Você está na página 1de 8

Ejecucin de Actividades de Certificacin

P-03-V-02
Elaborado por: Angela Espinoza Lpez Revisado por: Aprobado por: Edmundo Castro Jimnez Edmundo Castro Jimnez 08-02-2011 15-3-2011 15-3-2011

Descripcin de cambio Cambio de versin de 01 a 02 producto de la auditora interna Se realiz la modificacin en el punto 3.Definiciones la palabra carbono por GEI y en lugar de y/o por sus.

Aprobado Edmundo Castro Jimnez Edmundo Castro Jimnez

Responsable Angela Espinoza Angela Espinoza

Ejecucin de Actividades de Certificacin


P-03-V-02 Pgina 2 de 8

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos de planificacin y desarrollo de las actividades de certificacin que se realizan a nuestros clientes, con el fin de verificar el cumplimiento y la eficacia de sus Sistemas de Gestin o validar o verificar el inventario Gases Efecto Invernadero (GEI), como proyectos de reduccin y remocin. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todas las actividades de certificacin desarrolladas por la Unidad Carbono Neutro (UCN-EARTH). 3. DEFINICIONES

Actividades de Certificacin: Auditoras de sistemas de gestin, validaciones/verificaciones de inventarios de emisiones de GEI y sus proyectos de reduccin y remocin. Usuario Previsto: Individuo u organizacin definido por quienes informan de lo relacionado con los GEI, como aquel que utiliza dicha informacin para la toma de decisiones. SGC: Sistema de Gestin de la Calidad. UCN-EARTH: Unidad de Carbono Neutro de EARTH. Para fines de este documento se utilizan las definiciones dadas en la Norma INTE/ISO 9000 Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario (E-1). 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS 4.1. Documentos Internos

F-07: Plan para actividades de certificacin in situ. F-08 Informe F-13 Revisin de la solicitud P-02 Calificacin y seleccin de personal segn competencias para realizar actividades de certificacin P-04 Proceso de Actividades de Certificacin

Ejecucin de Actividades de Certificacin


P-03-V-02 Pgina 3 de 8

4.2. Documentos Externos

E-01 Norma INTE-ISO 9000:2005. Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario E-02 INTE -ISO 19011Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin de calidad y/o ambiental E-03 INTE-ISO 14064-1 Gases Efecto Invernadero Parte 1: Especificacin con orientacin, a nivel de las organizaciones, para la cuantificacin y el informe de las reducciones y remociones de GEI E-04 INTE-ISO 14064-2 Gases Efecto Invernadero Parte 2: Especificacin con orientacin a nivel de proyecto, para la cuantificacin, el seguimiento, y el informe de la reduccin de emisiones o el aumento de remociones de GEI. E-05 INTE-ISO 14064-3 Gases Efecto Invernadero Parte 3: Especificacin con orientacin a la validacin y verificacin de las declaraciones sobre GEI. E-06 INTE-ISO 14001 Sistemas de Gestin Ambiental E-08 INTE-ISO 9001 Sistemas de Gestin de Calidad - Requisitos E-12 INTE-ISO 14065 Requisitos para los organismos que realizan la validacin y la verificacin de los gases de efecto invernadero. E-14 INTE-ISO-IEC 17021:2011 Evaluacin de la conformidad Requisitos para los organismos que realizan la auditora y la certificacin de sistemas de gestin. 5. RESPONSABILIDADES Las responsabilidades se detallan en cada actividad mencionada en este documento. La simbologa utilizada para designar a los responsables es la siguiente: Coordinacin UCN-EARTH: [CU] Gestora de Calidad UCN-EARTH: [GC] 6. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD 6.1. Designacin del Equipo Evaluador

El equipo evaluador est compuesto por funcionarios de UCN-EARTH y personal externo contratado para una actividad especfica. Se selecciona al equipo, considerando su independencia, la inexistencia de conflictos de inters, la evaluacin de competencias segn los criterios definidos en el procedimiento Calificacin y seleccin de personal segn competencias para realizar actividades de certificacin y sus caractersticas de liderazgo.

Ejecucin de Actividades de Certificacin


P-03-V-02 Pgina 4 de 8

El tamao del equipo va a estar definido por el alcance y los objetivos de la actividad de certificacin, el nivel de aseguramiento, los criterios, la importancia relativa de la actividad y por los recursos financieros y humanos disponibles [GC] y [CU]. Si por motivos de fuerza mayor un AVV no puede estar en la actividad de certificacin, se puede nombrar a un sustituto, conforme a los criterios de seleccin establecidos, previa notificacin y aceptacin por parte del cliente. Si el equipo estuviese formado por ms de dos AVV, las actividades y funciones del AVV ausente pueden ser redistribuidas entre el equipo certificador. 6.2. Actividades previas a la realizacin de actividad de certificacin in situ . El objetivo de la actividad de certificacin, el alcance, nivel de aseguramiento, la importancia relativa de los errores y los criterios, son definidos por mutuo acuerdo entre el cliente y la UCN-EARTH. Cualquier cambio en estos aspectos, debe ser acordado por las mismas partes. 6.2.1. Objetivos Los objetivos definen lo que se pretende lograr con la actividad de certificacin, como por ejemplo: la determinacin del grado de conformidad del Sistema de Gestin de la Informacin sobre los GEI con los requisitos de la normas, la verificacin del inventario de GEI, proyectos de reduccin y remocin segn la normas INTE/ISO 14064-1 e INTE/ISO 14064-2. 6.2.2. Alcance El alcance de la actividad de certificacin describe su extensin y lmites, tales como la ubicacin, los lmites de la organizacin o los escenarios del proyecto de GEI y sus escenarios de la lnea base, infraestructura fsica, actividades, tecnologas, procesos de la organizacin o del proyecto, fuentes, sumideros , reservorios, tipos de GEI y perodos de tiempo. 6.2.3. Nivel de aseguramiento Al inicio de un proceso de validacin/verificacin relacionado con una declaracin de GEI de un proyecto o una organizacin se establecen el nivel de aseguramiento buscado por el cliente, teniendo en cuenta las necesidades del usuario previsto. El nivel de aseguramiento determina el grado relativo de confianza que requiere el VV para llegar a una conclusin. No se puede conseguir un aseguramiento absoluto debido a factores tales como el uso de juicios, el uso de ensayos, las limitaciones inherentes del control y la naturaleza de algunos tipos de evidencia. El VV evala la evidencia recopilada y expresa una conclusin en el informe. En general hay dos niveles de aseguramiento: Compromisos con aseguramiento razonable y compromisos con aseguramiento limitado. Para un nivel de aseguramiento razonable el VV proporciona un nivel razonable pero no absoluto, acerca de que la declaracin de GEI de la parte responsable es sustancialmente correcta. Un aseguramiento de nivel limitado se distingue de un nivel de aseguramiento razonable en que hay menos nfasis en el ensayo detallado de los datos de informacin GEI proporcionados para apoyar la declaracin de GEI. Para un aseguramiento de nivel

Ejecucin de Actividades de Certificacin


P-03-V-02 Pgina 5 de 8

limitado es esencial que el VV no haga creer al usuario previsto que se est proporcionando un nivel de aseguramiento razonable.

6.2.4. Importancia Relativa de los errores

El objetivo de una validacin/verificacin de la informacin sobre los GEI, es permitir que la UCNEARTH exprese una opinin de conformidad y declaracin sobre los GEI de la organizacin proyecto se ha preparado, en todos lo aspecto de importancia relativa de los errores, de acuerdo con la intencin de los programas de GEI de la Estrategia Nacional del Cambio Climtico. La evaluacin de que es relativamente importante es cuestin de juicio profesional. El concepto de importancia relativa de los errores reconoce que algunos temas, bien sea de forma individual o agregados, son importantes si la declaracin sobre los GEI de la parte responsable se ha de presentar de manera imparcial se considera que una discrepancia o la suma de todas las discrepancias en una declaracin de GEI es sustancia si, en le contexto de las circunstancia que la rodea existe la probabilidad de que la decisin de una persona que se base en una declaracin de GEI y que tienes una conocimiento razonable del negocio y de las actividades de GEI (usuario previsto), sea modificada o influenciada por dicha discrepancias o suma de discrepancias. La importancia relativa aceptable la determina el VV tomando como base el nivel se aseguramiento acordado, un nivel mayor de aseguramiento acordado generalmente implica una menos importancia relativa de los errores. 6.2.5. Criterios Los criterios de la actividad de certificacin son una referencia frente a la cual se determina la conformidad, puede incluir las polticas, procedimientos, requisitos o normas. 6.2.6. Viabilidad de la Actividad de certificacin Una vez establecidos los objetivos, el alcance, los criterios, nivel de aseguramiento y la importancia relativa de los errores segn corresponda, se considera si se cuenta con la informacin suficiente y apropiada para planificar la actividad de certificacin, con el tiempo y los recursos adecuados y si existe la cooperacin y disponibilidad del cliente. Si al evaluar estos aspectos se considera viable la realizacin de la actividad de certificacin, se contina con el proceso, de lo contrario se debera posponer su ejecucin hasta llegar a un acuerdo con cliente. 6.2.7. Revisin de la Documentacin Le corresponde al cliente, entregar al UCN-EARTH las copias del Manual de calidad del inventario de GEI, y de cualquier otro documento o registro que sea necesario para la realizacin de la actividad de certificacin, dentro del perodo establecido en el Proceso de actividades de certificacin.

Ejecucin de Actividades de Certificacin


P-03-V-02 Pgina 6 de 8

La UCN-EARTH traslada la informacin al equipo evaluador, aprobado por la organizacin cliente para que realice la revisin de la misma y proceda a preparar el plan para actividades de certificacin in situ, el cual debe de estar listo dentro de un plazo establecido en el procedimiento Proceso de actividades de certificacin. El equipo evaluador debe revisar previo a la realizacin de la actividad de certificacin in situ, la documentacin pertinente para determinar la conformidad de la organizacin, segn la documentacin, con los criterios de la actividad de certificacin y llenar el formulario Hallazgos de actividad de certificacin en caso necesario. 6.2.8. Elaboracin del Plan para la ejecucin de la Actividad de Certificacin in situ El plan para la ejecucin de la actividad de certificacin in situ contempla una descripcin detallada de las actividades que se van a desarrollar segn los objetivos, alcance y criterios de la actividad de certificacin. En caso de las actividades relacionadas con GEI tambin debe de incluir un plan de muestreo. El Lder de Equipo (LE) en coordinacin con los otros AVV, deben elaborar el Plan para Actividades de certificacin acorde con el programa elaborado para el cliente Para facilitar la elaboracin y planificacin del mismo, se cuenta con el formulario de Revisin de la solicitud. Cuando se considere necesario que el equipo realice las actividades de seguimiento a los hallazgos de No Conformidad, stas deben quedar indicadas en el formulario de Informe. Para la asignacin de reas o actividades, el LE debe considerar la necesidad de independencia y competencia de los AVV, el uso eficaz de los recursos, as como las funciones y las responsabilidades de los AVV. El plan para actividades de certificacin debe ser lo suficientemente flexible para permitir cambios, tal como modificaciones del alcance, cronograma y asignacin de tareas, entre otros. Posteriormente, cada miembro del equipo debe revisar toda la informacin pertinente que le ha sido asignada y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo de la actividad de certificacin. Tales documentos de trabajo pueden ser listas de verificacin y registros para observaciones, evidencias y hallazgos. Todos estos documentos de trabajo incluyendo los registros, deben conservarse, al menos, hasta que finalice la actividad de certificacin. Los documentos con informacin confidencial deben ser custodiados por los miembros del equipo y entregados a la UCN-EARTH una vez finalizada la actividad de certificacin.

Ejecucin de Actividades de Certificacin


P-03-V-02 Pgina 7 de 8

6.3. Actividades durante la realizacin de actividad de certificacin in situ. 6.3.1. Reunin de apertura El equipo se debe reunir con todos los funcionarios que estn involucrados en la actividad de certificacin, incluyendo a la alta direccin y a los miembros que la misma designe. El propsito de esta reunin de apertura es que l LE presente un resumen de cmo se van a llevar a cabo las actividades de certificacin, cules son los canales de comunicacin y por ltimo, atender las preguntas de los auditados. La duracin de esta actividad se maneja a discrecin por parte del LE, quien es el coordinador general de la actividad de certificacin.

6.3.2. Realizacin de la actividad in situ


Despus de realizada la reunin de apertura y de acuerdo con lo programado, los AVVs se dirigen a las reas designadas y aplican las herramientas que cada uno ha elaborado. El cumplimiento o no cumplimiento con los lineamientos del sistema o inventario, se establece a partir de entrevistas, revisin documental y observacin directa de las actividades. 6.3.2.1. Generacin de Hallazgos

Los hallazgos pueden indicar tanto conformidad, como no conformidad o pueden identificar una oportunidad de mejora y deben anotarse como tales en el F-08 Informe. Solo la informacin que es verificable puede constituir evidencia de la actividad de certificacin. En el caso de los inventarios de GEI, para generar los hallazgos se debe de realizar la evaluacin del sistema de informacin sobre los GEI y sus controles, sus datos y la informacin de los GEI. 6.3.2.2. Comunicacin durante la actividad de certificacin

Los miembros del equipo deben comunicarse para intercambiar informacin, evaluar el progreso de la actividad de certificacin y reasignar las tareas cuando sea necesario. De la misma manera, el LE, debe comunicar a la persona designada por el cliente, segn quede establecido, el progreso de la actividad de certificacin o cualquier inquietud al respecto. Cuando las evidencias disponibles indican que los objetivos no son alcanzables, el LE debe informarlo para determinar las acciones apropiadas a seguir. Estas acciones pueden ser la modificacin del plan, de los objetivos, del alcance o bien la finalizacin de la actividad de certificacin. 6.3.2.3. Preparacin de las conclusiones

El equipo debe reunirse antes de la reunin de cierre para formular las conclusiones y las actividades de seguimiento de la actividad de certificacin.

Ejecucin de Actividades de Certificacin


P-03-V-02 Pgina 8 de 8

6.3.3. Realizacin de la reunin de cierre

Una vez finalizada la actividad in situ se realiza la reunin de cierre con la presencia del equipo, de la alta direccin de la organizacin y de los miembros que esta designe. Esta reunin es presidida por el LE. En la reunin de cierre se deben presentar los hallazgos y conclusiones de la actividad de certificacin, as como tambin las recomendaciones para la mejora. Todas las observaciones deben quedar plasmadas en el informe de actividad. Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la actividad in situ a las conclusiones entre el equipo y el auditado deberan discutirse y, si es posible resolverse. Si no resolvieran las dos opiniones debe registrarse en el formulario de Informe. 6.4. Actividades luego de la realizacin de actividad de certificacin in situ. 6.4.1. Preparacin del Informe Con base en los hallazgos de No Conformidad, los hallazgos de conformidad y las oportunidades de mejora, el LE elabora el F-08 Informe. Cuando el LE lo considere necesario, puede solicitar la colaboracin de los AVV. Este informe debe ser preciso, conciso y claro. El LE lo debe entregar a la UCN-EARTH ocho das despus de la reunin de cierre. Si no fuera posible entregar el informe en este plazo, el LE debe comunicarlo a la UCN-EARTH y acordar una nueva fecha de entrega. En el informe deben aparecer las firmas de aprobacin por parte de la organizacin y el LE.

6.4.2. Actividades de seguimiento

Cuando las conclusiones de la actividad de certificacin conllevan a acciones correctivas, preventivas o necesidades de mejora, el auditado debe establecer un tiempo para emprender e implementar estas acciones. Las acciones propuestas por el cliente sern evaluadas y aprobadas por la UCN-EARTH y determinar la necesidad de una actividad de certificacin para los hallazgos. 7. ANEXOS No aplica