12/09/2008

Convergncia em Gesto e Automao de Processos

Integrando e Priorizando Iniciativas em Processos

Rafael Clemente
Scio-Diretor

ELO Group - Viso Institucional

Consultoria especializada nas reas de Gesto de Processos e Gesto de Riscos Experincia em projetos em diversos segmentos (financeiro, seguradoras, varejo, eltrico, petrleo, frmacos, telecomunicaes, governo, construo e manufatura) Quadro de consultores altamente capacitado atuando como professores em MBAs e cursos diversos da COPPE / UFRJ; Fundada no Parque Tecnolgico da COPPE/UFRJ, um dos mais reconhecidos centros de pesquisa e desenvolvimento da Amrica Latina; Spin-off do Grupo de Produo Integrada, da Engenharia de Produo da COPPE/UFRJ; Fundadora do Consrcio ISG & ELO no desenvolvimento de novos negcios, inovao e gesto de servios.

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Experincias e Referncias

Experincia anterior dos scios e equipe de consultores do consrcio ISG & ELO em projetos de consultoria e treinamentos em clientes pblicos e privados

Agenda
Divergncias no entendimento de BPM Abordagem combinada de processos e riscos Principais problemas na convergncia iniciativas relacionadas a BPM das

Garantindo a convergncia entre as iniciativas: Portal BPM e a Governana de Iniciavas de BPM Casos de aplicao da Governana e do Portal BPM

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Como as organizaes entendem o termo BPM?

Conjunto de tecnologias que apiam TI no desenvolvimento e monitorao de processos de workflow e aplicativos 16%

Outros 6%

Metodologia top-down projetada para organizar, gerenciar e avaliar uma organizao baseada em seus processos centrais 40%

Iniciativa focada em reduo de custos e aumento de produtividade de fluxo de trabalho e processos especficos

12%

26%

Abordagem sistemtica para anlise, redesenho, melhoria e gesto de um processo especfico

Fonte: The State of Business Process Management, 2006

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Quais os motivadores para a adoo de BPM?

Melhoria da gesto dos recursos de TI (aplicaes ERP, desenvolvimento e gesto de sistemas, etc.) 7% Melhoria da estrutura de gesto, coordenao e agilidade para mudanas da organizao 18%

Outro 7%

Reduo de custos e/ou aumento de produtividade 27%

15% 15% 9% Melhoria da satisfao do cliente 2%

Melhoria dos produtos existentes, criao de novos produtos ou entrada de novas linhas de negcio

Evento especfico (fuso, aquisio, Compliance com regulaes ou requisitos outsourcing, etc) do negcio (SarbanesOxley, ISO 9000, etc)
Fonte: The State of Business Process Management, 2006

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Que iniciativas em BPM vm sendo executadas nas organizaes?

Treinamento em modelagem e redesenho Six Sigma de Processo Treinamento para Gestores de Processos

Redesenho de processos a partir de modelos de referncia (SCOR, ITIL) Nenhum

Desenvolvimento da arquitetura de processos da organizao 13% 12% Redesenho dos principais macroprocessos da organizao Estruturao e coordenao dos esforos de mudana nos processos da organizao

5% 6% 7%

4%

4%

Projetos Six sigma de melhoria de processos

8% Balanced Scorecard 8% 8% Estruturao e coordenao dos esforos de mudana nos processos da organizao 8% 8%

9%

Treinamento em anlise e redesenho de processos (Six Sigma no se aplica aqui) Desenvolvimento de um sistema de mensurao de performance dos processos Automao dos principais processos da organizao
Fonte: The State of Business Process Management, 2006

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Como a responsabilizao pelas aes de BPM?

Nosso grupo de BPM est no nvel executivo Nosso grupo de BPM est dentro do Controle de Qualidade 6% Outros Nosso grupo de BPM est dentro do RH ou Treinamento 8% 0% 14% 19% Ns no temos um grupo formal de BPM 18% 34%

1%

Nosso grupo de BPM est dentro de Finanas

Nosso grupo de BPM est dentro da TI

Nosso grupo de BPM est no nvel de diretoria ou departamento

Fonte: The State of Business Process Management, 2006

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Desafios da Gesto de Processos

Conjunto de tecnologias que apiam TI no desenvolvimento e monitorao de processos de workflow e aplicativos 16% Metodologia top-down projetada para organizar, gerenciar e avaliar uma organizao baseada em seus processos centrais 40%
Redesenho de processos a partir de modelos de referncia (SCOR, ITIL) Treinamento em Nenhum modelagem e redesenho Six Sigma de Processo Treinamento para Gestores de Processos 5% 4% 4% 13% 12%

Outros 6%

Desenvolvimento da arquitetura de processos da organizao Redesenho dos principais macroprocessos da organizao Estruturao e coordenao dos esforos de mudana nos processos da organizao

Iniciativa focada em reduo de custos e aumento de produtividade de fluxo de trabalho e processos especficos

12%

Mltiplos Entendimentos
6% Projetos Six sigma de melhoria de processos 7% 8%

9% 8% 8% 8% 8%

26%

Balanced Scorecard

Abordagem sistemtica para anlise, redesenho, melhoria e gesto de um processo especfico

Mltiplos Motivadores Mltiplas Iniciativas

Nosso grupo de BPM est dentro do Controle de Qualidade Outros
15%

Estruturao e coordenao dos esforos de mudana nos processos da organizao

Treinamento em anlise e redesenho de processos (Six Sigma no se aplica aqui) Automao dos principais processos da organizao

Desenvolvimento de um sistema de mensurao de performance dos processos

Melhoria da gesto dos recursos de TI (aplicaes ERP, desenvolvimento e gesto de sistemas, etc.) 7% Melhoria da estrutura de gesto, coordenao e agilidade para mudanas da organizao 18%

Nosso grupo de BPM est no nvel executivo Ns no temos um grupo formal de BPM 18% 34%

Outro 7%

Reduo de custos e/ou aumento de produtividade 27%

6% 8% 0% 14% 19%

15%

9% Melhoria da satisfao do cliente

Mltiplas Responsabilidades
2%

Melhoria dos produtos existentes, criao de novos produtos ou entrada de novas linhas de negcio

Nosso grupo de BPM est dentro do RH ou Treinamento

1%

Nosso grupo de BPM est dentro de Finanas

Evento especfico (fuso, aquisio, Compliance com regulaes ou requisitos outsourcing, etc) do negcio (SarbanesOxley, ISO 9000, etc)

Nosso grupo de BPM est dentro da TI

Nosso grupo de BPM est no nvel de diretoria ou departamento

Fonte: The State of Business Process Management, 2006

Combinao entre processos e riscos

Estratgia

Outros... Processo

Tecnologia de informao

Custos excessivos Sistemas de medio

Pessoas

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Abordagem combinada de processos e riscos Processo como lgica de entendimento

Tecnologia de informao

Estratgia

Outros...

Processo

Risco como linguagem universal para anlise e melhoria

Risco o efeito da incerteza nos objetivos
(ISO/TMB/WG Risk Management)

Custos excessivos Sistemas de medio Pessoas

Como se d a gesto das iniciativas em BPM?

Interessados

Responsveis

Iniciativa 1

Iniciativa 2

Iniciativa 3

Processo 1

Processo 2

Processo 3

Processo 4

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Quais os riscos de terceirizao da atividade?

Quais as competncias necessrias para o processo? Os funcionrios esto satisfeitos?

Quais os requisitos de sistemas a serem atendidos?

Contratos TI

RH Ouvidoria
Quais as principais fontes de reclamaes dos clientes?

Gerncia

?????
Diretoria
O processo capaz de suportar a estratgia da empresa?

Segurana

Qual o desempenho operacional do processo?

Jurdico
Quais requisitos legais no esto sendo atendidos?

Quais as vulnerabilidades fraude e roubos existentes?

Principais sintomas...

Incapacidade de priorizao Disperso de iniciativas Sobreposio de esforos

Iniciativa 1 Iniciativa 2 Iniciativa 3

Falta de clareza de responsabilidades Inconsistncia de informaes Mltiplos pontos de contato

Processo 1

Processo 2

Processo 3

Processo 4

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Como se d o alinhamento das iniciativas em BPM?

Interessados

Portal BPM Convergncia das informaes sobre BPM Responsveis Governana de iniciativas de BPM alinhamento e responsabilizao
Iniciativa 1 Iniciativa 2 Iniciativa 3

Portal BPM Riscos como linguagem de priorizao

Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4

Quais os riscos de terceirizao da atividade?

Quais as competncias necessrias para o processo? Os funcionrios esto satisfeitos?

Quais os requisitos de sistemas a serem atendidos?

Contratos TI

RH Ouvidoria
Quais as principais fontes de reclamaes dos clientes?

Gerncia

Portal BPM e Governana

Segurana

Qual o desempenho operacional do processo?

Diretoria
O processo capaz de suportar a estratgia da empresa?

Jurdico
Quais requisitos legais no esto sendo atendidos?

Quais as vulnerabilidades fraude e roubos existentes?

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Qual a maturidade dos processos de negcios estratgicos?

Qual o principal tipo de vulnerabilidade existente nos meus processos relativo ao atendimento ao cliente?

Contratos
Quais atividades eu posso automatizar?

RH Ouvidoria

TI

Gerncia
A implantao de um novo sistema ir interferir em quais reas e processos?

Portal BPM e Governana

Qual a relao do meu volume de perdas com multas e a falta de monitorao nos processos em que elas ocorrem?

Segurana

Diretoria

Jurdico

Quais foram as principais mudanas ocorridas e o impactado delas nos processos?

Quais so os impactos de uma nova lei no desempenho do meu processo e como compensar possveis perdas?

Qual a relao entre processos fragmentados em silos funcionais e a quantidade de erros e atrasos que vem ocorrendo?

Principais vantagens...

Riscos como linguagem de priorizao

Portal BPM Convergncia das informaes sobre BPM

Alinhamento e acompanhamento das iniciativas de melhoria Distribuio dos esforos de forma orquestrada Governana das iniciativas Consistncia das informaes nico ponto de contato

Governana de iniciativas de BPM alinhamento e responsabilizao

Iniciativa 1 Iniciativa 2 Iniciativa 3

Portal BPM Riscos como linguagem de priorizao

Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4

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Suporte a todo o ciclo de um processo

Estratgia de BPM Projeto de processos Implantao de processos Controle e monitorao

Uniformizao da linguagem Definio e Priorizao das Iniciativas Definio dos investimentos

Definio de planos de ao Estabelecimento das sinergias Definio da governana

Acompanhamento das iniciativas Integrao das aes Difuso das iniciativas

Dashboards personalizados Colect once satisfy many Realimentao do ciclo

Governana de iniciativas de BPM Portal BPM - Riscos Portal BPM - Dashboards

Framework de atuao ELO Group

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Obrigado!
Rafael Clemente
rafael.clemente@elogroup.com.br (21) 8162-2362 (21) 2561-5619

RIO DE JANEIRO SO PAULO - CAMPINAS

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