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MANUAL DE NORMAS ADMINISTRATIVAS MNA-CM-20020312 APROBADAS PARA EL AO 2002. FECHA DE PUBLICACION: 08/03/02. EN VIGENCIA DESDE EL 12/03/02.
NOTAS IMPORTANTES: Es deber del D. A. verificar que las normativas expuestas sean llevadas a la prctica a partir de la fecha de vigencia. Es deber del personal que se mencione, aplicar las normas que se sealan a partir de la fecha de vigencia. De existir dudas o inconformidades favor dirigirse a cualquiera de los integrantes de la D. N. A. (Lic. Deyanira Valenzuela, Srta. Evy Bizamn, Lic. Vernica Pastorino). El incumplimiento de cualquiera de las normas incluidas en esta publicacin sern notificadas por escrito y, si son consecuentes el D. A. o la D. N. A. emitir la correspondiente amonestacin por escrito con copia al expediente del trabajador. El objetivo principal de esta publicacin es estandarizar las funciones administrativas llevadas a cabo en cada una de las sedes del grupo Orval, a fin de mejorar la calidad de gestin y control de las operaciones. De igual manera, constituye una herramienta de trabajo segura y efectiva y, el punto de partida para la optimizacin de los procesos. En este sentido, dejamos las puertas abiertas para que los usuarios de este manual participen de manera democrtica en el fortalecimiento del mismo con sus experiencias, conocimientos y creatividad. El aporte de ideas que ayuden a optimizar los procesos y tareas de rutina, por modesta que sea, ser aplaudida y usada como punto favorable en la evaluacin de El Mejor Empleado de la sede en la cual se desempee. Todas las normas descritas estn sujetas a cambios y modificaciones que sern publicadas en el momento de ser aprobadas. Las modificaciones y nuevas normas sern publicadas luego de su aprobacin por la D. N. A., va e-mail y fax a todas las sedes vinculadas y, sern denominadas de acuerdo a la fecha de vigencia, nmero de norma modificada o creada y nmero de modificacin. En este sentido, su denominacin tendr la siguiente estructura: XXX-XX-aaaammdd-X.X.X.X.XXX
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CASA MATRIZ: Zona Industrial, Parcela No.32, C.P.3303. Araure-PortuguesaVenezuela. Telfs.:(58 255) 6227566-6227442-6229051 Fax: 6229097-6229195 NUESTRAS SUCURSALES: Valencia, Barinas, Valle de la Pascua, El Sombrero, Porlamar y Maturn
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donde, XXX = Nombre del Manual XX = Casa Matriz, Sucursal o Filial (CM, S o F) aaaammdd = Fecha de Vigencia X.X.X.X. = Nmero de Norma XXX = Nmero de Modificacin realizada a la Norma. Por ejemplo: Se publica un Boletn a todas las sedes denominado MNA-S-20020401-1.2.1.001 entonces, MNA = Manual de Normas Administrativas S = Dirigido a Sucursales 20020401 = Publicacin vigente a partir del 01 de abril de 2002 1.2.1. = La norma modificada es la 1.2.1. del formato de Caja Principal 001 = La modificacin nmero 1 realizada a la norma.
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1.
DE LA CAJA PRINCIPAL.
1.1 Responsable: 1.1.1. El responsable directo de la caja principal es la persona que ocupa el puesto de A. A., quien deber velar y custodiar el buen manejo del dinero y procedimientos, y ceirse estrictamente a las normas establecidas por la D. N. A. 1.2 Condiciones generales de operacin: 1.2.1. El formato utilizado para controlar el flujo de caja principal diario adoptado por Orval S. A., se estandariza a partir de la fecha de vigencia de estas normas. (Ver formato 1.1. en archivo adjunto y anexo 1.1 al final de esta publicacin) 1.2.2. A partir de la fecha de vigencia de estas normas se deber aperturar y mantener en lo sucesivo un fondo de veinte mil bolvares (Bs. 20.000,00) en la caja principal en billetes de baja nominacin con la finalidad de dar a los clientes que cancelan en efectivo, el cambio exacto que corresponda, el cual debe ser repuesto diariamente. 1.2.3. Todos los formatos de caja principal deben ser firmados por el A. A. 1.2.4. Los formatos Diario de Caja deben ser guardados en un directorio del disco en uso por el A. A., bajo el nombre Diario de Caja que contendr archivos Excel marcados con el mes y ao a que correspondan, cada uno de los cuales englobar la informacin del flujo de caja mensual separando los das hbiles en hojas separadas. (Como se enva en archivo adjunto). 1.2.5. El cuadre de caja que involucra el conteo de dinero y el cierre de caja del sistema se realiza a diario y el da en que se generen movimientos. Los formatos y reportes consecuentes se procesan al inicio del siguiente da laboral, cuando se efecta el cierre diario de caja principal definitivo. 1.2.6. La apertura y cierre de caja en el sistema se hace a la hora inicial y hora final, respectivamente, de cada da de acuerdo al horario laboral vigente. 1.2.7. Las transferencias bancarias de clientes que cancelan facturas tipo crdito y/o contado no alteran los montos acumulados del mes en el formato de caja principal. 1.3. Modalidades de ingresos: 1.3.1. Todos los ingresos de la caja principal son depositados en la cuenta bancaria Receptora (Ver normativas de los Bancos) el da laboral siguiente separados en tres (3) depsitos: uno para el dinero en efectivo, uno para los cheques del mismo banco y uno para los cheques de otros bancos. 1.3.2. Todos los depsitos realizados por clientes deben ser tramitados a travs de la cuenta Receptora asignada.
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1.3.3. Se excepta de esta norma aquellos ingresos en efectivo o cheques cuya tenencia en la sede implique un riesgo de prdida potencial (robos, atracos), los cuales, se depositan con la mayor brevedad posible. 1.3.4. Todos los ingresos (por ventas, cobros, anticipos, etc.) pagados con cheques deben ser conformados en presencia del cliente, sean de personas naturales o jurdicas. De presentarse inconvenientes para la conformacin, los cheques deben estar autorizados por el G. D. R. o se ha de tener la referencia del banco sobre el cubrimiento total del monto sealado. 1.3.5. No se aceptan cheques postdatados. Excepcionalmente, pueden recibirse cheques con la fecha del da para ser depositados en fechas posteriores, cuando se trata de clientes ptimos y si lo autoriza el G. D. R. 1.3.6. No se aceptan cheques mayores al monto de los documentos que estn cancelando cuyo objetivo sea recibir el remanente en efectivo. 1.3.7. No se cambian cheques por efectivo. 1.3.8. Solo se reciben cheques iguales o mayores de veinte mil bolvares (Bs. 20.000,00), un monto inferior deber recibirse en efectivo o bajo la responsabilidad del G. D. R. 1.3.9. Los depsitos directos en el banco o transferencias deben realizarse estrictamente en efectivo, a menos que sean cobranzas. Sin embargo, tambin debe verificarse la validacin del banco o efectuar la confirmacin del depsito va telefnica. Los depsitos directos en el banco realizados con cheques sern aceptados y canalizados para ventas al contado y anticipos solo cuando dicho monto pase de saldo diferido a saldo disponible o real en la cuenta receptora. 1.4. Gestin de cobranza de facturas de contado: 1.4.1. Al cobrar una factura de contado, esta se sella como cancelada y es firmada por el A. A. 1.4.2. El cobro de facturas de contado en el sistema y de forma fsica es una tarea que debe realizar el A. A. y no los vendedores, quienes no deben tener acceso a realizar tal operacin. 1.4.3. Las mercancas prepagadas con anticipos deben ser facturadas de contado y, en el cobro en el sistema se debe elegir como forma de pago Anticipo. Si el anticipo solo cubre una porcin de la mercanca y si el cliente es tipo crdito, entonces los productos son facturados a crdito. 1.5. Prohibiciones: 1.5.1. Queda terminantemente prohibido quedarse con el cambio de los clientes por falta de sencillo. Hacemos hincapi en este punto y rogamos a nuestro distinguido G. D. R. tome todas las acciones correctivas que estn a su alcance, ya que este hecho representa un abuso
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y falta de respeto hacia nuestros clientes, desmejorando as nuestra imagen y seriedad. 1.6. Supervisin y control: 1.6.1. Se realizarn arqueos de caja principal por cualquiera de los integrantes de la D. N. A. y D. A. sin previo aviso.
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2.
DE LA CAJA CHICA.
2.1 Responsable: 2.1.1. El responsable designado para el manejo y custodio de la caja chica administrativa es el A. A., y quien supervisa es el D. A. 2.1.2. El responsable designado para el manejo y custodio de la caja chica del Dpto. de Repuestos es el A. A. y quien supervisa es el G. D. R. 2.1.3. El responsable designado para el manejo y custodio de la caja chica del Dpto. de Servicios es el A. S. y quien supervisa es el G. D. S. 2.1.4. El responsable designado para el manejo y custodio de la caja chica para fletes es el A. A. y quien supervisa es el D. A. 2.2. Condiciones generales de operacin: 2.2.1. El formato utilizado para la reposicin de los fondos de caja chica se estandariza a partir de la fecha de vigencia de estas normas. (Ver formato 2.1. en archivo adjunto y anexo 2.1. al final de esta publicacin) 2.2.2. El monto correspondiente a I. V. A. de cada factura debe desglosarse en este formato a efectos de facilitar la elaboracin del libro de compras. 2.2.3. El monto fijado para el fondo de caja chica depende del flujo de desembolsos de cada sede, y se basa en el criterio de tres (3) reposiciones al mes. De exceder de tres reposiciones al mes el D. A. se encargar de evaluar la expansin del monto. 2.2.4. Todos los formatos de reposicin de caja chica deben ser firmados por el A. A. o A. S., y posteriormente por el D. A., autorizando as la reposicin del fondo y dando fe del apego a las normas de caja chica. Las reposiciones no se realizan sin la firma de autorizacin del D. A. 2.2.5. La D. N. A. se encargar de aprobar la apertura de caja chica para otros conceptos, y el aumento o la disminucin de los fondos de la caja chica administrativa. 2.3. Desembolsos: 2.3.1. El monto mximo de desembolso por esta va es lo equivalente al 20% aproximadamente del monto total designado para la caja chica, por consiguiente, un monto mayor a esa cantidad debe canalizarse a travs de la emisin de un cheque. 2.3.2. Las facturas pagadas por caja chica deben contener todos los registros exigidos por el Seniat, los recibos estar firmados por el beneficiario y todos los documentos han de estar aprobados por el D. A. 2.3.3. Los vales se utilizan como soportes temporales por un perodo no mayor de 48 horas, cumplido ese plazo mximo este debe ser reemplazado por el respectivo soporte que avale la salida de efectivo. Los vales no son validos para reposiciones.
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2.3.4. Cuando la salida de dinero corresponda a viticos, gasolina o almuerzo, en su reverso debe contemplarse el nombre y la firma del (los) beneficiario (s) y el concepto detallado del gasto, con el visto bueno (firma) del D. A. o supervisor inmediato al beneficiario. 2.3.5. Se debe utilizar el formato Lec referencia 20.01 para soportar gastos menores cuyo proveedor no emite facturas; tales como, prensa, transporte urbano, propinas, etc. 2.4. Reposiciones: 2.4.1. La reposicin de los fondos de caja chica se hace en el momento en que se consuma aproximadamente el 80% del monto asignado. 2.4.2. El da ltimo de cada mes se hace una reposicin independientemente del monto a reponer, de manera que se comience al da primero de cada mes con el fondo de caja chica completo. 2.4.3. En el momento de la reposicin de caja chica, todos los desembolsos deben estar correctamente respaldados, de lo contrario no se har efectiva dicha reposicin. 2.5. Supervisin y control: 2.5.1. Se realizarn arqueos de caja chica por cualquiera de los integrantes de la D. N. A. y D. A. sin previo aviso. ( Ver formato 2.2. en archivo adjunto y anexo 2.2. al final de esta publicacin)
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3. DE LAS CUENTAS POR COBRAR. 3.1. Responsables: 3.1.1. Se especifican en cada norma. 3.2. Maestro de Cuentas: 3.2.1. ORVAL, S. A. maneja un Maestro de Cuentas a nivel nacional, por lo tanto, cada cliente tiene un solo cdigo independientemente de su ubicacin en el territorio nacional; de all, la necesidad que una sola persona otorgue cdigos a todas las sedes para el ingreso de nuevos clientes al sistema. 3.2.2. La codificacin de nuevos clientes es asignada por la Srta. Evy Bizamn (ubicada en Orval, S.A. Suc. Valencia), previo a la recoleccin de todos sus datos. Es de primordial importancia obtener el nmero de R.I.F y N.I.T. (si es una persona jurdica) o el nmero de Cdula de Identidad (si es una persona natural) 3.2.3. El ingreso de clientes al sistema son actividades que debe realizar el A. A. sin clave de autorizacin. Sin embargo, tambin lo puede hacer el G. D. R. 3.2.4. La modificacin y eliminacin de clientes del sistema son actividades que debe realizar el A. A. solo con clave de autorizada. Igualmente, esto lo puede efectuar el G. D. R. 3.2.5. Todos los clientes a crdito deben configurarse en el sistema con 3 das para bloqueo. 3.2.6. Todos los clientes deben estar configurados en el sistema en el Grupo de Clientes a que corresponda. (Clientes al Mayor, al detal, socios, empleados, sucursales). 3.2.7. La cartera de clientes tipo crdito estarn debidamente configurados en el sistema, especificando los lmites en cuanto a monto y das de crdito, das de bloqueo, etc. EL criterio para determinar esta configuracin est basado en la capacidad financiera del cliente y cumplimiento de los pagos, y es pura responsabilidad del G. D. R. 3.3. Tipos y usos de documentos del sistema: 3.3.1. El documento tipo 3 se utiliza para generar notas de dbito para clientes. 3.3.2. El documento tipo 53 se utiliza para generar notas de dbito internas a sucursales. 3.3.3. El documento tipo 4 se utiliza para generar notas de crdito a clientes por descuentos, promociones omitidas, remanentes en pagos, etc. 3.3.4. El documento tipo 54 se utiliza para generar notas de crdito internas a sucursales. 3.3.5. El documento tipo 55 se utiliza para generar notas de dbito por fletes D. H. L. o el que fuere necesario. 3.4. Solicitudes de crdito:
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3.4.1. Es responsabilidad del D. A. aprobar o rechazar solicitudes de crdito. 3.4.2. Para la evaluacin de solicitudes de crdito se exige que el cliente deposite en la sede los siguientes requisitos: Formulario para la solicitud de crdito (Ver formato 3.1. en archivo adjunto y Anexo 3.1. al final de esta publicacin) , Registro de Comercio y ltima modificacin (persona jurdica), copia del R. I. F. y N. I. T., copia de la Cdula de Identidad del representante legal o persona natural, 2 referencias comerciales, 2 referencias bancarias. 3.4.3. Los crditos se otorgan tomando en cuenta el cumplimiento de pago, y en segundo lugar, y para establecer un monto tope de crdito se evala la capacidad financiera del cliente. 3.4.4. Si el crdito es aprobado, el formulario de solicitud debe ser firmado por el D. A. en seal de autorizacin, y los documentos solicitados son guardados en una carpeta en el archivo designado para los clientes tipo crdito. 3.4.5. El A. A. debe verificar al momento de su recepcin que todas las facturas tipo crdito generadas en el da estn autorizadas, y que contengan la firma del cliente o autorizado en seal de compromiso con la deuda y conformidad con los bienes adquiridos. En algunos casos de clientes especficos, es de suma importancia la adquisicin de la orden de compra (del cliente), ya que sin ella, se corre el riesgo de que los pagos no sean efectuados, motivo por el cual el A. A. debe estar alerta. 3.5. Condiciones generales de operacin: 3.5.1. Las facturas originales se entregan al momento de efectuar su cobro. Se exceptan aquellas empresas que por su naturaleza operativa requieran el documento original para la elaboracin del pago; esta modalidad debe estar aprobada por el G. D. R. y la orden de compra original del cliente debe quedar en la sede como soporte de la copia (Copia cliente) de la factura hasta el momento de su cobro. 3.5.2. Todos los cheques recibidos y generados por la cobranza son tratados como se explica en el numeral 1.3.3. de la caja principal. 3.5.3. Los depsitos directos en el banco por concepto de cobranza son aceptados si se realizan en efectivo o cheque; en caso que exista la devolucin de un cheque, se procede como se explica en el numeral 4 de los cheques devueltos. 3.5.4. Los recibos de cobro son firmados por el A. A. y se entregan con las facturas originales correspondientes marcadas con el sello de cancelado. 3.5.5. Orval, S. A. Casa Matriz se encargar de emitir notas de dbito tipo 55 a las sucursales y filiales cuando los traslados o ventas emitidas a las mismas hayan sido importadas a travs de D. H. L. En cuanto sea recibido un
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traslado de entrada por importacin cuyo envo haya sido por D. H. L., el A. V. debe generar de inmediato una nota de dbito tipo 55 al cliente. 3.5.6. Los anticipos para ventas deben registrarse a diario en el formato estandarizado para tal fin. (Ver formato 3.2. en archivo adjunto y anexo 3.2. al final de esta publicacin). Este formato facilita el control de los anticipos entregados y anticipos pagados durante el mes; adems, detalla los anticipos pendientes por pagar al ltimo de mes. Adems, los vendedores pueden usarlo como punto de apoyo para controlar los pedidos (de importacin urgentes) de clientes. 3.5.7. Al da ltimo de cada mes los saldos en cuentas por cobrar presentados por el sistema deben conciliarse contra los documentos existentes, a fin de corregirse posibles errores, disparidades, ausencia de documentos, errores de sistema, etc. Al da primero del mes entrante no debe haber ninguna disparidad. 3.6. Organizacin de los documentos: 3.6.1. Todos los registros arrojados por el sistema de cuentas por cobrar deben estar avalados por documentos fsicos, los cuales, deben actualizarse a diario mediante la confrontacin de estos con el sistema. 3.6.2. Todos los documentos de cuentas por cobrar (incluyendo los comprobantes de entrega de documentos a cobradores) deben guardarse hasta el momento de su cobro en un acorden alfabtico, y agruparse todos los documentos de cada cliente en paquetes independientes separndolos con la sumatoria impresa de la calculadora, monto que debe coincidir con los saldos emitidos por el sistema. 3.7. Gestin de la cobranza: 3.7.1. La gestin de la cobranza ser planificada y supervisada por el D. A. 3.7.2. Para la programacin de la gestin de la cobranza se recomienda utilizar como herramienta el Reporte del sistema denominado Vencimientos a Futuro. Igualmente, se sugiere la verificacin frecuente del orden de las facturas cobradas, que generalmente ha de ser en orden cronolgico; ya que la omisin o rezago de alguna factura puede indicar que el cliente no la tiene en sus registros. 3.7.3. En el caso que la venta haya sido realizada por un R. A. C. es deber de ste culminar la negociacin con la cobranza. 3.7.4. Cuando la cobranza se efecta fuera de la sede, y los documentos son entregados al cobrador, este debe dejar firmado el estado de cuenta de los clientes en donde se sealan las facturas entregadas, momento en el cual se hace nico responsable de la seguridad de los documentos y cobranzas realizadas.
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3.7.5. El extravo de documentos por cobrar por parte del A. A. o del cobrador sern descontados de la nmina del responsable, en el caso que no se logre algn acuerdo con el cliente. 3.7.6. Orval, S.A. asumir la prdida de documentos en el caso de robos a mano armada con su respectiva denuncia a la P. T. J., de no lograrse ningn acuerdo con el (los) cliente (s). 3.7.7. No se aceptan cheques postdatados. Ver numeral 1.3.4. de la caja principal. 3.7.8. El cobrador registrado como responsable en el documento del cobro (en el sistema) es el vendedor sealado en la factura de venta. Pero si la gestin de cobro la realiza un R. A. C., entonces el cobrador es este mismo R. A. C. 3.8. Cuentas morosas e incobrables: 3.8.1. El D. A. debe efectuar mantenimientos continuos de la cartera de clientes con crditos asignados. 3.8.2. Una cuenta por cobrar se remite al ente legal en cuanto se detecta la indisponibilidad del cliente a pagar; este criterio lo maneja el D. A. y es quien determina el momento ms oportuno para ello. 3.8.3. EL D. A. es el responsable directo de hacer el seguimiento a las gestiones legales de cobranza. 3.8.4. Una cuenta es considerada incobrable cuando no es recuperada luego de pasar por los procedimientos legales, y son ajustadas contable y administrativamente un mes antes del cierre del ejercicio, con la aprobacin del D. A. y la D. N. A. 3.9. Supervisin y control: 3.9.1. La supervisin y control de las operaciones rutinarias y no rutinarias del mdulo de cuentas por cobrar forma parte de las funciones del D. A. 3.9.2. Se realizarn conciliaciones de las cuentas por cobrar por cualquiera de los integrantes de la D. N. A. sin previo aviso. 3.9.3. Los resultados de la gestin de cuentas por cobrar sern evaluados trimestralmente por la Junta Directiva.
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4. DE LOS CHEQUES DEVUELTOS. 4.1. Condiciones generales de operacin: 4.1.1. Los cheques devueltos son retirados del banco por la persona que autorice el D. A., quien se har responsable de su seguridad durante su traslado. 4.1.2. La seguridad de los cheques devueltos est bajo la responsabilidad de A. A. a partir del momento en que este lo recibe. 4.1.3. El extravo de cheques en ambos casos sern descontados de la nmina del responsable, en el caso que no se logre algn acuerdo con el cliente. 4.1.4. Orval, S.A. asumir la prdida de cheques devueltos de no lograrse ningn acuerdo con el cliente, en el caso de robos a mano armada con su respectiva denuncia a la P. T. J. 4.1.5. El seguimiento de los cheques devueltos se har incluyndolos en la programacin de la gestin de cobranza establecida por el D. A. 4.1.6. Los cheques morosos e incobrables sern procesados de la misma manera descrita en los numerales 3.8.2. 3.8.3. 3.8.4. 4.2. Procedimiento aplicado para los cheques devueltos (recepcin y cobranza): 4.2.1. Al ser recibido un cheque devuelto, el A. A. debe elaborar de inmediato una Nota de Dbito en cuentas por cobrar con cargo al cliente, cuyo monto ser igual a la suma del cheque ms el dbito bancario correspondiente a tal devolucin. En las observaciones de este documento se desglosar el monto del cargo efectuado. El fsico o comprobantes de este procedimiento ha de estar conformado por la Nota de Dbito impresa en forma libre, el cheque devuelto y la copia de la Nota de Dbito generada por el banco. Las gestiones de cobranza sern emprendidas de inmediato. Una vez cobrada la Nota de Dbito se realiza un documento de Cancelacin de Nota de Dbito impreso en forma libre, y luego un Recibo de Cobro, cuyo saldo para el momento ha de ser igual a cero (0) impreso en papel corriente (para uso exclusivamente interno); los documentos entregados al cliente son entonces, la nota de dbito, el documento de cancelacin de la nota de dbito, el cheque devuelto y la copia de la nota de dbito bancaria. Los cheques cobrados se depositan de forma separada de los dems ingresos.
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5. 5.1.
DEL CALCULO DE LAS COMISIONES A VENDEDORES. Del clculo de las comisiones a vendedores de mostrador se exceptan las sedes Nos. 11, 13 y 42. 5.2. Las comisiones a vendedores son canceladas en perodos mensuales. 5.3. La estimacin de las comisiones a vendedores se calcula a travs de la siguiente frmula: Ventas al contado del vendedor Ms: Cobranza del vendedor Ms: Anticipos para ventas del vendedor Menos: Devoluciones con cargo a facturas del vendedor Menos: I. V. A. con cargo a facturas del vendedor Menos: Anticipos para ventas pagados con cargo a facturas del vendedor = Monto x % de comisin asignado al vendedor = Monto a cancelar por comisiones en ventas del mes Importante: Los montos de cada rengln son globales si se trata de vendedores de mostrador, excepto las sedes Nos. 11, 13, 42. 5.4. Toda comisin cancelada debe ser respaldada con un recibo de pago firmado por la persona que lo elabora (A. A.), por quien lo autoriza (D. A.) y por el beneficiario (R. A. C.). (Ver formato 5.1. en archivo adjunto y anexo 5.1. al final de esta publicacin) El clculo y cancelacin de comisiones por maquinas y repuestos se aplica siempre y cuando se trate de un empleado activo dentro de la empresa, queriendo decir con esto, que una vez liquidado un trabajador ste no recibir posteriores pagos por concepto de comisiones, an si se trata de negociaciones dejadas en trnsito durante su perodo laboral activo.
5.5.
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6.
DE LAS CUENTAS POR PAGAR (MERCANCAS).
6.1. Responsables: 6.1.1. El responsable de realizar los chequeos de los productos comprados es el almacenista o encargado de la custodia del inventario. 6.1.2. El responsable de ingresar todas las compras al sistema es el A. A., luego del chequeo de la mercanca. 6.1.3. El D. A. es responsable de las gestiones generales de las cuentas por pagar. 6.2. Maestro de cuentas: 6.2.1. ORVAL, S. A. maneja un Maestro de Cuentas a nivel nacional, por lo tanto, cada proveedor tiene un solo cdigo independientemente de su ubicacin en el territorio nacional; de all, la necesidad que una sola persona otorgue cdigos a todas las sedes para el ingreso de nuevos clientes al sistema. 6.2.2. La codificacin de nuevos clientes es asignada por la Srta. Evy Bizamn (ubicada en Orval, S.A. Suc. Valencia) previo a la recoleccin de todos sus datos. Es de primordial importancia obtener el nmero de R. I. F y N. I. T. (si es una persona jurdica) o el nmero de Cdula de Identidad (si es una persona natural). 6.2.3. El ingreso de proveedores al sistema son actividades que debe realizar el A. A. sin clave de autorizacin. Sin embargo, tambin lo puede hacer el D. A. 6.2.4. La modificacin y eliminacin de proveedores del sistema son actividades que debe realizar el A. A. solo con clave de autorizada. Igualmente, esto lo puede efectuar el D. A. 6.2.5. Todos los proveedores deben estar configurados en el sistema en el Grupo de Proveedores a que corresponda. (Proveedores internacionales, nacionales, filiales, etc.) 6.3. Tipos y usos de documentos del sistema: 6.3.1. El documento tipo 3 se utiliza para registrar notas de dbito emitidas por proveedores. 6.3.2. El documento tipo 53 se utiliza para registrar notas de dbito internas emitidas por sucursales. 6.3.3. El documento tipo 4 se utiliza para registrar notas de crdito emitidas por proveedores por descuentos en compras, promociones omitidas, remanentes en pagos, etc. 6.3.4. El documento tipo 54 se utiliza para registrar notas de crdito internas emitidas por sucursales.
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6.3.5. El documento tipo 55 se utiliza para registrar notas de dbito por fletes D. H. L. u otros emitidos por sucursales o filiales. 6.4. Condiciones generales de operacin: 6.4.1. Toda compra de mercanca debe soportarse con una Orden de Compra con el sello de la sede y la firma del D. A. en seal de autorizacin. 6.4.2. EL D. A. tratar de conseguir un mnimo de 30 das de crdito con sus proveedores. 6.4.3. Cada sede es responsable del pago de sus obligaciones. 6.4.4. Los egresos por pagos a proveedores es programado (Ver numeral 9.2.1. de los desembolsos) 6.4.5. Al da ltimo de cada mes los saldos en cuentas por pagar presentados por el sistema deben conciliarse contra los documentos existentes y los estados de cuenta de los proveedores, a fin de corregirse posibles errores, disparidades, ausencia de documentos, errores de sistema, etc. Al da primero del mes entrante no debe haber ninguna disparidad. 6.5. Organizacin de los documentos en la sede: 6.5.1. Todos los registros arrojados por el sistema de cuentas por pagar deben estar avalados por documentos fsicos, los cuales, deben actualizarse en el momento en que se originen mediante la confrontacin de estos con el sistema. 6.5.2. Todos los documentos de cuentas por pagar deben guardarse hasta el momento de su pago en un acorden alfabtico, y agruparse todos los documentos de cada proveedor en paquetes independientes separndolos con la sumatoria impresa de la calculadora, monto que debe coincidir con los saldos emitidos por el sistema. 6.6. Supervisin y control: 6.6.1. La supervisin y control de las operaciones rutinarias y no rutinarias del mdulo de cuentas por pagar forma parte de las funciones del D. A. 6.6.2. Se realizarn conciliaciones de las cuentas por pagar por cualquiera de los integrantes de la D. N. A. sin previo aviso. 6.6.3. Los resultados de la gestin de cuentas por pagar sern evaluados trimestralmente por la Junta Directiva.
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7. DE LOS BANCOS. 7.1. Responsable: 7.1.1. La ejecucin de las normas y procedimientos de bancos, as como del resguardo y custodia de la informacin y manejo de activos es responsabilidad del A. A. 7.2. Generalidades: 7.2.1. Se han establecido dos (2) cuentas corrientes en el Banco Provincial para cada una de las sedes (Banco de Venezuela para la Sucursal No. 21): una Emisora y una Receptora. Su finalidad es separar el flujo de dinero entrante y saliente producto de las operaciones diarias. El dinero proveniente de los ingresos por ventas, cobros, anticipos, transferencias, etc. son depositados en la cuenta corriente receptora; y, el dinero procedente de Orval, S.A. Casa Matriz para cubrir los presupuestos de gastos mensuales son depositados por esa sede en la cuenta corriente emisora. 7.2.2. El saldo disponible de la cuenta receptora es transferido diariamente y por mecanismos automticos a una de las cuentas bancarias de Orval, S.A. Casa Matriz, quedando en esta cuenta un saldo disponible de seiscientos mil exactos (Bs. 600.000,00) ms todo el saldo neto diferido en el momento de la trasferencia. 7.3. Condiciones generales de operacin: 7.3.1. La cuenta receptora se utiliza exclusivamente para depositar los ingresos diarios (Ventas, cobros, anticipos, transferencias, etc.). 7.3.2. La cuenta emisora se usa solamente para emitir cheques correspondientes a los gastos expresados en los presupuestos mensuales. 7.3.3. Todos los depsitos de la cuenta receptora ingresados en el sistema deben detallar el tipo y nmero de documento(s) que los originan. 7.3.4. Todos los depsitos de la cuenta emisora ingresados en el sistema deben detallar la razn que los origina. 7.3.5. Todos los depsitos concernientes o no a la caja principal han de estar avalados por el documento que lo genera. 7.3.6. Las cuentas bancarias utilizadas deben ser revisadas a diario por Internet por el A. A. a la direccin electrnica www.provinet.com (en el caso del Banco Provincial) www.clavenetempresarial.com (en el caso del Banco de Venezuela), para identificar transferencias sin aviso por parte de los clientes, errores bancarios, errores de trascripcin de datos, entre otras posibles disparidades contra el sistema. 7.4. Conciliaciones Bancarias: 7.4.1. Es de completa obligatoriedad para todas la sedes la elaboracin de conciliaciones bancarias de ambas cuentas (emisora y receptora) as
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como las cuentas existentes de las empresas extintas, al da ltimo de cada mes. (Ver formato 7.1. en archivo adjunto y anexo 7.1. al final de esta publicacin) 7.4.2. No sern aceptadas por el A. C. A. las conciliaciones bancarias cuyos saldos estn conformados por depsitos no identificados, y sern devueltas a la sede a la atencin del A. A. con copia al D. A. para su respectiva investigacin. 7.5. Prohibiciones: 7.5.1. En la cuenta emisora no se realizaran depsitos correspondientes a ingresos diarios. Si se llegara a incurrir en este error, el saldo debe ser retirado a ms tardar el da siguiente a travs de la emisin de un cheque por el monto exacto y luego ser depositado en la cuenta receptora, acotando el motivo del reverso. 7.6. Supervisin y control: 7.6.1. Las cuentas bancarias destinadas para cada sede son verificadas a diario por la D. N. A. 7.6.2. La D. N. A. y/o el D. A. realizarn investigaciones de los orgenes, destinos e integridad del manejo del flujo de dinero cuando y donde lo crean conveniente sin previo aviso.
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8. DE LOS PRESUPUESTOS MENSUALES DE GASTOS. 8.1. Para uso exclusivo de las Sucursales.
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9. DE LOS DESEMBOLSOS. 9.1. Responsable: 9.1.1. El responsable de elaborar los desembolsos es el A. A., con previa autorizacin del D. A. 9.2. Condiciones generales de operacin: 9.2.1. Los egresos por desembolsos son programados como se explica a continuacin. De esta programacin se exceptan los desembolsos de estricto contado, tales como fletes, reposiciones de caja chica, nacionalizacin de mercancas y nmina. 9.2.1.1. Los das jueves de cada semana se emite una Relacin de Pagos que vencen a la fecha o a principios de la semana siguiente (Ver formato 9.1. en archivo adjunto y anexo 9.1. al final de esta publicacin) tomando en cuenta aquellos pagos sujetos de retencin de I. S. L. R.; posteriormente es verificada y aprobada (o rechazada) por el D. A. para la respectiva emisin de cheques. 9.2.1.2. Los das viernes en la maana se hace la elaboracin de cheques a proveedores indicados en la relacin de pagos, recoleccin de soportes pertinentes, notas de dbito, recibos y retenciones de I. S. L. R. necesarios. Los cheques se entregarn a partir de las 3:00 PM de ese mismo da. Estos no deben ser entregados si no se obtiene a cambio las facturas originales canceladas y los datos indicados en el comprobante de cheque (nombre, firma, nmero de R. I. F. y/o nmero de cdula). 9.2.2. El D. A. tratar de conseguir la solicitud de crdito a 30 das como mnimo con los proveedores de artculos de oficina, papelera, limpieza, empresas de transporte (M. R. W., Zoom), etc., y la mayor cantidad de proveedores que sea posible. 9.2.3. De la omisin de retenciones se aplicar la misma medida que en la sealada en el numeral 13.1.3.1. y 13.1.3.3. de las obligaciones legales. 9.3 Emisin de cheques: 9.3.1. No se deben emitir cheques firmados en blanco. 9.3.2. Los cheques deben ser elaborados sobre el comprobante de cheque an si este se emite fuera de la sede. 9.3.3. La emisin de cheques fuera de la sede es un caso atpico que se realiza solo en casos de extrema necesidad. En estos casos han de estar debidamente autorizados por el D. A. o ser elaborados por su persona. 9.3.4. Todos los comprobantes de cheques deben contener todos los datos detallados y especificados minuciosamente. De igual manera, deber estar respaldados y soportados. En el caso de ser facturas, stas deben
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cumplir con los requisitos exigidos por el Seniat.; si se trata de recibos, se ha de verificar la firma e identificacin del beneficiario. 9.3.5. Los cheques deben emitirse, sin excepcin, con las observaciones No endosable y Caduca a los 90 das, especialmente si entra en vigencia el Impuesto al Dbito Bancario. 9.3.6. Se ha de evitar saltos y mantener el orden en el correlativo numrico en la emisin de los cheques. 9.3.7. Los egresos sujetos de retencin deben ser identificados a tiempo, acotando su descripcin. 9.3.8. El plazo mximo para emitir cheques por concepto de viticos es de 15 das. 9.3.9. Los cheques emitidos por concepto de viticos debern estar respaldados por el formulario de gastos por viticos previamente llenado por el o los trabajadores involucrados y autorizado por el D. A. o inmediato superior. A su vez, este formulario debe estar soportado con facturas -aceptadas por las normas del Seniat- y/o recibos; todo en copia original y desglosado y en algunos casos habrn de contener detalles en su reverso. 9.4. Organizacin de los documentos en la sede: 9.4.1. El A. A. debe mantener un archivo conformado por las copias de los comprobantes de cheques organizado en forma cronolgica y por numeracin de cheques emitidos, como soporte de control interno y de futuras consultas. 9.5. Supervisin y control: Ver numeral 7.6. de los bancos.
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10. DE LOS TRASLADOS DE REPUESTOS. 10.1. Generalidades. 10.1.1. Las sucursales de Orval, S.A. no reponen su inventario por medio de compras, sino a travs de traslados solicitados a Orval, S.A. Casa Matriz o a cualquiera de sus Sucursales, son muy aislados los casos en que es necesario la solicitud de mercanca a otros entes comerciales. De la misma manera, las Sucursales en algunas oportunidades tambin son fuente de origen de los requerimientos de mercancas de otras Sucursales y de Casa Matriz. Estas funciones operativas se registran en el mdulo de traslados de inventario en el sistema, tal como si se tratara de una compra o una venta tradicional, ya que con su registro se actualizan las existencias y costos reales de la mercanca. De all de deriva la importancia de procesar estos movimientos a diario y, realizar conciliaciones quincenales entre todas las sedes afectadas. Las entradas de mercanca por traslados, se originan por la ausencia de productos solicitados por un cliente particular o para cubrir los mnimos de existencias del inventario y as, mantener un stock de repuestos que cubra la demanda de un periodo de tiempo determinado. Las salidas de repuestos por traslados, tienen su origen en las mismas deficiencias de inventarios presentados en otras Sucursales o en Casa Matriz. 10.1.2. Orval, S. A. Casa Matriz, mensualmente emitir una nota de dbito a todas las sucursales a razn del 3% sobre el monto de los traslados realizados por cada una de las sedes por concepto de logstica en el Depsito Central. 10.1.3. Ser debitado a todas las Sucursales el 3% del costo de todos los repuestos trasladados por cada una de las sedes, por concepto de nmina del personal que labora en el Depsito Central. 10.2. Responsables: 10.2.1. El responsable de realizar los chequeos de los productos trasladados es el almacenista o encargado de la custodia del inventario. 10.2.2. El responsable de ingresar al sistema los traslados de entrada es el A. A. luego del chequeo de la mercanca. 10.2.3. El responsable de ingresar al sistema y dar curso a los traslados de salida es el vendedor de mostrador o almacenista. 10.3. Tipos y usos de traslados: 10.3.1. Traslado de Entrada Tipo 1, es utilizado para dar entrada al inventario a todos los traslados de mercancas solicitadas a Sucursales. 10.3.2. Traslado de Salida Tipo 1, es utilizado para dar salida del inventario a todos los traslados de mercancas solicitadas por Sucursales.
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10.3.3. Traslado de Entrada Tipo 2, se debe usar cuando se presenten los casos expuestos en el numeral 10.7.2.1. 10.3.4. Traslado de Salida Tipo 2, se debe usar cuando se presenten los casos expuestos en el numeral 10.7.2.1. 10.4. Condiciones generales de operacin: 10.4.1. Todos los traslados, cualquiera sea su tipo u origen y destino, deben ser procesados el mismo da en que se recibe o enva la mercanca. 10.4.2. Antes de procesar un movimiento de inventario por traslado se debe corroborar si los almacenes de origen y destino son los correctos y los montos coinciden. 10.4.3. Es obligatorio indicar los siguientes datos en el sistema: - Referencia: No. de traslado de la sede emisora. (Ejemplo: 00200158) - Descripcin: No. de orden de compra. (Ejemplo: TRASLADO S/O.C # 00200022) 10.4.4. Los traslados de entrada recibidos con costos en cero (0) deben ser anunciados por escrito a la sede emisora para su respectiva correccin. (Ver numeral 10.7.2.1. de los casos tpicos donde se amerita la elaboracin de un traslado tipo 2) 10.4.5. Toda mercanca trasladada debe viajar con su respectivo documento de traslado; a menos que su destino sea directo al cliente, caso en el que debe elaborarse de inmediato la factura al cliente y enviarla por la va de su preferencia. 10.4.6. Si la mercanca trasladada no trae consigo su documento de traslado, es deber de la persona que recibe los productos comunicar por escrito al almacn de origen para que le sea enviado por cualquier va el soporte correspondiente, con copia al supervisor inmediato. 10.4.7. El vendedor debe revisar a diario todas las ordenes de compra y anotar en ella el nmero de traslado a que corresponde una vez recibido, a fin de verificar la recepcin de la mercanca solicitada el da anterior y facturacin a clientes en el caso que en la orden se haya solicitado el envo directo cliente. 10.4.8. El vendedor debe procurar hacer la menor cantidad de ordenes de compras diarias a una sede, es decir, englobar si es posible en una sola orden los pedidos diarios. 10.4.9. Al finalizar el da se verifica que todos los traslados estn procesados. Los traslados en elaboracin no pueden pasar de un da para otro. 10.4.10. Quincenalmente, se deber confrontar las salidas por traslados con cada una de las sedes involucradas en ese espacio de tiempo, para esto se usa y enva por fax el reporte generado por el sistema. En esta confrontacin
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no debe haber disparidades con ninguna de ellas, excepto las indicadas en el numeral 10.4.13. 10.4.11. Todas las disparidades encontradas en los registros referentes a traslados de mercancas, deben corregirse con la fecha a que corresponda la conciliacin. 10.4.12. Las nicas disparidades en traslados aceptadas son aquellas que por ser solicitadas el da ultimo de mes quedan registradas en el sistema el da siguiente. 10.4.13. De existir productos en negativos al ltimo da del mes el A. A. debe imprimir el reporte generado por el sistema, a fin de investigar su procedencia. Cuando correspondan a traslados que se recibirn los 2 primeros das del mes siguiente, estos deben procesarse con fecha del ltimo da del mes para ajustar los negativos (y antes de registrar los traslados de entrada originados en el mes siguiente), utilizando la opcin del sistema para hacer cambios de fecha operativa. 10.5. Traslados de entrada tipo 1: 10.5.1. La solicitud de estos repuestos se hace a travs de una Orden de Compra que se enva a la sede emisora por fax o e-mail. En la orden se deben especificar los detalles del envo y firma del solicitante. 10.5.2. Inmediatamente despus de recibida la solicitud el depositario debe chequear la mercanca contra la orden de compra y lo especificado en la ficha de traslado de la sede emisora. 10.5.3. En la ficha de traslado se ha de indicar los productos faltantes y sobrantes si los hay-, y colocar la fecha y hora de recibido y firma indicando su conformidad con el traslado realizado y observaciones detectadas. 10.5.4. Una vez chequeada la mercanca el almacenista debe entregar con la mayor prontitud la ficha de traslado de la sede emisora al A. A. para su respectivo ingreso al sistema de inventario. El almacenista se encargar de darle el correcto destino a los repuestos solicitados. 10.5.5. El A. A. debe sealar en la ficha de traslado de la sede emisora la fecha y hora de recepcin de los documentos, a los fines de evaluar el lapso de tiempo para procesar la documentacin y mercanca recibida. 10.5.6. Al ingresar al sistema cualquier traslado de entrada se debe verificar si el mismo ya fue procesado; esta bsqueda se hace con el nmero de referencia y fecha del traslado recibido (usar el reporte de traslados de entrada de la sede emisora arrojado por el sistema). De esta manera la duplicacin de traslados es imposible.
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10.5.7. La referencia del traslado que se ingresa debe sealar el nmero del traslado recibido. En la descripcin, se debe anotar el nombre del almacn de origen y la fecha del traslado recibido. 10.5.8. Cuando un traslado sea recibido con faltantes o sobrantes se procede de la siguiente forma: - Se ingresa el traslado completo, tal como si se hubiese recibido sin diferencias, Inmediatamente se elabora una relacin de faltantes y sobrantes, y se enva a la sede de donde provengan los productos, con la firma de autorizacin del G. D. R. (Ver formato 10.1. en archivo adjunto y anexo 10.1. al final de esta publicacin) - Luego de su revisin, la sede emisora elabora y enva los correspondientes traslados de entrada y salida. - En base a los documentos enviados, y luego de su revisin, se hace el ingreso por traslado tipo 2 de la mercanca sobrante. - Igualmente, se emite la salida por traslado tipo 2 de la mercanca faltante. - Todos los traslados de salida y entrada tipo 2 se imprimen en formato tipo texto y en papel corriente, - Se envan va fax o e-mail a la sede emisora, y luego, se despachan con el prximo envo, para que sta los tramite con la mayor brevedad. - Si es Orval, S. A. Casa Matriz la sede emisora, y si se trata de faltantes en pedidos de importacin, sta emite un traslado de entrada en base al documento emitido por la Sucursal, y luego le da salida a los faltantes con un ajuste de inventario. 10.5.9. Las relaciones de faltantes y sobrantes no sern recibidas, si llegaran a comunicarse despus de una semana de recibido el traslado. 10.5.10. Cuando el traslado de entrada contenga mercancas para uso interno (activos fijos, material de embalaje, publicidad, etc.,) debe ingresarse el traslado completo y luego drsele salida a los productos de uso interno a travs de un ajuste de inventario autorizado por el G. D. R. 10.5.11. Luego de procesado e impreso el traslado de entrada el A. A. debe firmar el documento realizado. 10.5.12. Los traslados de entrada tipo 1 se imprimen en formato tipo texto y en papel corriente. 10.5.13. A los traslados de entrada se adjunta la orden de compra y la ficha de traslado de la sede emisora; este grupo de documentos se incluyen en el archivo contable. 10.5.14. Adicionalmente debe dejar en la sede una copia como respaldo de los documentos (traslado de entrada, orden de compra y traslado de
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salida de la sede emisora), los cuales se guardarn en un archivo en orden cronolgico y por nmero de traslados de entrada. 10.6. Traslados de Salida tipo 1: 10.6.1. Los traslados de salida de estos repuestos se hacen a travs de la Orden de Compra que enva la sede receptora por fax o e-mail. En la orden deben estar especificados los detalles del envo y firma del solicitante. 10.6.2. Despus de recibida la orden de compra, el depositario debe recolectar la mercanca solicitada en la orden, elaborar el traslado de salida y despacharlo a su destino con los repuestos. Cuando los productos son enviados directamente al cliente, la ficha de traslado de salida se enva por fax o e-mail al almacn destino y, luego se hace llegar la copia original en el prximo envo de repuestos. 10.6.3. Es obligatorio indicar los siguientes datos en el sistema: - Referencia: No. de orden de compra de la sede origen. (Ejemplo: 00200342) - Descripcin: Destino y No. de orden de compra. (Ejemplo: SUCURSAL S/O.C # 00200342) 10.6.4. Las fichas de traslados de salida tipo 1 deben ser impresas en las formas continuas serializadas y destinadas para tal fin, y deben ser firmadas por el almacenista o responsable del envo. Estas formas continuas contienen tres copias, de las cuales, la original se enva almacn destino o sede que solicita el traslado. 10.6.5. El depositario debe entregar la orden de compra junto con la copia 2 y 3 al A. V. inmediatamente despus de procesar el traslado de salida. En la orden de compra debe haber indicado el nmero de traslado con el cual le dio la salida a los productos. 10.6.6. El A. V. debe incluir en el archivo contable la copia 2 soportada con la orden de compra. 10.6.7. Adicionalmente debe dejar en la sede la copia 3 y la copia de la orden de compra como respaldo de los documentos, las cuales se guardarn en un archivo destinado para tal fin, en orden cronolgico y por nmero de traslados. 10.6.8. Las guas de envo emitidas por las empresas que transportan los productos (M. R. W., Zoom, etc. ) se adjuntan en los respaldos de los traslados correspondientes que quedan en la sede. 10.7. Traslados tipo 2 - por devolucin: 10.7.1. Generalidades: 10.7.1.1. Los traslados tipo 2 tienen su origen en la necesidad de canalizar los errores humanos y del sistema por una va que no distorsione los
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controles de los traslados netos. De esta forma se separan los traslados reales de los traslados por reversos y devoluciones, facilitando as, las confrontaciones quincenales de los mismos. 10.7.2. Condiciones generales de operacin: 10.7.2.1. Casos tpicos donde se amerita la elaboracin de un traslado tipo 2: - Piezas daadas: En casos en que se hayan recibido piezas con defectos en pedidos de importacin, se elabora una relacin de piezas daadas (Ver formato 10.1. en archivo adjunto y anexo 10.1. al final de esta publicacin) y luego un traslado de salida con almacn destino Orval, S.A. Casa Matriz y se enva junto con el repuesto a esa sede. - Faltantes y/o sobrantes en traslados de entrada tipo 1: (Ver numeral 10.5.10. de los traslados de entrada) - Reversin de traslados de entrada tipo 1 duplicados o procesados con errores: Se elabora un traslado de salida tipo 2 igual al traslado tipo 1 que se duplic o se proces por error para reversar la operacin. - Reversin de traslados de salida tipo 1 duplicados o procesados con errores: Se elabora un traslado de entrada tipo 2 igual al traslado tipo 1 que se duplic o se proces por error. - Reversin de traslados de entrada tipo 1 vinculados a una sede equivocada: Se elabora un traslado de salida tipo 2 y luego, se ingresa el traslado de entrada tipo 1 vinculando el almacn correcto. - Reversin de traslados de salida tipo 1 vinculados a una sede equivocada: Se elabora un traslado de entrada tipo 2 y luego, se ingresa el traslado de salida tipo 1 vinculando el almacn correcto. - Deteccin de repuestos con costo cero (0) en traslados emitidos por otras sedes: Lo que hace la sede que recibe el traslado, en primer lugar: Notifica el error por escrito inmediatamente a la sede emisora para su correccin. Lo que hace la sede que envi el traslado: La sede emisora revierte su traslado de salida y corrige los costos en cero (0) como se explica en el numeral 12.2.4. Lo que hace la sede que recibe el traslado, en segundo lugar: La sede receptora ingresa el traslado de entrada tipo 1 como de costumbre. 10.8. Organizacin de los documentos en la sede: 10.8.1. Se deber mantener un archivador exclusivo para los traslados de entrada y otro para los de salida, organizado en orden cronolgico y por nmero de documento. 10.9. Supervisin y control:
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10.9.1. Las sedes se auto controlan quincenalmente con la realizacin de las confrontaciones entre si, donde no deben haber disparidades excepto en la especificada en el numeral 10.4.13. 10.9.2. Eventualmente los traslados de mercancas sern auditados a nivel nacional por la D. N. A. sin previo aviso.
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11. DE LOS TRASLADOS DE MAQUINARIAS. 11.1. El rubro de maquinaria ser facturado en su totalidad por Orval, S. A. Casa Matriz directamente al cliente. 11.2. Cuando la gestin de venta se realice en alguna Sucursal, Orval, S. A. Casa Matriz emitir una nota de crdito a esta Sucursal por el valor de la venta menos el costo de la maquinaria, los gastos de nacionalizacin, fletes e intereses financieros. Adicionalmente, le generar una nota de dbito a razn del 1% del costo de la maquinaria vendida por concepto de logstica del Dpto. de Maquinaria. 11.3. Ser debitado a todas las Sucursales el 3% del costo de toda la maquinaria trasladada por cada una de las sedes, por concepto de nmina del personal que labora en el Dpto. de Maquinaria. 11.4. Cuando una Sucursal solicite el traslado de maquinaria para exhibicin, sta debe asumir el flete ocasionado por el traslado. 11.5. Cuando Orval, S. A. Casa Matriz solicite el traslado de maquinaria ubicada en la exhibicin de alguna sede, sta debe asumir el flete ocasionado por el traslado.
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12. DE LOS AJUSTES. 12.1. Responsables: 12.1.1. El A. A. es el responsable de la elaboracin de los ajustes de inventario. 12.1.2. Es responsabilidad del G. D. R. autorizar (si proceden) los casos en que sea necesaria la aplicacin de ajustes de inventario. 12.2. Condiciones generales de operacin: 12.2.1. Los ajustes de inventario se realizarn cuando existan fundamentos comprobados; cuando no los hay, el depositario debe responder con su nmina por los faltantes o sobrantes de inventario, ya que su funcin principal es la custodia del mismo. 12.2.2. No deben ser utilizados en reversos de traslados. 12.2.3. Los ajustes de inventario necesariamente deben contener en sus observaciones las explicaciones pertinentes al caso, y deben estar autorizados y con la firma del G. D. R. o inmediato superior. 12.2.4. Casos tpicos donde se amerita la elaboracin ajustes: - Compras sin procesar de las empresas extintas. - Sobrantes con fundamentos aceptados en conteos de inventario. - Piezas daadas: Se elabora un ajuste de salida en el caso de detectar piezas daadas por el tiempo; como por ejemplo, el deterioro por xido como consecuencia de la exposicin prolongada al medio ambiente y contacto factores externos. - Piezas daadas por accidente: Se realiza un ajuste de salida de las piezas daadas. Si el dao es ocasionado por una manipulacin incorrecta, la persona que lo ocasiona deber hacerse responsable. - Mercanca para uso interno o activo fijo. - Faltantes con fundamentos aceptados en conteos de inventario. - Cambios de conchas en juegos de reparacin. - Piezas sustituidas. - Reparacin de costos en cero: Al detectar repuestos con costo cero (0) en el sistema (no en traslados recibidos) se elabora un ajuste de salida, donde se anotan todas las cantidades existentes en el inventario de todos los productos encontrados con costo cero (0). Luego se toma nota del ltimo costo de cada una de las piezas (en la ventana de consulta de productos - krdex). Luego se elabora un ajuste de entrada de las mismas piezas, y el costo ingresado ser el ltimo costo diferente de cero (0) consultado de cada uno de los productos. Al dar salida por traslados a estos renglones ya no aparecern costos en cero (0), sino que saldrn con el costo ingresado en el ajuste de entrada. 12.3. Organizacin de los documentos en la sede:
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12.3.1. Se debe mantener un archivo fsico para uso interno de todos los ajustes que se generen en orden cronolgico y por nmero de documento. 12.4. Supervisin y control: 12.4.1. Los ajustes de mercancas sern revisados por la D. N. A. en el momento que lo crea conveniente sin previo aviso.
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13. DE LAS OBLIGACIONES LEGALES. (Ver anexo 13.1. al final de esta publicacin) 13.1. Retenciones de I. S. L. R.: 13.1.1. Responsable: 13.1.1.1. El responsable de hacer las retenciones es el A. A. Las declaraciones de I. S. L. R. y resguardo de las planillas PJD13 y DNR11 es responsabilidad del A. C. A. 13.1.2. Generalidades: 13.1.2.1. Las Retenciones de I. S. L. R. de un mes determinado se declaran durante los tres (3) primeros das del mes siguiente, y para esto se usan las planillas PJD13 para personas jurdicas y PNR11 para personas naturales segn corresponda. 13.1.3.Condiciones generales de operacin: 13.1.3.1. Antes de llenar la planilla de declaracin el A. C. A., debe verificar las copias de los comprobantes de cheques, a fin de compararlas con los montos a declarar por retencin del mes. Si el A. C. A. llegara a detectar la omisin de alguna retencin, el A. A. por ser responsable de dicha actividad debe asumir el gasto generado, que igualmente ha de declarar y soportar con los documentos respectivos. 13.1.3.2. La fecha tope para declarar las retenciones segn las normativas establecidas por el Seniat es el tercer da hbil de cada mes. Una declaracin realizada luego de ese da pone a la empresa en riesgo de multa, por eso no se deben hacer las declaraciones luego de ese da. 13.1.3.3. Si la declaracin se realizara despus de esa fecha tope, al A. A. le ser emitida una amonestacin por escrito con copia al expediente. 13.1.3.4. El A. A. debe llevar un historial en Excel de las retenciones realizadas durante el ao, separando esta informacin por meses, siguiendo el mismo criterio de la estructura de los archivos de caja principal. (Ver formato13.2. en archivo adjunto y anexo 13.2. al final de esta publicacin) 13.2. Impuesto al Valor Agregado (I. V. A. ): 13.2.1. Responsables: 13.2.1.1. El A. C. A. es el responsable de elaborar y mantener actualizados y en completa veracidad los libros mensuales de ventas y compras de la sede. 13.2.1.2. El A. C. A. de Orval, S. A. Casa Matriz es responsable que el I. V. A. a nivel nacional se declare de acuerdo a las exigencias de Seniat. 13.2.2. Condiciones generales de operacin: 13.2.2.1.Todas las facturas de todas las compras con I. V. A., deben ser registradas a diario en el libro de compras del sistema. Las ventas y compras de mercanca con I. V. A. las registra el sistema de manera automtica.
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13.2.2.2. Se registran en el libro de compras solo las facturas efectivamente pagadas y en la fecha de su pago total. 13.2.2.3. Al finalizar el mes, los registros de los libros de ventas y compras, en lo posible, han de corroborarse con los fsicos. 13.2.2.4. Una vez verificados los registros, los reportes y fsicos de facturas de ventas deben enviarse por valija a Orval, S. A. Casa Matriz, donde se confrontan los registros, se unifican a nivel nacional y se declaran los resultados. 13.3. Patente de Industria y Comercio: 13.3.1. Responsables: 13.3.1.1. El A. C. A., es responsable de efectuar el clculo para la declaracin y pago de trimestres de cada una de las Sucursales. 13.3.1.2. El D. A. debe asegurarse que los impuestos exigidos por la Alcada de su municipio sean cancelados conforme a los parmetros establecidos por esta entidad pblica. 13.4. Seguro Social Obligatorio (S. S. O.): 13.4.1. Responsables: 13.4.1.1. El A. C. A. es responsable que la informacin respecto a la sede y sus trabajadores se actualice constantemente en el S. S. O.; de esta manera, debe asegurarse que las novedades, ingresos y egresos se estn comunicando de manera efectiva. 13.4.1.2. El ingreso de personal debe ser notificado al A. C. A. de Orval, S. A. Casa Matriz con la planilla 14-02. 13.4.1.3. El A. C. A. de Orval, S. A. Casa Matriz, es responsable de calcular y realizar los aportes correspondientes a cada trabajador. 13.5. Instituto Nacional de Cooperacin Educativa (I. N. C. E.): 13.5.1. Responsables: 13.5.1.1. Los clculos y aportes presentados al I. N. C. E. son procesados y manejados por el A. C. A. de Orval, S. A. Casa Matriz, de acuerdo a las informaciones presentadas por los anlisis contables y novedades comunicadas por cada sede. 13.6. Ley de Poltica Habitacional (L. P. H.): 13.6.1. Responsables: 13.6.1.1. Los clculos de los aportes por concepto de L. P. H. son realizados por el A. C. A. de Orval, S. A. Casa Matriz, de acuerdo a las informaciones presentadas por los anlisis contables y las novedades comunicadas por cada sede. 13.6.2. Generalidades de operacin: 13.6.2.1. Los aportes por parte de la empresa y sus trabajadores son depositados en Unibanca. 13.7. Supervisin y control:
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13.7.1. La D. N. A. realizar revisiones continuas de las obligaciones legales de cada sede, en donde se evaluar prontitud en las declaraciones, exactitud y, organizacin y resguardo de los documentos.
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14. DE LOS RECURSOS HUMANOS. 14.1. Horario de trabajo: El horario de trabajo est regido por las estaciones agrcolas o temporadas de alta o baja demanda. 14.1.1. El horario de trabajo en temporadas de baja demanda es, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.; y sbados de 8:00 a.m. a 12:00 m. 14.1.2. El horario de trabajo en temporadas de alta demanda es, de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m., efectundose la jornada laboral por turnos de 8 horas, y sbados de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. Este horario lo establece la Junta Directiva en los meses en que lo crea conveniente. 14.2. Permisos: 14.2.1. Los permisos deben comunicarse por escrito al A. C. A. con el formato estandarizado para ello. (Ver formato 14.1. en archivo adjunto y anexo 14.1. al final de esta publicacin) 14.2.2. De ser por motivos de salud, debe anexarse el rcipe mdico. 14.2.3. De ser por motivos personales, el permiso es otorgado segn el criterio del D. A. 14.2.4. El D. A. se encargar de autorizar los permisos, adems de determinar si sern remunerados o no. 14.2.5. Los permisos autorizados deben incluirse en el expediente del trabajador. 14.3. Prstamos al personal: 14.3.1. Estos deben ser solicitados por escrito a la Sra. Nilsa Mantilla (ubicada en Orval, S.A. Casa Matriz), especificando el monto, el motivo y las cuotas para su deduccin. 14.3.2. Cada caso ser evaluado individualmente de acuerdo al monto, los motivos y la antigedad del trabajador. 14.3.3. Cada trabajador podr solicitar un mximo de tres prstamos por ao, partiendo de su fecha de ingreso. Sin embargo, la empresa podr suspender los mismos en el momento que lo considere necesario, notificndolo por escrito mediante una circular. 14.3.4. Las deducciones se realizan en un mximo de 6 cuotas quincenales, partiendo en todos los casos de la quincena ms cercana. 14.3.5. El conducto regular para la solicitud es a travs de la Sra. Nilsa Mantilla; favor abstenerse en dirigir las solicitudes a travs de la Presidencia y/o Vicepresidencia, ya que sern devueltas. 14.4. Viticos: 14.4.1. EL trabajador beneficiario de viticos debe llenar el formulario de gastos de viticos (Ver formato 14.2. en archivo adjunto y anexo 14.2. al final de esta publicacin) respaldarlo con facturas aceptadas por las
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normas del Seniat y/o recibos; todo en copia original, desglosado y en algunos casos especificar detalles en su reverso. 14.4.2. El plazo mximo establecido para presentar los comprobantes y formularios de gastos por concepto de viticos es de 15 das. 14.4.3. Las facturas y recibos deben solicitarse a nombre de Orval, S. A., RIF. J-30738783-1, NIT. 0163295091. 14.4.4. Igualmente, el servicio de lavandera no es aceptado como gastos por viticos, a menos que el trabajador se exceda del tiempo previsto en sus actividades laborales. 14.4.5. Las facturas por concepto de comida deben estar detalladas y , en su reverso se debe especificar el (los) nombre (s) del (los) beneficiario (s) y motivo. 14.4.6. Las facturas correspondientes al restaurante de algn hotel y con cargo a la habitacin donde se hospeda el trabajador, ha de estar firmada y con el anexo del detalle de la factura. 14.4.7. Las llamadas telefnicas realizadas desde un hotel y con cargo a la habitacin donde se hospeda el trabajador, no son aceptadas en el formulario de gastos de viticos; se exceptan aquellas que estn claramente justificadas por las condiciones o situaciones de trabajo, caso en que deber indicarse el concepto al reverso del comprobante. 14.4.8. Las bebidas alcohlicas no son aceptadas como viticos, por tanto, los montos por este concepto sern excluidos del formulario de gastos. 14.4.9. Listado de los hoteles autorizados por Orval, S. A.: - Araure: Hotel El Payara, Hotel La Colina. - Barinas: Hotel Las Ferias. - Valencia: Hotel Dinasta. - Valle de la Pascua: Hotel El Triunfo, Hotel San Marcos. - El Sombrero: Hotel Brasilia. - Porlamar: Hotel Colibr. - Maturn: Hotel Caripe Suits. - Si el trabajador prefiere hospedarse en un hotel ms costoso, la empresa solo cubrir el monto correspondiente al costo de la estada en el hotel asignado en la ciudad que se trate. 14.5. Higiene y seguridad industrial: 14.5.1. Es deber del G. D. R. y G. D. S., proveer a los trabajadores a su cargo de los recursos necesarios para que se cumplan las normativas de higiene y seguridad industrial. 14.5.2. Todos los trabajadores deben acatar las normativas de salud y seguridad especificadas en esta seccin.
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14.5.3. El personal que labora en el rea de servicios, debe estar provisto del uniforme slacks, botas de seguridad, faja, guantes y lentes de seguridad y, conservarlos en buen estado. Debe estar libre de objetos personales, tales como reloj, pulseras, anillos y cadena, para evitar cualquier condicin insegura. 14.5.4. El personal que labora en el rea del almacn, debe estar dotado del uniforme vigente, carnet de la empresa y faja. 14.5.5. El personal que labora en el rea de administracin, debe vestirse con el uniforme vigente y carnet de la empresa. 14.5.6. Todo trabajador debe informar a su inmediato superior cualquier condicin insegura que pueda poner en peligro la integridad fsica de las personas que interactan en la sede. 14.5.7. Todos los trabajadores deben conocer la ubicacin y uso de cada extintor de incendio. 14.5.8. Todo el personal de Orval, S. A. debe mantener en su expediente un Certificado Mdico del M. S. A. S. vigente. 14.6. Asignacin de herramientas de trabajo: 14.6.1. Todas las herramientas de trabajo tales como celulares, computadoras porttiles, autos, camionetas, etc., deben ser entregados con actas de entrega y cartas de compromiso. 14.6.2. Los daos o prdida injustificada de cualquier herramienta asignada, sern descontados de la nmina del trabajador que haya ocasionado el perjuicio. 14.6.3. Los celulares Telcel asignados por la empresa, tienen un lmite de uso de 3.000 minutos para hacer llamadas a otros telfonos Telcel y 110 minutos para realizar llamadas a otras lneas diferentes de Telcel. Todo monto ocasionado por los minutos excedidos de estos lmites sern descontados de nmina. 14.7. Nmina: 14.7.1. El A. C. A., es responsable de todos los asuntos referidos a la nmina de personal; por tanto, es el responsable directo que todos los sucesos ocurridos en su sede -que afecten esta rea administrativa- sean procesados con la mayor brevedad posible.
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15. DE LOS ARCHIVOS DE DOCUMENTOS CONTABLES. 15.1. Responsable: 15.1.1. El responsable de manejar los archivos contables bajo los lineamientos presentados en estas normas es el A. C. A. 15.2. Condiciones generales de operacin: 15.2.1. Exclusivo para Sucursales y Filiales. 15.2.2. Exclusivo para Sucursales y Filiales. 15.2.3. Todos los reportes se deben imprimir tipo texto y usando una impresora de matriz de puntos. 15.3. Orden y composicin del archivo contable: 15.3.1. El archivo de documentos contables debe estar organizado por da de la siguiente forma: - Ventas de contado. Correlativo ascendente. Sumarlas. - Ventas a crdito. Correlativo ascendente. Sumarlas. - Reporte de Ventas del Periodo (Modulo de ventas). - Reporte del Libro de Ventas del periodo. (Mdulo de ventas). - Reporte de Documentos por clientes (Mdulo de cuentas por cobrar). - Reporte de Salidas por Ventas (Mdulo de inventario SVEN-) - Depsitos con facturas y/o recibos de cobro que conforman el monto de lo depositado. - Depsitos directos en el banco (transferencias) con facturas y/o recibos que lo conforman. - Reporte de Movimientos de Bancos del periodo (Mdulo de bancos) - Notas de crdito por anticipos pagadas en el da. Sumarlas. - Notas de crdito por devoluciones en ventas pagadas en el da anexando la factura devuelta (y emisin de recibo en Bs. 0 si es el caso). Sumarlas. - Recibos de cobro. Correlativo ascendente. - Reporte de Cobros por fecha (Mdulo de cuentas por cobrar). - Notas de crdito por devoluciones en venta. Sumarlas. - Reporte de Devoluciones en Ventas del periodo (Mdulo de Ventas). - Reporte de Devoluciones en Ventas del periodo (Mdulo de Inventario -EDEV-) - Notas de Crdito por descuentos anexando la factura sujeta del descuento. Sumarlas. - Reporte de Notas de Crdito (Mdulo de cuentas por cobrar Documentos por fecha, rango Notas de Crdito). - Notas de Dbito. Correlativo ascendente anexando facturas o pagos generadores de la misma. Sumarlas. - Reporte de Notas de Dbito (Mdulo de cuentas por corar Documentos por fecha, rango Notas de Dbito).
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Notas de Crdito por cruce entre sucursales anexando la relacin de facturas, dbitos y crditos de las cuentas a cruzar. Movimientos de entrada por compras anexando la copia de la factura de compra y orden de compra. Reporte de Compras del periodo (Mdulo de compras). Reporte del Libro de Compras del periodo (Actualizado con compras diferentes a la adquisicin de mercancas, como por ejemplo, luz, telfono, etc.). Reporte de Movimientos de Entrada (Mdulo de inventario ECOM-) Devoluciones en compras del periodo anexando la Nota de Crdito por devolucin del proveedor. Reporte de devoluciones en compras del periodo (Mdulo de compras SDEC-). Reporte de Documentos por proveedor (Mdulo de cuentas por pagar). Pagos a proveedores anexando recibos de cobro del proveedor. Reporte de Pagos del periodo (Mdulo de cuentas por pagar). Comprobantes de cheque. Correlativo ascendente anexando la orden de emisin, facturas, recibos, etc., de ser un pago afectado por retencin anexar el comprobante de retencin. Transferencias bancarias anexando la orden del adeudo, notas de dbito o confirmacin del banco. Traslados de entrada de mercanca anexando: Ficha de traslado de la Sucursal Receptora Orden de compra Ficha de traslado de la Sucursal emisora Reporte de Entrada al Inventario por tipos (Mdulo de inventario ETRAS-) Traslados de salida de mercanca anexando: Ficha de traslado de la Sucursal emisora Orden de compra Reporte de salida del inventario por tipos (Mdulo de inventario STRAS) Movimientos de entrada por ajustes de inventario indicando en detalle la causa del ajuste. Reporte de entradas por ajustes, movimientos de inventario por tipos (Mdulo de inventario EAJU-). Movimientos de salida por ajustes de inventario indicando en detalle la causa del ajuste. Reporte de salidas por ajustes, movimiento de inventario por tipos (Mdulo de inventario SAJU-). Reporte de Movimientos de inventario por fecha (general solo entradas, solo salidas).
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Ficha de caja del sistema. Reporte de caja anexando reportes de forma de pago de facturas al contado, forma de pago de cobros y composicin del saldo de caja. 15.3.2. El archivo de documentos contables debe contener al da ltimo de cada mes los siguientes reportes mensuales: Del mdulo de ventas - Ventas del periodo - Libro de ventas - Devoluciones en ventas del periodo Del mdulo de cuentas por cobrar - Documentos por antigedad - Movimientos del perodo por clientes - Cobros del periodo Del mdulo de compras - Compras del periodo - Libro de compras (actualizado s/gastos) - Devoluciones en compras Del mdulo de cuentas por pagar - Documentos por antigedad - Pagos del periodo Del mdulo de bancos - Movimientos del periodo Del mdulo de inventario - Movimientos de inventario por fecha y general (entradas y salidas) - Entradas por compra - Entradas por devolucin - Entradas por traslados - Entradas por ajustes - Entradas por anulacin de facturas - Salidas por ventas - Salidas por devoluciones en compras - Salidas por traslados - Salidas por ajustes - Existencia de productos por lnea al costo -
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16. DE LOS REPORTES SEMANALES A LA D. N. A. 16.1. Responsable: 16.1.1. El responsable de la emisin de reportes semanales es el A. A. 16.2. Condiciones generales de operacin: 16.2.1. Los das sbado de cada semana el A. A. deber imprimir y enviar va fax o e-mail a la Lic. Vernica Pastorino (pastorinoveronica@cantv.net) los reportes siguientes, correspondientes a la semana anterior (del da sbado al da viernes): - Facturacin detallada por vendedor - Movimientos de cuentas por cobrar detallado por tipo de documento - Listado de cobros - Listado de devoluciones - Listado de compras - Movimientos de cuentas por pagar detallado por tipo de documento - Libro de ventas y compras - Movimientos del inventario por tipo (entradas salidas) - Movimiento de bancos - Reportes de caja principal 16.2.2. Con frecuencia el D. A. habr de revisar tales reportes, ya que estos constituyen una herramienta bsica para visualizar de manera cuantitativa la evolucin de la empresa.
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17. DE LAS FUNCIONES PRIORITARIAS DEL A. A. 17.1. El A. A. es responsable de transcribir, actualizar y revisar todos los mdulos administrativos de la sede. 17.2. Ofrecer respuesta inmediata a las solicitudes de informacin por parte de la D. N. A., Dpto. de Contabilidad y Dpto. de Sistemas, ya que de esto depende el retraso o agilizacin de los procesos a nivel nacional. Las demoras en respuestas han de estar justificadas por escrito y, de ser detectada obstruccin o negacin conciente y voluntaria de informacin, se generar una amonestacin por escrito con copia al expediente del (los) trabajador (es) involucrados. 17.3. Realizar la reconstruccin de ndices y de inventario los das viernes de cada semana. Los dems integrantes de la sede, deben colaborar para que esta funcin se ejecute. 17.4. Manejar y controlar el flujo de caja principal y caja chica. 17.5. Procesar y controlar informacin en el sistema administrativo: - Transacciones bancarias: Depsitos, cheques, dbitos y crditos bancarios, cheques devueltos y conciliaciones. - Cuentas por cobrar: Recibos de ingreso, notas de crdito, notas de dbito, anticipos, cruce de cuentas. - Cuentas por pagar: Relaciones de pagos semanales. - Inventario: Ajustes de inventario, traslados y devoluciones. - Compras: Ingreso de compras, Inventario de suministros, actualizacin de proveedores. 17.6. Exclusivo para Sucursales y Filiales. 17.7. Procesar y controlar las obligaciones legales: - Retenciones de I. S. L. R. - Libro de compra y ventas. - Alcalda. - S. S. O. - Bomberos.
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INDICE TEMATICO 1. DE LA CAJA PRINCIPAL RESPONSABLE CONDICIONES GENERALES DE OPERACIN MODALIDES DE INGRESOS GESTION DE COBRANZA DE FACTURAS DE CONTADO PROHIBICIONES SUPERVISIN Y CONTROL DE LA CAJA CHICA RESPONSABLE CONDICIONES GENERALES DE OPERACIN DESEMBOLSOS REPOSICIONES SUPERVISIN Y CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR RESOPONSABLES MAESTRO DE CUENTAS TIPOS Y USOS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA SOLICITUDES DE CREDITO CONDICIONES GENERALES DE OPERACIN ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS GESTION DE LA COBRANZA CUENTAS MOROSAS E INCOBRABLES SUPERVISIN Y CONTROL DE LOS CHEQUES DEVUELTOS CONDICIONES GENERALES DE OPERACIN PROCEDIMIENTO APLICADO PARA LOS CHEQUES DEVUELTOS (RECEPCIN Y COBRANZA DEL CALCULO DE LAS COMISIONES A VENDEDORES
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6. DE LAS CUENTAS POR PAGAR (MERCANCAS) 6.1. RESPONSABLES 6.2. MAESTRO DE CUENTAS 6.3. TIPOS Y USOS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA 6.4. CONDICIONES GENERALES DE OPERACIN 6.5. ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS EN LA SEDE SUPERVISIN Y CONTROL DE LOS BANCOS RESPONSABLE GENERALIDADES CONDICIONES GENERALES DE OPERACIN CONCILIACIONES BANCARIAS PROHIBICIONES SUPERVISIN Y CONTROL DE LOS PRESUPUESTOS MENSUALES DE GASTOS RESPONSABLE CONDICIONES GENERALES DE OPERACIN SUPERVISIN Y CONTROL DE LOS DESEMBOLSOS RESPONSABLE CONDICIONES GENERALES DE OPERACIN EMISIN DE CHEQUES ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS EN LA SEDE SUPERVISIN Y CONTROL DE LOS TRASLADOS DE REPUESTOS GENERALIDADES RESPONSABLES TIPOS Y USOS DE TRASLADOS CONDICIONES GENERALES DE OPERACIN TRASLADOS DE ENTRADA TIPO 1 TRASLADOS DE SALIDA TIPO 1 TRASLADOS TIPO 2 ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS EN LA SEDE SUPERVISIN Y CONTROL
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DE LOS TRASLADOS DE MAQUINARIAS DE LOS AJUSTES 12.1. RESPONSABLES 12.2. CONDICIONES GENERALES DE OPERACIN 12.3. ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS EN LA SEDE 12.4. SUPERVISIN Y CONTROL DE LAS OBLIGACIONES LEGALES RETENCIONES DE I. S. L. R. RESPONSABLE GENERALIDADES CONDICIONES GENERALES DE OPERACIN IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (I. V. A.) RESPONSABLES CONDICIONES GENERALES DE OPERACIN PATENTE DE INDUSTRIA Y COMERCIO RESPONSABLES SEGURO SOCIAL OBLIGATORIO (S. S. O.) RESPONSABLES INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA (I. N. C. E.)
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RESPONSABLES LEY DE POLTICA HABITACIONAL (L. P. H.) RESPONSABLES GENERALIDADES DE OPERACIN SUPERVISIN Y CONTROL DE LOS RECURSOS HUMANOS HORARIO DE TRABAJO PERMISOS PRESTAMOS AL PERSONAL VITICOS HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL ASIGNACIN DE HERRAMIENTAS DE TRABAJO 14.7. NOMINA DE LOS ARCHIVOS DE DOCUMENTOS CONTABLES RESPONSABLE CONDICIONES GENERALES DE OPERACIN ORDEN Y COMPOSICIN DEL ARCHIVO CONTABLE DE LOS REPORTES SEMANALES A LA D. N. A. RESPONSABLE CONDICIONES GENERALES DE OPERACIN 17. DE LAS FUNCIONES PRIORITARIAS DEL A. A.
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INDICE DE ABREVIATURAS: A. A. A. C. A. A. V. D. A. G. D. R. G. D. S. D. A. N. A. S. G. S. R. A. C. I. S. L. R. I. V. A. L. O. T. N. I. T. R. A. C. R. I. F. M. S. A. S. Asistente Administrativo Asistente Contable Administrativo Asistente de Ventas Director Administrativo Gerente del Departamento de Repuestos Gerente del Departamento de Servicios Direccin de Administracin Nacional Administrador de Servicios Gerente de Sucursal Representante de Atencin al Cliente Impuesto Sobre la Renta Impuesto al Valor Agregado Ley Orgnica del Trabajo Nmero de Identificacin Tributaria Representante de Atencin al Cliente Registro de Informacin Fiscal Ministerio de Sanidad y Asistencia Social
TERMINOLOGA BASICA: DEL NUMERO DE LAS SEDES. 11 12 13 21 22 41 42 Casa Matriz Sucursal Valencia Sucursal Barinas Sucursal El Sombrero Sucursal Valle De La Pascua Sucursal Maturn Filial Maquinarias R. D. A.
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INDICE DE FORMATOS Para efectos de estas normas, los formatos se envan en archivo adjunto para ser guardados y usados desde el disco del usuario. FORMATO FORMATO FORMATO FORMATO FORMATO FORMATO FORMATO FORMATO FORMATO FORMATO FORMATO FORMATO FORMATO 1.1. 2.1. 2.2. 3.1. 3.2. 5.1. 7.1. 9.1. 10.1. 13.2. 14.1. 14.2. 15.1. Reporte de Caja Principal y Composicin del saldo de caja. Reposicin Caja Chica. Arqueo de Caja Chica. Solicitud de Crdito Persona Natural - Jurdica. Anticipos para Ventas. Clculo de Comisiones. Conciliacin Bancaria. Relacin de Pagos. Relacin de Faltantes y Sobrantes. Comprobante de Retencin. Solicitud de Permiso. Reporte de Gastos. Nota de Entrega de Documentos.
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INDICE DE ANEXOS ANEXO 1.1. Ejemplo de Reporte de Caja Principal, Composicin del saldo de caja, Reporte de Ventas y Cobros por forma de pago, Reporte de movimientos de bancos (Cuenta Receptora) ANEXO 2.1. Ejemplo de Reporte de Reposicin de Caja Chica. ANEXO 2.2. Ejemplo de Arqueo de Caja Chica. ANEXO 3.1. Ejemplo de Solicitud de Crdito persona Natural - Jurdica. ANEXO 3.2. Ejemplo de Anticipos para Ventas. ANEXO 5.1. Ejemplo del Clculo de Comisiones. ANEXO 7.1. Ejemplo de Conciliacin Bancaria. ANEXO 9.1. Ejemplo de Relacin de pagos. ANEXO 10.1. Ejemplo de Relacin de Faltantes y Sobrantes. ANEXO 13.1. Calendario de Obligaciones Legales. ANEXO 13.2. Ejemplo Comprobante de Retencin. ANEXO 14.1. Ejemplo de Solicitud de Permiso. ANEXO 14.2. Ejemplo de Reporte de Gastos. ANEXO 15.1. Ejemplo de Nota de Entrega de Documentos.
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DE LAS CUENTAS POR PAGAR (MERCANCAS).

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