima que se utilizar. Muchas veces el concepto de la depreciacin trae a confusiones y es necesario tener muy claro lo siguiente: 1. La depreciacin no es un proceso de valuacin por el que se asigna a gastos el costo del activo de acuerdo con autovalos realizados al fin de cada perodo. La depreciacin es una asignacin del costo del activo a gastos de acuerdo con su costo original. 2. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final de su vida til estimada, es decir, que no registra ms depreciacin para el activo. Esto no quiere decir que el activo sea desechado o que ya no se use; la mayora de veces, las empresas continan utilizando los activos totalmente depreciados. 3. La depreciacin no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar los activos cuando lleguen a ser totalmente depreciados. La depreciacin es simplemente parte del costo del activo que es enviado a gastos y no significa efectivo. 4. La depreciacin no implica un movimiento de efectivo pero s afecta el efectivo de un negocio en el sentido de que constituye un gasto deducible para fines impositivos. Por lo tanto, la depreciacin afecta el nivel de utilidades y el pago de impuestos. A un mayor nivel de depreciacin, las utilidades son menores, y los impuestos correspondientes, tambin son menores. Existen activos fijos como los terrenos que no estn sujetos a depreciacin, muy por el contrario, estos se revalan con el paso del tiempo o por obras de infraestructura que realizan los municipios. Registro en Excel Para ejemplificar el control de las depreciaciones de los activos fijos vamos a observar el siguiente registro:

Segn podemos observar en este cuadro de Excel, existen varias cifras y datos que vamos a explicar de inmediato: En la columna A registramos la FECHA DE COMPRA, encontramos tres fechas en las cuales hemos realizado compras de activos fijos, estas son: 15/05/2009, 01/06/2009 y 18/07/2009. La columna B la utilizamos para la DESCRIPCIN DEL ACTIVO, no requiere mayor explicacin; en la columna C, hacemos constar el COSTO DE ADQUISICIN, segn la factura de compra, en la columna D, registramos la DEPRECIACIN ACUMULADA, estos valores se originan por la suma de las columnas de la G a la K, por ejemplo en la celda D7, tenemos registrada la frmula: =SUMA(G7:K7), conforme sigamos aumentando columnas a la derecha, ser necesario tambin aumentar el rango para la suma. En la columna E, tenemos VALOR EN LIBROS, estos valores surgen como resultado de la diferencia entre COSTO DE ADQUISICIN menos DEPRECIACIN ACUMULADA, la frmula para la celda E7 es =C7-D7, las frmulas registradas en las celdas D7 y E7 deben copiarse para el resto de filas donde se encuentren otros activos del mismo grupo, como observamos en el cuadro, despus de cada grupo destinamos una fila para totalizar los valores. En la columna F, tenemos registrado el porcentaje de depreciacin, como vemos, este cambia de acuerdo al tipo de activo fijo que vayamos a depreciar. A partir de la columna G, registramos las depreciaciones mes a mes, en el caso del ejercicio propuesto desde el mes de mayo en adelante. En la celda G7 se encuentra registrado con color azul el valor de 3,33, como

resultado de aplicar la siguiente frmula para la depreciacin de mayo: =C7*$F$6%/360*($G$4-A7), esto quiere decir que el valor de 750 de la celda C7, multiplicamos por 10%, esto da como resultado 75 que viene a ser el valor de la depreciacin anual de este activo, dividimos para 360 para obtener el valor de la depreciacin diaria y multiplicamos por los 16 das que es la diferencia entre la fecha registrada en G4 menos A7, en la frmula utilizamos el signo $ antes y despus de la letra F y G para que los datos de las celdas F6 y G4 se mantengan fijos cuando copiemos la frmula para las otras filas. Utilizamos el color azul para distinguir estos valores iniciales de la depreciacin que corresponden a los das desde que compramos el activo hasta el final del primer mes. Para los meses siguientes, la frmula a aplicar en el caso del primer activo fijo registrado es =C7*$F$6%/360*30, notamos una variante al terminar la frmula con respecto a la otra registrada para los das del primer mes, como vemos al final se multiplica por 30 que corresponde a un mes completo. Si bien la cantidad de das entre mes y mes vara entre 30 y 31 (con excepcin de febrero), preferimos utilizar 30 das para todos los meses, esa es la razn del porqu tambin utilizamos 360 (12 meses por 30 das de cada mes), para determinar la depreciacin diaria. El hecho de que registremos la fecha final de cada mes, a partir de la celda G4, es porque sirve para determinar con mayor precisin los valores de la depreciacin de los primeros das. Conforme se adquieran mas activos fijos, se debern ubicar dentro de su respectivo grupo, por tanto se insertarn y se incrementaran filas; tambin conforme avance el tiempo se registrarn los meses respectivos, por tanto se incrementarn los registros de mayor nmero de columnas hacia la derecha. En la fila 30 podemos observar el TOTAL ACTIVOS FIJOS, con los valores actualizados en las columnas C, D y E, esto sirve para ir controlando el registro de los activos fijos con los valores que se deben reflejar en el Balance General. A partir de la columna G, se deben tomar los valores calculados para registrar en la Contabilidad de la empresa, la depreciacin mensual como lo observamos en el siguiente asiento del 31 de mayo de 2009:

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7. Activos diferidos y amortizacin

Activos Diferidos Los Activos Diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son susceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningn momento. Se deben amortizar durante el perodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Tienen, pues, a diferencia de los gastos pagados por anticipado, propiamente dichos, naturaleza de partidas no monetarias siendo, en consecuencia, susceptibles de ser ajustados por inflacin, inclusive en lo que se refiere a su amortizacin. En este grupo, se clasifican los siguientes conceptos, entre otros : - Los costos y gastos en que se incurre, durante las etapas de organizacin, exploracin, construccin, instalacin, montaje y puesta en marcha. - Los costos y gastos ocasionados en la investigacin y desarrollo de estudios y proyectos. - Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento. Los tiles y papelera. - El impuesto de renta diferido, ocasionado por las diferencias temporales entre la utilidad comercial y la renta lquida fiscal, en virtud de la no deducibilidad de algunos gastos contables, tales como provisiones por cartera en exceso de los limites establecidos por la legislacin fiscal, proteccin de inversiones, bienes recibidos en pago,

causacin del impuesto de industria y comercio y gastos estimados para atender contingencias. Sobre este punto, tal parece que - en la prctica - no debera existir impuesto de renta diferido de naturaleza activa, por cuanto los ejemplos sealados en el Plan nico de Cuentas, y transcritos aqu literalmente, son diferencias de carcter permanente y no temporal pues, de una parte, si un gasto es no deducible en un ao, mal podra solicitarse en perodos posteriores como ocurre en los excesos de provisiones o en los gastos estimados para posibles contingencias. Publicidad, propaganda y promocin.

- Contribuciones y afiliaciones, diferentes a suscripciones en publicaciones peridicas pues estas ltimas debern clasificarse como gastos pagados por anticipado, es decir, como partidas monetarias no ajustables por inflacin. La amortizacin de los cargos diferidos se efecta de acuerdo a las instrucciones contenidas en el Plan nico de Cuentas: - Por concepto de organizacin y preoperativos y programas para computador (software) en un perodo no mayor a cinco y a tres aos, respectivamente. - Por concepto de organizacin y preoperativos, en funcin directa con el consumo. - Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, en el perodo menor entre la vigencia del respectivo contrato, sin incluir sus prrrogas, y su vida til probable. - El impuesto de renta diferido, de naturaleza dbito por diferencias temporales, en el momento mismo que se cumplan los requisitos de ley, segn la ndole de la deduccin o cuando desaparezcan las causas que la originaron. - Publicidad y propaganda, durante un perodo de tiempo igual al establecido para el ejercicio contable. - Contribuciones y afiliaciones, durante el perodo prepagado pertinente. Amortizacin

Algunas cuentas de activo diferido como los Gastos de constitucin, Gastos de investigacin, etc. estn sujetos a amortizacin, segn las normas vigentes, estos activos deben amortizarse en 5 aos; esto es para ayudar a la empresa para no enviar todo el valor directamente al gasto ya que en un inicio, no podran soportar todo el peso que implica registrar estos valores en el gasto. Para llevar un control de los activos diferidos, es necesario preparar un cuadro similar al de los activos fijos y registrar en el, la amortizacin mes tras mes, las frmulas son las mismas, el porcentaje a aplicar en este caso es el 20% en razn de que estos activos deben amortizarse en 5 aos.

El asiento que debemos registrar en la Contabilidad en el mes de mayo es el siguiente:

Para el mes de junio y los siguientes meses, el asiento debe ser el siguiente:

Estos asientos deben registrarse mes a mes en la Contabilidad, debitando las cuentas AMORTIZACIN GASTOS DE CONSTITUCIN y AMORTIZACIN GASTOS DE INVESTIGACIN y acreditando (-)

AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE CONSTITUCIN Y (-) AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE INVESTIGACIN para enviar proporcionalmente al gasto, los valores calculados hasta completar los 5 aos. Cuando se hayan cumplido los 5 aos, los activos diferidos, se mostrarn en el Balance de la siguiente forma: GASTOS DE CONSTITUCIN (-)AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE CONSTITUCIN 2.400,00 GASTOS DE INVESTIGACIN 3.000,00 (-)AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE INVESTIGACIN 3.000,00 volver al ndice 0,00 0,00 2.400,00

8. Rol de pagos general e individual

Rol de pagos general El rol de pagos, tambin denominado nmina, es un registro que realiza toda empresa para llevar el control de los pagos y descuentos que debe realizar a sus empleados cada mes, de manera general, en este documento se consideran dos secciones, una para registrar los ingresos como sueldos, horas extras, comisiones, bonos, etc. y otra para registrar los descuentos como aportes para el seguro social, cuotas por prstamos concedidos por la compaa, anticipos, etc. A continuacin vamos a observar un rol de pagos general

Este rol consta de lo siguiente:

Columna A: Para registrar el nmero de empleados de la empresa Columna B: Para detallar los apellidos y nombres de cada empleado Columna C: Para hacer constar el cargo que ocupa cada empleado Columna D: Para los das trabajados por los empleados Columna E: Para el sueldo nominal Ingresos Columna F: Para el sueldo ganado, este valor est en funcin de los das trabajados; es decir si el empleado trabaj el mes completo, recibe su sueldo completo, pero si no es el caso recibe el proporcional de acuerdo a los das trabajados, por ejemplo en la celda D8, observamos que el contador labor 27 das, por lo tanto en la celda F8 se registra $ 450,00 en lugar de $ 500,00 Este resultado se da por cuanto en F8 tenemos registrada la siguiente frmula =E8/30*D8 que quiere decir: el sueldo nominal E8, dividimos para 30 das y multiplicamos por D8, la misma frmula est registrada en el rango F7:F16. NOTA: Para todas las dems columnas donde se apliquen frmulas, se va a exponer las frmulas de la fila 7 como ejemplo, pero se aclara que las mismas se debe aplicar para el resto de empleados es decir hasta la fila 16, que corresponde a la ltima persona del rol. Columna G: Para registrar el nmero de horas extras trabajadas por el empleado que tienen el 50% de recargo, estas corresponden a las horas suplementarias de trabajo despus de la jornada normal de lunes a viernes hasta las 12 de la noche. Columna H: Para la cantidad de horas extras que tienen el 100% de recargo, estas son las horas trabajadas despus de las 12 de la noche hasta las 6 de la maana del siguiente da o las ejecutadas los fines de semana y das feriados. Estos datos se obtienen de las marcaciones que cada empleado ejecute en el reloj de control de horas laboradas. Columna I: Para calcular el nmero total de horas extras en base a la siguiente frmula: =(G7*1,5)+(H7*2) en donde multiplicamos por 1,5 las horas registradas en la columna G por que son con el 50% de recargo y multiplicamos por 2 las horas de la columna H por cuanto son con el 100% de recargo.

Columna J: Para calcular el valor de las horas extras en base a la siguiente frmula: =(E7/30)/8*I7 en donde el sueldo nominal dividimos para 30 das de trabajo del mes, este resultado dividimos para 8 horas laborables en el da y este resultado que es el valor de las horas extras multiplicamos por el total de horas extras obtenidas en la columna I, cabe sealar que tambin podemos dividir directamente el sueldo nominal para 240 para obtener el valor de la hora extra. Esta frmula puede variar dependiendo del nmero de horas que se labora en cada pas, en el caso de Ecuador son 8 horas diarias de trabajo. Columna K: Para registrar el valor de la comisin ganada por los vendedores, segn la poltica de cada empresa. Columna L: Para totalizar los ingresos de cada empleado con la siguiente frmula: =F7+J7+K7, en donde sumamos el sueldo ganado, horas extras y comisiones de cada empleado. Descuentos Columna M: Para calcular los aportes para la Seguridad Social (IESS), segn la Ley, cada trabajador o empleado debe estar asegurado, el patrono aporta con una parte y otra parte se debe descontar al trabajador, en el caso de Ecuador, se descuenta el 9,35% del total de ingresos, por tanto aplicamos la siguiente frmula =L7*9,35% Columna N: Para descontar a las personas que han realizado Prstamos Quirografarios, las cuotas que corresponda en el mes, estos prstamos son otorgados por el IESS, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Columna O: Para descontar los anticipos y prstamos otorgados por la empresa, por lo general los empleados solicitan un valor a mitad del mes en calidad de anticipo, otros en cambio deben un monto mayor por prstamo solicitado a la compaa y por este concepto se les debe descontar en el rol la cuota pactada. Columna P: Para sumar el total de descuentos aplicando la siguiente frmula: =SUMA(M7:O7), en donde sumamos los valores desde la columna M hasta la columna O. Columna Q: Para establecer el valor lquido a pagar; es decir, la diferencia entre el total de ingresos (L), menos el total de descuentos (P), aplicando la siguiente frmula: =L7-P7.

En la fila 17, totalizamos los valores desde la columna E hasta la columna Q con frmulas iguales a la siguiente =SUMA(E7:E16). En este rol de pagos general hemos registrado a la totalidad del personal que trabaja en la empresa en el mes de mayo, se podr incluir las filas necesarias para las personas que ingresen a la entidad en los meses siguientes. Rol de pagos individual Con el propsito de que cada persona tenga su propio rol y con el objeto de que no tengan acceso al rol general para evitar que hagan comparaciones entre empleados se realiza el rol de pagos individual, este rol se debe imprimir por duplicado, uno corresponde al empleado y otro debe reposar en los archivos de la compaa debidamente firmado como constancia del pago realizado para hacer frente a cualquier reclamo o demanda posterior. En la misma hoja de Excel, se puede proceder a realizar el rol individual que recoge la misma informacin del rol general, vamos a observar la siguiente grfica y a explicar como se establecen los valores y las frmulas para cada empleado.

Celda V2: Para que aparezca el nombre de la empresa utilizamos la frmula =A1 Celda AA2: Para el nmero de empleado, registramos la frmula =U6 Celda V4: Digitamos ROL DE PAGOS INDIVIDUAL Celda Z4: Para registrar el mes, utilizamos la frmula: =B3 Celda AA4: Para que se registre el ao, ponemos la frmula: =C3 Celda W6: Para que aparezca el nombre del empleado, podemos observar la frmula: =BUSCARV(U6;A7:Q17;2), esto significa que Excel busca en base al dato de la celda U6 (nmero de la celda A7), el nombre de la columna B (nmero 2 en el sentido de izquierda a derecha) del rango A7:Q17 que corresponde al rol general, como resultado aparece el nombre del empleado de la celda B7. Celda W7: Para que aparezca el cargo del empleado, aplicamos la misma frmula anterior =BUSCARV(U6;A7:Q17;2) con la diferencia de que en lugar del nmero 2, ponemos el 3, que corresponde a la columna C donde se encuentran los cargos de los empleados, de tal manera que la frmula queda de la siguiente manera: =BUSCARV(U6;A7:Q17;3) Celda W11: Para obtener el sueldo ganado aplicamos la siguiente frmula: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;6), aqu se nota una variante, en cada letra antes y despus se registra el signo $, esto es para facilitar la copia de la frmula para las siguientes celdas. Celda W 12: Para que aparezca el valor de horas extras: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;10) Celda W13: Para obtener el valor de las comisiones: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;11) Celda AA11: Para que se reflejen los aportes IESS: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;13) Celda AA12: Para prstamos quirografarios IESS: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;14) Celda AA13: Para prstamos y anticipos de la empresa: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;15)

Celda W16: Registramos el total de ingresos con la frmula: =SUMA(W11:W15) Celda AA16: Registramos el total de descuentos con la frmula: =SUMA(AA11:AA15) Celda Y18: Para obtener el neto a pagar utilizamos la frmula: =W16AA16 En la celda W23, el empleado deber consignar su firma con el nmero de su cdula de identidad. Para obtener el rol individual de los dems empleados bastar con cambiar el nmero de la celda U6 y todos los dems datos cambiarn en funcin de los valores del rol general. volver al ndice

9. Provisiones de beneficios sociales

Provisin Segn la Real academia de la lengua espaola, Provisin es la prevencin de mantenimientos, caudales u otras cosas que se ponen en alguna parte para cuando haga falta. De aqu se desprende que la provisin busca prever una cosa para cuando haga falta, que llevado al tema contable, esa cosa no es otra que los recursos, de modo que la provisin tiene por objetivo prever unos recursos para cuando hagan falta, para cuando se necesiten para cumplir una obligacin o compromiso. La empresa se enfrenta a una serie de erogaciones futuras, y como el futuro es incierto, es preciso prever los recursos para cubrir esas erogaciones. La empresa, as como genera dinero as mismo lo gasta, y es muy probable que al llegar el momento de cumplir con una obligacin, la empresa no disponga del dinero necesario. Es por eso que en el pasivo se crean las provisiones para las diferentes obligaciones futuras de la empresa, como son obligaciones laborales, fiscales o demandas judiciales.

Al crear la provisin, el valor correspondiente se lleva al gasto, y bien sabemos que el gasto disminuye los ingresos para obtener la utilidad de la empresa. En la medida en que se crean las provisiones, el gasto se incremente y la utilidad se disminuye, de modo que la empresa protege su patrimonio debido a que salen menos recursos por distribucin de utilidades o incluso por el pago de impuestos. Si no se hicieran las provisiones, la empresa distribuye ms utilidades, dinero que puede hacer falta para cubrir ciertas obligaciones. Hay que hacer lo posible para que salga menos dinero de la empresa, puesto que la operatividad de la empresa, y hasta su capacidad de expansin, depende de la disponibilidad de recursos, de modo que hay que evitar en lo posible la salida innecesaria de dinero, y una de las formas de hacerlo, es precisamente creando las provisiones necesarias.[1] De modo que, adicional al clculo del rol, segn la legislacin de algunos pases, los empleados tienen derecho a ciertos valores o bonos extras que es necesario provisionar para que cuando llegue la fecha de pago ya haya constancia en el pasivo de la contabilidad de la empresa. En Ecuador entre las provisiones sociales que legalmente se deben calcular mes a mes, tenemos las siguientes: Beneficios Sociales Aporte patronal.- Este valor corresponde al 12,15% del total de ingresos de cada empleado que debe asumir el patrono y se debe pagar junto con el valor que por concepto de aportes IESS se descuenta a los empleados en el rol, estos valores se pagan al IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social) hasta el da 15 del mes siguiente. Dcimo Tercer Sueldo o Bono Navideo.- Estos valores corresponden a una doceava parte del total de ingresos del empleado, se calcula desde el 1 de diciembre del ao anterior, hasta el 30 de noviembre del ao en que se procede al pago, se cancela hasta el 23 de diciembre de cada ao. Dcimo Cuarto Sueldo o Bono Escolar.- Este bono equivale a la doceava parte de un salario mnimo vital general (SMVG) y es una ayuda econmica que recibe cada empleado para el ingreso de sus hijos cuando inician clases, se paga en abril para la regin costa y en agosto

para la regin sierra, cabe anotar que este bono reciben todos por igual, independientemente de si tienen hijos o no. Fondo de Reserva.- A este fondo tiene derecho todo empleado cuya permanencia en una misma empresa sea superior a un ao; es decir gana a partir del segundo ao y corresponde a la doceava parte del total de ingresos, se calcula desde el 1 de julio del ao anterior, hasta el 30 de junio del ao en que se procede al pago, se paga hasta el 15 de septiembre y equivale a la doceava parte del total de ingresos. Vacaciones.- Todo trabajador tiene derecho a 15 das continuos de vacaciones cuando haya cumplido un ao de trabajo en la misma entidad, el pago corresponde a la 24ava. parte del total de ingresos, se cancela antes de que el trabajador salga en goce de sus vacaciones anuales. Pueden haber otras provisiones dependiendo de la poltica que cada empresa tenga hacia sus empleados, las cuales deber provisionar en forma mensual. A continuacin se expone un cuadro en Excel que contiene las provisiones antes citadas.

Vamos a analizar el registro que estamos observando, en primer trmino, las columnas A, B y C, contienen la misma informacin del rol general, luego hemos registrado en la columna D, la fecha de ingreso de cada empleado, esto lo hacemos con el propsito de conocer cuales personas ya tienen ms de un ao en la entidad, para efectos del clculo de los fondos de reserva. En la columna E tenemos el total de ingresos, estos datos son exactamente iguales a la columna L del rol general, con la diferencia de que en este registro nos sirve de referencia para el clculo de los

beneficios sociales, estos valores han sido copiados del rol general del rango L7:L16 y pegados en este nuevo registro en el rango E7:E16. Para el clculo de los aportes patronales, en la celda F7, aplicamos la frmula =E7*12,15%, esto quiere decir que de los $ 650,00 obtenemos el 12,15%, la misma frmula copiamos para el resto de empleados hasta la celda F16. En cuanto al clculo del 13er. Sueldo en la celda G7, registramos la frmula =E7/12 lo cual significa que los $ 650,00 dividimos para 12, como en el caso anterior y las columnas siguientes, copiamos la frmula para el resto de filas hasta la celda G16. Para obtener el 14to. Sueldo, primero registramos el valor del salario mnimo vital general S.M.V.G. en la celda H2 ($ 218,00), luego en H7, ponemos la frmula =$H$2/12, es decir la doceava parte de 218, en este caso como el valor es igual para todos ponemos el signo $ antes y despus de la letra H, para que el valor de la celda H2 permanezca fijo en la frmula. En el caso de que un empleado tenga poco tiempo en la empresa y no haya trabajado el mes completo deber calcularse la parte proporcional, por ejemplo para alguien que en el mes de mayo solamente haya trabajado 8 das, la frmula ser =$H$2/12/30*8 ; es decir el valor que reciben todos se divide para 30 y se multiplica por los das trabajados. En la columna I observamos que en algunas celdas aparece la palabra SI y otras se encuentran en blanco, esto se da por aplicar la frmula =SI(($J$4-D7)>365;"SI";" "); es decir es un condicionante para calcular los valores de la columna siguiente, con esta frmula le decimos a Excel que si la diferencia entre el 31/05/2009 (J4) menos D7 (la fecha de ingreso del empleado) es mayor a 365 das, entonces devuelva la palabra SI de lo contrario nada. En la columna J vemos que el fondo de reserva se calcula nicamente para aquellas personas que tengan mas de un ao en la compaa como lo dicta el reglamento para el clculo de estos fondos, la frmula que se aplica es =SI(I7="SI";E7/12;0), esto quiere decir que si en la columna I tenemos la palabra SI, entonces dividimos el total de ingresos para 12, caso contrario 0, como vemos esta frmula se la aplica en coordinacin con los datos de la columna anterior. Para el clculo de las vacaciones (columna K), utilizamos la siguiente frmula =E7/24, es decir dividimos el total de ingresos para 24, en razn de que la provisin es para 15 das de vacaciones, si las

vacaciones fueran de un mes completo dividiramos para 12, pero como son solo 15 das, dividimos para 24.

[1] http://www.gerencie.com/objetivo-de-las-provisionescontables.html volver al ndice

10. Participacin de trabajadores en la utilidades de la empresa

Utilidades Como sabemos el objetivo final de toda empresa comercial es obtener utilidades y como reconocimiento al trabajo desempeado por sus empleados, se les paga un porcentaje de los beneficios obtenidos, este clculo se lo realiza una vez terminado el ejercicio contable y antes del clculo del impuesto a la renta. Segn la legislacin ecuatoriana se considera un porcentaje del 15% para trabajadores, este porcentaje esta dividido en dos partes, un 10% para todos los empleados y un 5% adicional para los empleados que tienen cargas familiares, considerados como tales el o la cnyugue y los hijos menores de edad, para lo cual cada empleado deber presentar en la empresa, la documentacin que respalden estas cargas. A continuacin presentamos un registro en Excel con el clculo de las utilidades de nuestra empresa Modelo S.A. por el ao 2008; es decir el ejercicio contable que va desde el 1 de enero, al 31 de diciembre del mismo ao, luego explicaremos las principales frmulas aplicadas para obtener todos los valores.

Las columnas A, B, C y D son similares al registro anterior donde realizamos el clculo de las provisiones de beneficios sociales, el nombre de la persona que se encuentra en la celda C9 cambia en razn de que esta persona estuvo antes ocupando ese cargo, ya que PEREZ BARRENO JENNY, secretaria actual, ingres a la empresa el 15 de enero de 2009 y estos clculos se realizan para las personas que laboraron durante el ao 2008. En la celda E4, tenemos la fecha del ltimo da del ao 2008, esta nos sirve de referencia para realizar el clculo de los das trabajados, en la celda E7 observamos la siguiente frmula: =SI(($E$4D7)>365;365;$E$4-D7), esto quiere decir que si la resta de la ltima fecha del 2008 menos la fecha de ingreso del empleado es mayor a 365, entonces debe ir 365, caso contrario se registrar la diferencia entre el ltimo da del 2008 y la fecha de ingreso del empleado, de esta forma obtenemos los das trabajados por cada empleado, la misma frmula copiamos para las dems filas hasta la celda E16. En la celda E17 registramos la frmula =SUMA(E7:E16) para sumar el total de das trabajados, este dato nos servir posteriormente para calcular el ndice que consta en la celda H4 para determinar el valor del 10% de utilidades. La columna F es para registrar el nmero de cargas familiares en base a los documentos presentados por cada empleado, aqu no existe ninguna frmula; los datos registrados en esta columna determinan los valores que sern calculados en la columna I. En la columna G, celda G7, realizamos una multiplicacin de los das trabajados por el nmero de cargas familiares, la frmula que aplicamos es =E7*F7, esta frmula copiamos para las dems filas hasta la celda

G16, en aquellos casos donde no hay cargas familiares, el valor registrado es igual a 0 (cero). En la celda G17 totalizamos estas multiplicaciones con la frmula =SUMA(G7:G16), este dato nos servir luego para calcular el ndice que consta en la celda I4 para determinar el valor del 5% de utilidades por cargas familiares. En la celda J2, tenemos el valor total de las utilidades obtenidas que asciende a $ 95.901,00, de este valor el 15% se reparte a los trabajadores, de modo que en la celda J3, aplicamos la frmula =J2*15% y obtenemos el valor de $ 14.385,15 que lo vamos a repartir de la siguiente manera: 10% para todos sin excepcin y el 5% nicamente para los trabajadores que registran cargas, por esta razn en la celda H3 registramos la frmula =J2*10% y obtenemos el valor de $ 9.590,10; en la celda I3 ponemos la frmula =J2*5% y obtenemos el valor de $ 4.795,05, si sumamos 9.590,10 mas 4.795,05 obtenemos 14.385,15 comprobando de esta forma que estn bien realizados estos clculos. En la celda H4, registramos la siguiente frmula =H3/E17, de esta forma obtenemos el ndice que nos va a permitir calcular para cada empleado el valor del 10%. En la celda H7 aplicando la frmula =$H$4*E7 obtenemos el valor que le corresponde al trabajador por concepto de 10% de utilidades, colocamos el signo $ antes y despus de la letra H para que en el momento de copiar la frmula para las dems filas (hasta la celda H16), el ndice de la celda H4, se mantenga fijo. En H17 totalizamos los valores con la frmula =SUMA(H7:H16), nos da un total de $ 9.590,10, valor que coincide con el que calculamos previamente en la celda H3. En la celda I7, tenemos la frmula =$I$4*G7 para multiplicar el ndice de la celda I4 por el dato de la celda G7 y obtener el valor del 5% correspondiente al valor adicional que reciben los trabajadores por concepto de cargas familiares, lgicamente el empleado que no registra cargas familiares, solo se hace acreedor al 10% por concepto de utilidades. En la celda I17 registramos la frmula =SUMA(I7:I16) para totalizar los valores y comprobamos que cuadra con el valor previamente registrado en la celda I3. Para obtener el total que le corresponde cobrar a cada empleado, aplicamos en la celda G7, la frmula =SUMA(H7:I7) de esta forma sumamos el 10% registrado en la columna H mas el 5% registrado en la columna I, existen formularios que expiden los organismos de control para reportar el pago de estos valores. Finalmente en la celda J17 registramos la frmula =SUMA(J7:J16) para totalizar los valores y

comprobar que coincide con el dato registrado con anterioridad en la celda J3 con lo cual concluimos este captulo y esta unidad. volver al ndice

Facturacin, cobros, pagos e impuestos

Lecciones
1. Facturacin de ventas. Registro contable 2. Comprobantes de ingreso y papeletas de depsito 3. Registro de compras. Bienes, servicios y activos fijos. Liquidacin de compras 4. Los cheques y comprobantes de egreso 5. Asientos de diario recurrentes, seguros pagados por anticipado 6. Registros para personas no obligadas a llevar Contabilidad 7. Prstamos. Tabla de pagos 8. Impuesto a la Renta 9. Retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta 10. Impuesto al Valor Agregado I.V.A.

1. Facturacin de ventas. Registro contable

Ventas Se concepta como ventas, las operaciones comerciales, mediante las cuales una empresa transfiere a sus clientes, los bienes o servicios que dispone para su comercializacin, se considera que se ha realizado una venta, cuando se emite la respectiva factura y el cliente demuestra conformidad con el negocio realizado y paga o se compromete a pagar en un determinado tiempo por este concepto. Cada empresa organiza en su momento su propio departamento de ventas, nombrando un jefe para que se encargue de todos los detalles que implica la comercializacin de los bienes o servicios que preste la empresa, as como de dictar las polticas de comisiones para los vendedores, trmites y dems operaciones que permitan cerrar adecuadamente las ventas.

A continuacin vamos a examinar 3 hojas de un mismo archivo de Excel que actan en forma conjunta para realizar la facturacin. En este caso vamos a exponer un sistema de facturacin de servicios, que tiene 4 rubros: cursos de conduccin, exmenes psicosensomtricos, manuales del conductor y permisos de aprendizaje, se pueden facturar todos o por separado.

Como vemos las 3 hojas del archivo son: base, factura y control. En la primera hoja base disponemos de una base de datos para la facturacin, es decir, todos estos datos son necesarios para completar ciertos campos de la factura, vamos a observar los datos de la fila 9 o la persona que se encuentra con el nmero 5, AVILA FLORES JOSE LUIS. Tomando como referencia las frmulas aplicadas en el rol de pagos, vamos a observar que en base al nmero 5, Excel puede encontrar con la frmula =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;2), el nombre del cliente, de la misma forma puede localizar los otros datos para que se reflejen en la siguiente hoja factura

Aqu podemos observar que la informacin de la hoja base, la hemos recuperado aplicando las frmulas: =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;2) para obtener el nombre del cliente =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;3) para que aparezca la cdula del cliente =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;4) para ver la direccin =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;5) para ver el telfono De esta forma estamos en capacidad de facturar a todos los clientes de la hoja base, en la parte inferior en cambio hemos detallado los servicios con los valores respectivos, es necesario aclarar que el manual del conductor y el permiso de aprendizaje no estn grabados con el impuesto del iva, de tal forma que, estos rubros sumados constan en base 0, una vez completa la factura, se procede a imprimir, por lo general el original es para el cliente, una copia para Contabilidad y otra para archivo.

En esta tercera hoja control, observamos un detalle con el nmero de factura, fecha, nombre del cliente, la facturacin con base 0%, base 12%, iva y total. Es necesario anotar que en ocasiones por fallas propias o por causas ajenas a la voluntad de la persona que realiza la facturacin suele suceder que hay facturas que se imprimen con errores, si esto sucede es necesario anular el documento, con todas sus copias y hacer constar en el detalle como ANULADA y sin valores, tal como se muestra en el detalle. Para agilitar el registro de esta hoja, segn se puede observar a partir de la columna B, existen frmulas para traer los datos de la hoja anterior factura y son las siguientes: =factura!$G$4 para actualizar la fecha =factura!$C$4 para registrar el nombre del cliente =factura!$I$19 para los valores de base 0% =factura!$I$17 para los valores de base 12% =factura!$I$20 para ver el valor del iva =factura!$I$21 para ver el total de la factura Para llevar un buen control de este sistema es necesario anotar que inmediatamente despus de realizar la factura, nos trasladamos a la hoja control, anotamos el rango de la factura impresa, luego escogemos pegado especial, valores, aceptar; de esta forma quedan fijos los valores en la hoja control.

Una vez terminado el mes es necesario realizar totalizar los valores, para realizar el asiento contable, debitando clientes por el total y acreditando ventas base 0%, ventas base 12% y el iva en ventas por los valores respectivos, de acuerdo a la referencia del rango D2:G2.

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2. Comprobantes de ingreso y papeletas de depsito

Comprobantes de ingreso Todo ingreso de dinero a la empresa debe tener como respaldo un comprobante de ingreso donde se describa la fecha, el valor, el concepto del valor ingresado y las firmas de responsabilidad, estos documentos deben estar prenumerados y reservar una zona para registrar un asiento contable, adems deben estar conformados por un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo. El comprobante de ingreso es una constancia de que un valor ingres a la empresa, de manera general, cuando se recibe el dinero en efectivo, el cheque o el voucher de alguna tarjeta de crdito, estos valores deben estar junto con el comprobante de ingreso respectivo, en el da de la recaudacin y se debe conservarlos en una caja fuerte como medida de seguridad. Al da siguiente, segn normas de control interno y para evitar jineteo de fondos, todos los valores deben ser depositados en las cuentas bancarias de la empresa. Papeletas de depsito Cuando las empresas o las personas naturales realizan depsitos bancarios, las entidades bancarias, siempre acostumbran entregar una papeleta de depsito como constancia de la transaccin realizada, es as que para un control adecuado de los ingresos de la empresa, cada comprobante de ingreso debe ir acompaado de la papeleta de depsito respectiva.

A continuacin vamos a observar un comprobante de ingreso con su respectiva papeleta de depsito.

Como podemos observar, el comprobante de ingreso resume la informacin necesaria sobre la fecha, de donde proviene el pago, por que concepto, que valor, si es en efectivo se marca en el casillero que se encuentra en la celda H9, de haber sido el pago con cheque tendramos que haber registrado el nmero en la celda C9 y el nombre del banco en la celda E9 y lo propio si hubiera sido con tarjeta de crdito, si bien estos comprobantes se pueden disear en Excel, es muy conveniente que se disponga de libretines impresos.

Aqu podemos observar una papeleta de depsito que emiten los bancos, este documento se lo debe archivar junto con el comprobante de ingreso como prueba de que los valores recaudados, estn depositados en el banco, dando cumplimiento a las normas de control interno, el asiento contable del depsito es el siguiente:

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3. Registro de compras. Bienes, servicios y activos fijos. Liquidacin de compras

Registro de compras El registro de compras en Excel es muy til para llevar un control de los bienes, servicios y activos fijos adquiridos por la entidad, tambin facilita la declaracin mensual de los impuestos. En este detalle se puede observar de una manera panormica todas las compras realizadas para un mejor anlisis.

Segn podemos observar en el registro anterior, existen columnas para: mes, comprobante de egreso (C/E), nmero de factura, beneficiario, compras de bienes con tarifa 0%, compras de bienes con base 12%, iva 12% de bienes, compras de servicios con tarifa 0%, compras de servicios con base 12%, iva 12% de servicios, compras de activos fijos, iva 12% de activos fijos, liquidacin de compras, compras que no sustentan crdito tributario y cuentas por pagar para conocer cuanto se pag en cada caso. Este registro est diseado de acuerdo a las necesidades tributarias de la entidad, ya que se necesita que las compras se encuentren desglosadas de esta manera, para facilitar luego el registro en el formulario para la declaracin del iva (Impuesto al Valor Agregado. Cada compra ya sea de bienes o servicios va acompaado de una columna para el iva. Como se puede notar en el registro, las compras de activos fijos van por separado, junto con el iva respectivo. Cada empresa o persona que se dedica al comercio debe tener impresas sus propias facturas, que son los documentos habilitantes para poder culminar la negociacin de cualquier bien o servicio y exigir el cobro respectivo; sin embargo existen personas que se dedican a determinadas actividades econmicas y no tienen cultura tributaria, entonces estas personas no disponen de facturas, para estos casos el Servicio de Rentas Internas (S.R.I.) ha creado la Liquidacin de Compras de bienes y servicios. Liquidacin de Compras de bienes y servicios Es un documento que debe tener disponible la empresa para suplir a las facturas, cuando los proveedores no disponen de ellas, este documento

debe contener la respectiva autorizacin del S.R.I. (Servicio de Rentas Internas), no puede ser utilizado por mas de dos veces en un mismo ejercicio contable (un ao calendario), pues la tendencia es que cada persona disponga de sus propias facturas, su formato es similar a cualquier factura, como se puede observar en la siguiente imagen:

Como podemos observar, ste documento sirve para documentar una compra de bienes o servicios, ya que ninguna transaccin puede quedar sin un documento fuente. Cuando ya se ha utilizado este documento para un mismo proveedor por dos ocasiones y el proveedor an no se ha regularizado, se debe realizar las compras o contratar los servicios a un proveedor que si disponga de facturas. Los asientos contables para registrar las compras pueden variar dependiendo si son por bienes, servicios o activos fijos, en todo caso vamos a exponer un asiento de cada tipo:

En la imagen que antecede, observamos en primer trmino una compra de bienes, en este caso mercaderas que pasa a formar parte de los inventarios, por tanto en el asiento de diario 203, debitamos la cuenta INVENTARIO DE MERCADERAS, debitamos tambin el IVA EN COMPRAS y acreditamos CUENTAS POR PAGAR, en la descripcin incluimos el nombre del proveedor y la factura respectiva. En segundo lugar con el asiento de diario 204, debitamos la cuenta MANTENIMIENTO DE OFICINAS, el IVA EN COMPRAS y acreditamos CUENTAS POR PAGAR, son servicios del Sr. Fausto Rea, quin nos ha entregado la factura 2874. Finalmente tenemos una compra de activos fijos muebles a la compaa ATU, segn factura 52481, en el asiento de diario 205, debitamos MUEBLES Y ENSERES, IVA EN COMPRAS y acreditamos CUENTAS POR PAGAR. volver al ndice

4. Los cheques y comprobantes de egreso

El Cheque

El cheque es un ttulo valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria. Jurdicamente el cheque es un titulo valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institucin de crdito, que es librado, el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.[1] Los cheques son utilizados por la mayora de empresas para realizar el pago a sus proveedores, a sus empleados y dems acreedores, con el objetivo de llevar un adecuado control de los desembolsos realizados, pues todos estos movimientos, en algn momento pueden estar sujetos a una auditoria para verificar el adecuado manejo de los fondos. Para un mejor control de los egresos algunas compaas acostumbran registrar en las instituciones bancarias doble firma, de esta forma se aseguran que sean dos personas las que decidan los pagos. Con el objeto de que los beneficiarios de los cheques no resulten perjudicados, existen entidades que emiten los cheques cruzados, es decir se puede incluir dos lneas en la parte superior izquierda del cheque, de esta forma se aseguran de que el cheque emitido, sea depositado directamente en otra cuenta bancaria del beneficiario. En caso de que el beneficiario no disponga de cuenta bancaria, se debe utilizar un sello que diga Pguese a la orden del primer beneficiario, de esta forma evitamos que se pueda registrar un falso endoso. Otra medida de seguridad, una vez emitido el cheque y para evitar cualquier alteracin en el valor, se recomienda cubrir el valor en letras con cinta adhesiva transparente, cuando se trata de dinero no estn dems todas estas precauciones. Comprobantes de egreso Los comprobantes de egreso son documentos que se utilizan en la Contabilidad de las empresas para conocer en detalle, la fecha, a quin se paga, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en la zona de contabilizacin, estos formularios por lo general son preimpresos, constan de un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo y van acompaando a los cheques emitidos y a las facturas o liquidaciones de compras.

Antes de la elaboracin de un comprobante de egreso y el cheque, el contador se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptacin de los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser as se tendra que anular el cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular tambin todas las copias, igual que como se procede con otros documentos. A continuacin vamos a observar un comprobante de egreso, un cheque y el asiento de diario en nuestro sistema de Contabilidad, todo realizado en Excel.

Como podemos observar, las mismas cuentas utilizadas previamente en el comprobante de egreso, se utilizada tambin para el registro en la hoja DIARIO del sistema contable, ntese las dos lneas en la parte superior izquierda del cheque, esto significa que es un cheque cruzado, tambin es vlido utilizar un sello con el texto cheque cruzado.

[1] http://es.wikipedia.org/wiki/Cheque volver al ndice

5. Asientos de diario recurrentes, seguros pagados por anticipado

Asientos de diario recurrentes Es muy comn en una Contabilidad, registrar asientos de diario que se repiten mes a mes, como el caso de depreciaciones, amortizaciones, roles de pago, provisiones, seguros pagados por anticipado, etc. Estos asientos por lo general utilizan las mismas cuentas deudoras y acreedoras, existen meses donde incluso los valores son los mismos,

como en el caso de las amortizaciones. Por ejemplo para registrar el asiento de Amortizacin de Gastos de Constitucin que ya vimos en el captulo 7 de la unidad 3, debitbamos la cuenta de gastos Amortizacin de Gastos de Constitucin y acreditbamos la cuenta de activo Amortizacin acumulada de Gastos de Constitucin, este mismo asiento se repite cada mes. Es importante conservar un archivo exclusivo en Excel para registrar todos estos asientos, en la hoja 1 pueden ir las depreciaciones, en la hoja 2 las amortizaciones y en la hoja 3, los seguros pagados por anticipado. Seguros pagados por anticipado Esta cuenta se la utiliza para cargar los pagos de plizas de seguros contratados por la entidad para un tiempo determinado. Suele suceder en toda empresa, para que sus bienes estn protegidos se contrata plizas de seguro que cubren posibles desastres, siniestros o robos, dependiendo de las coberturas, los valores pueden variar. Es necesario realizar un registro en Excel para llevar el control de los ajustes de la cuenta Seguros pagados por anticipado, que mes a mes realizamos hasta completar el tiempo para el cual fue contratado el seguro.

En este cuadro podemos observar, la contratacin de dos plizas de seguros que suman $ 1.560,00, el tiempo de vigencia va desde el 15 de agosto de 2009 a las 12:00, hasta el 15 de agosto de 2010 a las 12:00.

En la celda C8 tenemos la frmula =$C$6/360*15 esto quiere decir que los $ 1.560,00 estamos dividiendo para 360 das y multiplicando por 15 que es el valor que corresponde enviar al gasto del 15 al 30 de agosto de 2009. En la celda C9 se encuentra la frmula =$C$6/360*30, para obtener el valor del ajuste por 30 das de septiembre de 2009, a partir de este mes la frmula se mantiene igual hasta la celda C20, la ltima frmula en la celda C21 es igual a la primera =$C$6/360*15 y corresponde a los 15 das del mes de agosto de 2010. En el rango E8:I21 observamos los asientos que se realizan para este tipo de operaciones: Registramos el pago de las plizas, debitando la cuenta SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO y acreditando la cuenta BANCO PICHINCHA por el valor de $ 1.560,00.Registramos el asiento de ajuste de las plizas debitando GASTO PLIZAS DE SEGURO y acreditando la cuenta SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO por el valor de los 15 das, que da como resultado $ 65,00.Registramos el mismo asiento anterior, pero esta vez por 30 das, este asiento se tiene que registrar por los 11 meses siguientes, con las mismas cuentas y los mismos valores, esto es hasta julio de 2010.En agosto de 2010 se vuelve a registrar un asiento similar al del numeral 2, por los que das de agosto 2010. Si se renueva la pliza en los mismos trminos (como suele suceder generalmente), se tendr que incluir otro asiento en el mismo mes por los otros 15 das de agosto. Al examinar el Mayor de la cuenta de activo SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO, podemos observar que esta cuenta va disminuyendo su valor mes a mes, hasta quedar en cero.

En cambio la cuenta GASTO POLIZAS DE SEGUROS, observamos que el gasto se va incrementado, hasta el cierre del ejercicio contable de 2009, se registra un valor de $ 585,00.

Para el ejercicio econmico de 2010, la cuenta GASTO PLIZAS DE SEGUROS, registra un valor acumulado a Agosto 15 de $ 975,00, es decir es un gasto compartido entre dos ejercicios contables.

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6. Registros para personas no obligadas a llevar Contabilidad

Personas no obligadas a llevar Contabilidad Como sabemos segn la legislacin de cada pas, existen personas obligadas a llevar Contabilidad y otras personas No obligadas a llevar Contabilidad. Las primeras tienen que disear una serie de comprobantes, facturas, notas de dbito, notas de crdito, etc., con el fin de llevar adecuadamente su Contabilidad, tambin debe contar con un software contable con su respectiva licencia que le permita emitir los principales reportes. En cambio las personas No obligadas a llevar Contabilidad, si bien la ley no les exige llevar todos los libros contables, pero si deben cumplir con llevar ciertos registros.

Por lo general las personas No obligadas a llevar Contabilidad, no se les exige, por cuanto sus transacciones son de baja cuanta, sin embargo si estn obligados a llevar: Detalle de Compras y GastosDetalle de Ventas Detalle de Compras y Gastos Este registro sirve para detallar todas las compras y gastos de las personas que realizan actos de comercio, mas conocidos como comerciantes, este detalle contiene: Una columna para No., en donde se registra un nmero consecutivo de las transacciones realizadas. Una columna para RUC o C.I., aqu se registra el nmero del Registro nico de contribuyentes que debe tener todo comerciante, en caso de no tener el RUC, se debe registrar el nmero de la Cdula de Identidad, esto para las personas que no poseen cultura tributaria y no tienen todava su RUC. Razn Social, para registrar el nombre de la entidad donde hemos realizado la compra o efectuado el gasto. Nmero de Comprobante de Compra, para poner el nmero de factura con la serie respectiva que son los seis primeros nmeros que tiene toda factura, en caso de que se trate de Liquidacin de Compras, tambin estos documentos disponen de una serie similar. Fecha de factura de compra, para registrar la fecha en la que se realiz la compra. Base Imponible 12%, para registrar el subtotal de la factura de aquellos productos o servicios que graban IVA (Impuesto al Valor Agregado). Base Imponible 0%, para aquellos productos o servicios que no graban IVA. IVA 12%, para registrar el valor correspondiente al Impuesto al Valor Agregado, en el caso de Ecuador, se encuentra en la tarifa del 12%, en otros pases esta tarifa puede ser diferente en ms o en menos .

 Columna de Total, para sumar todas las compras registradas en cada lnea, se debe totalizar tambin las cuatro ltimas columnas y sacar las sumas por mes, como podemos ver en el cuadro siguiente:

Detalle de Ventas Este detalle sirve para registrar todas las ventas realizadas por el comerciante a sus clientes, consta de: Una columna para el No., donde se registra el consecutivo de las ventas realizadas en el mes.Una columna para RUC o C.I., aqu se registra el nmero del Registro nico de contribuyentes que debe tener todo comerciante, en caso de no tener el RUC, se debe registrar el nmero de la Cdula de Identidad.Razn Social, para registrar el nombre del cliente que nos ha comprado.Nmero de Comprobante de Venta, para anotar los nmeros consecutivos de las facturas emitidas a los clientes, en esta columna no debe faltar ninguna factura, en caso de que el documento de anule, igualmente se lo debe hacer constar como anulada, en estos casos no se registra ningn valor.Fecha de emisin, para dejar constancia de la fecha en que se realiz la venta. Base Imponible 12%, para registrar el subtotal de la factura de aquellos productos o servicios que graban IVA (Impuesto al Valor Agregado). Base Imponible 0%, para aquellos productos o servicios que no graban IVA. IVA 12%, para registrar el valor correspondiente al Impuesto al Valor Agregado.

 Columna de Total, para sumar todas las ventas registradas en cada lnea. Retenciones en la fuente de Renta, esta columna sirve para registrar el valor que los clientes han retenido por concepto de retencin del Impuesto a la Renta, por lo general se trata de un porcentaje del subtotal de la factura, estos valores sirven como anticipo para el pago del impuesto a la renta y debe estar reflejado en el respectivo comprobante de retencin. % de Retencin, para registrar el porcentaje aplicado segn la normativa vigente, estos porcentajes pueden cambiar dependiendo de la poltica de la administracin tributaria, estos porcentajes se calculan sobre la base 12% o 0%. Retenciones de IVA, esta columna sirve para registrar el valor que el cliente a retenido por concepto de IVA, igualmente se trata de un porcentaje aplicado a los valores de la columna H. Finalmente en la columna M, tenemos el % de retencin del IVA, que vara en funcin de las ventas realizadas, igual que en las compras se deben totalizar, todas los columnas de valores y calcular los totales por mes, como podemos ver en el cuadro siguiente:

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7. Prstamos. Tabla de pagos

Prstamos Existen en algunas organizaciones o empresas, la poltica de conceder prstamos a sus empleados, esto con el fin de darles facilidades para el pago y a una tasa de inters razonable, por lo general inferior a la que ofrecen otras instituciones del sistema financiero. Estos prstamos se

otorgan tambin con el objetivo de incentivar al personal para que se desempee mejor en sus actividades. Dependiendo de la poltica de cada empresa, existen parmetros para solicitar los prstamos, de manera general el valor del prstamo depende de los aos de servicio que tenga un empleado, tambin del sueldo que percibe, del cargo que ocupa, del motivo para el cual va destinado, etc. Si el empleado cumple con los requisitos establecidos, debe llenar un formulario y realizar la solicitud correspondiente, una vez aprobada la solicitud se prepara en Excel la tabla de pagos. Tabla de pagos Para preparar estas tablas por lo general se requiere los siguientes datos: Nombre del empleado: Segundo AsimbayaFecha de ingreso a la empresa: 8 de noviembre de 2006Sueldo nominal: 218 dlaresValor del prstamo: 500 dlaresPlazo para el pago: 12 mesesTasa de inters aplicada: 10%Fecha de solicitud: 2 de octubre de 2009 A continuacin vamos a observar la tabla de pagos programada para 12 meses:

En el rango A1:F5, constan los datos antes solicitados, en la celda B8 tenemos la frmula: =C5+30 para definir la fecha del primer pago que es 30 das despus de la fecha de solicitud (C5). En la celda B9, registramos la frmula=B8+30 para obtener la segunda fecha de pago, a partir de esta celda, podemos copiar la frmula para el resto de filas, hasta la celda B19. En la celda E8, registramos la frmula =PAGO($F$3/12;$F$4;-$F$5) para definir las cuotas (dividendos), las mismas que como se puede observar son iguales para todos los meses, la misma frmula se aplica hasta la celda E19. En la celda D8 aplicamos la frmula =F5*$F$3/12, para conocer el valor del inters de la primera cuota; es decir, el valor del prstamo (500) multiplicamos por la tasa de inters (10%) y dividimos para 12. En la celda C8, registramos =E8-D8 es decir el valor del dividendo menos el inters, esta frmula podemos copiar para el resto de filas, hasta la celda C19. En F8, registramos la frmula =F5-C8, para disminuir del valor original del prstamo, el valor del primer abono al capital y as obtener el capital reducido. En la celda D9 aplicamos la frmula =F8*$F$3/12 para calcular la tasa de inters de un mes, del capital reducido, a partir de esta celda copiamos la frmula hasta la celda D19. En F9 en cambio registramos

=F8-C9 para seguir descontando los abonos al capital y seguir actualizando el capital reducido, esta frmula se puede copiar hasta la celda F19. Finalmente en la fila 20 totalizamos las columnas C, D y E, para comprobar si la suma de los abonos al capital da como resultado el valor del prstamo como en efecto as es, tambin podemos conocer el valor total del inters cobrado y el total del capital mas el inters que es la suma de todos los dividendos. Lo interesante de este mtodo es que se obtienen cuotas o dividendos iguales para todos los meses y el empleado puede programar cuanto puede solicitar segn su capacidad de pago y de acuerdo al tiempo que dispone para cancelar el prstamo. Las cuotas o dividendos, se les descuenta a los empleados en el rol de pagos de cada mes. volver al ndice

8. Impuesto a la Renta
Renta El objetivo principal de toda empresa comercial como sabemos, es obtener ganancia o renta, pero por desarrollar esta actividad, los estados, llevan su parte a travs de los impuestos. Uno de los impuestos aplicados a quienes desarrollan una actividad comercial es el impuesto a la renta. Impuesto a la Renta Para entender de mejor manera el impuesto a la renta, vamos a plantearnos algunas preguntas que inmediatamente daremos respuesta. Quin debe pagar? Deben pagar las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, ecuatorianas o extranjeras, residentes o no en el pas, que hayan percibido rentas gravadas. Sobre que se paga? Se paga sobre la base imponible, entendindose por tal, el monto de las rentas gravadas percibidas en el ao menos los costos o gastos denominados deducciones. Para las personas naturales existe una

cantidad desgravada, que es la cantidad fijada por la Ley sobre la cual la tarifa del impuesto es de 0%. Cul es el perodo tributario? El perodo tributario es anual, empieza el 01 de enero y concluye el 31 de diciembre de cada ao, en l se deben incluir todas las rentas y presentar una declaracin, salvo los ingresos por herencias, legados y donaciones; premios; e ingresos ocasionales de no residentes, que son declarados en forma separada. Existen retenciones de este impuesto? S, estas constituyen un prepago del impuesto. Su porcentaje y monto depende del tipo de renta. En rentas del trabajo en dependencia (remuneraciones), el empleador, durante el ao, retiene el total del impuesto causado; en los dems tipos de rentas el porcentaje vara entre el 1% y el 8% del ingreso o renta. Cundo se debe pagar? La declaracin y pago del Impuesto a la Renta se debe realizar desde el primero de febrero del ao siguiente, hasta las fechas que se detallan a continuacin:
Noveno Dgito 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 Personas Naturales 10 de marzo 12 de marzo 14 de marzo 16 de marzo 18 de marzo 20 de marzo 22 de marzo 24 de marzo 26 de marzo 28 de marzo Sociedades 10 de abril 12 de abril 14 de abril 16 de abril 18 de abril 20 de abril 22 de abril 24 de abril 26 de abril 28 de abril

Cunto se tiene que pagar? El monto que se debe pagar depende de la base imponible, sobre la cual las sociedades pagan el 25%, y las personas naturales y las sucesiones indivisas deben aplicar la tabla progresiva que a continuacin se expone.
Ao 2009 En dlares

Fraccin bsica 0 8.570 10.910 13.640 16.370 32.740 49.110 65.480 87.300 Res. No. NAC-DGER2008-1467 de 12 de diciembre de 2008

Exceso hasta 8.570 10.910 13.640 16.370 32.740 49.110 65.480 87.300 en adelante

Impuesto Fraccin % Impuesto Fraccin Bsica Excedente 0 0 117 390 718 3.173 6.447 10.540 17.086 0% 5% 10% 12% 15% 20% 25% 30% 35%

Cmo declara una persona natural? Las personas naturales y las sucesiones indivisas, debern presentar su declaracin en el formulario 102, utilizando las siguientes alternativas: En las Instituciones del Sistema Financiero utilizando los formularios preimpresos.En las oficinas del SRI cuando se trata de declaraciones sin valor a pagar, utilizando los formularios preimpresos.En las oficinas del SRI en medio magntico, solo en el caso de Contribuyentes Especiales.A travs de Internet, utilizando el DIMM (Declaracin por Internet en Medio Magntico). Cmo declara una sociedad? Las sociedades debern presentar su declaracin en el formulario 101, utilizando las siguientes alternativas: En las Instituciones del Sistema Financiero utilizando los formularios preimpresos.En las oficinas del SRI cuando se trata de declaraciones sin valor a pagar, utilizando los formularios preimpresos.En las oficinas del SRI en medio magntico, solo en el caso de Contribuyentes Especiales.A travs de Internet, utilizando el DIMM para elaborar la declaracin. [1] Existen formatos desarrollados por la administracin tributaria en Excel para que los contribuyentes realicen su declaracin del impuesto a la renta, vamos a observar una parte de los formularios 101 y 102.

[1] http://www.sri.gov.ec/sri/portal/main.do?code=150&external=#anchor 8

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9. Retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta

Las retenciones en la fuente del impuesto a la renta, son porcentajes que se deben aplicar segn disposiciones de la administracin tributaria a los subtotales de las facturas que recibe la empresa antes de proceder al pago de las mismas. La retencin es la obligacin que tiene el comprador de bienes y servicios, de no entregar el valor total de la compra al proveedor, sino de guardar o retener un porcentaje en concepto de impuestos. Este valor debe ser entregado al Estado a nombre del contribuyente, para quien esta retencin le significa un prepago o anticipo de impuestos. Quin debe retener impuestos? El agente de retencin, que como regla general, es quien compra bienes o servicios. Pueden ser personas naturales obligadas a llevar contabilidad, sucesiones indivisas o sociedades dependiendo de las disposiciones de las normas vigentes para cada tipo de impuesto. Existe alguna autorizacin especial para retener impuestos? No, sta obligacin nace directamente de la Ley o del Reglamento. Sin embargo, la Administracin Tributaria puede disponer que una persona se constituya en agente de retencin mediante una autorizacin o disposicin especial. Qu documento debo entregar al retener un impuesto? Un comprobante de retencin, que acredita las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retencin, ste deber estar a disposicin del proveedor dentro de los cinco das hbiles siguientes, contados a partir de la fecha de presentacin de la factura, nota de venta o de la emisin de la liquidacin de compras y prestacin de servicios. Qu obligaciones tengo como agente de retencin? Retener los impuestos legalmente establecidos.Declarar y depositar los valores retenidos.Entregar el comprobante de retencin.Proporcionar la informacin requerida.Registrar contablemente las retenciones y pagos

realizados; y,Mantener un archivo de los comprobantes y de las declaraciones. [1] A continuacin vamos a observar el formato que se emplea para imprimir los comprobantes de retencin y luego los porcentajes de acuerdo a la normativa vigente para realizar las retenciones en la fuente del impuesto a la renta. Se encuentran resaltados los conceptos ms utilizados.

A continuacin vamos a suponer que nuestra empresa MODELO S.A., realiza con fecha 5 de octubre de 2009, la compra de muebles de oficina por $ 1.250,00 ms el impuesto al valor agregado al contado, segn factura 3645 de Muebles Colineal; antes de realizar el pago, aplica el 1% de retencin de acuerdo al cuadro anterior, por tanto el asiento de diario debe registrarse de la siguiente manera:

Como podemos observar en este asiento de compra, debitamos MUEBLES Y ENSERES por $ 1.250,00, debitamos tambin el valor del IVA EN COMPRAS por $ 150,00 y en lugar de acreditar BANCO PICHINCHA por $ 1.400,00 que es el valor total de la factura, acreditamos la cuenta RETENC. FUENTE 1% por $ 12,50 y por la

diferencia emitimos el cheque 854 del BANCO PICHINCHA, es decir por $ 1.387,50. Todas las empresas o los contribuyentes obligados a llevar Contabilidad, que realicen compras por los conceptos sujetos a retencin, expuestos en el cuadro anterior, por Ley deben realizar las retenciones y una vez concluido el mes deben realizar la declaracin de retenciones en la fuente del impuesto a la renta en el formulario 103 y pagar en las instituciones financieras autorizadas para realizar esto cobros que por lo general son todos los bancos. A continuacin vamos a observar una parte del formulario 103, donde se exponen las casillas de la base imponible que equivale al subtotal de las facturas y las casillas donde debe ir el valor retenido.

Cuando vamos a realizar la declaracin de las retenciones en la fuente, es necesario primero consultar el Balance de Comprobacin, lo que podemos observar es lo siguiente:

Luego para cancelar estos impuestos, el asiento debe registrarse de la siguiente manera:

[1] http://www.sri.gov.ec/sri/portal/main.do?code=3&external=#anchor5 volver al ndice

10. Impuesto al Valor Agregado I.V.A.

Es el impuesto que se paga por la transferencia de bienes y por la prestacin de servicios. Se denomina Impuesto al Valor Agregado por ser un gravamen que afecta a todas las etapas de comercializacin pero exclusivamente en la parte generada o agregada en cada etapa. Quin debe pagar? Deben pagar todos los adquirentes de bienes o servicios, gravados con tarifa 12%. El pago lo har al comerciante o prestador del servicio, quien a su vez, luego de percibir el tributo lo entrega al Estado mediante una declaracin. En el caso de importaciones paga el importador el momento de desaduanizar la mercadera.

Sobre qu se paga? El IVA se paga sobre la base imponible que est constituida por el precio total en el que se vendan los bienes o se presten los servicios, precio en el que se incluirn impuestos, tasas u otros gastos atribuibles. En importaciones sobre el valor CIF ms impuestos, aranceles y otros gastos imputables al precio. Cul es el Perodo Tributario? El IVA es un impuesto que debe ser declarado y pagado en forma mensual, sin embargo, la declaracin puede ser semestral cuando los bienes vendidos o los servicios prestados estn gravados con tarifa cero por ciento. Cunto se tiene que pagar? El valor a pagar depende del monto de ventas de bienes y de servicios gravados, realizados en un mes determinado, suma total sobre la cual se aplicar el 12%, y del valor obtenido se restar: el impuesto pagado en las compras y las retenciones, del mismo mes; adems el crdito o pago excesivo del mes anterior, si lo hubiere. Cundo se debe pagar? La declaracin y pago del IVA se debe realizar desde el primer da hbil del mes siguiente al que corresponde la informacin hasta las fechas que se detallan a continuacin:

Las Instituciones del Sector Pblico pueden presentar su declaracin hasta el 28 del mes siguiente al que corresponde la informacin, independientemente de su noveno dgito. Cmo declara una persona natural? En el formulario 104 las personas naturales obligadas a llevar contabilidad y que realizan operaciones de comercio exterior, el resto de personas naturales presentarn su declaracin en el formulario 104A. Para la declaracin podrn utilizar las siguientes alternativas: En las Instituciones del Sistema Financiero utilizando los formularios preimpresos.En las oficinas del SRI cuando se trata de declaraciones sin valor a pagar, utilizando los formularios preimpresos.En las oficinas del SRI en medio magntico, solo en el caso de Contribuyentes Especiales.A travs de Internet, utilizando el DIMM para elaborar la declaracin.[1] Cmo declara una sociedad? De la misma forma que las personas naturales obligadas a llevar Contabilidad, en el formulario 104. A continuacin vamos a observar una parte de los formularios 104 y 104-A

Para la declaracin del IVA, es necesario primero consultar el Mayor General de la cuenta IVA EN COMPRAS y la cuenta IVA EN VENTAS.

Como podemos observar el saldo de la cuenta IVA EN VENTAS, es mayor al saldo de la cuenta IVA EN COMPRAS, en este caso se debe establecer la diferencia y proceder al pago, el asiento se debe registrar de la siguiente manera:

En el caso de que el saldo de la cuenta IVA EN COMPRAS, sea mayor al saldo de la cuenta IVA EN VENTAS, es cuando existe crdito tributario, se realiza la declaracin pero no hay pago y el saldo de ese crdito tributario se traslada al mes siguiente.

[1] http://www.sri.gov.ec/sri/portal/main.do?code=304&external=#anchor 9 volver al ndice

Estados financieros, ejercicios y herramientas auxiliares

Lecciones
1. El Balance General o Estado de Situacin 2. El Estado de Resultados o Prdidas y Ganancias

3. Ejercicio de una empresa de servicios (1/2) 4. Ejercicio de una empresa de servicios (2/2) 5. Ejercicio de una empresa comercial (1/2) 6. Ejercicio de una empresa comercial (2/2) 7. Kardex y mtodos de valoracin de inventarios (1/2) 8. Kardex y mtodos de valoracin de inventarios (2/2) 9. Ndices financieros 10. Microsoft Outlook y correo electrnico

1. El Balance General o Estado de Situacin

Balance General El Balance General es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que le deben, de lo que debe, y de los que realmente les pertenece a sus propietarios o socios a una fecha determinada, es como una fotografa de la situacin del negocio y est compuesto por los principales grupos de cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio. Se llama Balance porque siempre debe establecerse la igualdad entre los grupos que conforman el Activo por un lado y por otro lado el Pasivo y Patrimonio. Bsicamente existen dos formas de presentar un Balance General: En orden de liquidezEn orden de solidez En orden de liquidez Es la forma ms usual de presentacin de un Balance, segn esta modalidad se debe presentar en primer lugar las cuentas ms lquidas o que tiendan a convertirse en efectivo ms rpidamente. Para un ordenamiento adecuado de las cuentas se ha considerado tres grupos bsicos para la presentacin del Activo y estos son: Activo corrienteActivo fijoOtros Activos Activo corriente.- En este grupo se encuentran los activos que pueden convertirse en dinero en efectivo ms fcilmente dentro de un plazo no superior a un ao, como Caja, Bancos, Cuentas y Documentos por Cobrar a Clientes, Inventarios, etc. En el caso de existir cuentas o documentos por cobrar dudosas, se debe registrar la respectiva Provisin de Cuentas Incobrables.

Activo fijo.- Dentro de este grupo tenemos bienes de caractersticas ms slidas y que sirven para desarrollar las actividades de la empresa, normalmente no estn destinados a la venta, dentro de este tenemos: Vehculos, Maquinaria y Equipo, Muebles y Enseres, Equipos de Computacin, Edificios, Terrenos, etc. Con excepcin de la cuenta Terrenos, todos los activos fijos tangibles estn sujetos a depreciacin y esta cuenta debe reflejarse en el Balance. Otros Activos.- Son activos de propiedad de la empresa que no pueden entrar en las dos primeras categoras como por ejemplo: Gastos pagados por anticipado, depsitos en garanta, etc. Algunos de estos activos estn sujetos a amortizacin, de ser as se debe registrar este valor restando a los activos mencionados. En orden de solidez Esta forma de presentacin se utiliza en algunos pases europeos y consiste en presentar primeros lo ms slido como es el activo fijo y luego lo ms lquido que es el activo corriente. A continuacin vamos a observar la seccin del Activo con sus tres segmentos principales:

En cuanto al pasivo que son todos los valores que la empresa debe, se suele presentar en orden de exigibilidad con los siguientes grupos: Pasivo corriente o de corto plazoPasivo a largo plazo Pasivo corriente o de corto plazo.- Son los valores que la empresa debe pagar en un plazo no mayor a un ao, dentro de estos pasivos tenemos: Cuentas por pagar a proveedores, obligaciones bancarias, sobregiros, documentos por pagar, provisiones sociales, impuestos por pagar, etc. Pasivo a largo plazo.- Son obligaciones que la empresa debe pagar dentro de un plazo superior a un ao como por ejemplo: Cuentas, documentos e hipotecas por pagar a largo plazo.

Tambin se tiene que incluir en esta seccin, lo correspondiente al Patrimonio, que son los valores netos que pertenecen a los socios, dicho de otra forma es la diferencia entre activo menos pasivo. En el grupo de patrimonio se debe incluir el Capital, las reservas y el resultado del ejercicio, ste ltimo valor es el vnculo que existe entre el Balance General y el Estado de resultados o prdidas y ganancias. A continuacin tenemos la seccin de pasivo y patrimonio:

Los valores de esta seccin estn antecedidos del signo (-), esto es para indicar que son de naturaleza acreedora. Como podemos ver por un lado el activo suma $ 38.683,98, por otro lado el pasivo + el patrimonio tambin suman $ 38.683,98, con lo que se concluye que este balance est cuadrado. Al pie de este documento se debe hacer constar las firmas del Gerente general o representante legal y la del Contador general con el nmero de su licencia. volver al ndice

2. El Estado de Resultados o Prdidas y Ganancias

Estado de Resultados Este estado financiero tambin conocido como Estado de Prdidas y Ganancias, demuestra las causas que generaron la utilidad o prdida obtenida durante un ejercicio contable o perodo determinado. En este estado se detalla todos los ingresos obtenidos por las operaciones normales del negocio, as como tambin ingresos no operacionales, obtenidos por rendimientos financieros o venta de activos fijos. Rentas Se conceptan como rentas a toda clase de ingresos monetarios o devengados que significan utilidades para las empresas en cada perodo contable, en cuanto incrementan los activos y el patrimonio o disminuyen los pasivos diferidos de las entidades. De acuerdo al principio contable de REALIZACIN, todo ingreso, renta o utilidad, debe hallarse devengada como requisito primordial para su contabilizacin. Las rentas se originan en mayor proporcin en las transacciones de intercambio o venta de los bienes o servicios materia del negocio; sin embargo, tambin provienen de operaciones financieras de otorgamiento de crditos o de otras actividades complementarias de diversa ndole al giro empresarial.[1] Gastos Se conceptan gastos a toda clase de desembolsos monetarios o crediticios realizados por las entidades en cada ejercicio o perodo contable, que generalmente, significan disminuciones de utilidades y que cuando sobrepasan en valores a las rentas, original prdida o dficit en el perodo o ejercicio contable de su registro. Por otra parte, los gastos cuando se pagan en efectivo representan disminucin del activo disponible; y cuando NO se pagan en dinero constituyen crditos por pagar que incrementan el pasivo empresarial. De acuerdo con el principio contable de reconocimiento inmediato, los gastos deben ser contabilizados con cargo al perodo en el que fueron

pagados o dieron lugar al surgimiento de pasivos acumulados para su cancelacin. Los gastos en su mayor parte se originan por consumos utilizados para la realizacin de las actividades tpicas de las entidades.[2] A continuacin vamos a observar el estado de Prdidas y Ganancias, en primer trmino el segmento de ingresos, luego el segmento de gastos. En este caso vemos que se ha obtenido una utilidad de $ 412,38 y precisamente este valor se refleja tambin en el balance general como parte del patrimonio. Los valores de la seccin de ingresos tienen signo negativo, para indicar que estas cuentas tienen saldo acreedor, mientras que los gastos tienen saldo deudor, al igual que en el balance general tambin se deben registrar al pie de este estado financiero las firmas del Gerente general o representante legal y la del Contador general con el nmero de su licencia.

[1] OROZCO Cadena, Jos, Contabilidad General. Pg. 476 [2] OROZCO Cadena, Jos, Contabilidad General, Pg. 471 volver al ndice

3. Ejercicio de una empresa de servicios (1/2)

En este captulo vamos a plantear un ejercicio contable de una entidad que se encarga de prestar servicios tursticos, la empresa se llama Fragata Tours Ca. Ltda. y su objetivo es dar a conocer a turistas nacionales y extranjeros, los sitios ms atractivos del pas. A travs de

las transacciones propuestas, vamos a conocer como se desarrollan sus operaciones. Transacciones Junio 1.- Se crea la Agencia de viajes Fragata Tours Ca. Ltda. con un capital de $ 80.000,00 entre 4 socios que aportan $ 20.000,00 cada uno. Junio 2.- Se procede a la apertura de la cuenta corriente 1235-4 en el Banco Pichincha y se deposita $ 70.000,00, segn papeleta 203591, Comprobante de ingreso 001. Junio 3.- Se paga una garanta de $ 3.000,00 a Juan Valdz, propietario de un local comercial donde va a funcionar la agencia con cheque 001, comp. Egreso 001, adems se paga 3 meses de arriendo en forma adelantada a razn de $ 1.500,00 ms iva cada mes, segn egreso 002, cheque 002, liquidacin de compras 01. Junio 4.- Se compra muebles para la oficina en Mueblima S.A., segn factura 102548, por el valor de $ 8.500,00 ms iva, se paga el 50% con cheque 003, comp. Egreso 003 y por la diferencia se firma una letra de cambio a 30 das con el 16% de inters. Junio 5.- Se adquiere 3 computadores a razn de $ 400,00 ms iva por computador en Computrn, segn factura 682451, se paga de contado con cheque 004, comprobante de egreso 004. Junio 8.- Se firma el contrato de publicidad No. 104125 con Telesistema por $ 6.000,oo mas iva para 6 meses, se paga con cheque 005, comprobante de egreso 005. Junio 9.- Se vende 7 paquetes tursticos a la empresa CERSA por $ 800,oo ms iva cada paquete, nos descuenta la retencin en la fuente, se cobra de contado, dinero que se recibe en Caja, comprobante de ingreso 002, factura 001. Junio 10.- Se deposita en el Banco Pichincha la recaudacin del da anterior, segn papeleta de depsito 524126. Junio 11.- Se paga al Hotel Barcel Coln Miramar $ 2.000,00 en calidad de anticipo y reservacin para el personal de CERSA que viajar a la playa de Salinas, comprobante de egreso 006, cheque 006.

Junio 12.- Se paga a transportes Ecuador $ 540,00 por servicios de transporte de Quito a Salinas con el personal de CERSA, segn factura 25481, no graba iva, se paga con cheque 007, egreso 007. Junio 15.- Se paga anticipos de sueldo a las siguientes personas: Santiago Jcome (Gerente) 008 Rita Varela (Secretaria) 009 Jenny Samaniego (Contadora) 010 Freddy Muoz (Mensajero) 011 Pedro Soto (Vendedor) 012 Se pide: -Realizar los asientos de diario, con las retenciones que exige el SRI en las transacciones que corresponda. Desarrollo del ejercicio Los asientos de las transacciones en el Diario General, deben aparecer de la siguiente manera: $650,00, cheque 008, egreso $150,00, cheque 009, egreso $250,00, cheque 010, egreso $120,00, cheque 011, egreso $180,00, cheque 012, egreso

Como podemos ver cada transaccin tiene su asiento correspondiente, se ha incluido las retenciones en la fuente de acuerdo a la legislacin vigente, se debe aprovechar de la mejor manera posible la columna de DESCRIPCION, pues sta, en ocasiones vara ligeramente de acuerdo a la cuenta que utilicemos, por ejemplo siempre que utilicemos las cuentas de bancos, para acreditar, se debe incluir en la descripcin el cheque, esto facilitar posteriormente la conciliacin bancaria. Cabe anotar que cuando aplicamos las retenciones en la fuente, retenemos el porcentaje respectivo cuando compramos, pero como la Ley es para todos, a nosotros tambin nos retienen cuando vendemos. En el asiento AD 011 estn incluidos todos los anticipos entregados al

personal, el criterio contable tambin es vlido, si el contador prefiere hacer un asiento por cada empleado, pero implica ms trabajo. En el siguiente captulo vamos a incluir ms transacciones para concluir el mes de junio, realizar ajustes necesarios y registros adicionales como el rol de pagos. volver al ndice

4. Ejercicio de una empresa de servicios (2/2)

En este captulo vamos a continuar con transacciones adicionales del mes de junio: Junio 16.- Se crea un fondo de caja chica por el valor de $ 100,00, para gastos pequeos, con cheque 013, egreso 013, este fondo est bajo la custodia y manejo de la Srta. Rita Varela. Junio 17.- Se vende 10 paquetes tursticos a la Ca. Invesplan, a razn de $ 900,00 ms iva cada paquete, segn factura 002, se concede crdito sin documento de 15 das, nos envan la retencin en la fuente. Junio 18.- Se compra suministros y tiles de oficina en PACO, segn factura 26584, por $ 850,00 ms iva, pagamos con cheque 014, egreso 014, realizamos la retencin respectiva. Junio 19.- Se adquiere Equipo de alta montaa para alquilar a turistas, en equipos Cotopaxi, por el valor de $ 5200,00 ms iva, segn factura 6582, realizamos la retencin en la fuente, nos conceden 10 das de crdito con letra de cambio 2684. Junio 22.- Cancelamos la factura 34258 del Hotel Barcel Coln Miramar, por $ 2.800,00 ms iva, realizamos la retencin respectiva, descontamos el anticipo entregado en junio 11 y pagamos el saldo con cheque 015, egreso 015. Junio 23.- Pagamos un anticipo al Hotel Latacunga para reservar habitaciones para 8 turistas extranjeros por $ 160,00, segn egreso 016, cheque 016. Junio 24.- Alquilamos el equipo de alta montaa a los 8 turistas extranjeros a razn de $ 50,00 ms iva por persona, nos cancelan de contado, comprobante de ingreso 003, factura 03.

Junio 25.- Se deposita en el Banco Pichincha, la recaudacin del da anterior, papeleta de depsito 692. Junio 26.- Pagamos por transporte de Quito a Latacunga a Transportes LASSO, el valor de $ 30,00, segn factura 2485, realizamos la retencin respectiva, pagamos con cheque 017, egreso 017. Junio 29.- Realizamos el pago de los equipos de montaa, adquiridos a Equipos Cotopaxi en junio 19, comprobante de egreso 018, cheque 018. Junio 30.- La compaa Invesplan nos cancela el valor de los paquetes tursticos facturados en junio 17, recibe caja, segn ingreso 004. Adems se realiza y se paga el rol de acuerdo al siguiente detalle de sueldos: Santiago Jcome (Gerente) 019 Rita Varela (Secretaria) 020 Jenny Samaniego (Contadora) 021 Freddy Muoz (Mensajero) 022 Pedro Soto (Vendedor) 023 Se pide: Registrar las transacciones en el diario generalRol de pagos, con descuento de los anticipos y los aportes al IESSCuadro de ProvisionesAjustesBalances En el diario general, los asientos deben registrarse de la siguiente forma: $1.300,00, cheque 019, egreso $300,00, cheque 020, egreso $500,00, cheque 021, egreso $240,00, cheque 022, egreso $360,00, cheque 023, egreso

Como podemos ver, en el diario general se incluyen los asientos AD 023 y AD 024 que corresponden a la contabilizacin del rol de pagos y las provisiones de junio respectivamente. El rol de pagos y el cuadro de provisiones, se presentan incluyendo al pie, la contabilizacin. En el rol no se ha incluido horas extras ni comisiones, pero se conservan las columnas para cuando llegue el

momento, agregar esos clculos; la columna prstamos quirografarios va en blanco en razn de que los empleados an no han solicitado este tipo de prstamos, en la columna de anticipos y prstamos se descuentan los anticipos entregados en la primera quincena (15-jun2009). En el cuadro de provisiones, no se realiza el clculo de los fondos de reserva, en razn de que todos los empleados son nuevos y para provisionar este valor, los empleados deben estar por lo menos un ao en la empresa, es a partir del segundo ao, que tienen derecha a este fondo, de todas maneras se conserva la columna para realizar el clculo cuando llegue el momento. Para la contabilizacin del rol, debitamos las cuentas del gasto y acreditamos cuentas de pasivo a excepcin de la cuenta ANTICIPOS Y PRESTAMOS que es una cuenta de activo. En cuanto a la contabilizacin de las provisiones debitamos las cuentas del gasto y acreditamos las cuentas de pasivo como se puede ver al final del cuadro.

A continuacin vamos a registrar los ajustes por los gastos pagados por anticipado, arriendos que se pag en forma adelantada para 3 meses y publicidad, para 6 meses, adems vamos a calcular las depreciaciones de los activos fijos, adquiridos en el mes. Los asientos por estos ajustes deben registrarse de la siguiente manera:

Para determinar los valores de las depreciaciones hemos realizado el siguiente cuadro:

A los valores de adquisicin de los activos, aplicamos los porcentajes de depreciacin: 10% para muebles y enseres y 33% para equipos de computacin, estos valores que son anuales, dividimos para 12 para obtener el valor mensual y stos valores a su vez dividimos para 30 para conocer la cuota de depreciacin diaria, por ltimo estas cuotas multiplicamos por los das transcurridos desde que se adquirieron los activos hasta el 30 de junio, que es la fecha de cierre del mes. Finalmente vamos a conocer como quedan los balances al 30 de junio de 2009.

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5. Ejercicio de una empresa comercial (1/2)

En el presente captulo, realizaremos un ejercicio prctico de una empresa comercial, con transacciones del mes de julio de 2009. Transacciones 1.- La empresa DTK dedicada a la compra venta de mercaderas, posee como inventario inicial 90 unidades del artculo Q, cuyo valor unitario es de $ 100,00 y $ 18.000,00 en el Banco Pichincha. 2.- Realiza una compra de 40 unidades a $ 120,00 cada una, segn factura No. 30 de Comercial Mery, cheque No. 01. 3.- Efecta una venta de 35 unidades al contado, segn factura No. 01 a $ 110,00 cada una. 4.- Vende 20 unidades a crdito, segn factura No. 02 a $ 120,00 cada una. 5.- De la venta anterior, segn factura No. 02, devuelven 10 unidades. 6.- Se realiza una compra de 70 unidades a $ 130,00 cada una, segn factura No. 45 de Importadora Ruiz, cheque No. 02. 7.- De la compra anterior, devuelve 15 unidades 8.- Se realiza una venta de 50 unidades al contado, de acuerdo a la factura No. 03 a $ 130,00 cada una. 9.- Se deposita en la cuenta corriente del Banco Pichincha $ 12.000,00, segn comprobante de depsito No. 543. Se requiere: Libro diarioLibro mayor Desarrollo del ejercicio

Una vez ingresados los asientos de diario en el sistema, el libro mayor se muestra de la siguiente manera:

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6. Ejercicio de una empresa comercial (2/2)

En este captulo, vamos a continuar emitiendo los siguientes reportes contables: Balance de Comprobacin Balance General

Estado de Resultados Kardex de mercaderas con el mtodo Promedio ponderado

Como podemos ver en el Balance de Comprobacin que antecede, todas las cuentas que han intervenido en los asientos y estn previamente mayorizadas, aparecen con las sumas y saldos debidamente cuadrados, se ha procurado incluir nicamente cuentas que faciliten nuestro ejercicio, pero esto no quiere decir que la empresa no necesite de otras cuentas como las de activo fijo que ya se incluyeron en los ejercicios de captulos anteriores. En el Balance General vamos a observar que se consolidan algunas cuentas, tanto en el activo como en el pasivo y son las siguientes: CAJA GENERAL BANCO DEL PICHINCHA C.C. 3864-4 CAJA, BANCOS RETENCIONES EN LA FUENTE IVA EN COMPRAS IMPUESTOS ANTICIPADOS RETENCIONES EN LA FUENTE 1% IVA EN VENTAS 1.672,50 14.571,00 16.243,50 127,50 1.434,00 1.561,50 139,00 1.386,00

OBLIGACIONES IESS E IMPUESTOS

1.525,00

Para mejorar la presentacin del balance tambin se a omitido los cdigos de los grupos de cuentas, esto se logra marcando el rango donde se encuentran los cdigos, luego seleccionamos color de fuente blanco, como lo podemos ver en la siguiente imagen:

A continuacin presentamos el Balance General:

El Estado de Resultados se presenta de la siguiente manera:

Podemos observar que la utilidad obtenida de $ 996,98 fue tambin registrada en el Balance General, dentro del patrimonio como RESULTADOS DEL EJERCICIO. En algunos Estados de Resultados se suele presentar las ventas y el costo de ventas de la siguiente manera: VENTAS (-) COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 11.550,00 10.553,02 996,98

A esto se suman OTROS INGRESOS, luego se restan los GASTOS, en todo caso cada contador puede realizar la presentacin de este estado de la forma que considere mas apropiada para un mejor anlisis. De la forma que se presente, la utilidad o prdida no va a cambiar.

Finalmente vamos a observar el Kardex de la cuenta mercaderas, se trata de una tarjeta de control que contiene en la parte superior, todos los datos informativos de los artculos que vende la empresa, estos son nombre del artculo, mtodo de valoracin, unidad de medida, que puede ser: unidades, kilos, litros, galones, etc., mximo y mnimo. En este registro tenemos columnas para fecha, detalle, entradas con cantidades, valor unitario y valor total, salidas con cantidades, valor unitario y valor total y existencias con cantidades, valor unitario y valor total. La tarjeta que vamos a ver a continuacin refleja el movimiento del artculo Q del presente ejercicio.

Como podemos ver el total de la celda K17 de $ 10.396,98 cuadra perfectamente con la cuenta INVENTARIO DE MERCADERAS que aparece en el Balance General, las compras de las fechas 2 y 6 estn de acuerdo a los asientos contables correspondientes, al igual que la devolucin en compras de la fecha 7. Todos los movimientos registrados en SALIDAS, han sido registrados debitando Costo de Ventas, y acreditando Inventario de Mercaderas, a excepcin de la fecha 5, donde el asiento es al revs por cuanto se registra una devolucin en ventas. Si comparamos el kardex con el libro mayor de la cuenta INVENTARIO DE MERCADERAS, vamos a observar que los valores de existencias coinciden con los saldos del mayor. En este caso nicamente tenemos el artculo Q, pero normalmente en las empresas tienen varios artculos para la venta y como sabemos para cada artculo se debe realizar una tarjeta kardex, luego entonces la suma de todas las tarjetas kardex, debe ser igual al saldo que arroje la cuenta IVENTARIO DE MERCADERAS en el libro mayor.

En el prximo captulo vamos a analizar los distintos mtodos de valoracin y vamos a establecer comparaciones entre cada uno de ellos. volver al ndice

7. Kardex y mtodos de valoracin de inventarios (1/2)

Kardex El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadera cuando se utiliza el mtodo de permanencia en inventarios, con este registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderas y conocer las existencias de todos los artculos que posee la empresa para la venta. Mtodos de valoracin de inventarios Existen bsicamente 4 mtodos para valoracin de los inventarios, que son los siguientes: Mtodo Promedio PonderadoMtodo P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en SalirMtodo U.E.P.S. ltimos en Entrar, Primeros en SalirMtodo ltimo precio de compra Basados en el ejercicio expuesto en el captulo anterior, vamos a estudiar estos 4 mtodos. Mtodo Promedio Ponderado El mtodo promedio ponderado es uno de los ms utilizados por cuanto su aplicacin es ms sencilla, vamos a analizar el kardex del artculo Q para conocer como se debe aplicar este mtodo:

Fila 8 Con fecha 1 de julio registramos el inventario inicial, al multiplicar la cantidad 90 por 100 que es el valor unitario, obtenemos $ 9.000,00 en la celda K8. Fila 9 Con fecha 2 de julio realizamos una compra de 40 unidades a 120,00 cada una, esto nos da un total de $ 4.800,00, resultado que se encuentra en la celda E9, sumamos las cantidades de la fila anterior, 90, mas 40 de la compra y este resultado lo ponemos en la celda I9, sumamos los valores totales anteriores, 9.000,00, mas 4.800,00 de la compra y obtenemos 13.800,00 que registramos en la celda K9, ste valor dividimos para 130 que es la cantidad actual de las existencias y obtenemos $ 106,15 que es el nuevo costo promedio ponderado, este valor queda registrado en la celda J9, es decir aplicamos la frmula =K9/I9. Fila 10 En julio 3 realizamos una venta de 35 unidades, que deben salir al ltimo costo promedio ponderado que es 106,15, esto da como resultado 3.715,38 que se encuentra en la celda H10, en I10 aplicamos la frmula =I9-F10 para actualizar el saldo de cantidades, similar frmula, aplicamos en la celda K10, =K9-H10 para actualizar el valor de las existencias, en J10 registramos la frmula =K10/I10, para conocer el nuevo costo promedio que se mantiene en $ 106,15. Fila 11 Registramos en julio 4, otra venta, esta vez de 20 unidades que salen a $ 106,15 c/u, esto da como resultado $ 2.123,08 (H11), actualizamos las cantidades en la celda I11 aplicando la frmula =I10-F11, en K11 registramos =K10-H11, esto da como resultado $ 7.961,54 que dividido para 75, da como resultado otra vez $ 106,15. Fila 12 En julio 5, de la ltima venta, devuelven 10 unidades, las devoluciones en ventas, registramos en las mismas columnas de salidas pero con signo contrario, se registra de esta forma para no confundirnos con las compras, el costo por unidad de la devolucin es igual al costo de la venta, es decir $ 106,15, de manera que en F12, registramos con signo

menos 10 unidades, a un costo de $ 106,15, en H12 obtenemos ($ 1.061,54), en Contabilidad cuando utilizamos parntesis, tambin equivale al signo negativo. En cantidades de la seccin existencias, registramos la frmula =I11-F12 y obtenemos 85, pues tenamos 75 mas 10 que nos devuelven da como resultado 85, en el total tenemos $ 9.023,08, que equivale a la suma de 7.961,54 mas 1.061,54, para obtener el nuevo costo promedio, dividimos $ 9.023,08 para 85, obtenemos otra vez $ 106,15. Fila 13 Se realiza una compra en julio 6, 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00, que da como resultado $ 9.100,00, las 70 unidades sumamos a las 85 y este resultado 155 lo registramos en la celda I13, lo propio hacemos con los valores, sumamos $ 9.100,00 mas $ 9.023,08, este total $ 18.123,08 dividimos para 155 y obtenemos en J13 el nuevo costo promedio que subi a $ 116, 92. Fila 14 En julio 7, se registra una devolucin en compra de 15 unidades, al mismo costo de $ 130,00 por unidad, registramos un total de $ 1.950,00, todas estas cantidades las registramos en la seccin de entradas pero con signo negativo. Actualizamos las existencias, en la celda I14, restamos 155 menos 15 y obtenemos 140 unidades, en K14 restamos $ 18.123,08 menos 1.950,oo y obtenemos $ 16.173,08 que dividido para 140, da como resultado $ 115,52 que es el nuevo costo promedio ponderado. Fila 15 Se realiza una venta en julio 8, 50 unidades al ltimo costo promedio registrado de $ 115,52, da como resultado $ 5.776,10, actualizamos las existencias, restamos 140 menos 50, nos da 90 en la celda I15, restamos 16.173,08 menos 5.776,10, obtenemos como resultado $ 10.396,98 que dividimos para 90 y obtenemos el costo promedio de $ 115,52 que es el mismo de la fila anterior. Como hemos observado este sistema permite obtener permanentemente cantidades, valores y costo promedio de los inventarios, el resultado final es 90 unidades a un valor total de $ 10.396,98 y un costo promedio de $ 115,52. Mtodo P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en Salir

En este mtodo, los costos de las primeras mercaderas en entrar, son los primeros costos que registramos para sacar las mercaderas vendidas. Utilizando las mismas operaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a observar como se ha transformado la tarjeta kardex, utilizando el mtodo P.E.P.S. Es necesario indicar que las cantidades registradas al final de las operaciones es igual aplicando cualquier mtodo, es decir que no existe variacin, esto quiere decir que las 90 unidades del inventario final se mantendrn en cualquier mtodo de valoracin que apliquemos lo que si cambia en cada mtodo son los valores totales como lo vamos a demostrar a continuacin.

Fila 26 Al igual que en el mtodo promedio ponderado, registramos el inventario inicial, 90 unidades a $ 100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00. Fila 27 Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como resultado $ 4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias, de tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120, trazamos una lnea inferior gruesa para hacer notar que tenemos mercaderas con estos dos precios. Fila 28

Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al costo de 100, pues el mtodo exige que las primeras en entrar son las primeras en salir y como las de 100 estuvieron primeras son las primeras en salir, esto nos da un total de $ 3.500,00, de modo que ahora en existencias nos queda 55 de a 100 que es la diferencia entre 90 menos 35, las unidades de 120, se mantienen 40, al igual que en el caso anterior, trazamos una lnea gruesa para indicar que las lneas 28 y 29 conforman la actual existencia del artculo Q. Fila 30 En julio 4 se realiza otra venta de 20 unidades, como todava tenemos disponibilidad de las de a 100, sacamos 20 de a 100, en existencias nos queda ahora 35 de a 100 y 40 de a 120. Fila 32 Se registra una devolucin en venta en julio 5, 10 unidades de a 100 que registramos con signo negativo en las columnas de salidas, ahora nuestras existencias son 45 de a 100 y 40 de a 120. Fila 34 En julio 6, realizamos una compra de 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00 por unidad, esto nos da como resultado $ 9.100,00. En nuestras existencias tenemos ahora 45 de a 100, 40 de a 120 y 70 de a 130. Fila 37 En julio 7, registramos una devolucin en compra de 15 unidades de a 130, que ponemos con signo negativo en entradas, el costo por unidad de la devolucin registramos al mismo precio de la compra, es decir $ 130,00. En nuestras existencias tenemos ahora: 45 de a 100, 40 de a 120 y 55 de a 130. Fila 40 y 41 En julio 8, registramos una venta de 50 unidades, registramos la salida de 45 de a 100 y 5 de a 120. En existencias nos queda 35 de a 120 que da un total de $ 4.200,00 y 55 de a 130 que da un total de $ 7.150,00. En cantidades sumamos 35 mas 55 y obtenemos 90, sumamos los totales 4.200 mas 7.150 y obtenemos el total de inventarios $

11.350,00. Como podemos observar utilizando este mtodo se elev el valor del inventario. En el prximo captulo vamos a continuar analizando los otros dos mtodos para valorar los inventarios. volver al ndice

8. Kardex y mtodos de valoracin de inventarios (2/2)

Mtodo U.E.P.S. ltimos en Entrar, Primeros en Salir En este mtodo, los costos de los ltimos artculos comprados, son los primeros costos que registramos para sacar las mercaderas vendidas. Utilizando las mismas operaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a observar como se procede para realizar el registro en la tarjeta kardex.

Fila 52 Al igual que en el mtodo anterior, registramos el inventario inicial, 90 unidades a $ 100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00. Fila 53 Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como resultado $ 4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias, de tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120, trazamos una lnea inferior gruesa para hacer notar que tenemos mercaderas con estos dos precios.

Fila 54 Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al costo de 120, porque es el costo de las ltimas mercaderas en entrar y segn el mtodo, deben ser las primeras en salir. En nuestras existencias disponemos ahora de 90 unidades de a 100 y 5 de a 120. Fila 56 y 57 En julio 4, realizamos otra venta de de 20 unidades, sacamos 5 de a 120 que son las ltimas que nos queda y 15 de a 100, por tanto nuestras existencias ahora son de 75 unidades de a 100, esto nos da un total de $ 7.500,00. Fila 58 Con fecha 5 de julio, se realiza una devolucin en venta de 10 unidades, registramos a un costo de 100 cada una, lo que nos da un total de 1.000, en existencias nos queda ahora 85, la suma de 75 de la existencia anterior mas 10 de la devolucin, a un costo de 100, nos da 8.500. Fila 59 Registramos en julio 6, la compra de 70 unidades a un nuevo costo de 130, en existencias tenemos ahora 85 de a 100 y 70 de a 130. Fila 61 En julio 7, registramos la devolucin en compra de 15 unidades, al mismo costo de las unidades compradas $ 100,00, esto nos da un total de 1.950, registramos estos datos en la misma columna de entradas pero con signo negativo, en existencias nos queda ahora 85 unidades de a 100 y 55 de a 130. Fila 63 Se realiza una venta de 50 unidades, registramos al costo de 130, finalmente en existencias tenemos, 85 unidades de a 100 y 5 de a 130. El total de unidades son 90 y el total de valores $ 9.150,00. Utilizando este mtodo observamos que el valor del inventario baj. A continuacin vamos a ver el ltimo mtodo. Mtodo ltimo precio de compra

Mediante este mtodo se conserva en las existencias del inventario, el precio de la ltima compra, en este registro vamos a observar una columna adicional en el lado derecho, que sirve para incluir el AJUSTE a la cuenta mercaderas cada vez que se registre compras a un nuevo precio, pues este es el objetivo de este mtodo.

El mtodo LTIMO PRECIO DE COMPRA, es muy parecido al primer mtodo Promedio ponderado porque ocupan una sola lnea para cada movimiento, ya sea compra, venta, devolucin en venta o devolucin en compra. A diferencia de los otros mtodos, este conserva el precio de la ltima compra. Como podemos ver en la fila 76, estamos comprando 40 unidades a $ 120,00 cada unidad, en existencias tenamos 90 de a 100, pero al comprar 40 unidades mas, ahora tenemos 130 unidades que registramos a un precio unitario de $ 120,00, pues ste es el ltimo precio de compra, de tal manera que ahora tenemos un valor total en existencias de $ 15.600,00. En nuestra Contabilidad tenemos registrado: En julio 1, el inventario inicial por En julio 2, la compra por un total de Total En el kardex en cambio tenemos un total de Tenemos una diferencia que debemos ajustar por $ 9.000,00 $ 4.800,00 13.800,00 15.600,00 1.800,00

Los $ 1.800,00 aparecen como podemos ver en la columna de AJUSTE. El asiento que debemos registrar es el siguiente:

De esta forma, la cuenta INVENTARIO DE MERCADERIAS, queda con un valor igual al del kardex $ 15.600,00 en esta fecha. Un ajuste similar se debe registrar con fecha julio 6 por otra compra donde el precio unitario se eleva a $ 130,00. Como se puede deducir, este mtodo es mas utilizado en pocas inflacionarias, donde los empresarios necesitan mantener actualizados los precios de sus inventarios. Ahora vamos a realizar una comparacin de la valoracin de los inventarios, obtenida con los 4 mtodos: 1. Mtodo ltimo precio de compra 11.700,00 2. 3. 4. Mtodo Primeras en Entrar, Primeras en Salir Mtodo Promedio Ponderado Mtodo ltimas en Entrar, Primeras en Salir $ 11.350,00 10.396,98 9.150,00

Segn los valores anteriores, el valor mas alto se obtiene si se aplica el mtodo de ltimo precio de compra, seguido por el mtodo P.E.P.S., luego el mtodo promedio ponderado y el valor mas bajo se obtiene utilizando el mtodo U.E.P.S. Existen diversos criterios para aplicar tal o cual mtodo, como se indic antes, en tiempos inflacionarios algunos empresarios consideran muy til aplicar el mtodo ltimo precio de compra, para mantener actualizados los costos de sus inventarios con los precios de mercado, otros pueden considerar que mas prctico es el mtodo P.E.P.S. Algunas empresas prefieren manejar sus inventarios con el mtodo promedio ponderado que es uno de los mas utilizados y otros cuantos prefieren aplicar el mtodo U.E.P.S. y mantener un valor mas conservador en sus inventarios. Es necesario aclarar que cualquiera sea el mtodo utilizado, los kardex de Contabilidad se deben registrar con cantidades y valores, como

hemos visto en los ejemplos presentados, sin embargo a nivel de bodega se acostumbra llevar los registros nicamente a nivel de cantidades, pues ciertas empresas consideran por seguridad, que no es conveniente que las personas de bodega conozcan los precios de las mercaderas. Adems en bodega no interesa que mtodo de valoracin se est aplicando, pues nicamente deben concentrarse en ordenar bien los artculos en los diferentes espacios disponibles para una fcil localizacin tanto para las entradas como para las salidas. volver al ndice

9. Ndices financieros
Para realizar un mejor anlisis de la situacin de las empresas, los expertos contables han determinado algunos ndices que se obtienen estableciendo comparaciones entre los diferentes segmentos o grupos de cuentas de los balances, esto sirve para determinar posibles debilidades o fortalezas de las entidades e indica tambin probabilidades y tendencias. Los ndices financieros constituyen la forma ms comn del anlisis financiero. Indicadores o ndices de Liquidez a Corto Plazo Miden la capacidad que tiene la empresa para cancelar sus obligaciones a corto plazo (menores a un ao) y para atender con normalidad sus operaciones. Sirven para establecer la facilidad o dificultad que presente la empresa para pagar sus pasivos corrientes con el producto de convertir en efectivo sus activos corrientes. [1] En base a los balances de la empresa OPQ que se muestran a continuacin, vamos a determinar los principales ndices.

&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& &&&&&&

Para el anlisis es necesario incluir los siguientes datos adicionales:

1.- ndice de Solvencia Sirve para medir las disponibilidades de la empresa, a corto plazo, para pagar sus deudas tambin de corto plazo, tambin se le denomina relacin corriente.

El ndice Standard puede ubicarse entre 1,5 y 2,5. 2.- ndice de Liquidez Tambin sirve para medir la disponibilidad de la empresa a corto plazo, para cubrir las deudas de similar perodo, pero en esta frmula, se resta los inventarios.

El Standard de este ndice puede ubicarse entre 0.5 y 1.0 3.- ndice de Liquidez Inmediata o Prueba cida Este ndice mide la capacidad inmediata de pago que tiene la entidad, frente a sus obligaciones corrientes, se considera un ndice ms rgido para medir la liquidez de la empresa, igual que en el caso anterior, el Standard se ubica entre 0.5 y 1.0. Para calcular este ndice existen dos frmulas que se presentan a continuacin.

4.- ndice de Inventarios a Activo Corriente Sirve para indicar la proporcin que existe entre los rubros menos lquidos del grupo del activo corriente y el total del grupo, el Standard se ubica entre 0.5.

5.- ndice de Rotacin de Inventarios Este ndice sirve para sealar el nmero de veces que el inventario de productos terminados o de mercaderas se ha renovado como resultado de las ventas realizadas en un determinado perodo. De preferencia es aceptable una rotacin elevada, aunque esto depende del tipo de actividad de la entidad y de la naturaleza de los bienes comercializados. El promedio de los inventarios se obtiene sumando el inventario inicial ms el inventario final y dividiendo para dos.

6.- Permanencia de Inventarios Este ndice se refiere al nmero de das que en promedio, el inventario ha permanecido en las bodegas antes de venderse. De preferencia es aceptable un plazo medio menor frente a un mayor, pues esto implica una reduccin de gastos financieros y como consecuencia una inversin menor.

7.- Rotacin de Cuentas por Cobrar Sirve para establecer el nmero de veces que en promedio, se han recuperado las ventas a crdito dentro de un ciclo de operacin. Es aceptable una rotacin alta a una rotacin lenta, se deben tomar en consideracin los problemas de prdidas de clientes por presin en los cobros principalmente.

 El promedio de cuentas por cobrar se obtiene sumando las cuentas por cobrar al inicio del perodo ms las cuentas por cobrar al final del perodo y se divide para dos.[2]

8.- Permanencia de Cuentas por Cobrar Este ndice seala el nmero de das que la entidad se demora en promedio, para recuperar las ventas a crdito, consigue evaluar la eficiencia de la gestin comercial y de cobros. Se compara con el plazo medio normal que la empresa da a sus clientes y se puede establecer un atraso o adelanto promedio en los cobros.

9.- Capital de Trabajo Indica la cantidad de recursos que posee la entidad para realizar sus operaciones, despus de pagar sus obligaciones a corto plazo.

10.- Inventarios a Capital de Trabajo Indica el porcentaje de los Inventarios sobre el Capital de Trabajo; si es demasiado alto, demuestra una excesiva inversin en la formacin de los inventarios de la empresa.[3]

Como se puede observar, en una misma hoja de Excel, se puede aplicar todas las frmulas que posibilitan obtener los ndices; es aconsejable para colocar los datos de las frmulas hacer referencia a la ubicacin de las celdas donde se encuentren los valores, de tal forma que si las cifras de los balances cambia, la frmula contine operativa. Por ejemplo en la imagen que aparece a continuacin, en la celda C113, se hace referencia al valor de la celda C18 de la hoja GENERAL, con la frmula =GENERAL!C18 igual situacin se da con el valor del Capital de Trabajo, hasta aplicar la divisin para determinar el porcentaje.

Todos los ndices estudiados, sirven para realizar un mejor anlisis de la situacin de una entidad para tomar adecuadas decisiones con respecto a varios rubros de los balances. Se puede establecer ms ndices dependiendo de los requerimientos de los ejecutivos para un anlisis mas detallado.

[1] BRAVO, Mercedes. Contabilidad General. Pg. 337 [2] BERSTEIN, Leopold A. Anlisis de Estados Financieros, Pg. 556. [3] BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, Pg. 339

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10. Microsoft Outlook y correo electrnico

El avance de la tecnologa ha hecho posible el envo y la recepcin de archivos, documentos, videos y un nmero muy significativo de datos en cuestin de segundos a cualquier parte del mundo. A nivel de Contabilidad como est demostrado, se puede resumir en archivos de Microsoft Excel todo un sistema contable y ste a su vez se lo puede enviar por va electrnica. Ventajas de Microsoft Outlook

Microsoft Outlook a ms de servir como correo electrnico, tiene otras opciones que sirven de mucha ayuda para la organizacin y programacin del tiempo y la agenda dentro de una entidad.

De acuerdo a la imagen anterior, podemos observar que Outlook dispone de Correo, Calendario, Contactos y Tareas. Correo Es la opcin ms utilizada de este programa, dependiendo de las actividades que realice cada persona, por lo regular a ms de documentos se puede recibir y enviar, archivos en varios formatos de audio y video, todo esto ha facilitado el trabajo a muchas personas. Dentro del aspecto contable, hoy en da se tiene la facilidad de escanear cualquier documento contable y enviarlo por correo, de modo que todos los documentos fuente de una Contabilidad, pueden ser susceptibles de enviar por correo. Hace algn tiempo atrs era necesario que las empresas cuenten con un contador de planta, sin embargo ahora con el avance de la tecnologa, un contador bien puede realizar la Contabilidad de una entidad a

kilmetros de distancia, se le puede proveer los documentos fuente a travs del correo y dado que como est demostrado, se puede realizar la Contabilidad en archivos de Excel, el contador tambin puede enviar su trabajo por el mismo medio, incluso el pago tambin se lo puede realizar mediante transferencia electrnica, de tal manera que los profesionales contables pueden realizar su trabajo desde su casa o desde cualquier lugar donde cuenten con una conexin a Internet. Es necesario indicar que para mayor facilidad de los envos por correo electrnico es mejor empaquetar los archivos con programas exclusivos para este propsito, tambin es necesario grabar los archivos de Excel con contrasea para mayor seguridad. Calendario Esta opcin de Outlook es muy til para que la computadora nos recuerde citas, o actividades que debemos cumplir en determinadas fechas. Dentro de las actividades de Contabilidad por ejemplo, se puede anotar en el calendario, las fechas para pagos de servicios bsicos como: agua, electricidad, telfonos, Internet, etc. los cuales no podemos dejar de pagar ya que en caso de olvido, las empresas que prestan estos servicios proceden a cortar el servicio. Es importante anotar en el calendario con dos o tres das de anticipacin, el concepto del pago, la cita o el compromiso que se va a realizar como lo podemos observar en la siguiente imagen.

Para todo lo expuesto, es importante mantener actualizada la fecha y hora del computador, para que llegada la fecha y hora sealada, Outlook nos recuerde lo que debemos hacer. Esto da la posibilidad de actuar siempre en forma oportuna para realizar todos los pagos, emitiendo los cheques a tiempo, es decir con esto actuamos de forma eficiente y nos adelantamos a los acontecimientos. Es muy til tambin para que nos recuerde las citas o compromisos que debemos cumplir en cualquier fecha del calendario. Contactos Microsoft Outlook, tambin permite que se puedan almacenar contactos, ingresando nombres, organizacin a la que pertenece, telfonos, fax, etc. Igualmente es til para comunicarnos con proveedores, clientes y dems personas con las que tenemos vnculos de negocios, relaciones laborales, patronales, etc. Los datos se pueden ingresar de la forma que aparece en la siguiente imagen:

Tareas Esta opcin nos permite redactar tareas que tengamos que realizar, se puede incluir una fecha de vencimiento, permite tambin tachar o cruzar una raya cuando la tarea ha sido cumplida, de esta forma si somos disciplinados y cumplimos con nuestras tareas en las fechas previstas, seremos reconocidos como personas responsables y eficientes dentro de la empresa. Palabras Finales Al trmino de este curso, quiero indicar que se ha procurado mencionar los temas ms utilizados en las empresas de acuerdo a la experiencia obtenida, con el objeto de que el alumno conozca los temas contables ms comunes dentro del aspecto laboral, todo esto en procura de que se adapte con facilidad a la temtica de la Contabilidad y que sea un incentivo para que profundice sus conocimientos. Como hemos observado, Excel sirve de gran ayuda en los temas relacionados con la Contabilidad, se lo puede adaptar para mltiples

trabajos, lo que hemos visto es una muestra de lo mucho que se puede hacer, les deseo muchos xitos a todos los lectores. Su servidor, Arturo Efran Ortiz