Encerramento Exercício 2011

Salvador, ___de novembro de 2011. OF. CIR.
N ___/2011 Senhor(a) Prefeito(a), Visando um melhor planejamento quanto s atividades e providncias a serem adotadas at o final do exerccio, encaminhamos a Vossa Excelncia a documentao a seguir, no intuito que sejam ultimadas e implementadas pelas reas responsveis dessa administrao, ainda no decorrer do exerccio corrente. Entre as minutas e modelos encaminhados, destacamos o Decreto de Encerramento do Exerccio, que dispe e disciplina a adoo das medidas necessrias a um melhor desempenho das rotinas e procedimentos do final do exerccio. Seguem em anexo, os modelos dos Decretos a serem divulgados: a) Minuta do Decreto Municipal, dispondo sobre os procedimentos e prazos para a realizao de Despesas, at o final do exerccio (modelo anexo 01) Os campos das datas limites para a execuo das fases das despesas encontram-se em aberto, para possibilitar a melhor convenincia e deciso dessa administrao. Como sugesto, recomendamos as seguintes datas limites: a) Data limite para empenho de despesas: 09/12/2011; b) Data limite para liquidao de despesas: 16/12/2011; c) Data limite para pagamentos de despesas: 23/12/2011. b) Minuta do Decreto Municipal, dispondo sobre a Inscrio de Restos a Pagar Processados e No Processados, no exerccio financeiro de 2011 (modelo anexo - 02); c) Minuta de Modelo de Decreto Municipal, instituindo comisso para proceder ao inventrio fsico dos Bens Mveis e Imveis. Alertamos, que os valores dos bens levantados, devem coincidir com os mesmos valores registrados nas contas do Ativo Permanente em 30/12/2011 (modelo anexo 03); Excelentssimo(a) Senhor(a) XXXXXXXXXXXX Prefeito(a) Municipal de XXXXXX XXXXX BA
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d) Minuta de Decreto instituindo comisso para proceder a anlise e avaliao dos saldos das contas dos Grupos do Ativo Realizvel e Passivo Financeiro e Passivo Permanente (modelo anexo - 04). e) Modelo de Decreto instituindo comisso para proceder ao levantamento e inventrio dos bens de consumo. Alertamos que os valores dos bens de consumo levantados devem coincidir com o saldo dos registros contbeis da rubrica Almoxarifado no Balano Patrimonial de 2011 (modelo anexo - 05); f) Modelo de Decreto instituindo comisso para proceder levantamento dos valores em Caixa e conferncia dos valores e ttulos existentes em Tesouraria, em 30/12/2011. Segue em conjunto, o Modelo do Termo de Conferncia de Caixa (modelos anexos 06 e 07); Alm das providncias relativas publicao e divulgao dos Decretos acima, imprescindvel a adoo das seguintes medidas at o final do exerccio, para seus ajustes respectivos nas demonstraes financeiras de 2011. apurao das importncias relativas a tributos, multas, rendas e crditos da Fazenda Pblica, quer sejam tributrias ou no tributrias, para fins de inscrio na Dvida Ativa; indicao se for o caso, das medidas administrativas e as aes ajuizadas para cobrana da Dvida Ativa, e as providncias adotadas visando evitar a evaso e a sonegao de receitas; apurao do montante das dvidas de longo prazo contradas pelo Municpio junto as entidades financeiras, a exemplo do FGTS, INSS, PASEP e outras dvidas como: Embasa, Coelba, Telemar etc, providenciando junto as referidas entidades, certides do saldo em 30/12/2011, conforme o disposto no item 39, do art. 9 da Resoluo n 1.060/05 TCM; levantamento e apurao dos precatrios judiciais apresentados a partir de 05/05/2000 e no pagos durante a execuo do exerccio financeiro em que foram includos, registrando-os na Dvida Fundada, conforme Resoluo n 43 do Senado Federal; levantamento dos precatrios apresentados at 01/07/2011 e no pagos, registrando-os no Passivo Permanente como Outras Dvidas; formalizao de processos de insubsistncia ativa e de processos de encampao com apropriao do ativo e do passivo, conforme itens 37 e 38 do art. 9 da Resoluo n 1.060/05 TCM; formalizao de processos de cancelamento da Dvidas Ativas e Passivas (item 36) do artigo 9 da Resoluo n 1.060/05 TCM.
apurao dos valores referentes s ltimas parcelas do exerccio de 2011 das receitas intergovernamentais (FPM, ICMS e outros) e da sade, cujos recursos s ingressaro em 2012, providenciando seu lanamento no Ativo Patrimonial (conforme orientao no Anexo 08), de acordo com a Portaria STN n 04/10 e Instruo n 001/08 do TCM. Reiteramos a necessidade imperativa da implementao das providncias aqui recomendadas, ao tempo em que colocamo-nos disposio para eventuais esclarecimentos. Atenciosamente,
Brbara Kelly Supervisora de Contabilidade
Guilherme Almeida Coordenadoria Geral de Controle e Qualidade
Ofcio Circular - AFINCO
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MODELO
DECRETO N _____/2011
Dispe sobre os procedimentos e prazos para o Encerramento do Exerccio Financeiro de 2011. O PREFEITO MUNICIPAL DE _______________________________, no uso de suas atribuies legais e considerando o prazo para a Prestao de Contas, nos termos do artigo 63 da Constituio Estadual e Resoluo n 1.060/05 do Tribunal de Contas dos Municpios do Estado da Bahia, DECRETA: Art. 1 Para o encerramento do exerccio financeiro de 2011, observar-se-o as normas oramentrias, financeiras, patrimoniais e contbeis em vigor, bem como as disposies contidas neste Decreto. Art. 2 Os responsveis pela gesto e/ou guarda de bens e valores do Municpio observaro as datas limites estabelecidas neste Decreto, nos casos que indica: I at xx.xx.11, para empenhos e emisso da respectiva Nota de Empenho; II at xx.xx.11, para liquidao da despesa por fornecimentos efetuados, servios prestados e obras executadas; III at xx.xx.11, para autorizao de liquidao; IV at xx.xx.12, para incorporao da execuo oramentria dos fundos especiais, da Cmara e das Autarquias e Fundaes. 1. Excetuam-se das datas limites definidas no caput desse artigo, as despesas com sade, educao e fundeb, necessrias ao cumprimento dos limites legais de 15%, 25% e 60%, respectivamente; 2. As regras contidas neste artigo, em casos de excepcional interesse pblico, podero ser relevadas exclusivamente por expressa autorizao do Prefeito. Art. 3 As despesas legalmente empenhadas e no pagas at 30.12.11 sero inscritas em Restos a Pagar, em conformidade ao que determina o Decreto que dispe sobre o assunto.
pagamento aps
sua regular
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(continuao) Art. 4 Os precatrios judiciais, emitidos a partir de 5 de maio de 2000 e no pagos durante a execuo do exerccio financeiro em que houverem sido includos, sero registrados na Dvida Fundada. 1o Os precatrios judiciais, apresentados at 01.07.11, a serem pagos no exerccio de 2012, sero registrados no Passivo Permanente como Outras Dvidas. 2o Os precatrios, de que tratam este artigo, sero objeto de controle por parte da Administrao, identificando os beneficirios com observncia da ordem cronolgica de apresentao. Art. 5 Os responsveis por adiantamentos, sob pena de responsabilidade, na forma da lei, devero apresentar as respectivas comprovaes at o dia XX de dezembro de 2011, data em que tambm devero recolher os saldos remanescentes porventura existentes. Pargrafo nico. Os empenhos correspondentes a adiantamentos concedidos e pendentes de liquidao, por falta de comprovao, sero anulados, inscrevendo-se a responsabilidade dos respectivos servidores na conta Diversos Responsveis. Art. 6 Os saldos financeiros porventura existentes em 30.12.11 na Cmara Municipal devero ser transferidos conta do Tesouro, com exceo dos recursos destinados exclusivamente ao pagamento de restos a pagar, retenes e consignaes legais, na exata quantia dos compromissos correspondentes. Art. 7 Os valores retidos pela Cmara Municipal e pelos Fundos Municipais, correspondentes ao ISS e IR, devero ser recolhidos aos cofres da Prefeitura Municipal at 30.12.11. Art. 8 As contas que compem os grupos do Ativo Realizvel, do Passivo Financeiro e do Passivo Permanente, devero ser analisadas objetivando a apurao da consistncia dos saldos existentes e apurao da disponibilidade financeira antes da inscrio dos Restos a Pagar. 1 Para os efeitos do caput deste artigo dever ser baixada portaria instituindo Comisso indicando trs servidores que, aps anlise dos saldos das contas, emitir parecer indicando as providncias que devero ser adotadas pelo Setor de Contabilidade. 2 A Secretaria de Administrao e Finanas dever encaminhar expediente at ___/___/____ s instituies (Receita Federal do Brasil / INSS; CEF / FGTS; Banco do Brasil / PASEP; EMBASA; COELBA; TELEMAR), com as quais a Prefeitura mantm contrato de parcelamento de dvida, solicitando informaes acerca do saldo devedor em 30/12/11.
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(continuao) 3 A Comisso de que trata o 1 dever analisar a documentao fornecida pelas instituies acerca do saldo da dvida em 30/12/2011, emitir relatrio definindo as providncias, encaminhando-o ao Setor de Contabilidade que far os lanamentos contbeis necessrios. 4 Para apurao da disponibilidade financeira dever ser considerado o saldo de todas as contas que compem o Ativo Financeiro e o Passivo Financeiro antes da efetivao da inscrio dos Restos a Pagar referentes ao exerccio de 2011. Art. 9 A Tesouraria dever informar ao Setor de Contabilidade o montante arrecadado e o valor a ser inscrito referentes s Dvida Ativa Tributria e Dvida Ativa No Tributria no exerccio. Art. 10 A Secretaria de Administrao dever baixar portaria constituindo Comisso composta de, no mnimo, trs servidores para proceder anlise dos Bens Mveis e Imveis do Municpio (Ativo Permanente). 1 Para efeito do disposto no caput deste artigo, com referncia aos bens mveis, devero ser observados os registros no livro de Tombo, nmero indicativo nas plaquetas dos mveis e a alocao dos mesmos. 2 Com referncia aos bens imveis, a Comisso dever examinar todos os bens pertencentes ao Municpio, emitindo relao contendo bens adquiridos em 2011 e aqueles adquiridos em anos anteriores. Art. 11 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio. Gabinete do Prefeito Municipal de _______________ , XX, de xxxx de 2011. (NOME) Prefeito Municipal
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MODELO
DECRETO N _____/2011
Dispe sobre a Inscrio de Despesas em Restos a Pagar no Exerccio Financeiro de 2011, e d outras providncias. O PREFEITO MUNICIPAL DE _____________________________no uso da atribuio que lhe confere o art. ____ da Lei Orgnica Municipal n ____ e a Portaria Conjunta SOF/STN n 4/2010, DE 30/11/2010. DECRETA: Art. 1 As despesas legalmente empenhadas e no pagas at 30.12.11 sero inscritas em Restos a Pagar, distinguindo-se as processadas das no processadas, desde que observado o disposto nos pargrafos deste artigo. 1 Somente sero inscritas como Restos a Pagar Processados, as despesas que tenham sido efetivamente liquidadas no exerccio. 2 A inscrio em Restos a Pagar no Processados ser procedida aps a depurao das despesas pela anulao de empenho e verificao da disponibilidade financeira para atend-las. 3 Para os efeitos do pargrafo anterior verificam-se quais as despesas que devem ser inscritas em Restos a Pagar anulando-se as demais. 4 As despesas relativas a servios continuados, a exemplo de gua, luz, telefone e assemelhadas, que tenham sido empenhadas e no liquidadas at _____ de dezembro de 2011, sero inscritas como Restos a Pagar No Processados, observando o disposto nos pargrafos 2 e 3. 5 No podero ser cancelados os Restos a Pagar Processados, devendo permanecer no Passivo Financeiro Dvida Flutuante, pelo menos, durante cinco anos, prazo aps o que o direito de cobrana da dvida pelo credor prescreve. (Cdigo Civil, art. 206, 5) Art. 2o Considera-se disponibilidade financeira, a diferena positiva entre o Ativo Financeiro e o Passivo Financeiro antes da efetivao da inscrio dos Restos a Pagar por Fonte de Recurso, identificando sua vinculao, referentes ao exerccio de 2011. Art. 3o Os empenhos das despesas que no tenham sido processadas at 30 de dezembro de 2011, cujos recursos so provenientes de transferncias fundo a fundo, convnios ou outros recursos vinculados e com disponibilidade financeira para atend-las, no devero ser anulados, observando o disposto no art. 8, pargrafo nico da Lei Complementar n 101/00, sendo inscritos em Restos a Pagar no Processados.
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(continuao) Art. 4 Devero ser emitidas Relaes de Restos a Pagar Processados e No Processados por Fonte de Recurso, identificando sua vinculao. Art. 5 Os Restos a Pagar anteriores a 2006, inclusive, devero ser baixados do Passivo Financeiro aps formalizao de processo administrativo de baixa por cancelamento. Art. 6 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Gabinete do Prefeito Municipal de _______________ , XX, de xxxx de 2011.
(NOME) Prefeito Municipal
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MODELO
PORTARIA/DECRETO N ____/2011
Constitui Comisso para proceder ao Inventrio dos Bens Mveis e Imveis, pertencentes ao Patrimnio da Prefeitura. O PREFEITO MUNICIPAL DE ________________, no uso de suas atribuies e tendo em vista o disposto no artigo 96 da Lei n 4.320/64, na Resoluo n 1.060/05 do Tribunal de Contas dos Municpios do Estado da Bahia. RESOLVE: Art. 1 Constituir Comisso composta dos seguintes servidores Carlos KKKKK Sacramento - cadastro n X0X0X, Mariana TTTTT Sena - cadastro n X0X0X0 e Josu WWWW Silva - cadastro n 0X0X0, para, sob a presidncia do primeiro, executar o Inventrio Geral dos Bens Mveis e Imveis, pertencentes Prefeitura em 30.12.11, procedendo, se necessrio, reavaliao dos referidos bens inventariados, segundo disposto no artigo 106, 3 da Lei n 4.320/64. Art. 2 A comisso ora designada tem o prazo de XX (______) dias, contado a partir da publicao desta Portaria/Decreto, para a apresentao do Inventrio contendo relao dos bens mveis e imveis, discriminando os j existentes e os adquiridos no exerccio de 2011 indicando-se a alocao dos bens e nmero de tombo no caso de bens mveis, com os respectivos valores. Art. 3 Esta Portaria/Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Gabinete do Prefeito Municipal de _______________ , XX, de xxxx de 2011.
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MODELO
Constitui Comisso para proceder anlise e avaliao das contas constantes dos Grupos do Ativo Realizvel, Passivo Financeiro e Passivo Permanente do Balano Patrimonial do exerccio de 2011. O PREFEITO MUNICIPAL DE ________________, no uso de suas atribuies e tendo em vista o disposto na Lei n 4.320/64, na Resoluo n 1.060/05 do Tribunal de Contas dos Municpios do Estado da Bahia. RESOLVE: Art. 1 Constituir Comisso composta dos seguintes servidores Jos _____________ - cadastro n X0X0X, Maria ______________ - cadastro n X0X0X0 e Amlia Cerqueira cadastro n 0X0X0, para, sob a presidncia do primeiro, proceder anlise e avaliao das contas constantes dos Grupos do Ativo Realizvel, Passivo Financeiro e Passivo Permanente pertencentes ao Balano Patrimonial do exerccio de 2011. Art. 2 A comisso ora designada tem o prazo de XX (______) dias, a contar do encerramento do exerccio, para apresentao do relatrio e da relao analtica dos elementos que compem o Ativo Realizvel (art. 9, item 24, Resoluo TCM n 1060/05), o Passivo Financeiro e o Passivo Permanente (art. 9, item 19, Resoluo TCM n 1060/05). Pargrafo nico. Tratando-se de Restos a Pagar no processados devero ser discriminados por elemento de despesa, especificando a natureza do bem ou servio. Art. 3 Esta Portaria/Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Gabinete do Prefeito Municipal de _______________ , XX, de xxxx de 2011.
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MODELO
Constitui Comisso para proceder ao Inventrio dos Bens de Consumo, existentes no Almoxarifado da Prefeitura. O PREFEITO MUNICIPAL DE ____________, no uso de suas atribuies e tendo em vista o disposto na Lei n 4.320/64, na Resoluo n 1.060/05 do Tribunal de Contas dos Municpios do Estado da Bahia. RESOLVE: Art. 1 Constituir Comisso composta dos seguintes servidores Augusto KKKKK Silva - cadastro n 0X0X0X0, Carmem TTTTT Costa - cadastro n X0X0X e Josiel WWWW Abreu - cadastro n 0X0X0, para, sob a presidncia do primeiro, proceder ao Inventrio Geral dos Bens de Consumo, existentes no Almoxarifado da Prefeitura em 30.12.11, nos moldes exigidos pela Resoluo n 1.060/05 do TCM. Pargrafo nico. Considera-se almoxarifado o local especfico onde se encontram armazenados os itens de material de consumo registrados e controlados por almoxarife, obedecendo normas prprias de controle. Art. 2 A comisso ora designada tem o prazo de xx (____) dias, contado a partir da publicao desta Portaria/Decreto, para a apresentao do referido Inventrio. Art. 3 Esta Portaria/Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Gabinete do Prefeito Municipal de _______________ , XX, de xxxx de 2011. (nome) Prefeito Municipal
A N E X O 06
MODELO
Constitui Comisso para proceder Inventrio dos Valores em Caixa Prefeitura Municipal de _____________. ao da
O PREFEITO MUNICIPAL DE ____________, no uso de suas atribuies e tendo em vista o disposto na Lei n 4.320/64 e na Resoluo n 1.060/05 do Tribunal de Contas dos Municpios do Estado da Bahia. RESOLVE: Art. 1 Constituir Comisso composta dos seguintes servidores Jos KKKKK Bastos - cadastro n 0X0X0X0, Maria TTTTT Souza Alves - cadastro n X0X0X e Amlia Cerqueira WWWW Ramos - cadastro n 0X0X0, para, sob a presidncia do primeiro, proceder ao Inventrio dos Valores em Caixa desta Prefeitura em 30.12.11. Art. 2 A comisso ora designada, tem o prazo de XX (______) dias, a contar do encerramento do exerccio, para apresentar Termo ou Ata de Conferncia de Caixa lavrado no ltimo dia do ms de dezembro (art. 9, item 20, Resoluo TCM n 1060/05). Art. 3 Esta Portaria/Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Gabinete do Prefeito Municipal de _______________ , XX, de xxxx de 2011.
(nome) Prefeito Municipal
A N E X O 07
MODELO
TERMO DE CONFERNCIA DE CAIXA
Aos 30 (trinta) dias do ms de dezembro de 2011, em cumprimento s determinaes contidas na Portaria n XXXXXX/XX do Excelentssimo Senhor Prefeito _________ do Municpio de _________, procedemos conferncia fsica financeira dos documentos e valores em caixa desta Prefeitura, sob a responsabilidade do (a) Sr. (a) ______________, cadastro n XXXXX tendo sido constatado o seguinte: a) Cauo fiduciria com notas promissrias emitidas pelas empresas: Construtora KJKJ Ltda HT Construes Ltda R$ X.000,00 R$ XX.000,00
b) Carta Financiada pelo Banco do Brasil declarando-se fiador e principal pagador da empresa (garantia fidejussria): Elwz Empreendimentos Ltda c) Valores existentes no Caixa da Prefeitura Valor em moeda corrente R$ X.000,00 R$ XX.000,00
______, 30 de dezembro de 2011. A Comisso

JOS KWSX BASTOS Presidente - cadastro 0XX0X MARIA CTKHJW SOUZA ALVES Membro - cadastro 0X0XX AMLIA CERQUEIRA WKHTR REMOS Membro - cadastro 0X0X0XX JOO ROWZYC SOZILV Tesoureiro
A N E X O 08
CONTABILIZAO DOS RECURSOS A RECEBER NO EXERCCIO DE 2011
A INSTRUO n 001/08, de 17/12/2008 do Tribunal de Contas dos Municpios define que: As cotas que ingressarem at 10 de janeiro de 2010 devero ser contabilizadas to somente no Sistema Patrimonial de 2009, sendo efetivamente receita financeira do exerccio de 2010. Baseada nessa instruo, sugerimos que os recursos referidos acima sejam contabilizados conforme indicado a seguir: Inscrio em 2011 D Ativo Patrimonial / Crditos FPM / ICMS C Variao Ativa / Independente da Execuo Oramentria Em 2012, quando o recurso for creditado em banco: Pelo recebimento e deduo do FUNDEB D Bancos FPM / ICMS C Receita Oramentria FPM / ICMS D Deduo FUNDEB FPM / ICMS C Banco FPM / ICMS Pela baixa do Ativo Patrimonial Crdito FPM / ICMS D Variao Passiva / Independente da Execuo Oramentria C Ativo Patrimonial Crdito FPM / ICMS relevante esclarecer que os valores contabilizados como Recursos a Receber no Ativo Patrimonial no sero considerados como disponibilidade financeira para o exerccio de 2011.

Encerramento Exercício 2011

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