Anne scolaire : 2010/2011

1) Dfinitions Cest quoi une base de donne

Une base de donnes est un ensemble structur de donnes enregistres sur des supports accessibles par lordinateur.

Une base de donnes est compose dun ensemble de tables lies entre elles. Les donnes sont stockes dans les tables sous format de ligne (enregistrement) et des colonnes (champ).

Cest quoi un SGBD

Une SGBD est un (Systme de Gestion de Base de Donnes) ensemble de logiciels qui sert manipuler les bases de donnes. Ms Access est un SGBD.

Les objets dAccess

Access gre 6 types dobjets : Les tables : sont lobjet de base sur lequel se basent les autres objets. Les requtes : permettent de rponde la question Select champs From tables Where conditions Cest dire slectionner un ensemble de donnes (champs) partir dune ou
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plusieurs tables avec des critres (conditions). Les formulaires : Ils facilitent la saisie et la prsentation des donnes dans des crans. Les tats : Ils permettent de prparer les donnes pour limpression. Les macros : Ils contiennent un ensemble dactions qui vont tre excutes successivement. Les modules : Ils contiennent des instructions en code VBA (Visuel Basic Application)

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ACCEDER AU LOGICIEL MICROSOFT ACCESS

Une fois Windows est tlcharge, vous avez trois possibilits pour accder Access :

Double-cliquer sur son icne sur le bureau Cliquer sur le bouton Dmarrer -> Tous les programmes -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2007. Cliquer sur le bouton Dmarrer -> Excuter et on tape la commande msaccess

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CREER UNE BASE DE DONNEES

Ds le dmarrage une page daccueil saffiche

Cliquer sur Base de Donnes vide .

Choisir le nom de votre base de donnes, vous pouvez modifier lemplacement de votre base de donnes en cliquant sur le bouton , vous choisissez donc lemplacement.

Aprs avoir choisir le nom de la base de donnes et lemplacement, cliquer ensuite sur le bouton

4)

FERMER UNE BASE DE DONNEES

Aller dans le menu Bouton Office / Fermer la base de donnes.

ventuellement et si vous ne lavez pas fait, un message vous demandera si vous souhaitez sauvegarder les modifications effectues.

5)

OUVRIR UNE BASE DE DONNEES

1. OUVRIR UNE BASE EXISTANTE

Aller dans le menu Bouton Office / Ouvrir.

Une fentre souvre. Vrifiez que le rpertoire ou le lecteur (disquette ou disque dur) actif est bien celui voulu. Dans la liste des bases cres, cliquez le nom de celle que vous voulez ouvrir : il apparat en bleu puis cliquez le bouton Ouvrir.

2. OUVRIR UNE BASE AU DMARRAGE Choisissez dans le volet Ouvrir une base de donnes rcente la base de donnes voulue.
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6)

CREER UNE TABLE

Ouvrez la base de donnes dans laquelle vous dsirez crer une table. Clique dans longlet Crer sur Table

La table souvre par dfaut en mode feuille de donnes . Choisir le Mode cration , en cliquant avec bouton droit de la sourie sur longlet Table 1.

Cest l donc ou vous devez choisir la structure de votre table.

Aprs avoir saisi la structure, noubliez pas de sauvegarder votre table.

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SAISIR LA STRUCTURE D'UNE TABLE

Une table bien cre permet de retrouver sans aucune ambigut possible un enregistrement. Cest pourquoi, il faudra dans la majeure partie des cas, codifier certaines informations (exemples : code article, code fournisseur...). Choisissez des codes ni trop court car vous risquer dtre limit au bout dun moment et obliger de revoir toute votre codification, ni trop long car les codes alors prennent de la place inutilement (ce qui augmente les temps de rponse machine).

La structure dune table est compose de champs (colonnes). Chaque champ possde un nom, un type, des proprits dont certaines dpendent du type et ventuellement une description. Placez-vous en mode cration .

Pour chaque champ saisissez : Le nom du champ peut comporter jusqu 64 caractres espaces compris. Dans une mme table, deux champs diffrents ne peuvent pas avoir le mme nom. Le type de donnes permet de dfinir la nature des donnes saisir (lettres, chiffres, dates...). La description ne doit pas tre obligatoirement renseigne. Elle permet cependant de mieux identifier le contenu du champ.

- Les proprits du champ ne doivent pas tre obligatoirement toutes renseignes, mais elles permettent de rduire les erreurs de saisie, la perte de place sur le disque et augmente le temps des traitements. Voici les proprits les plus importantes : a) La proprit VALEUR PAR DFAUT permet dindiquer une valeur qui sera automatiquement place dans le champ lors de lajout de nouveaux enregistrements. b) La proprit VALIDE SI permet ACCESS de vrifier la saisie et donc de rduire les erreurs. ACCESS vrifie toujours que les donnes saisies correspondent au type de champ (exemple, il refuse les lettres dans un champ de type numrique). Cette proprit permet daller plus loin. Vous spcifiez dans cette proprit la ou les conditions que doivent satisfaire les donnes qui seront saisies dans ce champ. Si les donnes ne sont pas correctes, le message indiqu dans la proprit Message erreur apparatra lcran.

Exemples de conditions : Condition saisie <>0 >100 et <500 Comme "411???" >Date() <#01/01/1999# Test effectu par ACCESS La valeur saisie doit tre diffrente de 0 La valeur saisie doit tre comprise entre 101 et 499 La valeur doit commencer par 411 et comporter 6 caractres en tout La valeur saisie doit tre suprieure la date du jour La valeur saisie doit tre infrieure au 01/01/1999

- La proprit MESSAGE SI ERREUR permet de saisir un message qui apparatra si la valeur saisie dans ce champ nest pas conforme aux conditions dfinies dans la proprit Valide Si .

8)

DEFINIR UNE CLE PRIMAIRE

La cl primaire dune table est un champ qui permet didentifier de facon unique un enregistrement, et de prfrence chaque table doit avoir une cl primaire. Il y a deux types de cl primaire, une cl primaire colonne ou une cl primaire multi colonnes.
Pour crer une cl primaire, vous devez : - tre en mode Cration. - Choisir le champ devant servir de cl primaire.

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Exemple du champ code_produit qui va tre la cl primaire de la table produit.

- Cliquer sur le bouton Pour crer une cl primaire multi-colonnes, il faut slectionner les champs qui vont forms la cl primaire, el appuyant sur le bouton Ctrl du clavier.

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SAISIR OU AFFICHER LES DONNEES D'UNE TABLE

1. PASSER DU MODE CREATION AU MODE FEUILLE DE DONNEES

Lorsque vous tes en mode Mode cration

cest dire lorsque la

structure de la table est affiche, pour passer en mode Feuille de donnes , appuyez sur le bouton Affichage et choisissez Mode Feuille de donnes .

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Lorsque vous tes en mode Cration

, si vous avez modifi la

structure de la table, un message vous demandera de la sauvegarder avant dafficher les donnes. Lorsque vous tes en mode Feuille de donnes , cest dire que le contenu de la table est affich lcran, pour passer en mode Cration , appuyez sur le bouton Affichage et choisissez Mode Cration .

2. SAISIR DES DONNES DANS UNE TABLE

Pour saisir des donnes dans une table, il faut, aprs avoir cr sa structure, passer en mode Feuille de donnes. Le contenu de la table est affich sous la forme dun tableau o chaque champ de la structure forme une colonne et chaque enregistrement de la table, une ligne.

On se dplace dans la table soit laide des flches de direction, de la souris, de la touche de tabulation ou mme laide des ascenseurs. Le champ dfini en cl primaire doit obligatoirement tre renseign, sinon un message vous le signalera.

10) OUVRIR UNE TABLE

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Ouvrez la base de donnes contenant la table ouvrir. Cliquer avec bouton droit de la sourie sur le nom de la table puis Ouvrir et la table sera ouverte en Mode feuille de donnes, si vous dsirez ouvrir la table en mode cration vous choisissez Mode cration.

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MODIFIER LA STRUCTURE D'UNE TABLE

Pour modifier la structure dune table, vous devez aller en mode Cration . Vous pouvez ajouter ou supprimer des champs, mais galement modifier les noms, les types ou les proprits. Cependant soyez prudent lorsque vous modifiez les types ou rduisez le format des champs alors que des donnes ont t saisies dans la table. Si les informations tapes ne sont plus en relation avec le nouveau type ou le nouveau format, elles seront perdues ou tronques. Ce genre derreur se produit quand on passe du type Texte au type Numrique ou quand on rduit le format.

12)

LES RELATIONS ENTRE LES TABLES

1. CRER UNE RELATION ENTRE DEUX TABLES

ACCESS peut grer une relation entre 2 tables dune mme base de donnes. Cette relation vous permettra daccder des enregistrements partir dune valeur dun champ. Par exemple, une relation entre une table des produit et une table
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livrer permettra dobtenir partir de la valeur du champ N produit de la table livrer le nom du produit situ dans la table des produit. REMARQUE : les champs utiliss, pour relier les deux tables, doivent avoir le mme type de donnes.

Pour crer une relation entre 2 tables : Ouvrez la base de donnes contenant les 2 tables relier. Cliquer sur le bouton Relations de longlet Outils de base de donnes.

Une fentre saffiche pour choisir les tables concernes. Slectionner la table puis cliquer sur le
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bouton Ajouter et ainsi de suite.

Cliquer sur le bouton Fermer, Les tables apparaissent cte cte.

Dans la premire table, cliquez le champ qui est en commun avec lautre table et faites le glisser vers son homonyme dans lautre table. Une fentre souvre o vous pourrez ventuellement choisir des options cette relation. Cochez Appliquer lintgrit rfrentielle (permet de vrifier que les donnes communes aux 2 tables ont le mme type de donnes).

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Cliquez le bouton Crer. Les deux tables rapparaissent, la relation entre elles est schmatise par un trait les reliant.

2) SUPPRIMER UNE RELATION ENTRE DEUX TABLES

- Ouvrez la base de donnes contenant les 2 tables relies. - Cliquer sur le bouton Relations de longlet Outils de base de donnes. - Les relations cres apparaissent. Cliquez su r le trait schmatisant la relation supprimer. Celui ci doit apparatre en gras, vous pouvez ensuite supprimer soit : En appuyant sur la touche Suppr du clavier.

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En cliquant bouton droit de la sourie puis supprimer.

En appuyant sur le bouton Supprimer menu. - Cliquez avec bouton droit sur longlet Relations puis Fermer pour revenir la fentre principale.

du

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CREER UNE LISTE DE CHOIX

Pour crer une liste de chois sur un champ donn : Passer en mode cration de la table qui contient ce champ. Slectionner le champ et choisir comme type de donnes Assistant Liste de choix

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Une fentre souvre pour choisir si la source de cette liste sera base sur une autre table ou bien taper les valeurs de cette liste. Pour notre exemple on va taper les valeurs de cette liste, il faut cocher donc je taperai les valeurs souhaites .

Cliquer sur Suivant, remplissez donc les valeurs de la liste

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Une fois la saisie des valeurs est termine, tapez Suivant:

Donnez un nom de la liste, puis Terminer. Passer en mode feuille de donnes pour voir le contenu de la liste.

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