OFICIO

1. CONCEPTO El oficio es un documento o comunicacin escrita de carcter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias pblicas o privadas. es.wikipedia.org/wiki/Oficio Comunicacin escrita, referente a los asuntos de las administraciones pblicas. Real Academia Espaola 2. ESTRUCTURA
1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el mes y el ao en curso. 2.-Numeracin.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorndum; la palabra OFICIO con mayscula, seguida del nmero de expedicin; separada por una lnea oblicua, a continuacin las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada par una lnea oblicua y el ao en curso. 3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro lneas o ms de acuerdo a lo requerido, aqu se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige 4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sera explicado en el cuerpo. 5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, slo cuando s necesita mencionar la numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios. 6.-Cuerpo o texto. Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: Tengo a bien comunicarle.... Me es muy grato comunicarle... Tengo el honor de dirigirme... Tengo el agrado de dirigirme.. 7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y estima personal. Atentamente, 8.-Firma y posfirma. Firma:- Se escribe la rbrica a mano: Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo: 9.-Iniciales. Al igual que en el memorndum, la iniciales del remitente con letras maysculas y las del mecangrafo con minsculas. 10.-Anexo. Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc. 11.-Distribucin. Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; porque aqu se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio. 3. UTILIDAD Y FINES Tiene la funcin de relacionar a los rganos administrativos de la ms alta jerarqua y por consiguiente debe ir firmado por el mximo representante legal de la Institucin que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarqua. El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc. 4. TIPOS DE OFICIO Oficio Simple o Directo Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitacin, una felicitacin, una peticin, agradecimiento o informacin de eventos o actividades culturales o deportivas. Tambin cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algun servicio. Oficio Mltiple Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razn las instituciones o dependencias tiene hasta el nmero de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, slo para colocar cuando el caso lo requiera; adems esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentacin. El texto de este tipo de documento est basado en emitir rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencia, informaciones a diferentes oficinas o despachos simultneamente. El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal; es decir va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua. La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que: 1. El nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir. 2. En el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIN, que viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio (Observe en el ejemplo). Oficio de Transcripcin. 5. TRANSCRIPCION La palabra transcripcin ya nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio. El trato de relacin que se cumple por medio de este documento de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera.

GOBIERNO REGIONAL CAJAMARCA DIRECCION REGIONAL DE EDUCACION CAJAMARCA UNIDAD DE GESTIN EDUCATIVA LOCAL SAN MARCOSINSTITUCIN EDUCATIVA PBLICA N 82088 LA HUAYLLA. . CREADO MEDIANTE R.M.N3141 17 06 -1964 AO DE LA CONSOLIDACIN ECONMICA Y SOCIAL DEL PER La Huaylla, 10 de enero del 2010 OFICIO N : 021 2009 - UGEL SM / I.E.N 82088 L H. SEOR : Prof. Milciades Romero Cerdn.Director del I.S.P.P. San Marcos. ASUNTO : Solicita apoyo con infraestructura. REFERENCIA : Construccin de Institucin Educativa. Tengo el agrado de dirigirme al Despacho de su dignoCargo, con lafinalidad de expresarle mi cordial saludo y a la vez , hacer de su conocimiento, que miInstitucin Educativa a la cual represento,tiene un proyecto de reconstruccin total desu infraestructura, la cual empezar en el mes de dici embre del 2009 y culminar amedio ao del 2010 por lo que solicito a usted y en acuerdo de los que lo representana su Institucin, que nos brinde el apoyo con seis amb ientes para la fecha indicadaanteriormente, por lo que estaremos agradecidos por lo solicitado en bien de la niezestudiantil. Agradezco anticipadamente expresndole a Ud. las muestras de miespecial consideracin y estima.Atentamente. . Prof. JAIME COTRINA PREZ DIRECTOR I.E.I.N 82088 RE GINCAJAMARCA Ministerio de Educacin