Algumas atribuies do Auxiliar Administrativo

Antes de analisarmos a funo do auxiliar administrativo devemos levar em considerao os seguintes pontos: O tipo de servio desenvolvido pela empresa; O tamanho da empresa; O grau de informatizao; A viso de seus diretores. Atender ao pblico em geral, averiguando suas necessidades para orient-los e/ou encaminh-los s pessoas e/ou setores competentes. Conhecer o Regimento interno da empresa onde trabalha; Conhecer a documentao interna e externa da empresa; Conhecer Livros Fiscais; Saber sobre o arquivo de documentos da empresa, respeitando a codificao; Recebimento e distribuio de correspondncias; Manuteno e coordenao de arquivos do setor; Atendimento a clientes, fornecedores ou funcionrios; Preenchimento e requisies de materiais; Preenchimento de formulrios de uso do setor; Controle de entrada e sada de funcionrios para outros departamentos; Executar tarefas especficas e rotinas administrativas, financeiras e logsticas da Unidade; assessorar o Coordenador de Projeto no desempenho das mesmas; Executar procedimentos operacionais relacionados s atividades administrativas de sua rea de atuao; Organizar, conferir, abrir e controlar processos e documentos em geral, acompanhando seu trmite interno e externo; Realizar atendimento ao pblico direto e/ou indireto, recepcionar chamadas telefnicas relacionadas rea de atuao; Organizar reunies Redigir cartas, ata memorandos, ofcios etc. Operar equipamento de fac-smile, telex, reprografia, microcomputadores, mquinas de datilografia e outros; Solicitar manuteno preventiva e corretiva de equipamentos. Realizar as tarefas e rotinas administrativas da Unidade (recepo dos usurios, preenchimento de fichas e pronturios, organizao do atendimento e distribuio de nmeros; organizao e manuteno do arquivo e armrio de materiais, organizao do espao de atendimento e escritrio; atendimento e contatos telefnicos; agendamento das atividades internas e externas do projeto; digitao de relatrios, formulrios e demais documentos, controle de livro de ponto, etc) Auxiliar no controle e gesto dos recursos financeiros e logsticos da Unidade (rotinas de estoque e controle de caixa, entrega de contra-cheques da equipe, recolhimento de recibos e cpias, controle dos vales transporte, recepo, controle e estoque de material e medicamentos,etc) Zelo e conservao do material da organizao; Participao das reunies Cuida da agenda do superior imediato. Ter conhecimento de uso de mquinas de escritrio, de calculadoras a fotocopiadoras, computadores e os programas usados.

Devemos lembrar que estas atribuies variam muito de empresa para empresa e que no se trata de uma regra para todas.