3.

- ADMINISTRACION FINANCIERA DE INVENTARIOS

Sabemos de antemano que toda entidad manufacturera y de servicios cuentan en un momento dado con inventarios que dependiendo de su naturaleza llegan a ser clasificados. Los ms mencionados son los inventarios de materia prima y de productos terminados que todos podemos relacionar con el solo hecho de escucharlos, pero que tanto afecta para la empresa el tener o no tener inventarios. En la actualidad para el mundo financiero es muy importante determinar cual es la cantidad ms ptima para invertir en un inventario, para el gerente de produccin su inters ser el que se cubra la materia prima necesaria para la produccin en el momento en que esta va a ser procesada, y para los agentes de venta el saber que cuentan con unidades suficientes para cubrir su demanda y cualquier eventualidad que pueda aumentar las utilidades de la empresa, y para esta conocer de que manera puede disminuir sus costos por tener inventarios que cubran todas estas caractersticas. La evolucin de la ciencia crece en todos los aspectos de la vida, cada vez se enfocan ms puntos que en un momento dado no eran tan relevantes, pero que poco a poco se van dando cuenta que cualquier tipo de desembolso llega a afectar en el costo del producto y que la necesidad de estar por encima de la competencia obliga a estudiar la posibilidad de disminuir sus costos al mnimo, esto se puede lograr con una administracin adecuada del inventario, ya que por pequea que se crea que esta influye en el corto, llega a ser muy valioso si se aplica con xito. El rea de finanzas le corresponde financiar el inventario de la empresa. Le gustara destinar para ello el menor capital posible, ya que el empresario no le conviene comprometer sus recursos en un inventario que resulte excesivo o que se mueva con lentitud; pero, por otra parte, es necesario cuidar que se mantenga el inventario suficiente para asegurar el flujo de las operaciones de produccin y venta. Que es exactamente el inventario ?Por lo ,general, el inventario consiste en las existencias del producto que la empresa le ofrece a la venta, as como los componentes que forman el producto. Por ejemplo, el inventario de productos terminados puede ser el nmero de automviles, refrigeradores o comestibles que estn disponibles para la venta. El objetivo de la administracin de inventarios, igual que el la administracin de efectivo, tiene dos aspectos que se contraponen .Por una parte, se requiere minimizar la inversin del inventario , puesto que los recursos que no se destinan a se fin se puede invertir en otros proyectos aceptables de otro modo no se podran financiar. Por la otra, Hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de produccin y venta funcionen sin obstculos, como se ve, los dos aspectos del objeto son conflictivos.

Reduciendo el inventario se minimiza la inversin, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de obstaculizar las operaciones de las operaciones de la empresa. Si se tiene grandes cantidades de inventario se disminuyen las probabilidades de no poder hacer a la demanda y de interrumpir las operaciones de produccin y venta, pero tambin se aumenta la inversin. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS Sabiendo ya lo que es el inventario y a qu funciones sirve, como por ejemplo para ayudar a ganar tiempo, Cual es el objetivo que se debe tener presente para enfocar el anlisis y hacer recomendaciones.? Las dos partes del objetivo son las siguientes: - Minimizar la inversin en inventarios. - Hacer frente a la demanda del producto facilitando las funciones de producto y ventas. MINIMIZACION DE LA INVERSION EN INVENTARIOS. El inventario absolutamente mnimo es de cero. La empresa podra no tener ninguno y producir sobre pedido. Sin embargo, esto no resulta posible para la gran mayora de las empresas, puesto que deben satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasar a los competidores que puedan hacerlo, y deben tambin contar con inventarios para asegurar los programas de produccin. El buen director de finanzas procura minimizar el inventario, por qu su mantenimiento es costoso. Por ejemplo, el tener $ 1 milln invertido en inventario implica que la empresa ha tenido que obtener ese capital a su costo actual as como pagar los sueldos de los empleados que fabricaros el producto y las cuentas de los proveedores que proporcionaron las materias primas. Si el costo fue de 10 por ciento, el costo de financiamiento del inventario ser de $ 100,000 al ao y la empresa tendr que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.

CONSIDERACIONES PARA DETERMINAR EL INVENTARIO OPTIMO. El objetivo que consiste en minimizar la inversin en inventarios se puede expresar en trminos de sus costos asociados. Cuales son esos costos asociados que debe considerar el lector, como director de finanzas?

Bsicamente son los siguientes: - Los costos asociados con el proceso de pedir. -Los costos asociados con el manejo del inventario. COSTOS DEL PEDIR. Los costos asociados con el proceso de pedir son esencialmente aquellos en que se incurre cada vez que se ordena inventario. Cuando se formula un pedido, ya sea a un proveedor externo o al propio departamento de produccin se incurre en el costo de formulacin de la orden (la formula de requisicin) que incluye los gastos secretariales, de papel y de contabilidad :La secretaria tiene que llenar la forma, el contador debe registrarla y la computadora tiene que perforarla y procesarla, suponiendo que el manejo del inventario est computarizado. Una vez llenada la forma, se incurre en los costos de preparacin del cambio de produccin si el producto lo fabrica la misma empresa Esto puede significar el reajuste de la maquinaria para adaptarla alas especificaciones del nuevo producto. Adems, las piezas de prueba y los desperdicios de la primera tanda dan lugar a otros gastos. Si el pedido se ordena a un proveedor externo, se incurre en gastos de recepcin e inspeccin de artculos para asegurarse de que se reciben realmente la cantidad y la calidad solicitadas. COSTOS DE MANEJO Los gastos de manejo van asociados fundamentalmente con el financiamiento, almacenamiento y conservacin del inventario como es preciso protegerlo, la empresa incurre en gastos de almacenamiento como impuestos prediales, depreciacin de los edificios, servicios de vigilancia. Tambin tiene que pagar un seguro para proteger el inventario contra incendio y robo, y en algunas partes se paga impuesto por la posesin de inventarios. Esta igualmente el costo del deterioro por hurto u obsolescencia. Si el inventario desmerece por la edad o por que pasa de moda debido a los adelantos tecnolgicos o a los cambios que se esperen en el gusto del consumidor, no se podr vender al precio de antes suponindose que llegue a venderse. La empresa tiene que absorber esa perdida. Por ultimo es preciso obtener capital para la compra de inventario, y puesto que el capital es costoso la empresa debe soportar ese gasto. El EOQ es un punto de partida para definir la estrategia de administracin de inventarios .Indica el lote de costo mnimo , dado que una cierta demanda y una cierta antelacin entre la colocacin del pedido y la recepcin de los artculos . Ahora se ver cmo se puede ampliar el EOQ para hacer frente a la variabilidad de la demanda y de los tiempos de entrega. EXISTENCIAS DE SEGURIDAD

Una vez que el director de finanzas sabe el EOQ Cmo incorpora la incertidumbre que por lo general acompaa a la demanda. La mayora de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Al director de finanzas le toco determinar que tan amplias deben ser esas existencias, suponiendo que las haya. EL PROBLEMA En vez de agotar el inventario exactamente al finalizar el periodo, o sea cuando llega la nueva remesa, puede ocurrir que no se este en situacin de atender la demanda real, sea por la nueva remesa no llego a tiempo o por que la demanda fue mayor de lo que se esperaba. Para no agotar las existencias ni quedar mal con los clientes, perdiendo las ventas y las utilidades consiguientes, o para no trastornar el programa de produccin por falta de inventario de materias primas, es preciso contar con algunas existencias de seguridad que consisten en unidades adicionales de inventario, exceso de la demanda estimada y por encima del nivel de EOQ de principios del periodo. El principio de las existencias de seguridad se puede ilustrar en forma esquemtica, como se ha hecho . Sin esas existencias , la empresa habra agotado su inventario antes de que terminaran los periodos 1 y 2.Si dispone de existencias de seguridad, simplemente recurre a esas unidades adicionales para satisfacer la demanda. Sin embargo, la conservacin de un inventario adicional resulta costosa, igual que si se tratara de las existencias regulares que mantiene la empresa para satisfacer la demanda normal; pero resulta igualmente costosa la falta de inventario que impida satisfacer la demanda inesperada. El costo ms fcil de identificar en este caso es el de las utilidades que se pierden por causa de ventas que no se llevaron a cabo por falta de mercancas. Ms difcil de medir, aunque quiz de importancia igual, es el dao que pueden sufrir las relaciones con el cliente cuando la empresa no puede satisfacer las necesidades de este. El cliente pasar definitivamente a la competencia si las insuficiencias son crticas o interfieren constantemente con sus operaciones. Por ltimo, el programa de produccin se desorganizara por falta de inventario de materias primas. Esto resulta costoso por el tiempo que se pierde y por los gastos de reanudacin en que se incurre innecesariamente. Es obvio que, si se mantiene existencias de seguridad excesivas no se incurrir en costos de faltantes, pero surgirn costos de manejo indebidamente elevados. Corresponde al director de finanzas sopesar los costos y estimar las existencias de seguridad capaces de minimizar el costo total. Es decir, qu tan amplias deben ser las existencias de seguridad innecesariamente altas y demasiado costosas?

DETERMINACION DE LAS EXISTENCIAS DE SEGURIDAD OPTIMAS Cmo puede el director de finanzas combinar los costos de manejo y abastecimiento en un solo anlisis sistemtico, a fin de determinar el inventario ptimo (mnimo) de seguridad? Lo primero que hay que advertir es que una vez

ms, se presenta el caso en que los costos de manejo se elevan al aumentar las existencias de seguridad, mientras que los costos de no tener disminuyen al aumentar las existencias en cuestin. Tambin hay que advertir que, por tratarse de una demanda incierta, hay que tomar en cuenta la posibilidad de quedarse sin existencias a cada nivel de seguridad, para derivar el costo total esperado (costos de manejo mas costos de no tener) a dicho nivel. Por ejemplo despus de examinar los registros de la empresa correspondientes a los ltimos 100 trimestres se podra encontrar que se produjeron faltantes (se agotaron las existencias) en las cantidades siguientes y en el numero de trimestres que se indica: TRIMESTRES 100 1 80 2 50 3 20 4 10 10 0 80 100 Este resumen indica que la empresa tuvo un faltante de 100 unidades solo una vez en los ltimos 100 trimestres, o sea el 1 por ciento del tiempo; pero tuvo faltantes de 10 unidades el 10 por ciento del tiempo. CONTROL DE INVENTARIO Una vez que el director de finanzas ha determinado el lote econmico y las existencias de seguridad ptimas, Cmo sabe cundo debe reordenar?. La respuesta radica en el control fsico que ejerce en el inventario - sabiendo constantemente su situacin y estableciendo el punto de reorden apropiado. UN METODO DE CONTROL DE INVENTARIO El director de finanzas, deber llevar una cuenta muy precisa del inventario que queda, para saber cundo se debe reordenar. La falta de informe exacto y actualizado le inducir a pensar que se dispone de existencias suficientes cuando en realidad estn en peligrosamente bajas y se agotarn antes de que se pueda reordenar. Tambin podr creer que el inventario se est vendiendo como se esperaba cuando lo cierto es que la demanda no se materializ y la empresa est acumulando mercanca que no podr vender. Los sistemas ms modernos de control de inventarios utilizan la rapidez y la capacidad de la computadora. El funcionamiento del sistema se puede observar la prxima vez que se acuda a una tienda de auto-servicio. Las cajas registradoras electrnicas son en realidad dispositivos terminales de una computadora. Cuando el cajero registra el nmero de inventario que mantiene en su memoria. Luego, a

intervalos muy cortos, entrega un informe que revela cundo cuanto se ha vendido, a que precio y las existencias. La computadora puede tambin imprimir una forma de pedido de un lote econmico cuando el nmero de unidades que quedan en el inventario llega al nivel determinado de antemano. El pedido impreso se remite al proveedor para que enva la nueva remesa. DETERMINACION DEL PUNTO DE REORDEN Como transcurre algn tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario. considerando el nmero de das necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, as como el tiempo en que los artculos estarn en transito. Por ejemplo si se requieren 7 das para que la cantidad que se pide llegue a la empresa, en el momento de ordenar se debe disponer de inventario suficiente para siete das. Esto se puede ilustrar por medio de la figura 13-7, donde se ha puesto un ciclo de inventario de 28 das desde el momento en que se recibe la remesa hasta el final del periodo, cuando se espera que toda ella se habr vendido. Y remitido a los clientes. Si el tiempo de entrega es de 7 das, se deber reordenar en el punto r* que en este caso ser al finalizar el da 21contandose con inventario para 7 das a fin de cubrir el tiempo que se espera tardara en llegar el pedido. En trminos de numero de unidades , habr que reordenar cuando el inventario disponible est a la cuarta parte del nivel original de principios del periodo, que se calcula dividiendo el ciclo de 28 das entre el tiempo de entrega de 7 das. Por ejemplo, si el inventario original es de 109 unidades o sea, el EOQ Advirtase que es necesario saber cuando se llega al punto de reorden de 27 unidades. Si el informe se recibiera con 7 das de retraso y por lo tanto se estuviera atrasado 7 das en el pedido, la empresa habr estado totalmente sin inventario durante una semana, a menos que se disponga de existencias de seguridad. Si en el punto de reorden se observa que se ha dispuesto de todo o parte de las existencias de seguridad, se deber aumentar la cantidad que se solicita con el fin de reabastecerlas. Si en el caso anterior se hubiera dispuesto de todo el inventario regular ms de 8 unidades de las existencias de seguridad, habra de ordenar 117 unidades (109 para el inventario regular y 8 para reponer las existencias de seguridad )a fin de volver al nivel ptimo.

PLAZO MEDIO DE PRODUCCION Y DE CONSUMO DE MATERIA PRIMA Los tiempos bsicos de inventario son el de materia prima, el de la produccin en proceso.

MATERIAS PRIMAS Todas las empresas manufactureras tienen un inventario de materia prima de una u otra naturaleza. El nivel real que se mantiene de cada materia prima depende del tiempo de entrega necesario para pedir los pedidos, la frecuencia de uso, la inversin necesaria y las caractersticas fsicas de inventario. Debe tenerse en cuenta el tiempo de entrega para recibir los pedidos ya que si el proceso de produccin debe operar ininterrumpidamente la empresa debe mantener siempre suficientes materias primas para atender las demandas de produccin debido a la demora de colocacin de un pedido y recibo de las materias primas, el inventario de materia prima debe contar como mnimo de elementos suficientes para el abastecimiento de los das que transcurran hasta que se reciban materias primas adicionales. PRODUCCION EN PROCESO El tiempo de produccin en proceso depende de gran parte del tiempo de la complejidad del proceso de produccin. Existe una relacin directa entre el tiempo de proceso de produccin de las empresas y el nivel promedio del inventario de produccin en proceso. Mientras mas largo sea el ciclo de produccin, mas alto ser el nivel previsto del inventario de produccin en proceso. El inventario de produccin en proceso es el tipo de inventario con menos liquidez. Generalmente es difcil vender productos parcialmente terminados por esta razn no es comn la utilizacin de inventario de produccin en proceso como garanta para prstamo. Otras caractersticas del inventario de produccin en proceso es el aumento en su valor a medida que un articulo se transforma de una materia prima en el articulo terminado como resultado del proceso de produccin. ESTRATEGIAS DE REDUCCION El inventario absolutamente mnimo es de cero. La empresa podra no tener ninguno y producir sobre pedido. Sin embargo, esto no resulta posible para la gran mayora de las empresas puesto que deben satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo y deben tambin contar con inventarios para asegurar los programas de produccin. Por otra parte, si el objetivo de la administracin de inventario fuera solo maximizar las ventas , satisfaciendo instantneamente la demanda, la empresa almacenara cantidades excesivamente grandes del producto. as jams incurrira en los costos asociados con la falta de satisfaccin de dicha demanda, ni soportara los que provienen de la perdida de un cliente que se pasa con un

competidor, de la perdida de la buena voluntad del cliente, de la perdida de utilidades y de interrupciones y demoras de produccin. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estticos, paralizando un capital que se podra emplear con provecho. El director d finanzas tiene que determinar el nivel apropiados de inventarios en trminos de opcin entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y en costos del inventario que se requiere, en otras palabras vale la pena conservar cierto numero de unidades de inventario adicional, para evitar posibles perdidas por no poder surtir. ALTERNATIVAS PARA LAS PEQUEAS EMPRESAS A veces las versiones ms sofisticadas del EOQ son demasiado costosas de preparar o excesivamente elaboradas para aplicarlas a las pequeas empresas. Estas ltimas pueden recurrir a la aplicacin de criterios ms sencillos para su administracin de inventarios. Por ejemplo, pueden llevar un registro perpetuo de los artculos vendidos describiendo el producto en un duplicado de la nota de venta o marcando una tarjeta en el rea de almacenamiento cuando se retira una unidad. Cuando el numero de unidades restantes llega a un punto predeterminado, reflejando un nmero especifico de das de inventario, se quedan en el rea de almacenamiento, ajustada a las variaciones de temporada, es suficiente para indicar el punto de reorden. Como alternativa, la pequea empresa puede reordenar automticamente cuando la razn de inventario-a-ventas queda por debajo de un nivel predeterminado