CASO ESTUDIO: SWEDE MART

MAESTRIA EN ADIMINISTRACION Y DIRECCIN DE PROYECTOS

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Swede-Mart
1. Introduction
Swede-Mart es una tienda de ropa en rpida expansion con sede en Gothenburg, Suecia, la cual tiene 300 tiendas en todo el mundo, de las cuales 200 estn en Europa. La minorista tiene como objetivo las familias que quieren ropa de moda, pero que tambin estn preocupadas en el precio. Swede-Mart tiene un plan a tres aos para expandir en gran medida su presencia en Asia y Norteamrica. La meta es llegar a ser la tienda mas grande del mundo en el Mercado de clase media, familias jvenes, midindose por el nmero de tiendas e ingresos. Swede-Mart ofrece productos de alta calidad, precios competitivos, y una imagen de moda. El hecho que Swede-Mart se aferre a esta imagen ser clave para que la empresa se expanda. El Mercado objetivo es muy meticuloso y cambiar a otra alternativa con rapidez si la imagen de la empresa no coincide con su estilo de vida

2. Estrategia
Swede-Mart ha pasado recientemente por un proceso de planificacin donde se formula su mision y vision, sin embargo no se realiz un anlisis FODA. El enfoque inicial del Plan Estratgico es asegurar la retencin de clientes y el crecimiento a travs de la Gestin de Inventarios, lo que permitir a Swede-Mart contar con los productos adecuados disponibles en el lugar correcto en el momento adecuado y con el precio correcto. Esta ha sido una parte importante de la campaa de marketing de la empresa. Esto significa la creacin de de centros de distribucin regional que puedan enviar mercadera a las tiendas locales. La compaa necesitar asegurarse que esto tambin se puede ejecutar a nivel global como se hace en Suiza. La meta es alcanzar menos del 1% del stock de un producto publicitado durante la duracin de la campaa de publicidad. El movimiento de inventarios debe ser de ocho veces por ao. Actualmente es de seis veces por ao. . Las mejoras exitosas del Sistema de gestin de Inventarios le permitir a Swede-Mart su tasa de crecimiento en todo el mundo, as comom tambin proporcionar de un flujo de efectivo para las adquisiciones y crecimiento de las tiendas.

3. Antecedentes de la Industria
La industriia de ropa al por menor ha sido siempre una industria de alto riesgo con frecuentes turbulencias. Es un Mercado muy competitivo. Quien siempre tiene una lnea exitosa de productos hace buenas utilidades, pero cualquier traspis se paga muy caro con mrgenes mas pequeos e inventarios sin movimiento. Algunos productos vendidos tambin se pueden comprar en muchas otras tiendas, aunque algunas marcas son exclusivas de Swede-Mart. El Mercado de descuentos para ropa opera con margenes muy pequeos y cuenta con grandes volumenes y mercaderas no vendidas de otras compaas. Swede-Mart es considereda una tiena de ropa de rango medio, que compite con los gustos de Gap y H&M. Las funciones clave del negocio son comprar productos de los diseadores, el abastecimiento para la fabricacin de los productos, la gestin del proceso de inventario, y la comercializacin y venta de los productos al cliente. La clave del xito de la industria es la seleccin de los productos adecuados sobre la base de las ltimas tendencias y con el precio correcto. La competencia es feroz y cada empresa debe encontrar su imagen para vender. Swede-Mart es moda y est disponible en una tienda divertida y bien diseada. Eso pone el xito de la compaa en manos de los compradores y en el

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sistema de gestin de inventarios. Los costos ms altos son el espacio fsico, el inventario y personal. No slo es necesario que el producto est all en el momento adecuado, sino que tambin debe haber personal suficiente para apoyar las ventas. Swede-Mart es famosa por tener un personal amable pero no prepotente.

4. Antecedentes del Proyecto

Joe Jones es el patrocinador de esta iniciativa para mejorar el inventario y las funciones de procesamiento de pedidos en los centros de distribucin. Joe tiene 20 aos en Swede-Mart, y ha estado a cargo de los centros de distribucin en los ltimos tres aos. Se asume ampliamente que ser el prximo presidente de la compaa. A Joe le gustan las comunicaciones frecuentes e informales. l lleva bien las malas noticias, pero las quiere temprano y con ideas sobre cmo solucionarlas. En sus instrucciones generales para el equipo les solicit que no haya sorpresas. l siempre est dispuesto a participar y ayudar, pero no es un microgestor, por lo que el asume que las cosas estn bien, a menos que le indiquen lo contrario.

5. Centros de Distribution/ Operaciones de Inventario

El enfoque inicial del plan estratgico se centrar en la revisin de las reas de gestin de inventarios y de toma de rdenes. Los centros de distribucin estn organizados en regiones y en cada regin existen uno o ms centros de distribucin. Cada centro de distribucin tiene un mximo de 25 tiendas que soportar. Esto puede necesitar ajustes conforme el negocio crece. La optimizacin de los niveles de inventario entre los centros de distribucin y la rpidamenbte reconocida demanda incrementada ser un factor de xito.

6. Lineas de Productos
Hay tres lneas de productos principales: De temporada: Estos productos se cambian cada temporada, pero en general son estndar para la temporada (pantalones cortos, abrigos, etc.). Hay buenas estadsticas de uso, pero los inusuales patrones de clima causan grandes fluctuaciones. Moda Especial: cambios de forma no estacional. Suele estar relacionada con algn evento especial o de moda. Podra ser para eventos deportivos, vspera de Ao Nuevo, o simplemente una nueva tendencia de la moda. Estos son eventos de corto plazo, con no mucho valor residual del producto. Las sobras de los productos se liquidan. Todo el ao: Siempre hay en stock, siempre en demanda. Calcetines, ropa interior, trajes. Volmenes predecibles, La competencia se centr principalmente en los precios. El inventario de estos elementos rota con frecuencia. Los productos estn identificados por un cdigo de producto. Cada fabricante tiene cdigos de producto nicos, por lo que SWEDE-Mart debe utilizar sus propios cdigos de producto interno. Cada tienda tiene un comprador que puede solicitar del catlogo de productos SWEDE-Mart. No todos los productos estn disponibles en todas las estaciones. El centro de distribucin es responsable de determinar los niveles de stock. Algunos productos pueden ser ordenados en forma especial, con un tiempo de entrega ms largo. Esto se puede hacer para los productos no almacenados en los centros de distribucin (normalmente artculos de alto precio), o para los artculos fuera de temporada. Naturalmente, el tiempo de entrega ser mucho ms largo para este tipo de artculos. A pesar de que muchos artculos se compran directamente al fabricante, frecuentementeo hay un tercero involucrado, especialmente para productos de bajo volumen.

7. Compras
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Los compradores son asignados a lneas de productos y proveedores. Cuando un vendedor est ofreciendo lneas de productos mltiples, hay un comprador principal que es responsable de las negociaciones de precios y la relacin respectiva con el vendedor. Cada comprador adquiere para todos los centros de distribucin. La mayora de los compradores estn situados en la sede principal en Suecia, pero algunos se encuentran en los diversos centros de distribucin en todo el mundo. Esto es probable que aumente con la expansin global en los prximos aos. El comprador recibir las ventas y las demandas pronosticadas de los almacenes y centros de distribucin, y luego hace una proyeccin de ventas sobre la base de esos datos. El comprador negocia los precios con los vendedores y los descuentos especiales o ventas de los vendedores para aprovechar las oportunidades que puedan surgir. Los artculos en stock tendrn un nivel de pedido. Estel nivel se establece para cada producto almacenado, para cada tienda, y para cada centro de distribucin. Cuando un producto alcanza un nivel de pedido, una orden automtica ser generada por el sistema. Este nivel de pedido es actualizado por el centro de distribucin como cambio en los patrones de la orden.

8. Recepcin
Los envos de los proveedores generalmente sern enviados a los centros de distribucin. En ocasiones, los pedidos especiales pueden ser enviados directamente a las tiendas. En la recepcin se emparejan la orden de compra con los envos respectivos para asegurarse de que el envo es correcto y que ha llegado al lugar correcto. Despus, los items que ban a ser almacenados en el centro de distribucin, se ingresan al inventario y se almacenan en sus bandejas. Los productos que van a ser reenviados directamente a las tiendas se envan combinndose con otros embarques en la misma situacin. En promedio, los centros de distribucin envian un gran embarque semanalmente a cada tienda. El trmino "bandeja" en el centro de distribucin, se refiere a un lugar especfico donde se almacena el producto. Podra ser una estantera, una papelera, n rincn de la bodega. Cada bandeja se describe por su tipo y tamao, y tambin tiene informacin sobre su ubicacin (nmero de piso, parte de la construccin). Cualquier cambio a la ubicacin de una bandeja debe ser inmediatamente reflejada para asegurarse de que el almacn operar eficientemente. Un producto puede ser almacenado en diferentes bandejas y en algunos casos varios productos compartirn una sola bandeja

9. Cuentas por pagar

Las facturas de los proveedores se emparejan a una orden de compra. La orden de compra se actualiza como recibido cuando se recibe un envo y ninguna factura ser aprobada para su pago hasta que el envo haya llegado y se haya aprobado. El importe de la factura es comparado con el precio de la orden de compra y las condiciones de pago tambin son comparadas. Si hay discrepancias, las mismas se reenvan al comprador para su resolucin. Una vez que todo esto se aprueba, la factura es marcada como por pagar. La fecha de pago se basar en los trminos de la factura. Si hay descuentos sobre pagos tempranos o sanciones por retraso, entonces esos descuentos o sanciones son anualizadas y comparadas con el costo de la organizacin para obtener fondos para as determinar si debe haber un pago temprano o retrasado. Debe haber posibilidad de encontrar facturas pagadas previamente, para conocer su situacin, incluso saber cul fue el que el costo de los fondos en el momento del pago.

10. Procesamiento de Orden y Envo

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Cuando las tiendas realizan pedidos con el centro de distribucin, los productos pueden ser enviados a travs de ventas por menor. Normalmente, los pedidos se colocan una vez por semana y luego son enviados a la semana siguiente. Un almacn puede colocar una orden de emergencia, que a veces se atender cuando ha habido un patrn de clima inusual o un nuevo producto es ms exitoso de lo esperado. Este tipo de orden puede colocarse en cualquier momento y normalmente es envada el mismo da si se recibi antes de las 15 horas locales. En funcin de los costos de envo y otros envos por salir, el embarque puede retrasarse para hacerlo financieramente viable. La tienda siempre estar involucrada en est proceso de decisin y ser responsable de todos los gastos de envo. Cuando se recibe el pedido de una tienda, el centro de distribucin comprueba los niveles de inventario para ver si hay suficiente inventario. Todos los tems que se encuentran en stock son confirmados y se enva un aviso a la tienda con la fecha de envo prevista. Si no hay suficiente cantidad en stock, se har un confirmacin parcial. Si no hay stock disponible, esa lnea del tem ser cancelada. La tienda tendr que tratar de reordenar la semana siguiente si el producto es an requerido. Si hay una necesidad especial para obtener un producto con anterioridad, la tienda debe hacer un pedido especial. Si el pedido de la tienda es de un producto que no est en el inventario, se coloca una orden especial al proveedor. Una vez recibida la fecha de entrega del proveedor, esta informacin es pasada a la tienda. Estos productos normalmente son enviados directamente a la tienda. Todos los pedidos de tienda normalmente vendrn de centro de distribucin primario. En raras ocasiones se puede realizar un pedido con un centro de distribucin diferente, pero esos pedidos seguirn manejndose manualmente. Las tiendas pueden chequear continuamente el estado de un pedido y frecuentemente llamarn antes de hacer un pedido a fin de saber sobre la situacin del inventario. A menudo, las tiendas preguntarn por productos similares si en el que estaban interesados en su pedido ya no est disponible. El centro de distribucin facturar a la tienda por los pedidos enviados, como una forma de auditar la disciplina financiera.

11 Reportes
Hay una serie de reportes que deben crearse para esta rea de negocios. Algunos de los informes claves son: Reporte de facturas: muestra las facturas por pagar y la fecha de vencimiento del pago. Reporte de inventarios: lista completa de productos con sus cantidades existentes. Reporte de pedido por tienda: Muestra todas las tiendas para centro de distribucin y lo que ha sido ordenado. Este reporte debe estar disponible en varias secuencias de ordenacin. Todos los reportes sern en inglsl, el cual es el idioma corporativo.

1.12 Resumen
El nuevo sistema de gestin de rdenes que ser creado por SWEDE-Mart debe ser de vanguardia y debe ser capaz de apoyar los objetivos de crecimiento agresivo de la empresa. Aunque se necesita una solucin oportuna y el costo es importante, este proyecto realmente se centra en hacer las cosas correctas. La solucin debe ser flexible, precisa y muy receptiva. Las ltimas dcadas estn llenas de historias de empresas de venta por menor que no han podido obtener el producto adecuado en el lugar adecuado y en el marco de tiempo correcto. SWEDEMart est decidido a no ser otra de esas historias.

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13. Entrevista con el comprador de una tienda

Yo utilizar el sistema para comprobar el estado de los pedidos generados por el sistema. A veces puede haber un problema con ellos y voy a tener que llamar al centro de distribucin para realizar cambios. Normalmente verificar si existen elementos de lnea que no estan en inventario y si hay cualquier retraso esperado en fechas de envo. Tambin necesito poder buscar un producto y ver los niveles de inventario en nuestra tienda, en el centro de distribucin primaria y en los otros centros de distribucin. Esto debe mostrarse de forma tal que vea los centros en la secuencia de transporte previstos. Debo ser capaz de realizar pedidos especiales; Esto normalmente ocurre cuando la demanda aumenta inesperadamente o cuando la orden generada por el sistema no es correcta. Un pedido especial se coloca tambin para los productos que tenemos en nuestro catlogo, pero que no estn disponibles en nuestras tiendas. Estos productos normalmente tienen precios altos y con muy bajo volumen de ventas.

De la lectura del caso se solicita un informe que responda las siguientes preguntas: 1. Visin General del Proyecto y Antecedentes. 2. Alcance y entregables: Deternine las fases y entregables principales, los criterios de aceptacin de cada entregable, e Identifique no menos de tres ejemplos de exclusiones. 3. Anlisis de Interesados: Desarrolle el anlisis del Patrocinador del Proyecto: Joe Jones. Analisis de Interesados PROYECTO: GESTION DE INVENTARIOS Gerente de Proyecto: Sven Svenson Qu proveer este interesado al proyecto? Qu le proveer el Proyecto a este interesado? Cul es el impacto en este interesado si el Proyecto es exitoso o fracasa? Los temas o asuntos mas importantes para este interesado

CLIENTE: Area Operaciones de Swede Mart Patrocinador del Proyecto: Joe Jones

4. Recopilar requisitos: Identifique la mejor tcnica de recopilar requisitos que utilizara para cada uno de los interesados considerados en la tabla inferior y documente que acciones tomara para que el esfuerzo sea el ms exitoso con cada interesado. Esto incluye acciones a tomar antes que los requerimientos sean recolectados, durante la reoleccin y acciones de seguimiento. INTERESADO Patrocinador (Joe Jones) Comprador en la tienda Personal del centro de distribucin e inventarios TECNICA DE RECOPILACION ACCIONES ESPECIALES

5. Paquetes de trabajo del Proyecto: Cree el EDT del Proyecto a tres niveles, con no menos de 15 paquetes de trabajo en el ltimo nivel. 6. Identifique quien sera el responsable de aprobar cambios.
Este caso fue tomado del Libro: Determining Project Requirements de Hans Jonasson, 2008, La traduccin ha sido realizada por el profesor Carlos Trigo, sin cambiar ningun prrafo.

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