Manual Interventoria Sed v-2

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA D.C.
SECRETARIA DE EDUCACION SUBDIRECCION DE PLANTAS FISICAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INTERVENTORIA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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TABLA DE CONTENIDO
Este Manual de Procedimientos est estructurado de la siguiente manera:
1. INTRODUCCIN .................................................................................................... 1.1. PROPOSITO ............................................................................................... 1.2. ALCANCE DEL MANUAL........................................................................... 1.3. GESTION DEL MANUAL ............................................................................ 2. GENERALIDADES ................................................................................................. 2.1. INTERVENTORIA ....................................................................................... 2.1.1. DEFINICION INTERVENTORIA....................................................... 2.1.2. OBJETO DE LA INTERVENTORIA EXTERNA ............................... 2.1.3. ALCANCE DE LA INTERVENTORIA EXTERNA ............................ 2.1.4. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR .................................... 2.1.5. DESIGNACION................................................................................ 2.2. SUPERVISOR ............................................................................................. 2.3. CONTRATISTAS......................................................................................... 2.4. DEFINICIONES ........................................................................................... 3. FUNCIONES Y LABORES...................................................................................... 3.1. INTERVENTORIA ....................................................................................... 3.1.1. ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES .............................................. 3.1.2. LEGALES ........................................................................................ 3.1.3. TECNICAS Y AMBIENTALES ......................................................... 3.2. FUNCIONES DEL SUPERVISOR ............................................................... 4. MATRIZ DE ACTIVIDADES Y PROCESOS DE LA INTERVENTORIA .................. 5. INFORMES DE INTERVENTORIA.......................................................................... 5.1. INFORME ESTUDIO INICIAL DEL PROYECTO .........................................
ELABOR: GUTIERREZ DIAZ Y CIA S. EN C. FECHA: Agosto 31 del 2000 FIRMA: CARGO: Consultor Externo VIGENTE DESDE 01/10/00 REVISO: Alexander Osorio FECHA: FIRMA: CARGO: Coordinador de Plantas Fsicas S.E.D. APROBO: Carlos Alberto Benavides S. FECHA: FIRMA: CARGO: Subdirector (E) de Plantas Fsicas S.E.D.
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INFORMES DE COMITE DE OBRA............................................................ INFORMES MENSUALES........................................................................... INFORME FINAL......................................................................................... INFORMES EXTRAORDINARIOS ..............................................................
6. MECANISMOS DE COORDINACION..................................................................... 6.1. COMITES .................................................................................................... 6.2. CONDUCTO REGULAR.............................................................................. 6.3. MANEJO CORRESPONDENCIA ................................................................ 6.4. LIBRO DE OBRA ........................................................................................ A- ANEXOS ......................................................................................................... A-1 ANEXO 1: PROCEDIMIENTOS................................................................... A-2 ANEXO 2: FORMATOS .............................................................................. A-3 ANEXO 3: ESTANDARES BASICOS PARA CONSTRUCCIONES ESCOLARES ..............................................................................................
ELABOR: GUTIERREZ DIAZ Y CIA S. EN C. FECHA: Agosto 31 del 2000 FIRMA: CARGO: Consultor Externo
VIGENTE DESDE 01/10/00 REVISO: Alexander Osorio FECHA: FIRMA: CARGO: Coordinador de Plantas Fsicas S.E.D.
APROBO: Carlos Alberto Benavides S. FECHA: FIRMA: CARGO: Subdirector (E) de Plantas Fsicas S.E.D.
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1. INTRODUCCIN El presente manual se ha elaborado para documentar, uniformizar e implementar los procedimientos y reportes de las interventoras de contratos de obra para la Secretara de Educacin del Distrito Capital, el cual incluye las definiciones, las funciones y obligaciones especficas de cada parte, los procedimientos de valor contractual, y los formatos de los documentos aplicables. El principal inters de este Manual es hacer llegar a los interventores externos de las obras de la SECRETARIA DE EDUCACION, una herramienta que permita la correcta, coordinada y oportuna ejecucin del objeto de los contratos, bajo un esquema de normalizacin para todas las interventoras y los reportes que stas generan hacia la SECRETARIA DE EDUCACION. De acuerdo a lo anterior, el propsito, alcance, y gestin del presente manual son los siguientes: 1.1. PROPSITO
El propsito del presente Manual es establecer, documentar, describir y normalizar las prcticas especficas, los recursos y los reportes que las INTERVENTORIAS de obra externas de contratos de obra, debern llevar a cabo para la ejecucin de sus labores conforme con el contrato suscrito para tal fin con la SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO CAPITAL, las condiciones especficas de contratacin, la documentacin contractual y tcnica de los contratos de obra y las exigencias de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL.
1.2.
ALCANCE DEL MANUAL
El alcance de este Manual es de obligatorio cumplimiento para el objeto de las Interventoras externas de contratos de obra que se suscriban con la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL. Este Manual de procedimientos ser aplicado para todos los efectos de planeacin, desarrollo, ejecucin, trmites e interrelaciones y presentacin de informes por parte de todas las Interventoras externas de obra que se realicen para la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL.
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Este Manual es un documento de consulta y aplicacin permanente para todas las Interventoras externas de obra de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL. 1.3. GESTIN DEL MANUAL
El desarrollo y mantenimiento de este Manual est a cargo de la Subdireccin de Plantas Fsicas de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL, quien es el ente responsable para que las Interventoras externas de obra de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL implementen este Manual dentro de sus servicios. 1.4. PLAN DE CALIDAD
Complementario a las obligaciones de las interventoras externas contradas con la suscripcin del contrato y aceptacin de este manual, el interventor debe cumplir con sus obligaciones internas contradas en sus planes de calidad presentados a la SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO CAPITAL (elaborado conforme a la norma NTC-ISO9000 y complementarias) y en consecuencia est obligado a entregar mensualmente a la SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO CAPITAL un reporte con los resultados del seguimiento interno a dicho plan de calidad. As mismo, ser responsabilidad del interventor hacer seguimiento al plan de calidad de los constructores y presentar el respectivo reporte en los informes mensuales a la SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO CAPITAL.
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2. GENERALIDADES
2.1.
INTERVENTORIA
2.1.1. DEFINICIN DE INTERVENTORIA Se entiende por Interventora el servicio prestado a una entidad contratante por un Profesional Especializado o Empresa calificada en la supervisin y control de la ejecucin de contratos de construccin o proyectos. El interventor es el Representante de la Entidad Contratante ante el Constructor o Proyectistas durante los trabajos objeto del contrato y podrn cubrir los siguientes perodos: Una etapa previa a la construccin, una etapa durante la ejecucin de las obras y la liquidacin de la(s) obra(s) o durante el proceso de desarrollo del estudio o proyecto. 2.1.2. OBJETO DE LA INTERVENTORIA EXTERNA El objeto de la contratacin de una Interventora, adems de dar cumplimiento a lo ordenado en el estatuto de contratacin, corresponde a la necesidad de verificar que las obras se ejecuten de acuerdo con los objetos y alcances propuestos en los trminos de referencia y propuesta y en forma integral con los enfoques, metodologas, organigramas, recursos humanos y de apoyo, puestos por el Contratista de Obra, en el plazo contractual y dentro de los trminos del presupuesto contractual. En trminos generales su objeto ser supervisar, asesorar, controlar y aprobar el desarrollo del contrato de obra pblica, de acuerdo con su alcance, haciendo cumplir en lo aplicable, las especificaciones tcnicas y actividades administrativas, legales, labores contables, financieras y presupuestales contractuales, al igual que el aseguramiento integral de la calidad, el cumplimiento de las exigencias que sobre impacto ambiental y ecolgico tanto de las reas objeto del proyecto como en las adyacentes al mismo. 2.1.3. ALCANCE DE INTERVENTORIA EXTERNA Realizar la Interventora a las edificaciones objeto de su contrato dentro de los tiempos y costos programados. El desarrollo de su contrato comprende bsicamente el control del producto, teniendo en cuenta:
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Estudio inicial del proyecto antes del inicio de las obras, en donde se ajustarn los procedimientos para el proyecto, se estudiarn y revisarn todos los documentos tcnicos y contractuales necesarios para la ejecucin de la obra y del contrato. Interventora Tcnica, Administrativa y Contable durante la ejecucin de la obra. Recibo y liquidacin de las obras.
2.1.4. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR En desarrollo de lo establecido por el Artculo 53 de la Ley 80 de 1993, el interventor responde civil y penalmente por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de Interventora, por los hechos u omisiones, que le fueren imputables y que causen daos o perjuicio a el contratante derivados de la celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido las funciones de Interventora. En consecuencia, el Interventor tiene una responsabilidad de medio y correcta gestin; para ello, el interventor debe tomar las medidas necesarias para que la obra entregada por el contratista est completa y sea correctamente ejecutada con base a las especificaciones del proyecto. De esta forma, la responsabilidad por el resultado es del constructor, y la responsabilidad de verificacin y control es del interventor. Para desarrollar su gestin el Interventor deber tener conocimiento de la normatividad tcnica y legal que directa e indirectamente se relacione con el desarrollo del objeto del contrato, en especial de las normas de construccin sismo resistentes vigentes, la normativa urbanstica, la legislacin ambiental, la de seguridad industrial, legislacin laboral y de seguridad laboral. El interventor reportar a la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL y/o a su delegado para el proyecto, en todo lo respectivo a la obra, control de costos, control de programacin, control de calidad, seguridad industrial, coordinacin de planos y estudios, cambios y obras adicionales, reportando por escrito y con oportunidad las anomalas de manera que permitan a la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL tomar las medidas correspondientes. 2.1.5. DESIGNACIN El interventor es la persona natural o jurdica designada y/o contratada por la SECRETARA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL, en concordancia con su rgimen de contratacin y la legislacin aplicable.
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2.2. SUPERVISOR El Supervisor es el delegado de la SECRETARA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL para ejercer la vigilancia y control del contrato de Interventora, quien supervisar tcnica, administrativa y contablemente el contrato de Interventora, a fin de que se cumplan enteramente las estipulaciones del mismo, y ser el conducto regular para todos los aspectos de la relacin contractual entre el proyecto y la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL. Este supervisor podr ser interno o externo y por cuestiones contractuales, se podr denominar en algunos casos Auditor o Coordinador del proyecto, pero para efectos prcticos de este manual se har referencia a Supervisor. Nota: El Supervisor no cumple funciones de interventor de obra, y no ejerce una relacin directa con los contratistas de obra sino a travs del interventor, pero se reserva el derecho de intervenir cuando se lleguen a presentar situaciones que afecten la buena marcha del contrato del proyecto.
2.3. CONTRATISTAS DE OBRA Se denomina Contratista de Obra a las personas naturales y/o jurdicas que firmen un contrato para realizar obras, estudios o proyectos, as mismo, los subcontratistas son las personas naturales o jurdicas contratadas por el contratista principal para el desarrollo del objeto pactado entre ste y la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL, no existiendo nexo alguno de tipo laboral entre la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL y el subcontratista, encontrndose este ltimo bajo la exclusiva responsabilidad del Contratista Principal que realice parte de contratos, obras, estudios o proyectos. 2.4. DEFINICIONES: Para el mejor entendimiento conceptos: Aclaraciones: Cuando las modificaciones no afecten el valor o el plazo del contrato stas se consignarn en actas suscritas por las partes, salvo en el caso de errores
de la lectura de este Manual se definen los siguientes
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mecanogrficos, de transcripcin o de copia, debidamente comprobados, donde la aclaracin la firmar nicamente la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL y podr colocarse como nota marginal de la minuta que contenga el texto por aclarar. Acta de Iniciacin: Es el documento que se suscribe para dar inicio a un contrato especfico. Acta de Liquidacin: Es el documento donde se registra el estado final de contrato, incluyendo el estado de cuentas, recibo a satisfaccin de las obras o trabajos realizados, cumplimiento del contrato, relacin de garantas, y dems aspectos estipulados contractualmente o adicionales que sean requeridos para dar por terminado y liquidado el contrato. Acta de Mayores y/o Menores Cantidades de obra y obras adicionales: Es el documento mediante el cual el contratista y el interventor con el visto bueno del Supervisor, consignan las mayores y menores cantidades de obra resultante en el desarrollo de la revisin de la cantidad de obra a ejecutar realmente, en el cual se expresa claramente los motivos y alcances de los cambios previstos. Acta de Observaciones Previa al Recibo Final: Es el documento que se suscribe antes de la finalizacin de los trabajos, en el cual se consigna el inventario de los trabajos ejecutados bajo un contrato especfico, verificando todas las especificaciones y requisitos tcnicos establecidos. En esta acta se consignarn las obras ejecutadas que a juicio del interventor deban ser corregidas y se har dentro de un plazo establecido antes del vencimiento del plazo de ejecucin a fin de que el da de vencimiento contractual se suscriba el acta de recibo final a satisfaccin de las obras.
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Acta de Recibo y Entrega Final a Satisfaccin Para el caso del Contrato de Obra es el documento mediante el cual el contratista hace entrega formal de las obras en forma de inventario, debidamente terminadas, a la Interventora y a la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL. Acta de Recibo Parcial de Obra: Es el documento que firman el interventor y el contratista, en el cual se consigna la cantidad de obra ejecutada, medidas efectuadas conjuntamente entre el contratista y el interventor sujetas a la revisin y comprobacin por parte de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL y que sirve de base para el cobro de los trabajos ejecutados. Los trabajos debern estar debidamente ejecutados por el contratista y recibidos a satisfaccin por la Interventora. Estas deben contener como soporte el cuadro de cantidades de obra ejecutada, las memorias de clculo de cantidades medidas en obra. Su periodicidad estar sujeta a lo estipulado en la minuta del contrato. En caso que haya errores en las medidas o en los valores de obra, la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL o el interventor podrn en cualquier momento y durante la vigencia del contrato, hacer las verificaciones y modificaciones que sean necesarias. Los saldos de las modificaciones respectivas se incorporarn en relaciones de obra posteriores o en la liquidacin del contrato. El valor de la obra ejecutada ser cancelado por la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL, al contratista a la presentacin del acta de ejecucin de obras debidamente legalizada y conforme a los trmites internos de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL. El interventor tramitar el pago de la obra ejecutada que cumpla con las especificaciones tcnicas y calidad requeridas. Acta de Reiniciacin de las labores: Es el documento mediante el cual, superadas las contingencias que originaron la suspensin de un contrato, se ordena la reiniciacin de los trabajos. Acta de Suspensin: Es el documento mediante el cual se suspende la ejecucin de un contrato cuando se presenten razones de fuerza mayor o cualquier otra circunstancia que afecte gravemente la ejecucin de un contrato y amerite el cese temporal del mismo.
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Acta de Vecindades: Es el grupo de documentos que se elabora para registrar el estado de las vecindades del proyecto, antes de la iniciacin de los trabajos, el cual incluye un registro fotogrfico y/o flmico. Es indispensable un acta para cada vecindario. Actas de visita de inspeccin preliminar y entrega del lote: Es el documento que consigna el inventario fsico del sitio a intervenir y de su zona de influencia y es el resultado de la visita efectuada entre las partes antes de la iniciacin de las obras y el cual deber remitirse a la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL.
Adicin de Contratos: Es el acuerdo que se celebra entre las partes cuando la modificacin contractual implique adicin en valor y/o en tiempo. Contrato: Acuerdo celebrado con la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL en el cual se fijan tipos de contratos, objeto, alcances, valores, las cantidades, las pautas que rigen la naturaleza de los trabajos, los derechos y obligaciones de las partes y el plazo para su ejecucin. Cuenta de Cobro/Factura: Es el documento presentado por el contratista y aprobado por el Interventor para el pago, por parte de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL, de las labores ejecutadas por el contratista durante el perodo respectivo y su liquidacin, de acuerdo con la modalidad de pago acordada en el contrato; su soporte para el trmite respectivo ser las actas de recibo parcial de obra y/o con el acta de liquidacin. Disponibilidad presupuestal: Documento en el cual se hace constar que, dentro del presupuesto de gastos e inversin de la vigencia correspondiente, existe la partida presupuestal que permita afectarlo en la
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suma indicada con destino a la contratacin que se pretenda adelantar; establece el monto y define el rubro que afecta (Registro presupuestal). Documentos contractuales: Son todos aquellos documentos relacionados con el contrato generados antes y durante su ejecucin y que tienen implicaciones legales, jurdicas y de relacin contractual tales como: Trminos de referencia, especificaciones de obra, planos de construccin, memorias de estudios tcnicos, propuesta, normas y disposiciones legales vigentes, contrato, actas de obra, comits de obra, informes de interventora, modificaciones o adiciones contractuales, acta de entrega y recibo de obra, libro de obra, correspondencia. Modificaciones Contractuales: Son los documentos modificatorios del contrato los cuales son, prrrogas, aclaraciones, y otros. Otros: Es el documento mediante el cual se incluye alguna otra obligacin dejada de anotar en contrato inicial. Prrroga: Es el acuerdo que celebran las partes cuando la modificacin implique aumento del plazo contractual. Registro Presupuestal: Partida asignada en el presupuesto para cubrir los desembolsos que se causen durante la vigencia del contrato la cual est libre de compromisos y en cuanta suficiente para atender la obligacin originada en el mismo. Es la transformacin que sufre la disponibilidad presupuestal, una vez que se ha legalizado el Contrato producto de la licitacin, concurso o contratacin directa.
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3. FUNCIONES Y LABORES
3.1.
DE LA INTERVENTORIA:
La funcin ms importante del interventor es ser el representante del Contratante ante el Contratista de obra velando por las obligaciones contractuales y el buen desarrollo del contrato. 3.1.1. ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Dentro de las funciones generales Administrativas y Contables de la interventora estn: GENERALES: 1. Disponer y administrar los recursos de personal, equipo, implementos y dems servicios necesarios para el normal desarrollo de la Interventora. 2. Asegurar la correcta organizacin del equipo de la Interventora para el control de la ejecucin de la obra por parte del constructor y la realizacin de las calidades exigidas por las especificaciones generales y particulares del proyecto. Para el cumplimiento de esta labor especfica, el interventor deber contar con un sistema de control y aseguramiento de calidad que aplique los principios definidos en la norma genrica NTC-ISO-9000, cuyo manejo deber estar a cargo de personal calificado e idneo para tal labor. 3. Servir de conducto regular para las relaciones entre la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL y el Contratista de Obra y coordinar las relaciones de la interventora entre s y aquellas con el Supervisor de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL y de terceras personas o entidades. 4. Mantener debidamente organizado un archivo con toda la informacin tcnica utilizada y elaborada durante la ejecucin de los trabajos objeto de la Interventora. Este archivo ser cuidadosamente conservado y actualizado por el interventor, desde el inicio hasta la terminacin de los trabajos y/o cuando la
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SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL lo requiera, lo entregar a sta debidamente foliado, con el fin que obre en la carpeta del contrato. 5. Responder de manera exclusiva por el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones sociales que se generen por la realizacin del contrato de interventora. 6. Garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social del personal que el interventor emplee para la ejecucin de su contrato, revisar y exigir al Contratista de Obra del cumplimiento de sus obligaciones laborales y de seguridad social. 7. Exigir a los contratistas el empleo de personal tcnico capacitado y eficiente para el buen desarrollo de obra segn el contrato, as como solicitar su cambio cuando a su juicio sea negligente, incompetente, insubordinado o incurra en faltas ticas, morales y de relaciones humanas o cuando altere el normal desarrollo del contrato y perjudique los intereses de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL esta solicitud deber estar debidamente motivada. 8. Vigilar el cumplimiento del constructor en relacin con todos los compromisos contractuales adquiridos. 9. Controlar el cumplimiento del constructor en los aspectos de presupuesto y programacin tanto en el desarrollo como en el resultado del trabajo. El interventor deber revisar en detalle y avalar el presupuesto con que se definir la meta presupuestal y se controlar el proyecto. 10. Vigilar el correcto manejo administrativo del proyecto para ello deber supervigilar el avance de la obra para lograr que ella se desarrolle segn el contrato, el programa y el presupuesto de construccin previamente aprobados, y acordes con las normas que rigen la actividad. ETAPA PREVIA Y ESTUDIO INICIAL DEL PROYECTO: 1. Recibir los documentos del proyecto: planos, estudios, presupuesto, programacin especificaciones, contrato de construccin y sus anexos, pliegos de licitacin, proceso constructivo, programa de inversin del anticipo, plan de calidad, plan de manejo ambiental, plan de seguridad industrial, garantas del contrato.
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2. Presentar toda la documentacin necesaria para la ejecucin del contrato de interventora: pago impuesto de timbre, publicacin en la Gaceta Distrital, constitucin de las Garantas del contrato, plan de calidad de la interventora, suscripcin acta de iniciacin. 3. Definir y ajustar el flujo de documentos y manual comunicacin del proyecto. de procedimientos y
4. Definir y ajustar los mecanismos de coordinacin del proyecto. 5. Revisar cantidades totales de obra y hacer proyeccin del costo final de obra. 6. Revisar Anlisis de Precios Unitarios del constructor y precios bsicos con sus respectivas observaciones. 7. Revisar presupuesto de obra y hacer proyeccin del valor de obra a ejecutar. 8. Revisar flujo de inversin del proyecto. 9. Coordinar y liderar un Comit integrado por el Constructor seleccionado, el supervisor por parte de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL, el Arquitecto Diseador y el Interventor, y cuyo objeto ser: discutir, acordar y conciliar los aspectos presupuestales, el programa de obra, el plan de calidad y control del proyecto, el proceso constructivo, plan de manejo ambiental, plan de seguridad industrial, la meta presupuestal y la determinacin de entregas parciales, la unificacin de criterios en los aspectos administrativos y financieros de la obra. 10. Revisar, ajustar y conciliar con el contratista los procedimientos de seguridad e higiene de trabajo, de acceso a la obra, de control tcnico, de control administrativo y financiero. 11. Ajustar e implementar las formas tanto tcnicas como administrativas a llevar en el proyecto. 12. Revisar programa de tramitacin de servicios pblicos. 13. Realizar un inventario del estado inicial del correspondiente.
ELABOR: GUTIERREZ DIAZ Y CIA S. EN C. FECHA: Agosto 31 del 2000 FIRMA: CARGO: Consultor Externo VIGENTE DESDE 01/10/00 REVISO: Alexander Osorio FECHA: FIRMA: CARGO: Coordinador de Plantas Fsicas S.E.D.
lote
y emitir el informe
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14. Suscribir con el contratista las siguientes Actas: - Acta de visita e inspeccin preliminar y entrega del lote. - Acta de vecindades. - Acta de iniciacin. 15. Organizar un archivo con toda la informacin y documentos pertinentes al contrato. 16. Realizar y entregar un informe al supervisor de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL donde se describan las actividades realizadas en esta etapa, los resultados obtenidos y la proyeccin de cantidades, presupuesto y programacin de obra obtenida de la remisin de todos los documentos. 17. Verificar que existan las licencias y/o permisos necesarios y que se encuentren vigentes para la iniciacin y durante el desarrollo del contrato. 18. Revisar el cumplimiento con la propuesta del personal del Contratista de Obra. 19. Realizar visita directivo docente, contratista de obra, interventor, supervisor de obra y coordinador zonal al centro educativo con el fin conocer el alcance de la obra y trazar los planes de contingencia en el caso que sea procedente, de esta visita debe quedar constancia en el libro de obra.
EJECUCIN DE OBRA:
1. Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores establecidos. 2. Controlar la vigencia de las garantas y solicitar la ampliacin de la misma en caso necesario. 3. Velar para que se haga efectivo lo establecido en las clusulas del contrato. 4. Informar oportunamente los atrasos que puedan dar origen a la aplicacin de sanciones, segn lo establecido en el contrato. 5. Solicitar y realizar el seguimiento correspondiente a la suscripcin de las actas modificatorias requeridas en el contrato.
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6. Adelantar los trmites necesarios para la liquidacin final del contrato. 7. Verificar el cumplimiento por parte del contratista y la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL, de todas las obligaciones contradas en el contrato. 8. Solicitar y realizar el seguimiento correspondiente contratos adicionales y los otros. para la suscripcin de los
9. Tramitar las quejas, reclamos, tutelas, derechos de peticin y dems reclamaciones que sean enviadas a la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL en relacin con los proyectos que hagan parte del objeto de sus contratos, exigiendo que sean verificadas y corregidas siempre y cuando tengan relacin con el contrato. 10. Responder civil y penalmente por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de Interventora. 11. Liderar las reuniones semanales del comit de obra de coordinacin tcnica, administrativa y revisin de ejecucin de los trabajos de programacin, determinacin de compras y contratos si es del caso y efectuar el Acta correspondiente. Para estas reuniones semanales, el interventor deber entregar un informe donde se describa en forma breve las actividades desarrolladas durante la semana, los aspectos ms relevantes que afecten el contrato, seguridad industrial; as mismo en este informe entregar control de programacin, control de suministros, control de equipo, control de personal. Para estas reuniones deber presentar el rden del da mnimo y verificar la asistencia de los miembros del comit. 12. Recibir y revisar la informacin que presente el constructor. 13. Dentro de los diez (10) primeros das de cada mes el interventor debe emitir y presentar a la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL un informe de avance de los trabajos, el cual debe incluir los temas de actividades de obra, calidad, organizacin, programa control de presupuesto, seguridad industrial, control contractual tanto del contrato del constructor como de la Interventora, observaciones y recomendaciones, mayores cantidades y obras adicionales y proyeccin del presupuesto y programacin.
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14. Levantar un Acta especfica de avance en las fechas determinadas como cortes parciales. 15. Entregar a la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL por escrito durante el desarrollo de su contrato de Interventora, la solucin a las dificultades que eventualmente pudieran presentarse en el desarrollo del contrato de construccin. As mismo, informar oportunamente por escrito a la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL sobre cualquier irregularidad o incumplimiento que se encuentre durante el desarrollo del contrato, determinando el nivel de seriedad. 16. En los casos que aplique, deber dar visto bueno a todas las compras y contratos que se efecten en la obra de acuerdo con los procedimientos previamente establecidos. 17. Definir y ampliar el plan de procedimientos tcnicos de aseguramiento de la calidad, control y aprobacin de la obra ejecutada. 18. Aprobar o rechazar los precios unitarios que por adicionales, presente el constructor y que deben encontrarse aprobados antes de acometer la labor especfica. 19. Revisar y aprobar o rechazar los mayores costos por mayores cantidades de obra o por obras adicionales y complementarias. Tramitar la solicitud respectiva ante la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL y en caso de existir viabilidad presupuestal tramitar las modificaciones que sean del caso a los contratos. 20. Verificar la medicin de cantidades de obra realizadas por el constructor y aprobar o rechazar las actas de obra ejecutada. Dentro de este proceso deber revisar y aprobar o rechazar los documentos de soporte de los pagos que se han de realizar por ejecucin de las obras. 21. Comprobar si la obra ejecutada guarda la debida proporcin con los fondos aprobados por la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL. 22. Abrir y llevar la bitcora o libro de obra y llevar en ella, las novedades, rdenes e instrucciones impartidas durante la ejecucin de los trabajos al contratista y las observaciones recibidas de este. Informar al contratista que los detalles tcnicos adicionales al contrato inicial consignadas en la bitcora, antes de su ejecucin
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deben seguir un proceso de estudio y aprobacin tanto por la Interventora como por la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL. 23. Exigir al contratista el cumplimiento del personal aprobado. As mismo, vigilar y controlar el personal empleado por los constructores y dems contratistas para que ste sea idneo y suficiente para el normal desarrollo de los trabajos. 24. Atender, tramitar o resolver toda consulta correcta ejecucin del contrato. que haga el contratista para la
25. Estudiar los cambios que propongan en el proyecto y ordenar aquellos que sean absolutamente necesarios, previa aprobacin de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL, y colaborar para resolver problemas que puedan afectar las obras de construccin. 26. Anticipadamente y en forma peridica a la ejecucin de la obra el Interventor debe medir las condiciones y capacidades de los recursos financieros, humanos y del equipo que dispone el contratista e informar al supervisor cualquier afectacin de la obra que se presume sea por falta de estos recursos. 27. Controlar el avance del contrato con base en los programas de obra aprobados y recomendar los ajustes necesarios cada vez que sean requeridos y controlar el programa de ejecucin e inversin de la obra. 28. Velar porque las garantas del contratista y del Interventor se encuentren vigentes durante el desarrollo del contrato. 29. Ordenar la eventual suspensin de los trabajos cuando a su juicio tal interrupcin sea absolutamente necesaria para la correcta ejecucin de las obras. 30. Estudiar y analizar en coordinacin con el supervisor, las reclamaciones que presente el contratista y recomendar las correspondientes soluciones. 31. Verificar y controlar las existencias de almacn y exigir al constructor los inventarios, libros y materiales que permitan un adecuado control del mismo. 32. Controlar y vigilar la correcta utilizacin de los fondos suministrados al contratista como anticipo, verificando que se destinen exclusivamente a la realizacin de los trabajos de manera eficiente y econmica.
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33. Emitir en caso necesario, concepto sobre las solicitudes de prrroga o suspensiones en el trmino que presente el contratista. 34. Vigilar el cumplimiento de los pagos de prestaciones sociales, seguridad social, parafiscales y dems obligaciones contractuales y legales a cargo del constructor. 35. Trmite y seguimiento de la correspondencia y mantener actualizado el archivo de la obra. 36. Suscribir las siguientes Actas: Acta de Comit de obra y Comit coordinador. Acta de modificacin de cantidades de obra, complementarias y adicionales no previstas. Acta de revisin de precios con o sin ajuste automtico. Actas de Suspensin y reiniciacin. 37. Tener presencia permanente en la obra a travs de su Director Representante para cumplir con las labores de control antes referidas. o su
38. Las instrucciones y rdenes impartidas a los contratistas por la Interventora, debern darse por escrito, salvo las urgentes o inmediatas que podrn impartirse verbalmente pero posteriormente debern ratificarse por escrito.
RECIBO Y LIQUIDACIN DE LAS OBRAS: Comprende el recibo de la obra a nombre de la SECRETARIA DEL DISTRITO CAPITAL y la liquidacin de la misma. Esta labor una vez la obra est concluida fsicamente, y el interventor en constructor, levantarn un Acta donde conste la obra ejecutada, y espacio por espacio. DE EDUCACIN se llevar a cabo conjunto con el el recibo de sta,
El recibo fsico de la obra comprende hacer un inventario espacio por espacio de la obra y consignarlo en los formatos anexos para tal fin. Una vez recibido fsicamente el edificio y sus zonas exteriores, el interventor deber coordinar con el constructor la entrega de los manuales de funcionamiento, operacin y mantenimiento y planos rcord de la obra a la S.E.D.
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Para esta labor, el interventor como mnimo deber realizar las siguientes actividades: 1. Revisin y aprobacin de acta final de obra. 2. Revisar el acta de liquidacin. 3. Revisar plizas finales del contratista. 4. Suscribir con el constructor las siguientes actas: 4.1. Acta de Terminacin o Recibo final 4.2. Acta de Liquidacin del constructor 5. Presentar un informe final de Interventora donde se incluyan todos los aspectos tcnicos y administrativos durante todo el desarrollo del contrato. 6. Elaborar el acta de recibo y liquidacin final de la Interventora.
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3.1.2. LEGALES APLICACIN DE MULTAS Y SANCIONES PECUNIARIAS: Cuando durante la ejecucin de las obras, se presenta atraso en das respecto del programa de trabajo aprobado o incumplimiento por eventos u obligaciones estipuladas en el contrato. La informacin puede ser suministrada a la Subdireccin de Plantas Fsicas: a. Por parte del interventor, caso en el cual los atrasos o incumplimientos deben estar en los informes mensuales de interventora, o b. Por el Asesor Tcnico Local, caso en el cual se requiere la informacin al interventor y si es necesario s prctica visita a la obra con el fin de determinar la situacin de atraso o incumplimiento. La solicitud de trmite de imposicin de multas debe venir acompaada del informe de la interventora individual para cada contrato, el cual debe contener: - Requerimientos efectuados al contratista - Anlisis de las respuestas dadas por el contratista - Fundamentos del porqu debe multarse - Monto de las multas de conformidad con los porcentajes establecidos en el contrato, ya sea por das de atraso respecto del programa de trabajo o por eventos - Copia de los traslados de las observaciones al contratista - Copia de los descargos y justificaciones - Copia de los oficios enviados a la aseguradora No debe olvidarse que las multas son un mecanismo con que cuenta la administracin para lograr que el contratista se ponga al da en su programa de trabajo y se cumpla el objeto del contrato dentro de los trminos pactados; por ello deben aplicarse durante el plazo de ejecucin.
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DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO Cuando el da de vencimiento de plazo contractual, al diligenciar el acta de recibo final de las obras, se verifica que el contratista no ha ejecutado la totalidad de las obras contratadas. El interventor debe allegar a la Subdireccin de Plantas Fsicas: - Acta de recibo final por incumplimiento diligenciada por la interventora el da de vencimiento del plazo pactado, en la que adems de relacionar los tems, cantidades y precios segn formatos S.E.D. ejecutados, se establezca con claridad el porcentaje de ejecucin en la fecha de expiracin del plazo. - Proyecto de acta de liquidacin final. EFECTIVIDAD GARANTIA DE ESTABILIDAD DE OBRA Cuando con posterioridad al recibo final de las obras, se presentan daos en el establecimiento educativo, detectados por la coordinacin de proyecto, los directivos docentes o el Asesor Tcnico de la localidad. PROCEDIMIENTO Por parte del Asesor Tcnico de la localidad respectivo se debe adelantar inspeccin al sitio de la obra de la cual debe resultar el informe sobre los daos que deben ser imputables al contratista por haber sido ejecutados en desarrollo del contrato respectivo y corresponder a obras contenidas en el Acta de Recibo Final. El informe elaborado por el Asesor Tcnico Local debe comprender: - Items que comprenden las reparaciones o reconstrucciones que el contratista debe efectuar para subsanar las fallas presentadas. - Evaluacin de los mismos en cuanto a cantidades aproximadas y valor actualizado de las obras a realizar, teniendo en cuenta que debe existir total correspondencia entre lo exigido al constructor y motivo de la efectividad de la garanta, con lo efectivamente realizado por ste en desarrollo del correspondiente contrato. En caso de no requerirse concepto externo sobre los daos presentados, la subdireccin adelantar el trmite necesario para su contratacin.
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Con base en el informe, se efecta requerimiento a contratista e interventor con el fin de realizar visita conjuntamente con el Asesor Tcnico Local o el Coordinador de la zona respectiva, al establecimiento educativo. En la visita se pueden presentar los siguientes eventos: a) El contratista se compromete a efectuar las reparaciones respectivas: Se levanta acta de compromiso en la cual se fijan trminos tanto para iniciar como para ejecutar las reparaciones; la ejecucin de los trabajos ser supervisada por el Asesor Tcnico Local y se diligenciarn acta de iniciacin y acta de recibo a satisfaccin. b) No hay acuerdo entre contratista y entidad sobre la responsabilidad en los daos: Se levanta acta en la cual conste el desacuerdo y los argumentos tanto de contratista como de interventor o S.E.D. c) El contratista no cumple con el acta de compromiso: Se remite la documentacin a la Subdireccin. Dados los eventos b) o c), la Subdireccin de Plantas Fsicas remitir a la Oficina Asesora Jurdica, la solicitud de efectividad de la garanta de estabilidad de obra, acompaada de la siguiente documentacin: a. Copia de los requerimientos u oficios enviados al contratista, si los hubiere y de las respuestas o explicaciones dadas por ste a los mismos. b. Informe tcnico que deber contener la relacin de Items que comprende las reparaciones o reconstrucciones que el contratista debe efectuar para subsanar las fallas presentadas y la evaluacin de los mismos en cuanto a cantidades aproximadas y valor actualizado de las obras a realizar, teniendo en cuenta que debe existir total correspondencia entre lo exigido al constructor y motivo de la efectividad de la garanta, con lo efectivamente realizado por ste en desarrollo del correspondiente contrato. c. Copia del acta de inspeccin al sitio de las obras y del acta de compromiso. d. Copia de los estudios tcnicos, si fuere necesario. e. En caso de que no hubiese sido posible ubicar al contratista, copia de los oficios que le fueron enviados por correo certificado con la constancia de no entrega, ya sea porque la direccin no corresponde, no existe o ya no habita en la ltima direccin reportada.
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3.1.3. TCNICO AMBIENTALES GENERALES: Dentro de las funciones tcnicas generales de la Interventora se encuentra el control y seguimiento a todos los procesos correspondientes a la ejecucin del contrato, y cubre el trmino de tiempo y calidad de realizacin de la misma, segn diseos, especificaciones y mtodos establecidos. Velar por el correcto desarrollo de los planos y el cumplimiento de las normas de calidad y seguridad adecuadas a la obra. Para ello el interventor deber vigilar en forma adecuada la ejecucin de la construccin y dems contratos para el total desarrollo de la obra, a fin que se cumpla lo dispuesto en planos, memorias, clculos y dems especificaciones tcnicas, que la obra se localice correctamente y que las dimensiones correspondan con exactitud a las previstas. Dentro de las funciones ambientales se encuentra el monitoreo y seguimiento al contrato, orientado hacia la proteccin por conservacin y mejoramiento del entorno humano y ecolgico tanto de las reas objeto del proyecto como en las adyacentes al mismo, de acuerdo con planes de manejo ambiental y normatividad aplicable. ETAPA PREVIA - ESTUDIO INICIAL DEL PROYECTO: 1. Exigir al contratista un esquema de campamento de obra, con el tipo de materiales a utilizar que garanticen la estabilidad y calidad mnima del mismo. 2. Estudiar y revisar todos los documentos tcnicos del proyecto tales como: pliegos, planos y especificaciones definidas de construccin. Emitir conceptos y sugerencias de modificaciones, si fuere del caso, sobre los proyectos arquitectnico, estructural y de instalaciones, as como de presupuesto de obra y dems estudios realizados, y aceptacin antes de comenzar la obra. 3. Estudiar y revisar programa de ejecucin de obra. 4. Estudiar y aprobar o rechazar el plan de manejo ambiental.
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5. Revisar y aprobar o rechazar la localizacin de las instalaciones provisionales necesarias para el desarrollo del contrato. 6. Verificar y aprobar la localizacin de las obras de acuerdo con el levantamiento topogrfico (replanteo) ejecutado por el contratista. 7. Conocer y estudiar los estndares bsicos para el planeamiento, diseo y especificaciones de las construcciones escolares (Ver anexo 3). Revisar el proyecto y compararlos contra los estndares bsicos.
DURANTE LA EJECUCIN DE LA OBRA: 1. Verificar y controlar permanentemente el cumplimiento de las normas de calidad y especificaciones tcnicas establecidas por la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL, el contrato y dems documentos contractuales. La Interventora exigir al contratista la correccin de las obras que no cumplan con lo requerido, reservndole a la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL el derecho de aceptacin. Los costos que se generen por el recibo de las obras que no cumplan con los requerimientos sern responsabilidad del interventor. 2. Definir y aplicar el plan de procedimientos tcnicos de aseguramiento de la calidad, control y aprobacin de la obra ejecutada. 3. Controlar el plan de manejo ambiental y de seguridad industrial que proponga y aplique el constructor. Dentro de este proceso deber verificar el tratamiento al espacio pblico tanto interno como externo afectado por la obra y controlar el cumplimiento de la normatividad vigente. 4. Realizar las mediciones de cantidades de obra ejecutada o la contabilizacin de los bienes, servicios, suministros o lo solicitado en el objeto del contrato. Estas mediciones se harn conjuntamente con el contratista. 5. Autorizar o acordar las modificaciones tcnicas no sustanciales que sean convenientes, dando trmite ante el supervisor. 6. Estudiar los cambios que se propongan en el proyecto y ordenar aquellos que sean absolutamente necesarios, previa aprobacin del supervisor, y
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colaborar para resolver problemas que pueden afectar las obras en construccin. Dentro de este proceso previo estudio y anlisis por parte del interventor y deber someter a aprobacin por parte de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL los cambios tcnicos y de diseo sustanciales necesarios para la ejecucin del objeto del contrato. 7. Elaborar las especificaciones tcnicas de las obras adicionales que pudieran presentarse previa aprobacin de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL antes de su ejecucin, si el interventor llegase a autorizar al contratista la ejecucin de obras adicionales sin la aprobacin de la S.E.D. y el estudio de afectacin presupuestal, su costo ser a cuenta y riesgo del interventor. 8. Controlar el avance del contrato con base en el cronograma de ejecucin, y revisar y conceptuar a la fecha del acta de iniciacin el cronograma de ejecucin de obras de la propuesta tcnica del contratista debidamente actualizado y ajustado a las fechas reales de ejecucin del contrato de obra. As mismo, controlar el avance y proponer las acciones, y los ajustes peridicos que sean necesarios durante el desarrollo del contrato. 9. Elaborar y presentar peridicamente los informes de avance y estado del contrato y los que sean requeridos en cualquier momento por la S.E.D. a travs del supervisor. 10. Inspeccionar, vigilar y controlar en forma oportuna los diferentes materiales y sistemas de construccin, a fin de que se empleen los acordados en las etapas de decisin y se cumplan las condiciones de calidad, seguridad y economa adecuadas, segn la Ley 400 de 1997, Decretos que la reglamentan y normas tcnicas de la ingeniera y la arquitectura, as como las que establecen los respectivos contratos. 11. Ordenar al constructor los ensayos de laboratorio necesarios para el control de calidad de los mismos. Conceptuar sobre dichos resultados e informar a la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL de los mismos. 12. Atender y resolver consultas sobre la correcta interpretacin de los planos, las especificaciones y sobre los errores u omisiones que estos puedan contener.
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13. Vigilar y controlar el equipo empleado en la construccin en cuanto a tipo, capacidad y cantidad, para que la construccin se realice de acuerdo a los programas. 14. Vigilar y controlar la calidad y cantidad de la mano de obra utilizada por el constructor, para que la construccin se realice de acuerdo a los programas. 15. Aprobar o rechazar los equipos, materiales, elementos y sus procesos de fabricacin, previo exmen de las especificaciones tcnicas, protocolos de prueba, anlisis o resultado de los ensayos que fueren del caso. 16. Revisar y controlar, de acuerdo con las normas tcnicas acordadas y de las empresas de servicios pblicos las instalaciones sanitarias hidrulicas, elctricas y telefnicas. As mismo, coordinar con el contratista la programacin y las maniobras necesarias de cortes de servicios, cuando se requieran. 17. Controlar y aceptar las obras de acabados interiores y exteriores. 18. Ordenar la reparacin de las obras defectuosas hasta que cumplan con las especificaciones contractuales. Controlar la correccin y precisin de los trabajos. 19. Organizar, realizar y verificar personalmente las mediciones de cada uno de los tems ejecutados por el contratista. 20. Inspeccionar permanentemente las obras. 21. Consignar diariamente en el libro de obra, el registro de todas las ocurrencias que pudieran afectar el normal desarrollo de los trabajos la calidad de las obras o el cumplimiento del contrato. 22. Coordinar constantemente con el constructor el registro para la elaboracin de los planos rcord de obra. 23. Verificar que la ejecucin de las obras cumpla con los estndares bsicos de construcciones escolares (Anexo 3), y que los cambios y modificaciones que surjan durante el desarrollo de las obras cumplan con dichos estndares.
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RECIBO Y LIQUIDACIN DE LA OBRA:
1. Recibir a satisfaccin en nombre de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL todas las obras realizadas por el constructor. Esta labor se llevar a cabo una vez la obra quede concluida fsicamente, y el interventor, conjuntamente con el constructor levantar un acta donde conste la obra ejecutada, y el recibo de sta espacio por espacio (inventario fsico detallado). 2. Revisin y recibo de planos rcord de obra, manuales de funcionamiento y mantenimiento de las obras y los equipos instalados. Una vez revisados har entrega a la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL con el Acta de Liquidacin del constructor. 3. Hacer entrega de la obra, con toda la documentacin requerida a la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL. 4. Durante el primer ao de funcionamiento el interventor deber controlar que las reparaciones locativas que sean necesarias, se realicen de acuerdo con los diseos y especificaciones originales del proyecto.
ANEXOS TECNICOS Una vez suscrita el Acta de Recibo Final de Obra y de Entrega Fsica de Obra, el constructor deber hacer entrega de los anexos relacionados a continuacin: a) Anexo Tcnico No. 1.- PLANOS RECORD (Para obras de construccin o ampliacin).- Los planos rcord debern ser entregados en medio magntico e impreso, debidamente aprobados y firmados por el interventor. Dichos planos comprendern: arquitectnicos de plantas por pisos, cortes, fachadas y cubiertas; hidrulicos y sanitarios por pisos y esquema vrtical; elctricos por pisos y diagrama unifilar; telefnicos y de voz y datos; planos de detalles y diseos adicionales presentados durante el proceso constructivo.
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b) Anexo Tcnico No. 2.MANUAL C.E.D..- Manual de funcionamiento y mantenimiento general de las obras ejecutadas de acuerdo con las especificaciones generales utilizadas. c) Anexo Tcnico No. 3.- DIRECTORIO DE LA OBRA.- Directorio que seale direcciones y telfonos de los subcontratistas y proveedores que participaron en el proyecto de construccin del C.E.D. previa revisin de la interventora. d) Anexo Tcnico No. 4.- INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS INSTALADOS EN EL C.E.D..- 1) Inventario de mquinas y equipos, repuestos y elementos que deben usarse para realizar la labor de mantenimiento, en forma tcnica y econmica, especificando los lugares de abastecimiento de los materiales y la forma como deben ejecutarse los trabajos. 2) Catlogo de mquinas y equipos, donde se describan claramente todas sus caractersticas y su mantenimiento. 3) Manual de funcionamiento de cada uno de los equipos inventariados. 4) Manuales de especificaciones de mantenimiento de cada uno de los equipos inventariados, indicando periodicidad y condiciones de este. 5) Plizas y/o garantas de cada uno de los equipos inventariados. PARAGRAFO .- En caso de que los equipos y/o maquinaria sean importados EL CONSTRUCTOR deber entregar los documentos de nacionalizacin y pago de impuestos respectivos. e) Anexo Tcnico No. 5.- SERVICIOS PUBLICOS.- EL CONSTRUCTOR deber entregar las certificaciones o documentos soporte de la instalacin de los servicios pblicos definitivos; as mismo, deber soportar la cancelacin y retiro de todas las obras y servicios provisionales utilizados en el transcurso de ejecucin de la obra de construccin del C.E.D. y el paz y salvo por la utilizacin de las mismas. f) Anexo Tcnico No. 6.- Original de la bitcora de obra. g) Anexo Tcnico No. 7 CONTROL DE ASENTAMIENTO DEL C.E.D. (Cuando la obra contemple ejecucin de estructuras).- EL CONTRUCTOR deber hacer entrega del control de asentamiento realizados durante la obra y un control de asentamiento a la terminacin de la obra con visto bueno de la interventora. h) Anexo Tcnico No. 8.- SISTEMA DE INVENTARIO DE PLANTAS FISICAS.- EL CONSTRUCTOR entregar en medio magntico en formato ACAD suministrado por la S.E.D. y en originales impresos, una vez suscrito el contrato, el inventario de la planta fsica debidamente actualizado segn las obras ejecutadas en desarrollo del contrato, el cual comprender: Planos topogrficos y de localizacin; Planos arquitectnicos ( Plantas construdas, de cubierta, cortes longitudinales y transversales y fachadas existentes); y fotografas a color de la obra ejecutada.
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PARAGRAFO.- Los documentos relacionados en los literales anteriores debern ser entregados por EL CONSTRUCTOR en los formatos y7o modelos y medio magntico que para tal efecto entregue la Secretara de Educacin por intermedio del Interventor, una vez suscrito el contrato, debidamente revisados y avalados por ste. Igualmente deber diligenciar y entregar, formato de actualizacin de inventarios suministrado por la S.E.D. Se incluyen como documentos del contrato de construccin los siguientes documentos: A) Especificaciones Generales de Construccin (En caso de que no existan especificaciones particulares de las obras). B) Estndares bsicos para el planeamiento de Construcciones Escolares. C) Instructivo sobre trmites. Se incluyen como documentos del contrato de consultora, los siguientes: A) Especificaciones Generales de Construccin (En caso de que no existan especificaciones particulares de la obras). B) Estndares bsicos para el planeamiento de construcciones escolares. C) Manual de Interventores y Constructores, de obligatoria consulta y aplicacin.
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3.2.
FUNCIONES DEL SUPERVISOR
Tendr dentro de sus principales funciones, las siguientes: 1. Disear el Plan del Sistema de Control General y Auditora de proyecto que acte permanentemente sobre el o los proyectos de Construccin con metas planeadas de entregas parciales y totales, en los plazos determinados segn los presupuestos oficiales estimados. f. Supervisar el desarrollo del Proyecto de manera integral aplicando el Plan de g. Control General y Auditora de Proyecto o a travs de la informacin suministrada por la Interventora. 3. Supervisar y exigir el cumplimiento del Contrato de Interventora en cuanto a los compromisos adquiridos en el propio Contrato, los Trminos de Referencia de Interventora y la propuesta del propio interventor. 4. Supervisar y exigir el cumplimiento del Manual de Procedimientos de Interventora a cada una de las interventoras que participan en Obras con supervisor o Auditor. 5. Aprobar el Plan de Calidad de la Interventora. 6. Disear y Coordinar el Comit de Empalme haciendo entrega a la Interventora de los siguientes documentos, los cuales deben ser devueltos al Auditor o supervisor una vez obtengan sus respectivas copias: Pliego de condiciones de la licitacin de construccin. Originales de los planos de construccin para copia de la Interventora y el Constructor. Originales de los documentos tcnicos del proyecto. Copia del contrato y de la propuesta de Construccin. Copia de la disponibilidad y registro presupuestal. Copia de la certificacin de aprobacin de plizas. Copia de la licencia de construccin. 7. Atender todas las consultas que sobre los contratos de Interventora o Construccin haga la propia Interventora.
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8. Estudiar y recomendar a la SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO CAPITAL los cambios sustanciales que se consideren convenientes o necesarios para el logro de los objetivos del proyecto. 9. Controlar los informes ejecutados dentro del contrato de Interventora. 10. Verificar la disponibilidad de recursos tcnicos y humanos por parte del interventor segn su propuesta al momento de iniciacin y durante la ejecucin del contrato respectivo. 11. Exigir al interventor el empleo de personal tcnico capacitado y el retiro de aquel que a su juicio sea descuidado, insubordinado o cuyo trabajo sea perjudicial para los intereses de la SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO CAPITAL o del proyecto. 12. Solicitar al interventor efectuar los correctivos pertinentes cuando considere que ste no est cumpliendo cabalmente las funciones de Interventora. Si no efecta los correctivos, solicitar la aplicacin de multas o an la caducidad si el incumplimiento es grave. 14. Tramitar ante la SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO CAPITAL las adiciones presupuestales y en plazo que sean necesarias para terminar las obras. 15. Asistir a las reuniones de interventora y representar a la SECRETARFIA DE EDUCACION DEL DISTRITO CAPITAL en los comits de obra con voz y voto, actuando como interlocutor entre los participantes tcnicos. 16. Revisar y aprobar los informes mensuales presentados por el Interventor sobre el avance fsico, administrativo y financiero del contrato de obra, revisar que los informes estn en un todo de acuerdo con el Manual de Procedimientos de Interventora. 17. Presentar los informes de avance del Proyecto de acuerdo con el Plan de Control Integral del Proyecto. 18. Colaborar al Interventor e indicarle los procedimientos establecidos por la SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO CAPITAL cuando sea necesario. 19. Dar trmite dentro de la SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO CAPITAL a los asuntos sometidos a su consideracin.
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20. Representar a la SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO CAPITAL en las funciones que esta entidad le delegue. 21. Ser el enlace entre la Interventora y la SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO CAPITAL, para evitar disfunciones en los temas financiero, legal, administrativo y de decisiones tcnicas. 22. Realizar las recomendaciones de hacer o dejar de hacer que dar la SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO CAPITAL, quin finalmente tomar las decisiones. 23. Recoger, complementar y continuar el trabajo efectuado de estudios previos y licitaciones, creando un panorama global y un ente responsable y tcnicamente preparado para hacer de interlocutor conocedor de la construccin para la interventora. 24. Formalizar los documentos finales del presupuesto y programacin contractuales, visados por la interventora. 25. Disear el procedimiento para la correspondencia y archivo de todos los documentos del proyecto que tengan que ver con el Supervisor. 26. Definir y aprobar la carta de organizacin y organigrama bajo el cual va a funcionar el Supervisor, conformacin de sus distintos rganos de direccin. 27. Fijar las normas y atribuciones de cada profesional u organizacin que interviene en el proyecto. 28. Aprobar el acta de inicio de obra, una vez se verifique el pago del anticipo al constructor y al interventor. 29. Dirigir la labor de los Supervisores de Campo en sus labores especficas y directrices de accin a travs del coordinador tcnico. 30. Dirigir la ejecucin de las Auditoras de Obra. 31. Recibir en conjunto con el interventor las obras terminadas, los documentos anexos y la liquidacin de la obra. 32. Disear un sistema de control para la obtencin de los Servicios Pblicos incluidos los procesos previos a la iniciacin de las obras.
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33. Revisin de los modelos de los contratos y en general todos los modelos de los documentos necesarios para el desarrollo del proyecto si la S.E.D. lo solicita. 34. Entregar toda la documentacin, correspondencia y archivo del supervisor a la Subdireccin de Plantas Fsicas de la S.E.D. una vez se liquide el contrato de supervisin o auditora. 35. Proyectar las respuestas a los requerimientos efectuados por las partes que intervienen en el proyecto si as la S.E.D. lo requiere.
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4. MATRIZ DE ACTIVIDADES Y PROCESOS DE LA INTERVENTORIA El cuadro que se muestra a continuacin, contiene las actividades de gestin ms representativas que debe realizar la interventora de acuerdo a las funciones descritas en el numeral 3.1. del presente manual. Dentro de este cuadro, se relacionan las actividades, la accin a tomar y los procedimientos y formatos que se deben aplicar para los reportes mnimos exigidos por la SECRETARIA DE EDUCACION DISTRITAL al interventor. Dentro de esta matrz, se utilizan algunas siglas como son:
I.P. E.P. M.P. I.M. T.O. T.I.
: : : : : :
Inicio del proyecto. Ejecucin del proyecto. Modificaciones al proyecto Informe mensual Terminacin de obra Terminacin de Interventora
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CD. I. I-I
ACTIVIDAD
ACCION
PROCEDIMIENTO
PRODUCTOS Y REPORTES
FREC. DE CONTROL
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES ESTUDIO INICIAL DEL PROYECTO Y ETAPA PREVIA

RECEPCION DE DOCUMENTOS Recibir todos los documentos tanto tcnicos como administrativos del proyecto. Revisar que la documentacin recibida est completa y sea suficiente para ejercer las labores de interventora. Suscribir y legalizar contrato de interventora. Suscribir acta de iniciacin de interventora. Ajustar flujo de procedimientos y criterios. Liderar reuniones con la SECRETARIA DE EDUCACION y los contratistas para discutir, acordar y conciliar procedimientos y criterios en los aspectos tcnicos, administrativos, de presupuesto, de programacin, plan de calidad y control del proyecto. Revisar las cantidades de obra a ejecutar teniendo en cuenta: Planos del proyecto. Cantidades de licitacin. Especificaciones de obra y de licitacin. PA02 Recepcin de documentos FA01 FA02 FA03 Recepcin documentos contractuales Recepcin de planos Recepcin documentos tcnicos I.P M.P.
INICIACION DE INTERVENTORIA
PA01
Iniciacin interventora
AO01
Acta de inicio interventora
I.I
AJUSTE DE PROCEDIMIENTOS Y CRITERIOS
PA03
Ajuste de procedimientos
MP-P PC-C PC-I AR-P
Manual de procedimientos del proyecto. Plan de calidad del constructor. Plan de calidad de la interventora. Actas de reunin
I.P E.P. MENSUAL
REVISION OBRA
DE
CANTIDADES
DE
PA04 PTXX
Revisin cantidades de obra Revisin planos especificaciones
FA04 FA05 I-RP AO07 AO08
Memoria medicin cantidades de obra I.P. Formulario revisin cantidades de obra. Informe de revisin preliminar. Acta de mayores y menores cantidades de obra. Acta de obras adicionales y complementarias
VIGENTE DESDE 01/10/00

ELABOR: GUTIERREZ DIAZ Y CIA S. EN C. FECHA: Agosto 31 del 2000 FIRMA: CARGO: Consultor externo REVISO: Alexander Osorio FECHA: FIRMA: CARGO: Coordinador S.E.D. APROBO: Carlos Alberto Benavides S. FECHA: FIRMA: CARGO: Subdirector (E) Plantas Fsicas S.E.D.
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CD. I.
REVISION DE PRESUPUESTO
ACCION
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PROCEDIMIENTO PRODUCTOS Y REPORTES FREC. DE CONTROL
ACTIVIDAD
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES (Continuacin)

Revisar el presupuesto de obra teniendo en cuenta: Revisin cantidades de obra. Obras no previstas. Revisin aritmtica de los anlisis de precios unitarios (A.P.U.). Revisin de los A.P.U. contra especificaciones reales de obra y contra oferta del constructor. Revisin aritmtica general. Revisar el flujo de inversin del proyecto. Liderar reuniones con el contratista y la SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO para conciliar y ajustar el flujo de acuerdo a la programacin del proyecto. Revisar el contrato de construccin. Revisar plizas del contratista. Revisar documentos para apertura cuenta de anticipo. Revisar forma de pago del contrato de construccin. Revisar frmula de reajustes estipulada en el contrato. Revisar requisitos contractuales del contratista y personal ofrecido. PA-05 PTXX Revisin presupuesto de obra. Revisin planos especificaciones FA06 I-RP AO09 Actualizacin de presupuesto Informe de revisin preliminar Acta actualizacin de presupuesto. I.P.
REVISION FLUJO DE INVERSION
PA06 TEXX
Revisin flujo de inversin Revisin programacin de obra
FA07 I-RP
Flujo de inversin Informe de revisin preliminar
I.P.
REVISION DOCUMENTOS CONTRACTUALES
PA07 PA08
Revisin contrato construccin. Revisin plizas.
de
FA08 I-RP
Control plizas Informe de revisin preliminar
I.P. E.P.

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CD. I.
SUSCRIPCION ACTA INICIACION DE OBRA
ACCION
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ACTIVIDAD

DE Realizar conjuntamente con el contratista visita preliminar al sitio de las obras. Realizar inventario del estado inicial del inmueble o lote, anotando todos los aspectos relevantes que se consideren. Realizar acta de vecindades. Entregar el lote y zonas de trabajo al contratista y suscribir el acta correspondiente. Suscribir el acta de iniciacin de obra. PA09 PA10 Acta de vecindades Acta de entrega lote e inicio de obra AO10 AO11 AO02 FAXX Acta de inspeccin preliminar y I.P. entrega lote. Acta de vecindades. Acta de iniciacin de obra constructor. Inventario estado inicial del inmueble.

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CD. I. I-2
ACTIVIDAD
ACCION
PROCEDIMIENTO
FREC. DE CONTROL
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA

SEGUIMIENTO DEL CONTRATO Y CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES Revisar que se estn cumpliendo las obligaciones contradas con el contrato tanto de construccin como de interventora. Revisar que el contrato permanezca vigente durante su ejecucin. Revisar que las vigencias de las garantas del contrato estn de acuerdo al mismo y que estas no estn vencidas durante su ejecucin. Revisar, aprobar o rechazar solicitudes de adiciones en tiempo y/o valor o modificaciones al contrato y suscribir las actas correspondientes. Hacer seguimiento a los dineros entregados por la SED como anticipo al contratista. Garantizar que los dineros entregados a la interventora como anticipo sean utilizados para la ejecucin de los trabajos contratados. Verificar que los dineros del anticipo entregados al contratista sean invertidos en el proyecto. Detectar y valorizar las mayores cantidades de obra y obras adicionales al contrato principal. Estudiar y trmitar la viabilidad presupuestal. PA08 PA09 PA10 PA11 PA12 Revisin y control plizas Solicitud ampliacn de plazo Solicitud ampliacin en valor Suspensin de obra Reiniciacin de obra FA08 AO03 AO04 AO05 AO06 AO07 AO08 AO11 I-MI Formato control plizas MENSUAL Acta suspensin interventors E.P. Acta suspensin constructor Acta reiniciacin interventora Acta reiniciacin constructor Acta de mayores y menores cantidades Acta de obras adicionales y complementarias. Acta de reajustes Informe mensual de interventora
CONTROL DE ANTICIPO
PA-13
Control anticipo
FA09 I-MI
Formato control anticipo Informe mensual de interventora
MENSUAL
ACTAS DE MODIFICACIONES DE CANTIDAD DE OBRA Y PRECIOS NO PREVISTOS
PA14 TEXX
Mayores cantidades de obra y precios no previstos. Cambios en planos y especificaciones
FA06 I-EP AO07 AO08
Actualizacin de presupuesto Informe estudio presupuestal Acta de mayores y menores cantidades de obra Acta obras adicionales y complem.
I.P. E.P.

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CD. I. ACTIVIDAD
ACCION
VERSIN 2

REVISION Y APROBACION ACTAS DE OBRA EJECUTADA Medir y verificar las cantidades de obra ejecutada. Revisar y aprobar las actas de obra ejecutada y sus documentos de soporte. Suscribir las actas de recibo parcial de obra para pago. Realizar el acta de pago y recibo parcial de la interventora y presentarlo al supervisor del contrato. Actualizar el control de costos del proyecto. Dirigir los comits de obra y elaborar las actas correspondientes. Presentar informe resumido al comit de obra sobre los aspectos ms relevantes del contrato. Realizar control de costos del proyecto. Realizar una revisin al almacn de la obra y controlar que los suministros estn acorde con el avance de la obra. Controlar el equipo del constructor, verificando disponibilidad, calidad, cantidad y duracin. Realizar un control al personal del constructor, verificando cantidad, cargos y en especial el cumpliento de las leyes laborales Colombianas tales como: afiliacin a seguridad social, pagos de aportes de salud y pensin, riesgos profesionales, etc. Controlar la seguridad industrial de la obra y emitir conceptos y observaciones permanentes. TEXX PA15 Mediciones y revisiones cantidades de obra. Actas de obra ejecutada FA11 FA12 FA13 Acta parcial de pago constructor Acta medicin de obra para pago Acta parcial de pago interventor MENSUAL F.P.
COMITES DE OBRA
VER Numeral manual
6.1.
de
este
I-CO AO12
Informe comit de obra Actas de comit de obra
SEMANAL
PA16
Control de costos del proyecto
FA14 Control de costos y actas
CONTROLES VARIOS
MENSUAL SEMANAL
FA15 Control de equipo PA17 Control de personal FA16 Control de personal
DIARIO
DIARIO
FA17 Control seguridad industrial
DIARIO

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CD. I. ACTIVIDAD
ACCION
VERSIN 2
SEMANAL MENSUAL

CONTROL DE AVANCE DE OBRA Y PROGRAMACION Controlar el avance de las obras con PA18 respecto a la programacin aprobada. Presentar informes de programacin en los comits de obra y en los informes mensuales de interventora Emitir conceptos sobre el avance de las obras y la proyeccin de la misma. Presentar mensualmente un informe en el que se describan los aspectos ms relevantes tanto en el rea tcnica como en el rea administrativa. Presentar el informe de una manera evaluativa emitiendo los conceptos y las recomendaciones que sean del caso. Llevar un control estricto de los documentos generados durante el desarrollo de los trabajos. Mantener ordenado y a disposicin y consulta de la SED cuando se requiera el archivo de la obra. Llevar una base de datos sistematizada de toda la correspondencia generada y recibida por la interventora. Control avance de obra FA18 FA19 Reporte consolidado de programacin Reporte grfico de programacin
INFORMES MENSUALES INTERVENTORIA
DE
VER CAPITULO 5 PRESENTE MANUAL
DEL
IM-I
Informe mensual de interventora
MENSUAL
CONTROL DE DOCUMENTOS
VER NUEMRAL 6.3. PRESENTE MANUAL
DEL
FA20
Control de correspondencia
documentos
y DIARIO I.M.

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VERSIN 2
CD. I. I-3
ACTIVIDAD
ACCION
PROCEDIMIENTO
FREC. DE CONTROL
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES (Continuacin) ENTREGA Y LIQUIDACION DE LA OBRA

LIQUIDACION CONTRATO CONSTRUCCION DE Liquidar el contrato de construccin PA19 teniendo en cuenta el contrato y las indicaciones que de el supervisor de la SED. Revisar y aprobar el acta final de obra presentada por el contratista. Recibir al contratista aquellos elementos devolutivos que sean de propiedad de la SED y suscribir el acta correspondiente. Revisar y aprobar las plizas y garantas del contratista. Suscribir el acta de liquidacin final del contratista. Presentar a la SED un informe final, en el cual se resuma todo lo sucedido durante el desarrollo del contrato y se haga un balance final de la obra. Suscribir y trmitar el acta final de PA20 pago de interventora. Suscribir el acta de recibo final de interventora. Suscribir las plizas y garantas exigidas en el contrato. Suscribir y tramitar el acta de liquidacin final de interventora. Liquidacin construccin contrato de FA11 FA12 FA08 AO14 AO15 AO16 Acta parcial de pago constructor Acta medicin de obra para pago Control de plizas Acta de recibo final de obra Acta de recibo elementos devolutivos. Acta de liquidacin contrato construccin. T.O.
INFORME FINAL INTERVENTORIA DE
VER NUMERAL 5.4. PRESENTE MANUAL
DEL
I-FI
Informe final de intervntora
T.O.
LIQUIDACION CONTRATO INTERVENTORIA
DE
Liquidacin interventora
contrato
de
FA13 AO17 AO18
Acta parcial de pago interventor Acta de recibo final interventora Acta de liquidacin contrato interventora
T.I.

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VERSIN 2
CD. II. II-I
ACTIVIDAD
ACCION
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES LEGALES
FREC. DE CONTROL
DURANTE LA EJECUCION DEL PROYECTO

APLICACION SANCIONES DE MULTAS Y Revisar Los programas de trabajo aprobados Revisar las obligaciones contractuales Verificar la ejecucin total de las obras Informar a la Subdireccin de Plantas Fsicas el incumplimiento El incumplimiento debe ser reportado en el informe mensual de interventora. Debe hacerse requerimiento al contratista Justificacin administrativa y/o tcnica vlida y cuantificada de la motivacin del incumplimiento
II-2
ENTREGA Y LIQUIDACION DE OBRAS

REVISAR LO EJECUTADO CON LO CONTRATADO Verificar y constatar que las obras inicialmente contratadas se ejecutaron en su totalidad Verificar y constatar que las obras adicionales aprobadas se hayan ejecutado. Verificar y comprobar que el proyecto inicial contratado se ejecuto en su totalidad. Cuando no se ha ejecutado el total de las obras se debe diligenciar en el acta de recibo final con claridad el porcentaje de ejecucin el faltante por ejecutar. Acta de recibo final Acta de liquidacin final
II-3
CONTROL POSTERIOR ESTABILIDAD DE LAS OBRAS

REVISION Y COMPROBACION DE DAOS REPORTADOS Verificar y constatar los daos reportados Verificar que el contratista efecte las reparaciones del caso. Supervisar y controlar que se realicen las obras dentro de lo pactado Efectuar visita el Asesor Tcnico Local Evaluacin y asignacin de responsabilidades de los daos presentados Presentar Informe tcnico. Cartas notificando al contratista. Presentar descargos o acta de compromiso segn el caso. Copia de estudios tcnicos si fuere el caso.

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VERSIN 2
CD. III. III-I
ACTIVIDAD
ACCION
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES TECNICAS
FREC. DE CONTROL
ESTUDIO INICIAL DEL PROYECTO Y ETAPA PREVIA

REVISION DE PLANOS ESPECIFICACIONES Y Revisar las especificaciones del P proyecto y sugerir las aclaraciones que Libre se puedan necesitar en caso de existir incongruencias entre estas, los planos y el contrato. Revisar planos arquitectnicos y tcnicos. Revisar cotas, coherencia entre los proyectos y claridad de los detalles que se necesiten para la ejecucin del proyecto. Detectar posibles diseos o detalles que no estn completos. Presentar los resultados de la revisin en el informe de revisin preliminar. P Libre Procedimiento interventor libre para el I-RP Informe de revisin preliminar I.P.
REVISAR Y APROBAR PROGRAMA DE OBRA
EL
ENTREGA DE CONTRATISTA
PLANOS
AL
APROBACION DE CAMPAMENTO E INSTALACIONES PROVISIONALES
Revisar el programa de obra que presente el constructor. Hacer la revisin teniendo en cuenta tiempos de ejecucin de actividades, secuencia lgica de actividades, disponibilidad de recursos, etc. Presentar un informe de revisin del programa de obra y aprobar o rechazar el mismo. Una vez recibidos los planos por el interventor en la reunin de empalme, ste deber hacer entrega de los mismos al Contratista. Aprobar la localizacin y distribucin del campamento de obra de acuerdo al plano que presente el contratista.
Procedimiento interventor
libre
para
el
I-RP C-E
Informe de revisin preliminar Correspondencia al constructor con copia al supervisor indicando acptacin o rechazo
I.P.
P Libre
libre
para
el
FA02
Formato de recepcin y entrega de planos
I.P. M.P.
P Libre
libre
para
el
C-E
Correspondencia al constructor con copia al supervisor, indicando la aprobacin o rechazo.
I.P.

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CD. III. III-I ACTIVIDAD
ACCION
VERSIN 2
ACTIVIDADES TECNICAS (Continuacin) ESTUDIO INICIAL DEL PROYECTO Y ETAPA PREVIA (Continuacin)
APERTURA DE LIBRO DE OBRA Conjuntamente con el Supervisor, y el P Contratista, el Interventor har la Libre apertura oficial del libro de obra. El libro de obra deber estar prenumerado y sus hojas no debern ser arrancadas. Cualquier anotacin en el libro de obra que haga alguna de las partes, deber ir firmada y al lado se colocarn las firmas de enterado de las partes involucradas. El libro de obra es una herramienta para el manejo, control, supervisin y comunicacin del proyecto. Este libro no se debe utilizar como un mecanismo para hacer modificaciones o cambios que impliquen modificaciones al contrato o a los proyectos tanto en plazo, valor o especificaciones. Si los asesores o diseadores colocan sugerencias o anotaciones en el libro de obra que impliquen modificaciones al proyecto y que afecten el contrato, estas antes de su ejecucin deben legalizarse ante la S.E.D. a travs del Supervisor. El libro de obra debe tomarse como un registro de la historia de la obra y como una herramienta para solucionar y aclarar aspectos de la obra, pero no para modificar los contratos y las especificaciones. Procedimiento interventor libre para el L-O Libro de obra DIARIO

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CD. III. ACTIVIDAD
ACCION
VERSIN 2
ACTIVIDADES TECNICAS (Continuacin)
III-2 DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA

VERIFICACION SISTEMA CONSTRUCTIVO Y CONTROL PROCESOS CONSTRUCTIVOS DE OBRA - CALIDAD DE OBRA EJECUTADA. Una de las principales funciones y actividades que debe realizar el interventor, es el control de la calidad de la ejecucin de la obra y la exigencia al constructor del cumplimiento de los planos, especificaciones y las normas vigentes aplicables para el proyecto: Exigir al contratista el cumplimiento de las especificaciones de obra. Exigir al contratista el cumplimiento de la ejecucin de la obra de acuerdo a los planos de obra. Aprobar y acordar con el constructor los procedimientos constructivos de obra. Antes de la ejecucin de una actividad por parte del constructor, el interventor deber dar la autorizacin de ejecucin a travs del libro de revisiones, previo el cumplimiento por parte del constructor del cumplimiento de los requisitos previos necesarios para la ejecucin de dicha actividad. El interventor deber revisar los materiales utilizados, alineamientos, calidad de los trabajos, terminados y acabados. Si una actividad no queda bien ejecutada a criterio del interventor, este deber ordenar su demolicin o reparacin inmediata. P Libre PC-C PC-I ES-P N-V Procedimiento interventor libre para el L-O L-R AO13 IM-I C-E Libro de obra Libro de revisiones Acta de recibo parcial de obra Informe mensual de interventora Correspondencia E.P.
Plan de calidad del constructor. Plan de calidad del interventor Especificaciones del proyecto Normas vigentes

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CD. III. ACTIVIDAD
ACCION
VERSIN 2
III-2 DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA (Continuacin)

CAMBIOS EN PLANOS ESPECIFICACIONES Y Cuando por necesidades tcnicas y PT01 econmicas del proyecto, o cuando la S.E.D. lo considere necesario, el interventor PA14 deber estudiar estos cambios y las implicaciones tanto contractuales como PT02 econmicas y tcnicas que estos cambios tengan sobre el proyecto. Para ello el interventor deber cumplir como mnimo con los siguientes requerimientos: Estudiar la viabilidad tcnica de los cambios. Evaluar econmicamente dichos cambios. Presentar un informe de revisin al supervisor. Si son viables los cambios requeridos, solicitar su aprobacin a la S.E.D. a travs del supervisor. Para ello deber anexar el estudio tcnico econmico de dichos cambios y las afectaciones en el plazo del constructor que estos podran ocasionar. Si los cambios son aprobados, el interventor deber suscribir con el constructor y el supervisor una acta de cambios y modificaciones de planos y especificaciones. Si estos cambios generan mayores cantidades de obra o en su defecto generan obras adicionales, se debern suscribir las actas correspondientes. Cambios en planos y especificaciones. Mayores cantidades de obra y obras adicionales. Planos rcord de obra A019 AO07 AO08 FA02 IM-I Acta de cambio en planos y especificaciones. Acta de mayores y menores cantidades de obra. Acta de obras adicionales y complementarias. Actualizacin de planos y recibo de planos actualizados. Informe mensual de interventora E.P.

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CD. III. ACTIVIDAD
ACCION
VERSIN 2
III-2 DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA (Continuacin)

CONTROL DE PROGRAMACION DE OBRA El interventor debe hacer un control a la programacin de la obra durante su ejecucin, como mnimo realizar las siguientes acciones: Revisar el programa de obra Realizar el control de avance de obra y llevar un registro estadstico y grfico del control del programa de obra. Controlar recursos del constructor y rendimientos de ejecucin de obra. Hacer una anlisis constante y permanente del estado de ejecucin de las obras. Presentar en el comit de obra el informe de programacin de la semana. Presentar en el informe mensual elcontrol de programacin con los registros estadsticos y grficos, as como un anlisis del estado de ejecucin de las obras. Verificar el estado de los trmites ante las empresas de servicios pblicos. Informar al supervisor sobre cualquier inconveniente que pueda surgir en la consecucin de los permisos y aprobaciones por parte de las empresas de servicios pblicos. Dems que considere pertinentes. Revisar y controlar que el constructor mensualmente actualice los planos de obra. P Libre Procedimiento interventor libre para el I-CO I-MI FA-18 FA-19 Flibre FA-15 FA-16 Informe Comit de obra Informe mensual de Interventora Reporte consolidado de programacin. Reporte grfico de programacin. Reporte Gantt de ejecucin de obra. Control de equipo Control de personal E.P.
VERIFICAR TRAMITE ANTE EMPRESAS PUBLICAS SERVICIOS PUBLICOS.
P Libre
libre
para
el
I-MI I-CO C-E
Informe Mensual de Interventora Informe Comit de Obra Correspondencia
E.P.
PLANOS RECORD DE OBRA
PT-02
Planos Rcord de Obra
I-MI P-R
Informe mensual de Interventora Planos rcord de obra
MENSUAL E.P.

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CD. III. ACTIVIDAD
ACCION
VERSIN 2

RECIBO PLANOS RECORD OBRA Y MANUALES MANTENIMIENTO DE DE
III-3 ENTREGA Y LIQUIDACION DE LAS OBRAS

RECIBO FINAL DE LAS OBRAS Hacer un recorrido conjunto con el PT-03 contratista y recibir las obras ejecutadas. Ordenar al constructor la reparacin o cambio de las obras mal ejecutadas. Hacer un inventario fsico espacio por espacio de las obras recibidas. Recibir, revisar y aprobar los planos PT-04 rcord de obra. Recibir, revisar y aprobar los manuales de funcionamiento de las obras y equipos instalados. Recibo Final de las Obras FT-10 AO14 AO16 Inventario de recibo de obra Acta de recibo final de obra Acta de liquidacin contrato de construccin. L.O.
Recibo planos rcord de obra.
Planos rcord de Obra Manual del usuario.
L.O.

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VERSIN 2
5. INFORMES DE INTERVENTORIA
5.1. INFORME ESTUDIO INICIAL DEL PROYECTO Este Informe debe ser elaborado por la Interventora y entregado al Supervisor antes de la iniciacin de las obras y debe contener los aspectos tanto tcnicos como administrativos y legales encontrados en el estudio inicial del proyecto y que puedan afectar el normal desarrollo del contrato. Este informe tendr como mnimo siguiente contenido: Contenido: Fecha Informe Tcnico que debe contener: Conclusiones revisin de planos y especificaciones Recomendaciones de cambios, modificaciones o inclusin de obras no previstas en el contrato. Registro fotogrfico de inspeccin del estado inicial del lote. Inventario del estado inicial del inmueble.
Informe Administrativo que debe contener: Revisin de cantidades de obra (Formato FA-05). Cantidad de obras no previstas en el contrato inicial o en el proceso de seleccin del constructor. Revisin de los anlisis unitarios del constructor en los siguientes aspectos: Revisin aritmtica, tems o insumos propuestos contra especificaciones.
Revisin del presupuesto incluyendo: Mayores o menores cantidades de obra, revisin de precios unitarios, tems no previstos, proyeccin a estimada terminacin. (Formato FA-06). Revisin del programa de obra: Observaciones Conclusiones Recomendaciones
ELABOR: GUTIERREZ DIAZ Y CIA S. EN C. FECHA: Agosto 31 del 2000 FIRMA: CARGO: Consultor externo
REVISO: Alexander Osorio FECHA: FIRMA: CARGO: Coordinador S.E.D.
APROBO: Carlos Alberto Benavides S. FECHA: FIRMA: CARGO: Subdirector (E) Plantas Fsicas S.E.D.
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VERSIN 2
5.2. INFORMES DE COMITS DE OBRA Para los comits de obra, el interventor entregar un informe breve donde se describan los aspectos tcnicos y de seguridad industrial ms relevantes ocurridos durante la semana; as mismo, dentro de este informe entregar el informe de programacin de obra donde se destaquen avances en el perodo y acumulados, desfases de programacin en porcentaje y en tiempo y anlisis de dicha programacin. Este informe debe contener como mnimo: Descripcin de los aspectos tcnicos y administrativos ms relevantes ocurridos durante la semana. Listado de pendientes (Formato FA-21) Control de equipo (Formato FA-15) Control de personal (Formato FA-16) Control de seguridad industrial (Formato FA-17) Estado del programa de obra (Formatos FA-18 y FA-19) Estado de licencias y trmites
5.3. INFORMES MENSUALES Dentro de los diez (10) primeros das de cada mes el interventor entregar al supervisor el informe mensual, el cual debe contener como mnimo la siguiente informacin: Fecha Perodo de tiempo en que est comprendido el informe Formato informe gerencial del proyecto (Formato FA-10) Informe Tcnico que debe contener: Descripcin de actividades desarrolladas por el constructor en el perodo Servicios pblicos Relacin y anlisis de los resultados de laboratorio y de campo de aquellos aspectos que se consideren de vital importancia para la obra, con sus respectivas conclusiones. Control plan de calidad, reportes de auditoras al plan de calidad del constructor.
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VERSIN 2
Descripcin y justificacin si las hay del cambio de especificaciones o detalles realizadas al proyecto, con copia de autorizacin del supervisor si sta fuera necesaria. Control de Equipo (Formato FA-15). Informe de Topografa. Copia del Libro de Obra (Solamente en el informe final). Informe estado ejecucin planos rcord de obra. Informe Fotogrfico (Formato FT-11), indicando localizacin de toma de la foto.
Informe Administrativo que debe contener: Estado general de los Contratos (Formato FA-22) Control de plizas (Formato FA-09) Control y anlisis de programacin con medidas correctivas si es el caso. (Formatos FA-18 y FA-19) Control de Costo y Actas (Formato FA-14) Estudio y anlisis de proyeccin de presupuesto final (Formato FA-06) Justificacin de obras adicionales y mayores cantidades de obra. Control de anticipo de Constructor (Formato FA-09) Control de personal (Formato FA-16) Control de seguridad industrial (Formato FA-17) Control cumplimiento pago obligaciones salariales y parafiscales Observaciones, conclusiones y recomendaciones.
5.4. INFORME FINAL DE INTERVENTORIA Una vez terminadas y recibidas las liquidado el contrato de construccin, el interventor como requisito para liquidar su contrato deber entregar un informe en el que se destaquen y describan los aspectos ms importantes durante el desarrollo del proyecto tanto en el aspecto tcnico como en el administrativo y econmico. 5.5. INFORMES EXTRAORDINARIOS DE INTERVENTORIA
Cuando el supervisor lo solicite o las condiciones de la obra lo exijan, el interventor estar en la obligacin de entregar informes sobre temas especficos que requieran especial atencin.
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VERSIN 2
6.
MECANISMOS DE COORDINACIN
Durante la ejecucin de los contratos, y con el objeto de tener una adecuada interrelacin entre las partes, as como de la generacin de unas instancias apropiadas para el seguimiento y toma de decisiones del proyecto, se establecen los siguientes mecanismos: Comits de proyecto Supervisin y control de la Interventora Conductos regulares
6.1. COMITES DEL PROYECTO Los comits son los mecanismos en los cuales en forma conjunta por los miembros que los componen, se encargan de fijar las pautas y polticas generales del proyecto, y en esto se evaluar el desarrollo del proyecto, el cumplimiento e implantacin de los procedimientos, se acordarn las acciones a seguir, se ajustar y analizar el funcionamiento del proyecto en los aspectos tcnicos, administrativos y financieros. Se plantean dos tipos de comits que son: Comit Coordinador o Ejecutivo: Esta conformado por delegados que designe la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL, incluido el Supervisor, y la Interventora, y podr contar con la asistencia de invitados como asesores, diseadores u otros que sean requeridos, el cual tiene a nivel del proyecto el ms alto grado de decisin. Dentro de sus funciones, estn: evaluar, aprobar, o rechazar para trmite interno dentro de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL, las modificaciones en planos, especificaciones, obra extras, complementarias y no previstas; analizar y tomar decisiones contractuales y sobre problemas situaciones que no puedan ser resueltas en el comit de obra; fijar pautas y polticas generales del proyecto; y dems funciones que sean competencia del ms alto nivel de discusin. Su periodicidad debe ser definida por parte de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL, de comn acuerdo con la Interventora, siendo recomendable al menos una vez cada quincena. Las actas sern elaboradas por el Interventor.
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VERSIN 2
Comit de Obra: Este comit, es principalmente de carcter evaluativo, y tendr competencia para tratar aspectos relativos al control tcnico, administrativo, de programacin y financiero; tendr decisiones que no impliquen modificaciones contractuales, pero si se considera conveniente tomar acciones o aprobar cambios que tengan relevancia de tipo contractual, har la respectiva sugerencia para ser tramitada en el comit coordinador para su evaluacin y decisin y trmite final de la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL a travs del Supervisor en lo concerniente. Este comit est compuesto por los contratistas, y la Interventora, y contar con la asistencia del Supervisor. Su periodicidad ser semanal.
6.2. SUPERVISIN Y CONTROL DIRECTO DEL INTERVENTOR No obstante los asuntos tratados en los comits stos no tendrn efectos prcticos en la obra sin el seguimiento respectivo por parte de la Interventora, por lo que a travs de sus atribuciones velar que sean llevados a cabo. Como registro de su supervisin, diariamente deber consignar en el libro las labores realizadas. 6.3. CONDUCTOS REGULARES Con el objeto de mantener un adecuado manejo y de las relaciones del proyecto, los conductos regulares para el trmite de los aspectos contractuales y el flujo de la correspondencia es el siguiente: Para los aspectos que los contratistas necesiten tramitar ante la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL lo harn a travs de la Interventora, y esta a su vez ante el supervisor con su respectivos concepto, de tal forma que la respuesta se tramita en el sentido contrario. Para los aspectos contractuales que requiera la Interventora ante la SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL estos se tramitarn a travs del Supervisor, y recibir respuesta por medio del mismo. En concordancia con lo anterior, las relaciones entres las partes se manejarn en lnea directa as: Secretara de Educacin del Distrito (Supervisor), Interventora Representante Legal), Contratistas (Director y/o Representante Legal). (Director y/o

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VERSIN 2
6.4. DEL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA DE CARCTER CONTRACTUAL Se establece la siguiente directriz: Del contratista al Interventor con copia al Supervisor Del contratista al Supervisor con la copia al Interventor Del Interventor al Supervisor sin copia al contratista Del Interventor al Constructor con copia al Supervisor Del Supervisor al Interventor sin copia al contratista Del Supervisor al Contratista con copia al Interventor. Para el control de la correspondencia y el archivo el interventor deber diligenciar diariamente el formato de control de correspondencia (Formato FA-20), el cual podr ser exigido en cualquier momento por el Supervisor del contrato.


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INTERVENTORIA

Este Manual de Procedimientos est estructurado de la siguiente manera:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INTERVENTORIA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INTERVENTORIA

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de la lectura de este Manual se definen los siguientes

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