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Ttulo do Artigo: dotProject: Gerenciamento de Projetos com Software Livre Autor: Diego Figueiredo Costa Vigas Correio Eletrnico:

diegov@mandic.com.br Instituio de Origem: Ministrio das Cidades Resumo: O dotProject um sistema de gerncia de projetos em software livre de fcil utilizao, com um bom conjunto de funcionalidades e caractersticas que o tornam interessante para utilizao em ambientes de corporativos, como o acesso via navegador web. Este trabalho comenta os motivos pelos quais este aplicativo visto como uma das melhores opo em software livre neste segmento, destacando as principais caractersticas tcnicas da ferramenta, suas funcionalidade centrais de gerenciamento de projetos e capacidades adicionais. Desta forma, deseja-se divulgar esta opo para instrumento de gerncia de projetos, por ser interessante para as instituies que desejem utilizar um ambiente deste tipo sem fazer uso de softwares proprietrios. Summary: dotProject is a project management software in open source. This work comments why this software is considered one of the best open source options on this segment, focusing the tool main characteristics and its functionalities for project management. By this way, it is pretended to show this applicative as an interest option to institutions that want to use this kind without using proprietary software.

dotProject
Gerenciamento de Projetos com Software Livre

Diego Figueiredo Costa Vigas Ministrio das Cidades Julho de 2005

Verso 1

Introduo Com o aumento da ateno s sistemticas de gerncia de projeto nas organizaes, as ferramentas que visam auxiliar na implementao destas sistemticas tambm tm sua importncia expandida. As escolas de gerenciamento de projetos, entretanto, tm se limitado a divulgar um leque reduzido de opes de aplicativos para desenho, execuo e acompanhamento de projetos. Em suma, nota-se que a maioria dos sistemas utilizados nestas escolas e mesmo nos Escritrios de Projetos j em atividade, so softwares proprietrios, normalmente advindos de poucos fornecedores. O dotProject uma ferramenta de controle de projetos que atende a maior parte das necessidades de gerentes e Escritrios de Projetos. Trata-se de um software livre, de cdigo aberto, que distribudo sob a licena GNU-GPL. Isto significa que seus usurios detm o poder de copi-lo gratuitamente da Internet, fazer sua instalao, executar alteraes para melhor-lo e at mesmo distribu-lo novamente, com ou sem alteraes, desde que a licena GNU-GPL seja mantida. No preciso, portanto, contratar uma empresa para fornecer esta ferramenta, mas pode ser feito investimento para torn-la mais adequada ao negcio da instituio, o que normalmente no possvel nos softwares proprietrios. Assim, o dotProject vem se caracterizando como uma opo interessante para aquelas instituies que j se decidiram pela adoo de software livre. Apesar de existirem diversas outras ferramentas livres disponveis, uma srie de rgos de governo e empresas j verificaram que este aplicativo uma das melhores opes, por reunir uma boa quantidade de caractersticas necessrias e vantagens. Ainda para as instituies que no possuem poltica de de implementao de software livre, o software tambm pode constituir numa boa alternativa, pois opera em qualquer plataforma e pode reduzir os custos que seriam despendidos na aquisio de licenas proprietrias. Caractersticas Tcnicas O dotProject, conforme comentado, um software livre distribudo sob licena GNU-GPL1. O incio de seu desenvolvimento data de dezembro de 2000. Desde ento, os trabalhos de aprimoramento tm sido contnuos, executados por colaboradores distribudos por todo o mundo. A verso atual a 2.0.1, lanada em abril de 2005.
1 A licena GNU-GPL pode ser lida em sua totalidade, em ingls, no endereo eletrnico: http://www.gnu.org/licenses/gpl.txt

Os principais desenvolvedores do dotProject so da Austrlia, onde uma empresa chamada Saki Computers2 vende uma srie de servios baseados neste produto, como suporte tcnico e customizao. Desta forma, ela dedica alguns funcionrios e recursos para implementar melhorias e novas funes. H tambm outras empresas trabalhando da mesma forma. No existe, entretanto, perigo de que qualquer dessas empresas tornem o produto fechado e proprietrio, uma vez que licena em uso descarta esta situao. Caso a Saki Computers deixe de apoiar o desenvolvimento, o que parece pouco provvel, vez que ela tem expandido os servios disponveis, qualquer outro grupo de usurios ou instituio pode dar continuidade ao comando dos trabalhos. No Brasil, a ferramenta j conta com um bom nmero de usurios. O autor deste artigo responsvel pela localizao (traduo) da verso atual. Isto significa que, uma vez aplicada esta localizao, que est disponvel publicamente no stio oficial do projeto3, o usurio passa a ter a interface em portugus brasileiro. Por solicitao dos usurios, que tm entrado em contato com o autor, est sendo criada uma comunidade brasileira de pessoas interessadas no aplicativo, visando prover um frum de discusso e suporte comunitrio. At ento, os fruns de suporte disponveis no stio oficial tm foco na lngua inglesa, dificultando muitas vezes o acesso. Em termos tcnicos, o software enquadra-se no que chamado de arquitetura LAMP - Linux, Apache, MySQL e PHP. Esta arquitetura indicada como preferencial, mas podem ser utilizadas outras alternativas para implementao. O nico requisito indispensvel o PHP4, linguagem utilizada como base para o desenvolvimento, que se vale ainda de Java Script para aes de apresentao da interface. Atualmente utilizado o PHP na verso 4.1 ou superior, sendo que o PHP 5 ainda no suportado. Qualquer sistema operacional e servidor de pginas web que suporte PHP pode servir para hospedar o dotProject. Apesar disto, o Apache HTTP Server5 tem se mostrado a melhor alternativa. No caso do banco de dados, o MySQL6 o preferencial, mas o sistema est preparado para aceitar qualquer banco suportado pela camada de abstrao ADODB7, o que inclui PostgreSQL, SQLite, Interbase, Firebird, Oracle, MS SQL Server, entre outros.
2 3 4 5 6 7 Stio Stio Stio Stio Stio Stio da Saki Computers: http://www.saki.com.au/ oficial do dotProject: http://www.dotproject.net oficial do PHP: http://www.php.net/ oficial do Apache HTTP Server: http://httpd.apache.org/ oficial do MySQL: http://www.mysql.com/ oficial do ADODB: http://adodb.sourceforge.net/

O software dotProject permite a interao com algumas outras ferramentas, como os servios de diretrio padro LDAP. As instituies que utilizam qualquer servio deste tipo, como o OpenLDAP8 ou mesmo servidores de diretrio proprietrios, podem desta forma integrar o aplicativo a sua autenticao existente, assim os usurios no precisaro decorar mais um nome de usurio e senha. interessante tambm configurar o software com o servidor de correio eletrnico da rede, para que ele seja capaz de remeter mensagens, como ser visto mais adiante nas Funcionalidades de Gerncia de Projeto. O acesso de usurios ao dotProject feito atravs de um navegador Internet convencional. Podem ser utilizados diversos navegadores, como Mozilla, Firefox ou Microsoft Internet Explorer. Isto prov muita flexibilidade, permitindo o acesso a partir de qualquer sistema operacional, seja ele livre ou proprietrio. Outras vantagens do acesso web so a possibilidade de utilizar o sistema de qualquer local, se o servidor estiver disponvel via Internet, e a independncia de instalao de aplicativo no microcomputador do usurio, o que reduz custos de implementao e manuteno. Na Ilustrao 1 est exibida uma tela de exemplo da interface de usurio da ferramenta, acessada via navegador Firefox.

Ilustrao1dotProjectInterfacedeumprojeto

8 Stio oficial do OpenLDAP: http://www.openldap.org/

Destaca-se finalmente nas caractersticas tcnicas do aplicativo seu sistema de instalao. Na verso atual, este processo ocorre de forma bastante automatizada. Aps fazer a cpia do pacote de arquivos a partir do stio do projeto e descompact-lo em um diretrio do servidor web, preciso acessar este local atravs do navegador, adicionando /install/ URL. Por exemplo: http://www.servidor.com.br/dotproject/install/. Se a configurao do servidor estiver correta, ser possvel prosseguir com a instalao atravs do assistente que surge. Aps o trmino da instalao atravs do assistente, feita a aplicao manual da localizao para portugus brasileiro, seguindo as instrues do arquivo LEIAME, disponvel no pacote. Conforme comentado, o pacote de localizao tambm est disponvel no stio do projeto, dentro da seo Language Packs. Mais detalhes sobre os pr-requisitos9 e sobre a instalao10 em si podem ser obtidos na rea de documentao11 do stio do projeto. Principais Funcionalidades de Gerncia de Projeto O dotProject compreende uma gama considervel de recursos para a gerncia de projetos. Alguns recursos podem parecer caractersticas tcnicas, mas influenciam diretamente nas capacidades de gerenciamento. Por exemplo, a primeira atividade a ser executada uma vez instalada a ferramenta o cadastro das instituies que iro interagir atravs do ambiente. Isto significa que so aceitas diversas empresas, rgos, entidades de consultoria, etc. Cada uma dessas instituies, por sua vez, pode ter configurado abaixo de si sua estrutura de departamentos, diretorias, gerncias, ou quaisquer unidades organizacionais. Caso no haja mais de uma empresa interagindo, no existe prejuzo ao funcionamento do sistema. Toda a atividade referente ao cadastro de empresas feita na aba Empresas, na interface da ferramenta. O fato do software ser multiusurio, por sua vez, implica que cada usurio do sistema possuir um acesso individual ao mesmo, com uma viso personalizada de seus projetos e atribuies. Estes
9 Detalhamento dos pr-requisitos, em ingls: http://docs.dotproject.net/tikiindex.php?page=Minimal+System+Requirements 10 Detalhamento da instalao, em ingls: http://docs.dotproject.net/tikiindex.php?page=Installation+Instructions 11 rea de documentao do P rojeto dotProject, em ingls: http://docs.dotproject.net/tiki-index.php

usurios podem ser cadastrados localmente, podem estar presentes na base LDAP ou ambos. Cada usurio vinculado a uma instituio previamente cadastrada, podendo ainda ser especificado de qual unidade organizacional ele faz parte. Assim, quando um trabalhador de projeto ou gerente entra no ambiente, ele tem viso dos projetos e atividade que esto vinculados a ele ou a sua empresa, dependendo da permisso que ele receber. A manipulao de usurios realizada na aba Admin. de Usurios. Esta flexibilidade de permisses possvel graas a um sistema granular de acesso. Isto significa que possvel dizer exatamente o que cada usurio poder executar no sistema. Desta maneira, um gerente de projeto poder ter acesso apenas aos projetos de que toma conta, ou ainda poder visualizar os demais projetos cadastrados, mas sem fazer alteraes nos mesmos. J um trabalhador que contratado como freelancer poder ter acesso apenas e exclusivamente tarefas que foram a ele designadas, sem nem mesmo enxergar o projeto como um todo. Dentro da Administrao de Usurios, as permisses so editadas clicando-se no cone de um cadeado, ao lado do nome do usurio desejado. No sistema de acesso, ainda possvel cadastrar funes padronizadas de utilizao, como algumas que j so previamente implementadas Administrador, Trabalhador de Projeto, Visitante. Isto muito til para que no seja preciso especificar para cada novo usurio um conjunto de permisses. A configurao destas funes feita na aba Admin. do Sistema, dentro do item Funes do Usurio. O cadastro de projetos, um dos pontos mais importantes de qualquer ferramenta deste tipo, permite obviamente incluir diversos projetos. No registro de cada um deles pode-se especificar o principal responsvel (gerente), a qual empresa o projeto est primariamente relacionado, as principais datas, qual o tipo de projeto (operacional, administrativo, etc.), situao (proposto, em planejamento, em execuo, etc.), alm da descrio completa. possvel ainda importar tarefas previamente cadastradas num projeto-modelo ou qualquer outro projeto j existente. A aba onde so realizados os cadastros leva o nome Projetos. Uma vez que exista o projeto, o momento de cadastrar as tarefas que fazem parte do mesmo. A adio de uma nova tarefa pode ser simples ou mais detalhada, dependendo do nvel de controle desejado. As informaes que podem ser registradas so bastante extensivas e vale a pena list-las: Nome da tarefa, descrio, situao (ativa ou inativa), prioridade, progresso no momento do cadastro;

Responsvel pela tarefa, contatos associados e unidades organizacionais envolvidas na execuo; As datas de incio e encerramento previstas, bem como a durao em dias ou horas, que podem ser automaticamente calculadas; A tarefa pai, se houver, possibilitando vrios nveis de encadeamento de subtarefas; As dependncias que a tarefa possui, possibilitando rastrear e determinar sua data de incio com base no trmino da tarefa da qual ela depende; A possibilidade de tornar a tarefa dinmica, de forma que suas datas de incio e trmino sero calculadas com base nas datas de suas tarefas filhas; Os recursos humanos envolvidos na execuo da atividade, com o percentual de alocao de cada um; Comentrios a serem enviados na mensagem de anncio de cadastro daquela tarefa, que ser disparada para os seus responsveis e contatos; Se o mdulo de Recursos (a ser detalhado adiante) estiver disponvel, possvel apontar quais recursos sero alocados e para aquela atividade, como computadores, equipamento grfico, ou qualquer outro insumo previamente cadastrado.

Toda manipulao das tarefas feita a partir de um projeto, assim, tanto para cadastr-las como para alter-las, preciso selecionar primeiro o projeto desejado. Torna-se disponvel ento um boto para nova tarefa e a lista das atividades j cadastradas. Nesta lista possvel editar a tarefa, marc-la, acompanhar o percentual de execuo, prioridade, bem como os trabalhadores envolvidos e as datas. Outra opo da manipulao das terafas, que merece ser detalhada, o registro. Ao fazer um novo registro numa tarefa, informa-se o que foi realizado para avanar o andamento daquela atividade. Pode-se dizer em qual data ocorreu a ao, para qual percentual de concluso ir aquela tarefa aps o registro, quantas horas foram trabalhadas, a descrio do que foi executado, quem dever receber notificao sobre o registro, entre outras opes. Mais uma funcionalidade diretamente relacionada s atividades diz respeito aba do sistema que leva o prprio nome Tarefas. Nela, de acordo com o nvel de permisso do usurio, possvel listar as tarefas por usurios, por empresas, alm de filtros mais especficos. O resultado apresentado organizado por projetos e provm a mesma interao disponvel quando se visualiza as tarefas dentro dos mesmos.

Uma terceira maneira de listas as tarefas atravs da aba Calendrio. Nesta viso, numa agenda diria, semanal ou mensal, so apresentadas as tarefas que foram cadastradas, com a marcao de suas datas de incio e trmino. Na viso diria possvel cadastrar um novo evento, como uma reunio ou compromisso. Os eventos podem ser relacionados a um projeto e podem envolver diversas pessoas, inclusive enviando convites s mesmas por correio eletrnico. A ltima funcionalidade principal relacionada aos projetos diz respeito aba Arquivos. Nesta rea, possvel adicionar arquivos a um projeto ou uma tarefa especfica. Existem alguns tipos de arquivos, que so texto, planilha, imagem ou cdigo, sendo possvel criar novos. A adio de arquivos pode ser feita nesta rea ou a partir de um projeto ou tarefa, utilizando os links ali disponveis. Neste segundo caso, os arquivos so automaticamente atribudos quela projeto ou tarefa onde esto sendo adicionados. H ainda, no mdulo de arquivos, um controle de verso simples, bem como registro de sada (check-out) e entrada (check-in), para quando os mesmos sofrem edio e atualizao. Entretanto, este mecanismo no substitui um sistema dedicado de controle de verso, como os utilizados em projetos de desenvolvimento de software. Grficos e Relatrios O dotProject implementa a visualizao do que deve ser a representao mais comum de projetos, o grfico de Gantt. A gerao destes grficos feita na prpria ferramenta e apresenta uma qualidade bastante boa. Os grficos podem ser gerados a respeito de um determinado projeto. Para tanto, deve-se selecionar o item Grficos de Gantt aps acessar o projeto especfico. A principal opo de alterao do intervalo de tempo que est sendo exibido, cujo padro um ms. A Ilustrao 2 apresenta um exemplo de grfico de Gantt gerado a partir de um projeto com poucas tarefas.

Ilustrao2dotProjectExibiodegr ficodeGantt

ainda possvel mostrar um grfico geral de todos os projetos cadastrados. Para tanto, na lista de projetos, clica-se no item Gantt. Assim so exibidas as marcaes de tempo gerais dos projetos e assinalados seus andamentos. Uma funcionalidade muito necessria so os relatrios. Eles podem ser acessados a partir de um projeto selecionado, clicando-se em relatrios, acima do nome do projeto. Nesta rea esto disponveis algumas informaes, como: quantidade de horas alocadas por usurio, permitindo visualizar trabalhadores com alocao alm da carga horria disponvel por dia; situao de atividades; lista de tarefas; performance de usurios, entre outras. Alguns dos relatrios so gerados como documentos PDF, necessitando que alguns executveis estejam disponveis no servidor para sua formulao. Nestes casos, tambm necessrio um leitor PDF na estao do usurio. Finalmente, cabe comentar que a rea de relatrios um ponto no qual o dotProject est evoluindo bastante, porm ainda carente. Nas verses de desenvolvimento do produto, disponveis para demonstrao no stio oficial e para cpia no CVS12, algumas melhorias j podem ser vistas, devendo ser disponibilizadas em breve na verso comum. Outras Funcionalidades Existem algumas outras capacidades na ferramenta dotProject, que visam prover auxlio extra ao gerenciamento dos projetos. Estas funcionalidades, bem como as j comentadas, figuram como mdulos dentro da ferramenta. Assim, possvel desabilitar ou apenas esconder qualquer um dos mdulos que no precise ser utilizado e no se deseje permitir acesso. A primeira destas funcionalidades so os Contatos. Considerando que diversas instituies podem interagir nos projetos, este catlogo provm uma lista de todos os usurios existentes no sistema, permitindo ainda o registro de novos contatos, sem a necessidade de cadastr-los no sistema em si. possvel importar para esta agenda bases de contatos j existentes ou obter a cpia de
12 Stio de acesso ao CVS do dotProject: http://sourceforge.net/cvs/?group_id=21656

uma lista completa de quem ali estiver registrado. Nos Fruns possvel abrir discusses relacionadas a projetos especficos, iniciando sob estas discusses tpicos de debate, com envio de respostas e monitoramento das atividades. A idia, novamente, de que usurios de instituies diferentes ou que estejam em locais fsicos separados possam ter nesta funcionalidade um ponto nico de troca de informaes, esclarecimento de dvidas, etc. Outra funcionalidade implementada por padro na ferramenta o registro de Chamados. Esta funo bastante bvia quando se pensa em projetos de desenvolvimento de software ou similares. Neste caso, a idia que o cliente, que est acompanhando o andamento do projeto atravs do sistema, possa registrar neste local problemas encontrados numa verso de teste previamente disponibilizada, por exemplo. Os chamados contam ainda com determinao de situao, prioridade, acompanhamento e resposta. Algumas facilidades extras podem ser ativadas ou incorporadas ao sistema padro. A funcionalidade de Recursos comentada no registro de tarefas, por exemplo, acompanha a cpia padro do dotProject, porm fica inativa na instalao. Para ativ-la, preciso acessar a Administrao do Sistema, selecionando Visualizar Mdulos. Ali feito o controle de todos os mdulos que compe o ambiente. Assim, pode-se instalar, ativar, configurar, esconder ou mostrar os mdulos disponveis, alm de alterar a ordem em que eles so mostrados, o que equivale ordem das abas principais do sistema. Mdulos adicionais esto disponveis na Internet para cpia e instalao, principalmente no rea de mdulos13 que o Projeto dotProject. Neste local, possvel encontrar adicionais como o Backup Module, que prov a funcionalidade de tirar um backup do banco de dados do sistema atravs de sua prpria interface, o que pode ser interessante em alguns casos. importante verificar se os mdulos que deseja-se obter so compatveis com a verso atual do sistema.

13 Stio de mdulos adicionais do dotProject: http://sourceforge.net/projects/dotmods/

Concluso Observando-se as caractersticas e capacidades do sistema, verifica-se que certamente existem ainda muitas funcionalidade e melhorias a serem implementadas no dotProject. Entretanto, pode-se confirmar que o sistema uma alternativa bastante interessante para os softwares de gerncia de projetos considerados profissionais, que tm sido utilizados e divulgados pelas principais escolas e escritrios de gerncia de projetos. Com as vantagens advindas do modelos do software livre, o dotProject torna-se uma escolha convidativa para as instituies brasileiras, principalmente aquelas que possuem capacidade de desenvolvimento e aprimoramento da ferramenta, podendo assim implementar customizaes que dificilmente seriam conseguidas em sistemas proprietrios. Bibliografia BRASIL. Ministrio da Sade Datasus. Relatrio de Avaliao de Ferramentas de Gerenciamento de Projetos. Braslia, 2005. dotProject.net. The home of dotProject - the Open Source Project Management tool. Disponvel em: http://www.dotproject.net/ . Acesso em 10 de Junho de 2005. IV Seminrio de Desenvolvimento em Software Livre, 2004, Braslia. Mini-curso dotProject- Software Livre de Gerncia de Projetos.