Leandro Ribeiro Negreiros Mestre em Cincia da Informao Bibliotecrio da ALMG

SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GERENCIAMENTO ARQUIVSTICO DE DOCUMENTOS

SEMINRIO DE GESTO E TECNOLOGIA DA INFORMAO 06 maio 2009

TPICOS
Conceitos; SIGAD; GED X SIGAD; Prtica possvel; Exemplo concreto.

CONCEITOS

ESTABELECENDO CONCEITOS
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Arquivos so conjuntos orgnicos de documentos produzidos / recebidos / acumulados por um rgo pblico, uma organizao privada ou uma pessoa, no curso de suas atividades, independentemente do seu suporte, e que, passada sua utilizao ligada s razes pelas quais foram criados, podem ser preservados, por seu valor informativo, para fins de pesquisa cientfica ou testemunho sociocultural.
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivstica: objeto princpios e rumos. So Paulo: AASP, 2002.

ESTABELECENDO CONCEITOS
GESTO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS Considera-se gesto de documentos [de arquivo] o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Lei 8.159, 08 de janeiro de 1991 DOU 09/01/1991

SIGAD

ESTABELECENDO CONCEITOS
SISTEMAS INFORMATIZADO DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS
Uma ferramenta capaz de garantir: as propriedades do documento arquivstico; o cumprimento do ciclo vital dos documentos; o impedimento de que esses documentos arquivsticos sofram alteraes ou que sejam eliminados, exceto em situaes previamente determinadas; a incluso de prazos de guarda e controles de segurana rigorosos; a organizao eficiente e eficaz da documentao arquivstica de acordo com as previses de um plano de classificao; a formao de um repositrio seguro de documentos arquivsticos necessrios para a realizao das atividades e funes das organizaes; e, sobretudo, a facilidade de acesso a esses documentos arquivsticos produzidos.
NEGREIROS, 2007.

PROPRIEDADES DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

GED X SIGAD

DIFERENCIANDO ESPAOS

GED ou SIGAD: da teoria prtica ou da prtica teoria?

DIFERENCIANDO ESPAOS

GED ou SIGAD: da teoria prtica ou da prtica teoria? PODE-SE UTILIZAR UM GED?

Na teoria...

PRTICA POSSVEL

GED X SIGAD
Na prtica...

Propostas que prometem solucionar em curto prazo o complexo cenrio de acmulo de documentos nas organizaes, tendem a supervalorizar as tecnologias e negligenciar a enorme estrutura que produziu, recebeu, utilizou e necessita, ainda, utilizar os documentos oriundos das atividades e funes das instituies. Trs situaes podem ocorrer:
FALSA IMPRESSO DIGITALIZAO DESENFREADA GESTO DA INFORMAO

GED X SIGAD
Na prtica, desde que... Compreenso da organizao Levantamento de requisitos funcionais Levantamento de requisitos no-funcionais Instrumentos que propiciem a existncia da Gesto de Documentos Arquivsticos Objetivos bem definidos: O que eu quero fazer com os documentos da minha organizao?

GED X SIGAD
Na prtica, desde que... Compreenso da organizao Levantamento de requisitos funcionais Levantamento de requisitos no-funcionais Instrumentos que propiciem a existncia da Gesto de Documentos Arquivsticos Objetivos bem definidos: O que eu quero fazer com os documentos da minha organizao?

REQUISITOS FUNCIONAIS
INSTRUMENTOS

REQUISITOS FUNCIONAIS
e-ARQ
Conselho Nacional de Arquivos Resoluo n. 25, de 27 de abril de 2007 Dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR.

UM EXEMPLO CONCRETO

O PROJETO AURUS
MISSO DO AURUS Oferecer uma soluo robusta de Gesto de Contedo integrada com Gesto de Processos, aplicvel a todos os rgos e Entidades do Estado de Minas Gerais.
Gesto de Processos
Suporte informatizado definio, execuo e ao acompanhamento dos processos Padronizao de fluxos de trabalho Integrao com sistemas de software especficos de cada processo

Gesto de Contedo
Armazenamento, organizao, recuperao e preservao de documentos e informaes produzidos ou recebidos durante a realizao dos processos de negcio do Estado

O PROJETO AURUS

A ESPECIFICAO DE REQUISITOS
Armazenamento e organizao de documentos; Suporte de documentos em diferentes mdias; Controle de verses; Recursos para assinaturas digitais; Digitalizao de documentos fsicos; Controle hbrido de documentos; Classificao de documentos; Manuteno de metadados; Controle de temporalidade e destinao; Polticas de preservao; Integrao com sistemas externos; Integrao com o componente de gesto de processos.

O MODELO DE GOVERNANA
(re)Pensar a cultura organizacional; Descrio geral da ferramenta; Definio de etapas de trabalho;
Instanciar projeto; Preparar e aprovar pr-requisitos; Contratar a soluo e sua manuteno; Gerir a contratao e sua manuteno;

Glossrio; Definio de papis; Formulrio; Conjunto de metadados; Orientaes do APM.

O TRABALHO MULTIDISCIPLINAR

OBRIGADO!

Leandro Ribeiro Negreiros leandro.negreiros@almg.gov.br