Excel Slides: Introdução ao MS Excel

Informtica; Mod I(2007/2008)
Economia
Slides Sobre Excel
L. Alada, V. Raposo, . Loureno
Mod I Inf
Informtica

Servem como guio No substituem a leitura da bibliografia aconselhada
Mod I Inf
MS Excel - Introduo

O Excel um poderoso programa que permite: Armazenar informao Organizar informao Formatar informao (vrios formatos) Efectuar clculos (com a informao) Elaborar grficos Comunica com Ms Word, MS PowerPoint Etc
Mod I Inf
Ms Excel - Help
O Help do Excel pode ser sempre uma grande ajuda
Mod I Inf
Ms Excel - Introduo
Matriz (batalha naval)

256 colunas (A, B, AA, AB,, IV) 65,536 linhas (1, 2,,1002,65,536) 16,777,216!!! Clulas para trabalhar !!! Dados
Cada clula pode conter:
Numricos e alfanumricos
Formatos (numricos, de datas) (menu format) Frmulas (ref de clulas, op aritm, funes) Comentrios
Mod I Inf 5
Ms Excel Sheet e Book
Noo de BOOK
Cada BOOK (ficheiro Excel) pode conter vrias folhas (Sheet) Comunicao entre eles
Mod I Inf
Ms- Excel : Ref clulas
Cada clula identificada
A1; B50; AB456; C35 A1:B30 B20:C45 Gama de clulas (rectngulo)

Identificao de gamas de clulas

B2:D8
B2 canto superior direito D8 canto inferior esquerdo
Mod I Inf
Tipos de referncias absolutas e ref relativas

Referncias relativas e absolutas Referncias relativas:
A1, B40, A1:C40, B67:AB60 $A$1, $B$40, $A$1:$C$40, $B$67:$AB$60 $A1, B$40
Mod I Inf 8
Referncias absolutas
Referncias mistas
MS Excel - Formatao
Formatao
Clulas
Borders, background, font (tipo de letra, cor,,etc), Numricos Datas Currency
Formatos de contedos de clulas

Mod I Inf
MS Excel - Formatao
Mod I Inf
10
MS Excel: Exerccio
Mod I Inf
11
MS Excel Copy, paste
Copiar clulas
Seleccionar as clulas
Editcopy (cut, para mover) Editpaste
Posicionar
Opes com o rato (Posicionamento e forma do cursor)

Mover, Copiar Srie

Mod I Inf 12
MS Excel Inserir, eliminar col e linhas

Inserir linhas Inserir colunas Eliminar linhas Eliminar Colunas Dimensionar linhas e colunas
Mod I Inf
13
Formatao condicional
Formatao condicional
Formatao (tipo e cor da letra, etc) que se altera em funo do contedo da clula
Mod I Inf
14
Form. Condicional: exerc.

Abra o ficheiro exercicio1.xls Folha lista1
Formate a coluna durao (F2:F6) de modo que duraes inferiores a 1000 tenham font verde e as superiores ou iguais a 100 sejam formatadas com font vermelha.
Mod I Inf
15
MS Excel - formulas
Frmulas
L. Alada, V. Raposo, . Loureno Mod I Inf 16
Ms Excel - Frmulas
Sempre, sempre, sempre se inicia com o sinal de
IGUAL (=)

Uma frmula pode conter:

Nmeros Referncias a clulas
Sempre que o contedo da clula referenciada na frmulase altera, o resultado altera-se.
Operadores aritmticos +, -, * (mul), / (div), ^ (exp) (=2^A1)
Funes (SUM(), MIN(), ,)
Mod I Inf
17
MS Excel - Formulas
Na fase de aprendizagem, escrever as frmulas APENAS com o teclado
O treino e o domnio dos conceitos fundamental, Exemplos bsicos

NO usar wizards nem o rato para seleccionar clulas
= A1+A2 =SUM(A1:B30) =AVERAGE(F50:F70)+A23
Mod I Inf
18
Frmulas - Exerccio

Abra o workbook exercicio1 Folha lista1
Na clula K2 insira uma frmula para apresentar a soma do valor dos projectos 1 e 2. Na clula K3: frmula calcular o valor/dia do projecto 1; (Valor/durao)
Mod I Inf
19
MS Excel: Refs absolutas e relativas: exerccio
Numa nova folha: refs_rel

Coluna A : 1, 2, 3 Coluna B: 2, 4, 6, Coluna C: soma das colunas A e B Coluna D: soma da coluna D com o contedo da clula F1.
Ms Excel: refs rel e abs
Numa frmula, as refs relativas (A1, B40) actualizam-se para reflectir o local para onde a frmula foi copiada,
No exerccio anterior, coluna C
Numa frmula, as referncias absolutas ($A$1, $B$40) no se actualizam. Referem-se sempre e sempre a essas clulas independentemente para onde a frmula for copiada,
No exerccio anterior, coluna D

Mod I Inf 21
Funes em Excel
Funes so elementos do excel que permitem efectuar clculo

NOME Argumentos Resultado
=SUM(A1:B30) =MIN(A2;B3:C40;IF(A1=0;10;20))
Mod I Inf 22
Funes (Noo de)

Funo Resultado
Caixa negra
Argumentos
Cada funo caracterizada por:

Nome (que reflecte a aco da funo) Argumentos que recebe (cada funo recebe o seu tipo) Resultado SUM(A1:A20; 20) AVERAGE(B30:B40)
Mod I Inf 23
Exemplo:

Funes (Dicas I)
A seguir ao nome de uma funo aparece sempre, sempre um parentesis

SUM() IF()
Os parentesis tm de estar em nmero par; os que abrem = aos que fecham Geralmente, aps o nome de uma funo (mm aps o sinal de =), at ao parentesis que a termina NO H ESPAOS (poucas excepes)
Mod I Inf 24
Funes: (Dicas II)
Uma funo pode ter um ou vrios argumentos

Referncias a clulas ou gama de clulas Outras funes
Estes so separados por (ou por configurao do computador)
, depende da
=SUM(A1:B2;C3;C6) [3 argumentos]
Consultar o help para aprender a usar uma funo

Mod I Inf 25
Funes
Lista das funes
Mod I Inf
26
Lista de funes

SUM - soma MAX determina o mximo MIN determina o minimo AVERAGE calcula a mdia COUNT conta o nmero de clulas com contedo numrico COUNTA conta o nmero de clulas com contedo IF funo lgica COUNTIF contagem condicional SUMIF determina soma condicional AND operador lgico conjuno OR operador lgico disjuno NOT operador lgico negao
Mod I Inf
27
Lista de funes: continuao

VLOOKUP exemplo para depois HLOOKUP exemplo para depois DAVERAGE mdia numa base de dados DCOUNT contagem numa base de dados DCOUNTA DMAX DMIN SUMPRODUCT soma de produtos TODAY ISERROR ISNA ISNUMBER
Mod I Inf
28
=SUM()

SUM(number1;number2;...) Soma os argumentos Admite como argumentos tudo aquilo que o Excel reconhece como um nmero
Gealmente, os argumentos so referncias a clulas ou gamas de clulas, ou funes que devolvem nmeros
=SUM(A1;A2;A3) =SUM(A1:B30;MIN(W2:W40);25)
Mod I Inf
29
=MAX (MIN)

MAX(numero1;;numero30) Devolve o mximo (minimo) de um conjunto de valores Admite como argumentos tudo aquilo que o Excel reconhece como um nmero
=MAX(A1;A2;A3) =MAX(A1:B30;MIN(W2:W40);25)
Mod I Inf 30
=AVERAGE()

=AVERAGE(Nmero1; .; numero30) Calcula a MDIA de um conjunto de valores Admite como argumentos tudo aquilo que o Excel reconhece como um nmero
=AVERAGE(A1:A30;5) =AVERAGE(A1:B30;MIN(W2:W40);25) NOTA: Referencias a clulas vazias so ignoradas:

Mod I Inf 31
=COUNT()

=COUNT(valor1;valor2;) Conta o nmero de clulas com contedo numrico Na sua utilizao mais comum, os argumentos so gamas de clulas =COUNT(A1:A10)
[resultado = 6]
Mod I Inf
32
=COUNTA()

COUNTA(value1;value2;...) Determina o nmero de clulas que tm contedo Utiliza-se para contar o nmero de clulas que tm dados, numa dada gama de clulas =COUNTA(A1:A10)
[resultado = 7]
Mod I Inf
33
=IF()
=IF(teste lgico;valor se verdade;valor se falso)
Esta funo tem uma aco em funo do valor lgico (primeiro argumento) Se valor lgico = TRUE (1), faz aco que est apresentada no segundo argumento (vermelho) Se valor lgico = FALSE (0), faz aco que est apresentada no terceiro argumento (azul)
Mod I Inf 34
=IF() continuao

=IF(teste lgico;valor se verdade;valor se falso) Teste_lgico qualquer expresso que o excel avalie como TRUE ou FALSE

A1 = 300 A2 > sum(a2:a40) 10 = 10

= > < >= <= <> (diferente)
Mod I Inf 35
Operadores para formar testes lgicos

=IF() continuao

=IF(teste lgico;valor se verdade;valor se falso) Valor se verdade, pode ser qualquer coisa, mas geralmente uma frmula Valor se falso, pode ser qualquer coisa, mas geralmente uma frmula Os IFs podem estar encadeados at um nvel de 7. =IF(A1>= 9.5; APROVADO; REPROVADO) =IF(A1<7.5;REP;IF(A1<9.5;ORAL;APROVADO))
=IF(A2=100,SUM(B5:B15),"")
Se A2 = 100, devolve SUM(B5:B15), caso contrrio devolve um valor vazio.

Mod I Inf 36
=COUNTIF()

COUNTIF(range;criteria) Conta o nmero de clulas que verificam um determinado critrio range gama de clulas Criteria Critrio que tem de ser verificado =COUNTIF(B1:B4; >10)
Mod I Inf 37
=SUMIF()

SUMIF(range;criteria;sum_range) Efectua somas condicionais Range gama de clulas a avaliar Criteria Critrio de soma
>20; 32; MB
Sum_range clulas a somar Ver exemplo a seguir

Mod I Inf 38
=SUMIF()

SUMIF(range;criteria;sum_range) =SUMIF(A1:A5;"Maria";B1:B5)
=SUMIF(B2:B5;D1) =SUMIF(B2:B5;">1300")
Mod I Inf 39
=OR()

OR(logical1;logical2; ...) Devolve TRUE se pelo menos um dos valores for TRUE, e devolve FALSE se todos os arguementos forem FALSE Logical1, ,logical30 so condies (devolvem TRUE ou FALSE) =OR(FALSE, TRUE)
TRUE FALSE
Mod I Inf 40
=OR(2+2=77, 2+3=15)
=AND()

AND(logical1;logical2; ...) Devolve TRUE se todos os valores forem TRUE, e devolve FALSE se pelo menos um dos logical values for FALSE Logical1, ,logical30 so condies (devolvem TRUE ou FALSE) =AND(FALSE, TRUE) FALSE =AND(2+2=4, 2+3=5) TRUE
Mod I Inf
41
AND e OR Exemplos
Funes geralmente utilizadas em combinao com a funo IF.

=IF(AND(SUM(B2:B5)>400;SUM(B2:B5)<2000);SUM(B2:B5);"V alor inadmissvel")
Mod I Inf
42
=SUMPRODUCT()
SUMPRODUCT(array1,array2)
Array representa uma gama de clulas (linha ou coluna) Funo que devolve a soma dos produtos Exemplo: SUMPRODUCT(A1:A4;B1:B4) A1*B1+A2*B2+A3*B3+A4*B4
Mod I Inf
43
=TODAY()
TODAY( )

Esta funo no usa argumentos Parntesis tm de ser includos
Se a clula no estiver formatada com date, a funo devolve um nmero (nmeros de dias)
Mod I Inf 44
=VLOOKUP()

Funo muito importante em Excel Basicamente:
Serve para extrair informao de tabelas de dados, (e no s) Em B5 queremos uma frmula v extair da tabela I5:K11 o nome correspondente ao nmero que se encontra em A5.
Exemplo: ver slide seguinte
Isto faz-se recorrendo funo VLOOKUP (PROCV : Excel Port.)
Procura vertical (V -- Vertical)

Mod I Inf 45
=VLOOKUP()
=VLOOKUP(A5;$I$5:$K$11;2;0)
Mod I Inf 46
=VLOOKUP()

A funo VLOOKUP tem sempre 4 argumentos VLOOKUP(lookup_value,tabela,coluna,tip o_pesquisa)

lookup_value referncia clula onde est o valor a procurar na tabela Tabela referncia (absoluta) da tabela que contm os dados Coluna nmero da coluna (1,2,3,4) que contm a informao que a funo VLOOKUP dever devolver Tipo pesquisa 0: pesquisa exacta 1: pesquisa aproximada
Mod I Inf 47
=VLOOKUP()
lookup_value referncia clula onde est o valor a procurar na tabela
A5
Tabela referncia (absoluta) da tabela que contm os dados
$I$5:$K$11 Coluna 2
Coluna nmero da coluna (1,2,3,4) que contm a informao que a funo VLOOKUP dever devolver
Tipo pesquisa
0 pesquisa exacta
Mod I Inf
48
=VLOOKUP()
Mod I Inf
49
=VLOOKUP()
Mod I Inf
50
=VLOOKUP()
Mod I Inf
51
=HLOOKUP()

Funo semelhante VLOOKUP() a diferena que faz procura horizontal, e no procura vertical
=HLOOKUP(A5;$B$12:$H$14;2;0)
=VLOOKUP()
=VLOOKUP(val;tabela;col;tipo_pesquisa)
Tipo_pesquisa

0 :exacta 1 :aproximada
Na pesquisa exacta, se o val no for encontrado, a funo devolve #N/A Na pesquisa aproximada, o VLOOKUP devolve a informao correspondente ao mximo dos menores do que o valor procurado
Um exemplo ajuda a perceberver slide seguinte
A coluna que contm o ndice tem de estar ordenada de forma crescente

Mod I Inf 53
=VLOOKUP()
Se procurar o contedo de A12 (34) devolve Maria Deio
Ou seja, dos menores que 34 na coluna A3:A9 (33, 22 e 1) devolve o valor correspondente a 33 (mximo)
Veja-se os restantes exemplos

=VLOOKUP()
Novo Exemplo
Determinar a % de desconto num determinado produto de acordo com as regras abaixo indicadas compras < 100 100 <= compras < 200 200 <= compras < 300 300 <= compras<400 400 <= compras<500 Compras >= 500 0% 5% 6% 7% 8% 9%
Se

Ver exemplo a seguir
Mod I Inf
55
=VLOOKUP()

Construir uma tabela tal como em E4:F9 Em C4, inserir a frmula
=VLOOKUP(C3;$E$4:$F$9;2;1)
Mod I Inf
56
Validao de entrada de dados

Imagine que est a introduzir dados de inquritos Os inquritos foram aplicados apenas a idosos
>=65 anos
Portanto, na coluna correspondente idade, apenas idades entre 65 e 100 (admitindo que 100 a idade mxima) so valores admissveis Para minimizar a possibilidade de errar, informamos o Excel que naquela coluna apenas valores inteiros >=65 e <=100 so possveis.
Como??? Ver a seguir
Mod I Inf
57
Menu
Data Validation
Mod I Inf
58
Explorar esta caixa de dilogo
Consulte o HELP do Excel para mais detalhes
Sero disponibilizados, na WOC, exerccios relativos a este procedimento de validao de dados

Mod I Inf 59
Gravar dados em vrios formatos
Por vezes temos uma base de dados em Excel
Para j, veja-se uma base de dados (BD) como uma tabela, em que as linhas toman nome de registos e as colunas de campos
Base de dados com 5 campos
ID, Nome, Morada, Idade e Opinio (acerca de um brinquedo (1..5))
Base de dados com 6 registos Para trabalhar esta BD com o SPSS (prog de estatstica) tenho de a gravar nesse formato
Mod I Inf 60
Gravar dados em vrios formatos
Mod I Inf
61
Abrir uma BD Excel em SPSS

Abrir o SPSS File open Pedir para ver os ficheiros *.xls filesave as
Em formato SPSS
Detalhes na disciplina onde iro aprender SPSS

Mod I Inf 62
Abir um .txt em EXCEL
Por vezes as bases de dados so cedidas em formato de text
Geralmente, tab-delimited
Mod I Inf
63

Fileopen Pedir para mostrar All Files (*.*)
Mod I Inf
64
Mod I Inf
65
Mod I Inf
66
Mod I Inf
67
Depois, gravar os dados em formato Excel. Exerccio de aplicao:
V WOC (pgina de informtica material de apoio) Faa o download do ficheiro
8 Ficheiro de dados em txt
Abra o ficheiro em Excel Grave o ficheiro em formato Excel 2003

Mod I Inf
68
Imprimir
Naturalmente, uma operao importante em Excel a impresso de informao Todos os comandos para imprimir.
Mod I Inf
69
Imprimir(Passos)
1) Seleccionar a rea que se pretende imprimir 2) File Print Area Set Print Area Depois h que configurar a impresso, cabealhos, rodaps, margens 3) File Page Setup 4) Imprimir: File Print File Print Preview (Pr visualizao da impresso)
Mod I Inf 70
Imprimir (FilePage Setup)
Mod I Inf
71
Mod I Inf
72
Mod I Inf
73
Mod I Inf
74
Ms- Excel
Apresentao das restantes funes a apender neste curso:
IS_functions

Funes de base de dados

=ISERROR() =ISNA() =ISNUMBER()
Grficos em Excel
Mod I Inf 75
=DAVERAGE() =DCOUNT() =DCOUNTA() =DMAX() =DMIN()
As funes IS

So funes de informao, So funes que fazem uma pergunta:
IS??? Alguma coisa
Se a resposta for positiva, devolvem TRUE (1), se for negativa devolvem FALSE. Geralmente so usadas conjuntamente com a funo IF. Exemplo:
=ISNUMBER(B15)
Ser que a clula B15 contm um nmero?

Mod I Inf 76
As funes IS
Para alm das IS_functions que vamos aprender h mais algumas
Mod I Inf
77
Exemplo de IS_function
=ISNUMBER(B1) =ISNUMBER(C1)
Mod I Inf
78
=ISERROR()
Testa se o contedo de uma frmula (que est numa clula) contm um erro til para identificar frmulas com erros.
Mod I Inf
79
=ISNA()

Testa se o contedo de uma frmula devolve o valor de erro #N/A. Geralmente usada em combinao com a funo IF() e VLOOKUP() =IF(ISNA(VLOOKUP(C1;$A$2:$B$5;2;0));"No existe";VLOOKUP(C1;$A$2:$B$5;2;0))
Mod I Inf
80
=ISNUMBER() e =ISBLANK()
ISNUMBER testa se o contedo de uma clula numrico ISBLANK testa se uma clula tem contedo. Exemplo
=ISBLANK(C3) -TRUE
Mod I Inf
81
As funes de Base de Dados
As funes de base de dados, as D_Funes, so funes desenhadas para fazer consultas (extrair informao) a bases de dados em Excel
Veja-se uma base de dados como uma tabela

Colunas (Atributos ou campos) Linhas (Registos ou individuos)
Exemplo:

Quantos so os indivduos de Coimbra Relao entre as funes de base de dados e as funes SUMIF e COUNTIF
Mod I Inf
82
Todas as funes de base de dados partilham a mesma sintaxe:
DAVERAGE(database,field,criteria)
Database: referncia base de dados Field: campo sobre o qual se quer a estatstica Criteria: gama de clulas que contm o critrio.

Mesma linha (Conjuno ^) Linhas diferentes (disjuno OU)

Mod I Inf 83
Ver exemplos a seguir.
Quantos carros so de Coimbra ou Lisboa? Qual a soma dos preos dos carros do ano 2002? Qual a mdia dos KM dos carros que custam mais de 15,000
Mod I Inf 84
Mod I Inf
85
Funes

DAVERAGE calcula a mdia DSUM Calcula a soma DCOUNTA Ver funo COUNTA() DCOUNT Ver funo COUNT() DMAX Mximo DMIN Minmo
Mod I Inf
86
Elaborao de grficos em Excel

Uma das capacidades do MS Excel a elaborao de grficos Tem um amplo leque de tipos de grficos

Uma ideia fundamental so as sries de dados
Barros Pie chart (queijo)
O nome da srie Os nomes das categorias para o eixo dos X.

Mod I Inf 87
So os dados que se pretendem representar graficamente

Podemos pensar em 3 sries de dados: As vendas em cada um dos meses representa uma srie Geralmente (mas no obrigatrio) as sries de dados esto em coluna.
Mod I Inf
88
Uma proposta de aco:

1) seleccionar as sries de dados 2) entra no wizard para elaborao de grficos Seguir os passos, respondendo s questes colocadas
Mod I Inf
89
Sries e
Mod I Inf
90
Exemplo
Mod I Inf
91
Exemplo
Mod I Inf
92

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Cada clula pode conter:

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Ms- Excel : Ref clulas

Cada clula identificada

A1; B50; AB456; C35 A1:B30 B20:C45 Gama de clulas (rectngulo)

Identificao de gamas de clulas

B2 canto superior direito D8 canto inferior esquerdo

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Tipos de referncias absolutas e ref relativas

Referncias relativas e absolutas Referncias relativas:

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Formatos de contedos de clulas

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Editcopy (cut, para mover) Editpaste

Opes com o rato (Posicionamento e forma do cursor)

Mover, Copiar Srie

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Uma frmula pode conter:

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Funes (SUM(), MIN(), ,)

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= A1+A2 =SUM(A1:B30) =AVERAGE(F50:F70)+A23

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Numa nova folha: refs_rel

Ms Excel: refs rel e abs

No exerccio anterior, coluna C

No exerccio anterior, coluna D

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NOME Argumentos Resultado

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