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2 relatrio para a disciplina de Comportamento Organizacional da licenciatura em Gesto da Universidade de Trs-os-Montes e Alto Douro

Comunicao Organizacional
Docente: Timothy Koehnen

Filipa Jorge n 38764

Licenciatura em Gesto

Comportamento Organizacional

Relatrio sobre Comunicao Intra-organizacional


Introduo: O termo comunicao significa partilhar algo, pr algo em comum. Atravs deste processo obtemos notcias/informaes partilhadas por outras pessoas. Este processo implica um emissor (que quem vai emitir a mensagem), uma mensagem (pode ser sob a forma de sons, gestos, palavras, indcios, entre outros) e um receptor (que quem vai receber a mensagem), um cdigo (que so os signos usados na transmisso e recepo da mensagem), o canal (o meio pelo qual transmitida a mensagem). Para que a comunicao seja bem-sucedida o receptor tem de ser capaz de descodificar e interpretar a mensagem do mesmo modo que o emissor codificou e interpretou. Para que este processo continue necessrio que seja obtido um feedback, ou seja que o receptou passe a emissor e o emissor passe a receptor e o processo ocorra novamente. A comunicao tem de ser congruente, ou seja a mensagem tem que ser proporcional ao que sentido para que a mensagem transmitida ao receptor seja credvel e honesta. Todo este processo pode ser afectado por factores externos como o rudo, duplo sentido das palavras nas diversas lnguas, o tempo escasso que h para comunicar, entre outros. Todo o processo de comunicao muito importante para o bom e pleno funcionamento de uma organizao seja ela de que tipo for. Comunicao Intra-organizacional o processo pelo qual a organizao se dirige ao pblico interno, ou seja aos seus funcionrios/colaboradores. (Juarez Bahia 1995: 15) So assim os objectivos da comunicao interna: fornecer informao, reunir informao, dar incio a tarefas e actividades, clarificar ordens e pontos de vista, influenciar a tomada de deciso e dar apoio e confiana. Nas organizaes h sempre obstaculos a que a comunicao se faa de forma eficiente como mensagens a mais ou a menos, distncia cultural entre o emissor ou receptor, distncia pessoal com base em preconceitos, excessivos escales hierarquicos que provocam o distancamento. Ou pelo contrrio o reduzido nmero de escales hierarquicos que provocam a falta de ateno a trabalho realizado, o pouco tempo dedicado comunicao por alguns gestores, a grande quantidade de rudos que provocam o mau funcionamento dos canais de comunicao e a existencia de boatos que fazem duvidar se ou no informao oficial. A comunicao como o sangue que d vida organizao, ou seja uma das mais importantes ferramentas que os lideres e gestores podem usar para melhor executar a sua tarefa de influenciar funcionrios/colaboradores. Pois s com uma boa comunicao possvel: Haver um conhecimento mtuo entre os nveis hierrquicos da organizao; Os objectivos da organizao para que estes satisfaam os interesses de todos, desde os nveis hierrquicos superiores at aos superiores; Tornar do conhecimento geral a estrutura organizacional e em certas empresas defini-la com a ajuda dos colaboradores. Dar a conhecer decises, planos, polticas, procedimentos e regras da organizao a todos os membros;
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Coordenar as actividades de todos os funcionrios dos vrios nveis hierrquicos, para que no haja duas pessoas a fazer o mesmo ou ningum para fazer determina tarefa; Unificar a organizao no sentido de cada departamento no trabalhe isolado; Motivar sob qualquer forma de comunicao todos os funcionrios/colaboradores.

Estudo de Caso: O director financeiro de uma empresa tinha que fazer uma apresentao dos resultados obtidos durante o ano, ou seja tinha que comunicar aos accionistas os lucro e as despesas que tinham sido feitas naquele periodo. O problema estava que este director tinha dificuldade em expreassar-se, entendia muito de nmeros e como fazer aumentar os lucros porm no conseguia expressar-se de modo sintetico e de forma percetivel para que qalquer leigo o conseguisse entender, como era o caso de alguns accionistas que no entendiam os termos tecnicos. O powerpoint que servia de base sua apresentao de dez minutos tinha dezenas de diapositivos e cheios de texto. No dia marcado fez a sua apresentao mas a maioria dos accionistas no entendeu a mensagem que o director financeiro queria passar, por isso deram-lhe duas semanas para rever a sua apresentao e transforma-la numa apresentaao percetivel. Para resolver o seu problema contratou um perito em comunicao empresarial que ao ver a sua apresentao e depois de a entender conseguiu reduzir o nmero de slides para dez. Onde estava reunida toda a informao sintetizada e com linguagem corrente acessivel a todos. Na data combinada o director financeiro fez a apresentao e conseguiu explicar todo o que era necessrio para que os accionistas entendessem o essencial e ficassem satisfeitos com o director financeiro. Concluso: Como podemos ver no estudo de caso o problema reside na falta de conciso. Tal como Aires Lous diz fundamentado e explicado por Normann P. Kestenbaum, a falta de consiso exite porque se confunde a quantidade de slides com a qualidade da apresentao. O melhor expor as ideias em poucas palavras e acessvel (mnimo de slides), para isso necessrio ir directo ao ponto, ser exacto nas informaes. Para alguns autores este um grave problema que existe nas organizaes actualmente, pois o tempo tornou-se um bem precioso no meio empresarial (tempo dinheiro). O bom gestor deixou de ser aquele que est munido de toneladas de informao e de dados e passou a ser aquele que consegue resumir toda a informao que tem em poucas palavras acessiveis a todos. J ninguem tem tempo para apresentaes de duas horas. Porm ainda h muitas empresas que perdem horas em reunies que poderiam ser resolvidas rapidamente se a comunicao funcionasse em pleno. necessrio notar que em qualquer organizao a comunicao a cola que a vai unificar de modo seja uma s. Para isso necessrio que todos os

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funcionrios/colaboradores da organizao estejam vontade para comunicar de forma eficaz entre si, seja dentro do mesmo nvel hierrquico (Comunicao horizontal), seja para comunicar com nveis hierrquicos superiores e inferiores (comunicao vertical). igualmente importante que o lder da organizao esteja aberto comunicao com os funcionrios/colaboradores da organizao, sejam eles do nivel hierarquico que forem. Pois muito mais fcil atingir os objectivos da organizao se todos estiverem a par deles, e pode tambm ser pelos funcionrios que o lder vai tomar conhecimento de pontos fracos da organizao, os pontos fortes, o que pode ou no ser mudado, pois por muito que o lder seja muito sempre necessrio que este seja ajudado pelos seus funcionrios para o bem da organizao. Se eu fosse lder numa organizao e tivesse que contratar um funcionrio/colaborador teria em considerao a capacidade comunicativa e de sintese da informao de cada um dos candidatos, ou seja faria um teste para ver se o candidato capaz de comunicar com pessoas que encontra na hora e consegue passar a mensagem que previamente lhe foi pedida, de um modo que no seja arrogante e que consiga motivar o receptor em tempo til. tambm necessrio ter em conta o caso de haver um caso de deficincia que torne mais difcil a comunicao, como por exemplo um funcionrio surdo-mudo, deve-se investir em mtodos para a ultrapassar e no por de parte ou despedir esse funcionrio/colaborador. Fundamentao Aires Lous diz fundamentado e explicado por Normann P. Kestenbaum sobre a falta de conciso. Bibliografia Bahia, Juarez (1995) Comunicao Empresarial, Mauad Editora 15-25 Vieira, Roberto Fonseca (2004) Comunicao Organizacional, Mauad Editora 45-46 Lous, Aires (2004) Organizao e Gesto Empresarial, Porto Editora 162163

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