El Balance General

Se dice por ah que sin finanzas sanas no hay empresa que perdure. Pero, realmente conoces las bases de la administracin financiera? La siguiente pieza para maximizar las utilidades de tu PYME se encuentra a un clic de distancia.
En el artculo anterior, hablamos del concepto de activos, pasivos y capital, elementos fundamentales de la administracin financiera de todo negocio. Ahora debemos aprender cmo interpretar estos elementos aplicados a nuestra propia empresa, mediante el reporte mejor conocido como "Balance General". El balance general es un estado contable que presenta la situacin financiera de un negocio a una fecha determinada, es decir, un reporte que nos indica con que recursos cuenta la empresa (activos), cunto dinero debemos (pasivos) y con qu capital contamos a una fecha especfica. Por ejemplo, observemos a dos empresas, cuyos balances totales se encuentran a continuacin. Ambas tienen un milln de pesos en activos, pero basados en sus pasivos, qu podemos decir sobre ellas? La empresa Peligro S.A., tiene activos que valen un milln de pesos (posiblemente inventarios, terrenos, mobiliario, etctera), pero los ha financiado con slo cien mil pesos de su propio capital y el resto con deuda. De esta forma, si Peligro S.A. quisiera liquidar sus deudas, debe vender parte de sus activos para poder pagar lo cual podra hacerla inoperante. Por esta razn, Peligro S.A. se encuentra seriamente endeudada y es muy probable que de seguir as, y s no se toman las decisiones adecuadas, quiebre en el corto plazo. En cambio Creciendo S.A. es una empresa en la que sus socios se han sabido administrar mejor, por lo que han constituido un capital de setecientos cuarenta mil pesos (mismo que pudieron hacerse a travs de aportaciones de sus socios y reinvirtiendo sus utilidades) y slo tienen deudas por doscientos sesenta mil pesos. Por esta razn, Creciendo S.A. tiene mayores oportunidades de seguir desarrollndose en el corto y mediano plazo. Pero dejemos por un momento a estas dos empresas y reflexionemos un momento: Conoces con certeza cul es la situacin actual de tu empresa? Si no es as, imprime el balance general de tu sistema contable o pdelo directamente a tu contador.

Reporte de balance general

Ahora bien, aunque la informacin del ejemplo anterior nos fue til, es importante saberla interpretar para que en realidad comencemos a tomar decisiones efectivas; es decir, tenemos que saber cmo estn integradas las cuentas de activo, pasivo y capital y que es lo que estas representan. Observa cmo se vera un Balance General detallado de Creciendo S.A.:

Para entender la situacin actual de la empresa es necesario entender cada uno de los componentes. Observa como los activos siempre sern iguales a la suma de pasivos ms capital. Esto lo explicamos a detalle en el artculo anterior. Comenzaremos con los activos, que representan todos los recursos con los que cuenta la empresa para realizar sus actividades diarias.

Caja. Representa el dinero en efectivo, es decir billetes y monedas en nuestro poder. Bancos. Es la suma de la disponibilidad que tenemos en todas las cuentas bancarias a favor de la empresa. Almacenes. Por este concepto se entiende todo aquello que se encuentra en el Inventario de mercancas de la empresa para posteriormente venderlo con un margen de ganancia. Clientes. Son las deudas que nos deben nuestros clientes, por las mercancas que ha vendido la empresa o servicios a crdito y del cual no tenemos ninguna garanta documental (pagars, etctera). Deudores Diversos. Son los adeudos que le deben al negocio por algn concepto distinto a la venta de mercancas o servicios, como por ejemplo, un prstamo personal. Edificios. Est constituido por el valor neto de los bienes inmuebles propiedad de la empresa. Equipo de Transporte. Est integrado por el valor neto de los equipos que utilizamos para transportar las mercancas o para realizar las actividades de la empresa como camionetas, camiones, automviles, etctera. Cabe mencionar que con el transcurso del tiempo, estos equipos se desgastan y pierden valor, situacin que se conoce como depreciacin.

Ahora es necesario conocer como se integran los pasivos, es decir los financiamientos externos que hemos utilizado para formar estos recursos.

Proveedores. Son los pasivos a favor de las empresas o personas a las que hemos comprado mercancas o servicios a crdito sin darles ninguna garanta documental. Documentos por pagar. Representa la suma de todos los documentos y ttulos de crdito a cargo del negocio, es decir, que este tiene que pagar, como letras de cambio, pagars, etctera. Acreedores diversos. Son todas las adeudos a las personas que les debemos dinero por una causa distinta a la compra de mercancas o servicios para la realizacin de nuestras actividades, como por ejemplo, la reparacin a crdito de un automvil. Impuestos por pagar. Son los impuestos de la empresa que estn pendientes de pago. Entre ellos se encuentran cuotas de INFONAVIT o del seguro social, predial, IVA, ISR, IETU y cualquier otro impuesto estatal. Acreedores hipotecarios. Son todas las obligaciones que se tienen pendiente de pagar con garanta de un bien inmueble (terrenos, edificios, locales comerciales, etctera).

La ltima fuente de financiamiento de los recursos de la empresa, lo integran las cuentas de capital.

Capital Social. Son los recursos que aportaron los socios o el dueo del negocio para iniciar la empresa. Utilidades retenidas. Son las utilidades de ejercicios anteriores y que fueron reinvertidas en el negocio para contar con mayor capital y poder crecer. Cabe sealar que algunos empresarios japoneses tienen como filosofa no retirar un solo peso y reinvertir todas las utilidades hasta que la empresa cumpla 20 aos.

Interpretando el balance general

La gran ventaja de saber interpretar el balance general reside en poder entender cmo se encuentra la situacin financiera de nuestra empresa en todo momento para poder tomar decisiones acertadas sobre como invertir nuestros recursos. Lo primero que debemos aprender a calcular es el capital de trabajo con el que cuenta la empresa, que no es otra cosa mas que el dinero que tiene el negocio para seguir operando, es decir, dinero para pagar la nmina, la renta, la luz, los telfonos y para comprar materias primas en la que no nos dan crdito y que necesitamos para producir nuestros productos. Se calcula como la diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante (en este ejemplo su importe es de 590,000). Cunto sera necesario tener ahorrado como capital de trabajo? En realidad depende de tus costos fijos y de la frecuencia con la que recibes ingresos, pero para la mayora de las PYMES, basta decir que sera recomendable contar con ahorros suficientes como para operar la empresa 2 o 3 meses sin considerar ingreso alguno. Ahora, tener ahorrado un monto superior a esto sera un desperdicio, ya que el dinero ocioso tambin cuesta (costo de oportunidad). Pero hablaremos ms

sobre esto en el futuro. Cundo deberamos comprar maquinaria, una nueva computadora o invertir en equipo de transporte? Preferiblemente, cuando tengamos excedentes, es decir, dinero suficiente como para comprar los activos sin gastarnos el capital de trabajo. De esta manera, no estaremos poniendo en riesgo nuestra negocio en el caso de un mala temporada, situacin a la que todos estamos expuestos. Como conclusin al estudio del balance general, podemos afirmar que esta es una herramienta indispensable para la toma de decisiones financieras de tu empresa. En nuestro prximo captulo, hablaremos de otro reporte igual de importante: el estado de resultados. Hasta pronto. Daniel Frias es Contador Pblico por la Universidad Nacional Autnoma de Mxico. Ha colaborado con empresas como Aeromxico, Constructora ICA y Grupo TEA en las reas de finanzas, auditora e impuestos. Actualmente brinda asesora fiscal, financiera y contable a diversas compaas en Mxico.