SMAP Nominas

Decsa Sistemas Administrativos S.A de C.V.
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SMAP
Modulo de Nminas
Este mdulo permite llevar el control de cada una de sus nominas, su captura y conceptos: Desglose de impuestos al detalle, ISR, IMSS, Aguinaldo, PTU. Contiene un enlace con sus Prenominas, que permite la captura de gratificaciones o descuentos y faltas, por Jefes de departamento o Gerentes de tienda, con ello evitando la recaptura de informacin, maneja descuentos fijos programados en cada nomina (Infonavit, Caja de ahorro, Prestamos, etc.), as como tambin un enlace con lectores de Reloj de Huella, que permite registrar en forma automtica la bajada de registros de asistencias al da para que se ven reflejadas en sus prenominas, cuenta con ms de 50 reportes que permiten visualizar con detalle el pago de la nomina, acumulados por empleado, detalle de retenciones de impuesto, kardex de empleado, todos exportables a archivos (Texto, Excel). Permite realizar interfaz contable con Contabilidad, para ello tiene creado una hoja de trabajo y reporte que permite visualizar en forma detalla como se calculo la pliza antes de su aplicacin, mayor flexibilidad en consultas y captura, ya que desde el recibo es posible capturar faltas, percepciones y deducciones, y consultar conceptos pagados en nominas anterior al detalle. Maneja un modulo de finiquitos que permite calcular impuesto y gratificaciones sin ser aplicado el finiquito, control de incapacidades detallado para cada empleado, Control de Vacaciones detallado, permitiendo calcular en forma correcta los das por vacaciones ya pagados y por pagar, calculo inverso por sueldo neto o sueldo diario y la creacin de conceptos formulados desde su pantalla de conceptos fijos.

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1.0 Men Periodo de Trabajo

1.1 Periodos de Trabajo
Acceso Men Archivo / Periodo de Trabajo Esta opcin te permite seleccionar el tipo (Semanal Quincenal) el ejercicio y el periodo de la nomina que el usuario desea consultar o trabajar, dicho periodo ser tomado en cuenta para el calculo de la nomina solo si su status es diferente a Cerrado.
El usuario podr consultar informacin de periodos ya cerrados para esto solo es necesario entrar a esta pantalla y seleccionar el periodo que desea consultar.

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2.0 Men Catlogos
2.1 Empresas Fiscales

Acceso Men Catlogos / Empresas Fiscales Esta pantalla te permite consultar las diversas sucursales que estn relacionadas a una empresa fiscal o a un corporativo, los corporativos son agrupaciones reales o virtuales de las sucursales que conforman a una compaa, estos datos son definidos desde el modulo de contabilidad y solo se muestran para efectos de consulta desde nominas.

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2.2 Catalogo de Departamentos

Acceso Men Catlogos / Departamentos Esta pantalla te permite dar de alta los departamentos que conforman la sucursal o empresa as como tambin definir el centro de costos de dicho departamento para procesos de efecto contable.
2.3 Catalogo de reas

Acceso Men Catlogos / reas Esta pantalla te permite dar de alta las diversas reas en las cuales se deseen dividir los departamentos de una sucursal o empresa.

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2.4 Catalogo de Puestos

Acceso Men Catlogos / Puestos Esta pantalla te permite registrar los puestos para la sucursal o empresa.
2.5 Catalogo de Turnos

Acceso Men Catlogos / Turnos A travs de esta pantalla el usuario podr dar de alta los turnos laborables que manejar la sucursal o empresa, registrando el nmero de horas totales y el tipo de horario.

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2.6 Catalogo Estados

Acceso Men Catlogos / Estados A travs de esta pantalla el usuario podr dar de alta los diversos estados que sern utilizados durante el registro de los empleados.
2.7 Catalogo Dependencias

Acceso Men Catlogos / Dependencias Las dependencias se utilizan cuando un empleado de cierta rea tiene a su cargo la captura de la prenmina de otros empleados, por lo tanto a travs de esta pantalla el usuario podr registrar el nombre de la dependencia y el nombre del responsable para posteriormente poder asignar a un empleado a dicho registro.

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2.8 Tipos de Periodo

Acceso Men Catlogos / Tipos de Periodo A travs de esta pantalla podr registrar los tipos de periodos que desea manejar para los clculos de la nomina, esto de acuerdo a los plazos estipulados por la Ley Federal del Trabajo para el pago de las contraprestaciones del empleado.

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2.9 Periodos de Nmina

Acceso Men Catlogos / Periodo de Nmina A travs de esta pantalla podr dar de alta un nuevo ejercicio, as como tambin dentro de un ejercicio dar de alta un nuevo periodo ya sea normal o especial para el clculo de la nueva nmina. Los periodos especiales se refieren a periodos como el clculo del PTU o Aguinaldo en los cuales tambin se define los das de pago, la fecha de inicio y fin y si se desea activar dicho periodo para el clculo de la prenomina o no. Al dar de alta un periodo especial o normal el sistema realiza una copia de los datos que se tienen del ltimo periodo normal calculado, tomando como base principal el catlogo de empleados; debido a esto es recomendable que las altas, bajas, reingresos o cualquier modificacin que afecte solo al periodo que se esta trabajando sea realizado antes de generar un nuevo periodo.

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2.10 Catalogo de Conceptos

Acceso Men Catlogos / Conceptos A travs de esta pantalla podr dar de alta, modificar o consultar los conceptos de percepcin, deduccin y obligaciones que se utilizan para el clculo de la nmina, en la parte izquierda de la pantalla se muestran tres pestaas (Percepciones, Deducciones y Obligaciones). Cada pestaa contiene la lista de los conceptos correspondientes, as como los parmetros que se definen por cada concepto y tambin permite definir el nmero de la cuenta contable a la cual se cargara el importe del concepto durante el proceso de interfaz con contabilidad.

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2.11 Catalogo de Acumulados

Acceso Men Catlogos / Acumulados Dentro de Nominas SMAP ya viene integrado un acumulado por cada concepto de percepcin y deduccin, sin embargo a travs de esta pantalla puede dar de alta un nuevo acumulado que ser utilizado en el calculo de cada periodo de nomina que se vaya generando, as como tambin para la emisin de reportes existentes de acumulados.

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2.12 Catalogo de Tipos de Incidencias

Acceso Men Catlogos / Tipos de Incidencias A travs de esta pantalla puede consultar, dar de alta o modificar los tipos de incidencias que se podrn utilizar para cada periodo de nmina; definiendo los parmetros para cada tipo de incidencia y asignado una o ms incidencias a un mismo acumulado a travs de la pestaa de Acumulados. El monto del sueldo por cada incidencia se otorga tomando en cuenta el porcentaje que se defina para dicha incidencia a travs de esta pantalla.

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2.13 Tablas del Sistema

Acceso Men Catlogos / Tablas del Sistema A travs de esta pantalla puede consultar, dar de alta o modificar los datos las tablas que se utilizan para el clculo de la nmina, tomando en cuenta los datos proporcionados por la Ley Federal del Trabajo. Todas estas tablas contienen datos como son Prestaciones en dinero, Invalidez y Vida, Infonavit, Retiro, Antigedad, Das de Vacaciones, Das de Prima Vacacional etc., esto es dependiendo de la tabla que se haya seleccionado.
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2.14 Catlogo de Calendarios

Acceso Men Catlogos / Calendarios A travs de esta pantalla puede dar de alta los calendarios que se utilizan para algunos procesos en el clculo de la nmina, este catlogo muestra las fechas de los calendarios en los cuales sern basados algunos reportes que se utilizan para el pago del IMSS.
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2.15 Catlogo de Empleados

Acceso Men Catlogos / Empleados A travs de esta pantalla podr Dar de Alta, Modificar, Dar de Baja, Reingresar, Reactivar o Eliminar a un empleado; en el se muestran todos los datos de los empleados que estn asignados a la sucursal a la cual acceso el usuario al sistema en el inicio de sesin. Este catlogo se maneja por periodo es decir; que cada vez que usted da de alta un nuevo periodo el sistema realiza una copia de manera automtica de dicho catlogo.
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Para consultar los datos de un empleado debe dar doble clic sobre el empleado deseado.
Funcin de los botones:
Inicializa la pantalla para la captura de un nuevo empleado y al dar clic en el botn guardar el sistema guarda por automtico en el histrico de sueldos y salarios la fecha de alta y los salarios con los cuales fue dado de alta.
Permite modificar los datos generales del empleado seleccionado, as como tambin la modificacin de un salario diario o integrado sin que el cambio sea registrado en el histrico de salarios, pero si desea que el cambio si sea registrado en el histrico entonces el cambio debe realizarse a travs del Men Procesos / Incremento de Salarios. 13

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Permite reingresar a un empleado con status de baja (B), cuando se reingresa a un empleado su status cambia como Reingreso (R) y el usuario debe seleccionar la fecha de reingreso, el tipo de nomina y los nuevos salarios con los cuales ser registrado, por ltimo al dar clic en el botn guardar el sistema actualizara en el histrico de altas, bajas y reingresos la fecha en la que fue dado de baja y en el histrico de sueldos y salarios sern registrado los importes de los sueldos con los cuales fue reingresado.
Permite dar de baja a un empleado que actualmente tiene status de Alta (A), al dar clic en este botn se mostraran los datos generales del empleado activando la casilla de IMSS/Infonavit en la cual debe seleccionar la fecha en la cual va a dar de baja al empleado y debe indicar la causa de la baja y por ultimo debe dar clic en el botn Aplicar para mostrar la siguiente pantalla:
Esta pantalla indica que si da clic en el botn Si, este empleado ya no ser incluido en el clculo de la nmina, si desea que si sea incluido en el calculo entonces deber generar el finiquito de dicho empleado a travs del Men Procesos / Finiquitos.
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Muestra una pantalla que permite indicar filtros para consultar solo la informacin que el usuario desee visualizar:
Muestra un cuadro de bsqueda a travs del cual puede filtrar la informacin para consultar a un empleado en especfico.
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Permite eliminar de manera fsica la nomina actual y las nominas anteriores en las que ha sido incluido el empleado, para realizar este proceso el sistema requiere de una autorizacin por parte de un usuario, por lo tanto antes de eliminar el registro el sistema muestra una pantalla en la cual el usuario deber ingresar el usuario y la contrasea para poder realizar este proceso.
Este botn solo se utiliza cuando por error se dio de baja a un empleado y por lo tanto se desea que se muestre nuevamente con status de Alta (A), para poder reavivar al empleado el sistema requiere la autorizacin de un usuario por lo cual el sistema mostrara una pantalla en la cual se deber introducir el usuario y la contrasea correspondiente.
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3.0 Men Edicin

3.1 Recibo de Empleados
Acceso Men Edicin / Recibo Despus de realizar el clculo de la nmina a travs de esta pantalla puede consultar los conceptos de percepcin y deduccin por empleado en el periodo de la nomina seleccionado. Tambin desde esta pantalla usted puede modificar los importes o agregar nuevos conceptos de percepcin o deduccin, as como tambin capturar algn tipo de incidencia, consultar el desglose del clculo del IMSS e ISR entre otros procesos.
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3.2 Horas Extras

Acceso Men Edicin / Horas Extras A travs de esta pantalla usted puede capturar las horas extras laboradas por cada uno de los empleados registrados en una sucursal dentro del periodo de la nmina seleccionado.
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3.3 Incapacidades
Acceso Men Edicin / Incapacidades A travs de esta pantalla puede consultar o dar de alta el nmero de das y el rango de fechas que abarcara la incapacidad de un empleado segn lo estipulado por el seguro. A un empleado se le puede registrar todos los das que abarca el periodo de la nomina como incapacidad y en la pantalla de recibo se mostrara con status de Incapacidad, por lo tanto no se mostrar ningn monto a pagar en dicho periodo, pero sin embargo en la pestaa de Perc/Ded Fijas se mostraran los conceptos fijos que el sistema calcula por automtico en cada nomina.
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3.4 Vacaciones
Acceso Men Edicin / Vacaciones A travs de esta pantalla puede consultar las vacaciones ya disfrutadas o dar de alta nuevas vacaciones de acuerdo a la antigedad del empleado, en esta pantalla el sistema calcula por automtico el nmero de das de prima vacacional.
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3.5 Captura de Faltas (Por Empleado)

Acceso Men Edicin / Captura de Faltas / Por empleado A travs de esta pantalla el usuario puede realizar la captura de faltas de un empleado dentro del periodo de la nomina que se esta trabajando, al guardar las faltas; la incidencia se vera reflejada en el recibo de la nmina.
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3.6 Captura de Faltas (Varios Empleados)

Acceso Men Edicin / Captura de Faltas / Varios Empleados A travs de esta pantalla el usuario puede realizar la captura de faltas de manera masiva para varios empleados, en esta pantalla solo se define la fecha de inicio y el nmero de dias a otorgar.
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3.7 Movimientos a la Nmina (Por Empleado)

Acceso Men Edicin / Movimientos a la nmina / Por empleado A travs de esta pantalla podr capturar empleado por empleado los descuentos o gratificaciones que se le otorgarn dentro de un periodo, estos movimientos se vern reflejados en el recibo de la nmina actual.
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3.8 Movimientos a la Nmina (Perc./Ded. Varios Empleados)

Acceso Men Edicin / Movimientos a la nmina / Perc/Ded. Varios Empleados A travs de esta pantalla podr capturar un concepto de percepcin o deduccin a varios empleados, dichos movimientos se veran reflejados en el recibo del empleado.
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3.9 Movimientos a la Nmina (Perc./Ded. Fijas)

Acceso Men Edicin / Movimientos a la nmina / Perc/Ded. Fijas A travs de esta pantalla puede capturar por empleado un movimiento de percepcin o deduccin fijo, as como tambin consultar mediante el botn Histrico los importes de periodos anteriores.
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4.0 Men Consultas

4.1 Consulta de Nomina
Acceso Men Consultas / Nmina A travs de esta pantalla puede consultar de manera rpida los empleados incluidos en la nomina, asi como tambien consultar el recibo del empleado con solo dar doble clic sobre el empleado deseado.
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4.2 Consulta de Empleados

Acceso Men Consultas / Empleados A travs de esta pantalla puede realizar un filtro de los datos que desee consultar del catlogo de empleados.
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4.3 Consulta de Incidencias

Acceso Men Consultas / Incidencias A travs de esta pantalla puede consultar por empleado las incidencias que se le han registrado a un empleado en el periodo de la nmina que se haya seleccionado.
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4.4 Consulta Por Perc Y Ded.

Acceso Men Consultas / Por Percepcin y Deduccin A travs de esta pantalla puede consultar de manera general el importe de los acumulados de un concepto de percepcin o deduccin en especfico.
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4.5 Consulta Por Percepcin (Bases Fiscales)

Acceso Men Consultas / Por Percepcin (Bases Fiscales) A travs de esta pantalla puede consultar de manera general el importe de los acumulados de un concepto de percepcin o deduccin por base gravable.
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4.6 Consulta de Acumulados

Acceso Men Consultas / Acumulados A travs de esta pantalla puede consultar de manera general el importe de cada unos de los acumulados por empleado y concepto.
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4.7 Consulta de Histrico de Salarios

Acceso Men Consultas / Histrico de Salarios A travs de esta pantalla puede consultar todas las modificaciones de sueldo que se le han realizado a un empleado, as como tambin permite modificar o actualizar dichos importes, para que sean tomados en cuenta para el nuevo calculo de la nomina.
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5.0 Men Procesos

Proceso de Prenomina
Objetivo: El objetivo principal de la prenomina es minimizar el tiempo en que se capturen los movimientos de la nomina por el personal de recursos; esto es como resultado de que la mayor parte de la informacin es proporcionada por distintas reas o sucursales de la empresa con ello se evita la recaptura de la informacin ya que recursos humanos solo revisa y autoriza la informacin capturada por las distintas reas.
5.1 Usuarios Para Captura de Prenomina

Acceso Men Utileras / Configuracin / Usuario para Captura Prenomina A travs de esta pantalla se dan de alta los usuarios que sern encargados de realizar la captura y autorizacin de la prenomina de cada una de las reas o sucursales con las que cuenta la empresa, el sistema cuenta con 2 tipos prenomina la prenomina por sucursal y la prenomina por dependencia, en la prenomina por sucursal se muestran todos los empleados asignados a dicha sucursal, mientras que en la prenomina por dependencia solo se muestran los empleados asignados a un departamento en especifico.
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5.2Captura de Prenomina
Acceso Men Procesos / Prenomina por Sucursal A travs de esta pantalla el responsable de la sucursal o departamento podr realizar la captura de la prenomina de los empleados que tiene a su cargo, en esta pantalla se podrn definir movimientos tales como; faltas, retardos, descansos, compensaciones, das adicionales trabajados, prima dominical, descuentos por averas entre otros, tambin podr verificar y emitir un reporte con las asistencias que ha tenido el empleado en el periodo de trabajo.
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En esta pestaa se capturan las faltas o retardos que ha tenido el empleado durante el periodo de la nomina que se va a pagar.
En esta pestaa se capturan los importes de percepciones que se otorgaran al empleado.
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En esta pestaa se capturan las deducciones que se le descontaran al empleado.
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5.3 Autorizacin de Prenomina Por Parte de Recursos Humanos

Acceso Men Procesos / Estado de la Prenmina En esta pantalla el rea de recursos humanos podr monitorear desde la captura hasta las autorizaciones que se han realizado en las diversas prenominas, se realiza la autorizacin de las prenominas afectando la nmina de trabajo, podr emitir un reporte un reporte que muestra los movimientos que fueron capturados por cada sucursal o rea.
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5.4 Calculo de la Nomina

Acceso Men Procesos / Calculo de Nmina En esta pantalla se realiza el calculo total de la nmina, dependiendo el tipo y periodo que se este trabajando.
5.5 Cierre de Periodo

Acceso Men Procesos / Cierre de Periodo A travs de esta pantalla se realiza el cierre de una nomina que ya fue pagada, al realizar el cierre ya no se puede modificar ningn datos ya que solo servir de consulta para el usuario.
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5.6 Proceso de Clculo Inverso

Acceso Men Procesos / Calculo Inverso A travs de esta pantalla puede realizar el clculo inverso de un empleado; el clculo puede por ser a partir de Sueldo Neto o por Salario Diario.
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5.7 Proceso de Finiquito

Acceso Men Procesos / Finiquito A travs de esta pantalla se realiza el clculo del finiquito de un empleado en base a la Ley Federal del Trabajo, dependiendo de la causa de la baja el sistema realiza el clculo de manera automtica para que posteriormente sea aplicado a la nmina.
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5.8 Proceso Clculo de PTU

Acceso Men Procesos / PTU A travs de esta pantalla podr realizar el clculo del Reparto de Utilidades, para que posteriormente pueda ser aplicado a la nmina, esta pantalla permite tomar en cuenta el catalogo y acumulados del ejercicio anterior y exportar la informacin a Excel para su anlisis antes de la aplicacin.
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6.0 Men Utileras Control de Asistencia a travs de Lectores de Huella

SMAP Nominas permite llevar un control de la asistencia de los empleados a travs de lectores de huella, estos equipos tienen vinculacin con la base de datos del sistema que permite bajar las asistencias de los empleados antes de realizar el calculo de la nomina, cada lector tiene registrado el catlogo de huellas por lo cual el empleado podr registrar su asistencia en cualquier lector y as como tambin podr emitir reportes en los que podr consultar informacin acerca de la asistencia. 6.1 Catalogo de Lectores
Acceso Men Utileras / Catalogo de Lectores de Huella En esta pantalla se dan de alta los equipos, asignndoles una IP para la conexin entre el equipo y la base de datos de nminas, esto para poder modificar la hora, actualizar huellas o bajar los registros de asistencia.
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6.2 Captura de Huella

Acceso Men Utileras / Captura de huella En esta pantalla se da de alta la huella del empleado para que pueda registrar su asistencia a travs de los lectores.
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6.3 Actualizacin de Huellas

Acceso Men Utileras / Actualizar Lectores de Huella A travs de esta pantalla podr actualizar o eliminar la huella de los empleados ya sea en uno o en varios lectores.
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6.4 Actualizacin de Huellas

Acceso Men Utileras / Actualizar Lectores de Huella A travs de esta pantalla se realiza la bajada de asistencias de cada unos de los lectores que se tiene dados de alta, los cuales pueden ser visualizados desde la captura de las prenominas para poder emitirle reporte de asistencia. Este proceso solo es controlado por el rea de recursos humanos.
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6.5 Consulta de Asistencias

Acceso Men Utileras / Consulta de registros de asistencias. Permite consultar y emitir reportes acerca de los registros de asistencias que han sido bajados a la nmina.
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6.6 Interfaz Contable

Acceso Men Utileras / Interfaz Contable. A travs de esta pantalla se calcula la pliza de los pagos por nomina, dicha pliza ya incluye todos los conceptos de percepcin y deduccin y al final se enva al modulo de Contabilidad para su registro.
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6.7 Interfaz Cuentas por Pagar

Acceso Men Utileras / Interfaz Cuentas x Pagar. Permite realizar la captura del pago de la nomina ya sea por uno o varios conceptos para posteriormente ser enviada al modulo de Cuentas por Pagar para su registro.
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7.0 Men Reportes

Nominas SMAP cuenta con ms de 50 reportes que permiten visualizar con detalle el pago de la nomina, acumulados por empleado, detalle de retenciones de impuesto, kardex de empleado, todos exportables a archivos (Texto, Excel) a continuacin se muestra la lista de los diversos reportes que se ofrecen: 7.1 Reportes de Catlogos Empleados datos Generales Empleados Sueldos y Salarios Empleados por Dependencia reas Departamentos Puestos Turnos Dependencias Estados Periodos de Nomina Tablas del Sistema Salarios Mnimos Conceptos Acumulados Incidencias
7.2 Reportes de Nmina Reporte de Nmina Recibos Por percepcin y Deduccin Movimientos por Sucursal Movimientos bajados de la prenmina Prenminas Finiquitos Horas Extras Vacaciones Faltas Faltas por tipo Perc / Ded Fijas Registro de Asistencia 2

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7.3 Reportes de IMSS Liquidacin IMSS Mensual Informativa Liquidacin Bimestral (SAR e INFONAVIT) Incapacidades Avisos al IMSS (Inscripcin, Modificaciones y Bajas) Modificaciones de SBC por Aniversario
7.4 Reportes Fiscales Bases Fiscales por Concepto Gravados / Exentos para ISR Comparativo de Crdito al Salario Comparativo de Subsidio para el empleo Impuesto Estatal
7.5 Reportes de Histricos Altas, Bajas y Reingresos Cambio de Salarios Resumen de Percepciones y Deducciones Kardex por Empleado
7.6 Reportes de Acumulados Acumulados Acumulados Acumulados Acumulados por Empleado Fiscales por Rango de Salarios por Percepcin y Deduccin

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1.0 Men Periodo de Trabajo

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2.0 Men Catlogos

2.1 Empresas Fiscales

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2.2 Catalogo de Departamentos

2.3 Catalogo de reas

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2.4 Catalogo de Puestos

2.5 Catalogo de Turnos

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2.6 Catalogo Estados

2.7 Catalogo Dependencias

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2.8 Tipos de Periodo

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2.9 Periodos de Nmina

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2.10 Catalogo de Conceptos

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2.11 Catalogo de Acumulados

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2.12 Catalogo de Tipos de Incidencias

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2.13 Tablas del Sistema

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2.14 Catlogo de Calendarios

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2.15 Catlogo de Empleados

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Funcin de los botones:

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3.0 Men Edicin

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3.2 Horas Extras

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3.5 Captura de Faltas (Por Empleado)

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3.6 Captura de Faltas (Varios Empleados)

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3.7 Movimientos a la Nmina (Por Empleado)

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3.8 Movimientos a la Nmina (Perc./Ded. Varios Empleados)

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3.9 Movimientos a la Nmina (Perc./Ded. Fijas)

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4.0 Men Consultas

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4.2 Consulta de Empleados

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4.3 Consulta de Incidencias

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