Gestiona Mejor tu Vida

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Ttulo del Libro: Gestiona mejor tu vida Autor: Alberto Pena Introduccin.
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Fecha de Publicacin: 6 de Octubre 2009 Editorial: Libros Libres N Pginas: 320 ISBN: 9780615198682

La productividad nos cambia la vida.

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Cmo ser productivo. Los giros.

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Conclusin.
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EL AUTOR: Alberto Pena (Gijn, 1972) estudi Ciencias Empresariales y enseguida se vincul a proyectos pioneros de informacin digital, entre ellos Las Noticias en la ReD y LaBrujula-iBrujula. Trabaj en la divisin de mviles de Telecinco, cre Kunno Systems y fue director de marketing de Movilisto para Espaa y Global Marketing Director de iTouchMovilisto para todo el mundo, cargo que le brind la posibilidad de residir en Londres, Sidney y Ciudad del Cabo. En 2004 fund ThinkWasabi, blog de referencia sobre la utilizacin de la tecnologa e Internet en la gestin personal y la organizacin. Imparte cursos y seminarios, y ha volcado su carrera profesional como asesor exclusivo para empresas y particulares en el mbito de la productividad.

Introduccin
Vivimos en un mundo exigente y dinmico en el que realizamos numerosas y variadas actividades. Tenemos a nuestra disposicin herramientas y medios casi infinitos, pero, a pesar de ello, nos damos cuenta de que nuestra vida y nuestro trabajo son cada vez menos productivos. Gestiona mejor tu vida, ms que una obra acadmica, es un libro de experiencias personales en que el lector se podr ver reflejado en la

mayora de los casos. Invita a la reflexin y el anlisis, pero sobre todo a las respuestas y la accin. Nos muestra lo que est fallando (el problema), nos explica las razones por las que vale la pena cambiar (la motivacin) y nos muestra cmo tenemos que hacerlo (la solucin). En muchas obras dedicadas a la productividad se echa en falta esa base mental productiva sobre la que construir una metodologa de trabajo. Muchos de estos libros se lanzan a explicar directamente en qu consiste tal o cual mtodo de ges-

Leader Summaries 2009. Resumen autorizado de: Gestiona mejor tu vida por Alberto Pena, Libros Libres 2009.

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tin de tareas o proyectos, sin detenerse a considerar y desarrollar lo esencial: antes del mtodo hay que cambiar a la persona. Cuando una persona improductiva quiera poner en prctica uno de estos mtodos de organizacin de tareas, es muy posible que mejore a corto plazo, pero a la larga su potencial productivo ser limitado. Los grandes males, como pereza, falta de iniciativa, preocupacin por lo intrascendente, estrs y ansiedad, dificultad para concentrarse o bajo rendimiento, permanecern ah. A diferencia de toda esta literatura, que rara vez ataca el problema de raz, Gestiona mejor tu vida nos ensea a corregir nuestra conducta improductiva, a gestionarnos mejor, y nos explica cmo vencer esos malos hbitos que nos atenazan partiendo de nuestro propio yo.

La productividad nos cambia la vida

Cada vez tenemos ms tareas que gestionar, ms proyectos que realizar, pasamos ms tiempo en la oficina, sufrimos ms estrs, tenemos menos tiempo libre, nos desgastamos ms pero la eficacia y la calidad de nuestra vida no mejora y no logramos sacar lo mejor de nosotros mismos. Para muchos, la gestin personal se ha convertido en un desafo insuperable. Por ms que pudiramos culpar de ello al ritmo que nos demandan otros o a las imposiciones de nuestro trabajo, las verdaderas causas de nuestra improductividad estn dentro de nosotros: carecemos de gestin personal. La productividad no es la capacidad de producir ms, sino la facultad de sacar lo mejor de nosotros mismos. La productividad personal no es hacer ms en menos tiempo, sino un objetivo que persigue la mejora de cada aspecto de nuestras vidas. A la productividad podemos llegar por necesidad, por curiosidad o por cualquier otro motivo. Realmente las razones no importan ni afectan en modo alguno al resultado final. Lo que cuenta es la voluntad de

querer iniciar el cambio, empezar, seguir y, finalmente, completar el camino. La clave de este profundo y revolucionario cambio reside en un conjunto de principios y fundamentos muy sencillos. La inmensa mayora de ellos estn cimentados en el sentido comn y vienen incluidos de serie en cada ser humano. El problema reside en que nuestros malos hbitos los han silenciado, relegndolos al olvido. Lo nico que tenemos que hacer es reactivarlos. Una gestin personal plena se construye desde abajo, poco a poco, trabajando esos simples pero poderosos principios con firmeza y determinacin. La verdadera productividad es serena, acta de forma pausada, no hace alardes ni se oculta detrs de grandes esfuerzos o bravuconadas. La esencia del gran giro hacia la productividad que todos podemos efectuar se basa en pequeos giros en nuestra conducta productiva, en hacerlo de forma gradual, controlada y consciente.

disposicin para tomar el control efectivo de todos los aspectos de nuestra vida y lograr, mediante iniciativa, anticipacin y accin, unos resultados positivos y beneficiosos, tanto en el mbito personal como en el profesional. El giro hacia la proactividad, como los dems seis giros, se completa con cinco pasos indispensables y complementarios entre s que deberamos ir dando uno a uno: Primer paso: actitud mental positiva. La actitud mental positiva se vive desde nuestro interior y luego se exterioriza en forma de optimismo, vitalidad, entusiasmo, ilusin y esperanza. Es un ardor positivo que impregna nuestros pensamientos y se plasma en nuestras acciones. En la proactividad que buscamos, la actitud mental positiva acta en dos niveles distintos: 1) en nuestro camino hacia la productividad y una mejor gestin personal, nos empuja a iniciar el cambio y desarrollar los giros; 2) en nuestro trabajo y vida diarios, imprime, por un lado, entusiasmo, pasin y energa en todo lo que hacemos y, por otro, serenidad y optimismo ante cualquier conflicto o problema. En cualquiera de las situaciones, como una crisis de pareja, un enfrentamiento con un compaero de trabajo, una reclamacin por un producto en mal estado, etc., la actitud mental positiva es la que nos posibilita el primer paso para dar el primer paso. Pensando y actuando guiados por ella, sentamos las bases para la solucin. Sin ella, estamos condenados al fracaso. Segundo paso: visualizar el xito. El siguiente aspecto que debemos desarrollar para ser proactivos es la habilidad de visualizar creativamente el beneficio y adelantar el xito que nos espera tras nuestra accin. A la hora de ponerse a caminar o resolver un conflicto, una persona negativo-pasiva solamente concibe y valora el esfuerzo, el fastidio o la molestia de tener que hacerlo. Por el contrario, una persona proactiva, sin ignorar el esfuerzo que conlleva una tarea, proyecta imaginariamen-

Cmo ser productivo. Los giros

Los giros son principios, fundamentos e ideas que promueven cambios en nuestro comportamiento y reajustes en nuestra conducta. Para ser productivos hemos de convertirlos en hbitos, que suponen la repeticin diaria y permanente de una serie de rutinas productivas. Para desarrollar dichos cambios y reajustes debemos emplear un mecanismo con la siguiente secuencia: giro, rutina, repeticin, hbito, espontaneidad. Su ltimo fin es lograr que actuemos de forma productiva en todo momento y hacerlo adems de forma espontnea. Son siete los giros o leyes de productividad con que podemos mejorar la gestin de nuestras vidas: proactividad, perspectiva, simplicidad, enfoque, mtodo, autocontrol y evaluacin.

Primer giro: proactividad La proactividad es la actitud y pre-

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te el resultado y el xito postrero con el fin de utilizarlos como arma de motivacin y acicate. El hecho de imaginar una tarea o un trabajo bien hecho y concluido con xito genera una cascada de estmulos positivos en nuestra mente que nos hace querer hacerlo. Es un ejercicio mental que aporta un ingrediente ms a la frmula de la proactividad y nos ayuda a convencernos de que nos levantemos, nos pongamos en marcha y lo hagamos. Tercer paso: nosotros somos la solucin. Una actitud positiva y la capacidad de visualizar el xito que aguarda detrs de la accin nos proporcionan argumentos para la conviccin de que nosotros somos el remedio al problema, que contamos y podemos cambiarlo con iniciativa. La solucin, en muchsimos ms casos de los que creemos, est en nuestra propia mano, la tenemos nosotros mismos y pasa inevitablemente por hacer. Las personas proactivas no permanecen inmviles esperando que la solucin llegue de rebote, no se vuelven buscando a otros que les saquen las castaas del fuego, no se esconden detrs de la obstinada y tan extendida aseveracin no se puede. Saben que ellos mismos tienen la llave para solventar el problema. Es el s frente al no. Cuarto paso: desterrar el no se puede. Hemos de mirar positivamente dentro y fuera de nosotros mismos, aferrndonos a lo que ya somos y tenemos, y a todo lo que puede salir de nosotros. Debemos empezar por considerar nuestro propio talento y creatividad. Nuestra formacin, experiencia, buen hacer y actitud pueden ayudarnos a conseguirlo. Tambin hay que mirar positivamente hacia fuera y valorar las circunstancias, los medios que nos rodean y las personas que tenemos cerca, que nos darn fuerza, consejo y estmulo para conseguirlo. Alrededor de nosotros hay muchas cosas que nos impulsan a decir se puede. Quinto paso: qu hara nuestro dolo? Muchos de nosotros tenemos un dolo o un modelo que seguir. Es

una persona que admiramos, que nos inspira y a la que nos gustara parecernos. Puede ser una figura histrica, un personaje contemporneo, una celebridad o alguien mucho ms cercano y querido como nuestro padre, nuestra madre o un amigo de la infancia. Pensar en esa persona que tanto admiramos y nos inspira, e imaginarla justo antes de la encrucijada, duda, decisin o atolladero frente al que nos encontramos, es algo que actuar como activador de nuestra motivacin. Nos llenar de determinacin y nos proporcionar el movimiento y la intensidad que nos faltan para hacer las cosas.

Segundo giro: perspectiva Todos, en mayor o menor medida, tenemos la capacidad de identificar lo que para nosotros es esencial, importante, notable, o bien aquello que, por el contrario, es trivial o insignificante. Es decir, actuamos y decidimos con perspectiva. Sin embargo, en la prctica diaria a menudo nos traicionamos a nosotros mismos y nos dejamos atrapar por aquello que, en el fondo, no cuenta. Salpicamos nuestras horas con mini o microtareas absurdas que poco a poco consumen nuestro tiempo y activos diarios; leemos con fruicin revistas y pginas web que nunca llegarn a tener impacto en nuestra vida real; o bien participamos en discusiones acaloradas sobre temas que no van con nosotros, ni en el fondo ni en las formas, y que no van a influir en nuestro proyecto vital. En otras palabras, desaprovechamos nuestro yo diario en actividades intranscendentes que nos impiden desarrollar aquellas que s son esenciales y a las que s nos deberamos dedicar con absoluta pasin. Al adoptar perspectiva logramos tener presentes una serie de principios con los que podremos fotografiar desde lejos nuestras elecciones, actividades, gestos, el modo y la forma en que gastamos nuestro yo diario en unas cosas y otras. La perspectiva nos permite decidir de forma inteligente a qu dedicar y a qu no nuestro tiempo.

Primer paso: escala de valores. El mal hbito de actuar de manera incontrolada e irreflexiva, sin perspectiva, provoca que en muchas ocasiones quebrantemos nuestro propio sistema de valores y prioridades personales. Anteponemos algo insignificante a algo que de verdad nos importa, como puede ser el tiempo con nuestros hijos, un fin de semana con nuestra pareja, nuestro propio descanso, crecimiento personal, afn por aprender, un ascenso en el trabajo, la voluntad de evolucionar como expertos en un rea, etc. Todo ello se resiente cuando no pensamos ni actuamos con perspectiva. En ese momento nos convertimos en protagonistas de este tipo de frases: es que mi trabajo casi no me deja tiempo para m o siempre llego tarde y apenas veo a mi familia. Las personas que realizan afirmaciones como estas deberan preguntarse: a qu cosas me he dedicado de verdad durante el da?, he elegido bien dnde he invertido mi yo diario?. Segundo paso: objetivos personales. Quien piensa y acta con perspectiva tiene en su horizonte mental la consecucin y el cumplimiento de sus propios objetivos personales. Un objetivo es algo que queremos alcanzar o conseguir a corto o medio plazo, sea por razones personales, familiares o profesionales. Es el porqu de hacer las cosas. Un objetivo o un plan se compone de varias fases que implican diversas actividades y tareas que vamos realizando a lo largo de los das. Los objetivos bien definidos nos dan razones de peso para decir no a cualquier nimiedad o distraccin que se nos presente para zancadillear nuestra productividad. Para pensar y actuar con perspectiva es tambin imprescindible que nos hagamos una serie de preguntas: realmente esto que voy a hacer responde a mis objetivos para hoy?, ayuda a acercarme al conjunto de mis objetivos personales y profesionales?, de verdad busco esto?. Tercer paso: impacto en nuestras

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metas. Todos deberamos tener un plan maestro en nuestra vida. Ese plan tendra que contener los grandes objetivos que queremos cumplir en los prximos aos, metas que nos gustara conseguir o cosas que pretendemos ser en los prximos meses o aos: por ejemplo, iniciar la expansin internacional de nuestra empresa; organizar la boda y casarnos en el mes de septiembre; presentarnos y aprobar las oposiciones, etc. Podemos tener objetivos muy importantes a corto y medio plazo, tanto personal como profesionalmente, pero las metas son, por su naturaleza, mucho ms determinantes e influyentes en nuestra vida. Persiguen realizarnos como personas y profesionales, y nos ayudan a elegir y actuar solamente sobre aquello que en verdad es importante. Cuarto paso: dejar huella. Hacer algo y hacerlo bien, de forma excepcional, exquisita y buscando la excelencia, es una recompensa de incontable valor. Nuestra autoestima y nuestra propia satisfaccin personal salen reforzadas despus de haber hecho algo muy bien. Las personas que actan sin perspectiva suelen tener muy poco respeto por su tiempo y por lo que pueden llegar a conseguir si invierten bien su dedicacin y talento. Por eso es habitual orles decir nada ms llegar al trabajo: Tengo tiempo de sobra. Voy a leer primero los titulares de prensa y luego me pongo con lo que tengo que hacer para hoy. De paso ir a por un caf, etc. Por el contrario, quienes piensan y actan con perspectiva valoran por encima de todo lo que pueden aportar. Si, por ejemplo, tienen que redactar un informe importante, comprueban varias veces las cifras, se aseguran de que todo est en su sitio y, a ltima hora de la maana, si les queda tiempo, se dedican a otras cosas. Este es el comportamiento que marca la diferencia. Quinto paso: crecimiento personal. A la hora de pensar y actuar con criterio definido y de elegir entre lo importante y lo trivial, es

fundamental tener presente la bsqueda del crecimiento personal. Cuando llega el momento de discernir si lo que tenemos delante de nosotros merece la pena o no, debemos preguntarnos: Esto que voy a hacer ahora, me va a enriquecer como profesional y como persona? Realmente me va a aportar algo con lo que construir un yo ms robusto y duradero? De verdad, viendo, leyendo o haciendo esto me voy a convertir en mejor persona?.

Tercer giro: simplicidad Tendemos por naturaleza a complicarnos en casi todo, incluso en la gestin personal. Intentamos muchos cambios a la vez; nos rodeamos de mltiples y complejas herramientas que, en lugar de ayudarnos, complican nuestro flujo de trabajo; ejercitamos la multitarea para completar trabajos que requieren concentracin y no dispersin; creemos errneamente que lo grande supera en brillantez a lo pequeo; y no aprovechamos las sencillas cosas que ya tenemos y nos rodean. Simplificar, buscar y fomentar lo sencillo elimina muchas de las complicaciones de las que nosotros mismos somos responsables sin darnos cuenta. Muchos de los obstculos que tenemos que sortear se deben a nuestra incapacidad para ver la esencia de las cosas. Primer paso: pequeos objetivos. La clave para tener xito en nuestros proyectos y retos pasa por despedazarlos, trocearlos, dividirlos en pequeos objetivos diarios que podamos y debamos completar con xito. Si, por ejemplo, queremos escribir un libro, no importa si vamos a tardar cinco u ocho meses en completarlo si el capitulo que hemos escrito hoy ha sido todo un xito y nos acerca a nuestra meta final. Segundo paso: valorar lo pequeo. Rara vez nos paramos a valorar y recrearnos en lo pequeo. Los rasgos hacen que nuestro rostro tenga carcter; la revisin final de un

guin al que se agregan pequeos matices hace que una pelcula tenga una historia slida; los sencillos retoques en un diseo web hacen que nos impresione su equilibrio; los suaves golpes de un pincel consiguen que un cuadro alcance una extraordinaria armona Sin embargo, muy poca gente repara en lo pequeo ni se empea en hacerlo bien. Y es aqu donde se marca la diferencia en muchos mbitos, tambin en la productividad. Sabindolo, conviene concentrarse en lo pequeo, valorarlo y utilizarlo. Una persona productiva sabe utilizar pequeas frases de un correo electrnico, pequeas conversaciones, pequeas aplicaciones informticas, pequeos gestos, pequeos detalles en su provecho. Tercer paso: hacer solamente una tarea. Salvo para tareas absolutamente mecnicas que exigen un nivel muy bajo o nulo de atencin, poca energa y ninguna creatividad, practicar la multitarea no es recomendable; es una de las grandes enemigas de nuestra productividad, porque hace que nuestro trabajo adolezca de mediocridad, retraso, ansiedad y precipitacin. Lo que, por el contrario, promueve la simplicidad es ejecutar las tareas una a una. Conviene poner frente a nosotros todas las tareas y objetivos para el da e ir completndolos con toda nuestra atencin e inspiracin, pero siempre uno a uno. Esto redundar en una serie de beneficios, como tranquilidad, calidad, eficacia y naturalidad. Cuarto paso: definir y fijar lmites. El hbito de fijar lmites nos proporciona los beneficios de control, priorizacin, concentracin y sencillez. Fijar lmites, por tanto, supone tomar el control y los mandos de aquellas tareas que se repiten diariamente y que, irremediablemente, consumen ciertos minutos de nuestro tiempo. No hay que dejar que nos dominen, sino ponerlas a nuestro servicio. Quinto paso: soltar lastre. No nos resultara complicado analizar, revisar y enumerar muchas de las cosas que nos rodean objetos, activida-

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des y compromisos y que nos aportan poco o casi nada: sustituir nuestra suscripcin al gimnasio, al que no vamos desde hace meses, por cuarenta minutos de carrera por el parque; darnos de baja en varias redes sociales a las que hace meses que no entramos pero de las que seguimos recibiendo notificaciones cada dos por tres; anular la suscripcin de varios catlogos de ropa, videojuegos y material de oficina que recibimos en casa por correo ordinario; revisar todas las aplicaciones instaladas en nuestro ordenador, etc. Todas estas cosas son ruido o lastre. Si queremos avanzar con firmeza en el camino de la productividad, es necesario detectarlas y desprenderse de ellas. La simplicidad consiste en desechar absolutamente todo lo que no nos ayude a sumar.

como mximo. Consiste de tres preguntas sencillas: 1) Qu dos o tres tareas clave he de afrontar hoy? 2) Por qu esas tareas son tan importantes para m? 3) Estoy dispuesto a poner todo de mi parte en ellas? Segundo paso: enfoque de objetivo. El enfoque de objetivo nos permite tomar conciencia real del alcance de lo que estamos a punto de hacer. Elimina el resto de cosas y centra todos nuestros sentidos en una tarea concreta para que podamos ejecutarla con sencillos y pequeos pasos. Tercer paso: enfoque de entorno. Lo que logramos con este enfoque es centrarnos en modificar nuestro entorno en lugar de nuestro comportamiento. Controlando y reduciendo los estmulos externos las distracciones estamos fomentando la concentracin y salvaguardando los niveles de atencin que requerir la tarea que nos espera. Cuarto paso: enfoque de concentracin. Este enfoque nos permite que sigamos presentes y concentrados mientras realizamos una tarea. Facilita que nuestros sentidos productivos no decaigan ni desfallezcan en tanto en cuanto no se haya terminado. Algunas de las claves para conseguir el enfoque de concentracin pueden ser las siguientes: si estamos con un cliente o en una reunin cara a cara, centrarnos en cada frase que dice anotando y remarcando en un bloc las ms importantes; acordarnos con frecuencia del propsito y el fin de lo que estamos haciendo; antes de entrar en una reunin, escribir en nuestro bloc de notas una palabra que la defina y recoja la importancia de permanecer atento: por ejemplo, gran cliente, mi producto o similares. Quinto paso: enfoque de eleccin. Nuestro xito diario depende en su totalidad de las elecciones que hacemos. Nos vemos perjudicados o beneficiados por aquello que elegimos en cada momento del da. Saber gestionarse y ser productivo es solo una cuestin de elegir bien. Ante imprevistos y decisiones

repentinas, es el enfoque de eleccin el que nos aporta intuicin, agudeza y presencia en el momento para elegir de manera productiva. De ese modo, no perjudicamos nuestro plan de trabajo y las prioridades que nos fijamos con nuestras acciones.

Quinto giro: mtodo El quinto giro es uno de los ms prcticos. Expone el procedimiento y las pautas de actuacin precisas para lograr realizar las cosas cotidianas. Se trata de un mtodo para gestionar y completar nuestras tareas diarias llamado de las Dos Listas. El nombre indica que hemos de crear y mantener dos listas de tareas independientes pero relacionadas entre s. La primera es la Lista de Entrada, donde aadimos y almacenamos las nuevas tareas que van surgiendo a lo largo del da. La segunda es la Lista de Salida, donde previamente hemos anotado aquellas tareas que tenemos que hacer hoy mismo. Lista de Entrada. En esta lista van las cosas que debemos hacer algn da. Aqu guardaremos toda aquella tarea, necesidad de hacer algo, encargo, peticin, obligacin o actividad que surge durante el da y que exige que la realicemos o terminemos en un espacio corto o medio de tiempo: dos das, una semana o diez das. Es esencial que, una vez aparezca la tarea o la necesidad de hacer algo, la aadamos de forma inmediata a nuestra Lista de Entrada. Solo tenemos que aadir la tarea a la lista y seguir trabajando con normalidad. Por ejemplo: convocar una comida de trabajo; iniciar la seleccin de candidatos; analizar la estrategia de lanzamiento del producto X, etc. Lista de Salida. En esta lista van las cosas que tenemos que hacer hoy. Aqu tendremos aquellas tareas que hemos de completar hoy mismo y que, por tanto, requieren toda nuestra atencin. Esta lista y sus tareas son las que importan. Frente a ellas, lo dems no debe existir durante el

Cuarto giro: enfoque El enfoque consiste en estar presentes y tomar conciencia del momento, saber qu estamos haciendo, por qu y cmo lo estamos haciendo. Eso nos permite tomar el control y los mandos de cada una de nuestras acciones y orientarlas hacia donde nosotros queremos. El enfoque nos permite decidir y elegir dnde, cundo y cmo aplicamos nuestra proactividad, perspectiva y simplicidad. Es el giro que facilita a los giros anteriores tocar tierra y actuar. El enfoque nos hace presentes en el instante actual, nos da lucidez para interpretar el ahora, evita que nos escapemos mentalmente y convoca a nuestros sentidos productivos para invertir nuestros recursos internos en la actividad que tenemos frente a nosotros. Primer paso: enfoque de maana. Una buena forma de empezar a desarrollar el enfoque es hacer, todas las maanas, un repaso mental muy rpido de lo que nos espera en el da: una entrevista de empleo, una reunin con el departamento de ventas, un examen en la universidad, etc. Este ejercicio mental tiene que ser muy rpido y gil, de dos minutos

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da de hoy. Al final del da, tenemos que haber borrado de ella todas las tareas que nos habamos propuesto. Ejemplos de Lista de Salida: completar la presentacin y demo para el cliente Z; reservar billetes y hotel para el viaje a Sudfrica; hacer una lista de ideas para la reunin creativa de maana, etc. Revisiones diarias. El mtodo de las Dos Listas se fundamenta en una doble revisin diaria, una por la maana y otra a ltima hora de la jornada o bien por la noche. As, unos minutos antes de terminar nuestro da de trabajo tenemos que revisar la Lista de Entrada. Repasamos una a una las tareas que tenemos en la lista, bien porque las hemos aadido hoy o bien porque vienen de los das anteriores, y les asignamos una fecha de ejecucin, es decir, decidimos si las dejamos en esa misma lista o bien las movemos a la Lista de Salida para llevarlas a cabo maana. La revisin de la Lista de Salida la hacemos al da siguiente. Este ejercicio sirve para familiarizarnos con las tareas que nos esperan. Acta como el triler de una pelcula antes de su estreno: nos prepara, nos abre la mente, estimula nuestros sentidos y genera el inters y la atencin necesarios dentro de nosotros. Esta doble revisin diaria garantizar que no se nos escape nada y que nuestros sentidos productivos estn siempre alerta y orientados hacia la ejecucin de las tareas. Segundo paso: tareas clave. Son aquellas tareas que, por la creatividad, el talento, el nivel de concentracin o el tiempo que nos llevar completarlas o por su relevancia en nuestros planes, demandan ms de nuestro yo productivo. Debemos considerarlas, por su importancia, como peldaos hacia la culminacin de nuestros objetivos ms personales. Si bien todas las tareas de la lista han de ser completadas durante el da, las clave han de ejecutarse en momentos lgidos de nuestra productividad, cuando estamos ms frescos, despejados, llenos de vitalidad y sin distracciones aparentes a la vista.

Tercer paso: el Minuto de Oro. El Minuto de Oro es una regla del mtodo segn la cual todo aquello que podamos completar ms o menos en un minuto debemos hacerlo en ese momento y quitrnoslo de en medio, siempre y cuando no se nos interponga la ejecucin de una tarea clave. Responder rpidamente a un mensaje de correo con una sola lnea, devolver una llamada para confirmar algo, imprimir un documento, archivar una factura y decenas de casos similares que se nos presentan a diario son algunos de los candidatos perfectos para el Minuto de Oro. Cuarto paso: tareas peridicas. Todos tenemos una serie de tareas que hemos de ejecutar de forma peridica y repetitiva todos los das o todas las semanas, tales como despachar y contestar el correo electrnico, clasificar documentos de marketing y ventas, hacer seguimiento telefnico de nuestros tres clientes principales, etc. A la hora de ejecutar estas tareas peridicas, diarias o repetitivas, debemos acostumbrarnos a trabajar por parcelas. Esto significa que, una vez que nos pongamos con una actividad, tenemos que hacer todo lo relacionado con ella y no empezar otra hasta haber terminado la primera de un tirn. Es decir, la actividad no se debe partir por la mitad ni decidir terminarla ms adelante. As, por ejemplo, es muy recomendable destinar momentos determinados del da para gestionar nuestro correo electrnico (tarea peridica) y, adems, hacerlo por completo y de una vez. Si tenemos quince correos, debemos leerlos, despacharlos y contestarlos todos en ese momento. Quinto paso: rincones del da. Uno de los pequeos grandes secretos de la productividad personal son los rincones del da, pequeos lapsos o espacios de tiempo que quedan libres entre una actividad y otra, y que podemos y debemos aprovechar para adelantar trabajo y completar otras tareas. Podemos imaginar cualquiera de las siguientes situaciones y sacar parti-

do de los rincones de tiempo que quedan sueltos: la reunin a la que asistimos ha concluido diez minutos antes de lo previsto y lo aprovechamos para revisar nuestro correo electrnico desde nuestro ordenador porttil; en el taller nos han entregado el coche media hora antes y utilizamos ese tiempo para hacer la compra; en lugar de ir a visitarle, hemos solucionado un problema con un cliente y aprovechamos ese tiempo para ejecutar nuevas tareas de nuestra Lista de Salida, etc. Nuestra jornada est plagada de momentos en los que podemos y debemos robar minutos al da.

Sexto giro: autocontrol Tenemos una innata disposicin a la dispersin, a la distraccin y a la indisciplina. Esa tendencia natural, adems de otros factores externos, hace que tendamos a olvidar y a no practicar los giros. Es aqu donde hemos de recurrir al autocontrol, que es el que nos llama al orden y nos proporciona los mecanismos mentales para volver a ser productivos. El autocontrol nos protege contra aquello que amenaza nuestra productividad. Nos da la visin, la serenidad y la fortaleza necesarias para enfrentarnos a ello y, en ltima instancia, interconecta todos y cada uno de los giros. Nos proporciona la capacidad y el hbito de reclamar y activar nuestros frreos principios productivos cuando estemos desarrollando cualquier actividad y algo intente frustrarla. La mejor forma de explicar el autocontrol es conociendo y diseccionando sus enemigos: Primer enemigo: procrastinacin. La procrastinacin no es otra cosa que la habilidad de retrasar y posponer una tarea o actividad inevitable que de forma reiterada nos negamos a hacer. Ahora me viene mal hacerlo pero maana me levanto una hora antes y lo hago seguro, ahora no estoy suficientemente concentrado, maana creo que estar ms fresco, es que ahora no me veo yo a

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tope: voy a dar una vuelta con los amigos y tal vez me despeje, etc. Todas estas son frases bajo las que habitualmente se esconden tareas que nos resistimos a hacer y que aplazamos de forma reiterada. La procrastinacin se presenta habitualmente cuando nos resistimos a hacer algo o bien lo evitamos de forma consciente o inconsciente. Esa omisin repetida est causada por alguna o varias de estas razones: pereza, temor, indecisin, mala organizacin y planificacin, incapacidad para calibrar el esfuerzo necesario, etc. El nico modo eficaz de derrotar la procrastinacin es apelar a nuestros principios productivos, tales como valorar y darle sentido a la tarea, descomponerla en pequeas partes, aprovechar las horas en las que ms rendimos, pensar en los que pagan nuestra procrastinacin (familiares, amigos, compaeros), aplicar la regla del Momento de Oro, conectar la tarea con nuestros objetivos, enfrentarnos a la procrastinacin que proviene del temor y dar el primer paso para que todo fluya mejor. Segundo enemigo: imprevistos. Adems de la procrastinacin, las tareas imprevistas y los encargos inesperados son uno de los mayores retos a los que cada da se enfrenta nuestra productividad. Es nuestra base mental productiva la que puede ayudarnos a enfrentarnos con xito a cualquier tarea o encargo imprevisto que se nos presente. As, en tal caso, deberamos actuar con calma y serenidad, analizar durante unos instantes la dimensin real y los requisitos de la tarea o encargo que inesperadamente nos han asignado, evitar la multitarea, no dejarnos llevar por el pnico del momento y por el impacto que ese imprevisto pueda tener en el resto de nuestras tareas pendientes. Tercer enemigo: decir s a todo. Una de las razones ms comunes por las que en la prctica se resiente nuestra productividad diaria es porque no somos capaces de decir no a una persona que nos est pidiendo algo. En ese sentido, hay una serie de

claves que nos pueden ayudar a hacerlo: antes de acceder, calibrar el impacto que la tarea que nos piden va a tener en nuestra Lista de Salida; intentar comprender en toda su extensin lo que nos estn pidiendo para ver si entra en conflicto o nos impide desarrollar nuestros objetivos personales; si nuestra respuesta tiene que ser no, al menos de momento, no dudar ni un instante en pronunciar esa frase; y si nuestro jefe o supervisor es quien nos ordena hacer una tarea, no acceder a la primera, sino intentar hacerle ver la transcendencia de lo que estamos haciendo en el momento y lo contraproducente que sera interrumpirlo. Cuarto enemigo: estrs. La dificultad para concentrarse adecuadamente, la mala planificacin con fechas lmite mal ajustadas, la multitarea y la incapacidad para distinguir lo urgente de lo importante suelen ser algunos de los principales motivos del estrs que a veces nos domina en el trabajo. No debemos nunca subestimar el estrs y la ansiedad que genera la presin por terminar las tareas. Es algo muy serio que coarta nuestra imaginacin y nuestra inventiva, obstaculiza nuestra iniciativa y claridad de ideas, e inmoviliza nuestro juicio y principios productivos. Es un enemigo que debemos y podemos combatir con varias medidas, tales como descansar y dormir adecuadamente, planificar y visualizar por adelantado las tareas o momentos de mayor exigencia del da, identificar aquello que nos estresa y hacerle frente, pararnos unos minutos sin hacer nada para relajarnos, y divertirnos y rernos, ya que el ocio y el esparcimiento resultan determinantes para espantar el estrs. Quinto enemigo: desmotivacin. Nuestra motivacin y las ganas de mejorar nunca permanecern inquebrantables: habr das o momentos difciles en los que desaparezcan o se desmoronen por completo. En esa situacin nos pueden ser de ayuda algunas claves prcticas: cuidar con mimo el arranque de nuestro da buscando

aquellos hbitos matutinos que revitalicen y reactiven nuestros biorritmos productivos desde primera hora; no pensar o decir no me apetece, sino ponernos en marcha; no olvidar que el xito de los grandes proyectos se sustenta en las pequeas cosas bien hechas que pueden activar nuestra motivacin; ser consciente del momento y no dejar que nuestra mente est en otra parte.

Sptimo giro: evaluacin Este giro consiste en desarrollar el saludable hbito de revisar y analizar peridicamente el comportamiento de nuestro yo productivo. El eje de este giro es el ejercicio de volver sobre nuestro da o nuestra semana y evaluar con espritu analtico y constructivo el estado de nuestra gestin personal. Hemos de ser conscientes de que no puede haber cambio real, duradero y efectivo sin una evaluacin rigurosa. Primer paso: doble evaluacin. Es recomendable llevar a cabo dos tipos de evaluacin de nuestro comportamiento productivo: una diaria y una semanal (o quincenal). Las preguntas que nos podemos hacer para la evaluacin diaria son las siguientes: he sido productivo hoy?, he aplicado los giros a mi trabajo y cada una de mis tareas?, me ha ayudado todo ello a cumplir mis objetivos para hoy?. Para la evaluacin semanal podemos preguntarnos esto: cmo estn actuando los giros en mi actual trabajo?, me han convertido en mejor profesional y mejor persona?, qu est fallando y dnde puedo mejorar?. Segundo paso: conclusin, accin, mejora. El propsito de las conclusiones en el ejercicio de la evaluacin siempre es obtener una accin y, a la postre, una mejora. Si hemos hecho bien el proceso de evaluacin, al final tendremos ante nosotros una serie de acciones, medidas a adoptar o cosas que cambiar. A la hora de realizarlas no hay que precipitarse: la importancia de fijarnos pequeos y simples retos

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que podamos cumplir para alcanzar y afianzar nuestro cambio es decisiva. Por ello, hemos de fijarnos un solo cambio a la vez, muy pequeo, muy concreto, que nos apetezca hacer, que podamos palpar y medir, y que no nos suponga un esfuerzo desmedido. Y repetirlo hasta mejorar de verdad y pasar al siguiente reto. Tercer paso: ser honesto pero benvolo. Con la evaluacin seremos todava ms conscientes de que los errores y los tropiezos son parte inherente de la gestin personal y absolutamente necesarios para nuestro aprendizaje y mejora. Lo peor que podemos hacer con nosotros mismos es fustigarnos, reprocharnos o maltratarnos por haberlos cometido. La evaluacin es un ejercicio para ayudarnos a mejorar, no para castigarnos por los errores cometidos. Hemos de utilizar la franqueza y la honestidad para analizar en fro nuestras acciones, y la benevolencia y el optimismo para aprender de nuestros tropiezos. Cuarto paso: celebrar nuestros xitos. Nuestra actitud mental positiva no solo debe alimentarse de nuestra denodada determinacin y de nuestra fuerza interior, sino tambin de momentos de alegra y jbilo interior o exterior, si vemos la necesidad de manifestarlo. Nos merecemos esos momentos de celebracin, de saborear durante algunos instantes que realmente hemos sido capaces de recorrer el camino con xito a pesar de todas las dificultades. Quinto paso: el ejercicio de evaluacin. El mejor momento para realizar la evaluacin es hacia el final de da, cuando ha terminado nuestra actividad laboral, estamos

de vuelta en casa y hemos completado nuestras tareas diarias. En cualquier caso, elijamos el momento que elijamos, hemos de asegurarnos de que, por lo menos, vamos a disponer de cuatro o cinco minutos dedicados solo a la evaluacin sin interrupciones ni distracciones. Uno de los secretos de la evaluacin es conseguir que dure poco. Tiene que ser algo liviano y sin rodeos. Hacindola corta, breve y concisa, conseguiremos que sea menos montona y nos resultar ms fcil formar ese hbito. El momento de la evaluacin es algo que no debemos saltarnos si realmente queremos que surta efecto y nos ayude a mejorar. Hemos de recordar que al hbito se llega con la repeticin constante, por lo que debemos realizar la evaluacin con regularidad. Por ltimo, debemos saber que el momento de la evaluacin no est reido en absoluto con nuestro descanso. Cuando nuestra jornada ya ha terminado, lo nico que tenemos que hacer es mirar hacia atrs y observarla con ojo crtico pero con espritu flexible y distendido. Esos cinco minutos son algo nuestro, parte de nuestro yo diario y parte de nuestro yo del da siguiente. Debemos tomarlos y tratarlos como un regalo nico.

tado los das de 25 horas. En el da a da hemos de conciliar nuestro trabajo con nuestra propia vida personal y familiar. Es algo que debemos hacer y en lo que la mayora hemos fracasado. Tareas de casa, proyectos personales, planes familiares, organizacin de nuestro tiempo libre, entre otras actividades, se ven beneficiados o perjudicados directamente por nuestra capacidad o incapacidad para saber qu, cmo y cundo hacer las cosas. Por todo ello, mantener una ptima gestin personal, ser productivo, organizado y eficaz en nuestra vida es un desafo de proporciones titnicas. Reprogramar nuestro cerebro productivo, corregir gestos improductivos y eliminar los malos hbitos arraigados en nuestro interior es un proceso que lleva tiempo, requiere paciencia, el seguimiento de un mtodo y, sobre todo, prctica continua. Esta prctica se puede construir o cimentar sobre los siete giros presentados en este libro, que nos ayudan a modificar nuestra actual conducta improductiva. Gracias a ellos podemos interpretar, elegir y actuar ante cualquier situacin de nuestra vida y trabajo.

Conclusin
La sociedad que nos ha tocado vivir nos impone un ritmo frentico y demanda de nosotros posiblemente ms de lo que fsica y mentalmente podemos dar. Cada da millones de personas experimentan la desagradable sensacin de estar a merced de su agenda, sin tiempo apenas para s mismas, su familia y su ocio. Para ellas se deberan haber inven-