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FICHA 7

OBJECTIVO Desenhar a base de dados Agncia de documentao


Desenhar uma boa estrutura de base de dados faz com que seja mais fcil mant-la. Por esse motivo, antes de utilizar o Access para construir tabelas, consultas, formulrios, relatrios e outros objectos, melhor fazer um esboo no papel e reformul-lo, quantas vezes forem necessrias, at obter a estrutura mais adequada. No final deste exerccio, o utilizador dever estar apto a realizar as seguintes operaes:

Desenhar uma base de dados com tabelas, consultas, formulrios e relatrios Criar uma nova base de dados

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Enunciado
Apesar de vivermos na era digital e, como tal, a renovao de alguns dos documentos poder ser solicitada pela Internet, a verdade que, por vezes, ainda necessria a deslocao ao respectivo servio. Muitas pessoas preferem recorrer a agncias de documentao, que recolhem toda a informao necessria renovao do documento, entregam e levantam no respectivo servio, entregando depois ao cliente na data combinada.
1-

Desenhe uma base de dados que permita gerir os clientes e os pedidos de renovao de documentos. Deve ter em conta que uma base de dados, para alm das tabelas, cujos campos devero ter propriedades adequadas, poder ter consultas, formulrios, relatrios e macros. Utilize os objectos que lhe parecerem mais convenientes para a construo da mesma. Crie uma base de dados com o nome Agncia de documentao, na pasta Documentos.

2-

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Soluo
Barra de ferramentas de acesso rpido

Friso

Painel de navegao

Barra de estado

TOME AQUI AS SUAS NOTAS ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________

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Resoluo
1-

Uma das solues para a implementao da base de dados Agncia de documentao poder consistir em trs tabelas, sete consultas, dois formulrios, trs macros e trs relatrios. A tabela Clientes guardar a informao pessoal dos clientes que solicitam a renovao de documentos na agncia. Dever ter os campos e as propriedades indicadas no quadro seguinte:
Propriedades Valor predefinido No se aplica 2500-000 Caldas da Rainha

Tipo de dados

Mscara de introduo

Campo

Tamanho do campo

NumCliente NomeCliente Morada CodPostal Local Telf Telm Email

Numerao automtica Texto Texto Texto Texto Nmero Nmero Hiperligao

Nmero inteiro longo 50 80 8 50 Nmero inteiro longo Nmero inteiro longo No se aplica

No se aplica

N cliente Nome cliente

Automtica

Cdigo postal Localidade

000 000 000 000 000 000 No se aplica

Telefone Telemvel E-mail

O campo NumCliente do tipo Numerao automtica, o que significa que, a cada novo cliente inserido, a base de dados atribui-lhe um nmero. Os campos NomeCliente e Morada so do tipo Texto, embora em cada um deles tenham sido efectuados ajustes em termos de tamanho. O campo CodPostal est definido com o tipo Texto, uma vez que ser criada uma mscara de introduo atravs do assistente de mscaras de introduo, e este s permite trabalhar com dados do tipo Texto ou Data. O tamanho deste campo est definido como 8, porque se considera a existncia de um trao a separar os quatro primeiros dgitos dos trs ltimos. Considera-se ainda que a agncia se localiza nas Caldas da Rainha e, por esse motivo, convm utilizar o cdigo postal e localidade como valores predefinidos. Os campos Telf e Telm so do tipo Nmero, uma vez que, ser criada uma mscara manual na propriedade Mscara de introduo. O campo Email, do tipo Hiperligao, permite enviar um e-mail para o contacto, desde que esteja configurado um gestor de correio electrnico 46
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(por exemplo, Microsoft Outlook) no computador onde est a ser executada a base de dados. A tabela Clientes tem uma chave primria constituda pelo NumCliente, que garante que este no se repete e nunca ser vazio. campo

A tabela TipoDocumento ter um nico campo com o tipo de documentos com os quais a agncia trabalha. Dever ter os campos e as propriedades indicadas no quadro seguinte:
Propriedades Tipo de dados Tamanho do campo 30 Mscara de introduo

TipoDoc

Texto

Sim

O campo TipoDoc do tipo de dados Texto e, sendo de introduo obrigatria, selecciona-se Sim na propriedade Necessrio. A tabela Documentos registar todos os pedidos que forem feitos pelos clientes e dever ter os campos e as propriedades indicadas no quadro seguinte:
Propriedades Tamanho do campo Valor predefinido Campo Tipo de dados Necessrio

Necessrio

Campo

Expresso No se aplica No se aplica No se aplica No se aplica

Formatar

NumRegisto

Numerao automtica

Nmero inteiro longo Nmero inteiro longo

No se aplica

No se aplica No se aplica

N registo

Tipo

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No

DtPedidoCliente

Data/Hora

No se aplica

Data pedido cliente

No se aplica

=Data()

Sim

TipoDoc

Assistente de pesquisas

Sim

NumCliente

Nmero

30

No se aplica

No se aplica

N cliente

Tipo de resultado

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No se aplica No se aplica No se aplica No se aplica No se aplica [Preco] * 2

No

DtPedidoServicos

Data/Hora

DtLevantServicos

Data/Hora

No se aplica

DtLevantCliente

Data/Hora

No se aplica

No se aplica

No se aplica

DocsDigitalizados

Anexo

No se aplica

Preo

Euro

No se aplica

No se aplica No se aplica

O campo NumRegisto do tipo Numerao automtica, o que significa que, a cada novo registo inserido, a base de dados atribui-lhe um nmero. O campo NumCliente do tipo Nmero tem o valor Sim na propriedade Necessrio, que garante que o nmero do cliente seja sempre inserido na tabela. O campo TipoDoc tem uma lista de valores que o utilizador dever seleccionar, para escolher o tipo de documento. Esta lista de valores tem como base o campo TipoDoc da tabela TipoDocumento e elaborada atravs do assistente de pesquisas que s visvel na vista de folha de dados da tabela. Este campo tem ainda o valor Sim na propriedade Necessrio, que garante que o tipo de documento seja sempre inserido. O campo DtPedidoCliente, do tipo Data/Hora, tem na propriedade Valor predefinido a expresso =Data() que faz aparecer automaticamente a data actual do sistema, quando o utilizador estiver a inserir novos registos na tabela. O campo DocsDigitalizados do tipo Anexo, que permite ao utilizador introduzir vrios ficheiros de vrios tipos, por exemplo, os documentos a renovar em formato digital. O campo Preco do tipo Moeda, o que significa que, ao serem inseridos valores, estes assumem imediatamente o formato de um nmero com duas casas decimais e o smbolo . 48
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Euro

PrecoFinal

Calculado

Moeda

No se aplica

Preo final

No

Preco

Moeda

No se aplica

No se aplica

No se aplica

Documentos digitalizados

No

No se aplica

Data levantamento cliente

No

No se aplica

Data levantamento servios

No

No se aplica

No se aplica

Data pedido servios

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O campo PrecoFinal, do tipo Calculado, permite efectuar clculos a partir de outros campos que existam na tabela. Neste campo, para se obter o preo final, definida a frmula [Preco]*2 na propriedade Expresso. A tabela Documentos tem uma chave primria constituda pelo campo NumRegisto, que garante que este no se repete e nunca ser vazio. A tabela TipoDocumento ficar automaticamente relacionada com a tabela Documentos quando efectuar o assistente de pesquisas no campo TipoDoc desta ltima. As tabelas Documentos e Clientes devero estar relacionadas atravs do NumCliente, sendo uma relao do tipo Um-para-muitos, visto que um cliente pode pedir para renovar vrios documentos. Nesta base de dados, seis das suas consultas so de seleco. A consulta Clientes carta de conduo lista o nome, o telemvel e o tipo de documento referentes aos clientes que solicitaram a renovao da carta de conduo. A consulta Clientes carta de conduo ou documento nico automvel lista os mesmos dados da consulta anterior, mas referentes aos clientes que solicitaram a renovao da carta de conduo ou do documento nico automvel. A consulta Clientes carta de conduo 3 a 7/1 de 2011 lista o nome, o telemvel e o tipo de documento referentes aos clientes que solicitaram carta de conduo na semana de 3 a 7 de Janeiro. A consulta Tempo de espera por cliente e por documento, alm de listar o nome e o tipo de documento solicitado pelos clientes, tambm calcula o tempo de espera de cada cliente. A consulta Mdia do tempo de espera por documento lista os tipos de documento e calcula a mdia do tempo de espera para obter cada um deles. A consulta Total por cada tipo de documento lista os tipos de documento e calcula o total recebido por cada um deles utilizando a funo Soma. A consulta Total por tipo de documento uma consulta parametrizada que permite, atravs da funo Soma, calcular o total recebido por um determinado tipo de documento inserido pelo utilizador. Os formulrios Documentos e Clientes faro a interface com o utilizador. O primeiro, efectuado sobre a tabela Documentos, permite visualizar todos os documentos solicitados pelos respectivos clientes. O segundo, que utiliza a tabela Clientes, serve para fazer a gesto da informao pessoal dos clientes que estar distribuda por duas pginas: a primeira contm o nmero e o nome do cliente, e a segunda os dados relativos aos contactos (morada, cdigo postal, localidade, telefone, telemvel e e-mail). O acesso a cada uma das pginas dever ser feito atravs dos botes de comando BotaoPag1 e BotaoPag2 com as macros Pag1 e Pag2 associadas. Alm destes, tambm existe um boto para localizar clientes, e mais dois botes, um para abrir o formulrio Documentos e outro para fechar o prprio formulrio Clientes. O boto que abre o formulrio Documentos dever ter associada a macro MinJanela, que minimiza o formulrio ao soltar o boto do rato.

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A impresso do tipo de documento, da data do pedido feito pelo cliente e a data do pedido aos servios ser efectuada atravs do relatrio Documentos. A impresso dos nomes, dos telefones, dos telemveis e dos e-mails dos clientes, ser efectuada atravs do relatrio Clientes, na qual estes aparecem ordenados por ordem alfabtica do nome. Por fim, a impresso dos nomes, das moradas, dos cdigos postais e das localidades dos mesmos, em etiquetas autocolantes para correspondncia, ser da responsabilidade do relatrio Etiquetas clientes.
2-

Para criar a base de dados, necessrio abrir o Access. Deve, por isso, proceder do modo seguinte:

Iniciar; Todos os programas; Microsoft Office; Microsoft Office Access 2010. Em Modelos disponveis, na seco Base, fazer clique em Base de dados em branco (centro da janela). direita, em Nome do ficheiro, escrever Agncia de documentao. Por ltimo, fazer clique no boto Criar.
Por omisso, a base de dados guardada na pasta Documentos ou Os meus documentos, conforme se encontre a trabalhar com Windows 7/Vista ou Windows XP, respectivamente. Para alterar a localizao da mesma, antes de premir o boto Criar, fazer clique na pasta amarela, direita do nome a atribuir base de dados; na caixa superior da janela, seleccionar a localizao de destino e fazer clique em OK. Por omisso, as bases de dados criadas no Access 2010 e Access 2007 so do tipo accdb e no so compatveis com as verses Access 2003 e Access XP, cujo tipo mdb. Para garantir a compatibilidade, antes de premir o boto Criar, fazer clique na pasta amarela, direita do nome a atribuir base de dados e, em Guardar com o tipo:, seleccionar Base de dados do Microsoft Access (Formato 2002-2003) e fazer clique em OK. Sempre que cria uma nova base de dados, surge no ecr um separador com o nome Tabela1. Este poder ser fechado, uma vez que, na prxima ficha, esto descritos os passos para a criao de tabelas dentro de uma base de dados. Para tal, fazer clique com o boto direito do rato sobre o separador Tabela1 e seleccionar Fechar.

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