La Costea

Productividad en los procesos y relaciones comerciales, con SYNCFONIA

Elaborado por Eduardo Nez Acevedo Investigacin Empresarial AMECE - GS1 Mxico, Diciembre 2008

Introduccin
Globalmente, GS1 GDSN ha desarrollado estndares para la alineacin y sincronizacin de informacin. En nuestro pas, AMECE - GS1 Mxico es el organismo responsable de la administracin de los estndares internacionales del sistema GS1, los cuales son diseados a partir de mejores prcticas y un enfoque global que facilite su aplicacin y adopcin. Los primeros trabajos sobre Alineacin de Informacin en Mxico se presentaron en 2001, donde un anlisis en las empresas arroj como resultado la necesidad de contar con un proceso de apoyo para disminuir los excesivos costos por una administracin de categoras extremadamente pesada y laboriosa, as como la homologacin de la informacin de los productos, la cual causaba un impacto directo en los procesos: rdenes de compra, entrega y recepcin de la mercanca, la facturacin, entre otras actividades ms. Con el propsito de ofrecer a la industria una herramienta confiable para realizar procesos de alineacin y sincronizacin de informacin, AMECE - GS1 Mxico junto con empresas representantes de varios sectores desarroll el catlogo de productos denominado:

SYNCFONIA es un repositorio de informacin que permite almacenar y comunicar datos maestros sobre artculos comerciales, de modo que sta pueda ser intercambiada ntegramente entre socios de negocio. Esto representa para LA COSTEA un factor clave de xito, ya que permite mejorar de manera importante la calidad de la informacin contenida en su sistema, as como la intercambiada con sus socios comerciales. La Sincronizacin de Datos se refiere a la transferencia electrnica y actualizacin de la informacin del artculo comercial, con la mnima intervencin humana y bajo prcticas estandarizadas.

Qu beneficios ofrece? Generacin de ahorro Mejora el tiempo de introduccin de los artculos al mercado Mejora la administracin y confiabilidad de su catalogo Publica sus artculos para cualquier parte del mundo Elimina el re-ingreso de datos Disminuye la duplicidad de datos en los sistemas Asegura que los cambios de artculos son comunicados con exactitud a travs de la red para los socios de negocio Disminuye gastos en tecnologa de informacin al contar con un repositorio nico. Disminuye horas perdidas por el manejo de discrepancias en facturacin. Disminuye tiempos de recibo en CeDis y Tiendas debido a errores en captura de datos. Puede publicar su informacin en piezas, cajas o pallets

Proceso de alineacin y sincronizacin de datos en la costea Antecedentes

Conservas LA COSTEA, empresa 100% mexicana con presencia en varios pases, tiene ms de 85 aos proporcionando a las familias alimentos envasados de alta calidad que preservan el buen sabor de la cocina mexicana, facilitando su preparacin y que sean de precio bajo para hacerlos accesibles a todos los consumidores. La visin de LA COSTEA es ser la empresa lder en el mercado nacional de conservas alimenticias y con creciente presencia internacional que, a travs de sus productos y servicios proporcione la mayor satisfaccin a sus clientes, basndose en el desarrollo de personal altamente calificado y comprometido, as como en el empleo de tecnologa de punta para la creacin de nuevos productos. Entre los principales alimentos envasados de LA COSTEA estn los chiles serranos y largos en vinagre, pur de tomate y la lnea de vegetales, entre otros. LA COSTEA, en su totalidad, es una empresa con tecnologa de punta que cada ao invierte en lo ms importante: calidad, sabor y distribucin. Sin duda, para Mxico, la marca es sinnimo de orgullo pues est presente en todo el mundo. Trabajando para satisfacer siempre a todos sus consumidores. Dentro de la Cadena de Abastecimiento, la empresa posee el rol tanto de fabricante, como de distribuidor e Importador de productos. El volumen de unidades de consumo (productos dirigidos al punto de venta) que actualmente maneja LA COSTEA es de aproximadamente 700, todos ellos identificados con un cdigo de

barras estndar (GTIN por sus siglas en ingls); mientras que el volumen de unidades logsticas o expedicin (para procesos de distribucin o almacn) suman alrededor de 385 empaques. El porcentaje de unidades de consumo as como unidades que expedicin que estn identificados con un GTIN oscila entre 81% y 100% sobre el total de la base de productos. Desde hace varios aos, LA COSTEA ha participado de forma activa en las iniciativas y proyectos coordinados por AMECE - GS1 Mxico con el fin de proponer mejores prcticas del comercio electrnico basadas en los estndares GS1, y con una perspectiva de impacto en la Industria en general.

Preparacin y Diseo del Proyecto

El paso fundamental para la puesta en marcha del proyecto, en trminos operativos, fue conocer especficamente el alcance y procedimiento para implementarlo. Por ello, LA COSTEA continu mejorando su flujo con el que vena trabajando previamente, para el mantenimiento en cuanto a estndares se refiere, en sus procesos, impulsando la coordinacin y comunicacin con el equipo a travs de la retroalimentacin a las reas que requieren tomar decisiones con base a estndares. Importante ha sido tambin, para el correcto funcionamiento de los sistemas y procesos, el trabajo hecho durante los ltimos aos, enfocado a garantizar una correcta alineacin de sus datos maestros con la finalidad de capitalizar los beneficios a travs de la sincronizacin de la informacin con sus socios comerciales, principalmente porque a partir de ello, se detona una gran cantidad de componentes en materia de informacin al resto de los procesos electrnicos, tales como la orden de compra, la factura electrnica, el aviso de embarque, etc. Bajo esta premisa, la empresa busca aprovechar al mximo la herramienta que desarroll la AMECE GS1 Mxico para este fin: SYNCFONIA. Desde el punto de vista estratgico, uno de los aspectos ms relevantes para la Compaa en este proyecto ha sido el apoyo directivo, particularmente de la Direccin General y de la Direccin Comercial. LA COSTEA cuenta con la infraestructura tecnolgica necesaria a travs de su rea de Sistemas que permite monitorear y controlar los procesos internos (Warehouse, ERP). La Gerencia de Administracin de Ventas lider el proyecto y le dio seguimiento al estndar, adems La COSTEA participa activamente en el Comit de Alineacin de AMECE GS1 Mxico. Por otro lado, los ejecutivos de cuenta del rea de Administracin de Ventas, estn sensibilizados y tienen el conocimiento de la herramienta. Los objetivos concretos que se persiguen al contar con un modelo de Alineacin de Datos son: Estandarizar la informacin de los productos Compartir la misma informacin en todas las reas involucradas Controlar y agilizar los procesos involucrados en las relaciones comerciales. Aumento de productividad en los procesos. Satisfacer las necesidades de informacin de los clientes:

El proceso de Alineacin y Sincronizacin de Datos bajo estndares globales que LA COSTEA mantiene con sus principales socios comerciales est al 50%, que en trminos generales se trata de compaas medianas y grandes., las cuales incluyen las principales cadenas de tiendas de autoservicio del pas. Para aquellos clientes que no estn por el momento alineados al modelo bajo estndares, se utilizan los mtodos convencionales de catalogacin, basados principalmente en envo de informacin a travs de procesos manuales que involucran por ejemplo formatos en Excel y listas de precios donde se incluye el cdigo de barras, en ambos con informacin del pallet, la caja y la pieza. El formato es definido entre ambos socios. Este trabajo implica tiempo por parte del personal dedicado y recursos para atender estos clientes.

Estatus y siguientes pasos

LA COSTEA tiene ya 500 productos de su lnea regular catalogados en SYNCFONIA y corresponden al 71.42% del total de cdigos activos de la empresa. Los sistemas internos estn preparados para integrar la informacin producida para el proceso de Alineacin y Sincronizacin de Datos, permitiendo su integracin, proceso respaldado con infraestructura de conectividad, calidad y control en los procesos. Para la empresa, es relevante el manejo diferenciado de las configuraciones de los artculos comerciales, con base en los niveles jerrquicos de los productos, lo cual permite, no slo emplear la informacin internamente en las reas que lo requieren, sino tambin ofrece a los clientes tener el detalle de primera mano sobre los productos al nivel de unidad, display, paquete, caja y pallet. Esto ha representado un impacto favorable, ya que el modelo de catalogacin y envo / recepcin de datos a travs de SYNCFONIA, no slo refiere las caractersticas y especificaciones de los productos dirigidos a punto de venta, sino tambin sus configuraciones para manejo logstico, todos ellos ligados a travs del cdigo de barras. El flujo de la operacin y generacin de los datos maestros se realiza con la intervencin secuencial de distintas reas de la compaa: Mercadotecnia, Logstica, Administracin de Ventas, Produccin, Almacenaje as como Distribucin y Venta.
1 Mercadotecnia LA COSTEA 2 Logstica LA COSTEA 3 Administracin de Ventas 4 Produccin 5 Almacenaje 6 Distribucin y Venta LA COSTEA

1. Mercadotecnia. Imprime la etiqueta con el cdigo de barras y se encarga de la presentacin del producto. 2. Logstica y Produccin. Notifica el GTIN 14 (DUN 14) adems de calcular peso neto, peso bruto, alto, ancho, profundo (para unidad de consumo, venta y pallet); nmero de camas en un artculo comercial, bultos por pallet, camas por pallet, camas por pallet, vida de anaquel, tipo de almacenamiento y factores de estiba.

3. Administracin de Ventas. En esta etapa se hace una revisin general de la informacin y se transmite al ERP de la empresa. 4. Produccin. Presenta el nuevo producto. 5. Administracin de Ventas. Asigna el cdigo de barras, cuando ya se tiene el producto fsico terminado. Basado en los datos maestros generados en los procesos internos, el rea de Administracin de Ventas consolida la informacin y realiza el proceso de captura en SYNCFONIA, el rea de Logstica se encarga de validar la calidad de la informacin para proveer informacin a los clientes. El proceso de catalogacin en LA COSTEA posee un mecanismo flexible para realizar mantenimientos controlados y monitoreados en las diferentes fases del flujo de operacin, de tal forma que slo pueden ser realizados por el personal autorizado y dueo de la informacin. Los recursos de la Empresa dedicados al proceso de Alineacin y Sincronizacin de Datos son un administrador del Catlogo Electrnico de Productos, adems de dos recursos que participan en el rea de Logstica involucrados en la generacin y mantenimiento de los datos maestros. El diseo del cdigo de barras es proporcionado por una empresa de outsourcing. El administrador del Catlogo Electrnico lleva a cabo una constante retroalimentacin y capacitacin hacia las personas que requieren conocer y administrar la informacin, se apoy en el Programa Integral de Soporte de la AMECE GS1 Mxico, asistiendo particularmente a los cursos para el uso del catlogo electrnico de SYNCFONIA. LA COSTEA utiliza una clasificacin de categoras de productos ya determinada en el mercado para la Administracin de Categoras (Category Management), algunos productos como las aceitunas son separados para integrarlos en otras categoras de especialidades. Esta forma de organizar las categoras les ayuda a revisar el comportamiento del mercado y es utilizada de forma interna para realizar proyecciones de ventas. Las principales reas de oportunidad con las que se ha enfrentado la compaa en el proceso de Alineacin y Sincronizacin de Datos son: Mejorar las negociaciones con las cadenas detallistas para agilizar el alta de nuevos productos y cambios de precios Eliminar procesos manuales en el alta de nuevos productos por parte de algunas cadenas

Figura 1. Diagrama que muestra los actores que intervienen en la cadena de suministro.

As mismo, la empresa considera que existen reas de oportunidad que se han ido trabajando, y que se enfocan a: a) Notificar sobre cambios en el manejo de validaciones y dependencias en SYNCFONIA. b) Que AMECE GS1 Mxico se una entidad neutral y observante entre fabricantes y cadenas. c) La empresa cuenta con un proceso para la administracin de imgenes (generacin, envo, alojamiento) el cual es utilizado por su rea de Mercadotecnia para apoyar su planogramacin, volumetra y mercadeo.

Beneficios
Beneficios comerciales: a) Aumentar los niveles de servicio a los clientes directos permitiendo que los productos cumplan en tiempo y forma con los requisitos de los pedidos. b) Satisfaccin al cliente en el punto de venta. Beneficios tecnolgicos: a) Maximizar los recursos en los sistemas, evitando tiempos muertos o demoras en los procesos a travs de las bondades del comercio electrnico. b) Asegurar la calidad de la alineacin y sincronizacin de datos evitando errores que demoren los procesos de distribucin y venta de los productos. Beneficios operativos: a) Centralizacin de Datos que benefician en el control de los procesos operativos de transporte, recepcin de mercanca, almacenaje, etc. b) En cuanto a procesos se refiere, los principales beneficios se han visto reflejados en: transporte, almacenaje, entrega de productos a clientes, facturacin electrnica como emisor.

CONCLUSIONES
La funcionalidad de SYNCFONIA permite a los clientes integrar en sus sistemas de informacin, en una forma rpida y sencilla, las variables logsticas y descripciones de los productos de LA COSTEA. Los clientes aprovechan los ahorros en tiempo en su proceso de compras y ahora el personal est ms enfocado a su estrategia de mejorar la relacin con LA COSTEA La generacin de las rdenes de compra y facturas son ms limpias, con datos alineados y sincronizados, lo que permite disminuir el nmero de errores y aclaraciones en estos documentos comerciales. La administracin de categoras, junto con el resto de las variables de los productos ayudan a mejorar el cubi cuadre y la planogramacin, lo que ayuda a la recepcin de mercanca y el picking en los CEDIS de los clientes. La Alineacin bajo estndares globales es considerada indispensable por la alta direccin de esta Compaa, el aprendizaje y la experiencia para LA COSTEA en materia de Alineacin y Sincronizacin de Datos mediante el modelo planteado en Mxico (con base en estndares globales), se traduce en contar con una sensibilizacin, principalmente del impacto que tiene la calidad de informacin a lo largo de la cadena de suministro. Y en este sentido el Servicio de Comprobacin de Datos (a travs de SECODAT) ha ofrecido a la Compaa la posibilidad de ir ms all del proceso de catalogacin, dando a sus clientes (internos y externos) la garanta de que los datos estn cotejados contra el producto en s.

En LA COSTEA se tiene el suficiente conocimiento sobre temas y servicios hacia la implementacin y uso de estndares internacionales globales, con el propsito de seguir incorporando tecnologas que faciliten el uso del comercio electrnico. A partir de la publicacin de la informacin de productos en SYNCFONIA, la empresa tiene la certidumbre de contar con procesos ms eficientes con sus socios comerciales, a partir de la implementacin de los proyectos de sincronizacin de datos y uso de SYNCFONIA. Este proyecto proporciona a LA COSTEA un nuevo aprendizaje, al momento en que diferentes reas de la empresa colaboran junto con Sistemas, en los cambios de la organizacin a nivel de procesos y a nivel cultural. Tambin fomenta la unin y comunicacin con el sector empresarial del pas.

ANEXO 1. Diagrama de flujo de Datos del Producto Terminado en LA COSTEA.

Inicio
Usuario

Necesidad de creacin de Cdigo

Usuario

Requiere DUN 14?

Si

No

Solicita creacin de cdigo

Planeador Maestro

F1
Planeador Maestro

Calcula y notifica DUN 14 a Ventas y Produccin

Validacin de datos

F1
Oferta Armada?

F1

Componentes para la lista de materiales

No

Si

Datos correctos?
Si

F2
Planeador Maestro

Planeador Maestro

Asigna lista de materiales

Creacin de etiqueta Master

Asignacin de cdigo interno y alta en R/3 Planeador Maestro Notificacin al rea solicitante

Planeador Maestro

Clculo del costo

Asigna hoja de ruta de fabricacin

Planeador Maestro

Confirmacin del costo

F1
Planeador Maestro

Solicita cdigo de barras al rea comercial

Creacin de versin de fabricacin

Planeador Maestro

Informe a Logstica

F1

Asignacin de puestos para radio frec.

Planeador Maestro

Informe a Produccin

Asigna cdigo de barras y notifica al solicitante y a Logstica

F1

Creacin de norma de embalaje

Fin