Organizacin de eventos y caractersticas.

PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN DE EVENTOS La intencin de este trabajo es la de auxiliar en todos los aspectos necesarios para la planificacin, organizacin, ejecucin y evaluacin de un evento o exposicin hacia una determinada meta; as, el xito depende del conocimiento que se tenga de las diferentes tcnicas o de la combinacin de sus elementos. La Direccin y Organizacin Integral de Eventos es una herramienta tctica de la Comunicacin Integral de un evento. El organizador profesional de eventos es un profesional que crea, planifica, gestiona, organiza y produce, acontecimientos especiales que constituyen un campo en pleno desarrollo. CONCEPTOS PARA LA PLANIFICACIN DE EVENTOS La realizacin de eventos ha constituido una industria en la que se invierte mucho dinero; por ello, antes de tomar cualquier decisin sobre la ejecucin de un evento deben considerarse dos preguntas bsicas: ------Es el evento el medio o recurso ms apropiado para alcanzar los objetivos propuestos, o existe una forma ms adecuada? Si el evento es el medio ms adecuado, Qu tipo de evento debe considerarse? En el desarrollo de actividades para la realizacin de un evento hay que considerar los siguientes puntos: el objetivo principal, nmero de participantes, lugar a realizarse, la duracin, entre otros y las acciones del proceso que condicionarn el tipo de evento a realizar. El manejo eficiente de las relaciones con los proveedores, profesionales y prestadores de servicios, hacen cada vez ms necesaria la capacitacin y especializacin de todos los que participan en el proceso de un evento. Las organizaciones vinculan los eventos no solo a sus estrategias de comunicacin, sino tambin a las comercializacin y ventas, actividades recreativas, etc. LOGSTICA. Hoy en da el tema de la logstica es un asunto tan importante que se crean reas especficas para su tratamiento, se ha desarrollado a travs del tiempo y es en la actualidad un aspecto bsico en la constante lucha por ser una empresa del primer mundo. Anteriormente la logstica era solamente, tener el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible; actualmente stas actividades aparentemente sencillas han sido redefinidas y ahora son todo un proceso. La logstica tiene muchos significados, uno de ellos, es la encargada de la distribucin eficiente de los productos de una determinada empresa con un menor costo y un excelente servicio al cliente. Por lo tanto la logstica busca gerenciar estratgicamente la adquisicin, el movimiento, el almacenamiento de productos y el control de inventarios, as como todo el flujo de informacin asociado, a travs de los cuales la organizacin y su canal de distribucin se encauzan de modo tal que ahora se reconoce como un rea estratgica. Compaas como Coca Cola y Nike, atribuyen mucho de su xito a sus Sistemas Logsticos. La gente que trabaja en esta rea cada vez tiene una funcin de mayor impacto en las empresas. Con estos nuevos roles, se requiere tambin cada vez ms gente mejor preparada en estos temas. Como sabemos, de antao no exista una carrera formal en estas reas en las universidades, la mayora de la gente que me he encontrado proviene de Ingeniera Industrial, Administracin de Empresas, Ingeniera en Transporte y Sistemas. La logstica es un rea que requiere atraer a los mejores y ms brillantes, dada su complejidad, interaccin con las diferentes reas de la empresa, desde Mercadotecnia, Ventas, reas de Finanzas, Recursos Humanos y Sistemas, Eventos Sociales y Recreativos. El subdirector de logstica de El Palacio de Hierro, Carlos Augusto Mndez, seal: La logstica en las empresas es como un portero de ftbol, si el equipo gana nadie se acuerda de l, pero si falla todos le echan la culpa. PERFIL PROFESIONAL La gente de logstica no se hace en las universidades; se hace en el trabajo diario, en aquella permanente insatisfaccin de lo que hace y lo obliga a innovar constantemente, a negociar a trabajar en equipo a desarrollar una sensibilidad para enfrentar decisiones, a ser creativo con una clara visin y contundencia en el momento de la ejecucin. PROCESO A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIN FECHA Fecha: Es definir el da exacto del evento y ponerlo en el cronograma, Es la base de todo lo que se hace. Definicin de localizacin: Es estudiar las propuestas de todos los lugares que hay para hacer el evento y escoger el mas apropiado, por infraestructura, acceso, servicios, costos, entorno, dimensiones,etc. Pagos local: Es hacer el contrato con el lugar y definir los das para hacer los pagos.

PUBLICIDAD Elaboracin de anucios de radio: Es hacer dos cuos de radio para la publicidad del evento y fijar el tiempo de cada cua que se usa al aire para la publicitar el evento. Elaboracin de anuncios de TV: Es hacer los comerciales de TV para la publicidad del evento y fijar el tiempo del comercial. Pautaje anuncios de radio venta 1: Es hacer una planificacin para pasar el comercial en la radio hasta una fecha fija para pasar el segundo comercial. Pautaje anuncios de radio venta 2: Es hacer una planificacin para pasar el comercial desde la fecha que se deja de pasar el otro comercial hasta el da del evento. Pautaje anuncios de TV: Es hacer una planificacin para pasar el comercial en la tele hasta el da del evento. Prensa anuncios: Es hacer un boletn de prensa y mandar a todos los medios para anunciar el evento. Definicin artes grficas: Es disear todas las artes grficas del evento los posters, entradas, gafetes, hojas volantes (dpticos, trpticos, graffittis), etc. Elaboracin artes grficas: Es imprimir todas las artes grficas del evento los posters, entradas, gafetes, hojas volantes (dpticos, trpticos, graffittis), etc. Elaboracin de boletos: Es imprimir todos los boletos para el evento. AUSPICIANTES Definicin paquetes: Es hacer propuestas diferentes (ver en el libro) para conseguir auspiciantes para el evento. Bsqueda de auspiciantes: Es comenzar a mandar las propuesta a las empresas, comercios, firmas, instituciones que sean posibles auspiciantes. Cierre de auspicios: Es definir los auspiciantes del evento y firmar los contratos.(si hiciera falta) Entrega de materia publicitario: Es entregar a las empresas auspiciantes lo ofrecido en las propuestas. PRODUCCIN Entrega de raider tcnico: Es crear el raider tcnico y entregar a los encargados que van hacer todo lo tcnico. Definicin de iluminacin y sonido: Es definir con que encargados se va hacer la iluminacin y sonido. Personal puertas: Es contratar a la gente que va a trabajar en las puertas en el evento. Llegada y salida del grupo: Es coordinar la llegada del grupo a la ciudad y de todo lo que van hacer en la permanencia y retirada. (Gran evento o Megaevento) Comunicaciones handies, celulares: Es la coordinacin del la forma que se va a comunicar la produccin desde el primer momento hasta el ultimo a travs de celulares, handies, etc. Definicin seguridad: Es hacer los contratos o arreglos con la gente de seguridad y definir los lugares que necesitan seguridad. (En muchos casos sern manejos con la seguridad del municipio, agentes de trnsito, etc.) Presupuestos: Es hacer el presupuesto para el evento. PERMISOS Elaboracin de cartas y permisos (legales): Es hacer las cartas para sacar los permisos para realizar el evento. Trmites: Es comenzar hacer todos los trmites para el evento y sacar todos los permisos para el eventos. Entrega definitiva de trmites: La entrega de todos los trmites que se necesita para el evento. Rueda de prensa: Es hacer una rueda de prensa para lanzar el evento y despus otra para que la prensa hable con la artista-grupo-profes. (Opcional y en caso necesario) Liquidacin final: Para saber como nos fue en el evento si hay ganancia o prdida.(en caso de que sea un evento de carcter lucrativo) EXPLICACIN PASO A PASO Planificacin con las empresas. Lo primero es planificar con que empresas/profesores voy a trabajar y con eso hacer el ndice telefnico (vea en el libro) para saber como me puedo comunicar con la gente que voy trabajar. Coordinar las responsabilidades de cada persona en lo que va hacer y especificar sus responsabilidades y ver con quien le toca trabajar de las otras empresas. Cronograma de actividades: fue especificar todas las cosas que hay que hacer para el evento y ponerles fechahora. Presupuesto: con todos los ingresos que va a ver por las entradas y los auspiciantes despus van todos los gastos uno por uno y lo ltimo es un punto de equilibrio.