Automatizacion Sistema Facturacion Invent A Rio

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Automatizacin del sistema de facturacin e inventario de Impresiones Barra

Alcides P. Gonzlez Poveda alcidesgonzalez16@gmail.com
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Introduccin Aspectos generales del proyecto Diseo de la investigacin Resultados de la investigacin Presentacin del sistema actual Sistema propuesto Conclusiones y recomendaciones Bibliografa Anexos
INTRODUCCIN El desarrollo de sistema no es una actividad mecnica. No existen secretos mgicos para alcanzar el xito; tampoco hay herramientas, tcnicas o mtodos perfectos. Para conseguir la seguridad suficiente, han de dominarse las tcnicas precisas. Pero la aplicacin completa y consistente de dichas tcnicas an deja bastante lugar a la inspiracin. Independientemente del objetivo o funcionamiento de un negocio, todo miembro de una empresa habr de encontrarse en algn momento, con los analistas de sistemas, este no es ms que el que estudio los problemas y necesidades de una empresa para determinar cmo podran combinarse los recursos humanos, los procesos, los datos, las comunicaciones y la tecnologa para obtener mejoras en la empresa. Los sistemas de empresas apoyan, y a veces automatizan, las operaciones diarias. Los sistemas de informacin generan la informacin que ayuda a los directivos a resolver problemas y a tomar decisiones inteligentes. Los sistemas de empresa y de informacin evolucionan rpidamente para convertirse hoy da en un mismo sistema. Hay que tener presente que antes de estudiar el proceso de construccin de sistemas, es preciso comprender claramente el producto que se est intentando elaborar. Adems que lo que queremos es asegurar que los objetivos que establezcamos respondan a los problema y a las oportunidades que hemos descubierto en el sistema actual. Nuestro proyecto consiste en analizar el sistema actual de facturacin e inventario de mercanca de Impresiones Barra y hacerles una propuesta que automatice el sistema manual que llevan actualmente dndoles a conocer los beneficios de este sistema y los que les mejorar el surtido de mercanca, atencin al cliente y mayor eficiencia en la obtencin de los productos o artculos que estn por agotarse. Dicho proyecto consta de seis (6) captulos, el captulo primero constar de las generales del proyecto donde analizamos la situacin actual del sistema, su cobertura, alcances y los objetivos que nos llevaran a la solucin y mejoramiento del sistema actual, el segundo captulo contiene los instrumentos o herramientas a utilizar para recabar la informacin necesaria para el desarrollo de nuestro proyecto, un tercer captulo que es uno de los fuertes ya que consiste en el anlisis de los resultados obtenidos de las herramientas aplicadas a los usuarios y funcionarios de la empresa. Contiene un captulo cuatro que es la presentacin del sistema actual que contempla la empresa en el momento que nos adentramos en el anlisis del sistema, se detalla, se identifica la comunidad de usuarios, las entradas y salidas del mismo, adems la diagramacin de los DFDS del sistema, como el de contexto, general y de detalle, etc. El captulo quinto se nos hizo ms extenso ya que es la propuesta del sistema automatizado de facturacin e inventario de Impresiones Barra, donde tenemos que convencer porque es buena y necesaria la implementacin. Se realiz una serie de pantallas de cmo nos gustara que funcionar el sistema propuesto, adems se plantean los costos y beneficios estimados, las diferentes viabilidades, corroborando que nuestro proyecto es viable tanto tcnicamente, operativamente y econmicamente. Y por ltimo el captulo sexto que contiene las conclusiones, recomendaciones, anexos y bibliografa utilizada para la confeccin del proyecto. Esperando que nuestro proyecto sirva para generaciones futuros y para la resolucin del problema propuesto, le presentamos a continuacin el desarrollo del mismo. CAPTULO I ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO
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1.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA. Hoy tenemos un reto que forma parte de nuestro desarrollo profesional que es llevar a cabo el desarrollo de un proyecto de anlisis de un sistema de inventario de mercanca que en estos momentos se hace de forma manual en una micro empresa de la localidad. Resea Histrica: Impresiones Barra, nace de la idea de dos jvenes hermanos en emprender como dueos de su propio negocio que brindara a la comunidad soluciones de servicios de fotocopiado, imprenta, venta de artculos escolares y usos varios del computador, para as darse a conocer en el mercado. Dicha empresa comienza labores un 1 de febrero de 1997, junto a sus dueos y socios la Lic. Omaira Barra de Brugos y Lus Barra, en aquel momento la empresa solo contaba con ellos como colaboradores del negocio los cuales se turnaban para cubrir las horas de trabajo, poco a poco fueron integrando jvenes de la localidad y vecinos al local brindndoles una oportunidad de trabajo. Das tras da Impresiones Barra sigue actualizndose en vas de mejorar y poder ofrecer un mejor servicio a sus clientes y estos se sientan satisfechos, por lo que en estos momentos ofrecen servicio de cyber caf. Impresiones Barra est ubicado en el Corregimiento de Chitr cabecera, en la Barriada Santa Rita, frente al Centro Regional Universitario de Azuero, ms all de ser una empresa de servicios, la misma tambin es un apoyo a la comunidad ya que le da la oportunidad a personas ya sean vecinos o estudiantes a tener una oportunidad de trabajo y tomar experiencia que es tan importante en el desarrollo personal. 1.2 SITUACIN O ESTADO ACTUAL DEL PROBLEMA. El xito de una investigacin, encaminada a la solucin de un problema depende de un anlisis bien detallado, conciso y vers de toda la informacin utilizada para dicho anlisis, orientada siempre a un punto especifico el cual no podemos obviar si deseamos un resultado que determine la solucin de un problema. Consientes del problema que presentan muchas empresas de la regin en cuanto a la optimizacin, control y administracin de sus productos, un grupo de estudiantes de la Facultad de Informtica, Electrnica y Comunicaciones, especficamente de la Licenciatura en Informtica del Centro Regional Universitario de Azuero, hicimos nfasis especialmente en una empresa dedicada a diversos aspectos como lo son: Imprenta, servicio de Internet, venta de tiles escolares, de oficina y otros servicios como ventas al por mayor y menor, cuyo nombre es, Impresiones Barra. Actualmente Impresiones Barra lleva el inventario de mercanca manualmente, capturando y archivando las facturas de aquellos productos que compran a distribuidores o suplidores como el papel que lo piden va telefnica a una empresa en Panam la cual les factura y le enva la mercanca y luego la duea de Impresiones Barra procede ha realizar el deposito del dinero en un banco de localidad y enva va fax la copia del slip de depsito como constancia de cancelacin de la mercanca, otros productos como tarjetas de celular son compradas y pagadas ya sea en efectivo o cheque, otros materiales son comprados en Rodelag al crdito y el control que se lleva es que las facturas se tiene a la vista para ver la fecha de trmino de la mismas. Los productos o servicios que se venden en el local no tienen un tipo especifico de control es por ello que hemos decidido realizar un anlisis y brindar un propuesta en la confeccin de un sistema automatizado del inventario de los productos del local para as tengan un mejor aprovechamiento de ellos y puedan llevar un control de la mercanca con que cuentan y en cierto modo brindar un mejor servicio con el surtido de la mercanca. Se surte la mercanca cuando se agotan, algo que notamos que les pasa muy frecuente que por no llevar un control de los artculos de uso del local como por ejemplo: los toner de las impresoras y fotocopiadoras en muchos de los casos pasan todo un da sin poder ofrecer el servicio de fotocopiado por que se quedan sin tinta para realizar las impresiones y de repente esto se da por no llevar el control de cada cierto tiempo se debe cambiar los toner, es aqu donde nos llamo la atencin del porque brindarles un anlisis de su sistema inventario. Impresiones Barra adems cuenta en su local con una pequea refresquera en donde venden sodas, galletas, paletas, helados, galletas saladas, confites, etc., esta es surtida un vez a la semana o dependiendo de la cantidad de productos que se tenga, si hay suficiente puede que se compre de quince en quince das, corriendo el riesgo que se agoten los productos. 1.3 SUPUESTOS GENERALES. Con la automatizacin y el mejoramiento del inventario de mercanca de Impresiones Barra se organizar y mejorar el funcionamiento, rendimiento y productividad de los insumos de la empresa. 1.4 OBJETIVOS. 1.4.1 OBJETIVO GENERAL.
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Automatizar el sistema de inventario de Impresiones Barra de tal forma que se haga ms fcil el conteo de la mercanca existente para la venta. 1.4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS. Reconocer la utilidad y la necesidad de realizar inventarios en la empresa. Mejorar el sistema de inventario con la finalidad de conocer el estado de mercanca de la empresa. Garantizar la eficiencia del sistema de inventario automatizado. Organizar el sistema de inventario de tal manera que se tenga disponible la cantidad de artculos en existencia. 1.5 DELIMITACIN ALCANCE O COBERTURA. 1.5.1 DELIMITACIN. Automatizar el inventario de mercanca en Impresiones Barra. 1.5.2 ALCANCE O COBERTURA. El local Impresiones Barra est ubicado en Calle Pastor Sols, Barriada Santa Rita, Provincia de Herrera, Repblica de Panam, colinda con el Centro Regional Universitario de Azuero y el Ministerio de Vivienda. 1.6 RESTRICCIONES Y/O LIMITACIONES. 1.6.1 RESTRICCIONES. Debido a inconvenientes por el horario se nos ha resultado difcil recavar informacin relevante para el desarrollo de dicho anlisis. La duea del local es la nica persona que conoce sobre la mercanca que se compra, es por ello que se debe esperar hasta conversar con ella para retroalimentarnos sobre el proceso en si de la empresa. 1.6.2 LIMITACIONES. No hay mucho material escrito sobre el negocio. La informacin de facturacin de mercanca que se compra para vender al pblico no se encuentra organizada. 1.7 JUSTIFICACIN DEL PROYECTO. 1.7.1 IMPORTANCIA. La realizacin de investigaciones nace de una necesidad humana para adquirir bienes o servicios y mejorar su calidad de vida. Las investigaciones surgen de las necesidades individuales y colectivas de las personas. Son ellas las que importan, satisfacer a travs de una adecuada asignacin de los recursos, teniendo en cuenta la realidad social, cultural, geogrfica y poltica en que la investigacin pretende desarrollarse. La realizacin de nuestro proyecto basa su importancia en la automatizacin del sistema de inventario de impresiones Barra con la finalidad de modernizar la forma como se capturan las entradas y salidas de insumos que son la materia prima de la empresa netamente de servicios. En lo personal la realizacin de dicho anlisis de inventario nos llevar a la comprensin de los elementos que se ven involucrados y son necesarios para que el negocio funcione en vas al crecimiento y se conozca en un momento dado el estado real del negocio. El inventario de mercanca dentro de esta empresa es importante porque ste no es ms que la suma de aquellos artculos tangibles de propiedad disponibles para la venta y de uso del mismo local. Un inventario permite conocer las existencias de mercancas y los activos fijos, que son una informacin clave para adelantar una gestin comercial cada vez mejor. El punto de partida de la contabilidad del negocio es tener las cuentas claras, es decir, un inventario, en saber qu cosas tengo, qu cosas hacen parte del negocio y de qu tipo son en un determinado momento. Adems determinar o clasificar los tipos existentes de mercanca 1. La mercanca o productos disponibles para la venta. 2. Los elementos que se hacen necesarios para que el negocio funcione y que no estn para la venta. Es por esto y muchas razones ms que nos decidimos a ser el anlisis y la automatizacin del sistema de inventario de Impresiones Barra. 1.7.2 APORTE. El desarrollo y anlisis de la investigacin enriquecen de un modo u otro el logro de muchos objetivos, los cuales representan aportes significativos a la empresa, la comunidad y a uno mismo como analista o persona. Aportes tales como la automatizacin, la cual contempla diversos aspectos como lo son la rapidez, eficiencia y mejor administracin de los recursos disponibles en la empresa conllevan sin duda al
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logro de muchas metas establecidas y a un mejor posicionamiento a nivel geogrfico, de modo as que el usuario se sienta satisfecho por una mejor atencin, lo cual es sin duda un aporte del sistema a la empresa. No solo la empresa se ve mejorada en cuanto al mejor desempeo de sus empleados, debido a las aportaciones que ofrece el sistema ya automatizado. Sin duda alguna la comunidad se ve beneficiada por el rpido desempeo de un sistema automatizado el cual conlleva que el usuario que forma parte directamente de la comunidad se sienta satisfecho lo cual es sin duda un significativo aporte a la comunidad. El desarrollo de un sistema de tipo automatizado no solo beneficia directamente a la comunidad o a la empresa, si no tambin a uno mismo como analista o persona ya que sin duda el ver como una empresa en conjunto con la sociedad avanzan de manera determinada en cuanto a desarrollo como a atencin centralizada influyen en si mismo para seguir aportando nuevas experiencias, tecnologas y otras ciencias que de un modo u otro se harn sentir en el desarrollo de toda empresa destinada a la comunidad o sociedad. Como analista o persona el ver que un sistema analizado, desarrollado e implementado ofrezca frutos provechosos a una empresa como a la sociedad es sin duda un logro, el cual equilibrado con otros beneficios o aportes logran crear en el analista una mentalidad ms abierta, concreta, siempre encaminada a ayudar y no a sacar beneficios lucrativos por una profesin determinando as el cumplimiento de muchas metas o actividades de modo que tanto las sociedad como la empresa den el 100 % de sus desempeos. El realizar este proyecto nos llena de muchas expectativas ya que como profesionales que somos y en formacin continua del mismo, son de mucho provecho hacer estos trabajos ya que se aprenden cosas nuevas que de una manera u otra no estn escritas en un libro sino que con la experiencia y la convivencia con otras personas nos llevan a lograr metas y as mismo ponernos retos que nos motiven y nos den vivencias nuevas y aportes a la comunidad, con nuestros conocimientos en la solucin de problemas en este caso informticos ya que brindaremos una propuesta de automatizacin del inventario de mercanca de Impresiones Barra con la finalidad de mostrarles los beneficios que adquirirn al llevar un mejor manejo de su inventario de mercanca de forma automatizada. CAPTULO II DISEO DE LA INVESTIGACIN 2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. El inventario de mercanca de la empresa es realizado manualmente mediante el uso de tarjetas donde se escriben las entradas y salidas de las facturas de clientes de crdito, y tambin de aquella mercanca comprada por el negocio a crdito. No cuentan con un sistema de inventario automatizado, ni tampoco con un inventario detallado de los productos, lo cual creemos que puede afectar el crecimiento y desarrollo econmicos de la empresa ya que hace falta ms control en lo que se tiene en existencia en el local. El inventario en una empresa es determinante ya que controla de una forma u otra los procesos de entrada y salida de la mercanca, adems se mantiene en un orden y a la hora de adquirir nuevos productos se obtienen aquellos que tienen mas demanda en el local y ofrecen mejores ganancias al local y a los clientes. Evidentemente la creacin de un sistema de inventario ya sea automatizado o manual requiere de un anlisis bien detallado y concreto que determine la perspectiva del problema, es decir por qu ocurre?, Cundo ocurre? Y cules son sus efectos en el desarrollo de los procesos de una empresa. 2.2 FORMULACIN DE SUPUESTOS. Basados en el supuesto general y que es apuntador para realizar estos podemos decir: Se mejorar la captura del inventario de productos. Se controlar la entrada y salida de la mercanca que se compra para la venta y uso del local. Se Facilitar los pedidos de la empresa. Con la realizacin de un buen inventario de la mercanca ayudaremos con el mejor manejo de la contabilidad del negocio. 2.3 INSTRUMENTACIN. POBLACIN. Consiste en un conjunto de elementos, seres o eventos, concordantes entre s en cuanto a una serie de caractersticas, de distinta clasificacin de los cuales se desea obtener alguna informacin. Para realizar un buen anlisis debemos buscar informacin en todas aquellas personas que nos la pueden brindar es por ello que tenemos que utilizar aquellos instrumentos que nos permitan saber lo que piensan sobre el inventario o ms bien si a la hora de ir a la local consiguen lo que busca.
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Nuestra poblacin estimada ser mas o menos de 500 personas y es con esta que calcularemos la muestra que debemos aplicar para recopilar informacin valiosa que se pueda tabular para dar con la solucin y la implementacin del inventario de mercanca automatizado de Impresiones Barra. MUESTRA. Es un subconjunto, extrado de la poblacin, (mediante tcnicas de muestreo) cuyo estudio sirve para inferir caractersticas de toda la poblacin. La formula utilizada para calcular la muestra es: ZpqN n = NE+Zpq Significado de las Variables utilizadas en la frmula. n = Tamao de la muestra. Z = Es el nivel de confianza. p = Es la Variabilidad positiva. q = es la variabilidad negativa. N = tamao de la poblacin. E = precisin o error.
2.3.1 CUESTIONARIO. Este instrumento utilizado para la recoleccin de datos valiosos no es ms que una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especfica. Con la aplicacin del mismo recavaremos informacin de distintas clase de personas en nuestro caso estudiantes de escuelas, colegios, universitarios y personas de la localidad que por un motivo u otro asisten al local en busca de un producto o servicio que necesitan, y por lo que esta informacin recopilada ser de gran ayuda para nuestro proyecto de anlisis. 2.3.1.1 ELEMENTOS DEL CUESTIONARIO. Los elementos que nos ayudarn en la confeccin de cuestionario para la realizacin de dicho trabajo investigativos son: Productos, Servicios, Manejo de inventario, Clientes, Equipo informtico, Colaboradores. 2.3.1.2 PROCEDIMIENTO PARA SU REALIZACIN. Nuestro cuestionario o encuesta ser aplicado a los clientes que asistan a Impresiones Barra, en donde queremos buscar investigar que tipo de cliente es el que frecuentemente visita el lugar y cuales son los productos que ms salida tienen y an ms verificar si se sienten satisfecho con el sistema de Impresiones Barra de control de mercanca, el cuestionario tendr una cantidad 6 de cuestionamientos. Contar de preguntas cerradas, abiertas ya que para efecto de tabular las respuestas son ms fciles las preguntas cerradas. 2.3.2 ENTREVISTA. Esta herramienta consiste bsicamente en reunirse una o varias personas y cuestionarlas en forma adecuada para obtener informacin. Utilizaremos esta tcnica para obtener datos consistentes mediante el dilogo o conversacin para conseguir datos que nos ayuden al mejor manejo de informacin veraz y concisa que nos proporcionar la duea del establecimiento. 2.3.2.1 SELECCIN DE LOS ELEMENTOS DE LA ENTREVISTA. Los elementos que nos ayudarn a indagar y buscar una informacin ms all que nos ayude a la realizacin de nuestro proyecto tomando datos en la entrevista con la Lic. Omaira Barra de Burgos son: Historia, Cantidad de colaboradores,
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Jornadas de trabajo, Productos, Servicios, Visin, Planes futuros. 2.3.2.2 PROCEDIMIENTO PARA SU REALIZACIN. La entrevista ser dirigida a la Duea del local, en donde buscamos pues que la misma nos haga un relato de cmo empez la idea de una empresa, los servicios con que cuenta, los planes a futuros, qu le gustara mejorar de Impresiones Barra, qu ha sido lo ms importante y como ha ayudado a la comunidad donde se encuentra ubicada. 2.3.3 OBSERVACIN. Es un instrumento muy utilizado en la actualidad para la obtencin de informacin, donde uno se sumerge en el problema para observar detenidamente el proceso, anomala ms de cerca. Con la utilizacin de esta tcnica de investigacin nos ponemos en contacto con el fenmeno o hecho que analizamos para sacar informacin, tratando de forma discreta realizar la observacin para que la informacin no se contamine ya que cuando las personas suelen saber que se les observan hacen cosas que normalmente no realizan, es por ello que hay que hacerla de forma cuidadosa y evitar que la persona que se observa no se entere para que la observacin de mejores resultados que nos ayuden a reconocer el problema o las causas del mismo. 2.3.3.1 MTODOS DE OBSERVACIN. La observacin que realizaremos es una combinacin de la observacin directa e indirecta ya que estaremos en contacto con el problema o situacin a mejorar, ser participante porque nos adentraremos para conocer y tratar desde cerca con el objeto investigado y la observacin la realizaremos como un equipo de trabajo que somos y como nos trasladaremos al lugar pues la observacin ser de campo. Cuando realicemos la observacin utilizaremos una ficha de observacin para as poder obtener datos que nos ayuden en la confeccin del anlisis y mejoramiento del inventario de mercanca de Impresiones Barra. 2.3.3.2 ASPECTOS O CONDUCTAS A OBSERVAR. Las conductas o aspectos que observaremos es la realizacin y tipo de inventario o control que se aplica para saber con qu mercanca se cuenta, cmo la manejan o llevan, adems ver las debilidades y fortalezas con que cuentan para el mejor servicio y atencin a los clientes que asistan a Impresiones Barra, empresa de servicios de la localidad. 2.3.4. REVISIN DE DOCUMENTOS. Para la confeccin y anlisis de nuestro trabajo acudimos a varias fuentes para obtener informacin concerniente a inventario de mercanca, buscamos libros, utilizamos la herramienta Internet y personas con conocimientos de temas de contabilidad para que nos apoyaran en una retroalimentacin sobre que significa o es un sistema de inventario y este como puede ser llevado, la meta de nosotros es ofrecerle una propuesta a la duea de Impresiones Barra de automatizar su sistema de inventario para que la misma controle con la ayuda de su secretaria y personas que la ayudan en el desenvolvimiento del local a llevar un orden y un proceso de la mercanca con que cuenta el local para uso y para la venta. a) Fuentes de Informacin Primaria. Fueron los artculos e informes que revisamos que tuvieran teora sobre inventarios de mercanca para as guiarnos y ver ms o menos el formato y poder sacar definiciones que nos ayudaran a la mejor comprensin del tema. Tesis: Best, L. (2005). Modernizacin de la Finca La Esponja para la cra de ganado. Tesis de Licenciatura no publicada, Universidad de Panam, Facultad de Administracin de Empresas y Contabilidad, Chitr, Herrera, Panam. b) Fuentes Electrnicas. Aqu revisamos un diccionario electrnico para seleccionar algunas palabras de referencia que ayudan a conocer el proceso de inventario y de administracin de un negocio. Direccin que buscamos para encontrar dicha informacin: La Pgina es: Glosario de Trminos Contables. Informacin http://www.geocities.com/Eureka/Office/4595/glosacont.html Utilizamos el Internet para obtener informacin ya que en esta herramienta se encuentre gran cantidad de informacin que hay tambin que corroborar que sea cierta y confiable es por ello que no dejamos de la
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mano la utilizacin de libros y personas que conocieran del tema para que nos ayudaran en la bsqueda de informacin. Los motores de bsquedas utilizados fueron los siguientes: www.google.com www.altavista.com www.emgister.com 2.4 TIPO DE INVESTIGACIN. Desde el momento en que el hombre se enfrent a problemas y frente a ellos empez a interrogarse sobre el porqu, cmo y para qu, con esta indagacin sobre las cosas, de una manera embrionaria, comenz lo que hoy llamamos investigacin. La investigacin es un procedimiento reflexivo, sistemtico, controlado y critico que tiene por finalidad descubrir o interpretar los hechos o fenmenos, relaciones o leyes de un determinado mbito de la realidad. La investigacin que realizaremos es de tipo descriptiva, donde confeccionaremos un estudio el cual ser documentado mediante la utilizacin de los instrumentos para obtener informacin como los son la entrevista, cuestionario, observacin y la revisin de documentos que nos aporten material para la realizacin de dicho anlisis investigativo. 2.4.1 DEFINICIN DE INVESTIGACIN DESCRIPTIVA. La investigacin Descriptiva es la caracterizacin de un hecho, fenmeno o grupo con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Adems consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a travs de la descripcin exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su propsito no se limita a la recoleccin de datos, sino a la prediccin e identificacin de las relaciones que existen entre dos o ms variables. 2.4.2 JUSTIFICACIN. Con la llegada de la Informtica muchos cambios se han producido en los diversos sectores del pas, ms an en las empresas y sus diferentes departamentos, ya que la Informtica tiene el potencial de contribuir al mejoramiento de la calidad de las actividades o procesos que se realizan con la utilizacin de tecnologa. Sustentamos que nuestra investigacin es descriptiva por que haremos una recopilacin de las caractersticas de nuestro problema u objeto de estudio para llegar a la solucin del mismo, presentado una propuesta a Impresiones Barra, en donde exponemos porque es necesario realizar un mejor control de la mercanca que se tiene en dicho negocio y que la misma ayude al establecimiento a controlar y obtener mayores ganancias. Mantener un inventario (existencia de bienes) para su venta o uso futuro es una prctica comn en el mundo de los negocios. Las empresas de venta al menudeo, los mayoristas, los fabricantes y an los bancos por lo general almacenan bienes o artculos. En una empresa pequea que es el caso nuestro, el administrador puede llevar un recuento de su inventario y tomar decisiones. Sin embargo, podemos notar que no se lleva un control, es por ello que la utilizacin de un sistema de administracin de inventario puede ser la solucin para el eficiente manejo de la mercanca en el local. Es descriptiva nuestra investigacin porque describimos en detalle las caractersticas de nuestro objeto de estudio que es la realizacin de inventario de mercanca en el local. 2.5 GLOSARIO DE TRMINOS. Acreedor: Una persona o empresa con quien se tiene un adeudo. Activo: Una propiedad o recurso econmico posedo por un individuo o empresa. Activo Circulante: El efectivo o cualquier activo que se espera, se va a realizar en efectivo o se va a consumir dentro de un ao o dentro de un ciclo de operacin del negocio (el periodo ms largo de los dos). Activo Fijo: Los activos tangibles que tienen vida relativamente larga y que se utilizan en la produccin o venta de otros activos o servicios. Activo Intangible: El activo que no tiene existencia fsica, cuyo valor radica en lo derechos conferidos como resultado de la titularidad y propiedad de los mismos. Balance General: Un estado financiero que muestra los activos, los pasivos y el capital contable de una empresa a una fecha especfica.
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Cheques en Circulacin: Cheques que se han expedido, registrado y enviado o entregado a sus
beneficiarios, pero que no han sido recibidos por el banco, ni pagados, ni devueltos. Cheques Pagados Cancelados: Cheques pagados por el banco y que fueron cancelados mediante perforacin o estampado de sello. Cliente: El comprador de algo. Cuenta: El medio contable utilizado para registrar y resumir los aumentos y disminuciones. Cuenta de Retiros: La cuenta utilizada para registrar los retiros del negocio que hace su propietario, sea en efectivo o en otros activos, para su uso personal. Cuenta por Cobrar: Una cantidad que se tiene derecho a cobrar a un deudor por concepto de bienes o servicios vendidos a crdito. Cuenta por Pagar: Una deuda que se tiene con un acreedor, por la compra a crdito de bienes o servicios. La forma utilizada para resumir una transaccin, o su aprobacin, su registro y su pago. Descuento sobre Ventas: Los descuentos que se otorgan en las ventas de mercancas. Descuentos sobre Compras: Los descuentos aprovechables sobre la mercanca comprada para revenderse. Deudor: Una persona o empresa que tiene adeudos con nosotros. Factura: El documento que detalla los artculos vendidos, as como los precios, el nombre del cliente y los trminos de venta. Gasto: Bienes o servicios consumidos en la operacin de una empresa. Gastos Generales y de Administracin: Son los gastos generales de oficina, los del departamento de contabilidad, los de personal y los de crdito y cobranzas. Ingreso: Activos recibidos, no necesariamente en efectivo, a cambio de los bienes y servicios vendidos o prestados. Inventario de Mercancas: Las mercancas que se tienen en existencia, an no vendidas, en un momento determinado. Mtodo de Inventarios de Detallistas: El mtodo utilizado para estimar el inventario final, basado en la razn del costo de la mercanca disponible para la venta respecto al pecio de venta marcado de esa misma mercanca. Mtodo de Inventarios de la Utilidad Bruta: El procedimiento para estimar el valor del inventario final, en el cual el costo de las ventas estimado, basado en porcentajes pasados de utilidad bruta, es restado del costo de la mercanca disponible para la venta. Nota de Abono: El comprobante que se enva para notificar que el negocio remitente ha abonado en sus registros la cuenta del destinatario. Pagars: Una promesa incondicional, por escrito, de pagar una suma determinada de dinero a la vista o a una fecha futura fija o determinable. Pedido: La forma comercial utilizada para solicitar la venta de artculos a un proveedor. Periodo de Crdito: El periodo que se concede para liquidar el importe de los bienes o servicios vendidos o prestados a crdito. Procesamiento de Datos Automatizado: El procesamiento de datos sin intervencin humana. Requisicin de Compras: La forma utilizada dentro de un negocio, mediante la cual se solicita al departamento de compras que compre los artculos que sean necesarios. Saldo de una Cuenta: La diferencia entre los aumentos y las disminuciones registrada en una cuenta. Sistema Contable: Conjunto de formas, registros, reportes y procedimientos utilizados por un negocio para registrar sus transacciones y para enterarse de sus efectos. Sistema de Inventario Peridico: Un sistema de inventarios en el que peridicamente se determina el costo de los artculos en existencia, an no vendidos, mediante el recuento de las unidades de cada tipo de producto en existencia, multiplicando despus la cantidad por su costo, para luego proceder a sumar los costos de los diversos tipos de productos. Sistema de Inventarios Perpetuos: Sistema en el que se lleva un registro individual para cada producto almacenado y que incluye las unidades en existencia al principio, las unidades compradas,
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las unidades vendidas y el saldo en existencia, despus de cada una de las compras y de las ventas. CAPTULO III RESULTADOS DE LA INVESTIGACIN
UNIVERSIDAD DE PANAM CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE AZUERO FACULTAD DE INFORMTICA, ELECTRONICA Y COMUNICACIN LICENCIATURA PARA LA GESTIN EDUCATIVA Y EMPRESARIAL
Cuestionario aplicado a los usuarios del local Impresiones Barra. Propsito: recavar informacin relevante que nos ayude a la confeccin de nuestro trabajo de anlisis del sistema de inventario de mercanca de dicho local. Nota: Marque con un gancho en la casilla que usted crea conveniente. Le agradecemos muy cordialmente que responda con mucha responsabilidad y veracidad 1. Con que frecuencia visita usted Impresiones Barra: Siempre A veces Poco Nunca
2. Qu tipo de usuario es usted: Estudiante Particular Institucin 3. Considera usted que la atencin de Impresiones Barra es: Excelente Buena Regular Deficiente
4. Considera usted que la Empresa Impresiones Barra cuenta con un buen surtido de mercanca. Excelente Bueno Regular Deficiente
5. Que tiempo le toma realizar un pago de un artculo comprado en Impresiones Barra. 3 a 5 min 5 a 8 min 8 o ms min
6. Qu artculos o servicios compra o utiliza frecuentemente: Plumas Borradores Pilotos Minas Internet Copias Libretas Cuadernos Lpiz Sticker Sodas Impresiones Hojas Imprenta Tarjetas de celular Cintas Galletas Revistas.
7. Al solicitar un artculo cuentan con el: Siempre Pocas veces Nunca Gracias por la atencin e informacin suministrada
UNIVERSIDAD DE PANAM CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE AZUERO FACULTAD DE INFORMTICA, ELECTRONICA Y COMUNICACIN LICENCIATURA PARA LA GESTIN EDUCATIVA Y EMPRESARIAL
FICHA DE OBSERVACIN
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El sistema inventario de mercanca de Impresiones Barra Objeto: Realizacin del Sistema de Inventario en Impresiones Barra. Objetivo: Observar el manejo del Sistema de inventario. Elementos a Observar: 1. El Sistema de Inventario utilizado en Impresiones Barra es el adecuado: Excelente Bueno Regular Deficiente ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ____________________ 2. El manejo del inventario de mercanca en Impresiones Barra est automatizado: Si No
3. Qu mercancas controla el sistema de inventario: tiles escolares tiles de oficina otros ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ____________________ 4. El Servicio de Internet de impresiones Barra esta controlado por el sistema de inventario: Si No ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ____________________ 5. Los tiles o productos de uso de Impresiones Barra son contemplados dentro del inventario de mercanca existente en el local. Si No
UNIVERSIDAD DE PANAM CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE AZUERO FACULTAD DE INFORMTICA, ELECTRNICA Y COMUNICACINES LICENCIATURA EN INFORMTICAPARA LA GESTIN EDUCATIVA Y EMPRESARIAL CUESTIONARIO PARA LA REALIZACIN DE LA ENTREVISTA Entrevistado: Lic. Omaira Barra de Burgos. Entrevistadores: Sonia Garrido, Alcides Pablo Gonzlez, Marlenys Garca, Yamicelys Castro Preguntas 1. Cuntenos una resea histrica de su negocio desde sus inicios hasta hoy da? 2. Que la motivo a usted a convertirse en empresaria y a realizar un puesto de venta? 3. Con cuntos empleados cuenta en su negocio? 4. Cules son las jornadas de trabajo? 5. Cada qu tiempo y como surte su negocio? 6. Adems del caf Internet que otros servicios ofrece? 7. Qu tipo de control o como usted lleva el inventario de la mercanca que usted tiene en su local? 8. Si usted tuviera que cambiar algo de su negocio que sera? 9. Lleva un control de las ventas diarias? 3.1 Cuestionario. Grfica #1. Con qu frecuencia visita usted Impresiones Barra?
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ANLISIS. Primeramente mencionaremos en porcentaje los valores representados en la grfica, las 21 personas representan el 31.3% que visitan siempre el local, las 33 personas que contestaron que a veces representan el 49% y las 13 que asisten poco representan el 19.7% del total de la poblacin encuestada. Para recabar informacin es positivo el 31,3% por qu se puede apreciar que el local tiene pblico suscrito pero debe captar a aquellas personas que asisten a veces ya que es una poblacin considerable son el 49% de esta encuesta. Para recolectar datos que nos ayudarn a mejorar el sistema de inventario de Impresiones Barra, tenamos que saber con qu frecuencia el usuario visita el local, sta pregunta es interesante, y refleja que los usuarios son de pasadas y que van solo con un objetivo encontrar el producto que buscan, por lo que nos dimos cuenta que son clientes ocasionales, por lo que el negocio debe proponerse en mercadear ms el local y dar a conocer toda la gama de servicios y productos que ofrecen y an mas mejorar el control de mercanca que tienen. Grfica #2. Qu tipo de Usuario es usted?
ANLISIS. Las 61 personas encuestadas representan el 91% de poblacin estudiantil que asiste al local, cuatro usuarios fueron personas particulares que por algn motivo asisten a la local ya sea en busca de artculos de uso personal o artculos escolares y estos slo representan el 6% del total de los encuestados, un 3% eran usuarios de instituciones.
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Al realizar la encuesta fue notorio que la poblacin de usuarios que asiste al local es estudiante, por lo cual creemos que la atencin y mercanca est ms bien encaminada a ellos; obviamente asisten otros usuarios, porqu tambin hay mercanca como revistas, perfumes, carteras, prendas que son de agrado de todos pero que no se controlan en la surtida y que puede que hoy haya como que no, entonces en esos momentos que la mercanca es escasa, se pierde una venta y un cliente. Grfica #3. Considera usted que la atencin de Impresiones Barra es:
ANALSIS. En la evaluacin o tem excelente 5 personas contestaron y esto representa el 7.46% del la poblacin, en el tem buena obtuvo una valoracin de 38 personas que vienen representando el 56,72% una ponderacin buena para el local, y 19 de los encuestados respondieron que la atencin es regular mostrando as en la grafica un 28.36%, y con 5 personas que solo les para deficiente la atencin y estos vienen representando slo, pero que significan mucho a la larga el 7.46%. Notamos que son muy complacientes, pero hay ciertas cosas que deben mejorar e ir anotando aquellos productos que los clientes buscan y ven que ellos no captan al cliente por no tenerlo, analizar si son rentables y as poder contrarrestar a la competencia. Una buena atencin asegura clientela, ordenando el negocio se logran frutos provechosos y que ayuden a generar mejores ganancias tanto econmicas como personales. Grfica #4. Considere usted que la Empresa Impresiones Barra cuenta con un buen surtido de mercanca.
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En cuanto al surtido de mercanca al analizar los resultados y graficarlos se puede observar que las 3 personas representan un 4.48% en la barra de deficiente, las otras 15 representan el 22.39% que contestaron que el surtido de mercanca es regular, pero Impresiones Barra segn lo reflejado por clientes que fueron encuestados y que estos representan 39 personas o sea un 58.21% considera que es bueno, y 10 de 67 personas encuestadas contestaron que es excelente representando en este anlisis un 14.92%. Si bien es cierto que la encuesta arroj que si cuentan con un buen surtido de mercanca, como grupo que analizamos y hemos utilizado una serie de herramientas para recabar informacin, nos damos cuenta que tienen mucha mercanca que no tiene salida ni mucho menos clientela, en cambio con aquellos servicios que si tienen mucha acogida y que de repente son el fuerte de la empresa en muchas de las ocasiones no lo tienen en existencia y nos percatamos que el inventario falla. Grfica #5. Qu tiempo le toma realizar un pago de un artculo comprado en Impresiones Barra.
ANLISIS. En este grfica mostramos en porcentaje el tiempo en que demora hacer un pago de un articulo comprado en Impresiones Barra, de 67 encuestados, 43 respondieron de 3 a 5 minutos, lo cual es un 64.18%, 17 personas de 5 a 8 minutos, un porcentaje de 25.37% consideramos que algo elevado, y 7 personas coinciden en 8 o ms minuto que hay que esperar para pagar el articulo con un porcentaje de 10.45%.
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La grfica muestra un porcentaje de aceptacin en cuanto al pago de un artculo comprado, pero hay que tener en consideracin que se hubiera un personal solo encargado de cobrar y otro para atender fuera mucho ms rpido y as se pudiese satisfacer a la clientela ya que hubieron sugerencias en cuanto a la cantidad de personal para atender ya que si usted iba a pagar solo un lpiz haba que esperar que la muchacha se desocupar para que cobrara. Grfica #6. Qu artculos o servicios compra o utiliza frecuentemente?
ANLISIS. El fuerte hoy da de Impresiones Barra es el Internet, las impresiones, tiles escolares entre otras, por lo que siempre debe tener el Internet activo ya que este le generar que las personas vean la otra mercanca y otros servicios como imprimir y si est disponible se da a conocer y gana una venta y un cliente. Grfica #7 Al solicitar un artculo cuentan con l.
ANLISIS.
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El 72% de los encuestados que en la grfica, vienen siendo las 48 personas representadas por el color verde en el grafico, manifestaron que al ir en busca de un artculo siempre Impresiones Barra lo tiene a disposicin, pero cuando aplicamos la observacin nos dimos cuenta que con frecuencia se quedaban sin toner, sin tinta par acopias e impresiones algo que para ellos es la herramienta y que por estar ubicado en un rea universitaria, las copias se convierten en un servicio imprescindible para el estudiantado y que estos en la espera de su copia, compren otros artculos. Unas 19 personas que asisten y que son el 28.36% en esta grfica contestaron que pocas veces cuentan con el articulo. 3.2 Entrevista. Texto de la Entrevista Realizada a la Lic. Omaira Barra de Burgos. Lic. Omaira Burgos: Estn en su casa, entren. Pablo: Buenas tardes, nos encontramos en la empresa Impresiones Barra, para realizar una encuesta a la Lic. Omaira Barra de Burgos propietaria o gerente del negocio, somos estudiantes del Centro Regional Universitario de Azuero de la Facultad de Informtica Electrnica y Comunicaciones. Cuntenos seora Omaira cual fue la resea histrica de su negocio para iniciar la fabulosa empresa que tiene hoy da? Lic. Omaira Burgos: Bueno hace bastante tiempo me inicie en el ambiente de los negocios a partir de 1989, emprend una pequea empresa, no tena nada que ver con esto, era de otro tipo, un negocio de pinturas pero a raz de que mi pap tena este lote aqu frente a la Universidad, decidi hacer un edificio de dos pisos y con ayuda de la familia, y con informacin de nosotros los hijos decidimos que hiciera un rea local, como comercial y entonces cuando ya esto estuvo listo, pens voy a estrenarlo yo y me ubique cambiando el rea de las pinturas, ha el servicio que tiene que ver con el estudiantado, con los jvenes que vienen a la Universidad y otro tipo de personas, porque tambin se convirti en un rea de Ministerios, como est el Ministerio de la Vivienda, INADHE y con esa idea emprendimos este negocio, de tiles de oficina, fotocopias, ventas de todo tipo de accesorios de computadoras y dems. Pablo: O sea que es un negocio de familia. Lic. Omaira Burgos: S, mis paps viven aqu arriba del negocio, me ayudan en esto del negocio, mis hijas estn muy de cerca aqu conmigo, mis hermanos tambin me han ayudado mucho y realmente lo hicimos as, un negocio de familia. Pablo: Seguimos aqu con la entrevista del negocio. Lic. Omaira qu la motivo a usted a convertirse en empresaria y a realizar un puesto de venta. Lic. Omaira Burgos: Bueno a raz de que realmente esto se lleva en la sangre, me gusta las ventas a uno eso lo motiva a vender, a este tipo de actividad se ha dedicado mucha familia ma, desde mis abuelos, antepasados y bueno llevo algo de eso y entonces motivado tambin, porque la situacin realmente, uno cuando trabaja para otra empresa pues no llena a veces sus aspiraciones y con un poquito de riesgos y atrevimiento de parte de uno, pues se logran las metas, lo ms que poda pasar era fracasar y no iba a ser la nica, ni la primera ni la ltima. Marlenys: Continuando con la entrevista con cuantos empleados cuenta en este negocio. Lic. Omaira Burgos: Bueno lastimosamente los tiempos han cambiado yo he llegado a tener en este negocio hasta seis (6) personas bajo mi cargo, en un tiempo en que haban muy pocas computadoras, y que las personas que no tenan computadoras en sus casas, yo llegue a tener hasta cinco (5) personas levantando textos una al lado de la otra, una persona que me ayudara en el servicio de fotocopiado y de venta de tiles, he llegado a tener hasta seis(6), Tambin me met a la lnea de la imprenta, que tambin tena un joven para la ayuda de la imprenta y el prensista, y sobre todo el impresor, pero que resulta, como ya te dije los tiempos han cambiado, ahora todo el mundo cuenta con una computadora en su casa, en las universidades cuentan con salones de cmputo y que les facilitan todo eso a sus estudiantes, as pues lastimosamente levantan sus textos, los bajan de internet, los arreglan, los configuran, pues lastimosamente me afectaron, pues les juego vivo, met la lnea del caf Internet, llegue a tener 20 mquinas, pero problemitas de fluido elctrico, tengo tres mquinas daadas y slo hoy da cuento con 16 mquinas y en estos momentos algunos estudiantes alquilan la mquina por un costo de 0.50 centavos la hora y l mismo selecciona lo que quiere, lo configura, lo imprime, y el servicio de impresin si lo completo aqu con una impresora laser y una impresora de toner y bueno por lo menos ir a la vanguardia con estas tecnologas, y ya hoy da solo cuento con una ayudante y otro para la imprenta y yo que me multiplico como un pulpo. Marlenys: Cules son las jornadas de trabajo. Lic. Omaira Burgos: Bueno como jornada de trabajo no tengo, yo abro porque nadie, ninguna como yo, vengo a las 7:00 o 6:30 de la maana, a veces a aqu abrimos, dependiendo del movimiento me quedo charlando con mi mam y si veo movimiento, vengo y abro enseguida. Y en la noche yo cierro de 9:00 a 10:00 y en ocasiones me quedado hasta ms tarde, sino que
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ahora, pues con tanto vandalismo pues no me atrevo, pero ha veces me he tenido que quedar hasta las 10 de la noche, porque si ha habido movimiento para eso, aunque ahora hay ms competencia, tambin que hace que uno el horario lo vaya disminuyendo y como te digo principalmente por el vandalismo, porque estamos ahorita viviendo tiempos muy difciles, en que corro mucho riesgo de que todo lo que haya hecho en el da en fotocopias, que nada ms son 0.03 centavos, lo pierda en un solo momento que salga de aqu muy tarde, por lo general estamos abiertos de 7 de la maana a 9 de la noche. Yamiselys: Bueno Lic. Omaira cada que tiempo y como surte su negocio Lic. Omaira Burgos: Bueno, realmente no lo puedo hacer muchas veces al ao, porque como te digo, no cuento con suficiente personal y a mi me gusta escoger la mercanca, no me gusta que me enven la mercanca, as no, voy directamente a las casas comerciales a Panam selecciono, compro cantidades para que me pueda solucionar por lo menos 6 meses, a mediados de ao vuelvo y hago la misma operacin, voy a Panam hago una gira y compro para terminar de surtir hasta finalizar el ao escolar. Pablo: es decir surte dos veces al ao. Yamicelys: Adems del caf Internet que otros servicios ofrece. Lic. Omaira Burgos: Bueno s, nosotros intentamos levantar una pequea imprenta, pero si he tenido ciertas dificultades porque las pequeas imprentas por muy pequeas que sean necesitan la mano fuerte de un varn; adems esa persona tiene que tener experiencia en este tipo de trabajo y realmente hay muy pocos en el rea y es un trabajo pesado y un estudiante quiere otras aspiraciones de trabajos ms livianos, el trabajo de imprenta es un trabajo duro, as que ahorita estoy en sociedad con un seor que trabaja en otra imprenta y me ayuda en esta parte, y partimos igual, pero la aspiracin ma sera venderle a este seor. Realmente voy hacer lo que puedo hacer y no estar atenida a otra persona porque corro el riesgo de quedar mal y no me gusta quedarle mal a un cliente. Como vern las mquinas, hay bastantes alquiladas, tenemos cada mquina legalmente con su licencia y con los programas Power Point, Excel, Word, Publisher; que son los que ms demandas tienen y el servicio que le gusta a los nios que es jugar, les tengo instalados unos programas para jugar, Messenger para conversar o chatear. Lo tengo dividido en una especie de saln, all al final tengo un tablero porque ahorita he llegado a un trato, en que le alquilo el saln a un centro dos veces a la semana y vienen a dictar los cursos de computadoras, es un centro que nada ms tiene de 10 a 12 estudiantes y pues nos ayudamos mutuamente; este centro esta muy cerca de aqu; les alquilo solo 10 mquinas y las otras seis me quedan para el servicio de alquiler a los clientes, como nada ms son unas tres o cuatro horas. Sonia: Qu tipo de control o cmo usted lleva el inventario de la mercanca que usted tiene en su local Lic. Omaira Burgos: Bueno el sistema utilizado no es el ms moderno, yo aprend antes de que iniciara el negocio, con una empresa, la que yo trabajaba un sistema de Kardex que viene siendo como las tarjeta o fichas; uno lleva archivo de lo que compra y al final del periodo que son de 6 meses; hago un conteo de lo que tengo y all me doy cuenta de lo que vend de esta forma calculo lo que voy a vender en los prximos seis meses y as mismo voy estimando, y aumentar el volumen del inventario si es necesario, de esta forma llevo el control de mi negocio, es muy sencillo, todava tengo que establecer un programa de computadora, tendra que ver si automatizarlo, pues estamos en eso. Sonia: Si usted tuviera que cambiar algo de su negocio qu sera. Lic. Omaira Burgos: Bueno, me gustara mejorar muchas cosas para eso se necesita mucho dinero y pues con pocos recursos no se puede, pero lo tengo como una de mis metas y de pronto algn da ustedes van a descubrir que he logrado mis metas. Una sera tener mi propio local comercial, porque estoy instalada en un local de mi pap y no crean aunque es mi pap, yo como toda persona responsable le pago un alquiler. Quiero tener mi propio edificio de IMPRESIONES BARRA, como me he dedicado a otro tipo de negocios como alquileres a los estudiantes hospedajes; quiero tener un local para establecer mi negocio y hospedaje para estudiantes, esas son mis metas, ese es el cambio que quiero hacer y claro sobre todo automatizarlo, convertirlo en un local bien avanzado en cuanto a tecnologa. Yamicelys: Adems de esto lleva un control de las ventas diarias por lo menos de los artculos que vende. Lic. Omaira Burgos: Fjate que no lo llevo, solo llevo un control del Internet, porque el programa que tengo me hace ms o menos un recuento de las personas que le he alquilado las mquinas en el da, en cuanto al Internet (Ciber) si tengo un inventario, en cuanto a los tiles, no, porque la verdad no cuento con el personal para eso, tengo que automatizarlo y conseguir una persona especializada que me elabore un programa acorde a este tipo de negocio, Yamiselys: est en proyecto. Lic. Omaira Burgos: estamos en proyecto mientras existan las metas hay muchas esperanzas.
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Pablo: A finales del semestre cuando terminamos el ao lectivo le estaremos dando una propuesta en papel, del Sistema Automatizado para que posteriormente un tcnico o persona responsable encargada de lo que es la programacin se encargue de desarrollar el sistema para aplicarlo en su negocio, Lic. Omaira Burgos: Hay que bueno me cae muy bien esa noticia, porque creo que tambin les he ayudado durante diez largos aos a todos los estudiantes que han salido de la Universidad; yo tambin soy egresada de la Universidad me gradu en el 92 de Licenciada en Contabilidad mi especialidad, me especialic como contador pblico autorizado, pero sin embargo por dedicarme a la atencin a clientes, que me gusta que sea personalizada, no lo ejerzo, aqu en mi propio negocio lo hice durante tres aos y que va, no se puede es mucho trabajo y tambin la vida personal tiene mucha importancia, porque ya tengo mis dos hijas que ya estn grandes me ayudan en el negocio, en la jornada de la maana y de la noche pues eso tambin es muy importante en la vida. Sonia: Bueno le agradecemos por el tiempo que nos permiti pues estar aqu en su empresa para posteriormente realizar, el Anlisis del Sistema, que usted lleva de inventario de Impresiones Barra. Lic. Omaira Burgos: Como no, muchas gracias a ustedes por tomarme en cuenta y las puertas de mi negocio por muy pequeo y sencillo que sea estn abiertas para lo que quieran en cuanto a investigaciones. Muchas Gracias. ANLISIS DE LAS PREGUNTAS DE LA ENTREVISTA. PREGUNTA 1. Cuntenos una resea de su negocio desde sus inicios hasta hoy da? RESPUESTA Bueno, a partir de 1,989 emprend una pequea empresa, la cual era un negocio de pinturas el cual no tena que ver con servicios a estudiantes. Luego gracias a mi Pap el cual tena un lote aqu al frente de la universidad de Panam decid hacer un edificio de dos pisos y con la ayuda de la familia y con informacin de nuestros hijos decidimos abrir un local comercial aprovechando la fluidez tanto de jvenes estudiantes, instituciones publicas como privadas y publico en general, dejando as el negocio de las pinturas. ANLISIS La respuesta de la Lic. Omaira Burgos nos ayud a comprender que la empresa desde sus inicios es un negocio de familia, la cual lleva en el mercado varios aos brindando servicios de calidad a todos sus usuarios, nos indica que se necesita de personal eficiente, de carcter tico profesional dispuesto a atender de una manera eficaz, rpida y exacta a sus distintos usuarios, indicndonos todos estos puntos que se debera automatizar apresuradamente una de sus actividades laborales internas como lo es el Sistema de Inventario, el cual determinara un mayor control de sus mercancas y por ende una mejor atencin al pblico en general. Especficamente la respuesta de esta pregunta nos ayuda grandemente a obtener informacin relevante sobre los antecedentes de la empresa, lo cual es muy importante para el desarrollo del Sistema que estamos proponiendo a la empresa. PREGUNTA 2. Qu la motivo a usted a convertirse en empresaria y a realizar un puesto de venta? RESPUESTA Naci a raz de que realmente lo llevo en la sangre, me gustan las ventas y eso me motiva a vender, ya que ha este tipo de actividad se ha dedicado mucha familia ma, desde mis abuelos y antepasados. Bueno motivada tambin porque la situacin realmente cuando trabajas para otra empresa no es lo mismo, cuando tienes mejores aspiraciones lo cual influyo en mi para atreverme a lograr mis metas y establecer mi empresa. ANLISIS. Evidentemente, cuando se tienen aspiraciones y metas a realizar el principal factor que te motiva es la realidad, la cual te lleva cada da a querer ser mejor como persona y profesional. Realmente queremos ayudar a esta empresa y a su gerente a lograr una de sus principales metas, lo cual es poder automatizar un sector muy importante como lo es el Sistema de Inventario determinando que es una de las principales aspiraciones de logro que tiene la empresa para poder brindar mejores servicios a sus usuarios. PREGUNTA 3. Con cuntos empleados cuenta en su negocio? RESPUESTA Actualmente solo somos tres personas laborando aqu en mi negocio, los cuales son dos ayudantes y mi persona.
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Anteriormente llegue a tener hasta 6 personas trabajando aqu en la empresa levantando texto para trabajos de escuela, etc. Pero debido al impulso de la informtica en todos lados, ya muchas personas cuentan con sus propias computadoras, lo cual impide a tener ms empleados en la empresa. ANLISIS La globalizacin junto con las nuevas tecnologas estn causando que muchas empres se vean obligadas a disminuir su personal, lo cual en ocasiones es beneficioso para los empresarios, pero no as para los empleados. Uno de los principales factores que impiden que esta empresa desarrolle sus procesos de inventario al da es su falta de personal, ya que solo son tres personas las que laboran en periodos distintos de trabajo para una clientela numerosa y que cada da esta en constante crecimiento. Evidentemente todos estos factores arrojan que la empresa debe de ser automatizada para controlar y facilitar el normal desarrollo de sus actividades evitando el estrs, debido a la falta de personal requerido para este tipo de trabajo. PREGUNTA 4. Cules son sus jornadas laborales? RESPUESTA Actualmente no cuento con jornadas de trabajo en mi empresa. Abro de lunes a sbado generalmente a las 6:30 de la maana dependiendo si hay movimiento. Generalmente cierro el negocio a eso de las 10:00 de la noche, pero hay ocasiones en las que me he tenido que quedar hasta las 11:00 de la noche debido al movimiento de estudiantes y otras personas. ANLISIS Aun no se han podido establecer jornadas de trabajo debido a la falta de personal, lo cual influye en no poder realizarse controles de las mercancas que vende la empresa. Al no existir jornadas de trabajos especficas para los empleados, se hace muy difcil desarrollar las actividades principalmente de inventario como otras funciones en general, ya que son muy pocos empleados con un horario establecido por el cliente. PREGUNTA 5. Cmo y cada que tiempo surte su negocio? RESPUESTA Lo hago personalmente ya que me gusta escoger la mercanca que pondr a la venta, surto calculando a que dure aproximada seis meses en los que volver a surtir. No lo puedo hacer muchas veces al ao ya que no cuento con personal para que quede a cargo del local, lo estoy realizando dos veces al ao. ANLISIS Observamos que la mercanca que se recibe en el local no se le da una entrada ni se tiene un control ya que se recibe y de una vez se pone a la venta. Tambin observamos que la mercanca ms importante de la empresa se controla cada seis meses, es decir se hacen compras de estos productos semestralmente. En definitiva por no contar con un Sistema de Inventario adecuado y la falta de personal no se le puede dar un mejor control a los productos que ofrece la empresa. PREGUNTA 6. Adems del caf Internet que otros servicios ofrece? RESPUESTA Adems del caf internet, el cual es una de las herramientas fundamentales para nuestros clientes, tambin ofrecemos un centro de fotocopiado, impresiones y espirales, ventas de libros, revistas, pasamos trabajos a computadoras, ventas de tiles escolares como de oficina, comestibles, entre otros servicios. Otros de los servicios es una especie de saln, con un tablero porque ahorita he llegado a un trato en el que alquilo el saln a un centro dos veces a la semana y vienen a dictar aqu los cursos de computadoras. Es un centro que nada ms tiene de 10 a 12 estudiantes y pues nos ayudamos mutuamente. Este centro esta muy cerca de aqu nada a los cuales les alquilo solo 10 mquinas y las otras seis me quedan para el servicio a los dems estudiantes para que realicen sus trabajos entre otras funciones. ANLISIS Actualmente impresiones barra ofrece diversos servicios a sus clientes de los cuales el principal servicio es el Internet. Algo importante que determinamos es que de los servicios que se ofrecen en la empresa el nico que se le lleva un control de inventario es el servicio de internet, ya que el propio programa utilizado para controlar el tiempo de los usuarios, tambin controla la cantidad de usuarios que utilizaron el servicio.
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Los dems servicios que se ofrecen no son controlados ni inventariados de modo que la gerente o empresaria no tiene un control especifico de los recursos que utilizan sus servicios brindados, lo cual le impide determinar cuales son los materiales que necesita para mantener su empresa en correcto funcionamiento. PREGUNTA 7. Qu tipo de control o como usted lleva el inventario de la Mercanca que usted tiene en su local? RESPUESTA Bueno, el Sistema de Inventario que utilizo a veces no es el ms adecuado. Actualmente utilizo un Sistema llamado Kardex el cual viene siendo como las tarjetas o fichas en el que uno lleva los archivos de lo que se compra y al final del periodo que son de 6 meses en que lo hago. Peridicamente realizo un conteo de lo que tengo y ah me doy cuenta de lo que he vendido y as calculo lo que puedo vender en los prximos seis meses. ANLISIS Claramente el Sistema de Inventario utilizado no es el ms recomendable, debido a que este sistema de tarjetas o Kardex ya no es utilizado lo cual influye en determinar a tiempo el estado de los productos que se venden en la empresa. Uno de los planes futuros de la gerente de la empresa es automatizar lo ms rpido posible el Sistema de Inventario el que le permita conocer las mercancas o productos que tiene y de las que necesita surtir. PREGUNTA 8. Si usted tuviera que cambiar algo de su negocio que sera? RESPUESTA Me gustara mejorar muchas cosas, lo primero seria contar con mi propio local, ya que donde estoy es de mi papa. Me gustara contar con mi propio local estableciendo tanto la lnea que tengo actualmente como servicios de hospedajes a estudiantes, de modo que sea un local bien avanzado en cuanto a tecnologas. ANLISIS Determinamos que el principal cambio que se desea hacer en la empresa es automatizar el Sistema de Inventario el cual es primordial para la empresa. Seguido contar con un propio local para aumentar las capacidades de la empresa lo cual representa mayores beneficios contando con buenas tecnologas que vayan a la vanguardia de la globalizacin en cuanto a nuevas funciones y servicios se presenten. PREGUNTA 9. Lleva un control de las ventas diarias? RESPUESTA Actualmente no llevo un control de las ventas diarias, solo llevo el control de Internet, ya que el programa que tengo me hace ms o menos un recuento de las personas que le he alquilado las maquinas en el da. De las ventas diarias, es decir los tiles y otros productos no realizo ningn tipo de inventario, debido a que no tengo el personal para realizarlo, para ello tengo que automatizarlo. Cuando inicie mi empresa realice el inventario por tres aos, pero tuve que dejarlo porque es mucho trabajo, y tambin la vida personal tiene mucha importancia. ANLISIS Evidentemente, esta empresa necesita de un inventario automatizado para realizar de una mejor manera y rpida las funciones de la empresa. Principalmente uno de los motivos que impide realizar esta labor es la falta de personal, ya que los nicos que laboran estn demasiado ocupados, y un Sistema de Inventario automatizado disminuye las labores de la empresa. 3.3 Observacin. ANLISIS DE LA FICHA DE OBSERVACIN EL SISTEMA DE INVENTARIO DE IMPRESIONES BARRIA OBJETO: Realizacin del Sistema de Inventario en Impresiones Barra. Elementos a Observar: 1. El Sistema de Inventario utilizado en Impresiones Barra es el adecuado? Anlisis del Elemento Observado: Consideramos que el Sistema de Inventario utilizado en Impresiones Barra no es el adecuado, ya que no cuenta con una estructura organizativa que permita controlar tanto las entradas como las salidas de mercancas para la venta, lo cual impide determinar en primera instancia con que productos cuenta, con
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cuntos de ellos y si es la cantidad necesaria para la demanda de ventas diarias en el negocio, por lo que consideramos que el Sistema de Inventario de Impresiones Barra es deficiente. 2. El manejo del Inventario en Impresiones Barra esta automatizado? Anlisis del Elemento Observado: Un Sistema de Inventario automatizado es el que nos permite obtener de forma digitalizada o impresa documentos de control ms detallado y a la mano de las mercancas con que contamos para la venta en un momento dado. Adems nos permite organizar listas detalladas de compras de materiales a nuestros distintos proveedores para luego convertir en ventas al pblico en general. Por lo cual consideramos que el Sistema de inventario en Impresiones Barra no est automatizado, ya que no cuenta con programas que les permitan organizar sus materiales para las ventas y las compras a sus distintos clientes y proveedores. Actualmente Impresiones Barra no cuenta con ningn sistema de inventario, ni automatizado ni manual, lo cual les impide realizar los procesos de organizacin que conlleva un inventario de forma ms detallada. Podemos mencionar que actualmente solo controla el servicio de Internet a los usuarios, el cual lo realiza a travs de un Sistema Ciber caf. 3. Qu mercancas controla el Sistema de Inventario de Impresiones Barra? Anlisis del Elemento Observado: El Sistema de Inventario existente en Impresiones Barra controla diversos tipos de mercancas, como tiles escolares, de oficina, entre otros, los cuales le permiten al pblico en general tener distintas opciones de compra en la empresa. El Sistema de Inventario en Impresiones Barra controla mercancas como lpices, plumas, borradores, hojas blancas, de rayas, entre otras para conformar la parte de tiles escolares del negocio. Otros servicios como copias, impresiones en blanco, negro y a colores, empastes, etc. son otros de los servicios que ofrece Impresiones Barra, las cuales ciertas veces son tomadas en cuenta para el inventario. Tal control de estos servicios o mercancas son inventariados relativamente cada seis meses, es decir semestralmente. Existen otras mercancas en la empresa, las cuales son contempladas algunas veces para llevar un control de las compras y as determinar en que tiempo necesitarlas. Relativamente no se realiza como debiera ser, lo que impide determinar con cuntos de estos productos se cuentan. Entre estos productos podemos mencionar Tarjetas de celulares, revistas, libros, comestibles, etc. 4. El servicio de Internet de Impresiones Barra est controlado por el Sistema de Inventario? Anlisis del Elemento Observado: Actualmente el servicio de Internet de Impresiones Barra es uno de los ms utilizados en el rea tanto por personas particulares, estudiantes en general y otras instituciones. Este servicio cuenta con alrededor de 20 maquinas conectadas a internet las cuales facilitan a sus usuarios el desarrollo de muchas actividades, tanto escolares como de distraccin y juego. Este servicio de Internet es controlado especialmente por un Sistema o programa Ciber, el cual controla el tiempo de cada usuario conectado a la red. Podemos observar que administrativamente el servicio de Internet no est controlado por el Sistema de Inventario existente en la empresa, el cual es el Sistema Kardex o de tarjetas. EL servicio de Internet es controlado especficamente por el Programa Ciber, el cual ya habamos mencionado anteriormente. Consideramos que el Servicio de Internet brindado en Impresiones Barra debe de ser contemplado en el inventario final de la empresa, ya que representa una de las principales entradas al negocio. 5. Los tiles o productos de uso de Impresiones Barra son contemplados dentro del inventario de mercanca existente en el local? Anlisis del Elemento Observado: Como empresa dedicada a brindar especialmente servicios como copias, impresiones, empastes, etc. Impresiones Barra utiliza diversos materiales algunos de ellos contemplados en el inventario pero no de forma ordenada. Impresiones Barra utiliza materiales como resmas de papel blancas como de rayas, tintas o tner para las impresiones y copias respectivamente, entre otros productos secundarios. Debido a que la Empresa Impresiones Barra no cuenta con un Sistema de Inventario automatizado o mejor controlado muchos de estas materiales utilizados en primera instancia principalmente para la venta, no son tomados en cuenta para llevar un control ms organizativo del inventario, lo cual conlleva a no determinar en un momento dado que se realizo, o a donde fueron a parar estos materiales. CAPTULO IV PRESENTACIN DEL SISTEMA ACTUAL
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4.1 DESCRIPCIN DEL SISTEMA ACTUAL. 4.1.1 PRESENTACIN DEL SISTEMA. El sistema de inventario hoy da se realiza de una manera irregular, ya que no se lleva ni un tipo de control, slo tiene un acorden donde archivar las facturas y son contabilizadas mediante unas tarjetas donde anotan las facturas y sus saldos de aquellos clientes de crdito, como las mercancas que son compradas al crdito. La mercanca es surtida a medida que se va agotando. El sistema de inventario la duea del negocio lo llama tipo Kardex, hacindonos la aclaracin de que muchas de las veces no anota por el factor tiempo y la falta de empleados no toma tiempo para realizar un inventario detallados de las mercanca del local. Podemos agregar que el sistema actual de inventario que se realiza en Impresiones Barra lleva tambin aquellas facturas de proveedores o instituciones que adquieren productos de la empresa, se trata de guardar las generales de aquellas que frecuentemente compran en el local. El inventario puede ser automatizado perfectamente porque el negocio cuenta con una gran ventaja, que es que tienen equipo informtico lo nico es redisear y estructurar mejor el sistema que manualmente es llevado. 4.1.2 IDENTIFICACIN DE LA COMUNIDAD DE USUARIO. El personal encargado directamente de llevar el control del sistema de inventario es la gerente o duea del local y la secretaria que juega un papel importante ya que es la mano derecha del negocio y an ms realiza funciones varias por lo que conoce bien el manejo de la empresa. La gerente ocupa una posicin singular en el negocio, por que es esencialmente responsable del negocio y la encargada de realizar actividades integradoras que ayuden al crecimiento del establecimiento, y es ella la principal fuente de control para asegurar la satisfaccin de los objetivos primordiales de la empresa, brindar servicio a los clientes, y que estos queden satisfechos. 4.1.3. IDENTIFICACIN DE ENTRADA Y SALIDA. 4.1.3.1 IDENTIFICACIN DE ENTRADA. Inf. De Entrada Colecta o Procesa o Frecuencia Medio o entrada Genera Transcribe Mercanca Proveedor Secretaria, Eventual Factura Gerente 4.1.3.2 IDENTIFICACIN DE SALIDA. Salida Destino Uso Recibo o factura Cliente Comprobante de pago Estado de Cuenta Murillo y Asociados Realiza Estados Financieros
Frecuencia Eventual. Trimestral.
4.1.4 FUNCIONES, LIMITACIONES Y RESTRICCIONES DEL SISTEMA. Funciones: Recopilar informacin de los artculos y servicios que se ofrecen. Llevar el control detallado de la mercanca que se encuentra en el local. Conocer en un determinado momento la mercanca en existencia en el local y cual es la ms comprada por los clientes. Limitaciones: No existe un control diario de venta. No cuentan con suficiente personal para llevar un control y mejor servicio del local. El espacio del local no es el adecuado para realizar las labores de oficina. El horario de trabajo no est establecido por no contar con jornadas de trabajo fijas. Restricciones: El negocio se surte de mercanca cada 6 meses. El local no es propio, por lo cual no puede expandir, modificar o remodelar para una mejor distribucin de su mercanca. La gerente vive lejos del rea del negocio lo cual le impide en su momento dedicarse a la realizacin ms detallada de su inventario diario de mercanca. 4.2 DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS (DFDS).
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Son la representacin grfica de procesos y flujos de datos en un sistema de negocio en donde se muestra un panorama ms amplio de entradas, procesos y salidas del sistema. Para nuestro estudio utilizaremos la confeccin del diagrama de contexto y el diagrama general en primera instancia para reflejar el sistema actual del inventario de Impresiones Barra. 4.2.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO.
4.2.2 DIAGRAMA GENERAL.
CAPTULO V SISTEMA PROPUESTO 5.1 PRESENTACIN DEL SISTEMA PROPUESTO. La importancia de implementar un sistema de facturacin e inventario de manera automatizada permita operar y llevar un mejor control de la mercanca existente en el negocio, con la ayuda de nuestro sistema la empresa pasa a un peldao ms a ser una empresa con un sistema automatizado que lleve el conteo y anuncie un punto de reorden ayudando al dueo a hacer los pedidos de su mercanca a tiempo y pueda dar un mejor servicio a sus clientes. Los Sistemas de Informacin tienen como objetivo proporcionar un marco estratgico que sirva de referencia en un mbito concreto de una organizacin, el objetivo del Estudio de Viabilidad del Sistema es el anlisis de un conjunto concreto de necesidades para proponer una solucin a corto plazo, que tenga en cuenta restricciones econmicas, tcnicas, legales y operativas. La solucin obtenida como resultado del estudio puede ser la definicin de uno o varios proyectos que afecten a uno o varios sistemas de informacin ya existentes o nuevos. La factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisin de un servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar como contraprestacin. En la factura se encuentran los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos. Se la considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisin de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura correctamente cumplimentada es el nico justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deduccin del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets. La factura no tiene valor jurdico alguno en un juicio a la hora de exigir el pago de una deuda. El original debe ser custodiado por el receptor de la factura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisin. Nosotros los estudiantes del grupo de segundo ao en Licenciatura en Informtica para la gestin Educativa y Empresarial de la Universidad Nacional, Centro Regional de Azuero, estamos realizando
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formalmente nuestra propuesta de disear un sistema automatizado de Facturacin y control de inventario de mercanca de Impresiones Barra. Esto le garantizar al negocio que sus procesos contables y control de mercanca sean eficientes y seguros ya que actualmente no cuentan con sistema de inventario y la facturacin se realiza de una manera informal dndole una factura o una constancia aquel cliente que lo solicite o aquel cliente que es de condicin crdito. Nuestro Sistema propuesto de Facturacin e Inventario de Impresiones Barra contar: a) Primera Pantalla.
En esta primera pantalla se presentarn tres opciones en las cuales el usuario o administrador del sistema podr escoger la funcin que desea realizar desde imprimir los reportes, actualizar o aadir un producto a la base de datos del Sistema de Facturacin e Inventario y facturas ya sea cliente de crdito o contado. b) Segunda Pantalla. Esta pantalla es la que generar la factura y actualizara de manera automtica el inventario del producto o artculos comprado a la base de datos.
Impresiones Barra # de Fact: 001 D.V. Telfono:
Direccin: Barriada Sta. Rita Chitr. Telfono: 996-8777 Nombre del Cliente: Cdula: Cod. Producto
R.U.C. Fax: 996-8777 Direccin: Condicin de Pago :
Descripcin
Precio Unitario
Cantidad
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Sub-Total ITBMS (5%) Total c) Tercera Pantalla.
Ingresos y actualizacin de nuevos productos
Cod. De Producto
Descripcin
Cantidad
Punto de Reorden
Marca Precio Unitario
Proveedor Cod. Proveedor:
Nombre:
Direccin:
Telfono:
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Casa Comercial: En esta pantalla describimos el producto o servicio a disposicin de la clientela por parte del negocio en donde se llevara un control de aquella mercanca que entra y sale del local mediante la captura de sus datos y cantidad de la misma, y con un dato muy importante el proveedor que surte dicha mercanca. d) Pantallas de Impresin de Reportes.
Impresiones Barra
Direccin: Telfono: Cod. Proveedor
Barriada Sta. Rita Chitr. 996-8777 Reporte de Proveedor Nombre
R.U.C. Fax: 996-8777 D.V.
Direccin
Telfono
Casa Comercial
Impresiones Barra Direccin: Telfono: Cod. Producto Barriada Sta. Rita Chitr. 996-8777 R.U.C. Fax: 996-8777 Reporte de Punto de Reorden Descripcin Pto. Reorden Marca D.V.
Proveedor
Cod. Proveedor
Telfono
Nombre
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Impresiones Barra Direccin: Telfono: Cod. Producto Barriada Sta. Rita Chitr. 996-8777 R.U.C. Fax: 996-8777 D.V.
Reporte de Todos los Artculos en Existencia Descripcin Cantidad Marca
Precio Unitario del Producto
Estos son los reportes que podr generar nuestro sistema cuando el usuario o administrador lo desee, puede imprimir por separado escogiendo cualquiera de las opciones. 5.1.1 IDENTIFICACIN DE LA COMUNIDAD DE USUARIOS. En esta parte del proceso de anlisis de nuestro proyecto detallaremos aquellas personas que se ven ms involucradas en el sistema en el sistema de facturacin e Inventario de Impresiones Barra. 1. Proveedor. No es ms que aquellas personas fsicas o jurdicas que surten a la empresa de mercanca, materia prima, tiles, servicios, etc. 2. Cliente. Son las personas que asisten al negocio en busca de servicio o artculo, teniendo claro que son la parte ms importante en cuanto a publicidad, mercadeo y la razn del negocio y los que nos brindarn informacin valiosa para surtir el negocio. 3. Gerente. Es la persona encargada en un momento dado de tomar decisiones y en nuestro caso ser la que tendr la direccin y control del negocio y dentro del sistema, podr ingresar la mercanca nueva al local, e imprimir datos del proveedor, etc. 5.1.2 DISEO DE ENTRADA / SALIDA. Proporciona el pedido, se despacha y se le Cliente entrega factura. Persona que surte o distribuye mercanca al Proveedor negocio. Documento que se le emite al cliente como Factura comprobante de la venta. Se despliegan los distintos reportes de Pantalla De Impresin de Reportes inventario. Pantalla de Actualizacin de Se ingresan al sistema los nuevos productos y artculos distribuidos por el proveedor. artculos nuevos. 5.1.3 FUNCIONES, LIMITACIONES Y RESTRICCIONES. 5.1.3.1 FUNCIONES. Estar siempre al da con los nuevos avances de la tecnologa y automatizacin de sistemas. Servicio agradable al cliente. Llevar a cabo los controles e informes necesarios de la mercanca que se tiene en el local.
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Satisfacer siempre al cliente con sus necesidades. Ahorrar tiempo y as poder lograr mayor satisfaccin en el cliente. Aumentar la productividad de la empresa. 5.1.3.2 LIMITACIONES. El acceso al sistema slo ser efectuado por la gerente y la secretaria. La empresa no cuenta con el personal entrenado en el manejo de base de datos. El negocio cuenta con poco personal para la atencin y manejo del sistema. 5.1.3.3 RESTRICCIONES. El sistema contar con un cdigo de acceso, que corresponder ya sea para la gerente o la secretaria. El sistema solo puede ser modificado, tanto por el analista de sistemas como el programador. 5.2 DESARROLLO DE LOS NIVELES DFDS. 5.2.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO.
5.2.2 DIAGRAMA GENERAL.
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5.2.3 DIAGRAMA DE DETALLE. PROCESO 1: RECIBIR PEDIDO.
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PROCESO 3: GESTIONAR INVENTARIO.
PROCESO 4: GENERAR REPORTES DE INVENTARIO.
5.3 DICCIONARIO DE DATOS. Nombre: Nmero de Identificacin: Obtener Informacin del cliente 1.1.
Grfico
Descripcin: Flujo de Entrada: Flujo de salida:
Validar la informacin del cliente Archivo Cliente Informacin Procesada
DEFINICIN DE PROCESOS Nombre: Verificar Tipo de cliente
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Nmero de Identificacin:
1.2.
Grfico
Se refiere a la validacin que se verifica cuando se tiene los datos necesarios del cliente. Informacin procesada del cliente Lmite de crdito, Pedido del cliente de contado
DEFINICIN DE PROCESOS Nombre: Nmero de Identificacin: Obtener Detalles del Producto 1.3.
Grfico
Comprende la verificacin del producto que el cliente requiere. Pedido de cliente Contado y Crdito Despachar pedido
DEFINICIN DE PROCESOS Nombre: Nmero de Identificacin: Confirmar crdito 1.4.
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Grfico
Es la verificacin del total del cliente que no sobrepase l lmite de crdito estipulado. Lmite de crdito Crdito aprobado, Crdito excedido
Nombre: Nmero de Identificacin:
DEFINICIN DE PROCESOS Generar Error 1.5.
Grfico
Se realiza cuando validacin del crdito de cliente es denegada al momento de despachar Detalles de crdito, Forma de pago de cliente Lmite de crdito excedido
DEFINICIN DE PROCESOS Nombre: Nmero de Identificacin: Comprobar inventario 1.6.
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Grfico
Este se da de almacenamiento a los inventario. Detalle de productos Informacin de productos
productos hacia el archivo
DEFINICIN DE PROCESOS Nombre: Nmero de Identificacin: Procesar Factura de Proveedor 3.1.
Grfico
Se ingresan los productos de inventario que provienen del proveedor. Archivo Factura de Proveedor Pedido proveedor, productos de inventario
DEFINICIN DE PROCESOS Nombre: Nmero de Identificacin: Realiza pedido a proveedor 3.2.
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Grfico
Realiza pedido a proveedor y procesa informacin de productos. Pedido de proveedor Detalle de productos, proveedores
informacin
de
productos y
detalle
de
Nombre: Nmero de Identificacin:
DEFINICIN DE PROCESOS Procesar detalles de inventario 4.1
Grfico
Es un proceso donde se obtienen los reportes requerimientos y se verifican los precios y existencias de productos. Productos de inventario Reportes de reorden , reportes de artculos en existencia
DEFINICIN DE PROCESOS Nombre: Nmero de Identificacin: Generar reportes de reorden 4.2.
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Grfico
En este se procesan se crea el reporte de la mercanca en reorden Artculos en reorden Informacin de artculos de reorden
DEFINICIN DE PROCESOS Nombre: Nmero de Identificacin: Generar reportes de artculos en existencia 4.3.
Grfico
Se genera la informacin actual de productos existentes en el negocio. Reportes Informacin de artculos en existencia. DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS DIAGRAMA GENERAL DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Pedido del Cliente
Nombre:
Grfico:
Descripcin: Composicin: Origen: Destino: Comentario:
Generales del cliente Nombre del cliente, cdula, direccin, telfono, tipo de cliente, lmite de crdito. Archivo Cliente 1/Recibir Pedido Verificar que el cliente no sobrepase el lmite de crdito estipulado.
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Nombre:
DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Factura
Grfico:
Se elabora la factura que detalla los artculos despachados al cliente. Datos del cliente, nmero de factura, fecha, cantidad, cdigo de producto, descripcin, precio, total. 2/Despachar pedido Entidad /Cliente
Nombre: Grfico:
DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Informacin de artculos despachados
Informacin de los artculos despachados al cliente Cdigo de producto, descripcin, cantidad, marca, precio, proveedor. 2/despachar pedido 3/Actualizar Inventario
Nombre:
DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Factura de proveedor
Grfico:
Datos de productos nuevos Cdigo de producto, descripcin, cantidad, marca, costo. Entidad / Proveedores 3/Actualizar Inventario El cdigo del producto puede contener letras y nmeros.
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Nombre:
DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Informacin de Productos
Grfico:
Factura de proveedor y productos despachados Cdigo de Producto , descripcin, cantidad, marca, nombre del proveedor 3/Actualizar Pedido Archivo Inventario
Nombre:
DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Detalles de Proveedores
Grfico:
Datos de proveedor Cdigo de proveedor, nombre del vendedor, direccin, datos, telfono, nombre del proveedor, datos de productos nuevos. 3/Actualizar inventario. Factura de proveedor Archivo Proveedores Comunicar fecha de vencimiento de facturas a cancelar. DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Detalles de Proveedores
Nombre:
Grfico:
Datos de proveedor Cdigo de proveedor, nombre del vendedor, direccin, datos, telfono, nombre del proveedor, datos de productos nuevos. 3/Actualizar inventario. Factura de proveedor Archivo Proveedores Comunicar fecha de vencimiento de facturas a cancelar. DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Detalle de productos
Nombre:
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Grfico:
Informacin de los productos Cdigo de Producto, descripcin, cantidad, marca. 3/ Actualizar Inventario 4/ Generar reportes de inventario
Nombre:
DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Informacin de productos
Grfico:
Reporte de Punto de Reorden Cdigo de Producto , Descripcin de Proveedor, telfono, nombre 4/Generar reportes de inventarios Archivo Inventario
, Punto de reorden, marca, cdigo
Nombre:
DIAGRAMA DE DETALLES DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Informacin del cliente
Grfico:
Descripcin: Composicin:
Datos generales del cliente Los datos que componen este flujo son: Nombre del cliente, cdula, direccin, telfono, tipo de cliente, lmite de crdito
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Origen: Destino: Comentario:
Archivo cliente 1.1./Obtener informacin de cliente.
Nombre:
DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Informacin procesada
Grfico:
Esta es la respuesta desde el archivo cliente al proceso de verificar el tipo de cliente. Los datos que componen este flujo son: Nombre del cliente, cdula, direccin, telfono, tipo de cliente, lmite de crdito 1.1./Obtener informacin del cliente 1.2./Verificar tipo de cliente. Si es cliente de tipo crdito, verificar que no sobrepase el lmite estipulado. DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Lmite de crdito
Nombre:
Grfico:
Descripcin: Composicin:
Es la verificacin del total del cliente para que no sobrepase el lmite de crdito estipulado. Esta comprende: fecha, datos del cliente, detalle del producto, precios, cantidad y total de pedido realizado por el cliente mas una verificacin de saldo aprobado. Archivo cliente 1.4./Confirmar crdito
Origen: Destino: Comentario:
Nombre:
DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Pedido de cliente contado
Grfico:
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Es proporcionado por la entidad cliente. Cantidad, artculos Entidad cliente 1.3. Obtener detalles del producto.
Nombre:
DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Crdito aprobado
Grfico:
Cantidad de crdito establecido por el negocio. Este compone: Lmite de crdito 1.4.Confirmar crdito 1.3.Obtener detalles del producto
Nombre:
DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Productos
Grfico:
Informacin de producto Cdigo de Producto, descripcin, cantidad, marca. 1.3./obtener detalles del producto 1.6./comprobar inventario
Nombre:
DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Pedido del cliente
Grfico:
Descripcin:
Se detalla los productos despachados al cliente.
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Composicin: Origen: Destino: Comentario:
Cantidad, cdigo de producto, descripcin, precio, total. 1.6./Comprobar inventario 2.Despachar pedido
Nombre:
DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Factura de proveedor
Grfico:
Datos de productos para inventario Nombre de proveedor, cdigo de producto, cantidad Entidad proveedor 3.1./procesa factura del proveedor
Nombre:
DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Informacin
Grfico:
Datos de informe punto de Reorden Cdigo de Producto , Descripcin Punto de Reorden, Marca, Proveedor, Cdigo de Proveedor, Telfono, Nombre 3/ Actualizar inventario 3.1./procesa factura de proveedor
5.4 MODELO ENTIDAD RELACIN. El modelo entidad relacin se emplea para interpretar, especificar y documentar los requerimientos para sistemas de procesamiento de bases de datos, ya que proporciona estructuras que muestran el diseo general de los requerimientos de los datos de los usuarios.
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5.5 COSTOS DE BENEFICIOS ESTIMADOS. Los costos para la implantacin del nuevo sistema no sern muy elevados, ya que ellos pueden operar con una sola computadora y hoy da el local cuenta con computadoras y tienen una, a disposicin para controlar el Cyber caf y que la misma puede ser utilizada para implementar el sistema de facturacin e inventario propuesto, y los beneficios sern mltiples, ahorrando tiempo, control, y otros beneficios. 5.5.1 COSTOS DE HARDWARE. En donde aplicaremos el sistema no tendrn que incurrir en mayores gastos de Hardware ya que el negocio cuenta con una serie de equipos informticos que le sern tiles para implementacin del sistema propuesto y que les ayudar a mejorar la captura y manejo del inventario de mercanca del local. Elementos que deben tener disponibles para manejar el sistema de facturacin e inventario de Impresiones Barra: Una Impresora tipo matriz de punto: Utilizar esta por lo econmico que es la tinta, ya que se tendr que imprimir facturas para todos los clientes que asistan a local. En este equipo capturar todas las entradas y Una Computadora salidas del sistema, no tendran que comprarla porque ellos ya cuentan con este equipo, solo tendran que implementarle el sistema. Adems con una batera y regulador Esto ayudar a mantener segura la maquina de voltaje qu este siempre por si se da un bajn de electricidad. conectado al equipo. 5.5.2 COSTOS DE SOFTWARE.
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El costo de software no ser elevado, ya que la empresa nos est dando la oportunidad de que como grupo de Informtica podamos poner en prctica nuestros conocimientos y habilidades, slo se estimara el costo de la confeccin y no del entrenamiento ya que nosotros podemos entrenar a los colaboradores en el manejo del nuevo sistema. Costo de la Confeccin del Software $ 400.00. 5.5.3 OTROS COSTOS. Como ya Impresiones Barra cuenta con el equipo Informtico necesario para la implementacin del sistema de facturacin e inventario de mercanca, este a su vez debe invertir en el papel continuo o factura que pueda ser compatible con la impresora de matriz de punto que necesitarn para la impresin de la misma. 5.5.4 BENEFICIOS ESTIMADOS. Podemos mencionar los beneficios que obtendr el negocio Impresiones Barra con la implementacin del Sistema de Factura e Inventario para el mejoramiento y aprovechamiento adecuado de los recursos de modo que: La empresa brindar un mejor surtido de mercanca a sus clientes, debido al control que mantendrn mediante la actualizacin de su sistema de inventario. Obtencin en la transferencia de informacin con mayor agilidad. Se le dar a cada cliente una factura de la compra. Se contar con una base de datos de todos los artculos y servicios prestados por el local. Se contar con los datos de los proveedores que distribuyan de mercanca al local. Adems, el gerente podr imprimir los diferentes reportes, ya sea de todos los artculos en existencia, como los que estn a punto de agotarse y los reportes de los proveedores, etc. 5.6 VIABILIDAD DEL SISTEMA. Con la elaboracin de este sistema para el negocio Impresiones Barra esperamos llenar todos los requerimientos necesarios para un mejor manejo del inventario de mercanca de dicho local. Adems hemos comprendido con la realizacin de este trabajo mucho de los procesos que conlleva realizar un buen anlisis e implementar un sistema automatizado. 5.6.1 VIABILIDAD TCNICA. Es la condicin que hace posible el funcionamiento del sistema, proyecto o idea al que califica, atendiendo a sus caractersticas tecnolgicas y a las leyes de la naturaleza involucradas. La viabilidad tcnica se evala ante un determinado requerimiento o idea para determinar si es posible llevarlo a cabo satisfactoriamente y en condiciones de seguridad con la tecnologa disponible, verificando factores diversos como resistencia estructural, durabilidad, operatividad, implicaciones energticas, mecanismos de control, segn el campo del que se trate. La propuesta de nuestro sistema automatizado ser viable ya que Impresiones Barra cuenta con una computadora que es la que actualmente utiliza para la confeccin de trabajos a computadora y el control del Cyber Caf, por lo que la misma puede ser utilizada en la implementacin e instalacin del sistema de facturacin e inventario, y para que sea ms optimo le ofreceramos la capacitacin y la forma de utilizarlo a las personas que estaran a su cargo de caja. 5.6.2 VIABILIDAD ECONMICA. Si los costos son mayores que los beneficios no hay viabilidad econmica y si los costos son menores que los beneficios entonces si hay viabilidad econmica. Condicin que evala la conveniencia de un sistema, proyecto o idea al que califica, atendiendo a la relacin que existe entre los recursos empleados para obtenerlo y aquellos de los que se dispone. En muchas ocasiones, los recursos de los que se dispone para evaluar la viabilidad econmica vienen determinados por los que produce el propio sistema, proyecto o idea que se est evaluando, por lo que en realidad se lleva a cabo un anlisis de rendimiento o rentabilidad interna. Para ello se enfrenta lo que se produce con lo que se gasta, en trminos econmicos. Para que ste nuevo proyecto, sistema o idea goce de plena viabilidad, debe cumplir con los requisitos establecidos al momento de hacer el estudio y complementarlo con la necesidad a ser cumplida o llevada a cabo. Debe cumplir con los objetivos que se establecen, que sea coste eficiente y debe sobrepasar en calidad, cantidad y otros aspectos relacionados a sistemas actuales. 5.6.3 VIABILIDAD OPERATIVA. La viabilidad operativa de nuestro proyecto que consiste en la automatizacin del sistema de facturacin e inventario de Impresiones Barra, mejorar la rapidez con que se capturarn los datos de la mercanca que tiene el local, ya que se utilizar un sistema que ayudara a la gerente a conocer y distribuir mejor la mercanca en existencia del local.
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Adems el sistema contar con claves personales de cada una de las personas que manejarn el sistema, nuestro proyecto cumple con la viabilidad operativa, ya que habr mayor seguridad, ser ms eficiente, y se lograra atender mejor al cliente y tenerle a disposicin la mercanca o tiles. 5.6.4 VIABILIDAD DE CRONOGRAMA. El proyecto podr ser programado en un tiempo de 3 meses y su implementacin y capacitacin a los colaboradores de Impresiones Barra por un lapso de 2 meses, se dar un periodo de prueba, para contemplar errores o fallas, de un mes. El total de meses para la implementacin del nuevo sistema de facturacin e inventario propuesto es de seis (6) meses. CAPTULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6.1 CONCLUSIONES Al culminar con la realizacin del anlisis del sistema de facturacin e inventario de Impresiones Barra llegamos a las siguientes conclusiones: Los usuarios que ms visitan el local de Impresiones Barra, son estudiantes y personas que residen cerca del local. La atencin de los colaboradores y dueos hacia los clientes est contemplada como buena, ya que son amables y complacientes con los clientes. Segn los resultados de la encuesta, el surtido de mercanca es bueno, pero puede mejorar para as captar ms clientes. El pago de los artculos comprados demora el tiempo necesario, pero si contarn con ms personal fuera mucho ms eficiente. Impresiones Barra debe mercadear ms el local y los productos, que ofrece para que pueda contar con una clientela solida y que frecuente siempre el local. El espacio que hoy da hospeda a Impresiones Barra se ha quedado pequeo, lo que influye en una mejor distribucin de los artculos y servicios que ofrece. No cuentan con una jornada de trabajo establecida. Necesitan ms personal, ya que el negocio tiene movimiento y los empleados actuales no dan abasto con sus mltiples funciones. El local solo se surte de mercancas dos veces al ao. Los artculos de ms salida son las copias, las impresiones, y el servicio de internet. Al realizar la entrevista, nos percatamos que la duea de Impresiones Barra, tiene visin de mejorar y expandir su negocio, adems de automatizar y utilizar tecnologa en su local para brindar un mejor servicio a sus clientes. Impresiones Barra, no cuenta con un sistema de facturacin e inventario de mercanca que le controle la entrada y salida de su productos de existencia en el local. Impresiones Barra lleva mediante kardex las facturas de aquellos clientes que toman mercanca a crdito y las facturas pendiente de pago a sus proveedores y esto es llevado manualmente, guardndolo en un acorden y custodiado por la secretaria. Uno de los factores que observamos y utilizamos en nuestra conclusin es que los productos utilizados por el negocio tampoco son contemplados en el inventario, y mucho menos controlados. Debido a la gran competencia que existe en el mercado, IMPRESIONES BARRA, debe de buscar la manera de poder mantenerse en la competencia y con una buena posicin en el mercado. De esta manera se beneficia el propio negocio, como tambin sus clientes antiguos y los que estn por venir. No hay que ser un genio para darse cuenta que una empresa bien organizada trabaja con ms rapidez y con mejor calidad. 6.2 RECOMENDACIONES Al finalizar con el estudio analtico e investigativo del Sistema de facturacin e Inventario de Impresiones Barra recomendamos que: Mejorar el rea de oficina y cobro del negocio, para que sea ms cmoda tanto para el empleado, como para el cliente. Surtir de mercanca ms seguido al local, adems colocarlas en orden y agradable a la vista del cliente. Crear diariamente actualizaciones de la mercanca para as poder tener siempre el producto a disposicin del local y los clientes.
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La tecnologa es un punto clave en este nuevo milenio. Bsicamente los negocios que no han optado por esta opcin se estn quedando atrs. Los mismos clientes estn exigiendo esta nueva herramienta ya que la palabra tecnologa pueda llegar a ser el equivalente perfecto. Por eso, se le recomienda a IMPRESIONES BARRA adquirir programa de mejor estructura y calidad, como lo es el nuevo sistema de facturacin e inventario ya mencionado. Tanto el personal como la propietaria debe de estar preparados para poder manejar estos nuevos equipos y programas. Para lograrlo, se tiene que proponer a Impresiones Barra los costos y beneficios que conlleva el mismo El costo de esta tecnologa puede ser un poco alto, pero los resultados obtenidos sern ms que satisfactorios. Adquirir ms personal para la atencin del cliente y buen manejo del inventario de mercanca para un desarrollo eficiente y eficaz del negocio. Muchas veces se dice que es bueno el cambio, que hay que experimentar nuevas cosas y no quedarse en lo mismo. Este viene a ser el caso de Impresiones Barra, este debe de buscar el cambio para poder mantenerse fuerte en este mundo de los negocios. Impresiones Barra debe darse cuenta que al hacer cambios de vez en cuando puede resultar muy beneficioso para la empresa; por eso, cambiarse a un nuevo sistema de facturacin e inventario es el mejor camino que puede tomar IMPRESIONES BARRA en este momento. Recomendamos que para un mejor aprovechamiento de los insumos del negocio es necesario la obtencin de un sistema de facturacin e inventario, para as mantener un mejor control de la mercanca con que cuenta el local. Recomendamos adems la compra de un antivirus para proteger los datos del sistema y equipo utilizado para la implementacin del sistema propuesto. BIBLIOGRAFA Libros: KENDALL, Kenneth E. KOONTZ, Harold. KOTLER, Philip. MAC. MILLAN, Claude. SCHIFFMAN, Len. WHITLEN, Jeffrey L.
Anlisis y Diseo de Sistema. Editorial Prentice Hall, Mxico, 1991. 881 pg. Administracin, una perspectiva global. Editorial MacGraw-Hill, Mxico, 2004. 804 pg. Fundamentos de Mercadotecnia. Editorial MacGrawHill, Mxico, 1991. 654 pg. Anlisis de Sistemas. Editorial Trillas, Mxico, 1997. 651 pg. Comportamiento del Consumidor. Editorial PrenticeHall, Mxico, 1997. 684 pg. Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin. Primera edicin espaola. Editorial MacGraw-Hill, Mxico, 2003. 907 pg.
Tesis. Best, L. (2005). Modernizacin de la Finca La Esponja para la cra de ganado. Tesis de Licenciatura no publicada, Universidad de Panam, Facultad de Administracin de Empresas y Contabilidad, Chitr, Herrera, Panam. Direcciones Electrnicas. http://es.wikipedia.org/wiki/Viabilidad_t%C3%A9cnica" http://www.bonpreu.cat/admin/uploads/htmlarea/Guia%20de%20Facturacion%20EDIINVOIC93A %20Bon%20preu_v4.01.pdf http://www.geocities.com/Eureka/Office/4595/glosacont.html Buscadores utilizados. www.wikipedia.com www.google.com www.monografas.com www.altavista.com www.emagister.com ANEXOS FOTO No. 1: Parte frontal del local Impresiones Barra.
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FOTO No. 2: La Duea y Gerente del Impresiones Barra.
FOTO No. 3: Secretaria del local en sus funciones diarias.
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FOTO No. 4: Clientes utilizando el Internet.
FOTO No. 5: Clientes llenando la encuesta realizada por el grupo de proyectos.
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FOTO No. 6: Muestra de un espacio del local que contiene mercanca para la venta como: revistas, tarjetas, golosinas, etc.
FOTO No. 7: Mecanismo de cobro y el mal estado del mismo.
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FOTO No. 8: Panorama del lugar donde se encuentra mercanca y el rea de cobro del local.
FOTO No. 9: Estudiantes del grupo de II ao de Licenciatura en Informtica para la gestin Educativa y Empresarial con la gerente del local.
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FOTO No. 10: Grupo de Proyecto aplicando la observacin y la encuesta.
Autores: Yamicelys Castro Sonia D. Garrido B. Marlenys del Carmen Garca Alcides P. Gonzlez Poveda alcidesgonzalez16@gmail.com MATERIA ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS PROFESORA MARIBEL E. MORALES DE CASAS UNIVERSIDAD DE PANAM CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE AZUERO
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FACULTAD DE INFORMTICA, ELECTRNICA Y COMUNICACIN LICENCIATURA EN INFORMTICA PARA LA GESTIN EDUCATIVA Y EMPRESARIAL II SEMESTRE FECHA DE ENTREGA 24 DE NOVIEMBRE DE 2008

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Automatizacin del sistema de facturacin e inventario de Impresiones Barra

Frecuencia Eventual. Trimestral.

4.2.2 DIAGRAMA GENERAL.

Impresiones Barra # de Fact: 001 D.V. Telfono:

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Sub-Total ITBMS (5%) Total c) Tercera Pantalla.

Ingresos y actualizacin de nuevos productos

Marca Precio Unitario

Proveedor Cod. Proveedor:

Direccin: Telfono: Cod. Proveedor

Barriada Sta. Rita Chitr. 996-8777 Reporte de Proveedor Nombre

R.U.C. Fax: 996-8777 D.V.

Reporte de Todos los Artculos en Existencia Descripcin Cantidad Marca

Precio Unitario del Producto

5.2.2 DIAGRAMA GENERAL.

5.2.3 DIAGRAMA DE DETALLE. PROCESO 1: RECIBIR PEDIDO.

PROCESO 3: GESTIONAR INVENTARIO.

PROCESO 4: GENERAR REPORTES DE INVENTARIO.

Descripcin: Flujo de Entrada: Flujo de salida:

Validar la informacin del cliente Archivo Cliente Informacin Procesada

DEFINICIN DE PROCESOS Nombre: Verificar Tipo de cliente

Descripcin: Flujo de Entrada: Flujo de salida:

Descripcin: Flujo de Entrada: Flujo de salida:

DEFINICIN DE PROCESOS Nombre: Nmero de Identificacin: Confirmar crdito 1.4.

Descripcin: Flujo de Entrada: Flujo de salida:

Nombre: Nmero de Identificacin:

DEFINICIN DE PROCESOS Generar Error 1.5.

Descripcin: Flujo de Entrada: Flujo de salida:

DEFINICIN DE PROCESOS Nombre: Nmero de Identificacin: Comprobar inventario 1.6.

Descripcin: Flujo de Entrada: Flujo de salida:

Este se da de almacenamiento a los inventario. Detalle de productos Informacin de productos

productos hacia el archivo

DEFINICIN DE PROCESOS Nombre: Nmero de Identificacin: Procesar Factura de Proveedor 3.1.

Descripcin: Flujo de Entrada: Flujo de salida:

DEFINICIN DE PROCESOS Nombre: Nmero de Identificacin: Realiza pedido a proveedor 3.2.

Descripcin: Flujo de Entrada: Flujo de salida:

Nombre: Nmero de Identificacin:

DEFINICIN DE PROCESOS Procesar detalles de inventario 4.1

Descripcin: Flujo de Entrada: Flujo de salida:

DEFINICIN DE PROCESOS Nombre: Nmero de Identificacin: Generar reportes de reorden 4.2.

Descripcin: Flujo de Entrada: Flujo de salida:

Descripcin: Flujo de Entrada: Flujo de salida:

Descripcin: Composicin: Origen: Destino: Comentario:

DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Factura

Descripcin: Composicin: Origen: Destino: Comentario:

DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Informacin de artculos despachados

Descripcin: Composicin: Origen: Destino: Comentario:

DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Factura de proveedor

Descripcin: Composicin: Origen: Destino: Comentario:

DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Informacin de Productos

Descripcin: Composicin: Origen: Destino: Comentario:

DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Detalles de Proveedores

Descripcin: Composicin: Origen: Destino: Comentario:

Descripcin: Composicin: Origen: Destino: Comentario:

Descripcin: Composicin: Origen: Destino: Comentario:

DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Informacin de productos

Descripcin: Composicin: Origen: Destino: Comentario:

, Punto de reorden, marca, cdigo

DIAGRAMA DE DETALLES DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Informacin del cliente

Origen: Destino: Comentario:

Archivo cliente 1.1./Obtener informacin de cliente.

DEFINICIN DE FLUJO DE DATOS Informacin procesada