Unidad 19. Compartir documentos.

La barra revisin.
Al insertar un comentario se activa la barra de revisin automticamente, pero tambin podemos mostrarla desde el men Ver - Barras de herramientas - Revisin o hacer clic con el botn derecho sobre una parte libre de la zona de barras de herramientas que tenemos en la parte superior de word, se abrir un desplegable donde podemos hacer clic sobre Revisin. La barra de revisin tiene los botones agrupados por tipo de herramienta, segn muestran las siguientes imgenes: Resaltado.

Comentarios.

Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos. Comentario siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos. Tiene doble funcionalidad. Rechazar cambio o eliminar el comentario seleccionado. Modificar comentario. Si estamos sobre un texto que tiene comentario y pulsamos sobre este botn, el comentario se pone en modo edicin para modificarlo.

Control de cambios.

Buscar texto resaltado. Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en nuestro documento lo que podemos hacer es situarnos al inicio del documento y acceder al men Edicin - Buscar o presionar las teclas Ctrl + B. Aparece el dilogo Buscar y reemplazar, debemos estar en la pestaa Buscar, presionamos el botn Ms y se despliega otras opciones de bsqueda ms avanzadas. Pulsamos sobre Formato y seleccionamos Resaltar. Para comenzar la bsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo hacemos de forma habitual, nos ir encontrando los elementos resaltados del documento.

Comentarios Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos a la hora de imprimir.

Veamos el resto de botones de la barra de revisin que hacen referencia a comentarios.

Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos. Comentario siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos. Tiene cambio o eliminar el comentario seleccionado. Modificar comentario. Si estamos sobre un texto que tiene comentario y pulsamos sobre este botn, el comentario se pone en modo edicin para modificarlo. Tambin podemos insertar un comentario que incluya voz. Insertar voz. Si nuestro equipo dispone de caractersticas multimedia (tarjeta de sonido, altavoces, micrfono, etc) podemos incluir un comentario con nuestra propia voz. Al pulsar sobre este botn nos aparece el dilogo la grabadora de sonidos, para comenzar a grabar pulsaremos sobre el botn situado a la derecha de la barra de botones (el circulo rojo) y para detener la grabacin el botn contiguo a su izquierda (el rectngulo). Cuando hayamos terminado cerramos la grabadora de sonidos pulsando sobre el botn cerrar de la parte superior derecha... Mostrar/ocultar comentarios. En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios segn nos interese. Desplegando el men del botn de la barra de revisin podemos marcar o desmarcar la opcin que pone Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automtico, si la opcin est seleccionada los comentarios sern visibles de lo contrario no se vern. doble funcionalidad. Rechazar

Imprimir comentarios. Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dnde deben imprimirse. En el dilogo Control de cambios, que podemos acceder a l desde el botn y

seleccionar Opciones... en la ltima seccin donde pone Imprimir (con globos) existe la opcin Orientacin del papel donde podemos escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen. Automtico. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel. Conservar. Deja el documento conforme est y lo imprime segn lo vemos. Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor los globos. Adems de esto en el dilogo de Imprimir debemos tener la precaucin de en la opcin Imprimir tener seleccionada la opcin Documento con marcas.

Control de cambios
El control de cambios sirve para que word almacene los cambios realizados por cada uno de los miembros de un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones, modificaciones de formato o texto eliminado). Por cada miembro del equipo que realice algn cambio Word le asigna un color diferente, as se puede identificar a cada miembro del equipo por un color...

Por la imagen que vemos sabemos que se han realizado modificaciones pero a simple vista no sabemos que modificaciones se han realizado. Estudiemos que tipo de modificaciones son las que detecta el control de cambios y cmo las muestra. Los cambios que detecta el control de cambios son los que mencionamos a continuacin y la visualizacin por defecto es la indicada: Inserciones. Pone el texto del color asignado al revisor y lo subraya.

Cambios de formato. Muestra un globo con el prefijo Con formato: y despus indica que tipo de formato se ha aplicado.

Texto eliminado. Muestra un globo con el prefijo Eliminado: y en el interior del globo tiene

escrito el texto eliminado. Lneas cambiadas. En la parte izquierda del documento muestra una lnea vertical negra, indicando que el documento ha sido editado y modificado. Para activar el control de cambios debemos pulsar el botn de la barra de revisin antes de hacer ningn cambio sobre el documento. Otra forma de activar el control de cambios es accediendo al men Herramientas - Control de cambios o pulsando Ctrl + Mays + E. Si lo activamos cada cambio que se efecte en el documento se almacenar y posteriormente podremos comparar el documento original con el documento final tras los cambios. Para activar el control de cambios debemos pulsar el botn de la barra de revisin antes de hacer ningn cambio sobre el documento. Otra forma de activar el control de cambios es accediendo al men Herramientas - Control de cambios o pulsando Ctrl + Mays + E. Si lo activamos cada cambio que se efecte en el documento se almacenar y posteriormente podremos comparar el documento original con el documento final tras los cambios.