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Anais do VI Simpsio de Informtica da Regio Centro do RS - SIRC/RS 2007 - ISBN 978-85-88667-76-1 Santa Maria - RS, outubro de 2007.

Fluxo de Informaes sob o ponto de vista do Arquivista e do Analista de Sistemas - um comparativo em um estudo de caso SIE (Sistemas de Informaes para o Ensino)
Eliandro dos Santos Costa1, Andre Zanki Cordenonsi2
1

Curso de Arquivologia, Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) CEP 97.105-900 Santa Maria, RS Brasil.
2

Departamento de Documentao Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) Santa Maria, RS Brasil.
eliandrocosta@gmail.com, andrezc@inf.ufsm.br

Resumo: Esse trabalho tem como objetivo comparar o desenvolvimento de um Sistema de Gesto Eletrnica de Documentos, baseado em uma modelagem feita por um Analista de Sistemas e por um Arquivista. O estudo de caso foi centrado no SIE1, mais especificamente tratando dos requisitos analisados quando da modelagem do MPCP2. Para tanto, utilizou-se da tcnica de Anlise de Tarefas, que trata da informao de acordo com a viso do usurio. Assim observa-se que o MPCP/SIE no atinge pleno xito, limitando o administrador a funes bsicas. Na modelo arquivstico, incluem-se as correspondncias juntamente aos processos, permitindo um maior controle das informaes no departamento e um melhor desempenho do sistema. Abstract: This main goal of this paper is to compare a management electronic system development using two approaches: based on Information Systems and based in an Archivistic view. The paper presents a case study focused in the SIE, specifically, analysing the requirements treating of MPCP modell. The Tasks Analysing technic was choosen to model the system usuary view. The manager, in the MPCP/SIE, was limitted by the system and can do just basic functions. In the archivistic model, which was proposed, the correspondece flow joins with the process. In this way, the manager can control all information from and to the departament, increasing the system performance.

1. Introduo
Quando se considera a grande produo documental em meio eletrnico existente no incio do sculo XXI, vinda como herana desde a poca da implantao de novas tecnologias no mercado, percebe-se tambm como tem sido realizado o tratamento da informao e as inmeras questes ligadas a esse enfoque.

Sistema de Informaes para o ensino elaborado pelo CPD (Centro de Processamento de Dados) da Universidade Federal de Santa Maria, com apoio da SESu (Secretaria de Ensino Superior) do MEC, que objetivou desenvolver um Sistema de Informaes para a Gesto das IFES brasileiras. 2 Mdulo de Protocolo e Controle de Processos - atua na gesto eletrnica de documentos (processos) junto ao Departamento de Arquivo Geral/UFSM e aos demais setores da Instituio. Esse mdulo foi elaborado por Analistas de Sistemas do CPD.

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As atividades as quais foram geradas com essas novas tecnologias envolvem o fazer profissional do Arquivista e possibilitam-no um envolvimento em alto nvel no que diz respeito ao levantamento de requisitos e ao fluxo de informaes para o planejamento de Sistemas de Informao, Sistemas de Gesto Eletrnica de Documentos, Sistemas de Gesto Eletrnica de Arquivos, entre outros que tratam da informao em qualquer meio. interessante entender, para tanto, que a organizao do conhecimento passa do documento para a sociedade de uma forma cada vez mais explcita, com uma legislao que d suporte e possibilita um acesso em qualquer tempo. E essa sociedade que, em conseqncia de inmeros fatores que favoreceram a evoluo das comunicaes humanas, torna-se mais conhecedora de seus direitos e obrigaes, e busca por informar-se constantemente, obrigando s Instituies Publicas e Privadas a se estruturarem para a devida disponibilizao dessa informao em tempo hbil e de forma eficiente. Alm disso, segundo Thives (apud FLORES, 2006), a Tecnologia da Informao possibilita a interao entre todos os indivduos da Instituio, permitindo no apenas a comunicao, mas tambm o registro de conhecimentos que antes se perdiam ou estavam confinados na mente das pessoas. A recuperao e o compartilhamento deste conhecimento uma das grandes vantagens da Gesto do Conhecimento. Assim, essas tecnologias tm por objetivo a gesto da informao do conhecimento e, por conseqncia, a Gesto dos documentos. Desta forma, este artigo tem como objetivo comparar o desenvolvimento de um Sistema de Gesto de documentos eletrnicos baseada em uma modelagem de dados feita por um Profissional Analista de Sistemas e um Arquivista, buscando, ainda: Analisar as tarefas existentes no Departamento de Arquivo Geral (DAG) da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) Levantar informaes para elaborar um modelo de dados para um Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos do DAG/UFSM, seguindo os princpios e normas arquivsticas; Fazer uma anlise do modelo feito pelo Analista de Sistemas, levando em considerao o desempenho frente s funcionalidades para o usurio dentro de cada atividade; Propor a modelagem de um sistema de protocolo, enfatizando os processos arquivsticos; Comprovar a atuao de atividades interdisciplinares junto produo documental da Instituio.

2. Anlise Contextual de Tarefas


Dentro da interao humano-computador, possvel citar a Anlise Contextual de Tarefas como uma tcnica de investigao. Conceitualmente, a tcnica estuda situaes existentes, realizando uma anlise desde o incio do ciclo de desenvolvimento, quando se faz a identificao dos requisitos, permitindo saber quem vai usar a interface e o qu ir fazer nela. Ela considerada uma ferramenta colaborativa e acessria para a identificao de requisitos de um sistema.

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Os requisitos, por sua vez, so declaraes que definem como um produto deve desempenhar ou o que ele deve fazer. Eles so criados a partir do entendimento das necessidades do usurio, e assim pode ser justificada e relacionada aos dados. Entretanto, so muitos os conceitos que tratam de requisitos, e torna-se relevante descrev-los no intuito de proporcionar um melhor entendimento do escopo dessa pesquisa e evidenciar o elo com a Arquivologia numa ao transdisciplinar com a informtica. Dentro da anlise de requisitos, so consideradas as restries estabelecidas por clientes e usurios do sistema que definem as diversas propriedades do mesmo. Os requisitos de software so, obviamente, aqueles dentre os requisitos de sistema que dizem respeito s propriedades do software. Um conjunto de requisitos pode ser definido como uma condio ou capacidade necessria que o software deve possuir para que o usurio possa resolver um problema ou atingir um objetivo ou, ainda, para atender as necessidades ou restries da organizao, ou mesmo de outros componentes do sistema. Na Cincia da Informao, os requisitos de software so separados em requisitos funcionais e no-funcionais (MOREQ, 2001). Os requisitos funcionais so as descries das diversas funes que clientes e usurios querem ou precisam que o software oferea. Eles definem a funcionalidade desejada do software. O termo funo usado no sentido genrico de operao que pode ser realizada pelo sistema, sejam atravs comandos dos usurios, ou seja pela ocorrncia de eventos internos ou externos ao sistema. Em relao aos no funcionais, engloba-se as caractersticas como a manutenibilidade, usabilidade, desempenho e custo. A diferena entre a Anlise de Sistemas Tradicional e a Anlise Contextual de Tarefa pode ser visualizada na tabela 01.
Anlise de Sistemas Tradicional Entradas para o design de processo de software e estruturas de dados Modelos de funes e modelos de dados Anlise Contextual de Tarefa Entradas para o design de interface do usurio Anlises dos ambientes de trabalho, anlise da tarefa, cenrios da tarefa, modelo de organizao da tarefa corrente do usurio Implementao da arquitetura Reengenharia da organizao da tarefa e modelos de seqncias da tarefa, modelo conceitual de design, design padronizados de telas e design detalhado da IU Limitaes tcnicas de processamento Limitaes do processamento humano de informao, caractersticas de das informaes, trabalho corrente e dados e consideraes sobre a modelo de trabalho corrente do implementao de arquiteturas usurio Dados e funes Usurios, ambiente de trabalho dos usurios e objetivos do trabalho do usurio

Metas Sadas

Impactos

Foco

Objetos de anlise

Tabela 01: Anlise de Sistemas Tradicional vs. Anlise Contextual da Tarefa Fonte: Mayhew (1999) apud HOELZEL (2004, pg. 42)

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3. SIE Sistema de Informaes para o Ensino


O SIE um software para gesto integrada no qual praticamente todas as atividades de uma Instituio de Ensino Superior podem ser desenvolvidas e acompanhadas. O mesmo composto por 15 mdulos, como pode visualizado na ilustrao da figura 01.

Figura 01: Pizza dos Mdulos do SIE

Escrito nas linguagens Delphi e Java, utiliza os Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados DB2 e Oracle. O MPCP (Mdulo de Protocolo e Controle de Processos) foi criado utilizando-se do conhecimento de funcionrios dos rgos administrativos que atuavam diretamente com a documentao e suas tramitaes, a partir de entrevistas realizadas pelos Analistas de Sistemas do CPD. Pode-se visualizar o fluxo na figura 02, que demonstra as atividades que envolvem os processos e as correspondncias no DAG, frisando a situao em que se encontra o ciclo de vida documental do departamento na utilizao do MPCP/SIE. importante salientar que utilizou-se como base para o levantamento de requisitos, os usurios do DAG, mais especificamente, os funcionrios que atuam junto Diviso de Protocolo do DAG.

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Figura 02: Fluxograma dos processos e correspondncias no MPCP/SIE do DAG

Como pode ser observado no fluxograma da figura 02, o DAG no tem o controle efetivo da documentao que ingressa e sai do departamento. Outro aspecto importante a ser levantando que todos os setores ou rgos que interagem com o DAG tem autonomia para utilizar-se do SIE, de livros-protocolo, de ambos, ou at mesmo nenhum, o que no permite um padro ao tratamento da informao. Desta forma, muitos documentos que so processados dentro da universidade no tem nenhum tipo de registro eletrnico efetivo. De acordo com os funcionrios do DAG, o departamento adotou, por iniciativa prpria, o uso de um banco de dados baseado em sistema operacional Windows 98, o Microsoft Office Access 97, para inmeras atividades. Dentre elas, destaca-se o cadastro de eliminao dos processos de ingresso e reingresso, apresentado no fluxograma da figura 03. Este cadastro foi implementado como forma de manter um sistema de segurana das informaes produzidas pela destinao desses processos.

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Figura 03: Fluxograma dos processos de pedido de reingresso/ingresso de curso de graduao com o uso do BD Microsoft Office Access 97

Esse banco de dados tambm utilizado para cadastro de documentos que compem processos, bem como permite a consulta e liberao de recibos de emprstimos de documentos.

4. Anlise do Fluxo de Informaes


Para realizar a anlise do fluxo de informaes, foram desenvolvidas nove entrevistas com os funcionrios do DAG, que apresentaram algumas consideraes: O no-atendimento eficiente s solicitaes de necessidades geradas junto lanamento, tramitao e controle de processos no Mdulo de Protocolo e Controle de Processos; O sistema foi planejado como um sistema de informao com restries para novas tramitaes ou quaisquer modificaes de qualquer natureza, conseqncia de um sistema fechado sem envolvimento de uma Ferramenta de Workflow; O perfil do usurio Diretora Geral d acesso restrito s funes no Mdulo para incluso/alterao de informaes nos processos; O Mtodo de Classificao utilizado no MPCP por Assunto, no correspondendo com o Mtodo de Classificao Funcional utilizado no Sistema de Arquivos da Universidade; Falta no mdulo um espao para localizao dos documentos assim como perodos para transferncia, recolhimento ou eliminao dos documentos aps cumprirem com o exerccio de suas atividades (tabela de temporalidade); Falta descrever no mdulo os documentos microfilmados no Laboratrio de Reprografia, bem como sua situao fsica e condio de localizao. Atravs da abordagem orientada tarefas, so apresentados nas figuras 04 e 05 os fluxogramas que modelam o tratamento da informao contido nos processos/correspondncias. Um aspecto importante a ser ressaltado que nem todos os processos feitos dentro da Instituio so de competncia efetiva do DAG, podendo ser elaborados diretamente dentro de cada unidade/subunidade responsvel.

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Figura 04: Fluxograma de encaminhamento de processos e correspondncias

Figura 05: Fluxograma de entrada de correspondncias

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5. Concluses
Com esse trabalho, apresentam-se indicativos que analisam as condies de utilizao do MPCP/SIE em suas funcionalidades. Em uma anlise comparativa com os requisitos levantados entre os analistas e os arquivistas, foi elaborada uma proposta que apresentam melhorias que podem ser inseridas numa modelagem para futuras modificaes no MPCP/SIE. Verificaram-se os benefcios promovidos, quando da interao dos dois profissionais, atravs da interdisciplinaridade dos seus conhecimentos, promovendo assim, um maior desenvolvimento para a Cincia da Informao. Outro ponto comentado durante as entrevistas realizadas com os arquivistas do DAG e seus funcionrios diz respeito a interface, que foi considerada muito difcil e pouco amigvel. Alm disso, como citado durante o trabalho, muitos departamentos no utilizam o mdulo que j se encontra implementado, se utilizando de livros-protocolo no seu lugar. Logo, percebe-se a importncia do tratamento para a questo cultural quando do envolvimento do usurio que apresenta resistncia inovao, principalmente relacionada tecnologia. Quando o novo encarado como assustador, transparece o despreparo do rgo e no do usurio. Quando visa modificar seu ambiente, importantssimo trabalhar sob o convencimento atravs de uma argumentao de apresentao de melhorias para o aumento da eficincia atravs do aumento das facilidades para atividades mais prticas. No devemos cobrar bons desempenhos de algo, se no foi ensinado a us-lo.

6. Referncias
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos. e- ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos . Verso um. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional. 2006. FLORES, Daniel A Gesto eletrnica de documentos (GED) e o impacto das polticas de software livre: uma perspectiva transdisciplinar, comparada nos arquivos do Brasil e Espanha. 2006. Tese (Doutorado na Universidad de Salamanca). HOELZEL, Carlos Gustavo Martins. Design ergonmico de interfaces grficas humano - computador: um modelo de processo. 2004. Tese (Doutorado em Engenharia da Produo). Universidade Federal de Santa Catarina, Florianpolis, 2004. MOREq - Model Requirements for the Management of Electronic Records, 2001. Disponvel em: <http://www.cornwell.co.uk/moreq.html>. Acesso em: outubro de 2006. MAYHEW, Deborah. The usability engeneering lifecycle: a practioners handbook for user interface design. San Francisco: Morgan Kaufmann Publishers, 1999.