Planificacin Estratgica Sistema de Bibliotecas Universidad Adolfo Ibez

Profesor: Ariel Rementeria Alumno: Claudio Lira Daz

Universidad Bolivariana Programa Especial de Titulacin En Bibliotecologa 2010

Tabla de Contenidos
1. 1.2 2. 2.2 3. 3.2 3.3 3.4 3.5 4. 4.3 4.4 4.5 Introduccin ..................................................................................................................................1 Resumen Ejecutivo.......................................................................................................................1 Diagnostico ...................................................................................................................................2 Anlisis FODA ..............................................................................................................................3 Definicin del grupo de Trabajo ...................................................................................................5 Metodologa ..................................................................................................................................6 Misin ...........................................................................................................................................7 Visin ............................................................................................................................................8 Objetivos .......................................................................................................................................8 Cuadro de Mando Integral ............................................................................................................9 Matriz de actividades ................................................................................................................. 14 Evaluaciones: ............................................................................................................................ 15 Conclusin: ................................................................................................................................ 15

1. Introduccin
La Biblioteca de la Universidad Adolfo Ibez, est en un periodo de actualizacin en el cual quiere demostrar a la comunidad universitaria, tanto docentes como usuarios universitarios el apoyo que brinda al desarrollo de la educacin e investigacin, en base a este desarrollo es el Sistema de Bibliotecas est efectuando Este plan estratgico que pretende situar a nuestra biblioteca como una de las mejores bibliotecas universitarias del pas.

1.2 Resumen Ejecutivo

Este Documento Contiene el Plan Estratgico del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Adolfo Ibez, para el periodo 2009 2015 con el cual pretendemos mejorar sustancialmente el desarrollo tanto de nuestra coleccin, la cantidad de servicios que entregamos a la universidad y el apoyo a la investigacin.

Para llevar a cabo este plan estratgico se realizo un estudio de calidad de servicios a cargo del departamento de servicios a la comunidad que nos entrego una serie de inquietudes sobre las cuales desarrollamos nuestra estrategia de desarrollo que plasmamos en este documento. En este aspecto la idea es situarnos como precedente para las bibliotecas universitarias de Chile, esto lo conseguiremos a travs de una constante actualizacin de las colecciones, en este tema nos referimos al concepto de nuevos formatos y herramientas de lectura de estos formatos que detallaremos ms adelante.

Planificacin Estratgica SBUAI

Pgina 1

2. Diagnostico
En la Actualidad para poder competir en igualdad de oportunidades debemos contar con una biblioteca que funcione en el sistema 24-7, sea las 24 horas del da los 7 das de la semana, para poder satisfacer las necesidades de informacin de nuestros clientes. En nuestra situacin actual no es mucho lo que podemos aportar para el buen desarrollo de esta actividad, generando molestias y una mala imagen de servicio para la comunidad universitaria, conforme a esto desarrollaremos un plan de trabajo que introduzca el concepto de biblioteca virtual, no como se conoce actualmente, sino basada en una biblioteca que cuente con la totalidad de su bibliografa obligatoria disponible en formato electrnico. Adems poner a disposicin de nuestros alumnos un dispositivo para la lectura de los libros digitales y su transporte de forma cmoda y no contrariarlos con el peso del material fsico, dejando este solamente de consulta dentro de nuestra universidad.

Planificacin Estratgica SBUAI

Pgina 2

2.2 Anlisis FODA

2.2.1 Fortalezas:
El sistema de bibliotecas de la universidad Adolfo Ibez se encuentra en un proceso de cambio de direccin, lo cual fomenta el desarrollo de una mejor imagen de servicio a la comunidad, siendo este cambio el que genera la posibilidad de optimizar las colecciones y volcarse a adquirir nuevos formatos para la gestin del conocimiento. El posicionamiento internacional de la universidad como referente a nuestro sistema de bibliotecas ya que el refuerzo transversal a la educacin que entregamos nos hace ver con otra perspectiva el desarrollo de competencias a nuestros usuarios. En la generacin de espacios se creara un lugar de encuentro para nuestros usuarios, transformando la visin de lugar sagrado de la biblioteca a un espacio amable que brinde los servicios necesarios para el desarrollo de los trabajos y estudios de nuestros usuarios (investigadores, docentes, alumnos de pregrado y postgrado). El nuevo nicho de negocios que genera una alianza de esta magnitud con las casas editoriales y con los distribuidores de libros electrnicos.

Planificacin Estratgica SBUAI

Pgina 3

2.2.2 Oportunidades:
Una de las oportunidades para nuestra unidad de informacin es mejorar la imagen de servicio hacia nuestros usuarios y posibles usuarios (alumnos de cuarto medio que visitan la universidad), con esto pretendemos transformar la desventaja de nuestro edificio (es bonito pero poco prctico) en un lugar de acogida, como un gran hall y as producir una disminucin del nivel de Stress que se incrementa al encontrarse en espacios reducidos o remitido a un cubculo sin poder moverse. Oportunidad de integrar las tecnologas de la informacin y comunicacin con los dispositivos de nueva generacin para la lectura de libros digitales (Sony Reader, Ipad, Kindle, etc.) generando una oportunidad de mercado en el estudio de impacto para las compaas que desarrollan estos productos.

2.2.3 Amenazas.
El sistema de biblioteca cuenta con la amenaza de que por problemas de asociacin de los proveedoras de dispositivos no podamos reproducir nuestro formato de libro digital (problema entre Apple y Adobe, para nuestro software de lectura Adobe Digital Edition) Que por la seleccin de localidades para la distribucin de dispositivos de lectura chile quede fuera, como en el caso de Ipad, con lo cual se nos eleva el precio de adquisicin debido al pago de aduana, transporte, etc. Que por el tema de derechos de autor las editoriales no quieran vender libros digitales, ttulos que son necesarios para cumplir con el objetivo del 100% de la bibliografa mnima obligatoria en dos versiones (Fsica papel, digital).

Planificacin Estratgica SBUAI

Pgina 4

2.2.4 Debilidades.
La falta de competencias del personal de bibliotecas con respecto al manejo de las nuevas tecnologas y dispositivos. La no aprobacin de presupuesto para el desarrollo de este plan estratgico.

3. Definicin del grupo de Trabajo

El objetivo de este plan estratgico es el de mejorar en cuanto a servicios y tecnologa, pudiendo as entrar en la caracterstica de biblioteca 2.0 de la cual incluimos la siguiente definicin. La biblioteca 2.0 es un modelo de funcionamiento que permite que las bibliotecas respondan rpidamente a las necesidades del mercado. Esto no significa que abandonemos a nuestros usuarios actuales o nuestra misin. Es una filosofa del cambio rpido, de las estructuras de organizacin flexibles, de las herramientas nuevas de la Web 2.0, y de la participacin del usuario que pondr a la biblioteca en una posicin mucho ms fuerte, que resuelve con eficacia las necesidades de una poblacin de usuarios ms grande.1 Para poder lograr este avance y que nuestro plan estratgico se desarrolle de buena forma, creamos un equipo multidisciplinario para el mejor progreso de la planificacin y sus estudios, tanto los previos que ya fueron realizados, como los de evolucin y los finales.

1 http://biblio.universia.es/seccionEspecial.jsp?idEspecial=108&idSeccion=5652&title=REINVENTANDO-CONCEPTO-BIBLIOTECA

Planificacin Estratgica SBUAI

Pgina 5

Este equipo de trabajo est integrado por: Chlo Vicente, Directora del SBUAI. Coordina el plan. Carlos Escarate, Soporte SBUAI. Desarrolla el Marketing. Alejandro Oyarce, Biblioteclogo, Adquisicin de Colecciones. Ximena Celis, Bibliotecloga, Anlisis de Informacin. Claudio Lira, Tcnico en Bibliotecas, Servicios a la comunidad. Camila Tijoux, Alumna de Pregrado. Francisco Fuerte, Alumno de pregrado.

Este equipo de trabajo integrado por personal de la biblioteca y alumnos de pregrado ser el encargado de realizar el plan estratgico.

3.2 Metodologa
Las acciones a realizar por este equipo de trabajo son: 1) evaluar el plan estratgico de la Direccin de biblioteca anterior, si es que lo hubo y, 2) Generar el Plan de Desarrollo 2009-2015. Para realizar esta funcin, la coordinacin concluyo que este plan estratgico se realizara en 3 etapas. Etapa 1: Evaluacin y Diagnstico Plan Estratgico de la direccin anterior: a) El equipo de trabajo que corresponde a la biblioteca realizara una revisin de archivos para poder encontrar (si es que existi) el plan estratgico, para poder recopilar la informacin correspondiente a la Misin, Visin y objetivos para detectar su cumplimiento y como poder mejorar los mismos b) Realizar 2 reuniones dentro de los primeros quince das para poder evaluar resultados sobre el plan estratgico anterior, su evolucin y cumplimiento adems de obtener informacin con la cual poder comenzar el desarrollo del nuevo plan estratgico. c) Una vez que se recopilaron y analizaron los documentos antiguos disponibles se llego a la conclusin de que haba que cambiar completamente el perfil de la biblioteca adecundola a las nuevas tecnologas y a las bibliotecas 2.0.

Planificacin Estratgica SBUAI

Pgina 6

d) Se realizaron entrevistas y encuestas a los usuarios en general (Alumnos, Directivos y Docentes) sobre las mejoras que se podran realizar para la mejora de servicios y de espacios de la biblioteca. Etapa 2: Revisin de Resultados a) Con los resultados de las entrevistas y encuestas se realizan tabulaciones y en base a esto se desarrollan pautas de trabajo para ver viabilidad de productos y si nos encontramos con el soporte fsico y de recursos humanos. b) En estas reuniones plasmamos un itinerario de actividades realizadas quedando registradas en este documento.

Etapa 3: Creacin del Plan Estratgico 2009 - 2015 a) De acuerdo con la revisin de la informacin recopilada llegamos a la conclusin que no exista un Plan Estratgico de la administracin anterior por lo tanto nos obligamos a disear un plan estratgico para el periodo 2009 2015. b) En consecuencia a lo anterior comenzamos con modificar el mesn de circulacin, quitando estanteras y desasindose de las fotocopias existentes en las estanteras de Reserva bajando a atencin de usuarios a otro asistente que se encontraba en el sector de activo y capacitando al personal para. c) En este aspecto mejoramos la distribucin de estanteras y el espacio de trabajo del mesn de circulacin. En base al desarrollo de la investigacin y cambios de personal continuamos con el desarrollo de la Misin, Visin y Objetivos para el periodo que comprende este plan estratgico.

3.3 Misin
En Base a la investigacin de la administracin anterior diseamos una nueva Misin que queda de la siguiente forma: Las Bibliotecas son consideradas un pilar fundamental para el modelo educativo de la UAI. Cumplen un rol esencial en el proceso de aprendizaje y

Planificacin Estratgica SBUAI

Pgina 7

son un motor para la apertura de espritu y pensamiento crtico. Es el lugar donde los alumnos realizan sus labores diarias de estudio e investigacin pero tambin son una conexin directa con un mundo global gracias a la diversidad de recursos de alto contenido disponibles.

3.4 Visin
En Base a la investigacin de la administracin anterior diseamos una nueva Misin que queda de la siguiente forma: Las Bibliotecas son un servicio de apoyo permanentemente a la calidad de enseanza y excelencia de las investigaciones, comprometidas a generar siempre nuevas rutas y formas de acceso a la informacin de punta como fuente de innovacin

3.5 Objetivos
Analizando la nueva Visn y Misin podemos redefinir nuestros objetivos que en la antigua administracin era de ser a poyo a la docencia, generando un paradigma que podemos precisar en: situarnos como un referente en el universo de las bibliotecas universitarias de Chile. Para lo cual generaremos una biblioteca que cuente con una plataforma para la descarga de libros va internet, as podremos llevar una solucin integral a los alumnos no importando la fecha ni la hora, ya que para ellos es necesaria tener la informacin en el momento preciso, sin que nuestro personal pague el alto costo de sacrificar sus das libres. Adems adquiriremos dispositivos de lectura para que el alumno cuente con la bibliografa necesaria al momento de matricularse e ir aumentando los ttulos conforme desarrolle sus estudios.

Objetivos a largo plazo: contar con una Biblioteca que cuente con personal altamente calificado para prestar un servicio de calidad. Objetivos a largo plazo: contar con una biblioteca virtual que su coleccin se base en el 100% de su Bibliografa Obligatoria y dispositivos con los cuales poder entregar la bibliografa mnima a los alumnos.

Planificacin Estratgica SBUAI

Pgina 8

Objetivos a corto plazo: revisar en el programa SENCE los cursos de capacitacin que se imparten para el personal de bibliotecas. Objetivos a corto plazo: investigar en las instituciones que cuentan con experiencias en el desarrollo en biblioteca virtual.

4. Cuadro de Mando Integral

I. Gestin: en consecuencia con la misin de el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Adolfo Ibez ser un motor para la apertura significa reducir los tiempos de entrega de material y reducir significativamente la burocracia en la adquisicin de las bibliografas. Objetivo Estratgico: Crear y desarrollar el Departamento de Polticas Documentales lo que anteriormente se conoca como adquisiciones de material bibliogrfico, ampliando as el espectro de las adquisiciones unificndolas solo en un ente que revise y realice las solicitudes y evaluaciones de formatos nuevos y dispositivos de lectura. II. Colecciones e Infraestructura: Conforme a nuestra misin la biblioteca de la universidad es un lugar donde los alumnos realizan sus labores diarias, por lo tanto debe ser un lugar acogedor y que brinde un acceso a las plataformas disponibles y a las nuevas Tecnologas, por lo tanto no debemos llenar el espacio fsico con libros, por esto desarrollaremos un modelo de Biblioteca Virtual, as desarrollaremos un modelo que nos permita acomodar el espacio disponible con una coleccin atingente a las necesidades de nuestros usuarios. Objetivo Estratgico: Realizar estudios de mercado para analizar la implementacin de la Biblioteca Virtual, el alcance y la estrategia de negocios para potenciar el uso de los e-book, tambin como analizar los dispositivos de uso para la lectura de formatos electrnicos (Sony Reader, Ipad, Kindle, etc.). Organizar y redistribuir colecciones para el mejor uso de los espacios, generar polticas de descarte y expurgo de la coleccin.

Planificacin Estratgica SBUAI

Pgina 9

En el mbito de la Biblioteca Virtual renovaremos la adquisicin de bases de datos segn el uso y las polticas de uso de nuestros docentes e investigadores. III. Servicios y Calidad: Para respaldar nuestra misin debemos estar en sintona con las nuevas tecnologas, por lo tanto, nuestros colaboradores deben contar con una constante actualizacin de sus competencias para entregar un servicio acorde a las necesidades de nuestros usuarios y con una alta calidad como es necesaria para una institucin de los estndares de la universidad. Objetivo Estratgico: La capacitacin constante para el personal de bibliotecas en base a las competencias de cada uno para potenciar las reas en las que desempean.

Planificacin Estratgica SBUAI

Pgina 10

4.1.

Eje Estratgico A: Gestin

En consecuencia con la misin de el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Adolfo Ibez ser un motor para la apertura significa reducir los tiempos de entrega de material y reducir significativamente la burocracia en la adquisicin de las bibliografas.

Accin

Indicadores

Nivel Actual Existe solamente el departamento de adquisicin que genera burocracia y mala gestin

Meta Ampliar el espectro de las adquisiciones unificndolas solo en un ente que revise y realice las solicitudes, evaluaciones de formatos nuevos y dispositivos de lectura y las Bibliografas

Iniciativas

Plazos

Control

Responsa bles

Creacin del Informes de departamento de gestin de Politicas desarrollo de Documentales colecciones y un manual para la adquisicin del material necesario para el progreso del plan de la biblioteca virtual.

Crear y desarrollar el 1 mes a partir de Entrega de polticas Alejandro Departamento de Marzo 2009. de Desarrollo en las Oyarce y Polticas Reuniones Arletty Reyes Documentales lo que Mensuales anteriormente se conoca como adquisiciones de material bibliogrfico.

Planificacin Estratgica SBUAI

Pgina 11

4.2.

Eje Estratgico B: Colecciones e Infraestructura

Conforme a nuestra misin la biblioteca de la universidad es un lugar donde los alumnos realizan sus labores diarias, por lo tanto debe ser un lugar acogedor y que brinde un acceso a las plataformas disponibles y a las nuevas Tecnologas, por lo tanto no debemos llenar el espacio fsico con libros, por esto desarrollaremos un modelo de Biblioteca Virtual, as desarrollaremos un modelo que nos permita acomodar el espacio disponible con una coleccin atingente a las necesidades de nuestros usuarios.
Accin Realizar Proyecto Biblioteca Virtual Indicadores Nivel Actual Meta Ampliar el espectro de las adquisiciones unificndolas solo en un ente que revise y realice las solicitudes, evaluaciones de formatos nuevos y dispositivos de lectura. Generar un cambio en la visin que los usuarios tienen del personal de bibliotecas y de la biblioteca en s, ya que se encuentra deteriorado por la mala atencin y demora en la solucin de necesidades Iniciativas Plazos Control Responsables

el Informes de gestin de Se compra solamente de desarrollo de colecciones y en formato Libro. un manual para la adquisicin del material necesario para el progreso del plan de la biblioteca virtual. El mejor desempeo de sus labores acortando el tiempo de respuesta frente a los usuarios y el compromiso que se genere con su labor cotidiana Desorganizacin de las estanteras, problemas de espacio en el mesn de circulacin, demora en los tiempos de respuesta, mala percepcin de los usuarios

Realizar estudios de 6 meses mercado para analizar la implementacin de la Biblioteca Virtual

El Alejandro Oyarce y rendimiento Arletty Reyes de cuentas el balance a realizar a fin de primer semestre. Encuestas a Viviana Lpez y usuarios y Claudio Lira evaluacione s realizadas por los propios operadores.

Redistribucin de Espacios y organizacin de Estanteras.

Organizar y 3 meses redistribuir colecciones para el mejor uso de los espacios.

Implementacin El resultado del estudio de No existe la biblioteca Llegar a concretar el 100% de la Biblioteca mercado del Dpto. de Virtual de la bibliografa mnima Virtual Polticas Documentales obligatoria en formato digital

Desarrollar una Todo plataforma de fcil 2009 acceso disponible las 24 horas en la cual nuestros usuarios puedan acceder a nuestra coleccin

el Estadstica de la cantidad de visitas y descargas del sitio

Direccin de Bibliotecas, Polticas Documentales y Libersite.

Planificacin Estratgica SBUAI

Pgina 12

4.3.

Eje Estratgico C: Servicios y Calidad

Para respaldar nuestra misin debemos estar en sintona con las nuevas tecnologas, por lo tanto, nuestros colaboradores deben contar con una constante actualizacin de sus competencias para entregar un servicio acorde a las necesidades de nuestros usuarios y con una alta calidad como es necesaria para una institucin de los estndares de la universidad.

Accin Mejorar al bibliotecas personal

Indicadores

Nivel Actual

Meta

Iniciativas Capacitacin constante de los operarios de las bibliotecas.

Plazos 2do semestre 2009 1er semestre 2010 y todo el 2011

Control Evaluaciones entregadas por las instituciones que entregan las capacitaciones.

Responsables Direccin de Bibliotecas y coordinadores de las bibliotecas.

de Nivel de respuesta al usuario Faltan competencias en Crear en los operarios las lo que a nuevas competencias necesarias tecnologas se refiere. para el mejor desenvolvimiento de sus labores y crear el compromiso necesario para emprender estos desafos.

Planificacin Estratgica SBUAI

Pgina 13

4.3 Matriz de actividades

Actividad Creacin del Departamento de Polticas Documentales Revisin de Plan Estratgico de la administracin anterior Fecha Inicio 02-01-2009 02-01-2009 Fecha Termino 02-03-2009 02-03-2009 Responsables Alejandro Oyarce Arletty Reyes y

Chlo Vicente, Ximena Celis Alejandro Oyarce, Claudio Lira, Carlos Escarate Chlo Vicente, Ximena Celis Alejandro Oyarce, Claudio Lira, Carlos Escarate Claudio Lira, Carlos Escarate, Camila Tijoux, Francisco Fuerte Camila Tijoux, Francisco Fuerte Chlo Vicente, Ximena Celis Alejandro Oyarce, Claudio Lira, Carlos Escarate Chlo Vicente, Alejandro Oyarce, Claudio Lira, Carlos Escarate, Cristian Jimenez, Andrs Flores Alejandro Oyarce, Arletty Reyes. Carlos Escarate, Cristian Cuevas Alejandro Oyarce, Arletty Reyes. Chlo Vicente, Alejandro Oyarce, Claudio Lira, Carlos Escarate, Cristian Jimenez, Andrs Flores Chlo Vicente

Revisin de Resultados

15-03-2009

20-03-2009

Estudio de Servicios

21-03-2009

25-03-2009

Realizacin de Encuestas Virtuales a Usuarios Diseo del Plan Estratgico

26-03-2009 30-03-2009

30-03-2009 25-09-2009

Investigacin de Bibliotecas Virtuales

Mercado

sobre

02-01-2010

03-03-2010

Compra de Licencias Para Libros Digitales Diseo de Plataforma de Descarga Cotizacin de Dispositivos de Lectura Implementacin de Biblioteca Virtual

30-03-2009 03-03-2010 02-01-2010 18-05-2010

Sin Fecha de termino 18-05-2010 Sin Fecha de termino Sin Fecha de termino

Capacitacin del Personal

Todo el Ao

Sin Fecha de termino

Planificacin Estratgica SBUAI

Pgina 14

4.4 Evaluaciones:
4.5.1. Evaluacin de Desempeo del Personal Calificado por una evaluacin interna y por encuestas de servicio, calificaciones de los cursos y desarrollo de actividades. 4.5.2. Evaluacin de Servicios. 4.5.3. Evaluacin de Desarrollo de los Proyectos de Biblioteca Virtual y de Dispositivos de lectura a travs de las tertulias que se desarrollan mensualmente. 4.5.4. El 2015 se realizara una evaluacin final del desarrollo del plan estratgico.

4.5 Conclusin:
Con este plan estratgico pretendemos situarnos como la mejor biblioteca universitaria de chile, con lo cual trabajaremos como equipo en el desarrollo de el mismo con una visin integral y con las energas necesarias para llegar a buen puerto

Planificacin Estratgica SBUAI

Pgina 15