PROPUESTA PARA LA FORMULACIN DE INICIATIVAS ESTRATGICAS DE LA ESCUELA DE CADETES DE POLICA GENERAL FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

La Escuela de Cadetes en cumplimiento de los requisitos de planificacin y control operacional

establecidos en las normas NTCGP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, establece en la presente gua los criterios para la alineacin de la estrategia con la operacin, la planificacin del servicio y el control operacional de las actividades que generan valor a los clientes y partes interesadas, permitiendo una ruta clara y dinmica para integrar la medicin y gestin de un sistema integrado de gestin HSEQ (Health-Safety-Environment), que garantice el cumplimiento de los Objetivos Estratgicos, Polticas Institucionales, Polticas de Gobierno y de Estado, permitiendo un pas ms competitivo y garantizar que desde la formacin con calidad del nivel directivo, lograr comunidades seguras en convivencia y paz. Un sistema integrado de gestin HSEQ (Health-Safety-Environment) exigencias en materia de seguridad, proteccin medioambiental y control de calidad. Permite complementar y alinear los sistemas de gestin de la Escuela en forma, eficiente, coherente y pertinente a las necesidades y expectativas de nuestros clientes y partes interesadas, garantizando la formacin integral de los futuros oficiales de la Polica Nacional, mediante la articulacin de los sistemas de gestin de calidad, ambiental y SISO, definiendo las ofertas de valor como punto de partida para identificar las brechas del servicio, as mismo, realizar la formulacin de los objetivos estratgicos, iniciativas y metas para la vigencia 2012 operacionalizados en los planes de gestin HSEQ, para lograr la proyeccin y el desarrollo sostenible de la Alma Mater de la oficialidad. La presente gua cumple los requisitos establecidos en las normas NTCGP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, manteniendo la relacin de las normas permitiendo su armonizacin: OHSAS 18001:2007
4.3.1 Identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de los controles

NTC-ISO 14001:2004
4.3.1 ambientales Aspectos

NTCGP 1000:2009
5.2 Enfoque al cliente

ISO 9001:2008
5.2 Enfoque al cliente

7.2.1 Determinacin de requisitos relacionados con el producto.

4.3.2 Requisitos legales y de otro tipo

4.3.2

Requisitos

7.2.1 Determinacin de requisitos relacionados con el producto.

legales y de otro tipo

4.3 Planificacin

4.3 Planificacin
4.4.1 Recursos, funciones,

5.4 Planificacin 5.5 Responsabilidad,

5.4 Planificacin 5.5.1 Responsabilidad

4.4.1 Recursos, roles, responsabilidad,

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rendicin de cuenta y autoridad

4.6. Revisin por la Direccin 4.4.2. Competencia, formacin y toma de conciencia 4.4.6 operacional Control

responsabilidad y autoridad
4.6. Revisin por la Direccin 4.4.2. Competencia, formacin y toma de conciencia 4.4.6 Control operacional

Autoridad y Comunicacin 5.6. Revisin por la Direccin 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin 7.1 Planificacin de la realizacin del producto o prestacin del servicio.

y autoridad
5.6. Revisin por la Direccin

6.2.2

Competencia,

toma de conciencia y formacin. 7.1 Planificacin de la realizacin producto

8. Medicin, Anlisis y Mejora 8.2.3 Seguimiento de y los

del

4.5 Verificacin

4.5 Verificacin

8. Medicin, Anlisis y Mejora

4.5.1 Medicin del desempeo y seguimiento

4.5.1

Seguimiento

8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos

medicin 4.5.2 Evaluacin del

medicin procesos

8.2.4 Seguimiento y medicin del producto y/o servicio

8.2.4 Seguimiento y

cumplimiento legal
4.4.7. Preparacin y 4.4.7. Preparacin y respuesta ante emergencias

medicin del producto

8.3 control del

8.3 control del producto y/o servicio no conforme

respuesta emergencias

ante

producto y/o servicio no conforme

4.5.1

Seguimiento

8.4 anlisis de datos

8.4 anlisis de datos

medicin
4.5.3. No conformidad, accin correctiva y accin preventiva 4.5.3. No conformidad, accin correctiva y accin preventiva 8.5 MEJORA, 8.5.2 Accin correctiva, 8.5.3 Accin preventiva 8.5 MEJORA, 8.5.2 Accin correctiva, 8.5.3 Accin preventiva

Para lograr un sistema integrado de gestin HSEQ (Health-Safety-Environment) en la Escuela de Cadetes, es necesario realizar los siguientes pasos: 1. Alineacin Estratgica. 2. Desarrollo de la Estrategia. 3. Planificacin de la Estrategia. 4. Alinear la estrategia con la operacin. 5. Control y Aprendizaje de la Estrategia. 6. Anlisis y Mejora.

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ESQUEMA PROPUESTO PARA EL SISTEMA DE GESTIN DE LA ESCUELA: INTEGRANDO LA ESTRATEGIA CON LA OPERACIN.

1. ALINEACIN ESTRATGICA:
Uno de los elementos fundamentales del Direccionamiento Estratgico, precisa el marco filosfico de la Institucin, el cual inspira y moviliza el accionar institucional a travs de la definicin de la Misin, Visin, Principios, Valores, Polticas institucionales, convirtindose en el eje de ruta de la Planeacin Estratgica. Para ello, los responsables de proceso de la unidad deben entender, analizar y relacionar el Direccionamiento Estratgico de la Polica Nacional con el sistema de gestin de la unidad, con el propsito de no perder el foco de la proyeccin Institucional y permitir que las metas y proyectos se ejecuten adecuadamente fortaleciendo la prospectiva formulada, garantizando la alineacin de la estrategia con la operacin.

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La Alineacin Estratgica: permite alinear la estrategia con la operacin y la interaccin de los niveles estratgico, tctico y operacional.

Instrucciones para Realizar la Alineacin Estratgica: 1. Los responsables de proceso deben asegurar la alineacin del plan de gestin de su proceso con el objetivo estratgico de la DINAE (C1) que a su vez garantiza el cumplimiento de la MEGA de la Direccin Nacional de Escuelas, polticas y objetivos Institucionales. 2. Solicite a su respectivo dueo de proceso los objetivos estratgicos, ponderaciones de cumplimiento y las responsabilidades como recurso en los Planes de Accin de segundo y/o primer nivel (segn el caso), con el fin de que identifique el grado de responsabilidad, cumplimiento y los porcentajes para ponderar los planes de gestin que formule para la vigencia 2012. 3. Realice mesas de trabajo con el personal ejecutor de los procesos para identifiquen cual es su responsabilidad dentro de sus actividades para lograr el cumplimiento de la estrategia de la Escuela de Cadetes, Direccin Nacional de Escuelas y de la Institucin. As lograr apropiar la estrategia y con la operacin con los funcionarios que la ejecutan. 4. El resultado de esta etapa es la matriz o grfica de alineacin estratgica de la Escuela de Cadetes con la Direcciona Nacional de Escuelas y el Direccionamiento Estratgico de la Polica Nacional.

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2. DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA:
(Esta etapa es responsabilidad de la Oficina de Planeacin ECSAN) Una vez los responsables de proceso alinean la estrategia institucional con sus operaciones, la oficina de planeacin junto con los responsables de proceso misional identifican las brechas en la prestacin del servicio en la Escuela de Cadetes.

Para ello es necesario: a. Identificacin de los clientes de la Escuela de Cadetes: la Escuela de Cadetes identific dos clientes definidos en la matriz de productos/servicios, requisitos, clientes, y partes interesadas del manual de calidad de la unidad. Los cuales son los Estudiantes, la Polica Nacional y la Direccin de Talento Humano. b. Focalizacin e Identificacin de la Oferta de Valor: es una herramienta grfica y conceptual que permite evidenciar cmo creamos valor a nuestros clientes. Se encuentra constituida por los elementos de valor, que son los tipos de servicio que nos exige el cliente (el qu), y las actividades, que son lo que la Institucin hace para lograr el qu (es decir, el cmo). Esta herramienta ofrece la focalizacin y la priorizacin que son dos (2) beneficios muy importantes para la Institucin, la Focalizacin y la Priorizacin.

Para construir las ofertas de valor y usarlas como insumo del proceso de formulacin estratgica se desarrollan tres (3) pasos: Identificacin de los clientes. Definicin de los elementos y las actividades para cada cliente. Priorizacin de las actividades de las ofertas de valor para cada cliente. Construccin de las Ofertas de Valor Priorizacin de las actividades de las Ofertas de Valor calificacin de importancia y cumplimiento para el cliente Tabulacin de una Oferta de Valor

Documentos de referencia para tener en cuenta para la identificacin de la oferta de valor y las brechas: Informes de evaluacin de docentes Informes de evaluacin de alumnos Informes de evaluacin de egresados Informe de Evaluacin de satisfaccin de los procesos misionales. Informes de producto y/o servicio no conforme.

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Construida la Red de Oferta de Valor para cada uno de los clientes, se hace la validacin teniendo en cuenta dos preguntas: I) Estn incluidos todos los elementos de la oferta de valor y sus respectivas actividades para cada uno de los Clientes? II) Alguno de estos elementos no se considera como parte de la oferta de valor?

c. El producto de esta etapa son los siguientes documentos: Matriz de Identificacin de Clientes Red de Oferta de Valor Escala de calificacin - Nivel de cumplimiento de la actividad de la Oferta de Valor. Escala de calificacin Nivel de importancia para el cliente de la actividad de la Oferta de Valor. Representacin matricial de la Oferta de Valor, calificacin de importancia y cumplimiento para el cliente.

d. Definicin de la Visin, Misin principios y Valores: el desarrollo de la Estrategia de la Escuela de Cadetes inicia con la identificacin de los resultados a futuro que espera la Polica Nacional cumplir a largo Plazo (VISIN). As mismo, el Director de Escuela hace la afirmacin del propsito y finalidad de la Escuela (MISIN) y por ltimo se define la gua interna de las acciones del personal responsable y ejecutor de los procesos, programas ambientales y SISO en la unidad (Principios y Valores Institucionales). La apropiacin de la Visin Institucional y la declaracin de la Misin de la unidad y los Compromisos y Protocolos ticos, Principios y Valores Institucionales, definen las pautas generales para la formulacin de las iniciativas estratgicas y ejecutarla articula con la operacin (gestin de los procesos).

3. PLANIFICACIN DE LA ESTRATEGIA.
En esta etapa se definen los objetivos estratgicos, indicadores, metas, iniciativas estratgicas, planeacin operacional (programacin acadmica y de investigacin) y se formulan los planes integrados de gestin HSEQ, (Health-Safety-Environment) exigencias en materia de seguridad, proteccin medioambiental y control de calidad. Los cuales guan el curso de accin de la vigencia 2012 y la eficaz y eficiente planificacin y ejecucin de los recursos (Logsticos, humanos, financieros y tecnolgicos) de la unidad.

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a. Formulacin de objetivos estratgicos: Cada responsable de procesos debe definir por lo mnimo dos objetivos estratgicos para la vigencia 2012: El Primer Objetivo Estratgico: debe guiar el cumplimiento oportuno, coherente y pertinente de la gestin integral del proceso, es decir, observe el proceso en forma integral y general, teniendo en cuenta el despliegue del proceso, plan de manejo de riesgos, plan de mejoramiento, requisitos de las normas de calidad, ambiental y salud y seguridad ocupacional y formule el objetivo que garantice su ejecucin en la vigencia, este objetivo debe formularse con una medicin mensual y de un ao de vigencia: Ejemplo: Gestionar el proceso de Direccionamiento Estratgico en forma eficaz, eficiente, y oportuna garantizando la efectividad del proceso cumpliendo con el 100% de las actividades planeadas. El Segundo Objetivo Estratgico: cada responsable de proceso, programa ambiental y SISO, debe identificar y formular un objetivo estratgico que permita proyectar un enfoque de xito, mejora e innovacin del proceso, estos objetivos pueden tener un trmino de dos a tres aos segn la proyeccin, y su medicin se realizara como mnimo cada trimestre. Ejemplo: Posicionar a la Escuela de Cadetes a nivel internacional con la inclusin de un informe de Responsabilidad social en el pacto global de la Naciones Unidas. Cumplir con los requisitos de formacin, capacitacin, habilidades y experiencia definidas en el nuevo manual de funciones de la Escuela de Cadetes. Fomentar el apadrinamiento de las partes interesadas generando la responsabilidad social de la Escuela de Cadetes. Invertir y mejorar la infraestructura fsica, tecnolgica, redes, vas y ambiental, proyectado en el plan de desarrollo 2011-2020.

Los objetivos estratgicos deben estar identificados en: Las polticas del Director de Escuela Plan de Desarrollo de Infraestructura ECSAN 2011-2020 Sistema de Gestin de la Calidad Sistema de Gestin Ambiental Sistema de salud y la seguridad en el trabajo Planes de Gestin integrados HSEQ Los responsables de los procesos misionales deben formular objetivos estratgicos que garanticen cerrar las brechas identificadas en la oferta de valor.

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b. Mapa Estratgico de la Escuela de Cadetes: La Oficina de Planeacin de la unidad debe recolectar los diferentes objetivos estratgicos formulados por los responsables de proceso y realizar la representacin grfica en un mapa estratgico, cumplimento con la metodologa de Kaplan y Norton en las cuatro perspectivas; Aprendizaje e Innovacin, Procesos generadores de valor, Recursos para atender a los clientes y Clientes, y definir la relacin de causa efecto alineando los objetivos para la creacin de valor en la estrategia de la Escuela de Cadetes. El resultado de esta fase es la grfica del mapa estratgico de la Escuela de Cadetes.

c. Cuadro de Mando Integral: El siguiente paso es identificar los elementos de medicin para el seguimiento y control de la Estrategia de la unidad (Indicadores), para ello los responsables de proceso en conjunto con su equipo de trabajo y la asesora de Planeacin ECSAN, convierten a los objetivos estratgicos del mapa estratgico en un Cuadro de Mando Integral (BSC) el cual contiene los indicadores, sus ponderacin y las metas para lograr el cumplimiento de los objetivos y lograr cerrar las brechas identificadas en la oferta de valor. El Cuadro de Mando Integral o CMI define un conjunto de indicadores que permiten un correcto monitoreo y seguimiento en los diferentes niveles de la institucin. La medicin realizada en el marco del CMI debe tener los siguientes atributos:

Pertinencia: La medicin debe reflejar lo establecido en los objetivos estratgicos. Precisin: El grado en que la medida refleja el orden de magnitud. Oportunidad: La medicin debe ser en el momento que se necesita (ni antes ni despus). Economa: Debe existir una buena relacin beneficio/costo en la medicin. Confiabilidad: La fuente de la medicin debe ser veraz.

El Indicador Es elemento fundamental y determinante del Cuadro de Mando. Este se define como la medida del estado y desempeo de una variable en un momento determinado e indica el grado en que se est logrando el objetivo estratgico.

Indicaciones para la Formulacin de los Indicadores:

Cada responsable de proceso bebe definir como mnimo un indicador por cada objetivo estratgico.

Ejemplo:
Objetivo Estratgico: 1. Gestionar el proceso de Direccionamiento Estratgico en forma eficaz, eficiente, y oportuna garantizando la efectividad del proceso cumpliendo con el 100% de las actividades planeadas.

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Indicador: Medicin de la gestin del proceso de Direccionamiento Estratgico

Actividades ejecutadas del plan de gestin + plan de manejo de riesgos + Plan de mejoramiento x 100 Actividades planeadas del plan de gestin + plan de manejo de riesgos + Plan de mejoramiento

La meta de este indicador ser la cantidad total de las actividades del plan de gestin, plan de manejo de riesgos y los planes de mejoramiento.

Prueba de escritorio al indicador anterior: Eficacia:

Actividades ejecutadas (24 act plan gestin + 5 act riesgos + 10 act planes mejoramiento)= Actividades planeadas (324 act plan gestin + 34 act riesgos + 45 act planes mejoramiento= 39 x 100 =8,9% eficacia 403

Eficiencia:
Recursos ejecutados en el plan x 100 Recursos asignados al plan

Recursos ejecutados en el plan (2000.000.oo) / 0,384615 x 100 = 38,46 eficiencia Recursos asignados al plan (5200.000.oo)

Deben ternen cuenta el siguiente grafico para plasmar los indicadores: Matriz Estratgica
PONDERACIONES Objetivos Estratgicos DESCRIPCION DEL % OBJETIVO % NOMBRE DEL INDICADOR DESCRIPCION DEL INDICADOR DEFINICIN OPERACIONAL TEMPORIZA DOR LINEA BASE META 2009 META 2010 META 2011 META 2012 META 2013 META 2014 RESPONSABLE DEL INDICADOR OBSERVACIONES

Pe

CLIENTE INTERNO

RECURSOS PROCESOS PARA ATENDER GENERADORES A LOS DE VALOR CLIENTES

CLIENTES

Los objetivos estratgicos deben estar ponderados, es decir establecer una meta con el fin de asignar a cada uno un peso de acuerdo a su importancia dentro de los resultados que se pretender obtener. Cada responsable de proceso y programa debe asignar un valor porcentual a los objetivos estratgicos formulados. As mismo se debe asignar un valor porcentual a cada indicador formulado para la medicin de los objetivos.

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objetivo Objetivo estratgico 1 Objetivo estratgico 2

% (porcentaje) 70% 30%

indicador Indicador 1 Indicador 2 Indicador 1

% (porcentaje) 50% 50% 100%

Si el responsable de proceso y programa para la estrategia de su proceso defini dos objetivos, la sumatoria de las ponderaciones debe sumar el 100%. Si se formularon ms de dos indicadores por un objetivo la suma de los mismos debe dar el 100%, es decir, si un indicador tiene ms valor que el otro debe llegar al 100% (Indicador 1= 70% y Indicador 2= 30% = 100%).

Si el objetivo estratgico esta trazado a mas de dos aos, es necesario que el responsable de proceso y programa defina las metas de cada ao hasta lograr el porcentaje deseado. La suma de las metas de cada ao debe dar el 100% de cada objetivo estratgico formulado: en el siguiente ejemplo la suma de los aos 2012 + 2013 y 2014 suman el 70% del porcentaje del objetivo formulado. objetivo Objetivo estratgico 1 % (porcentaje) 70% indicador Indicador 1 % (porcentaje) 50% Meta 2012 20% Meta 2013 30% Meta 2014 20%

Relacin de los indicadores por objetivos estratgicos Los indicadores se originan a partir de los objetivos estratgicos que estn contenidos en el mapa estratgico, como muestra la siguiente grfica. Por consiguiente, a cada objetivo del mapa estratgico le corresponde por lo menos un indicador (es decir que si hay 14 objetivos en el mapa, debe haber por lo menos 14 indicadores en el CMI.

Alineacin de la Estrategia

La grafica representa la relacin Alineacin Estratgica Objetivos Estratgicos e Indicadores

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d. Iniciativas Estratgicas: Son programas de accin destinados a alcanzar el desempeo buscado en los objetivos del mapa estratgico. Es imposible analizar las iniciativas Estratgicas de manera aislada. Deben ser consideradas como un conjunto de acciones complementarias, cada una de las cuales debe implementarse con xito para que la Escuela de Cadetes alcance las metas y la meta estratgica general. El modelo conceptual est constituido por el Mapa Estratgico, por el Cuadro de Mando Integral, y por ltimo encontramos las Iniciativas Estratgicas, que dan origen a los planes de gestin, en donde, entre otros aspectos se tienen en cuenta tareas, tiempos y recursos.

Modelo conceptual del Mapa estratgico, CMI y las iniciativas estratgicas

Las Iniciativas Estratgicas son grupos de proyectos y planes discrecionales de duracin limitada, no incluidos en las actividades de los procesos; estas iniciativas nacen a partir de los objetivos del mapa estratgico

e. Planificacin de la Operacin: En cumplimiento de las normas NTCGP 1000 y NTC ISO 9001 en sus numerales 7.1 la planificacin de la realizacin del producto o prestacin del servicio es necesario que los responsables de los procesos misionales realicen las siguientes actividades: Identificar las responsabilidades dentro del plan anual de formacin definido por la Direccin Nacional de Escuelas. Realizar la programacin acadmica de la vigencia para los procesos misionales de Formacin e Investigacin. As mismo dentro de la planificacin de la operacin deben incluir actividades de verificacin, validacin, seguimiento, medicin e inspeccin al proceso de Formacin e Investigacin. Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realizacin del producto y/o prestacin del servicio resultante cumplen los requisitos. Deben tener muy en cuenta la matriz de servicios, productos, caractersticas y estndares para la formulacin de la programacin acadmica de la vigencia.

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As mismo, en cumplimiento de la norma NTC ISO 14001:2004 en el numeral 3 Planificacin. El responsable del proceso de Administracin del Sistema de Gestin Ambiental, realiza la actualizacin de los aspectos e impactos ambientales significativos de la Escuela de Cadetes, con el fin de controlar y formular los programas que sean necesarios para controlar la operacin, las actividades y servicios de la unidad. As mismo, realizar definir las fechas especficas para la revisin y actualizacin de los Requisitos legales y otros requisitos en cumplimiento al numeral 3.2 de la NTC ISO 14001:2004. El responsable del proceso de Administracin del Sistema de Gestin Ambiental debe realizar un cronograma anual que incluya entre otros aspectos: Mediciones, controles, y aspectos que incluyen parmetros ambientales. Identificar las competencias y perfil necesario para el manejo y control ambiental. Definir la periodicidad para la medicin y controles a los objetivos y programas. Capacitaciones del ao para fortalecer las competencias de los cargos crticos para el desempeo ambiental. Actualizacin de la normatividad en la matriz legal ambiental. Revisin por la Direccin. Auditora interna. Implementacin de tecnologas de produccin ms limpias. Seguimiento y control para el apadrinamiento de partes interesadas vinculadas al SGA de la unidad, para implementar buenas prcticas ambientales. Control a contratistas, proveedores y obras de impacto ambiental. Actualizacin y realizacin del plan de emergencias. Definir los recursos, roles, responsabilidad, rendicin de cuentas y autoridad Difusin del Sistema de Gestin Ambiental.

Para los requisitos de planificacin del Sistema de Seguridad y Salud ocupacional, segn el numeral 4.3 de OHSAS 18001:2007 realice: f. Actualizar la matriz de Identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles. Actualizar e implementar los requisitos legales y de otro tipo relativos a SISO. Definir la periodicidad para la medicin y controles a los objetivos y programas. Establecer las fechas para difusin del sistema. Revisin por la direccin. Auditora interna. Actualizacin y realizacin del plan de emergencias. Definir los recursos, roles, responsabilidad, rendicin de cuentas y autoridad. Establecer las capacitaciones del ao para fortalecer las competencias de los cargos crticos para el desempeo del sistema. Definir el control y criterios operacionales en planes SISO.

Planes de gestin integrados HSEQ: Los planes de Gestin son instrumentos gerenciales de programacin y control de la gestin de los procesos y la iniciativas estratgicas de la unidad, de ejecucin anual, garantizando el cumplimiento de los proyectos y actividades que se deben llevar

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para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en su mapa Estratgico. Los planes de gestin surgen a partir de las iniciativas y deben tener en cuenta la meta del objetivo Estratgico. Por lo anterior, y con el fin de integrar los sistemas de calidad, ambiental y SISO de la Escuela de Cadetes, se propone que los responsables de proceso y programas deben articular un solo plan de gestin que integre las actividades que garanticen el cumplimiento oportuno de las metas y objetivos de calidad, ambiental y SISO, permitiendo un Sistema de Integrado de Gestin HSEQ. Ejemplo: Proceso: Logstica y Abastecimiento Programas Ambientales: Uso y ahorro eficiente del agua y energa Manejo de vertimientos Debe integrar las actividades del despliegue del proceso ms las actividades de los programas ambientales en un solo plan de gestin, lo cual permite la integracin y gestin de los sistemas HSEQ. Lneas generales que deben contener los planes integrados de gestin HSEQ: 1. Las actividades del despliegue del proceso 2. Las actividades de los programas ambientales 3. Las actividades de los programas de seguridad y salud ocupacional 4. Actividades de seguimiento al plan de manejo de riesgos (sino han sido incluidas
por el dueo del proceso)

5. Actividades de seguimiento a los planes de mejoramiento (sino han sido incluidas

por el dueo del proceso)

6. Actividades de compromiso frente a la Cultura Institucional como responsable de proceso. 7. Factores de Acreditacin Institucional (Si tiene responsabilidad) 8. Compromiso del Pacto Global (segn su nivel de responsabilidad frente a los 10 principios). 9. Responsabilidades frente a las polticas del Director. 10. Actividades especificas para cumplir un requisito de las normas de gestin de la calidad y/o ambiental (si es necesario). 11. Deben estar definidos los proyectos de mejora para la siguiente vigencia Identificacin de la eficacia, eficiencia y efectividad en los planes de accin

I n t e r

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Relacin de los Informes de Avance de los Planes de Gestin

Esquema bsico de la metodologa para la definicin de Objetivos, iniciativas, Cuadro de Mando Integral y planes de accin.

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Formato plan de Accin 2012 cdigo 1DE-FR-0029 versin vigente

NOMBRE DE LA UNIDAD PLAN DE ACCIN AO ________ Pagina 1 de 1 Cdigo: 1DE-FR-0029 Fecha: 14/09/11 Versin: 2

POLICA NACIONAL

Objetivo estratgico: Transcriba el objetivo estratgico del CMI con el cual tiene pertinencia la iniciativa del plan. Iniciativa estratgica: Describa que va a hacer la unidad para dar cumplimiento al objetivo estratgico seleccionado. Nombre del plan: Designe un nombre al plan que sea coincidente con lo que se realizar a travs del mismo. Descripcin: Transcriba la meta que se espera alcanzar para la vigencia del plan. Responsable: Grado, nombres y apellidos de quien liderar la ejecucin del plan. Proceso: Transcribir el nombre del proceso alineado al plan. rea organizacional: Defina las siglas del rea, Grupo o Proceso, a quien se le asignaron recursos para la operacionalizacin del Plan de Accin. Defina el valor presupuestado para la ejecucin del Plan de Accin, de acuerdo al Plan de Compras de la Unidad. Da, mes y ao, en que finaliza la ejecucin del plan. Presupuesto Recurso No. 1 Tiempo Recurso No. 2 Tiempo Versin del plan: Corresponde al nmero de modificaciones que se hayan autorizado para un plan de accin. Ejemplo: Versin 3 (Significa que se han autorizado tres modificaciones al plan).

Escala: Fecha inicial programada: Nombre de la Tarea

*Planes (este tem es fijo para los planes de accin). Presupuesto:

Da, mes y ao, en que inicia la ejecucin del plan. Descripcin de la tarea Responsable Fecha Inicio

Fecha final programada: Fecha Fin Peso

El peso se establece de acuerdo a la complejidad de la tarea, la cantidad de recursos (humanos, presupuestales y logsticos) requeridos para su desarrollo y el grado de aporte para el cumplimiento de la meta del plan. En atencin a estos criterios asignar los valores que oscilan de 1 a 3, en el cual 1 corresponde al de menos valor.

Da/ Designe un nombre a Describa de manera Defina el cargo, Da/ Mes/Ao/ la tarea, que sea prctica, clara y grado, apellidos Mes/Ao/, , en que coincidente con lo que concisa que va a y nombres de en que se se dar se realizar a travs de realizar para quien ejecutar dar inicio a fin a la la misma (se debe desarrollar la tarea (se o liderar la la ejecucin ejecucin tener en cuenta el ciclo debe tener en cuenta tarea de la tarea. de la PHVA). el ciclo PHVA). tarea.

Defina en Defina, horas, el Defina, Defina en previo tiempo previo horas, el Defina el valor consenso que consenso tiempo que presupuestado la unidad deber la unidad deber para cada que le ocupar la que le ocupar la tarea, de apoyar unidad apoyar unidad acuerdo al Plan en la recurso en la recurso en de Compras de ejecucin en la ejecucin la la Unidad. de la ejecucin de la ejecucin tarea. de la tarea. de la tarea. tarea.

ELABOR: GR. Apellidos y nombres Cargo

REVIS: GR. Apellidos y nombres Cargo

APROB: GR. Apellidos y nombres Cargo

En el diligenciamiento del formato de Plan de Accin, se debe tener en cuenta:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Objetivo estratgico: Corresponde al objetivo de la DINAE, y los objetivos estratgicos identificados por cada responsable de proceso. Iniciativa Estratgica: Corresponde a la Iniciativa identificada y a la que este plan responder. Nombre del plan: Es el nombre que identificar el plan de gestin integrado HSEQ. Descripcin: Corresponde a la meta que hay que lograr para la vigencia, debe ser la misma del Cuadro de Mando Integral (Objetivos estratgicos) Responsable: Nombre, grado del responsable del plan de integrado de gestin HSEQ. Proceso: el proceso el cual esta asociado el plan de gestin. rea organizacional: Nombre del rea responsable. Si es un plan que abarca varias reas se deben describir cuales son. Presupuesto: Es la sumatoria de la casilla de presupuestos de las actividades del plan de gestin. Fecha inicial y final: Corresponden a las fechas de inicio del plan, que es la fecha de inicio de la primera actividad. Para la fecha final es la que tiene la ltima actividad del plan de gestin.

10. Nombre Tarea: Nombre de la actividad, que sirve de identificacin de la misma. 11. Descripcin de la Actividad: Descripcin de cada una de las actividades del plan de gestin y su entregable. 12. Responsable: Identificacin del responsable o los responsables de las actividades. 13. Fecha inicial y final: Corresponden a las fechas de inicio y fin de la actividad 14. Peso: este es el valor porcentual del peso de la actividad sobre el total de actividades. 15. Presupuesto: En este campo debe colocarse el presupuesto definido para la actividad asignado en el plan de compras, sino est definido djelo en color rojo para solicitar el recurso. 16. Recurso: En este campo se debe identificar el (los) recurso(s) necesarios que involucren a otras dependencias, reas y/o procesos que son vitales para cumplir con esta actividad.

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Para la buena formulacin de los planes integrados de gestin los responsables de proceso deben realizar:

1. 2. 3. 4.

Formulacin de los Objetivos estratgicos Identificacin de los Indicadores Definir Iniciativas estratgicas Realice mesas de trabajo con los integrantes de su equipo de trabajo para formular las metas y los ejecutores identifiquen las estrategias y cumplan sus metas. 5. Establezca contacto con los responsables de los programas ambientales que estn directamente asociados a su proceso y formulen los objetivos, indicadores, metas y actividades dentro de su plan integrado de gestin. 6. Definan metas alcanzables y retadoras.

4. ALINEAR LA ESTRATEGIA CON LA OPERACIN.

Con el propsito de articular y alinear la gestin operacional de la Escuela de Cadetes y la estrategia de segundo y primer nivel, es necesario que los responsables de proceso y programa ambiental identifiquen los objetivos y metas de cada nivel y enlazarlas con los objetivos y metas propias de la Escuela de Cadetes. Todos los funcionarios de la Escuela de Cadetes deben entender y apropiar las iniciativas estratgicas, As mismo, los responsables de procesos estn en la obligacin de motivar a sus equipos de trabajo en la ejecucin y desarrollo de las actividades propuestas para ayudar a la unidad a triunfar con ella. Los ejecutores de proceso son la parte ms sensible de el desarrollo de la alineacin de la Estrategia con la Operacin, puesto que ellos son los que ejecutan los procesos, procedimientos, proyectos, actividades y tareas requeridas para lograr la estrategia, por ello deben entenderla para relacionar con xito sus operaciones diarias o el da a da con la Estrategia de la Escuela de Cadetes. Los funcionarios de la Escuela no pueden implantar una estrategia si no la conocer o no la entienden, por ello, los responsables de procesos tienen una gran responsabilidad como lderes en adecuada alineacin de la estrategia con la operacin y la difusin y apropiacin de sus equipos de trabajo: Construya los objetivos estratgicos, indicadores, iniciativas estratgicas, metas y planes integrados de gestin HSEQ en forma conjunta con los ejecutores de proceso, formando un equipo de trabajo para generar apropiacin y conocimiento de la formulacin de las estrategias. Realizar un plan de comunicacin para difundir las estrategias al interior de sus equipos de trabajo, como tambin, la Oficina de Comunicaciones Estratgicas

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difundir la Estrategia general de la unidad, de muchas formas diferentes, que involucre la creatividad y disminuya la monotona. Realizar un programa de capacitacin dirigido a la totalidad de los funcionarios de la unidad; la Oficina de Planeacin capacita oportunamente a los cargos sensibles de la unidad y los responsables de proceso lo realizan a sus equipos de trabajo. Para enlazar la gestin de la unidad con las metas personales, es indispensable generar compromiso con los ejecutores, responsables de proceso y programa ambiental, para ello, es necesario realizar la concertacin de la gestin al inicio del ao, incluyendo las actividades y metas definidas en el plan de gestin para cada vigencia, y la evaluacin se ver reflejada en el folio de vida mensual por resultados. Los responsables de proceso deben generar estmulos al personal bajo su mando que mejor haya desarrollado las actividades en los Planes de Integrados de Gestin.

a. Alineacin de la Estrategia con la Operacin: 1. Planes de Gestin: En el encabezado formato del plan de accin se realiza la alineacin del objetivo estratgico, la iniciativa estratgica con el proceso asignado.
NOMBRE DE LA UNIDAD PLAN DE ACCIN AO ________ Pagina 1 de 1 Cdigo: 1DE-FR-0029 Fecha: 14/09/11 Versin: 2

POLICA NACIONAL

Objetivo estratgico: Transcriba el objetivo estratgico del CMI con el cual tiene pertinencia la iniciativa del plan. Iniciativa estratgica: Describa que va a hacer la unidad para dar cumplimiento al objetivo estratgico seleccionado. Nombre del plan: Designe un nombre al plan que sea coincidente con lo que se realizar a travs del mismo. Descripcin: Transcriba la meta que se espera alcanzar para la vigencia del plan. Responsable: Grado, nombres y apellidos de quien liderar la ejecucin del plan. Proceso: Transcribir el nombre del proceso alineado al plan. rea organizacional: Defina las siglas del rea, Grupo o Proceso, a quien se le asignaron recursos para la operacionalizacin del Plan de Accin. Defina el valor presupuestado para la ejecucin del Plan de Accin, de acuerdo al Plan de Compras de la Unidad. Da, mes y ao, en que finaliza la ejecucin del plan. Versin del plan: Corresponde al nmero de modificaciones que se hayan autorizado para un plan de accin. Ejemplo: Versin 3 (Significa que se han autorizado tres modificaciones al plan).

Escala: Fecha inicial programada: Nombre de la Tarea

*Planes (este tem es fijo para los planes de accin). Presupuesto:

Da, mes y ao, en que inicia la ejecucin del plan.

Fecha final programada:

se realizar a travs de realizar para quien ejecutar dar inicio a fin a la la misma (se debe desarrollar la tarea (se o liderar la la ejecucin ejecucin tener en cuenta el ciclo debe tener en cuenta tarea de la tarea. de la PHVA). el ciclo PHVA). tarea.

Descripcin de Recurso Peso Presupuesto 2. ConcertacinladeResponsable Fecha responsables de proceso mediante Tiempo Recurso Tiempo la Gestin:Inicio Los Fecha consenso con su tarea Fin No. 1 No. 2 Defina en equipo de trabajo, definen las metas y actividades personales de cada ejecutor de Defina, horas, el Defina, Defina en Da/ proceso de manera plasman en Da/ concertacin de la gestin, previo tiempo consenso tiempo que la Defina el cargo, la para que evaluadas el ser previo horas, Designe un nombre a Describa y Defina el valor Mes/Ao/ consenso la tarea, que sea prctica, clara y presupuestado grado, apellidos Mes/Ao/, , en que la unidad deber unidad deber coincidente con lo que concisa que va a para cada mensualmente enyla evaluacin por resultados en los folios de vida.le ocupar la laque le ocupar la nombres de en que se se dar que
El peso se establece de acuerdo a la complejidad de la tarea, la cantidad de recursos (humanos, presupuestales y logsticos) requeridos para su desarrollo y el grado de aporte para el cumplimiento de la meta del plan. En atencin a estos criterios asignar los valores que oscilan de 1 a 3, en el cual 1 corresponde al de menos valor.

a. Asigne y socialice las tareas del plan de gestin a los funcionarios ejecutores del proceso. b. Deje plasmado en la concertacin de la Gestin del APROB: GR. Apellidos nombres ao 2012, las actividades y metas de ycada ejecutor de Cargo proceso. c. Deje por escrito su compromiso con la realizacin de las actividades que permiten el cumplimiento de la Estrategia de la Escuela. d. Realice una evaluacin del desempeo mensual en el folio de vida de los ejecutores y responsable de proceso. e. Al finalizar el ao tome como criterio el resultado de la ejecucin de las actividades y cumplimiento de las metas para la calificacin del desempeo.

tarea, de apoyar unidad apoyar unidad acuerdo al Plan en la recurso en la recurso en de Compras de ejecucin en la ejecucin la la Unidad. de la ejecucin de la ejecucin tarea. de la tarea. de la tarea. tarea.

ELABOR: GR. Apellidos y nombres Cargo

REVIS: GR. Apellidos y nombres Cargo

f.

Los responsables de proceso deben identificar estmulos al personal que cumpla a cabalidad las actividades al interior de su proceso.

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3. Plan Operativo de Estmulos: El responsable del proceso de Direccionamiento del Talento Humano debe alinear el Plan de Operativo de Estmulos (POE) con los resultados de los planes de gestin, con el fin de estimular el desempeo de los funcionarios y crear valor en el sistema Integrado de gestin de la Escuela de Cadetes.

5. CONTROL Y APRENDIZAJE DE LA ESTRATEGIA.

Una vez formuladas e implementadas las iniciativas estrategicas y el cuadro de mando integral de la Escuela de Cadetes alieada con la operacin y enfocada a satisfacer las necesidades y requisitos de nuestros clientes y partes interesadas, es vital continuar con el ciclo de la mejora continua PHVA; y realizar el anlisis de la gestion en el ciclo del Verificar. Para ello los responsables de proceso, programas ambientales y SISO, analisan la informacin de la gestion de los planes integrados de gestion HSEQ, mediante el analisis oportuno y estadistico de los datos y hechos de los procesos que garanticen la toma de decisiones frente a la deviacion de las metas y objetivos formulados.

Revisin Operacional: Las revisiones de la operacin estn diseadas para verificar los resultados de los procesos, procedimientos, protocolos, actividades y el desempeo de los ejecutores de proceso, dentro de los planes integrados de gestin HSEQ, para resolver los problemas nuevos o persistentes, por tanto tenga en cuenta: las reuniones deben ser convocadas y lideradas por los responsables de proceso y programas. Las reuniones se deben realizar al finalizar el mes. Dejar constancia mediante acta de la realizacin de la reunin. Convoque a la totalidad del personal que participa en el desarrollo del plan integrado de gestin, lo cual genera confianza y apropiacin de la estrategia. Analice los resultados de la planeacin de la operacin (programacin acadmica y de investigacin). Los responsables de los procesos misionales, deben analizar los resultados del producto y/o servicio no conforme, en cumplimiento de la norma NTCGP 1000:2009 y NTC ISO 9001: 2008 numeral 8.3. Analice los resultados con informacin veraz, oportuna y pertinente para la toma de decisiones.

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Tome una actitud de liderazgo frente al anlisis y toma de decisiones. Realice la evaluacin del desempeo a los ejecutores de proceso y programa en el folio de vida por resultados. Realice el informe de gestin del desempeo del proceso. Focalice la reunin y no pierda tiempo de discusiones que no van a nada. No pierda el Foco. Responder a los problemas inmediatos y a corto plazo.

Revisin de la Estrategia: Las revisiones de la estrategia estn diseadas para analizar, verificar y discutir el resultado de los planes, programas, iniciativas estratgicas, indicadores y los objetivos estratgicos. As mismo, evaluar el progreso en la ejecucin de la estrategia y sus diferentes barreras para el logro de las metas. La reunin de revisin estratgica debe ser presidida por el Director y/o Subdirector Escuela. La reunin se debe realizar bajo el marco del Subcomit Local de Mejoramiento Gerencial (SLMG), cada 45 das. La Oficina de Planeacin establece la agenda de la reunin bajo aprobacin del Director de Escuela. Los responsables de proceso presenta los resultados de su gestin ante la oficina de planeacin, la cual verifica la oportunidad y veracidad de la informacin frente a lo planificado. Detectan los problemas raz en la implantacin de las estrategias y recomiendan acciones para subsanar los problemas estratgicos. Asigna responsabilidades para alcanzar el desempeo definido. Se evala el desempeo de los responsables de proceso y programa mediante

Nota: los dos tipos de reuniones, operativas y estratgicas, deben ser breves, muy focalizadas, impulsadas por los datos, resultados, hechos y orientadas a la accin. Acciones de Mejoramiento: Las acciones de mejoramiento nacen del resultado de la gestin de los planes integrados de gestin, medicin de los indicadores, objetivos y polticas en cumplimiento de la norma NTC 9001:2009 numeral 8.5 Mejora Continua. Acciones preventivas: previenen la ocurrencia de no conformidades potenciales, antes de que se presentes se toman acciones para evitar, prevenir o disuadir sus consecuencias. Acciones correctivas: elimina las causas de las no conformidades para prevenir y evitar que estas se repitan. Estas acciones se establecen por el incumplimiento de un requisito, la prdida de un objetivo, indicador o meta y por no conformidades identificadas por entes de control y de certificacin. Proyectos de Mejora e Innovacin: se identifican para incrementar el desempeo de los procesos, el cual involucra la creatividad, el rompimiento de paradigmas, los recursos y la tecnologa para crear valor en los servicios que ofrece la Escuela de Cadetes y superar las expectativas de nuestros clientes y partes interesadas.

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6. Anlisis y mejora.
En cumplimiento de norma NTC ISO 9001:2009 numeral 5.6, NTC ISO 14001: 2004 y OHSAS18001:2007 numeral 4.6 Revision por la Direccion. Es necesario planear y realizar una reunion minimo una vez al ao que permita evaluar el desempeo del sistema integrado de gestion, evidenciando la conveniencia, adecuacion, eficacia, eficiencia y efectividad de los sistemas. Planifique la realizacin de la revisin o revisiones por la Direccin del sistema Integrado de Gestin y/ por separado. La Oficina de Planeacin realiza la agenda de la Revisin por la Direccin, previa aprobacin del Director de Escuela. La informacin de entrada para la revisin por la direccin debe incluir: a. Los resultados de auditoras. b. La retroalimentacin del cliente c. El desempeo de los procesos y la conformidad del producto y/o servicio.

d. El estado de las acciones correctivas y preventivas. e. Las acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la direccin. f. Los cambios que podran afectar al Sistema de Gestin de la Calidad.

g. Las recomendaciones para la mejora. h. los resultados de la gestin realizada sobre los riesgos identificados para la entidad, los cuales deben estar actualizados.

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BENEFICIOS ESPERADOS EN LA IMPLEMENTACIN DE LA METODOLOGA

1. Romper los paradigmas de la planeacin de las unidades de tercer nivel. 2. Alinear las estrategias del nivel estratgico, tctico y operacional, para no perder el foco estratgico de la Escuela de Cadetes. 3. Fortalecer la planificacin operacional y control oportuno. 4. Generar la cultura de la planeacin en los responsables y ejecutores de proceso y programas. 5. Fortalecer el sistema de medicin de las actividades y procesos de la unidad. 6. Proyectar objetivos y metas a largo y mediano plazo, que garanticen el crecimiento de la Alma Mater. 7. Incrementar la mejora continua de los sistemas de gestin de la Escuela. 8. Integrar los sistemas de gestin de calidad, ambiental y SISO en un solo Sistema Integrado de Gestin HSEQ. 9. Articular las actividades diarias de los ejecutores de proceso con las iniciativas estratgicas de la Escuela de Cadetes. 10. Genera conocimiento y apropiacin de las estrategias formuladas. 11. Evaluacin del personal de responsable y ejecutor de procesos y programas mediante el desempeo en la ejecucin de las actividades de los planes en el folio de vida. 12. Incrementar el clima institucional al generar estmulos e incentivos al personal por los resultados en la estrategia. 13. focalizar las reuniones mediante en el anlisis de los resultados de la ejecucin de la operacin, separa de la estrategia. 14. Incrementar la mejora continua e innovacin.

REFERENCIAS: Norma OHSAS 18001: 2007 Sistemas de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional. Norma NTC ISO 14001 Sistemas de gestin ambiental. Norma NTC ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad. NTCGP 1000:2009 Sistema de Gestin de la Calidad en el Sector Pblico. Gua para la planificacin de la prestacin del servicio en la Polica Nacional Cdigo: 1DS-GU-0006. Metodologa para la formulacin y operacionalizacin del Plan Estratgico Institucional Cdigo: 1DE-GU-0001. THE EXECUTION PREMIUM, integrando la estrategia y las operaciones para lograr ventajas competitivas. ROBERT KAPLAN y DEVID NORTON.

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