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Bases de Dados ndice

Conceitos de Base de Dados _____________________________________________________ 2 Utilizando o Microsoft Access _____________________________________________________ 5 Tratamentos Bsicos de uma Base de Dados, Editar e Formatar ________________________ 18 Tabelas _____________________________________________________________________ 22 Formulrios __________________________________________________________________ 35 Ordenar, Filtros, Consulta e Relatrios_____________________________________________ 43 Impresso em Srie (Utilizando o Microsoft Word) ___________________________________ 64 Questes Prticas _____________________________________________________________ 67

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Bases de Dados

Conceitos de Base de Dados


Dados a informao que pode ser processada e da qual se podem inferir concluses. Uma Base de Dados uma coleco de informaes relacionadas. Uma Aplicao de Base de Dados um programa de computador que permite aos utilizadores introduzir, actualizar, organizar e recuperar informao. Alguns exemplos de aplicaes de Base de Dados incluem: Microsoft Access, FileMaker Pro, Lotus e Microsoft Visual FoxPro. Existem tambm componentes da Base de Dados em AppleWorks e Microsoft Works. Em programas de Base de Dados concebidos para crianas podemos incluir o Tabletop Jr.,

Tabletop Sr. e ClarisWorks para Crianas.


Apesar da maioria das Bases de Dados de hoje estarem includas no computador, as bases de dados tambm podem ser fornecidas em papel, tais como cartes ndex. Uma caixa de cartes ndex que contenha receitas um exemplo deste tipo de base de dados. Um campo o lugar reservado para a categoria de informao dentro de uma base de dados. Os campos numa base de dados de receitas culinrias podem incluir o nome, ingredientes, tempo de preparao, orientaes e como servir. Um registo uma unidade completa de informao categorizada . No exemplo da receita, cada receita escrita num nico carto ndex pode ser um registo. O Formulrio o termo normalmente utilizado para descrever a exposio de um registo a uma dada altura. Muitos utilizadores preferem usar um formulrio para introduzir informao numa base de dados.

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Bases de Dados Uma Tabela uma forma de exibir informao numa base de dados na qual o registo aparece em linhas e os campos aparecem em colunas. A configurao bsica de uma tabela de uma base de dados semelhante a uma folha na horizontal.

Ordenar reorganizar dados quer apaream de forma ascendente ou descendente, alfabtica ou numericamente. Para ordenar informao numa base de dados, o campo tem de ser especfico. A base de dados tambm pode ser ordenada atravs de muitos campos.

Um filtro um conjunto de critrios aplicados aos registos para mostrar um subconjunto de registos. Podem ser aplicadas operaes matemticas para construir os critrios, incluindo maior que (>), menor que (<), maior que ou igual a (>=), menor que ou igual a (<=) e diferente de (<>). E, ou e no so operadores Boolean, que so usados para especificar a relao lgica entre valores. Todos estes termos podem ser usados para alargar ou encolher um filtro.

[continua]
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Bases de Dados Uma consulta um outro mtodo que pode ser usado para especificar critrios e para indicar que registos devem ser recuperados. As consultas so mais flexveis e mais avanadas que os filtros, embora quer as consultas quer os filtros possam desempenhar as mesmas funes bsicas. Se desejado, as consultas tambm podem ser guardadas para que os resultados de uma procura possam ser acedidos no futuro. Impresso em Srie permite ter acesso a informao numa base de dados para ser inserida num documento de processamento de texto, para criar cartas individualizadas, envelopes e etiquetas. A utilizao mais comum da impresso em srie para personalizar cartas.

Um relatrio a maneira de imprimir informao numa base de dados. H uma considervel flexibilidade na construo de relatrios. Todos os aspectos da configurao, tal como quais os campos e registos includos, podem ser especificados.

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Utilizando o Microsoft Access


Introduo O Microsoft Office Access 2007 fornece um poderoso conjunto de ferramentas que lhe vai permitir comear a controlar, criar relatrios e a partilhar informaes rapidamente. Pode criar rapidamente aplicaes de controlo apelativas e funcionais ao personalizar um dos vrios modelos predefinidos, converter uma base de dados existente ou criar uma nova base de dados, podendo faz-lo sem necessitar de grandes conhecimentos sobre bases de dados. Atravs do Office Access 2007, fcil adaptar aplicaes de bases de dados e relatrios consoante as necessidades de negcio. O suporte melhorado para o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 no Office Access 2007 ajuda-o a partilhar, gerir, auditar e criar cpias de segurana dos seus dados. Microsoft Office Fluent Em verses anteriores de aplicaes do Microsoft Office, as pessoas utilizavam um sistema de menus, barras de ferramentas, painis de tarefas e caixas de dilogo para trabalhar. Este sistema funcionava bem quando as aplicaes tinham um nmero limitado de comandos. Agora que os programas fazem muito mais, o sistema de menus e barras de ferramentas no funciona to bem. Muitos utilizadores tm dificuldades em encontrar muitas das funcionalidades dos programas. Por este motivo, o objectivo da concepo de substituio da interface de utilizador Fluent consiste em facilitar s pessoas a localizao e utilizao de toda a gama de funcionalidades que estas aplicaes fornecem. Alm disso, pretendamos conservar uma rea de trabalho bem organizada que reduzisse a distraco dos utilizadores, de modo a poderem despender mais tempo e energia no respectivo trabalho. Com estes objectivos em mente, desenvolvemos uma abordagem orientada para os resultados que facilitasse em grande medida a obteno de excelentes resultados utilizando as aplicaes do Microsoft Office de 2007. O objectivo da interface de utilizador Office Fluent consiste em facilitar a utilizao das aplicaes do Microsoft Office, para que os utilizadores obtenham melhores resultados mais rapidamente. Facilitmos a localizao de funcionalidades poderosas substituindo os menus e as barras de ferramentas por um Friso que organiza e apresenta capacidades de 5-69

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Bases de Dados uma forma que corresponde mais directamente forma como as pessoas trabalham. O esquema de ecr optimizado e as Galerias dinmicas, orientadas para a obteno de resultados, permitem que os utilizadores despendam mais tempo no respectivo trabalho e menos tempo a tentar que a aplicao faa o pretendido. Por conseguinte, com a interface de utilizador Office Fluent, as pessoas conseguiro produzir de forma mais rpida e fcil documentos com aspecto profissional, apresentaes de grande impacto, folhas de clculo eficazes e aplicaes de base de dados poderosas. Formas mais rpidas de comear O Office Access 2007 fornece modelos com os quais pode criar facilmente bases de dados, tabelas e campos. Para alm disso, existem novas vistas e ferramentas de design para o ajudar a criar novos objectos de base de dados e a trabalhar com dados. Modelos de base de dados para criar aplicaes completas O Office Access 2007 inclui um conjunto de modelos de base de dados concebidos profissionalmente para controlar contactos, tarefas, eventos, estudantes e bens, entre outros tipos de dados. Pode utiliz-los de imediato ou melhor-los e optimiz-los para controlar informaes exactamente da forma que pretende. Utilize a pgina Introduo ao Microsoft Office Access, apresentada sempre que inicia o Office Access 2007 e comece rapidamente a criar a sua base de dados ao abrir um dos modelos.

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Bases de Dados Cada modelo uma aplicao de controlo completa que contm tabelas, formulrios, relatrios, consultas, macros e relaes predefinidas completas. Os modelos foram concebidos para serem imediatamente utilizados, para que se possa organizar e comear a trabalhar rapidamente. Se a estrutura do modelo corresponder ao que pretende, est pronto para comear! Caso contrrio, pode utilizar o modelo para ter algum avano na criao da base de dados que corresponda s suas necessidades especficas.

Para alm dos modelos includos com o Office Access 2007, pode ligar ao Microsoft Office Online e transferir mais modelos. Modelos de campos e de tabela Perde muito tempo a conceber os seus campos? Em vez disso, utilize os novos modelos de campo, que so campos predefinidos, cada um com um nome, tipo de dados, comprimento e propriedades predefinidas. Pode arrastar os campos de que necessita directamente a partir do painel Modelos de Campo para uma folha de dados. Os modelos de campo baseiam-se em ficheiros .xsd (XML Schema Definition) para que possa configurar as suas prprias definies padro para utilizao partilhada no seu departamento ou grupo de trabalho.

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Para alm disso, o Office Access 2007 inclui modelos para tabelas utilizadas normalmente em bases de dados. Por exemplo, pode utilizar o modelo de tabela Contactos para adicionar uma tabela de Contactos sua base de dados.. A tabela j inclui campos utilizados normalmente, tais como Apelido Nome Prprio e Endereo. As propriedades de campo j esto definidas, pelo que pode comear a utilizar a tabela imediatamente. Existem outros modelos de tabela disponveis, Tarefas, Problemas, Eventos e Activos, que incluem campos especializados concebidos para o tipo de dados que pretende armazenar e controlar. Vista Folha de Dados Melhorada Criar tabelas agora mais fcil, basta clicar em Tabela no separador Criar e comear a introduzir dados. O Office Access 2007 determina automaticamente o melhor tipo de dados para cada campo, para que se possa organizar e comear a trabalhar o mais
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Bases de Dados depressa possvel. A coluna Adicionar Novo Campo mostra-lhe onde adicionar um novo campo e, se tiver de alterar o tipo de dados ou o formato de apresentao de um campo novo ou existente, fcil faz-lo utilizando os comandos no Friso, parte da interface de utilizador do Microsoft Office Fluent. Pode tambm colar dados de tabelas do Microsoft Office Excel para uma nova folha de dados, o Office Access 2007 cria todos os campos e reconhece os tipos de dados automaticamente.

A coluna Adicionar Novo Campo Suponha que tem de adicionar um campo existente de outra tabela sua tabela. Basta arrastar o campo do painel Lista de Campos para a folha de dados. O Access vai criar automaticamente quaisquer relaes necessrias ou vai solicitar a sua interveno ao longo do processo. Vista Novo Formato ajuda a acelerar a criao de formulrios e de relatrios Utilize a vista Esquema para efectuar alteraes em termos de estrutura enquanto visualiza dados num formulrio ou relatrio.

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Bases de Dados Por exemplo, pode adicionar um campo grelha da estrutura arrastando-o do painel Lista de Campos, ou pode alterar propriedades utilizando a folha de propriedades. A vista de esquema suporta os novos esquemas empilhados e tabulares, grupos de controlos que pode mover e redimensionar como uma unidade, de forma a conseguir reorganizar facilmente campos, colunas, linhas ou esquemas completos. Tambm pode remover um campo ou adicionar facilmente formatao na vista de Esquema. A Vista de estrutura continua disponvel para um trabalho mais detalhado, tendo sido tambm melhorada para suportar esquemas empilhados e tabulares.

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Bases de Dados Janela do Access 2007

Botao do Microsoft Office Ele substitui o menu Arquivo (verses anteriores) e est localizado no canto superior esquerdo do programa.

Ao clicar no Boto do Microsoft Office

, sero exibidos comandos bsicos:Novo,

Abrir, Salvar, Salvar Como, Imprimir, Preparar, Enviar, Publicar e Fechar.

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Bases de Dados Barra de Ferramentas de Acesso Rapido

Localiza-se no canto superior esquerdo ao lado do Boto do Microsoft Office (local padro), personalizvel e contm um conjunto de comandos independentes da guia exibida no momento. possvel adicionar botes que representam comandos barra e mover a barra de um dos dois locais possveis.

Utilize a Barra de Ferramentas de Acesso Rpido Clique em Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido Na lista, clique em Mais Comandos. Na caixa de dilogo Opes do Nome do Programa, na lista Escolher comandos de , clique na categoria de comandos pretendida. Na lista de comandos na categoria seleccionada, clique no comando que pretende adicionar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido e, em seguida, clique em Adicionar. Aps ter terminado de adicionar todos os comandos pretendidos, clique em OK. .

Barra de Titulo Exibe o nome do programa ( Microsoft PowerPoint) e, tambm exibe o nome do documento ativo.

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Bases de Dados Botoes de Comando da Janela Acionando esses botes, possvel minimizar, maximizar e restaurar a janela do programa PowerPoint.

Friso Na IU Fluent, os menus e as barras tradicionais foram substitudos pelo Friso, um dispositivo que apresenta comandos organizados num conjunto de separadores. Os separadores no Friso apresentam os comandos que so mais relevantes para cada uma das reas de tarefas nas aplicaes. O friso usada para localizar rapidamente os comandos necessrios para executar uma tarefa. Os comandos so organizados em grupos lgicos, reunidos em guias. Cada guia est relacionada a um tipo de atividade como gravao ou disposio de uma pgina. Para diminuir a desorganizao, algumas guias so exibidas somente quando necessrio. Por exemplo, a guia Ferramentas de Imagem somente exibida quando uma imagem selecionada.

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1. Os separadores foram concebidos em funo das tarefas. 2. Os grupos em cada separador dividem uma tarefa em subtarefas. 3. Os botes de comando em cada grupo executam um comando ou apresentam um menu de comandos.

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Bases de Dados Vista de Folha de Dados

A tabela em Vista de Folha de Dados pode ser usada para adicionar, editar ou ver os dados numa tabela. Nesta visualizao tambm possvel imprimir a tabela, ordenar ou filtrar os relatrios, modificar o aspecto dos dados e inserir ou apagar colunas (campos) e registos. Vista de Estrutura

Em Vista de Estrutura, um nmero existente de campos da tabela podem ser adicionados, apagados ou personalizados. Podemos criar tambm uma nova tabela. [continua]

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Um formulrio em Vista de Formulrio mostra um registo de cada vez. Esta visualizao normalmente usada para introduzir e editar informao numa base de dados. Tambm possvel ordenar e filtrar registos.

O aspecto de um formulrio pode ser modificado em Vista de Estrutura. O texto pode ser editado e formatado. Os campos podem ser adicionados, movidos ou dimensionados. Podemos adicionar cor ao texto, inserir imagens no fundo, cabealhos e rodaps.

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Um relatrio visualizado tal como vai ser imprimido. Um relatrio uma forma efectiva para apresentar dados num formato imprimido.

O aspecto de um relatrio pode ser modificado na Vista de Estrutura. A disposio de um texto, o cabealho e o rodap, as imagens e as cores de um relatrio podem ser alteradas nesta visualizao, com opes de formatar semelhantes s disponveis para o formulrio em Vista de Estrutura.

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Tratamentos Bsicos de uma Base de Dados, Editar e Formatar


Para criar uma base de dados nova: 1. Inicie o Access. 2. Na pgina Introduo ao Microsoft Office Access, clique em Base de Dados Vazia.

3. No painel Base de Dados Vazia, escreva um nome de ficheiro na caixa Nome do Ficheiro. Se no fornecer uma extenso de nome de ficheiro, o Access ir adicionla automaticamente. A localizao predefinida do ficheiro uma das seguintes:

Microsoft Windows Vista c:\Users\nome de utilizador\Documents Microsoft Windows Server 2003 ou Microsoft Windows XP c:\Documents and Settings\nome de utilizador\Os Meus Documentos

Para alterar a localizao do ficheiro, clique em Procurar

junto caixa Nome do

Ficheiro, procure e seleccione a nova localizao e clique em OK. 4. Clique em Criar. 5. O Access posiciona o cursor sobre a primeira clula vazia na coluna Adicionar Um Novo Campo.

Para adicionar dados, comece a escrever ou, em alternativa, poder colar dados de outra origem.
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Bases de Dados Para mudar o nome de um ficheiro: Mudar o nome de um ficheiro altera o nome de ficheiro de um ficheiro existente. No possvel mudar o nome de um ficheiro enquanto estiver aberto em qualquer programa. O ficheiro tem de ser fechado e, se for um ficheiro partilhado, necessrio disponibiliz-lo. possvel guardar um ficheiro aberto com um novo nome, mas continuar a existir uma cpia do ficheiro com o nome original.

1. Clique no Boto do Microsoft Office

e, em seguida, clique em Abrir.

Atalho do teclado Para visualizar a caixa de dilogo Abrir, prima CTRL+A. 2. Na lista Procurar em, clique na pasta ou unidade que contm o ficheiro cujo nome pretende mudar. 3. Na lista de pastas, localize e abra a pasta que contm o ficheiro cujo nome pretende mudar. Nota Por predefinio, os ficheiros que v na caixa de dilogo Abrir so apenas os ficheiros criados pelo programa que est a utilizar. Por exemplo, se utilizar o Microsoft Office Excel, no ver ficheiros criados atravs da utilizao do Microsoft Office Word excepto se clicar em Todos os Ficheiros na caixa Ficheiros do tipo. 4. Clique com o boto direito do rato no ficheiro cujo nome pretende mudar e, em seguida, clique em Mudar o nome no menu de atalho. 5. Escreva o novo nome e prima ENTER.

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Bases de Dados Para aplicar formatao de negrito no texto: 1. Seleccione o texto que pretende formatar. 2. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, clique em Negrito. Atalho do teclado Para aplicar a formatao de negrito no texto seleccionado, prima CTRL+B. Para aplicar formatao de itlico no texto: 1. Seleccione o texto que pretende formatar. 2. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, clique em Itlico. Atalho do teclado Para aplicar a formatao de itlico no texto seleccionado, prima CTRL+I. Para aplicar formatao em sublinhado no texto: 1. Seleccione o texto que pretende formatar. 2. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, clique em Sublinhado. Atalho do teclado Para aplicar a formatao de sublinhado no texto seleccionado, prima CTRL+U. Para alterar o tipo de letra: 1. Seleccione o texto que pretende formatar. 2. No separador Base, no grupo Tipo de letra, escreva ou clique num tipo de letra na caixa Tipo de letra .

Para alterar o tamanho do tipo de letra: 1. Seleccione o texto que pretende formatar. 2. No separador Base, no grupo Tipo de letra, escreva ou clique num tipo de letra na caixa Tamanho do Tipo de letra
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Bases de Dados Para alterar a cor do tipo de letra: 1. Seleccione o texto que pretende formatar. 2. No separador Base, no grupo Tipo de letra, clique na seta junto a Cor do Tipo de letra e, em seguida, seleccione a cor do tipo de letra que pretende.

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Bases de Dados

Tabelas
Para criar uma nova tabela numa nova base de dados

1. Clique no Boto Microsoft Office

e, em seguida, clique em Novo.

2. Na caixa Nome do Ficheiro, escreva um nome do ficheiro. Para alterar a localizao, clique no cone da pasta para procurar. 3. Clique em Criar. aberta a nova base de dados e criada uma tabela com o nome Tabela1, aberta na Vista de Folha de Dados.

Para criar uma nova tabela numa base de dados existente

1. Clique no Boto Microsoft Office

e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

inserida uma nova tabela na base de dados, que aberta na Vista de Folha de Dados.

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Bases de Dados Para adicionar uma coluna: 1. No Painel de Navegao, clique com o boto direito do rato na tabela que pretende alterar e clique em Vista de Estrutura no menu de atalho. -ouNa barra de estado do Access, clique em Vista de Estrutura. 2. Na coluna Nome do Campo, seleccione uma linha em branco e escreva um nome para o novo campo. 3. Na coluna Tipo de Dados, junto do novo nome do campo, seleccione um tipo de dados para a nova coluna. 4. Guarde as alteraes. Para remover uma coluna: 1. No Painel de Navegao, clique com o boto direito do rato na tabela que pretende alterar e clique em Vista de Estrutura no menu de atalho. -ouNa barra de estado do Access, clique em Vista de Estrutura. 2. Seleccione o campo (a linha) que pretende eliminar. 3. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Eliminar Linhas. -ouPrima DELETE. 4. Guarde as alteraes.

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Bases de Dados Para adicionar um novo campo a uma tabela existente:

1. Clique no Boto Microsoft Office

e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No Painel de Navegao, faa duplo clique numa das tabelas disponveis para abrila. 4. Escreva os dados na clula abaixo do cabealho da coluna Adicionar Um Novo Campo.

Para adicionar um novo campo a uma nova tabela.

1. Clique no Boto Microsoft Office

e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

O Access insere uma nova tabela na base de dados e abre-na Vista de Folha de Dados. 4. Escreva os dados na clula abaixo do cabealho da coluna Adicionar Um Novo Campo. Para escolher uma chave primria numa tabela:

1. Clique no Boto Microsoft Office

e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados.

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Bases de Dados 3. No Painel de Navegao, clique com o boto direito do rato na tabela na qual pretende definir a chave primria e, no menu de atalho, clique em Vista de Estrutura. 4. Seleccione o campo ou campos que pretende utilizar como chave primria. 5. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Chave Primria.

adicionado um indicador de chave esquerda do campo ou campos que tenha especificado como chave primria. Nota: Cada entrada no campo da chave primria deve ser nico.

Para criar uma relao de tabela utilizando o separador de documento Relaes:

1. Clique no Boto Microsoft Office

e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No separador Ferramentas de Base de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relaes.

4. Se ainda no tiver definido relaes, a caixa de dilogo Mostrar Tabela ser apresentada automaticamente. Se tal no acontecer, no separador Estrutura, no grupo Relaes, clique em Mostrar Tabela.

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Bases de Dados

A caixa de dilogo Mostrar Tabela apresenta todas as tabelas e consultas na base de dados. Para ver a penas tabelas, clique em Tabelas. Para ver apenas consultas, clique em Consultas. Para ver ambas, clique em Ambas. 5. Seleccione uma ou mais tabelas ou consultas e clique em Adicionar. Quando acabar de adicionar tabelas e consultas ao separador de documento Relaes, clique em Fechar. 6. Arraste um campo (normalmente a chave primria) a partir de uma tabela para o campo comum (a chave externa) na outra tabela. Para arrastar vrios campos, prima a tecla CTRL, clique em cada campo e, em seguida, arraste-os. apresentada a caixa de dilogo Editar Relaes.

7. Verifique se os nomes de campo apresentados so os campos comuns da relao. Se um nome de campo estiver incorrecto, clique no nome de campo e seleccione o campo apropriado a partir da lista. Para impor integridade referencial para esta relao, seleccione a caixa de verificao Impor Integridade Referencial. 8. Clique em Criar.

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Bases de Dados O Access desenha uma linha de relao entre as duas tabelas. Se tiver seleccionado a caixa de verificao Impor Integridade Referencial, a linha ir aparecer mais espessa em cada extremidade. Alm disso, e mais uma vez apenas se tiver seleccionado a caixa de verificao Impor Integridade Referencial, o nmero 1 ser apresentado acima da parte espessa num dos lados da linha de relao, e o smbolo de infinito () ir aparecer acima da parte espessa no outro lado da linha, conforme ilustrado na figura.

Notas

Para criar uma relao um-para-um Ambos os campos comuns (normalmente os campos de chave primria e de chave externa) tm de ter um ndice exclusivo. Isto significa que a propriedade Indexado desses campos dever ser definida como Sim (Duplicao No Autorizada). Se ambos os campos tiverem um ndice exclusivo, o Access ir criar uma relao um-para-um.

Para criar uma relao um-para-muitos O campo no lado um (normalmente a chave primria) da relao ter de ter um ndice exclusivo. Tal significa que a propriedade Indexado deste campo dever ser definida como Sim (Duplicao No Autorizada). O campo no lado muitos no dever ter um ndice exclusivo. Poder ter um ndice, mas ter de permitir duplicados. Tal significa que a propriedade Indexado deste campo dever ser definida como No ou Sim (Duplicao Autorizada). Quando um campo tem um ndice exclusivo e o outro no, o Access cria uma relao um-para-muitos.

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Bases de Dados Para adicionar um campo e criar uma relao a partir do painel Lista de Campos 1. No separador Folha de Dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Adicionar Campos Existentes.

O painel Lista de Campos apresentado. 2. Em Campos disponveis noutras tabelas, clique no sinal de adio (+) junto a um nome de tabela para apresentar a lista de campos nessa tabela. 3. Arraste o campo pretendido a partir do painel Lista de Campos para a tabela aberta na Vista de folha de dados. 4. Quando a linha de insero for apresentada, largue o campo na posio pretendida. O Assistente de Pesquisas iniciado. 5. Siga as instrues para concluir o Assistente de Pesquisas. O campo apresentado na tabela na vista de folha de dados. Quando arrasta um campo a partir de uma "outra" tabela (no relacionada) e conclui depois o Assistente de Pesquisas, automaticamente criada uma nova relao um-paramuitos entre a tabela na Lista de Campos e a tabela para a qual arrastou o campo. Esta relao, criada pelo Access, no impe integridade referencial por predefinio.

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Bases de Dados Para editar Relaes:

1. Clique no Boto Microsoft Office

e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No separador Ferramentas de Base de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relaes. apresentado o separador de documento Relaes. Se ainda no tiver definido nenhuma relao e esta for a primeira vez que est a abrir o separador de documento Relaes, ser apresentada a caixa de dilogo Mostrar Tabela. Se esta caixa de dilogo for apresentada, clique em Fechar. 4. No separador Estrutura, no grupo Relaes, clique em Todas as Relaes.

So apresentadas todas as tabelas com relaes, mostrando linhas de relao. Tenha em ateno que as tabelas ocultas (tabelas para as quais a caixa de verificao Oculto na caixa de dilogo Propriedades da tabela est seleccionada) e respectivas relaes no sero apresentadas, a menos que Mostrar Objectos Ocultos esteja seleccionado na caixa de dilogo Opes de Navegao. 5. Clique na linha de relao da relao que pretende alterar. A linha de relao aparece mais espessa quando est seleccionada. 6. Faa duplo clique na linha de relao. - ou No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Todas as Relaes.

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Bases de Dados apresentada a caixa de dilogo Editar Relaes.

7. Efectue as alteraes pretendidas e clique em OK. Para eliminar uma relao de tabela:

1. Clique no Boto Microsoft Office

e, em seguida, clique em Abrir.

2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No separador Ferramentas de Base de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relaes.

apresentado o separador de documento Relaes. Se ainda no tiver definido nenhuma relao e esta for a primeira vez que est a abrir o separador de documento Relaes, ser apresentada a caixa de dilogo Mostrar Tabela. Se esta caixa de dilogo for apresentada, clique em Fechar. 4. No separador Estrutura, no grupo Relaes, clique em Todas as Relaes. So apresentadas todas as tabelas com relaes, mostrando linhas de relao. Tenha em ateno que as tabelas ocultas (tabelas para as quais a caixa de verificao Oculto na caixa de dilogo Propriedades da tabela est seleccionada) e respectivas relaes no sero apresentadas, a menos que Mostrar Objectos Ocultos esteja seleccionado na caixa de dilogo Opes de Navegao.

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Bases de Dados 5. Clique na linha de relao da relao que pretende eliminar. A linha de relao aparece mais espessa quando est seleccionada. 6. Prima a tecla DELETE. - ou Clique com o boto direito do rato e clique em Eliminar. 7. possvel que o Access apresente a mensagem Tem a certeza de que pretende eliminar permanentemente a relao seleccionada da base de dados?. Se esta mensagem de confirmao aparecer, clique em Sim. Para criar uma coluna de pesquisa na vista de estrutura Uma coluna (ou campo) de pesquisa consiste num campo numa tabela cujo valor obtido a partir de outra tabela ou a partir de uma lista de valores. possvel utilizar uma coluna de pesquisa para fazer apresentar uma lista de opes numa caixa de combinao ou caixa de listagem. As opes podem provir de uma tabela ou consulta, ou podem ser valores fornecidos pelo utilizador. possvel criar manualmente uma coluna de pesquisa definindo propriedades de campo de pesquisa relativamente a um campo, ou cri-la automaticamente concluindo o Assistente de Pesquisass. Sempre que possvel, dever utilizar o Assistente de Pesquisas para criar uma coluna de pesquisa. O Assistente de Pesquisas simplifica o processo e preenche automaticamente as propriedades de campo apropriadas, criando tambm as relaes de tabela apropriadas. Clique no Boto Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir.

1. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 2. No Painel de Navegao, clique com o boto direito do rato na tabela qual pretende adicionar a coluna de pesquisa e clique em Vista de Estrutura no menu de atalho. 3. Localize a primeira linha vazia disponvel na grelha de estrutura da tabela. 4. Na primeira linha vazia disponvel, clique numa clula na coluna Nome do Campo e escreva um nome de campo para a coluna de pesquisa.

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Bases de Dados 5. Em seguida, clique numa clula na coluna Tipo de Dados relativa a essa linha, clique na seta pendente e seleccione Assistente de Pesquisas. O Assistente de Pesquisas iniciado.

6. Na primeira pgina do Assistente de Pesquisas, indique se pretende basear a coluna de pesquisa nos valores numa tabela ou consulta, ou numa lista de valores introduzidos. O tipo mais comum de coluna de pesquisa aquela que apresenta valores pesquisados a partir de uma consulta ou tabela relacionada. 7. Clique em Seguinte e siga as instrues para concluir o assistente. Para alterar tipos de dados na vista de folha de dados 1. No Painel de Navegao, localize e faa duplo clique na tabela que pretende alterar. O Access abre a tabela na vista de folha de dados. 2. Seleccione o campo (a coluna) que pretende alterar. 3. No separador Folha de Dados, no grupo Tipo de Dados e Formatao, clique na seta existente na lista pendente junto de Tipo de Dados e seleccione um tipo de dados. 4. Guarde as alteraes.

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Bases de Dados Para alterar tipos de dados na vista de folha estrutura 1. Se a tabela estiver aberta na vista de folha de dados, clique com o boto direito do rato no separador de documento da tabela e clique em Vista de Estrutura. - ou Se no tiver a tabela aberta, no Painel de Navegao, clique com o boto direito do rato na tabela que pretende alterar e clique em Vista de Estrutura no menu de atalho. 2. Localize o campo que pretende alterar e seleccione um novo tipo de dados a partir da lista na coluna Tipo de Dados. 3. Guarde as alteraes. Para adicionar uma linha Totais: O Microsoft Office Access 2007 fornece uma nova ferramenta denominada linha Totais, que simplifica o processo de somar uma coluna de dados. Tambm pode utilizar a linha Totais para outros clculos como, por exemplo, mdias, contagem de itens numa coluna e localizao dos valores mnimo ou mximo numa coluna de dados. A linha Totais facilita e torna mais rpida a utilizao de um conjunto de funes agregadas funes que calculam valores num intervalo de dados. Nas verses anteriores do Access, era necessrio utilizar essas funes nas consultas ou no cdigo Visual Basic for Applications (VBA). Ainda pode utilizar esses mtodos, embora a linha Totais lhe fornea um modo de utilizao mais rpida de uma funo agregada.

1. Abra uma tabela ou consulta na vista de folha de dados, ou abra um formulrio dividido na vista de formulrio. Para tal, no Painel de Navegao, clique com o boto direito do rato na tabela, consulta ou formulrio e clique em Vista de Estrutura ou Vista de Formulrio no menu de atalho. 2. No separador Home, no grupo Registos, clique em Totais.

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Aparece uma nova linha Totais abaixo da linha inicial na folha de dados ou formulrio dividido.

Nota Se estiver a trabalhar num formulrio dividido criado numa verso anterior do Access e convertido depois para o novo formato .accdb, no ver uma linha em estrela na folha de dados. Esta diferena no afecta de nenhuma forma uma linha Totais. 3. Na linha Total, clique no campo que pretende somar e, em seguida, seleccione SOMA a partir da lista.

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Formulrios
Para criar um Formulrio utilizando o Assistente: 1. No separador Criar, no grupo Formulrios, clique em Mais Formulrios e, em seguida, clique em Assistente de Formulrios. .

2. Faa as seleces apropriadas para completar o formulrio.

Para criar um formulrio que contenha uma folha de dados utilizando a ferramenta de formulrio 1. No Painel de Navegao, clique na tabela que se encontra no lado "um" da relao um-para-muitos. 2. No separador Criar, no grupo Formulrios, clique em Formulrio. O Access cria o formulrio com a folha de dados na parte inferior do formulrio. Se o Access no criar uma folha de dados, tal significa que a tabela utilizada para o formulrio no faz parte de uma relao um-para-muitos, ou que essa tabela faz parte de mais do que uma relao um-para-muitos. Notas

Alm de criar o formulrio principal, este processo no cria nenhum outro objecto de formulrio. A folha de dados uma vista directa da tabela. Para ocultar uma coluna numa folha de dados Clique com o boto direito do rato na coluna e clique em Ocultar Coluna. Esta definio guardada. Se guardar e fechar o formulrio e voltar a abri-lo, a coluna ir permanecer ocultada.

Para restaurar uma coluna oculta numa folha de dados Clique com o boto direito do rato em qualquer cabealho de coluna na folha de dados e clique em Mostrar Colunas. Seleccione a caixa de verificao junto a cada coluna cuja vista pretende restaurar e clique em Fechar.

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Bases de Dados Para criar um novo formulrio dividido utilizando a ferramenta de formulrio dividido

Um formulrio dividido uma nova funcionalidade no Microsoft Office Access 2007 que lhe proporciona duas vistas dos dados em simultneo: uma vista de formulrio e uma vista de folha de dados. As duas vistas esto ligadas mesma origem de dados e esto sempre sincronizadas entre si. Seleccionar um campo numa parte do formulrio selecciona o mesmo campo na outra parte do formulrio. possvel adicionar, editar ou eliminar dados de qualquer parte (desde que a origem do registo seja actualizvel e o formulrio no tenha sido configurado para impedir estas aces). Trabalhar com formulrios divididos oferece-lhe as vantagens de ambos os tipos de formulrio num nico formulrio. Por exemplo, poder utilizar a parte de folha de dados do formulrio para localizar rapidamente um registo, e utilizar a parte de formulrio para ver ou editar o registo. A parte de formulrio pode funcionar como cabealho atraente e funcional para a parte de folha de clculo. Esta tcnica utilizada em muitas das bases de dados de modelo disponveis para o Office Access 2007.

Este procedimento cria de raiz um novo formulrio dividido. O formulrio baseia-se numa tabela ou consulta seleccionada a partir do Painel de Navegao ou aberta na vista de folha de dados. 1. No Painel de Navegao, clique na tabela ou consulta que contm os dados que pretende ter no formulrio. Ou abra a tabela ou consulta na vista de folha de dados. 2. No separador Criar, no grupo Formulrios, clique em Dividir Formulrio. O Access cria o formulrio e apresenta-o na vista de esquema. Na vista de esquema, possvel efectuar alteraes ao formulrio aquando da apresentao de dados. Por exemplo, poder ajustar o tamanho das caixas de texto aos dados, se necessrio. 36-69

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Bases de Dados Para adicionar um campo a um formulrio ou relatrio na vista de estrutura: Geralmente, utilizar o painel Lista de Campos a forma mais fcil de adicionar um campo a um formulrio ou relatrio. Contudo, poder tambm adicionar um campo criando um controlo e vinculando-o a um campo. O procedimento abaixo explica como o fazer. 1. Abra o formulrio ou relatrio na vista de estrutura; para tal, clique com o boto direito do rato sobre o formulrio no Painel de Navegao e clique em Vista de Estrutura. Assistentes de Controlos possvel utilizar Assistentes de Controlos como auxlio para criar botes de comando, caixas de listagem, subformulrios, caixas de combinao e grupos de opes. Um Assistente de Controlos faz-lhe uma srie de perguntas sobre o aspecto e funcionamento pretendidos para o controlo, criando depois o controlo e definindo as respectivas propriedades com base nas respostas obtidas. No separador Estrutura, no grupo Controlos, se a opo Utilizar Assistentes de Controlos no estiver realada, clique na mesma para a realar.

Se preferir criar controlos sem a ajuda dos assistentes, clique na opo Utilizar Assistentes de Controlos para que a mesma fique desmarcada.

2. No separador Estrutura, no grupo Controlos, clique na ferramenta do tipo de controlo que pretende adicionar.

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Bases de Dados Para determinar o nome de uma ferramenta, coloque o ponteiro sobre a mesma. O Access apresenta o nome da ferramenta. 3. Na grelha de estrutura de formulrio ou relatrio, clique no local onde pretende colocar o canto superior esquerdo do controlo. Clique uma vez para criar um controlo de dimenso predefinida, ou clique na ferramenta e arraste a grelha de estrutura de formulrio para criar um controlo com a dimenso pretendida. 4. Se tiver seleccionado Utilizar Assistentes de Controlos e o controlo que estiver a posicionar tiver um assistente associado ao mesmo, o assistente ser iniciado e ir orient-lo atravs das definies do controlo. 5. Se no conseguir posicionar correctamente o controlo primeira tentativa, poder mov-lo procedendo da seguinte forma: 1. Clique no controlo para o seleccionar. 2. Coloque o ponteiro sobre o controlo at que aquele se transforme num ponteiro de movimentao . 3. Clique e arraste o controlo para a localizao pretendida. Se utilizar um assistente de controlos, possvel que o assistente contenha passos para o ajudar a vincular o controlo a um campo. Se o assistente no vincular o controlo a um campo, e se o controlo for do tipo que consegue apresentar dados (por exemplo, uma caixa de texto ou caixa de combinao), ter de introduzir um nome de campo ou expresso na caixa de propriedade Origem do Controlo do controlo para que o mesmo apresente os dados. Utilize o procedimento abaixo para vincular um controlo a um campo. 1. Apresente a folha de propriedades do controlo clicando neste e premindo a tecla F4. 2. No separador Dados da folha de propriedades, clique na seta pendente junto da propriedade Origem do Controlo e seleccione o campo que pretende ver apresentado no controlo. Poder tambm escrever uma expresso na caixa Origem do Controlo.

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Bases de Dados Para activar ou desactivar temas do Windows para controlos: Pode activar ou desactivar temas do Windows definindo uma opo de programa que se aplica base de dados aberta. 1. Abra a base de dados para a qual pretende activar ou desactivar um tema do Windows. 2. Clique no Boto do Microsoft Office do Access. 3. Clique em Base de Dados Actual. 4. Em Opes da Aplicao, seleccione ou desmarque a caixa de verificao Utilizar Controlos Com Temas do Windows em Formulrios e, em seguida, clique em OK. Exemplos A ilustrao seguinte mostra um formulrio numa base de dados que no utiliza controlos com temas do Windows. Repare na cor, forma e sombreado dos vrios controlos. e, em seguida, clique em Opes

A ilustrao seguinte mostra o mesmo formulrio mas, desta vez, com a base de dados definida para utilizar controlos com temas do Windows. Neste caso, o tema visual do Windows foi definido como Windows Vista.

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A ilustrao seguinte mostra o mesmo formulrio mas, desta vez, com o tema visual do Windows definido como o Windows Clssico.

Se distribuir uma base de dados que utiliza controlos com temas do Windows, os controlos utilizam o tema do Windows actualmente seleccionado no computador no qual executada a base de dados. Para criar uma caixa de listagem ou caixa de combinao utilizando um assistente: 1. Clique com o boto direito do rato no formulrio no Painel de Navegao e clique em Vista de Estrutura. Nota Este procedimento assume que o formulrio est vinculado a uma tabela ou consulta. Alguns dos passos no so aplicveis se o formulrio no estiver vinculado. Para determinar se o formulrio est vinculado a uma tabela ou consulta, prima F4 para fazer apresentar a folha de propriedades. No separador

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Bases de Dados Dados da folha de propriedades, a caixa de propriedade Origem do Registo apresenta a tabela ou consulta qual o formulrio est vinculado. 2. No separador Estrutura, no grupo Controlos, certifique-se de que Utilizar Assistentes de Controlo est seleccionado.

3. Clique na ferramenta Caixa de Listagem Combinao de combinao. .

ou na ferramenta Caixa de

4. No formulrio, clique no local onde pretende colocar a caixa de listagem ou caixa

Dependendo do que escolher, iniciado o Assistente de Caixas de Listagem ou o Assistente de Caixas de Combinao. 5. Quando o assistente lhe perguntar como pretende obter os valores para o controlo, efectue um dos seguintes procedimentos:
o

Se pretender apresentar os dados actuais a partir de uma origem de registos, clique em Quero que a caixa de listagem/caixa de combinao pesquise os valores numa tabela ou consulta. Se pretender apresentar uma lista fixa de valores que raramente ser alterada, clique em Eu escrevo os valores que quero. Se pretender que o controlo efectue uma operao de localizao, em vez de funcionar como uma ferramenta de introduo de dados, clique em Procurar um registo no formulrio com base no valor seleccionado na caixa de listagem/caixa de combinao. Este procedimento cria um controlo independente com uma macro incorporada que efectua uma operao de localizao com base no valor introduzido pelo utilizador.

6. Siga as instrues para especificar o modo como os valores sero apresentados. 7. Se tiver escolhido uma das primeiras duas opes na primeira pgina do assistente, este ir perguntar-lhe o que pretende que o Access faa quando um valor for seleccionado. Efectue um dos seguintes procedimentos:

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Bases de Dados
o

Para criar um control independente, clique em Guardar o valor para utilizar mais tarde.. Isto significa que o Access ir manter o valor seleccionado at que o utilizador o altere ou feche o formulrio, mas no ir escrever o valor numa tabela. Para criar um control dependente, clique em Armazenar o valor neste campo e seleccione o campo ao qual pretende vincular o controlo.

8. Clique em Seguinte e escreva um nome para o controlo. Este nome ser apresentado junto do controlo. 9. Clique em Concluir.

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Bases de Dados

Ordenar, Filtros, Consulta e Relatrios


Para ordenar registos por maisculas e minsculas: O Microsoft Office Access 2007 ordena os registos por ordem ascendente ou descendente sem considerar maisculas e minsculas. No entanto, escrevendo algumas linhas de cdigo de Visual Basic for Applications (VBA), possvel ordenar o texto pelos respectivos valores de caracteres ASCII. A ordenao com base nos valores de ASCII distingue as letras maisculas das minsculas, resultando numa ordenao por maisculas e minsculas. A tabela seguinte demonstra como uma sequncia de ordenao ascendente no Access difere de uma sequncia de ordenao por maisculas e minsculas:

Pr-sequncia de ordenao c D a d B C A b

Ordem ascendente a A B b c C d D

Ordem por maisculas/minsculas A B C D a b c d

Embora os resultados na coluna Ordem ascendente possam parecer, primeira vista, algo imprevisveis, no o so. Na coluna Ordem ascendente, "a" aparece antes de "A" e "B" aparece antes de "b." Isto acontece porque, quando avaliados como valores de texto, "A" = "a" e "B" = "b," em minsculas ou maisculas, o Access tem em considerao a ordem [continua]
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Bases de Dados original dos valores. Na coluna Pr-sequncia de ordenao, "a" precede "A" e "B" precede "b." Quando a operao de ordenao por maisculas e minsculas executada, os valores de texto so substitudos pelos respectivos valores ASCII. Por exemplo, A = 65, a = 97, B = 66, b = 98 e assim sucessivamente. Escrever o cdigo de VBA 1. Crie um mdulo VBA e introduza a seguinte linha na seco Declaraes, caso ainda no exista: Option Explicit 2. Introduza o seguinte procedimento num mdulo no Visual Basic Editor:

Function StrToHex (S As Variant) As Variant ' ' Converts a string to a series of hexadecimal digits. ' For example, StrToHex(Chr(9) & "A~") returns 09417E. ' Dim Temp As String, I As Integer If VarType(S) <> 8 Then StrToHex = S Else Temp = "" For I = 1 To Len(S) Temp = Temp & Format(Hex(Asc(Mid(S, I, 1))), "00") Next I StrToHex = Temp End If End Function

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Bases de Dados A funo definida pelo utilizador anterior, StrToHex, pode ser chamada a partir de uma consulta. Quando introduz o nome do campo de ordenao para esta funo, os valores do campo so ordenados segundo as maisculas e minsculas. 3. Agora, crie uma consulta a partir da qual ir chamar esta funo. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Estruturar Consulta. 4. Na caixa de dilogo Mostrar Tabela, clique na tabela que pretende ordenar e, em seguida, clique em Adicionar. 5. Arraste os campos pretendidos para a grelha. 6. Na primeira coluna em branco, na linha Campo, escreva Expr1: StrToHex([CampoDeOrdenao]). StrToHex a funo definida pelo utilizador, que criou anteriormente. CampoDeOrdenao o nome do campo que contm os valores das maisculas e minsculas. 7. Na clula Ordenao, clique em Ascendente ou Descendente. Se escolher a ordem ascendente, os valores que comeam por letras maisculas aparecero antes dos que comeam por letras minsculas. A aplicao da ordem descendente tem o efeito contrrio. 8. Mude para a Vista de folha de dados. O Access apresenta os registos, ordenados por maisculas e minsculas. Para ordenar uma pequena quantidade de valores de campo exclusivos: Neste procedimento, escrever uma expresso que utiliza a funo IIf para classificar os ttulos dos empregados. Primeiro, crie uma tabela que contenha trs campos: Ttulo, Nome e Apelido. No campo Ttulo, introduza os seguintes valores para quatro novos registos:

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Coordenador de Vendas Gestor de Vendas Vendedor Vice-presidente, Vendas

Nos campos Nome e Apelido dos quatro registos, introduza nomes que pretenda. 1. Agora, abra a tabela na vista de folha de dados. 2. No separador Home, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Avanadas e, em seguida, clique em Filtro/Ordenao Avanada no menu de atalho. 3. Adicione os campos pretendidos, por exemplo, Nome, Apelido e Ttulo grelha. 4. Clique com o boto direito do rato na linha Campo da primeira coluna em branco, clique em Zoom e, em seguida, escreva a seguinte expresso: IIf([Ttulo] = "Vice-presidente, Vendas", 1, IIf([Ttulo] = "Gestor de Vendas", 2, IIf([Ttulo] = "Vendedor", 3, IIf([Ttulo] = "Coordenador de Vendas", 4, 5)))) Ttulo o nome do campo que contm os valores que esto a ser classificados. Os valores entre aspas so os valores individuais armazenados no campo. O valor numrico que se segue a classificao atribuda. A expresso precedente atribui as classificaes de 1 a 4 a quatro ttulos diferentes e atribui a classificao 5 a todos os outros. Quando efectua a ordenao, atribuda a mesma classificao (5) aos ttulos que no constam desta expresso. 5. Na linha Ordenao da coluna que contm a expresso, clique em Ascendente. 6. No separador Home, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Alternar Filtro. A funo Ise devolve o valor numrico que corresponde ao valor no campo Ttulo. Por exemplo, se o valor no campo Ttulo for Gestor de Vendas, o nmero atribudo ser 2. Se existir um valor no campo Ttulo que no esteja listado como argumento na funo (por exemplo, Coordenador de rea), ser atribudo o nmero 5. Em seguida, a consulta ir ordenar estas nmeros por ordem ascendente.

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Bases de Dados Para ordenar uma grande quantidade de valores de campo exclusivos Se tiver uma grande quantidade de valores para classificar, a melhor forma de ordenar os dados criar uma tabela de pesquisa. Suponha que a tabela Empregados tem mais de 50 ttulos diferentes. Em primeiro lugar, necessrio criar uma tabela de pesquisa e preparar a tabela existente para pesquisar na nova tabela. Em seguida, associa as duas tabelas e cria uma consulta. Criar uma tabela de pesquisa e modificar a tabela existente 1. Crie uma nova tabela de pesquisa que armazenar os ttulos. Atribua o nome tblTtulos tabela e defina os campos para os tipos de dados indicados entre parnteses, conforme mostrado na tabela seguinte: IDDoTtulo (NumeraoAutomtica) 1 2 3 4 Ttulo (Texto) Vice-presidente, Vendas Gestor de Vendas Vendedor Coordenador de Vendas 2. Defina o campo IDDoTtulo como a chave primria. 3. Modifique a tabela Empregados para que efectue a pesquisa na tabela tblTtulos.
o o

Na Vista de estrutura, altere o nome do campo Ttulo para IDDoTtulo. Na coluna Tipo de Dados, altere o Tipo de Dados para Nmero.

4. No separador Geral, em Propriedades do Campo, altere Tamanho do Campo para Nmero Inteiro Longo. 5. Guarde a tabela e ignore o aviso sobre a perda de dados. 6. Mude para a Vista de folha de dados. 7. Preencha a coluna Ttulos com o valor de IDDoTtulo correspondente ao valor do ttulo.

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Bases de Dados Por exemplo, para registos em que o valor de Ttulo Gestor de Vendas, escreva 2. Para Vendedor, escreva 3. 8. Guarde e feche a tabela.

Os nmeros e cadeias armazenados num campo de texto ou de memo so ordenados alfabeticamente. Por outras palavras, os nmeros sero ordenados com base nos dgitos individuais que compem o valor, em vez de no valor numrico. Por exemplo, o valor 11 aparece antes de 2 e o valor 12 aparece antes de 3, como mostrado na tabela seguinte. Nome do Aluno N. do Aluno Joo Mariana Guilherme Maria Joana Liliana Jacinto Maria 1 10 11 12 2 3 4 5

Para garantir que os nmeros so ordenados com base nos respectivos valores numricos em vez de alfabeticamente, efectue um dos seguintes procedimentos:

Se o campo incluir apenas valores numricos, considere alterar o tipo de dados do campo para Nmero ou Moeda. Utilize o seguinte procedimento se:
o

O campo incluir apenas valores numricos, mas no pretende alterar o tipo de dados do campo. O campo incluir valores numricos e de cadeia, mas pretende ignorar os valores de cadeia para a ordenao. 48-69

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Bases de Dados Este procedimento utiliza a funo Val para obter o valor numrico de um nmero que est armazenado como texto. A expresso tambm utiliza a funo Ise para tratar valores nulos que possam existir no campo de ordenao. 1. No separador Home, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Avanadas e, em seguida, clique em Filtro/Ordenao Avanada no menu de atalho. 2. Escreva a expresso Expr1: Ise([NomeDoCampo] Nulo, 0, Val([NomeDoCampo])) na linha Campo da primeira coluna. A funo Ise verifica se o valor do campo nulo e, se for o caso, trata-o como 0. Se o valor no for nulo, a funo Ise chama a funo Val para obter o equivalente numrico. 3. Na clula Ordenao, seleccione Ascendente ou Descendente. Uma ordenao ascendente apresenta o registo com o valor mais baixo na parte superior e o registo com o valor mais elevado na parte inferior. Uma ordenao descendente tem o efeito contrrio. Se no conseguir efectuar o procedimento anterior, existe outra abordagem que pode tentar e que evita ter de alterar a estrutura da tabela. Esta implica "proteger" os valores que contm menos dgitos com zeros esquerda. Por exemplo, os valores 11, 2, 2000 e 3 so alterados para 0011, 0002, 2000 e 0003 antes de aplicar a ordenao. Para aplicar um filtro Um filtro altera os dados que um formulrio ou relatrio apresenta numa vista sem alterar a estrutura do formulrio ou relatrio. O filtro como um critrio ou uma regra que especifica para um campo. O critrio identifica os valores do campo que pretende visualizar. Quando aplica o filtro, s os registos que contm os valores que pretende que esto includos na vista. Os restantes ficam ocultos at remover o filtro. Nota As colunas e os controlos vinculados a expresses no suportam a filtragem.

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Bases de Dados Os filtros so fceis de aplicar e remover. No Microsoft Office Access 2007, os filtros comuns so incorporados em cada vista que apresenta dados, incluindo a Vista de esquema. A disponibilidade dos comandos de filtro depende do tipo e valores do campo. Por exemplo, pode visualizar apenas os registos de pessoas cujos aniversrios pertencem a um ms especfico clicando nos comandos de menus apropriados.

1. Abra uma tabela, consulta, formulrio ou relatrio em qualquer uma das seguintes vistas: Folha de Dados, Formulrio, Relatrio ou Esquema. 2. Certifique-se de que a vista ainda no est filtrada. No selector de registos, verifique se existe o cone No Filtrado ou o cone Sem Filtro desactivado. Sugesto Para remover todos os filtros para um objecto em particular, no separador Home, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Avanadas e, em seguida, clique em Desmarcar Todos os Filtros. 3. Clique em qualquer parte da coluna ou controlo que corresponde ao primeiro campo que pretende filtrar. 50-69

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Bases de Dados 4. No separador Home, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Filtrar. 5. Efectue um dos seguintes procedimentos:
o

Para aplicar um filtro comum, aponte para Filtros de Texto (ou Nmero ou Data) e, em seguida, clique no filtro pretendido. Os filtros, tais como Igual A e Entre iro pedir-lhe para introduzir os valores necessrios. Sugesto Alguns caracteres, tais como *, % e ?, tm um significado especial quando so especificados numa caixa de texto de filtro. Por exemplo, * representa uma cadeia de caracteres, desta forma, a cadeia a* corresponder a qualquer cadeia que inicie com a e no apenas a cadeia literal a*. Para ignorar o significado especial de um carcter, coloque-o entre parnteses rectos [], tal como: a[*]. As bases de dados que utilizam o padro ANSI-89 tratam *, ?, [, ], !, - e # como caracteres especiais. As bases de dados que utilizam o padro ANSI-92 tratam %, _, [, ], ^ e como caracteres especiais. possvel utilizar um padro com o Access, mas no possvel misturar os dois padres (por exemplo, ?a*) numa expresso em particular.

Para aplicar um filtro com base em valores de campos, desmarque as caixas de verificao junto a valores sobre os quais no pretende aplicar o filtro e, em seguida, clique em OK. Sugesto Se tiver uma grande lista de valores e se pretende aplicar o filtro sobre um ou apenas alguns desses valores, desmarque primeiro a caixa de verificao (Seleccionar Tudo) e, em seguida, seleccione os valores que pretende.

Para filtrar valores nulos (um valor nulo indica a ausncia de dados) em campos de texto, nmeros e data, na lista da caixa de verificao, desmarque a caixa de verificao (Seleccionar Tudo) e, em seguida, seleccione a caixa de verificao junto a (Em Branco).

6. Repita os trs passos anteriores para cada campo que pretende filtrar.

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Bases de Dados Para observar um subconjunto dos dados numa tabela Por vezes, poder necessitar de rever todos os dados de uma tabela, no entanto, noutras alturas, poder necessitar de rever apenas os dados de determinados campos ou de rever dados apenas se determinados campos cumprirem determinados critrios. Para rever dados utilizando critrios, deve utilizar uma consulta Seleccionar. Suponha que pretende rever uma lista de produtos e os respectivos preos. Pode criar uma consulta que devolva informaes sobre o produto e o preo utilizando o seguinte procedimento: 1. Abra o modelo Adamastor 2007. 2. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Estruturar Consulta. 3. Na caixa de dilogo Mostrar Tabela, no separador Tabelas, faa duplo clique em Produtos. 4. Feche a caixa de dilogo Mostrar Tabela. 5. Na tabela Produtos, faa duplo clique em Nome do Produto e Preo de Lista para adicionar estes campos grelha de estrutura da consulta. 6. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. A consulta executada e, em seguida, apresenta uma lista de produtos e respectivos preos.

Para rever dados de mais de uma tabela em simultneo: 1. Abra o modelo Adamastor 2007. 2. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Estruturar Consulta. 3. Na caixa de dilogo Mostrar tabela, no separador Tabelas, faa duplo clique em Clientes e Encomendas. 4. Feche a caixa de dilogo Mostrar Tabela. Observe a linha, denominada associao, que liga o campo ID na tabela Clientes ao campo Cdigo do Cliente na tabela Encomendas. Esta linha mostra a relao entre as duas tabelas.
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Bases de Dados 5. Na tabela Clientes, faa duplo clique em Empresa e Localidade para adicionar estes campos grelha de estrutura da consulta. 6. Na grelha de estrutura da consulta, na coluna Localidade, desmarque a caixa de verificao na linha Mostrar. 7. Na linha Critrio da coluna Localidade, escreva 'Las Vegas' (inclua as plicas). Desmarcando a caixa de verificao Mostrar impede a consulta de apresentar a localidade nos respectivos resultados e escrevendo 'Las Vegas' na linha Critrio especifica que pretende ver apenas registos nos quais o valor do campo Localidade contenha o texto Las Vegas. Neste caso, a consulta devolve apenas os clientes localizados em Las Vegas, a Empresa L e a Empresa AA. Note que no necessita de visualizar um campo para o utilizar com um critrio. 8. Na tabela Encomendas, faa duplo clique em Cdigo da Encomenda e Data Encomenda para adicionar estes campos s duas colunas seguintes da grelha de estrutura da consulta. 9. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. A consulta executada e, em seguida, apresenta uma lista de encomendas de clientes em Las Vegas. 10. Prima CTRL+G para guardar a consulta. apresentada a caixa de dilogo Guardar Como. 11. Na caixa Nome da consulta, escreva Encomendas por Localidade e, em seguida, clique em OK.

Pedir variaes de uma questo utilizando parmetros com uma consulta:

Por vezes, poder necessitar de executar uma consulta que seja apenas ligeiramente diferente de uma consulta existente. Pode alterar a consulta original para utilizar os novos

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Bases de Dados critrios, mas se pretender executar frequentemente variaes de uma consulta especfica, considere utilizar uma consulta parametrizada. Quando executar uma consulta parametrizada, a consulta pede-lhe valores de campos e, em seguida, utiliza os valores fornecidos para criar critrios para a consulta. No exemplo anterior, criou uma consulta que devolve encomendas de clientes localizados em Las Vegas. Pode modificar a consulta para lhe pedir para especificar a localidade sempre que a executar utilizando o seguinte procedimento:

1. Abra o modelo Adamastor 2007. 2. Clique na Barra de Redimensionamento para visualizar o Painel de Navegao. Nota Este passo no necessrio se o Painel de Navegao estiver apresentado. 3. No Painel de Navegao, clique com o boto direito do rato na consulta com o nome Encomendas por Localidade (criada na seco anterior) e, em seguida, clique em Vista de Estrutura no menu de atalho. 4. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Critrio da coluna Localidade, elimine 'Las Vegas' e, em seguida, escreva [De que localidade?]. A cadeia [De que localidade?] o pedido de parmetro. Os parnteses rectos indicam que pretende que a consulta pea um parmetro, e o texto (neste caso, De que localidade?) a questo colocada pelo pedido. Nota No pode utilizar um ponto final (.) nem um ponto de exclamao (!) como texto num pedido de parmetro. 5. Seleccione a caixa de verificao na linha Mostrar da coluna Localidade, para que os resultados da consulta apresentem a localidade. 6. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. A consulta pede-lhe para introduzir um valor para a Localidade.

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Bases de Dados 7. Escreva Nova Iorque e, em seguida, prima ENTER. A consulta executada e, em seguida, apresenta encomendas de clientes em Nova Iorque. E se no souber os valores que pode especificar? Para tornar o parmetro mais flexvel, pode utilizar caracteres universais como parte do pedido: 8. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida, clique em Vista de Estrutura. 9. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Critrio da coluna Localidade, escreva Como [De que localidade?]&"*". Neste pedido de parmetro, a palavra-chave Como, o E comercial (&) e o asterisco (*) colocados entre aspas permitem que o utilizador escreva uma combinao de caracteres, incluindo caracteres universais, para devolver vrios resultados. Por exemplo, se o utilizador escrever *, a consulta devolve todas as localidades; se o utilizador escrever L, a consulta devolve todas as localidades que comecem pela letra "L"; e se o utilizador escrever *s*, a consulta devolve todas as localidades que contenham a letra "s". 10. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. No pedido da consulta, escreva Nova e, em seguida, prima ENTER. 11. A consulta executada e, em seguida, apresenta encomendas de clientes em Nova Iorque.

Para especificar tipos de dados de parmetros: Tambm pode especificar o tipo de dados que um parmetro deve aceitar. Pode definir o tipo de dados para qualquer parmetro, mas especialmente importante definir o tipo de dados para dados numricos, monetrios ou de data/hora. Quando especificar o tipo de dados que um parmetro deve aceitar, os utilizadores conseguiro ver uma mensagem de
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Bases de Dados erro mais til se introduzirem o tipo de dados incorrecto como, por exemplo, texto em vez de moeda. Nota Se um parmetro estiver definido para aceitar dados de texto, qualquer entrada interpretada como texto e no apresentada nenhuma mensagem de erro. Para especificar o tipo de dados dos parmetros numa consulta, utilize o seguinte procedimento: 1. Com a consulta aberta na Vista de estrutura, no separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Parmetros. 2. Na caixa de dilogo Parmetros da consulta, na coluna Parmetro, escreva o pedido para cada parmetro para o qual pretende especificar o tipo de dados. Certifique-se de que cada parmetro corresponde ao pedido utilizado na linha Critrio da grelha de estrutura da consulta. 3. Na coluna Tipo de Dados, seleccione o tipo de dados para cada parmetro.

Para criar uma consulta que efectua clculos com base nos dados: Na maior parte das vezes, no so utilizadas tabelas para armazenar valores calculados com base em dados da mesma base de dados. Por exemplo, a tabela Detalhes da Encomenda no modelo Adamastor 2007 no armazena subtotais de produtos, uma vez que o subtotal de qualquer produto especfico calculado utilizando dados armazenados nos campos Quantidade, Preo Unitrio e Desconto da tabela Detalhes da Encomenda. Em alguns casos, os valores calculados podem ficar desactualizados, porque os valores em que se baseiam so alterados. Por exemplo, no aconselhvel armazenar a idade de uma pessoa numa tabela, porque, se o fizer, ter de actualizar o valor todos os anos; em vez disso, deve armazenar a data de nascimento e, em seguida, utilizar uma expresso numa consulta para calcular a respectiva idade. Utilize o seguinte procedimento para criar uma consulta que calcule subtotais de produtos com base nos dados da tabela Detalhes da Encomenda.
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Bases de Dados 1. Abra o modelo Adamastor 2007. 2. No separador Criar, no grupo Outros, clique em Estruturar Consulta. 3. Na caixa de dilogo Mostrar Tabela, no separador Tabelas, faa duplo clique em Detalhes da Encomenda. 4. Feche a caixa de dilogo Mostrar Tabela. 5. Na tabela Detalhes da Encomenda, faa duplo clique em Cdigo do Produto para adicionar este campo primeira coluna da grelha de estrutura da consulta. 6. Na segunda coluna da grelha, clique com o boto direito do rato na linha Campo e, em seguida, clique em Zoom no menu de atalho. 7. Na caixa Zoom, escreva ou cole o seguinte: Subtotal: ([Quantidade]*[Preo Unitrio])-([Quantidade]*[Preo Unitrio]*[Desconto]) Clique em OK. Este o campo calculado. O campo calculado multiplica a quantidade de cada produto pelo preo unitrio referente a esse produto, multiplica a quantidade de cada produto pelo preo unitrio e pelo desconto referente a esse produto e, em seguida, subtrai o desconto total do preo unitrio total. 8. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Executar. A consulta executada e, em seguida, apresenta uma lista de produtos e subtotais, por encomenda. 9. Prima CTRL+G para guardar a consulta e, em seguida, atribua-lhe o nome Subtotais de Produtos.

Para observar dados resumidos ou agregados: Quando utilizar tabelas para registar transaces ou armazenar dados numricos que ocorram regularmente, til conseguir rever esses dados em agregado como, por exemplo, somas ou mdias.
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Bases de Dados O Microsoft Office Access 2007 fornece uma nova funcionalidade, a linha Total, que lhe permite rever dados agregados simples numa folha de dados. Adicione uma linha Total consulta Subtotais de Produtos que criou no exemplo utilizando o seguinte procedimento: 1. Execute a consulta Subtotais de Produtos e deixe os resultados abertos na Vista da Folha de Dados. 2. No separador Base, no grupo Registos, clique em Totais. apresentada uma nova linha na parte inferior da folha de dados, com a palavra Total na primeira coluna. 3. Clique na clula da ltima linha da folha de dados denominada Total. Note que apresentada uma seta na clula. 4. Clique na seta para ver as funes de agregao disponveis. Uma vez que a coluna contm dados de texto, existem apenas duas opes: Nenhum e Contagem. 5. Seleccione Contagem. O contedo da clula alterado de Total para uma contagem dos valores da coluna. 6. Clique na clula adjacente (a segunda coluna). Note que apresentada uma seta na clula. 7. Clique na seta e, em seguida, clique em Soma. O campo apresenta uma soma dos valores da coluna. 8. Deixe a consulta aberta na Vista de folha de dados.

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Bases de Dados Para criar um relatrio utilizando a ferramenta de relatrio: A ferramenta de relatrio fornece a forma mais rpida para criar um relatrio, porque gera imediatamente um relatrio sem lhe pedir informaes. O relatrio apresenta todos os campos a partir da tabela ou consulta subjacente. A ferramenta de relatrio poder no criar o produto final e aperfeioado que o utilizador pretendia, mas bastante til como meio de consulta rpida dos dados subjacentes. Em seguida, pode guardar o relatrio e modific-lo na vista de esquema ou na vista de estrutura, de modo a servir melhor os objectivos do utilizador. 1. No Painel de Navegao, clique na tabela ou consulta na qual pretende basear o relatrio. 2. No separador Criar, no grupo Relatrios, clique em Relatrio. O Access cria o relatrio e apresenta-o na vista de esquema. Depois de ver o relatrio, pode guard-lo e, em seguida, fech-lo, bem como a tabela ou consulta subjacente que utilizou como uma origem de registos. Da prxima vez que abrir o relatrio, o Access apresentar os dados mais recentes a partir da origem de registos. Para criar um relatrio utilizando o Assistente de Relatrios: Poder utilizar o Assistente de Relatrios para ser mais selectivo relativamente aos campos que aparecem no relatrio. Poder tambm especificar a forma como os dados so agrupados e ordenados, bem como utilizar campos de mais do que uma tabela ou consulta, desde que tenha especificado de antemo as relaes entre as tabelas e consultas. Poder encontrar hiperligaes para mais informaes sobre como criar relaes na seco Consulte Tambm. 1. No separador Criar, no grupo Relatrios, clique em Assistente de Relatrios. 2. Siga as instrues nas pginas do Assistente de Relatrios. Na ltima pgina, clique em Concluir. Quando pr-visualiza o relatrio, v o relatrio tal como ir aparecer depois de impresso. Poder tambm aumentar a ampliao para maior detalhe.
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Bases de Dados Criar um relatrio utilizando a ferramenta de Relatrio em Branco: Se no estiver interessado em utilizar a ferramenta de Relatrio ou o Assistente de Relatrios, poder utilizar a ferramenta de Relatrio em Branco para criar um relatrio de raiz. Isto poder ser uma forma bastante rpida de criar um relatrio, especialmente se planear colocar apenas poucos campos no relatrio. O seguinte procedimento explica como utilizar a ferramenta de Relatrio em Branco: 1. No separador Criar, no grupo Relatrios, clique em Relatrio Em Branco. apresentado um relatrio em branco na vista de esquema, sendo que o painel Lista de Campos apresentado no lado direito da janela do Access. 2. No painel Lista de Campos, clique no sinal de adio junto da tabela ou tabelas que contm os campos que pretende ver no relatrio. 3. Arraste cada campo para o relatrio vez, ou mantenha premida a tecla CTRL e seleccione vrios campos arrastando-os de seguida para o relatrio em simultneo. 4. Utilize as ferramentas no grupo Controlos do separador Formatao para adicionar um logtipo, ttulo, nmeros de pgina ou a data e hora ao relatrio.

Para optimizar o relatrio na vista de esquema: Depois de criar um relatrio, pode facilmente optimizar a respectiva estrutura, trabalhando na vista de estrutura. Ao utilizar os dados reais do relatrio como guia, pode ajustar as larguras das colunas, reordenar as colunas e adicionar nveis de agrupamento e totais. Pode colocar novos campos na estrutura do relatrio e definir as propriedades do relatrio e respectivos controlos.

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Bases de Dados Para mudar para a vista de esquema, clique com o boto direito do rato no nome de relatrio no Painel de Navegao e clique em Vista de Esquema O Access mostra o relatrio na Vista de esquema. possvel utilizar a folha de propriedades para modificar as propriedades do relatrio e respectivos controlos e seces. Para apresentar a folha de propriedades, prima a tecla F4. Poder utilizar o painel Lista de Campos para adicionar campos da tabela ou consulta subjacente estrutura do relatrio. Para apresentar o painel Lista de Campos, efectue um dos seguintes procedimentos:

No separador Formatao, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

Prima ALT+F8.

possvel adicionar depois campos arrastando-os a partir do painel Lista de Campos para o relatrio. Para optimizar o relatrio na vista de estrutura Tambm possvel optimizar a estrutura do relatrio trabalhando na vista de estrutura. Poder adicionar novos controlos e campos ao relatrio, adicionando-os grelha de estrutura. A folha de propriedades oferece-lhe acesso a um grande nmero de propriedades que poder definir para personalizar o relatrio. Para mudar para a vista de estrutura, clique com o boto direito do rato no nome do relatrio no Painel de Navegao e clique em Vista de Estrutura O Access apresenta o relatrio na vista de estrutura. possvel utilizar a folha de propriedades para modificar as propriedades do prprio relatrio e dos controlos e seces nele contidos. Para apresentar a folha de propriedades, prima a tecla F4.
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Bases de Dados Poder utilizar o painel Lista de Campos para adicionar campos da tabela ou consulta subjacente estrutura do relatrio. Para apresentar o painel Lista de Campos, efectue um dos seguintes procedimento:

No separador Formatao, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

Prima ALT+F8.

Para adicionar controlos ao relatrio: Alguns controlos so criados automaticamente, tal como o caso do controlo de caixa de texto dependente, o qual criado aquando da adio de um campo a partir do painel Lista de Campos ao relatrio. Muitos outros controlos podem ser criados na vista de estrutura com as ferramentas do grupo Controlos no separador Estrutura.

1. Clique na ferramenta do tipo de controlo que pretende adicionar. Por exemplo, para criar uma caixa de verificao, clique na ferramenta Caixa de Verificao . 2. Clique na grelha de estrutura do relatrio onde pretende colocar o canto superior esquerdo do controlo. Clique uma vez para criar um controlo com dimenso predefinida ou clique e arraste o relatrio para criar um controlo com a dimenso pretendida. 3. Se no colocar o controlo correctamente primeira tentativa, pode mov-lo utilizando o seguinte procedimento: 1. Clique no controlo para o seleccionar. 2. Coloque o ponteiro do rato sobre o limite do controlo at que o ponteiro se transforme numa seta de quatro pontas . 3. Arraste o controlo para a localizao pretendida. 62-69

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Bases de Dados Para guardar a estrutura do relatrio:

1. Clique no Boto Microsoft Office Em alternativa, clique em Guardar Rpido.

e, em seguida, clique em Guardar. na Barra de Ferramentas de Acesso

2. Se o relatrio no tiver ttulo, escreva um nome na caixa Nome do Relatrio e, em seguida, clique em OK. Para guardar a estrutura do relatrio com um novo nome:

1. Clique no Boto Microsoft Office Como.

e, em seguida, clique em Guardar

2. Na caixa de dilogo Guardar Como, escreva o nome na caixa Guardar Relatrio em, seleccione Relatrio na caixa Como e, em seguida, clique em OK.

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Bases de Dados

Impresso em Srie (Utilizando o Microsoft Word)


Pode criar uma operao de impresso em srie utilizando o Assistente de Impresso em Srie do Microsoft Word. Este assistente tambm est disponvel a partir do Microsoft Office Access 2007 e permite-lhe configurar um processo de impresso em srie que utiliza uma tabela ou consulta numa base de dados do Access como a origem de dados para cartas de formulrio, mensagens de correio electrnico, etiquetas de correio, envelopes ou directrios. Este tpico explica como iniciar o Assistente de Impresso em Srie a partir do Access e a criar uma ligao directa entre uma tabela ou consulta e um documento do Microsoft Office Word 2007. Este tpico abrange o processo de escrita de cartas. Para obter informaes passo-a-passo sobre como configurar um processo de impresso em srie, consulte a Ajuda do Office Word 2007. Para utilizar uma tabela ou consulta como a origem de dados: 1. Abra a base de dados de origem e, no Painel de Navegao, seleccione a tabela ou consulta que pretende utilizar como origem de dados de impresso em srie. 2. No separador Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Mais em Impresso em srie com o Microsoft Office Word . e clique

O Assistente de Impresso em Srie do Microsoft Word iniciado. 3. Seleccione se pretende criar a ligao num documento existente ou num novo documento e, em seguida, clique em OK. 4. Se optar por ligar a um documento existente, na caixa de dilogo Seleccione um Documento do Microsoft Word, localize e seleccione o ficheiro e, em seguida, clique em Abrir. O Word iniciado. Dependendo da escolha do utilizador, o Word abre o documento que especificou ou um novo documento.

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Bases de Dados 5. No painel Impresso em Srie, em Seleccione o tipo de documento, clique em Cartas e, em seguida, clique em Seguinte: Iniciar documento para continuar para o passo 2. 6. No passo 2, clique em Seguinte: Seleccionar destinatrios. No passo 3, crie a ligao entre a origem de dados no Access e o documento do Word. Uma vez que iniciou o assistente a partir do Access, esta ligao criada automaticamente. Em Seleccionar destinatrios, note que Utilizar uma lista existente est seleccionado e o nome da origem de dados apresentada em Utilizar uma lista existente.

7. Clique em Editar a lista de destinatrios se pretender personalizar o contedo da tabela ou da consulta.

possvel filtrar, ordenar e validar os dados. Clique em OK para continuar. 8. Clique em Seguinte: Escrever a carta para continuar. Siga as restantes instrues no painel Impresso em Srie e, no passo 5, clique em Seguinte: Concluir a intercalao.
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Bases de Dados Outras formas de utilizar uma tabela ou consulta como a origem de dados: Existem formas adicionais de especificar uma tabela ou consulta como uma origem de dados. Por exemplo, possvel exportar a tabela ou a consulta do Access para uma base de dados ODBC, um ficheiro do Microsoft Office Excel 2007, um ficheiro de texto ou qualquer outro formato de ficheiro compatvel com o Word, e ligar depois ao ficheiro resultante utilizando o Assistente de Impresso em Srie do Microsoft Word. 1. Caso ainda no tenha exportado a tabela ou consulta, faa-o. No Access, no Painel de Navegao, seleccione a tabela ou consulta que pretende utilizar e, no separador Dados Externos, no grupo Exportar, clique no formato para o qual pretende exportar e siga as instrues. 2. No Word, se o painel Impresso em Srie no for apresentado, no separador Mailings, no grupo Iniciar a Impresso em Srie, clique na seta abaixo de Iniciar a Impresso em Srie e, em seguida, clique em Assistente de Impresso em Srie Passo a Passo. O painel Impresso em Srie aparece. 3. No passo 3 do painel Impresso em Srie, em Utilizar uma lista existente, clique em Procurar ou em Editar a lista de destinatrios. 4. Na caixa de dilogo Seleccionar Origem de Dados, especifique o ficheiro de dados que criou no Access e clique em Abrir. 5. Siga as instrues nas caixas de dilogo que se seguirem. Na caixa de dilogo Destinatrios da Impresso em Srie, reveja e personalize o contedo do ficheiro. Pode filtrar, ordenar e validar o contedo antes de continuar. 6. Clique em OK e, em seguida, clique em Seguinte: Escrever a carta no painel Impresso em Srie. Para mais instrues sobre como personalizar a impresso em srie, consulte a Ajuda do Word.

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Bases de Dados

Questes Prticas
Dicas para planificar uma base de dados de um livro de moradas? Permita que existam campos suficientes para que os registos contenham o maior nmero possvel de informao. Algumas pessoas podem ter acesso a mais informao que outras, tal como aos nmeros do telemvel ou do fax. Lembre-se que todos os registos tm de ter o mesmo nmero de campos. Se uma categoria particular de informao no se adequar a um registo, deixe o campo em branco para esse registo. Considere que a informao na base de dados ser ordenada, porque tem de estar num campo separado. Organize os dados para que sejam utilizados de formas diferentes. Por exemplo, se a base de dados for usada para imprimir formulrios de cartas, planifique a informao da morada para que a mesma base de dados seja usada para imprimir envelopes e formulrios de cartas. Substituindo o ttulo, o primeiro e o ltimo nomes em separado, o mesmo campo pode ser usado para imprimir o ltimo nome em ambas as moradas (Sr. Mrio Nobre) e a saudao do formulrio da carta (Caro Sr. Mrio). O Microsoft Outlook 2000 outra aplicao dentro do Microsoft Office 2000

Profissional. O Outlook um gestor de contacto que contm base de dados feitas para
nomes, moradas e outras informaes de contacto. Embora a base de dados das moradas dentro do Outlook no seja to flexvel como a base de dados do Access, pode ser mais fcil de usar para as necessidades bsicas de armazenar e reaver informaes para contacto. De que forma as bases de dados podem ser utilizadas? Pode-se introduzir o conceito de base de dados usando a analogia de um escritrio de armazenamento ou outros papis tradicionais da verso base de dados. Assegure-se que compreende perfeitamente os termos bsicos dados, registo, campo, base de dados e

ordenar. As Bases de Dados podem ser usadas em aulas de estudos sociais e cincias,
porque podem conter uma grande quantidade de informao que pode ser utilizada frequentemente. Outras reas de estudo podem tambm fazer uso das bases de dados, especialmente as reas em que a pesquisa importante e em que as informaes tm de estar disponveis e organizadas. Os alunos podem trabalhar em pequenos grupos para identificar os campos apropriados da base de dados, para recolher datas, para inventar perguntas, para analisar informao e para criar relatrios. As Bases de Dados tambm podem ser um instrumento til [continua]
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Bases de Dados Questes Prticas [continuao] para os professores, permitindo-lhes armazenar, ordenar e recuperar informao rpida e eficazmente. Quais as semelhanas e diferenas entre as Consultas e os Filtros? Quer as Consultas quer os Filtros podem recuperar um conjunto de registos de uma tabela seleccionada. A deciso para usar um filtro ou uma consulta depende de como os registos recuperados sero usados. Em geral, use um filtro para temporariamente ver ou editar um conjunto de registos num formulrio ou numa tabela. Use uma consulta para visualizar um conjunto de registos sem abrir, em primeiro lugar, um formulrio ou uma tabela, se for necessrio controlar quais os campos a serem visualizados nos resultados ou fazer clculos de valores em campos. Uma vez que as consultas podem ser guardadas, devem ser usadas se estes resultados obtidos forem utilizados no futuro.

Quais as maneiras de se movimentar atravs da tabela? Teclas


END HOME CONTROL CONTROL PAGE UP PAGE DOWN CONTROL CONTROL

Aco Vai para o fim do registo actual Vai para o incio do registo actual + END + HOME Vai para o ltimo campo do ltimo registo da tabela Vai para o primeiro campo do primeiro registo da tabela Vai para o incio da pgina Vai para o fim da pgina Desloca uma imagem para a esquerda Desloca uma imagem para a direita Vai para o registo anterior da tabela Vai para o prximo registo da tabela Vai para o campo anterior do registo Vai para o prximo campo do registo

+ PAGE UP + PAGE DOWN

SETA PARA CIMA SETA PARA BAIXO SETA PARA A ESQUERDA SETA PARA A DIREITA

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Bases de Dados Por que que os nmeros introduzidos com decimais arredondam automaticamente? O Access est programado para arredondar automaticamente decimais para o nmero inteiro mais prximo. Para mudar isto dentro de uma tabela, abra a tabela na Vista de Estrutura. Seleccione o campo que deve ser alterado. Na opo GERAL, clique em Tamanho do Campo e aparece uma seta. Escolha SIMPLES da lista. Simples uma abreviatura para

single precision number, e significa que o valor ser visualizado tal como introduzido.

O que significam termos como flat file e bases de dados relacionais? Um ficheiro flat uma base de dados que armazena, organiza e recupera informao de um ficheiro de cada vez. Os ficheiros flat so bases de dados simples, como as utilizadas nesta aula. Bases de Dados Relacionais so bases de dados em que mltiplos ficheiros esto ligados por um nico campo. Este campo identifica a relao entre as vrias tabelas de dados. Bases de Dados Relacionais podem ser muito complexas e especializadas. So normalmente usadas em grandes negcios e instituies para facturao, contabilidade ou inventariao.

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