Gesto por Processos

do Conselho da Justia Federal

CURSO DE

AULA 3: COMO ENTENDER SEUS PROCESSOS?

Slides da aula com comentrios do Tutor

Desenvolvido por ELO Group

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Conselho da Justia Federal RESUMO Aula 3: Como Entender seus Processos? Tutor: Luiz Gustavo Cruz, Gerente de Projetos da ELO Group Nmero de slides: 39 Durao da Aula: 49min

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Ol pessoal! Sejam bem vindos nossa terceira aula do curso de Gesto por Processos, como entender seus processos?. Bem, em nossa ltima aula: Exploramos a questo do novo paradigma de gesto em que as organizaes se encontram, e como esse novo paradigma de gesto influencia a gesto das organizaes. Observamos alguns aspectos sobre o que a gesto por processos traz de diferente para a forma como realizamos a gesto atualmente, como por exemplo, em relao ao planejamento das mudanas organizacionais de forma mais madura, de forma mais estruturada; como a busca da viso do todo de forma a entender melhor como o trabalho dividido entre as diversas reas organizacionais, etc.

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Conversamos sobre algumas motivaes para a adoo da gesto por processos pelas organizaes. E, finalmente, vimos alguns exemplos de produtos comumente gerados pela gesto por processos tais como fluxogramas de processos, manuais de processo, as planilhas ou agendas de melhorias, etc.

Entrando a partir daqui em nossa terceira aula, o propsito dessa a apresentao aos alunos da rea de conhecimento de modelagem de processos de negcio, de forma a habilitar o entendimento dos processos de negcio existentes em uma organizao atravs de sua modelagem em termos de fluxogramas de processo. Ao trmino de nossa terceira aula, espera-se que os participantes conheam: SLIDE 3 O que a Modelagem de Processos de Negcio; A notao Business Process Modeling Notation BPMN; As funcionalidades bsicas da ferramenta BizAgi Process Modeler; Como utilizar a ferramenta BizAgi na modelagem de processos de negcio; Alguns princpios que determinam uma boa modelagem de processos; Boas prticas em modelagem de processos de negcio.

Para avanarmos na discusso sobre como entender nossos processos de negcio, estruturamos essa aula da seguinte forma: Primeiramente vamos falar sobre a rea de conhecimento modelagem de processos. Nessa parte, discutiremos o que a modelagem de processos e o porqu de modelarmos nossos processos de negcio. Como segundo tpico ser apresentado a notao BPMN, sigla em ingls para Business Process Modeling Notation, ou Notao para Modelagem de Processos de Negcios, que a notao mais utilizada hoje em mbito mundial para a modelagem de processos, sendo tambm a notao adotada como padro para a modelagem de processos na Justia Federal. A seguir, ser apresentada a ferramenta BizAgi Process Modeler, ferramenta esta adotada para os trabalho de modelagem de processos no mbito da Justia Federal. Neste ponto um vdeo extra a essa aula est disponibilizado em nosso ambiente de Ensino Distncia de forma a demonstrar na prtica a utilizao da ferramenta, sendo que aqui, em nossa aula, nos limitaremos a apresentar somente o ambiente de modelagem do sistema bem como um modelo de exemplo, onde os principais elementos sero destacados.

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Terminando nossa aula, discutiremos alguns princpios e boas prticas que determinam uma boa modelagem de processos, fechando, a exemplo das aulas anteriores, com os principais conceitos apresentados.

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Comeando nossa aula, trago para esse slide a reflexo sobre o que vem a ser um modelo? Um modelo pode ser entendido com uma representao de parte da realidade, vista por pessoas que desejam usar o modelo para, por exemplo, entender, mudar, gerenciar e controlar esta parte da realidade de alguma forma. Ento, fazendo aqui um paralelo ao exposto, um modelo de processo se resume representao de parte da realidade de uma organizao, de parte da realidade do prprio processo, elaborado para que seja vivel o conhecimento, entendimento, controle, etc. dessa parte da realidade, representada no nosso caso por meio de fluxogramas. Ou seja: importante aqui entender o significado mais amplo da palavra parte nessa definio. O modelo no se prope a representar 100% da realidade de um processo existente na organizao. Muitos analistas de processos perdem um tempo excessivo tentando criar um modelo de processo perfeito, consumindo tempo precioso de projeto. Nesse ponto, mais vale perdermos menos horas alcanando um resultado digamos 90% fiel realidade do processo, consumindo para tal somente 50% do tempo disponvel e utilizando essa sobra de tempo para o aprofundamento das atividades de anlise e proposio de melhorias para o processo, do que buscar um

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Conselho da Justia Federal modelo 99% fiel realidade, mas que para tal consumiu 90% do tempo total de trabalho disponvel para o projeto. Dessa forma, seja o modelo de um determinado produto em fase de testes, seja o modelo de um experimento cientfico, ou seja, o modelo de um processo de negcio, sempre existir um gap, uma lacuna, entre o mundo real e o modelo concebido. SLIDE 6

Mas afinal, o que a modelagem de processos de negcio? Seria a modelagem de processos de negcio uma atividade de desenhar processos em termos de fluxogramas, ou seria isso um conjunto estruturado de aes e tcnicas para a concepo, para a criao, de uma representao de um processo de negcio? muito comum que, em uma primeira vista, a gente suponha que modelagem de processos o simples ato de se, por exemplo, agendar uma reunio com pessoas atuantes em determinado processo e, ao longo, colher dessas pessoas informaes sobre o processo, representando essas informaes em termos de caixas e setas de fluxograma. A modelagem de processos, de fato, vai alm disso... A modelagem de processos , na verdade, um conjunto de atividades envolvidas na criao de uma representao de um processo de negcio existente ou proposto (um processo futuro, ideal, como deveria ser), de forma a permitir a sua anlise e medio provendo uma viso ponta-a-ponta quanto aos processos de uma organizao. Ou seja, a modelagem de processos extrapola o simples ato de se representar os processos de negcio de uma organizao em termos de diagramas ou fluxogramas, avanando tambm sobre aspectos como, por exemplo: A usabilidade de diferentes formas de coleta de informaes sobre o processo, seja por meio de uma reunio presencial, seja por meio de um questionrio respondido pelos principais envolvidos nos processos ou pela realizao de uma sesso de videoconferncia. A compilao em termos de um diagrama ou fluxograma, ou sob a forma de qualquer outro tipo de representao aplicvel, podendo conter diversos tipos de informaes extras necessrias para entendimento daquilo que prov suporte ao processo, podendo ainda ser realizado segundo diferentes nveis de detalhamento conforme a necessidade da anlise que se deseja aplicar.

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Trazendo novamente para nossa aula o CBOK, o Guia para o Gerenciamento de Processos de Negcio Corpo Comum de Conhecimento elaborado pela ABPMP, a Associao de Profissionais de Gerenciamento de Processos de Negcio, a rea de conhecimento Modelagem de Processos de Negcio: Inclui um conjunto fundamental de habilidades e processos que permitem s pessoas compreenderem, comunicarem, avaliarem e administrarem os principais componentes dos processos de negcio de uma organizao, bem como fornece uma viso geral das habilidades, das atividades e principais definies utilizadas, juntamente com a compreenso das finalidades e dos benefcios da modelagem de processos para as organizaes. A rea de conhecimento Modelagem de Processos de Negcio discute ainda diferentes tipos e usos dos modelos de processos, bem como diferentes tcnicas, ferramentas e padres para a elaborao desses modelos de processos.

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Ento, por que modelar processos de negcio? Quais seriam algumas razes para que organizaes iniciem iniciativas para a modelagem de seus processos? Diferentes objetivos podem estar associados modelagem de processos, tais como: O entendimento de como um processo feito atualmente, ou seja, ter clareza de como o trabalho feito atualmente ao longo da organizao.

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O redesenho e a melhoria dos processos de negcio. Aqui entendendo como redesenho um conjunto de atividades relacionadas criao de um modelo, de uma representao do processo de negcio para o futuro, a situao idealizada para o processo. A documentao de melhores prticas, do conhecimento gerado dentro da organizao. A anlise de desempenho do processo e teste de situaes futuras propostas, por exemplo, com base em simulaes executadas em sistemas especficos de simulao de processos de negcio. A padronizao do trabalho. O apoio implementao de um novo sistema, de um novo pacote de software, que impacta diretamente na forma como uma atividade ou um grupo de atividades so executadas nos processos. Existem iniciativas de modelagem de processos que visam o apoio implementao de um novo software que impacta determinadas atividades em processos, e na modelagem conseguimos entender como essa atividade acontece hoje e como ela mudar aps a implementao do novo sistema. Apoio determinao de papis e responsabilidades ao longo da organizao. A documentao de riscos atrelados aos processos da organizao e, ainda, a definio de controles para reduo, mitigao, desses riscos. O atendimento a Sistemas de Gesto da Qualidade como por exemplo aqueles baseados na norma ISO9001. Nesses casos, processos so modelados para anlise de conformidade da organizao em relao s normas de qualidade que devem ser atendidas pela mesma. Os processos tambm servem nesse caso como guias para a realizao de auditorias visando tanto a certificao da organizao quanto a manuteno peridica do certificado. O gerenciamento de competncias. O suporte a iniciativas de treinamento e capacitao de pessoas. A anlise custo dos processos, ou seja, quanto custa o meu processo baseado nas pessoas que nele atuam, nos recursos que ele consome, etc. E, de forma geral, as iniciativas de modelagem de processos de negcio iniciam trabalhos de BPM (Business Process Management), trabalhos de gesto por processos.

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Nessa linha, os modelos de processo so por caracterstica representaes bastante intuitivas dos processos de negcio de uma organizao, sendo elaborados em forma de diagramas ou fluxogramas. Essas representaes so elaboradas de forma a serem entendidas e compreendidas por diversos interessados dentro da organizao, ou seja, ele deve ser compreensvel tanto pelos executivos de negcio, quanto pelos desenvolvedores de

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Conselho da Justia Federal tecnologia e por todas as pessoas que iro monitorar e gerir os processos para que o objetivo dessa representao tenha sido alcanado. Existem vrias formas, vrias notaes diferentes, de se representar os processos da organizao. Dentre as principais citamos: Os modelos desenhados em estilo flowchart, com o uso de determinadas figuras unidas por setas ou linhas que representam a sequncia das aes executadas ao logo do modelo; A Modelagem em Raias, onde as atividades executadas pelos diferentes atores ao longo do processo so desenhadas dentro da raia, da diviso, correspondente a cada executor. A utilizao de Diagramas de Escopo e Interface, onde so registradas de forma macro as principais atividades, ou etapas, que compem o processo (o que delimita seu escopo, seu DE x AT) bem como das interfaces desse processo com outros processos, com clientes, fornecedores, etc.. A notao EPC (Event-driven Process Chains do termo em ingls) desenvolvida pela IDS-Scheer, bastante difundida pela utilizao da ferramenta de modelagem Aris. E por fim, a notao BPMN (Business Process Modeling Notation ou Notao para Modelagem de Processos de Negcio em portugus) que a mais adotada mundialmente para o desenho de modelos de processos de negcio, sendo a notao adotada pela Justia Federal para esse fim.

A despeito da notao de modelagem adotada, diferentes objetos podem ser utilizados nos modelos de processos dependendo das informaes ou aspectos dos processos que a organizao deseja representar em seus modelos. Isto vai depender dos objetivos e usos futuros dessa modelagem dos processos. SLIDE 10

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Continuando nossa aula, vamos a partir de agora apresentar a notao BPMN, que a notao de modelagem adotada pela Justia Federal para a modelagem de seus processos de negcio. A sigla BPMN, conforme vimos anteriormente, oriunda do termo em ingls Business Process Modeling Notation, ou Notao para Modelagem de Processos de Negcio para a traduo em portugus. O BPMN uma notao baseada em fluxograma, ou seja, baseado em uma representao grfica de um determinado processo efetuado geralmente com a utilizao de diferentes figuras geomtricas normalizadas, e com setas unindo essas figuras geomtricas, para a definio de processos de negcio (como podemos ver na figura de exemplo apresentada no slide), sendo a notao mais difundida atualmente em organizaes tanto pblicas quanto privadas no mundo. Essa notao oriunda de um acordo entre diversos fornecedores de ferramentas de modelagem, os quais poca detinham cada um sua prpria notao padro de modelagem. Essa grande diversidade de notaes, que variavam de acordo com a ferramenta que o usurio optava por utilizar, gerava inmeros problemas tais como a dificuldade de entendimento dos modelos por parte dos usurios. Ento, visando a utilizao de uma nica notao em benefcio do usurio final em termos de entendimento dos modelos, facilitando a troca de modelos de processos entre organizaes e pessoas, bem como visando a facilitao de aes de treinamento e capacitao de pessoas em seus processos, a notao BPMN foi estruturada. SLIDE 12

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Conselho da Justia Federal A notao BPMN foi criada pelo Business Process Management Initiative (BPMI), consrcio que reunia diversos fornecedores de ferramentas no mercado de gesto por processos (BPM) que veio a se fundir com outro grupo, o Object Management Group (OMG), que mantm a notao BPMN atualmente. Como informao adicional para vocs, o Grupo de Trabalho para desenvolvimento da notao foi formado em 2001 ainda pelo BPMI, sendo composto por 35 organizaes tanto pblicas quanto privadas e profissionais de gesto por processos de todo o mundo. Algumas diferentes verses da notao j foram lanadas desde a primeira verso lanada em 2004 pela BPMI, sendo a verso 1.2 aquela em uso pela maioria das organizaes atualmente (verso j elaborada pela OMG), apesar de uma nova verso, a 2.0, j ter sido divulgada em verso beta (em finalizao) para o mercado. Apesar das evolues na notao ao longo do tempo, os elementos bsicos e principais do BPMN nunca foram alterados, o que confere a total adaptabilidade entre modelos desenhados em diferentes da notao. SLIDE 13

Entrando agora de fato nos elementos que compem a notao BPMN, esse slide traz um pequeno quadro resumo dos elementos bsicos utilizados segundo essa notao para a representao de processos de negcio. Da esquerda para a direita, acompanhando a figura, temos: Os objetos de fluxo, que so os eventos, as atividades e os gateways que conferem a lgica e compem o fluxo do processo. Em seguida, temos os conectores, que servem para unir os objetos de fluxo e artefatos entre si. A terceira coluna da figura mostra as swimlanes, que so os elementos sobre os quais os processos so de fato desenhados, ou seja, os processos so desenhados dentro das chamadas piscinas, sendo cada ator ou executor do processo representado dentro de sua respectiva raia. Por fim, temos os objetos denominados artefatos, que servem para adicionar informaes extras aos modelos de processos desenhados em BPMN.

Vamos a partir de agora falar um pouco sobre cada um desses diversos tipos de elementos BPMN utilizados para a modelagem de processos de negcio. SLIDE 14

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Vamos comear pela apresentao das swimlanes, que so as piscina e raias sobre as quais todos os demais elementos so posicionados para a modelagem do processo de negcio. Esses elementos funcionam como um mecanismo de organizao das atividades em categorias que ficam visualmente separadas ao longo do fluxograma do processo. Dentro de cada piscina representado um nico processo, cortado horizontalmente por diversas raias que representam as reas (atores, executores) que atuam naquele processo. Sendo assim: Piscina: representada por um grande retngulo. Uma piscina (pool, em ingls) representa um processo de negcio. Ele atua como um container grfico para dividir um conjunto de atividades que fazem parte do processo que est sendo modelado, ou seja, todas as atividades desenhadas dentro de uma mesma piscina pertencem a um mesmo processo de negcio. Raia: de forma complementar a piscina, uma raia (lane, em ingls) uma subdiviso usada para organizar e categorizar as atividades em funo dos executores, ou responsveis pela execuo, de cada atividade no processo. Ou seja, todas as atividades posicionadas dentro de uma mesma raia so executadas pelo mesmo ator ou executor, que pode ser, por exemplo, uma rea especfica dentro da organizao.

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O segundo grupo de objetos que vamos apresentar a caixinha que representa as diversas atividades que so realizadas ao longo dos processos. A atividade um termo genrico para um trabalho qualquer que

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Conselho da Justia Federal executado no processo e os tipos de atividades utilizadas pela notao so a tarefa e o subprocesso. Veremos ambos com mais detalhes ao longo dessa aula, ok? Aqui estamos somente comeando as apresentaes! As atividades so representadas por retngulos de cantos arredondados e podem ocorrer uma s vez ou por repetidas vezes a cada vez que o processo passa por ela, quando so representados pela seta no centro inferior do retngulo (que indica um loop), conforme a figura apresentada como exemplo no slide. A representao de um subprocesso em BPMN diferente da utilizada para a representao das tarefas tambm por um smbolo localizado no centro inferior da figura, sendo nesse caso utilizado como smbolo um quadrado com uma cruz. Essa representao (o quadrado com a cruz) indica que a atividade pode ser expandida, contendo um segundo nvel de detalhamento dentro dela. SLIDE 16

Conforme vimos anteriormente, um primeiro tipo de atividade que temos na notao BPMN a tarefa. A tarefa uma atividade qualquer indivisvel que executada em um processo. A palavra indivisvel aqui de forma alguma pretende dizer que no existe de fato um nvel a mais de detalhamento possvel para determinada tarefa, mas sim induz ao entendimento de que a tarefa, conforme expressa no fluxograma, traz o entendimento completo do que ela contribui, do que ela soma em termos de trabalho para a execuo do processo. Um bom exemplo dessa explicao seria uma tarefa de protocolar documentos expressa dessa forma em um fluxograma, sem que seja necessrio um segundo nvel de detalhe a mais, que demandaria a diviso dessa tarefa em diversas outras ainda menores. A tarefa uma atividade indivisvel includa em um processo. Diferentes marcadores, ou cones, podem ser usados para ajudar na identificao visual do tipo especfico de tarefa, conforme a figura apresentada no slide. Tais marcadores que podem ser utilizados para especificar um tipo especial de tarefa no devem alterar de forma alguma o sentido dessa tarefa, bem como no deve conflitar com outro elemento padro qualquer que seja tambm utilizado pela notao BPMN. Aqui cabe uma primeira e importante ressalva entre a nomenclatura utilizada pela notao BPMN e o adotado pelos praticantes de gesto por processos no seu dia-a-dia. Comumente, os profissionais de gesto por processos se referem s tarefas ao longo dos processos simplesmente pelo nome atividades, diferenciando ento na prtica somente os termos atividade e subprocesso de acordo com o nvel de detalhamento extra necessrio a cada uma. Por exemplo, esperado que uma atividade de protocolar documentos seja encarada como uma tarefa, ou atividade conforme falamos na linguagem do dia-a-dia, e no como um subprocesso que poderia

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Conselho da Justia Federal incluir: (1) pegar documento a ser protocolado, (2) molhar carimbo na tinta, (3) carimbar o documento, (4) escrever as informaes no livro de protocolo e (5) entregar canhoto do protocolo. SLIDE 17

Os principais tipos de tarefas presentes na notao BPMN so: Tipo servio: representada pelo cone com a roda dentada no canto superior direito, uma atividade que ocorre automaticamente por um sistema, ou mquina, sem necessidade de interveno humana. Por exemplo, a realizao de um backup pelo servidor de computadores em horrio previamente configurado pelo pessoal de TI. Tipo usurio: representada pelo cone de uma silhueta na mesma posio da anterior, utilizada para representarmos as atividades executadas por uma pessoa com o auxlio, ou por intermdio, de um sistema ou mquina. Um exemplo seria uma atividade de encaminhar e-mail onde o usurio elabora e encaminha determinado documento por intermdio de um computador com acesso rede. Tipo manual: representada visualmente por um desenho de uma mo, uma atividade executada por uma pessoa, sem qualquer interveno de sistemas ou mquinas, como por exemplo, em uma atividade do tipo dobrar papel para caber no envelope. Tipo script: representada por um cone quadrado, representando um formulrio, utilizado quando existe um roteiro a ser seguido (checklist) para a execuo da atividade.

Relembrando: comum que as pessoas no dia-a-dia se refiram ao termo atividade como sinnimo para o que aqui estamos chamando de tarefa, conforme a nomenclatura adotada pela notao BPMN. SLIDE 18

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Complementando o entendimento sobre os tipos de atividades, um subprocesso uma atividade que pode ser decomposta em mais detalhes em termos de outras tarefas, ou um conjunto de tarefas que pode ser analisado em mais detalhes em conjunto. Visualmente em um fluxograma, os subprocessos podem aparecer de modo contrado (representado conforme vimos alguns slides atrs, representado pelo retngulo com o smbolo especfico no centro inferior) ou expandido (conforme vemos na figura direita no exemplo desse slide), mostrando as tarefas que o compe. SLIDE 19

Os principais tipos de subprocessos presentes na notao BPMN so: Tipo incorporado: representado por um crculo na parte superior direita do retngulo. O tipo incorporado utilizado para representar os casos onde temos uma determinada tarefa (atividade) que no se encerra em si mesma, ou seja, no uma atividade indivisvel, podendo ento ser transformada em um subprocesso com um maior nvel de detalhamento. O subprocesso incorporado , dessa forma, parte do processo pai ao qual pertence, e no pode ser utilizado em outro processo. Tipo reutilizvel: representado por duas setas arredondadas na parte superior direita do retngulo da atividade, um processo modelado separadamente que pode ser usado em mltiplos contextos dentro de outros processos. Os subprocessos do tipo reutilizvel podem ser modelados em piscinas e raias independentes ao processo onde foram inseridos, diferentemente dos subprocessos do tipo incorporado, que so incorporados piscina (processo) e raia (ator, executor) de onde foram modelados.

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Tipo referncia: representado por seta apontando para cima, na parte superior direita do retngulo da atividade, utilizado para fazer referncia a um determinado subprocesso (incorporado ou reutilizvel) j modelado em algum ponto do processo. Dessa forma no necessrio modelar aquele determinado subprocesso novamente, caso ele acontea de novo dentro do processo. Uma vez feita a referncia, o subprocesso executa todas as atividades descritas no subprocesso original ao qual faz referncia, funcionando como uma espcie de espelho desse outro.

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De forma complementar aos tipos mostrados anteriormente, outros smbolos podem ser usados para refletir a forma como as tarefas dentro de determinado subprocesso se comportam em termos de seqenciamento e repetio. Temos, por exemplo, as seguintes variaes: Tipo Ad Hoc: Um subprocesso Ad Hoc representado por um (~) no centro inferior da caixa que representa a atividade. As tarefas que o compem so soltas, ou seja, no so conectadas por setas de fluxograma simplesmente por no existir um fluxo pr-determinado que regule a ordem de acontecimento das tarefas. Um exemplo seria um subprocesso de lavar louas sujas, onde tanto faz a ordem em que lavamos pratos, talheres, copos, etc. Considera-se o fim do subprocesso Ad Hoc quando todas as atividades em seu interior tiverem sido concludas. Tipo loop: representado por uma seta arredondada na mesma posio do anterior. Esse tipo utilizado quando todas as tarefas internas do subprocesso precisam cumprir uma condio preestabelecida. Pode ser definido, por exemplo, que o subprocesso ser repetido at que uma determinada condio seja cumprida, ou que ser realizado X vezes antes que o processo continue. Pode ser definido, tambm, se a checagem da condio deve ser feita antes ou depois da execuo das tarefas do subprocesso. Tipo mltiplas instncias: representado por trs traos paralelos no centro inferior da caixa que representa a atividade. Esse tipo de subprocesso utilizado quando o mesmo possui mltiplos dados a serem checados, podendo acontecer repetidas vezes. Essa checagem pode ocorrer ao mesmo tempo (em paralelo) ou uma seguinte a outra (sequencialmente). Por exemplo, nosso subprocesso de lavar louas pode lavar pratos, talheres e copos em paralelo, ao mesmo tempo, quando utilizamos uma mquina de levar louas, conosco realizando a checagem dessa lavagem somente ao trmino da operao da mquina, ou seja, ao trmino do subprocesso.

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Nosso prximo grupo de elementos da notao BPMN so os eventos. Um evento algo que acontece durante o processo do negcio. Estes eventos afetam o fluxo do processo e tm geralmente uma causa (gatilho) ou um impacto (resultado) associado a ele. Existem trs tipos bsicos de eventos com base no ponto em que o evento afeta o fluxograma: evento de incio, evento intermedirio e evento de fim. Por exemplo, um processo de Frias de servidores, um evento que dispara o incio do processo a necessidade de um determinado servidor em solicitar suas frias. Um evento de fim seria a prpria entrada do servidor em perodo de frias. Os eventos so representados nos fluxogramas de processos por crculos. O formato da borda, e o smbolo presente em seu interior, determinam o tipo especfico de evento: borda simples representa os eventos de incio, a borda dupla os eventos intermedirios e a borda espessa os eventos de fim. SLIDE 22

Para exemplificar melhor os tipos especficos de evento que existem na notao, separei nesse slide alguns tipos de eventos de incio para ilustrar a discusso. Como vimos no slide anterior, os eventos de incio indicam onde o processo comea. Existem diversos gatilhos que indicam a circunstncia em que o processo se inicia, por exemplo:

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Tipo Mensagem: representado por um cone de envelope dentro do crculo, indica que o processo ser iniciado aps o recebimento de alguma mensagem (documento, e-mail, telefonema, fax, etc.). Tipo Timer: representado por um cone de relgio, indica que o processo ser iniciado quando o tempo previamente definido (data pr-determinada ou ciclo de tempo) ocorrer. Por exemplo: o processo de folha de pagamento ser iniciado somente no 25 de cada ms. Tipo Condicional: representado por um cone quadrado no centro do elemento, indica que o processo ser iniciado quando forem cumpridas as condies estipuladas. Por exemplo, se imaginarmos que um cliente est no consultrio mdico espera do seu atendimento, ele somente ser conduzido ao mdico aps a condio mdico disponvel para o prximo atendimento for observada.

Essa lgica aqui exemplificada para alguns tipos de eventos de incio a mesma utilizada para a modelagem de diferentes tipos de eventos intermedirios e de fim, variando as possibilidades existentes de smbolos internos que definem as especificidades de cada evento. SLIDE 23

Nosso prximo elemento o gateway, tambm chamado de decide (ou elementos de deciso) no dia-a-dia dos profissionais que atuam em gesto por processos. Os gateways so utilizados para controlar a divergncia (bifurcao) e a convergncia (juno) da seqncia de um fluxograma de processo. Assim, os gateways determinam as decises como juntar ou dividir trajetos ao longo dos fluxogramas dos processos. Os gateways so representados por losangos e o smbolo interno representa o seu tipo, ou seja, o tipo de comportamento da lgica do fluxo, conforme veremos nos prximos slides. SLIDE 24

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Neste slide so apresentados os 3 tipos principais de gateways utilizados para a modelagem de processos de negcio: Gateway Paralelo: representado por uma cruz no interior do losango, utilizado quando se tem ramificaes que acontecem simultaneamente, ou seja, em paralelo. Todas as sadas deste tipo de gateway acontecem ao mesmo tempo. Quando h a necessidade de sincronizar novamente as ramificaes antes que uma determinada atividade seja realizada, ou seja, sempre que uma atividade somente se iniciar aps o trmino de outras duas, usamos o mesmo tipo de gateway para conect-las. Gateway Exclusivo: este tipo de gateway pode ser representado tanto por um X dentro do losango caracterstico do gateway, ou por um losango vazio, acompanhado da pergunta que d a lgica da deciso. Nesse caso, a pergunta pode aparecer escrita ou dentro do elemento ou em sua parte inferior. Este gateway utilizado quando se tem uma deciso e s pode ser tomada uma das sadas propostas (somente uma primeira opo ou uma segunda opo ser aplicada). Necessariamente tem que haver uma atividade antes do gateway que fornecer o dado para ser tomada a deciso quanto ao caminho que ser seguido pelo fluxo. Gateway Inclusivo: representado por um crculo dentro do losango. Esse elemento utilizado quando se tem uma deciso onde podem ser tomadas uma ou mais das sadas propostas (ou seja, ou um caminho, ou outro caminho, ou ambos os caminhos em paralelo so possveis aps o gateway). Necessariamente tem que haver uma atividade antes do gateway, que fornecer o dado para ser tomada a deciso, a exemplo do gateway exclusivo.

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Conselho da Justia Federal Para ilustrar melhor a utilizao desses 3 tipos principais de gateways, esse slide traz 3 figuras onde simulamos a utilizao desses elementos em pedaos de processos hipotticos. Na figura 1, na parte superior esquerda, temos a utilizao de um gateway exclusivo ditando a lgica do fluxo. Nesse caso, aps um usurio qualquer digitar sua senha para pagar uma conta com seu carto de crdito, duas opes excludentes podem acontecer: caso a senha esteja correta e tenha sido aprovada, o sistema conclui o pagamento e a mquina imprime as vias do recibo do carto. Caso sua senha esteja incorreta, a mquina recusa a forma de pagamento do cliente. Note que nesse caso, a lgica do fluxo do tipo OU, quero dizer, OU uma opo vlida, OU a outra, no sendo possveis duas condies vlidas ao mesmo tempo. Na figura 2, na parte superior direita, temos a utilizao do gateway paralelo. Nesse exemplo, aps determinado ator prepara os resultados dos exames aplicados aos alunos de um curso qualquer, duas aes sero desempenhadas pela equipe de informtica: a publicao dos resultados na internet e o encaminhamento das notas aos alunos por e-mail. Diferentemente do exemplo anterior, aqui a lgica do fluxo o do tipo E, ou seja, uma ao ser tomada aps o gateway E outra em paralelo a essa tambm! Fechando a explicao, na figura 3 temos a utilizao do gateway inclusivo. No caso, temos uma tarefa denominada preparar propostas e documentos onde, dependendo do caso e da necessidade de documentos, um ou mais caminhos podero ser tomados de acordo com a proposta s ser emitida. Ou seja, neste caso a lgica do fluxo do tipo E/OU, ou seja, aps o gateway pode ser seguido um determinado caminho, E/OU este caminho mais um segundo, E/OU diversos tipos de combinaes entre todos os caminhos possveis. SLIDE 26

Continuando, vamos agora falar sobre os elementos conectores utilizados em BPMN. Tais elementos indicam a sequncia de atividades, ou a troca de informaes, ao longo do processo, sendo tambm utilizados para a associao de textos e outros artefatos a objetos no fluxo, como a atividades, por exemplo. Os tipos de conectores existentes na notao BPMN so: Fluxo de sequncia: representado por uma seta contnua, usado para mostrar a ordem (seqncia) com que as atividades sero executadas em um processo. Fluxo de mensagem: representado por uma seta tracejada, usado para mostrar o fluxo das mensagens entre dois participantes diferentes que as emitem e recebem. Geralmente, esses conectores sinalizam as interfaces existentes entre diferentes processos nos fluxogramas em BPMN, onde uma determinada atividade em um processo envia uma informao para outro processo.

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Associao: representada por uma seta pontilhada, este elemento utilizado para associar dados, anotaes em formato texto e outros artefatos a objetos de fluxo. Tais informaes associadas geralmente trazem elementos extras para a complementao ou compreenso de uma atividade ou at mesmo um conjunto de atividades.

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Finalizando a apresentao dos objetos presentes na notao BPMN, este slide traz alguns tipos de artefatos utilizados para adicionar informaes extras aos processos de negcio. Temos aqui: Objeto de dados: o objeto de dados um mecanismo para mostrar como os dados so requeridos ou produzidos por atividades, podendo indicar, por exemplo, qual documento necessrio para que a atividade seja executada, ou de forma anloga, qual documento tal atividade gera. Esses elementos so conectados s atividades com as associaes (setas pontilhada que vimos anteriormente). Tais objetos no tm efeito direto sobre o fluxo de seqncia das atividades ou sobre o fluxo de mensagens entre as atividades, mas podem fornecer informaes necessrias sua realizao. Grupo: um grupo representado por um retngulo pontilhado e pode ser utilizado para finalidades de documentao ou de anlise, envolvendo as atividades que sero destacadas para tal no modelo do processo. Terminando nossa apresentao aos elementos da notao BPMN, temos as anotaes que so mecanismos utilizados para fornecer informaes adicionais ao leitor de um fluxograma em BPMN, sendo normalmente associadas s atividades do fluxograma.

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Aps a apresentao da notao de modelagem padro adotada pela Justia Federal, a notao BPMN, vamos apresentar aqui de forma bem rpida a ferramenta de modelagem de processos BizAgi Process Modeler. A ferramenta permite a modelagem, a documentao e a publicao de processos de negcio de forma bastante simples e intuitiva! O BizAgi Process Modeler uma ferramenta de modelagem de processos de negcio gratuita, disponvel para download na internet livre de custos, que tem por caracterstica bsica a simplicidade tanto em termos de interface grfica com o usurio quanto para a execuo da modelagem de processos em si. Outra caracterstica importante da ferramenta que ela j traz embutida o padro BPMN para a modelagem de processos, o que de certa forma facilita o trabalho de modelagem. Cabe ressaltar que o BizAgi Process Modeler foi oportunamente adotado pela Justia Federal em 2009 para os trabalhos de modelagem de processos por conta desse conjunto de caractersticas j apresentados: a questo econmica, sendo livre e acessvel em larga escala pela justia, alm de ser de interface bastante simples e trazer, j configurado, a notao BPMN com seus elementos, regras de utilizao, etc. A soluo BizAgi tem um segundo software complementar ao BizAgi Process Modeler, denominado BizAgi BPM Suite. Tal ferramenta destina-se basicamente a automao de processos, sendo bastante utilizada no por reas de negcio durante as iniciativas de modelagem e anlise de processos, mas pelo pessoal de tecnologia da informao durante a automao de processos de negcio. O BizAgi BPM Suite no um software gratuito. SLIDE 30

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Esse slide mostra uma viso geral da tela inicial do BizAgi Process Modeler assim que aberto pela primeira vez. Nessa tela, podemos observar na parte superior os diversos menus disponveis pela ferramenta, numa estrutura bastante semelhante estrutura de apresentao de menus das ferramentas do pacote Office da Microsoft ou OpenOffice. Essa proximidade em termos de estrutura de apresentao do sistema um dos trunfos para que novos usurios se sintam familiarizados em pouco tempo com a ferramenta. Muito provavelmente, ao abrir o sistema pela primeira vez, todos os cones e botes aparecero em ingls! Na parte superior direita, porm, existe um menu para seleo do idioma do sistema para diversas lnguas, entre ela o portugus. Para alterar a lngua do seu BizAgi, basta selecionar portugus na lista, fechar e tornar a abrir novamente o sistema. Na barra superior podemos ainda notar funcionalidades de edio muito parecidas com as disponveis no pacote Office da Microsoft ou OpenOffice, como por exemplo: boto para copiar / colar, seleo de fonte e configurao de tamanho, estilo, cor, etc., opes para habilitar ou desabilitar quadriculado de fundo na rea de modelagem, etc. Na parte esquerda de nossa tela inicial, temos todos os elementos da notao BPMN disponveis para uso durante a modelagem! Para mostrar de forma mais detalhada a funcionalidade do BizAgi, elaboramos um vdeo mostrando o passo-a-passo de uma modelagem de processo na ferramenta, onde vocs conseguiro se familiarizar ainda mais com ela. O vdeo est disponvel em nossa plataforma de ensino on-line, dentro do tpico especfico da aula 3, no mesmo local onde essa vdeo-aula foi acessada. De forma complementar ao vdeo tambm est disponvel, no mesmo local em nosso ambiente on-line, um exemplo de fluxograma modelado em BPMN para que vocs consigam fazer o download, abrir em suas ferramentas BizAgi e explorar ainda mais essa ferramenta atravs da utilizao de um exemplo pronto. SLIDE 31

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Como exemplo de resultados obtidos pela modelagem de processos na ferramenta BizAgi, mostramos nesse slide o fluxograma genrico de um processo modelado na ferramenta. Nele, podemos ver: A determinao de participantes ou envolvidos no processo, separados pelas diferentes raias inseridas dentro da piscina onde o processo foi modelado; A utilizao de diversos eventos de incio, intermedirios e de fim no modelo do processo; A representao das atividades de acordo com seu tipo, como por exemplo, atividades do tipo manual, automtica, etc. de acordo com o que vimos anteriormente quando passamos pelos elementos da notao BPMN; A representao de, por exemplo, documentos gerados ou tramitados ao longo do processo atravs da utilizao de artefatos; O uso de gateways, dando as lgicas nas bifurcaes ou junes necessrias para a representao do processo; E, por fim, a representao de interfaces entre processos atravs do uso da seta de fluxo de mensagem, ligando uma determinada atividade dentro do processo a uma segunda piscina, localizada fora do processo, indicando a existncia de uma interface entre os dois processos.

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Neste bloco final de nossa aula, abordaremos alguns aspectos, ou princpios, que determinam uma boa modelagem de processos, bem como apresentaremos um conjunto de dicas para a elaborao de modelos de processos. A lista apresentada nesse slide traz alguns princpios de uma boa modelagem de processos: O primeiro ponto diz respeito aderncia do modelo realidade, que significa o quo perto o modelo est da estrutura e funcionamento da realidade, lembrando-se que, um modelo ele no pretende ser a representao de 100% da realidade, o que no significa que o mesmo no seja aderente o suficiente realidade para permitir um entendimento do processo, bem como sua anlise para a proposio de melhorias. Como segundo item, temos a relevncia ou suficincia, onde a gente avalia se cada objeto apresentado no modelo tem de fato um propsito. Um modelo no deve conter mais informaes que o necessrio. Em seguida na nossa lista, em termos da relao custo x benefcio, deve ser analisado a quantidade de trabalho necessrio para criar o modelo versus a utilidade do modelo versus por quanto tempo o modelo ser usado para as tarefas de anlise, treinamento de pessoas, etc. O quarto ponto diz respeito clareza do modelo, relacionada diretamente com a capacidade do modelo de ser entendido pelos usurios. Aqui entra a importncia da adoo de um mesmo padro de modelagem, de uma mesma linguagem, entre todos na organizao. Em seguida, o aspecto comparabilidade, ou seja, a possibilidade de podermos comparar os diversos processos modelados. E por fim, a estruturao sistemtica, ou seja, a capacidade de integrar modelos representando diversos aspectos da realidade da organizao. a forma sistemtica como os diversos modelos foram estruturados permitindo que a gente consiga colocar os modelos prximos de forma a entender, por exemplo, como que as interfaces entre processos funcionam na organizao.

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Nos prximos 3 slides ser apresentado um conjunto de dicas ou boas prticas para a modelagem de processos. Tipicamente, utilizamos para a modelagem de processos uma reunio onde os principais atores e envolvidos participam fornecendo as informaes sobre as diversas atividades que compem o processo, que vo sendo ento documentadas em uma ferramenta de modelagem, ou em um arquivo tipo texto, para em seguida serem formatados em termos de fluxograma de processo. Dada essa breve contextualizao, durante a modelagem de processos, dicas teis so: Alinhar o objetivo, etapas e nvel de detalhamento da modelagem com os especialistas que sero entrevistados durante a reunio de modelagem: ao iniciar o trabalho, importante o alinhamento dos envolvidos quanto ao trabalho, no esquecendo tambm de apresentar o modelo do fluxograma e notao que ser usada, explicando, por exemplo, o uso das raias, de gateways, eventos, etc. Observar sempre os padres de modelagem em utilizao pela organizao: desta forma, os processos ficam mais uniformes e padronizados, facilitando o entendimento dos desenhos por todos os servidores da organizao. Solicitar uma breve explicao dos entrevistados sobre o escopo (do que trata, o DE x AT) do processo em mapeamento: a partir desta breve explicao, o modelador ter idia das macro-etapas e do objetivo do processo, facilitando a modelagem e a interpretao das informaes fornecidas pelos entrevistados.

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Continuando nosso conjunto de dicas, temos:

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Revisar, ao longo do mapeamento, as etapas j mapeadas: ao longo da modelagem, sempre retornar s atividades iniciais do fluxograma parar confirmar se a lgica representada est correta, principalmente nos pontos onde houver gateways e eventos. Nesta reviso importante que o gestor que participa da reunio apresente seu entendimento sobre o fluxo mapeado de forma a validar o contedo documentado. Bons modelos so tambm aqueles visualmente agradveis: deve-se evitar ao mximo o cruzamento de linhas nos fluxogramas e o dimensionamento aleatrio das caixas de atividade e demais elementos. Um bom fluxo deve ser agradvel aos olhos do observador, e sempre que possvel, dimensione no mesmo tamanho os elementos, alinhe-os horizontalmente e reposicione as raias, conforme necessidade, para evitar que as linhas se cruzem. Neste sentido, o evento intermedirio de link pode ser til para evitar cruzamentos (evento intermedirio representado com uma seta dentro). Utilizar pouco texto no gateway: o modelador deve se preocupar em escrever a pergunta mais adequada, e de forma simples, para auxiliar o entendimento do fluxo, utilizando preferencialmente perguntas que gerem respostas sim ou no.

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Fechando nosso conjunto de dicas, temos: Evitar o uso de setas retornando para a esquerda ao longo do fluxograma: Deve-se tentar sempre modelar da esquerda para a direita, seguindo as atividades em ordem de acontecimento. Mesmo ao trocar de Lane, no colocar a prxima atividade mais esquerda que a atividade anterior. Evitar o uso de dois ou mais elementos de deciso (gateways) seguidos: Quando isto ocorrer, deve-se rever a lgica da modelagem, verificando a possibilidade de alterao dos eventos de deciso como, por exemplo, inserindo-se mais uma sada no primeiro gateway que contemple mais uma possibilidade e elimine a necessidade de um segundo elemento. Por fim, criar subprocessos de atividades operacionais que se repetem mais de uma vez no processo, como por exemplo no caso de uma rotina de protocolo (recebe, carimba, registra no sistema e encaminha ao responsvel) que se repete algumas vezes ao longo do processo.

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Finalizando nossa terceira aula, seguem aqui os conceitos-chave que devem ser fixados: Primeiro ponto: um modelo uma representao simplificada que suporta o estudo, a anlise, de algum aspecto sobre algo, conceito ou uma atividade. Logo, ele no se prope a representar 100% de uma realidade sobre determinado processo, e por isso, no invista tempo excessivo nessa busca pela perfeio em relao realidade. A modelagem de processos atravs da utilizao de uma mesma notao visa, entre outros, facilitao do entendimento e da troca de processos entre diferentes pessoas e organizaes. Dentro dessa necessidade, foi criada e utilizada a notao BPMN em todo o mundo. Princpios que determinam um bom modelo de processos, e que devem ser observados, so: a aderncia em relao realidade, relevncia em relao s informaes apresentadas, o custo/benefcio em relao ao trabalho necessrio para sua criao, a clareza das informaes modeladas, sua comparabilidade com outros modelos de processos e a forma como os diversos modelos elaborados foram estruturados, de forma que seja possvel atravs de sua integrao, a representao de diversos aspectos da realidade. Lembre-se sempre que bons modelos so tambm aqueles visualmente agradveis, portanto evite o cruzamento de linhas nos modelos, o uso exagerado de texto dentro das atividades ou gateways, etc.

Bem pessoal, a partir desse ponto espero que vocs assistam ao vdeo complementar sobre a utilizao da ferramenta, faam o download e a instalao em suas mquinas e tentem exercitar a modelagem de um processo qualquer.

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Conselho da Justia Federal Estaremos no frum disposio para tirar suas dvidas quanto a modelagem de processos, portanto no deixem de participar com suas dvidas em nosso frum. At l! Tchau! SLIDE 39

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Conselho da Justia Federal ANOTAES DO ALUNO

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