UNIDAD 6

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Situacin Actual Del Entorno En La Administracin De Proyectos SITUACION ACTUAL DEL ENTORNO EN LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS QUE ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS? Es la manera de como los administradores emplean sus conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para la realizacin de un proyecto, en donde se toma en cuenta la capital, tiempo, materiales, recursos humanos y tecnologa y as poder llegar a un objetivo del proyecto. DONDE SE EMPLEA LA ADMINSTRACION DE PROYECTOS? En las organizaciones, empresas donde pueda llegar a una solucin de algn tipo de problema que se pueda estar presentando en la organizacin, para ello se va ver su importancia y sus funciones. COMO SE PUEDE LLEGAR AL OBJETIVO DEL PROYECTO? Tenemos que emplear una planeacin, organizacin, direccin, control, y as poder satisfacer los requerimientos del proyecto. CUAL ES LA SITUACION ACTUAL DEL ENTORNO Por cada 6 nuevos sistemas de software de gran escala que son puestos en operacin, otros 2 son cancelados. 75% de los sistemas grandes tienen fallas de operacin, o no funcionan como se esperaba o no se usan. El 50% de los proyectos de desarrollo de software sobrepasan su calendario en ms de la mitad del tiempo. 52.7% de los proyectos sobrepasan su costo inicial estimado en 189%. 31.1% de los proyectos son cancelados antes de que sean terminados.

BENEFICIOS Roles y responsabilidades. Eficiente calendarizacin del plan de trabajo. Control contino del proyecto. Temprana identificacin de los problemas. Trabajo en equipo.

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nfasis en la calidad. Satisfaccin del cliente. Establece claras medidas de xito en los proyectos (Calidad, Tiempo y Costo). Permite a la organizacin disciplinar sus esfuerzos a los objetivos estratgicos. Identifica y selecciona proyectos que estn alineados al Plan Estratgico Empresarial. Optimiza el uso de los recursos organizacionales. FUNDAMENTOS Un proyecto consiste en colocar/utilizar los recursos para lograr un objetivo especfico siguiendo un esquema planificado y organizado. La gestin de proyectos se enfoca en planificar las actividades, programarlas y luego mientras se est en el proceso de ejecucin controlar dichas actividades. Pero especficamente el control consiste en mantener tres factores bajo control, ellos son: tiempo, costo y alcance. Diferentes reas de la empresa pueden entrar en conflicto respecto a los factores anteriores por los intereses particulares de cada departamento. La planificacin del proyecto comienza desde el momento en que es solicitado y en caso de que sea una actividad que se repita cada cierto tiempo, como por ejemplo una parada de planta, se comenzar inmediatamente termine la que precede. Esta primera etapa del proyecto es muy importante ya que en ella deben quedar concretados, en orden secuencial, los siguientes puntos: Definicin de actividades, asignacin de duracin, fechas de trmino y comienzo de cada actividad y la asignacin de los recursos. La asignacin de recursos se refiere a los recursos, materiales y costos de realizar cada actividad. Una vez se deciden las actividades a realizar, el costo y se tiene aprobacin del plan, hay que comenzar de inmediato con la adquisicin de los materiales y los servicios para que estos estn disponibles al comienzo del proyecto o en el momento en que se planific su uso. Aqu debemos incluir tambin el presupuesto necesario. Con los puntos anteriores ya se podra tener parte del control del tiempo y de los costos. En la asignacin del tiempo a cada actividad se le debe de estimar un por ciento adicional para que se puedan enfrentar los imprevistos. Dentro de esos imprevistos tambin se encontrarn actividades que son necesarias realizar pero no estaban en el alcance. En un proyecto el alcance es una parte clave. En l se debe definir claramente

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todos los entregables ya sea para empleados de la empresa o para un contratista que se utilice. Lo importante es visualizar todas las posibles acciones en que ser necesario incurrir para lograr los objetivos del proyecto. Si dejamos variar el alcance, variarn los costos y el tiempo de ejecucin a menos que se introduzcan ms recursos. Una parte en la que se debe tener plena claridad de qu se trata, es la relacionada con las actividades a realizar antes de que comience el proyecto, y se detallan a continuacin:

1. 2. 3. 4.

Definicin de las actividades Asignacin de recursos incluyendo el responsable del trabajo Determinar los recursos necesarios tanto de efectivo como humanos Hacer pedido de los materiales como del talento humano que sern necesarios en cada actividad 5. Dar seguimiento a la adquisicin de los recursos 6. Secuencia clara de las actividades a realizar.

Las actividades anteriores son necesarias para evitar tambin que se afecte uno de los factores claves del proyecto que es la duracin de las actividades. Mientras el proyecto est en ejecucin se debe dar seguimiento diario al progreso de las actividades mediante reuniones cortas que no duren ms de una hora. Tambin se debe enviar una actualizacin a cada parte involucrada en el proyecto sobre los avances. En este informe el gerente de proyecto debe especificar cual tarea es la ruta crtica y tambin cundo se estima terminar el proyecto. Se recomienda enviar una comunicacin a cada contratista que se ha utilizado en el proyecto, una vez termine las actividades que tena bajo su responsabilidad, notificndole que esas tareas ya fueron concluidas y que presente las facturas pendientes cuanto antes. Esto permitir que no queden puntos confusos cuando se vayan a realizar pagos futuros. Cuando el proyecto finalice se debe de realizar una reunin para discutir las lesiones aprendidas para tener mejores prcticas futuras al realizar este tipo de actividad.

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FASES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS Cinco fases de la administracinde proyectos 1. Inicio 2. Planeacin 3. Ejecucin 4. Control 5. Conclusin Fase 1: Inicio Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo Determinar lo que el proyecto debe lograr Definir la meta global del proyecto Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de los intersados Precisar el alcance general del proyecto Seleccionar los miembros iniciales del equipo Fase 2: Planeacin Perfeccionamiento del alcance del proyecto Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del proyecto Secuencia de actividades Desarrollo de un calendario y presupuesto Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados Fase 3: Ejecucin Dirigir el equipo

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Reunirse con los miembros del equipo Comunicarse con los terceros involucrados Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo). Fase 4: Control Vigilar las desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados Cambiar los calendarios del proyecto Adaptar los niveles de recursos Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes Fase 5: Conclusin Reconocimiento de logros y resultados Cierre de las operaciones y dispersin del equipo Aprendizaje de la experiencia del proyecto Revisin del proceso y resultados Redaccin del informe final

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