L'audit social, outil d 'aide au progrs dans votre entreprise

Introduction
L'audit a longtemps rsonn l'oreille des entrepreneurs ou dans leur souvenir comme synonyme de contrle, d'investigation, d'intrusion dans la vie de l'entreprise voire dans sa bonne marche. Il n'est pas inutile encore aujourd'hui o la pratique de l'audit est largement rpandue de faire le point sur la nature, l'utilit et la finalit de l'audit social.

A quoi sert l'audit ?

L'audit est un instrument correspondant au dbut d'un processus qui va conduire le consultant auditeur mettre un diagnostic, lui-mme servant de base la recherche d'amliorations et la mise en oeuvre de recommandations. Rappelons qu'un dirigeant d'entreprise a recours un audit social pour faire vrifier et valuer s'il existe un cart entre la situation " actuelle " de l'entreprise et des dcisions et dispositions prtablies. L'audit est donc un outil pour aider le pouvoir dcisionnel de l'entreprise : en fournissant des constats, des analyses objectives, des recommandations et des commentaires utiles, en faisant apparatre des risques de diffrentes natures tels que : le non-respect des textes, l'inadquation de la politique sociale aux attentes du personnel, l'inadquation aux besoins des ressources humaines, l'envahissement des proccupations sociales.

L'audit peut tre demand titre prventif (pour apprcier, valuer une situation un moment donn T) ou titre curatif (pour remdier une situation qui se dtriore).

Comment se droule l'audit ? Qui tient quel rle ?

Les acteurs
Le Client (et/ou commanditaire ou prescripteur) demande l'audit. Ses exigences sont dfinies dans un rfrentiel.

L'auditeur (consultant externe) a qualit pour mener l'audit. Il s'appuie sur des preuves tangibles, vrifie, examine la valeur des pratiques, des procdures, des plans. Il procde de faon mthodique, vrifie des aspects quantitatifs et qualitatifs, procde diffrents travaux d'audit. Il rdige un rapport crit. Il fait une restitution orale. Il prconise des solutions. L'audit (ou fournisseur de l'audit) exploite le rapport d'audit pour amliorer le systme et remdier aux dysfonctionnements identifis. Client et audit souvent se confondent dans les PME.

La mthode utilise par l'auditeur

Une runion permet de connatre clairement les intentions de l'auditeur sur la conduite de la mission. Les parties en prsence (le dirigeant client, ses collaborateurs et l'auditeur vont se concerter et se mettre d'accord sur le champ d'action et ses limites. Prise de connaissance L'auditeur va recueillir et inventorier un grand nombre d'informations afin de raliser la mission. Parmi les sources d'informations mentionnes ci-dessous de faon non exhaustive toutes ne seront pas examines, les informations seront recueillies selon le besoin, selon le domaine auditer et selon ce qui se trouvera dans l'entreprise. EXAMEN ET CONSULTATION : des dossiers d'audit existants des notes de service du bilan social et des ratios sociaux du dossier du personnel de fiches de poste des procs-verbaux de runion des comptes rendus et rapports (d'assembles gnrales, du comit d'entreprise) des rapports des commissaires aux comptes des documents comptables et financiers des statistiques commerciales, techniques et sociales des plans de dveloppement des budgets des manuels de procdures de la plaquette d'entreprise des catalogues des tarifs etc. de la Convention collective, d'accords collectifs ou d'accords de branche tendus du Code du Travail du Code de la Sant Publique de la Jurisprudence

VERIFICATIONS A PARTIR :

etc. de la Direction gnrale de la Direction des ressources humaines du Service du personnel du Service comptable du Service administratif etc.

ENTRETIENS ET QUESTIONNAIRES AUPRES :

Les donnes correspondent ici des faits observables ou que l'on peut raconter (mais le consultant auditeur s'est engag pralablement obtenir et respecter la garantie de l'anonymat des personnes avec lesquelles il a s'entretenir). VISITE DE L'ENTREPRISE: La dcouverte sur le terrain est indispensable pour que le consultant auditeur resitue dans leur contexte gographique, culturel des informations thoriques recueillies. C'est le moyen incontournable de comprendre le climat, les conditions de travail de l'entreprise, la circulation des informations et de la communication, les relations des salaris entre eux et avec leur hirarchie.

Identification des risques

Elle se fait partir d'une premire approche sur le terrain, partir d'observations nombreuses (risques potentiels). Elle rsulte d'analyses et d'examens de l'activit de l'entreprise, de contacts et d'observations (risques rels) La taille de l'entreprise et son activit sont 2 facteurs importants pour comprendre le type de risques encourus.

Quels sont les atouts de l'audit?

La collaboration et la co-production entre l'auditeur et l'audit
Du dbut la fin de l'intervention le client ou audit garde un contrle sur la mission. Auditeur et audit dfinissent ensemble le rfrentiel, dcident de l'tendue du champ d'action de l'audit, discutent des constats effectus par l'auditeur. Les travaux d'audit (les questionnaires et entretiens, l'observation des faits, la dtection et la vrification des carts, l'enregistrement et la validation des rponses, les tests, le rapport crit et oral) sont conduits avec rigueur, mthode, clart, transparence et qualit. La russite de l'audit est soumise la volont de l'audit (client) de mettre en oeuvre les recommandations de l'auditeur. Si l'auditeur constate, dtecte et identifie les problmes, l'audit apporte la solution !

Quelles sont les qualits de l'auditeur ?

rigueur et prcision, objectivit, discrtion et confidentialit, esprit de synthse capacit d'imagination, curiosit, sens de l'coute force de persuasion, capacit dclencher des actions d'amlioration et de progrs, sens du travail en quipe, sens des responsabilits, autonomie.

En conduisant par exemple un entretien l'auditeur va avoir un comportement anticipatif pour obtenir ses informations. L'objectif est de connatre ce qu'un constat sur document ne permet pas de savoir ou de comprendre. L'entretien doit permettre d'aborder des informations d'ordre qualitatif, d'obtenir des prcisions sur des dysfonctionnements, ou des anomalies. Il est men de faon libre et favorise l'coute active et flottante de l'auditeur. Son interlocuteur doit pouvoir s'exprimer le plus largement possible soit partir de questions ouvertes, soit en exposant brivement sur le sujet et les problmes en cause. L'auditeur, cependant, n'hsitera pas le ramener au sujet en cas de digressions. Laisser l'audit s'exprimer librement mais pour formuler ce qui est attendu de lui ! L'auditeur doit savoir viter certains cueils :

LE RISQUE SILENCE : l'auditeur s'est bien document pour pouvoir poser une multitude de questions. LE RISQUE CAMOUFLAGE : l'auditeur risque de passer ct de l'essentiel si les personnes interroges dissimulent trop dans leurs rponses. LE RISQUE DE COMPLAISANCE : l'auditeur doit s'en tenir son questionnaire afin que les personnes interroges ne cherchent dans leurs rponses lui tre agrables.

L'expos oral en fin de mission permet de mettre en valeur certaines limites de la mission, d'expliciter un rapport crit souvent concis. Dans le cas de l'audit de conformit notamment, l'auditeur peut faire apparatre des faits pnalement sanctionnables, il n'est pas toujours souhaitable que cela fasse l'objet d'un dveloppement crit. La restitution orale est tout particulirement ncessaire. Elle est le moyen de : respecter et privilgier la transparence des informations. C'est le gage de la qualit de l'audit. Rien ne sera crit qui n'a t pralablement comment. d'informer en premier l'audit avec lequel les informations sont valides. de classer les constats partir de l'analyse des consquences. Les recommandations sont prsentes et classes selon leur importance et leur degr d'urgence.

d'encourager l'audit, ds qu'il est inform, prendre des mesures correctives immdiatement ou ds que possible.

Signalons aussi les diffrentes facettes de la personnalit et du comportement du consultant auditeur ! Selon que son intervention correspondra la phase de l'audit, il devra montrer une distanciation avec son client, gage de dontologie, d'objectivit et de russite de sa mission ; ou selon qu'il participera la mise en place du changement, il travaillera en troite collaboration, change, rflexion avec son client ! Le consultant doit savoir quand dans le cadre de son intervention il peut djeuner avec son client ou non !

A la fin de l'audit quels sont les rsultats ?

L'audit a permis de faire apparatre des dysfonctionnements ou des carts entre les pratiques de l'entreprise et la rglementation sociale, ou les normes adoptes par l'entreprise. Le consultant auditeur a tabli un diagnostic fiable, objectif, motiv partir duquel il a pu tablir avec son client (et commanditaire et audit le plus souvent) une hirarchie des risques et une hirarchie des recommandations. L'quipe dirigeante est maintenant en possession d'indicateurs, qu'elle a valides avec l'auditeur et qui vont lui permettre d'viter certains risques ou contre-performances : ainsi par un suivi et une administration satisfaisants des effectifs, l'entreprise va viter des risques de litiges (ou de fraude) avec certains salaris, une perte d'efficacit en cas de dpart ou d'absence d'un responsable ! Nanmoins, l'audit reste une photographie de la situation et des pratiques de l'entreprise un instant T !

Et aprs l'audit, qu'en est-il du changement?

Si des remarques ont t faites, des non conformits signales, des recommandations effectues, il reste encore ragir et prendre les mesures ncessaires pour mettre en place le changement de faon efficace et durable ! La mise en oeuvre du changement va se faire avec l'aide du consultant et auditeur, mais elle dpend de nombreux facteurs externes comme : La volont de l'entrepreneur audit L'adhsion du personnel concern par le changement La culture de l'entreprise Les moyens humains, matriels, financiers de l'entreprise.

Rappelons que la mission du consultant auditeur ne s'achve qu'une fois les mesures correctives tablies et leur mise en oeuvre entame ! Depuis la remise du rapport d'audit et des recommandations, le dirigeant a fait un choix et fix des priorits, mais il est aussi capital de dterminer les modalits des responsabilits et du suivi. Ainsi pour une mission consacre au droit d'expression directe des salaris, il sera important de veiller l'organisation rgulire de runions, l'implication suffisante de l'encadrement, la circulation des informations sur le nouveau systme mis en place. La mise

en place de groupes de travail inter hirarchiques est un moyen privilgi pour utiliser la dynamique de changement cre par le diagnostic. Le consultant auditeur va assister troitement le dirigeant dans cette phase de changement, il va s'assurer que les outils et mthodes de travail retenus sont bien en adquation avec les objectifs de dpart.

En conclusion
L'audit n'est pas une fin en soi, c'est un outil efficace pour aboutir un diagnostic fiable, objectif, motiv dont la valeur ajoute se mesurera avec la mise en application des recommandations qui auront t prconises par le consultant auditeur. Nicole MARIE Consultante en organisation du travai