Proyectos, Tecnologa y Productividad

Propuesta : PROP-20111010-0
Empresa : INTERNATIONAL BUSINESS ASSOCIATION IBA Proyecto : DESARROLLO DE SOFTWARE PARA SOPORTE DEL PROCESO OPERATIVO Fecha : Octubre, 2011
El contenido e informacin es totalmente confidencial para uso exclusivo en la relacin comercial entre COLIMEX e IBA SRL

Antecedentes
1. IBA International Business Association S.R.L., (IBA-PERU) es una empresa orientada a proveer repuestos, componentes, equipos, maquinarias e insumos, relacionados a las necesidades logsticas de nuestros clientes vinculados al sector industrial. Nuestro compromiso es dar solucin de necesidades de nuestros clientes, ofreciendo las mejores soluciones, basadas en una combinacin de eficiencia y eficacia de servicios, con productos de calidad, garanta, competitividad, atencin oportuna y lograr la preferencia constante y progresiva en nuestros clientes. Sus operaciones las realiza casi al 100% con el estado peruano segn las normatividad del Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

2.

Situacin Actual
1. El proceso operativo de IBA no es estndar, es muy personalizado, con altos niveles de coordinacin, trabajo de equipo y consulta a documentos de procesos anteriores, siendo este conjunto de caractersticas la razn de su alta productividad. 2. El proceso operativo se inicia en la identificacin de la oportunidad de negocio, incluye la elaboracin de la propuesta, presentacin, seguimiento, atencin, pago y termina en seguimiento a la garanta y cierre del proceso. (Ver mapa de procesos IBA) 3. La empresa viene creciendo ao en ao en ventas, sin embargo durante el ao anterior y el presente ao se ha reducido el numero de ordenes procesadas, esto se ha logrado incrementado el valor promedio de los concursos donde se participa. 4. IBA es una empresa de Alta Productividad, por su volumen de ventas y el numero reducido de personas que trabajan en ella, sin embargo a pesar de su alta productividad, el proceso operativo no es apoyado por un software, solo se utiliza herramientas de oficina como el Outlook y el Office y una red LAN para compartir documentos.

Proyecciones de Crecimiento 2011

1. Para el presente ao se cuenta con los siguientes proyectos:
a. Ingresar en la lnea de productos mdicos (equipamiento) importados Los productos de equipamiento medico demandan realizar tramites de autorizacin y documentos que deben ser gestionados y controlados en lo relacionado a fechas de emisin y vigencia. b. Trabajar en algunos procesos con proveedores locales El control de los procesos de compra, o fabricacin a pedido con proveedores locales demandan un control estricto de los tiempos y de los resultados de esas actividades.

Mapa de Procesos IBA

Requerimiento
A. Desarrollar un software para apoyar al proceso operativo de IBA facilitando la coordinacin y el control de todo el proceso. B. Este software deber permitir administrar las actividades de cada proceso, asignar responsables, controlar documentos y fechas.

Solucin Propuesta
Considerando la Situacin Actual y las Proyecciones de Crecimiento 2011 se propone : Desarrollar una aplicacin a la medida, porque no existen herramientas que puedan apoyar eficientemente y eficazmente el proceso. Realizar el proyecto en 3 fases (desarrollo incremental), con un entregable que ser implementado y puesto en marcha despus de cada fase. Los usuarios podran definir sus necesidades con mayor precisin y coherencia con la experiencia practica de trabajar e interactuar con la herramienta desarrollada despus de cada fase. Implementar la solucin sobre una arquitectura basada en software libre, que permita no tener problemas o costos mensuales o anuales de licenciamiento en el futuro. Utilizar tecnologa web vigente en el mercado, para escalar la solucin a futuros procesos distribuidos, off-shore, o extranet.
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Solucin Propuesta Fases

Fases

Duracin

Implementacin y Beneficio Ajuste

Fase I - Proceso Operativo

Fase II - Procesos Avanzados Fase III - Procesos Gerenciales

3 meses

2 meses

Reduccin de errores y mejora de las operaciones

Mejora de productividad del rea operativa Mejora la toma de decisiones gerencial

2 meses

2 meses

2 meses

2 meses

Fase I Reduccin de Errores y Mejora de las Operaciones - Funcionalidad - (1)

En esta Fase se implementan : Registro de procesos - Cada proceso de compra es registrado y a cada uno se le puede adicionar alertas, alarmas, documentos adjuntos, cotizaciones de proveedores, entregas parciales, pagos adelantados realizados o recibidos, tareas a realizar, fianzas Creacin de Alertas y Alarmas programables Avisos a uno o mas usuarios va email y pop-up antes de un evento o fecha (alerta) y despus de un evento o fecha (alarma) Creacin de Tareas Define tareas, se pueden asignar a un responsable y pueden relacionarse con alertas y alarmas Documentos Adjuntos A cada proceso se le puede relacionar uno o varios documentos adjuntos (word, excel, rar, zip, jpg) Registro de clientes y sus datos Registro de proveedores y sus datos Registro de Bancos y sus datos Registro de usuarios del sistema Auditoria de las modificaciones a registros o campos crticos

Fase I Reduccin de Errores y Mejora de las Operaciones - Funcionalidad (2)

En esta Fase se implementan : Registro de Cotizaciones a Proveedores Se registra las cotizaciones solicitadas a uno o mas proveedores, generando alertas y alarmas para controlar la llegada oportuna de las respuestas y se almacena la documentacin relacionada a esta cotizacin. Registro de Entregas Parciales Se registra las entregas parciales realizadas al cliente y la documentacin adjunta relacionada con las mismas. Registro de Pagos Adelantados realizados a Proveedores Se registran los pagos adelantados realizados a un proveedor y su documentacin adjunta. Registro de Pagos Adelantados recibidos de Clientes Se registran los pagos adelantados recibidos del cliente y sus documentacin adjunta Registro de Fianzas Se registran las fianzas y sus fechas de vencimiento o renovacin Reportes de Control Se emiten reportes de control de los procesos, las tareas pendientes por persona y proyecto, los adelantos, entregas y fianzas por proceso.

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Fase II Mejora de productividad del rea operativa Funcionalidad

En esta Fase se implementan : Reportes de Campos Adicionales en los Registros de transacciones Se adicionan campos adicionales que los usuarios consideren convenientes con sus respectivas validaciones Modificaciones a los reportes existentes Se modifican los reportes existentes segn las solicitudes de los usuarios con el fin de ajustarlos mejor a sus necesidades y mejorar su utilidad Reportes Adicionales de Control Se adicionan reportes adicionales a los existentes para mejorar el control de las diferentes operaciones o transacciones Se adicionaran registros de operaciones solicitadas por el usuario para tener controlados aspectos adicionales del negocio. Operaciones o Transacciones Automticas : Se automatizan algunas secuencias de operaciones segn una lgica que el usuario define de tal manera que se ahorra tiempo.

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Fase III Mejora de productividad del rea gerencial Funcionalidad

En esta Fase se implementan : Reportes Adicionales de Control Que permitirn a la gerencia evaluar el rendimiento su equipo de trabajo Reportes Adicionales de Gestin Que permitirn a la gerencia trabajar y tomar mejores decisiones con informacin mas elaborada sobre las fianzas, adelantos, proveedores, etc. Tablero de Mando Que permitir a la gerencia vigilar en una sola vista los aspectos crticos del proceso operativo.

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Periodo de Implementacin y Ajuste

Despus de cada Fase hay un periodo denominado De Implementacin y Ajuste que incluye : 1. Capacitacin a los usuarios en el uso de la nueva herramienta 2. Soporte y orientacin a los usuarios para cargar los datos de los proyectos existentes en ese momento, 3. Realizar ajustes a la funcionalidad existente, pero estos ajustes no significan un cambio de la estructura de lo desarrollado , solo se modifica la forma para mejorar la presentacin o la usabilidad. 4. Apoyo de un consultor a los usuarios bajo la modalidad de coaching para ayudarlos a definir los requerimientos que les serian tiles en la siguiente fase y ayudndolos a redefinir su forma de trabajar y aprovechar el valor generado por la nueva herramienta.

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* Cuota mensual referencial a 36 meses

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta

Inicio Registro de Proceso
Anlisis de Oportunidad

Propuesta en Elaboracin

Seguimiento a Propuesta Presentada

Propuesta en Atencin

Alertas Alarmas
Observac iones

Propuesta Desfavorable
Adju ntos

Tareas Adela ntos Fianz as

Cotizacio nes Entregas

Fase I Reduccin de Errores y Mejora de las Operaciones - Modelo de la Solucin Propuesta

Gestin de Conformidad

Gestin de Pago

Seguimiento a Garanta

Cierre de Proceso

Alertas Alarmas
Observac iones

Adju ntos

Tareas Adela ntos

Fianzas

Cotizacio nes Entregas

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta - Funcionalidad - Inicio Registro de un Proceso

Campos
Estado = Oportunidad Identificada Fecha de Registro Usuario que registro Cdigo IBA del Proceso (secuencial autogenerado) Descripcin corta del proceso Descripcin larga del proceso Tipo de Proceso Identificacin del Proceso Cdigo del Cliente Nombre del Cliente Precio Referencial (otros campos por definir)

Tabs Documentos (Adicionar) Observaciones (Adicionar) Alertas (Adicionar) Tareas (Adicionar)

Predefinidas
Consulta a las bases Observaciones a las bases Integracin de las bases Presentacin de Propuesta Buena Pro

Alarmas (Adicionar)

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta - Funcionalidad - Anlisis de Oportunidad

Campos Estado = En Anlisis de Oportunidad (otros campos por definir)

Tabs Documentos (Adicionar) Observaciones (Adicionar) Alertas (Adicionar) Tareas (Adicionar)

Predefinidas
Reunin con Gerencia para definir participacin Solicitar Cotizacin

Alarmas (Adicionar) Cotizacin a Proveedor (Adicionar)

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta - Funcionalidad - Propuesta en Elaboracin

Campos Estado = Propuesta en Elaboracin (otros campos por definir)

Tabs Documentos (Adicionar) Observaciones (Adicionar) Alertas (Adicionar) Tareas (Adicionar)

Predefinidas
1ra Revisin de Propuesta a Presentar (Ing. Responsable) 2da Revisin de Propuesta a Presentar (Ger. Operaciones) 3ra Revisin de Propuesta a Presentar (Ger. General) Solicitar Fianza

Alarmas (Adicionar) Fianzas (Adicionar)

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta Funcionalidad - Seguimiento a Propuesta Presentada

Campos Estado = Propuesta Presentada (otros campos por definir)

Tabs Documentos (Adicionar) Observaciones (Adicionar) Alertas (Adicionar) Tareas (Adicionar)

Predefinidas
Revisar Resultado de Concurso

Alarmas (Adicionar)

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta Funcionalidad - Propuesta en Atencin

Campos Estado = Propuesta en Atencin (otros campos por definir)

Tabs Observaciones (Adicionar) Alertas (Adicionar) Tareas (Adicionar)

Predefinidas
Gestionar Fianza Realizar entrega

Alarmas (Adicionar) Fianzas (Adicionar)

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta Funcionalidad - Propuesta Desfavorable

Campos Estado = Propuesta Desfavorable (otros campos por definir)

Tabs Documentos (Adicionar) Observaciones (Adicionar) Alertas (Adicionar) Tareas (Adicionar)

Predefinidas
Reunin de Lecciones Aprendidas Recuperar Fianza

Alarmas (Adicionar) Fianzas (Adicionar)

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta Funcionalidad - Gestin de Conformidad

Campos Estado = Gestin de Conformidad (otros campos por definir)

Tabs Documentos (Adicionar) Observaciones (Adicionar) Alertas (Adicionar) Tareas (Adicionar)

Predefinidas

Alarmas (Adicionar) Fianzas (Adicionar) Adelantos pagados a Proveedores (Adicionar) Adelantos recibidos de clientes (Adicionar)

Llamar sobre Conformidad Renovar Fianza

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta Funcionalidad - Gestin de Pago

Campos Estado = Gestin de Pago (otros campos por definir)

Tabs Documentos (Adicionar) Observaciones (Adicionar) Alertas (Adicionar) Tareas (Adicionar)

Predefinidas
Llamar sobre Pago

Alarmas (Adicionar) Fianzas (Adicionar) Adelantos pagados a Proveedores (Adicionar) Adelantos recibidos de clientes (Adicionar)

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta Funcionalidad - Seguimiento de Garanta

Campos Estado = En Garanta (otros campos por definir)

Tabs Documentos (Adicionar) Observaciones (Adicionar) Alertas (Adicionar) Tareas (Adicionar)

Predefinidas

Alarmas (Adicionar) Fianzas (Adicionar) Adelantos pagados a Proveedores (Adicionar) Adelantos recibidos de clientes (Adicionar)

Fin de garanta Reunin de Lecciones Aprendidas

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta Funcionalidad - Cierre

Campos Estado = Cerrado (otros campos por definir)

Tabs Documentos (Adicionar) Observaciones (Adicionar) Alertas (Adicionar) Tareas (Adicionar)

Predefinidas
Digitalizacin de la informacin

Alarmas (Adicionar) Fianzas (Adicionar) Adelantos pagados a Proveedores (Adicionar) Adelantos recibidos de clientes (Adicionar)

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta - Men de Opciones

Login

Procesos

Base

Framework

Control

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta - Men de Opciones

Procesos

Inicio Registro de Oportunidad

Anlisis de Oportunidad

Propuesta en Elaboracin

Seguimiento a Propuesta Presentada

Propuesta en Atencin

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta - Men de Opciones

Procesos

Propuesta Desfavorable

Gestin de Conformidad

Gestin de Pago

Seguimiento a Garanta

Cierre

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta - Men de Opciones

Framework

Gestin de Usuarios

Gestin de Auditoria

Gestin de Alertas y Alarmas

Gestin de Tareas

Gestin de Adjuntos

Gestin de Observaciones

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta - Men de Opciones

Base

Gestin de Bancos

Gestin de Clientes

Gestin de Proveedores

Gestin de Fianzas

Gestin de Adelantos

Gestin de Entregas

Fase I Modelo Conceptual de la Solucin Propuesta - Men de Opciones

Control

Fianzas

Adelantos

Entregas

Procesos

Fase I - Propuesta Econmica Opcin Arquitectura Libre

Internet www

LAN

Infraestructura Actual
SO : Linux Servidor Web : Apache Servidor de Aplicaciones : Jboss Framework : ExtJS Hibernate
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SO : Windows Servidor de Documentos

Post gres

Fase I - Roles del Equipo Tcnico del Proyecto :

Rol Gerente de Proyecto Analista Funcional Cant 1 1 Funcin Gestin del proyecto, enlace con la gerencia del cliente, supervisin del avance del equipo tcnico Identificacin de los requerimientos y definicin en detalles de los mismos y definicin de la solucin y prototipos de interface con el usuario y reportes Diseo de la solucin tcnica, arquitectura de la aplicacin, especificaciones para desarrollo y moldeamiento de la BD Instalacin y configuracin del los servidores en el equipo asignado Programacin segn las especificaciones utilizando las herramientas definidas en la arquitectura Prueba y revisin de los componentes del software

Analista de Sistemas Soporte de Software Desarrollador

1 1 2

Tester

Capacitador
Implementador

1
1

Capacitacin en el uso del producto

Puesta en marcha en vivo y acompaamiento en cada fase

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Fase I - Resumen de Beneficios:

Solucin escalable y con tecnologa de punta, la arquitectura puede crecer y adaptarse a las necesidades futuras de la empresa. Arquitectura de software libre, lo cual evita costos futuros de licencias y problemas legales de piratera. Retorno de la inversin garantizado por ser una solucin a la medida, donde toda la funcionalidad considerada se ha incluido porque se ha detectado la necesidad. No existe funcionalidad intil Soporte tcnico y garanta de 6 meses, despus de la puesta en marcha. Consultor que acompaa la implementacin, que permite garantizar que los usuarios estarn adecuadamente soportados para la carga de la operaciones reales asi como para la definicin de los futuros requerimientos para la siguiente etapa.

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