07/12/2010

De Elektronische facturatie en de technologische mogelijkheden in 2010 Christian Amand

Loyens & Loeff

De factuur

Document
o papier of elektronisch

Uitreiking van een schuldvordering of verkrijgen van een uitnodiging tot betaling
Geen juridische definitie van de factuur, behalve voor de btw

07/12/2010

Functies van de factuur

Handelsrechtelijk bewijs
o Bewijskracht hangt af van de goedkeuring van de koper !

Uitvoerbare titel
o wanneer niet door de koper werd betwist

Bouwsteen voor de boekhouding, krediet, enz. Operationele aspecten

o Link tussen verkopen/aankopen en betalingen o Controle link o Informatie bron voor het besturen van de onderneming

Mededeling van btw gegevens

Permanente (gegevens leverancier) Variabele (gegevens verrichting /afnemers))

Koper Leverancier Naar wie ? Waar? Hoe ? Basis ? Tarief ?

btw ? Geen btw ? Identificatie in het buitenland ? + andere documenten

Wie ? Waar ?

07/12/2010

Belang van de factuur voor de fiscus

Leverancier
o Controle van de verschuldigdheid van de btw o Controle van het bedrag van de btw en de betaling aan de administratie

Koper
o De factuur is een voorwaarde voor het recht op aftrek
Factuur is een chque t.a.v. de fiscus Vermijden van ten onrechte btw aftrek, dubbele aftrek of aftrek van een belasting die niet aan de fiscus werd betaald

Klanten/leveranciers btw-plichtigen / Ondernemer

Facturen
* bestelbon

*Contracten

Boeken inkomende/ uitgaande facturen

Btw aangifte

Listing intracommunautaire verrichtingen

Jaarlijkse listing

Priv koper

Jaarlijkse rekeningen

Ven B aangifte

Fiscus

07/12/2010

Elektronische facturen in Europa

In 2009 reikten Europese ondernemingen meer dan 30 miljard facturen uit
o Ongeveer 5 % elektronisch verstuurd

Ongeveer 20 % van de ondernemingen gebruiken elektronische facturatie

o 40 % in Estland, 35 % in Litouwen, 29 % in Itali o 27 % in Duitsland o Minder dan 10 % in Hongarije, Cyprus en Sloveni

Elektronische facturatie in Belgi

T/m 2003
o Individuele beslissingen + praktijk van de ondernemingen

Vanaf 2004 t/m 2009

o Strikte toepassing van de richtlijn 2001/115/EEG o EDI, geavanceerde elektronische handtekening, derde methode

Vanaf 2010 t/m 2012

o Soepele toepassing van de richtlijn 2001/115/EEG

Vanaf 2013
o Richtlijn 2010/45/EU: soepelere regels overal in Europa

07/12/2010

Elektronische facturatie tussen 2004 t/m 2009

Authenticiteit van de herkomst Integriteit van de inhoud Leesbaarheid van de factuur
o Contracten (EDI methode) o Asymetrische encryptie (elektronische handtekening + in sommige landen: geavanceerde elektronische handtekening +gekwalificeerd certificaat) o + Nationale en niet geharmoniseerde methodes

Te veilig Te technologisch Verschillende definities van elektronische handtekening, te veel opties Gebrek aan grote Europese speler Geen integratie met de betalingen

Gebrek aan Europese harmonisatie (2004 t/m 2012)

Risico van verwerping van BTW aftrek Maar

o HvJ, 1 april 2004, zaak C-90/02, Bockemhl, o Sancties PV Langendries

07/12/2010

Januari 2010 t/m 2012

Belgi versoepelt voorwaarden elektronische facturatie vanaf Januari 2010
(KB, 9 december 2009, BS 17 december 2009)

o Vereiste van EDI of elektronische handtekening geschrapt o Middelen die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgen
Zoals bv. Nederland, Zweden, Finland, UK Zoals nieuwe richtlijn 2010/45 dd. 13 juli 2010 verplicht van toepassing in alle EU landen vanaf 2013 Zoals niet EU landen met een BTW / GST systeem (Canada, Australi, ..)

Commissie Boekhoudkundige normen

CBN-advies 2010/14 - Bewaring van boeken en verantwoordingsstukken (Advies van 24 september 2010) Vrijheid voor de ondernemingen om te kiezen hoe ze de authenticiteit en integriteit waarborgen Verantwoordingsstukken worden bewaard in origineel of in afschrift volgens het Belgisch boekhoudrecht kan de bewaring van verantwoordingsstukken ook op elektronische wijze plaatsvinden

07/12/2010

Archivering
Microfiches CD-Worm Richtlijn 2001/114/EEG
o Belgische administratieve aanschrijving 16/2008

Richtlijn 2010/45 /EU

Voorwaarde: integriteit van de inhoud en leesbaarheid

Voordelen van e-archivering Ruimte Tijd besparen om documenten terug te vinden Veiligheid

07/12/2010

Soorten elektronische facturatie (One to one)

Het elektronisch versturen van de factuur (vergelijkbaar met het versturen per post)
o + betalingshulp +late betalingen, opvolging van de betaling

Facturen plaatsen in een beveiligde webportaal

o Ontvanger zelf haalt de factuur op en integreert ze in zijn boekhouding

Post + integratie in de boekhouding van de koper

o + Semiautomatische validatie + zoekfunctie

Leverancier logt rechtstreeks in in de systemen van de koper en geeft zelf de opdracht tot betaling

Procurement card (Many to One)

Leveranciers
A

Bestel

Werknemers
X

Krediet Kaart

Samenvattende factuur

Onderneming

Art. 5 3, KB nr 1 ter uitvoering WBTW

07/12/2010

Many to Many

Koper

Tank stations A X

Brandstof leverancier

Z C

Aanschrijvingen 6/1983 en 1/986

Voordelen voor de verzender Snelheid Veiligheid Post kosten Snellere betalingen

07/12/2010

Voordelen voor de verkrijger

Dematerialisatie van de inkomende facturen
o Niet meer manueel intikken van gegevens

Opvolging van de betaling van de leverancier

o Automatische e-mail in geval van niet tijdig betaling

Semi-automatische validatie Eenvoudigere controles

a1

Facturen zijn een onderdeel van het proces van bestellen en betalen
Verkoopproces verkoop
Opdracht

Vervoer

rekening

betaling

Klacht

Elektronische informatie overdracht

Inkoop

Bestel

Ontvang

Factuur inwerken

Betaling

Klacht

Inkoopproces

10

Diapositive 20 a1
amac; 25/11/2010

07/12/2010

De technische vragen (1)

Gevolgen voor inkoop, logistiek, voorraadbeheer ? Link met ICT systeem gebruikt in de ondernemingen Weerstand van medewerkers ? Reactie van klanten en leveranciers ? Gesprek met belangrijkste zakelijk partners ?

De technische vragen (2)

Gesprek met de externe accountant Stellen een business case op : Doel ? Tijdspad ? Risicos ? Afhankelijkheden ? Communicatie middelen met klanten, leveranciers ?

11

07/12/2010

Analyse van kosten en baten

Grote ondernemingen
o Zware kosten aanpassingen van de IT o Statistisch middel o Intra-groep verrichtingen o Systemen Automatische integratie

KMOs
o Eis van grote klanten
Wie zal e-facturen aanvaarden ? Verschillende IT standaarden ? Papier /elektronisch stroom ? Wettelijk kader niet aangepast !

o Snelheid van betalingen

De businesscase
Analyse van kosten en baten

Interne processen optimaliseren Effect van e-facturen op medewerkers Uitwisseling gegevens met zakelijke partners Keuze van de technische standaarden Financile, fiscale en juridische risicos

12

07/12/2010

Voordelen voor de externe accountant

Elektronische kast per klant Onderneming en externe accountant kunnen een permanente toegang op alle documenten hebben Permanente samenwerking tussen externe boekhouder en zijn klant
o Meer risicos voor de externe accountant ?

Richtlijn 2010/45/EU of 13 Juli 2010 en elektronische facturen

Aanvaarding door de afnemer van elektronische facturen Verplichting om de authenticiteit van de herkomst, integriteit van de inhoud en leesbaarheid te waarborgen
o Bedrijfscontrole moeten een betrouwbaar controlespoor leveren tussen een factuur en een verrichte prestaties o Voorbeelden van aanvaardbare methodes:
EDI Geavanceerde elektronische handtekening

13

07/12/2010

Vragen over de nieuwe richtlijn 2010/45/EU !

Zijn nu de voorwaarden voor papieren facturen niet hoger ? Gebrek aan Europese harmonisatie ? Nieuwe formaliteiten ? Administratieve instructies ?

Problemen met de fiscus ?

Solve it ! (Europese bemiddelaar)
o Maar ook klachten bij de EU Commissie, petities bij Europese Parlement, beroepverenigingen

Gebruik algemene rechtsbeginselen en gezond verstand! NIEUW : dialoog tussen ondernemingen, adviseurs en fiscus in aanwezigheid van de EU Commissie
o praktische oplossingen op administratief niveau in Europa

14

07/12/2010

Christian Amand
Advocaat
Loyens & Loeff Woluwe Atrium Neerveldstraat 101-103 B-1200 Brussel Email: christian.amand@loyensloeff.com tel: +32 2 743 43 43 direct tel: +32 2 743 43 59 fax: +32 2 773 23 61 website: www.loyensloeff.be

15