Controle de Estoques e Logstica: Receita de Sucesso

Por Henrique Montserrat Fernandez

Os estoques representam capital investido, lanado no ativo da empresa e com liquidez dependente do volume produzido e vendido (ou apenas revendido, no caso do comrcio). Apesar de, quanto mais se vender, teoricamente o ganho obtido ser maior1, torna-se estratgico para qualquer empresa o controle adequado de seus estoques, de forma a reduzir os custos gerados pela existncia deles. O ideal para as empresas seria efetuar as aquisies de estoques somente para atender os pedidos de seus clientes e, assim, obter a reduo dos custos envolvidos. Infelizmente, a assim chamada entrega just in time (a tempo)2 muito difcil de obter, pois depende quase exclusivamente do fornecedor, e haver situaes em que este no cumprir com o prazo estabelecido, afetando qualquer planejamento prvio que tenha sido feito por sua empresa. Portanto, caso no esteja bem dimensionado seu volume de estoques, a empresa pode acabar por ficar sem produtos para atender seus processos fabris e/ou seus clientes ou mesmo, por outro lado, perder dinheiro com o encalhe desses estoques mal planejados. um srio risco, apesar de existirem tcnicas que ajudam muito num dimensionamento adequado. famoso o caso das primeiras empresas de vendas pela Internet, que subdimensionaram seus estoques de funcionamento, certas que estavam da garantia de entrega de seus fornecedores e que, aps venderem grandes quantidades, no conseguiram entregar os produtos a tempo para os clientes. Percebe-se o dilema dessas empresas, pois como a armazenagem sempre gera custos e despesas3 (exemplos: aluguis das reas de armazenagem, impostos, depreciao do imvel, manuteno, seguros, mo-de-obra para controle dos estoques, custo de aquisio dos materiais estocados, risco de obsolescncia e perdas), se fosse possvel minimiz-las atravs do just in time, o lucro seria maior, atravs da remessa direta do fornecedor ao cliente final. Essas empresas da Internet seriam apenas intermedirias no processo de venda e se esquematizariam desde o incio para isso. Entretanto, devido aos problemas de fornecimento citados, elas perderam competitividade, ao terem de reformular seu negcio com o acrscimo de estoques a fim de viabilizar sua existncia como empresa. Isso fez com que muitas no agentassem os custos adicionais. Vrias fecharam. Cito mais um caso, para se ter uma idia do quo problemtica a questo do controle de estoque: o de uma empresa do ramo mdico na qual atuei, cujos produtos tm lote e data de validade, que recebe suas importaes da matriz de forma aleatria, ou seja, pode receber produtos que iro vencer antes, aps o recebimento de lotes mais novos. O controle do estoque tem de ser feito num esquema do tipo PEPS (primeiro que entra o primeiro que sai), mas tendo como base a data de validade, ou seja, o primeiro que vence o primeiro que deve sair. Apesar disso, so comuns as perdas por expirao da data de validade. E os produtos so caros... O valor dos estoques, entretanto, no igualmente proporcional em todos seus itens4. Essa a base de conhecimento que permite gerar a chamada Curva ABC, que classifica os produtos em trs categorias, das quais o valor de A representa a maior parte do valor dos bens estocados (80%), apesar de ser a menor parte em quantidade (15 a 20%). B por sua vez representa de 35 a 40% dos bens, porm valendo em torno de 15% do total estocado, enquanto C representa a grande maioria dos materiais (40 a 50%), porm valendo apenas de 5 a 10% do total do estoque (percentuais mencionados no citado artigo4). Isso significa, que os esforos no controle de estoque em sua empresa devem ser centralizados nos itens que compem a classe A, os mais valiosos mas em menor quantidade (claro que as classes B e C no devem ser negligenciadas). O uso dos computadores e programas de gesto auxiliam em muito o processo de controle dos estoques. ***

Responsvel pelo sucesso das empreitadas militares desde os tempos antigos, a logstica5 vem, modernamente, sendo uma valiosa aliada das empresas. Ela tornou-se parte primordial das relaes comerciais globalizadas. Sua importncia estratgica cresce a todo momento e pode ser sentida em toda sua fora, no dia-a-dia das cidades. Imagine o esforo e dinheiro que so gastos diariamente no abastecimento da Grande So Paulo: Essa trabalheira toda envolve, s na capital, 200.000 caminhes!6 Esse volume enorme de veculos aumenta ainda mais o catico trnsito da metrpole (ver meu artigo SO PAULO: ESTGIO PARA O INFERNO), e as entregas feitas por eles geralmente atrasam devido ao grande volume de trfego. Para reduzir esses problemas, as empresas tm investido em tecnologia -- em especial em programas de computador responsveis por traar e cronometrar os roteiros das cargas.6 Como a logstica tem por misso a disponibilizao nos seus respectivos locais de consumo, dos bens e servios corretos, entregues em tempo hbil e na condio que o cliente deseja, ao menor custo possvel5, essencial entender que nenhuma empresa pode funcionar sem executar atividades logsticas e, portanto, reduzir custos nestas atividades fundamental a fim de aumentar a competitividade do negcio. Levando-se em conta que no custo total da logstica h trs atividades denominadas primrias, que contribuem com a maior parcela desse custo, os esforos para reduo dos valores gastos e otimizao das atividades devem ocorrer preferencialmente nelas5: -- Custos de transportes: como no existem operaes de empresas sem deslocamentos de materiais (incluindo a os produtos acabados) e pessoas, percebe-se no s a importncia desse custo, como tambm seu peso (de 1/3 a 2/3) no custo logstico total. Para minimizar os gastos nesta atividade, importante escolher o modal mais adequado (por exemplo: rodovirio, ferrovirio, aerovirio, hidrovirio, correio, couriers etc.), com a melhor relao custo x benefcio, observando sempre os tempos de deslocamento, os melhores roteiros e os volumes que sero transportados; -- Custos de manuteno dos estoques, j comentados anteriormente neste artigo; -- Custos de processamento de pedidos: apesar de seu valor ser pequeno, quando comparado com os custos anteriores, o processamento de pedidos fundamental na questo da qualidade e rapidez no atendimento aos clientes. Portanto, ao administrarmos de forma adequada nossos estoques e a logstica empregada nos processos de compra e venda, algumas das etapas mais importantes na gesto do negcio estaro asseguradas. Notas 1. Srgio de Iudcibus, na poca professor da FEA/USP, em seu livro Anlise de Balanos, comenta acerca de um Quociente de Atividade muito importante para a empresa: o ndice de Rotao de Estoques, expresso pela frmula: Rotao de Estoques = Custo dos Produtos Vendidos / Estoque Mdio de Produtos Acabados Este ndice procura representar quantas vezes se renovou o estoque por causa das vendas e pode ser aplicado, tambm, aos estoques de materiais e de produtos em elaborao. Entretanto, um aumento desse ndice no representa, necessariamente, aumento no lucro. 2. Just in Time, tambm conhecido como Sistema de Produo Toyota ou Sistema Kanban, , segundo o Dicionrio de Economia e Administrao de Paulo Sandroni, um sistema de controle de estoques no qual as partes e componentes so produzidas e entregues nas diferentes sees, um pouco antes de serem utilizadas. 3. Os custos mais comuns, associados aos estoques, so, segundo o Prof. Segura em seu artigo Gesto de Estoques e Armazns, publicado na Enciclopdia de Direo, Produo, Finanas e Marketing da Nova Cultural: Custo de posse do estoque, compostos principalmente pelos custos financeiros [decorrentes do

estoque], os de armazenamento e os de obsolescncia; Custo do pedido, que inclui os custos variveis relacionados com o lanamento de um pedido ou o encaminhamento de um lote de produo. Efetuar compras ou produo nos chamados lotes econmicos indispensvel para reduzir este custo; Custo de ruptura, relacionado com o fato de no poder atender demanda quando esta se apresenta. Deixar de vender um custo que, apesar de subjetivo, importa muito empresa; Custo de aquisio, que corresponde ao montante pago pelos materiais comprados. O Custo total do estoque ser obtido atravs da somatria dos custos descritos. 4. um fato conhecido que uma alta porcentagem do investimento em estoques se encontra concentrada num pequeno nmero de artigos. Jaime Ribera Segura, na poca Professor no IESE (Instituto de Estudios Superiores de la Empresa -- Espaa) Gesto de Estoques e Armazns -- 1986 -- artigo publicado na Enciclopdia de Direo, Produo, Finanas e Marketing da Nova Cultural. 5.O trajeto desde a obteno da matria-prima at a recepo e aceitao do produto pelo consumidor final a rede logstica. [Hoje considerada] um dos conceitos gerenciais mais modernos [e seu propsito] vai desde a gerncia das matrias-primas at a entrega do produto final. -- Prof. Almir G. Santos, 2002. A logstica pode ser entendida como a coordenao da estocagem, do transporte, dos inventrios, dos armazns, das comunicaes e do movimento de produtos acabados desde a empresa at o cliente... a rea de logstica requer investimentos (armazns, meios de transporte, equipamento de movimento de materiais, meios para tratar da informao etc.) e tambm pessoal... as tarefas de logstica podem ser consideradas de duas maneiras: simples meio para colocar os produtos no mercado; ou um setor da empresa que, projetado e administrado corretamente, traz vantagens competitivas. -- A Logstica -- Marcelo Paladino, na poca Professor de Direo da Produo no Instituto de Altos Estudos Empresariais de Buenos Aires na Argentina -- 1986 -- artigo publicado na Enciclopdia de Direo, Produo, Finanas e Marketing da Nova Cultural.