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ANHANGUERA EDUCACIONAL

FACULDADE ANHANGUERA DE BELO HORIZONTE

CLAUDIA BAER DE MEDEIROS E ALBUQUERQUE

RESUMO PMBOK CAPTULOS 1,2 E 3

BELO HORIZONTE 2011

1. CAPTULO 1- INTRODUO

Objetivo do Guia PMBOK O PMBOK um guia que descreve normas, mtodos, processos e prticas estabelecidas do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos amplamente reconhecido como boa prtica. O que um projeto? Um projeto um esforo temporrio para criar um produto, servio ou resultado exclusivo, tendo um incio e um trmino definidos. A maioria dos projetos realizada para criar um resultado duradouro. Os Projetos so empreendidos em todos os nveis organizacionais, podendo envolver uma nica pessoa ou mltiplas unidades organizacionais. O que Gerenciamento de projetos? O gerenciamento de projetos a aplicao de conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto a fim de atender aos requisitos, realizado atravs da aplicao e integrao dos seguintes grupos de processos: iniciao; planejamento; execuo; monitoramento e controle e encerramento. Relacionamento entre gerenciamento de projetos, gerenciamento de programas e gerenciamento de portflios Em organizaes de gerenciamento de projetos maduras, existe um contexto mais amplo regido pelo gerenciamento de programas e gerenciamento de portflios, as estratgias e prioridades organizacionais esto vinculadas e possuem relaes entre portflios e programas. O planejamento organizacional pode orientar o financiamento e dar suporte aos projetos componentes com base nas categorias de risco, linhas especficas de negcios ou tipos gerais de projetos, como infra estrutura e melhoria de processos internos.

Os projetos, programas e portflios possuem abordagens distintas. A tabela acima apresenta comparao de vises de projeto, programa e portflio em vrios domnios, incluindo mudana, liderana, gerenciamento e outros. Gerenciamento de portflios Um portflio refere-se a um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atingir os objetivos de negcios estratgicos. O gerenciamento de portflios se refere ao gerenciamento centralizado de um ou mais portflios, que inclui identificao, priorizao, autorizao, gerenciamento e controle de projetos, programas e outros trabalhos relacionados, para atingir objetivos de negcios estratgicos especficos. Gerenciamento de programas Um programa definido como um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obteno de benefcios e controle que no estariam disponveis se eles fossem gerenciados individualmente. Um projeto pode ou no fazer parte de um programa, mas um programa sempre ter projetos. O gerenciamento de programas definido como o gerenciamento centralizado e coordenado de um programa para atingir os objetivos e benefcios estratgicos do mesmo. Os projetos dentro de uma programao relacionados atravs do resultado comum ou da capacidade coletiva.

Projetos e planejamento estratgico Os Projetos, em programas ou portflios, so um meio de atingir metas e objetivos organizacionais, geralmente no contexto de um planejamento estratgico. Embora um grupo de projetos em um programa possa ter benefcios distintos, eles tambm pode contribuir para os benefcios do programa, para os objetivos do portflio e para o plano estratgico da organizao. Escritrio de projetos O escritrio de projetos (PMO) um corpo ou entidade organizacional qual so atribudas vrias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domnio. Projetos apoiados ou administrados pelo PMO podem no estar relacionados de outra forma que no seja por serem gerenciados conjuntamente. As responsabilidades de um PMO podem variar desde fornecer funes de suporte ao gerenciamento de projetos at ser responsvel pelo gerenciamento direto de um projeto. Um PMO pode receberuma autoridade delegada para atuar como parte interessada integral e um importante deliberante durante o inicio de cada projeto, fazer recomendaes ou encerrar projetos, ou ainda tomar outras medidas conforme a necessidade para manter os objetivos de negcios consistentes. Operaes so uma funo organizacional que realiza a execuo contnua de atividades que produzem o mesmo produto ou fornecem um servio repetitivo, por exemplo: operaes de produo, de fabricao e de contabilidade. O gerente de projetos a pessoa designada pela organizao executora para atingir os objetivos do projeto. Alm de todas as habilidades da rea especfica e das proficincias ou competncias de gerenciamento geral exigidas, o gerenciamento de projetos eficaz requer que o gerente tenha as seguintes caractersticas: Conhecimento; Desempenho e Pessoal. Os fatores ambientais da empresa (cultura, estrutura, normas, infraestrutura, recursos humanos, entro outros) podem aumentar ou restringir as opes de gerenciamento de projetos e podem ter uma influncia positiva ou negativa no resultado. 2. CAPITULO 2 CICLO DE VIDA E ORGANIZAODO PROJETO Os projetos e seu gerenciamento so executados em um ambiente mais amplo que o do projeto propriamente dito. A compreenso desse contexto mais amplo ajuda a garantir que o trabalho seja conduzido em alinhamento aos objetivos da empresa e gerenciado de acordo com as metodologias e prticas estabelecidas pela organizao. Este capitulo descreve uma estrutura bsica de um projeto, bem como outras consideraes importantes, incluindo como os mesmos impactam o trabalho operacional em andamento, a influencia das partes interessadas alm da equipe de projeto imediata, e como a estrutura organizacional afeta o modo como a equipe formada e como o projeto gerenciado e executado.

O ciclo de vida de um projeto consiste em fases do mesmo que geralmente so sequenciais e que vezes se sobrepem, cujo nome e nmero so determinados pelas necessidades de gerenciamento e controle da(s) organizaes envolvidas, a natureza do projeto em si e sua rea de aplicao. O ciclo de vida oferece uma estrutura bsica para o gerenciamento do projeto, independente do trabalho especfico envolvido. Caractersticas do ciclo de vida do projeto. Os projetos variam em tamanho e complexidade, e todos podem ser mapeados para a seguinte estrutura de ciclo de vida: incio do projeto; organizao e preparao; execuo do trabalho do projeto e encerramento do projeto. Esta viso de alto nvel pode oferecer um quadro de referncia comum para comparao de projetos.

Dentro do contexto da estrutura genricado ciclo de vida, um gerente de projetos pode determinar a necessidade de um controle mais eficaz sobre certas entregas. Projetos grandes e complexos em particular podem requerer este nvel adicional de controle. Nestes casos, o trabalho realizado para atingir os objetivos do projeto pode se beneficiar com a diviso formal em fases. Relao entre ciclo de vida do projeto e do produto O ciclo de vida do produto consiste em fases do produto, geralmente sequenciais e no sobrepostas, determinadas pela necessidade de produo e controle da organizao. A ltima fase do ciclo de vida de um produto geralmente a retirada de circulao do produto. necessrio ter cuidado pra distinguir o ciclo de vida do projeto do ciclo de vida do produto. Como um produto pode ter muito projetos associados a ele, possvel obter ganhos de eficincia adicionais gerenciando-se todos os projetos relacionados em conjunto.

Fases do projeto As fases do projeto so divises de um projeto onde controle adicional necessrio para gerenciar de forma efetiva o trmino de uma entrega importante. Uma fase no um grupo de processos de gerenciamento de projetos. A estrutura de fases permite que o projeto seja segmentado em subconjuntos lgicos para facilitar o gerenciamento, o planejamento e controle. Mas tudo depende da natureza do projeto especfico e do estilo da equipe de projeto ou da organizao. A governana de projetos oferece um mtodo abrangente e consistente de controle e garantia de sucesso do projeto. Consideradas as restries e limitaes de tempo e oramento, devem ser tomadas decises sobre quais pessoas sero envolvidas, quais recursos sero necessrios e qual a abordagem geral adotada para o trmino do trabalho. Tambm importante decidir se haver mais de uma fase envolvida e determinar a estrutura de fases. Uma fase de projeto geralmente concluda e formalmente fechada com uma reviso das entregas para que se determine o trmino e a aceitao. Considera-se boa prtica: determinar se o projeto deve continuar para sua prxima fase, caso haja; detectar e corrigir erros de forma eficaz. O trmino de uma fase no inclui necessariamente uma autorizao da seguinte. H trs tipos bsicos de relaes entre as fases: relao sequencial; relao sobreposta e relao interativa. Em projeto de vrias fases, pode ocorrer mais de uma relao entre as mesmas durante o ciclo de vida do projeto. Em muitas organizaes o trabalho realizado pra atingir os objetivos pode ser categorizado como trabalho de projeto ou trabalho de operaes, que diferem principalmente no fato de que as operaes so contnuas e produzem produtos, servios ou resultados repetitivos; os projetos so temporrios e terminam. O trabalho de operaes apia o ambiente empresarial em que os projetos so executados. As partes interessadas so pessoas ou organizaes ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execuo ou trmino do projeto (clientes/usurios; patrocinador; gerentes de portflios/comit de anlise de portflios; gerentes de programas; escritrio de projetos; gerentes de projeto; equipe do projeto; gerentes funcionais; gerenciamento de operaes; fornecedores/parceiros comerciais). A equipe de gerenciamento do projeto precisa identificar as partes interessadas, tanto internas quanto externas, a fim de determinar os requisitos e as expectativas em relao ao projeto de todas as partes envolvidas para garantir um resultado bem-sucedido, pois elas podem ter um impacto prejudicial nos objetivos do projeto. Negligenciar partes interessadas negativas pode aumentar a probabilidade de falha. A cultura, o estilo e a estrutura organizacionais influenciam a maneira como os projetos so executados. A cultura organizacional um fator ambiental da

empresa, portanto um gerente de projetos deve compreender os diferentes estilos e culturas organizacionais que podem afetar um projeto. J a estrutura organizacional pode afetar a disponibilidade de recursos e influenciar a maneira como os projetos so conduzidos. Essas podem ser funcionais ou projetizadas, com diversas estruturas matriciais entre elas. Organizao funcional clssica uma hierarquia em que cada funcionrio possui um superior bem definido. Organizaes matriciais so uma combinao de caractersticas das organizaes funcionais e projetizadas. Em uma organizao projetizada, os membros da equipe so geralmente colocados juntos, em geral possuem unidades organizacionais denominadas departamentos. Muitas organizaes envolvem todas essas estruturas em vrios nveis. Os ativos de processos organizacionais incluem qualquer um ou todos os ativos relacionados a processos, de quaisquer ou todas as organizaes envolvidas no projeto que podem ser usados para influenciar o sucesso do projeto, e podem ser agrupadas em duas categorias: processos e procedimentos (normas, polticas, ciclos de vida padro de produtos e projetos, listas de verificao, diretrizes padronizadas, instrues de trabalho, etc) e base de conhecimento corporativa (bancos de dados de medio de processos; arquivos de projeto; entre outros). 3. Processos de gerenciamento de projetos em um projeto

O Gerenciamento do Escopo do Projeto engloba os processos necessrios para assegurar que o projeto inclua todas as atividades necessrias, e defina os limites para que seja concludo com sucesso. Iniciao A Iniciao do Escopo o processo responsvel por autorizar formalmente um novo projeto ou dar continuao ao um projeto j existente para uma nova fase. No processo de iniciao do Escopo, o uso do Microsoft Project ainda bem pequeno, tendo em vista que o plano de projeto ainda bem embrionrio. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MSProject: Tarefa de Resumo do Projeto No processo de iniciao, podemos abrir um novo arquivo do project e somente acionar a tarefa de resumo do projeto para identificar a existncia do projeto. Links e Anexos de Anotao Podemos usar os recursos de link e anotaes para vincular o arquivo do Plano Sumrio do Projeto (Project Charter) ao arquivo do Project. Gravao de Projeto Empresarial J na iniciao, podemos gravar o arquivo do Microsoft Project no banco de dados do Project Server, para garantir a integridade dos dados do projeto.

planejamento do escopo O Planejamento do Escopo do Projeto se refere a elaborao e documentao do trabalho do projeto e o produto que o projeto ir gerar. No processo de planejamento do escopo, ainda temos um uso muito restrito do MS-Project. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MSProject: Propriedades do Projeto Nas propriedades do projeto, podemos designar o gerente do projeto e colocar as informaes preliminares do escopo como: Premissas, Restries, Descrio do Produto. Links e Anexos de Anotao Podemos usar os recursos de link e anotaes para vincular a Declarao do Escopo ao arquivo do Project. Definio do escopo A Definio do Escopo envolve a subdiviso dos resultados principais do projeto em unidades menores e mais gerenciveis. No processo de definio do escopo a utilizao do project comea a se intensificar. nesse processo que desenvolvemos a EAP (Estrutura Analtica do Projeto). O termo EAP vem de WBS (Work Breakdown Structure), que foi traduzido no MS-Project como EDT (Estrutura de Diviso de Trabalho). Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MSProject: Definio do Cdigo de EDT Usamos esse recurso para definir o cdigo de Diviso de Trabalho ou a EAP e assim construirmos a Estrutura Analtica do Projeto. Recuos e Numerao de Tpicos Com os recuos e a definio dos nmeros da estrutura de tpicos, podemos efetuar a decomposio das tarefas para construo da EAP. Assistente de Grficos de EDT no Visio Podemos utilizar o assistente de EDT no Visio, para exportar os dados da EAP no Project para o formato de organograma no Microsoft Visio. Publicao do Plano do Projeto Podemos publicar o projeto no Project Server para disponibilizar a EAP no Project Web Access. Com esse procedimento os executivos, os patrocinadores e os stakeholders podem ter acesso a EAP do Projeto atravs da Web.

Verificao do escopo
A Verificao do Escopo o processo responsvel pela aceitao formal do escopo do projeto pelos stakeholders (interessados ou intervenientes). Esse processo requer a reviso dos principais

deliverables de maneira a verificar se todos foram entregues de forma satisfatria. Na verificao do escopo a utilizao do project intensiva e essencial para o sucesso deste processo. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MSProject: Modo de Exibio Gantt de Controle Esse modo de exibio utilizado para verificar o andamento e execuo das tarefas do projeto. Gravao da Base Line e Planos Provisrios Atravs da linha de base do projeto, podemos verificar a conformidade do escopo inicial com a execuo dos trabalhos. Linhas de Andamento As linhas de andamento facilitam identificar os atrasos nas entregas previstas. Anotaes Atravs das anotaes podemos documentar as justificativas e aceitaes dos trabalhos realizados. Ferramentas e tabelas de controle Atravs das ferramentas de controle podemos definir o andamento e concluso das tarefas. Gantt Pessoal Atravs dos recursos de reporte de trabalho do Project Web Access os recursos podem informar a entrega dos trabalhos e os gerentes aprovarem mediante a conformidade com o plano sumrio do projeto. Controle e alteraes do escopo O processo de Controle de Alteraes do Escopo responsvel por administrar as alteraes que ocorrerem, se e quando ocorrerem. O Microsoft Project uma ferramenta importantssima nesse processo, tendo em vista o grande nmero de recursos de controle que a ferramenta possui. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MSProject: