Proyecto Integrador

Carlos Andrs Mera Banguero

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA CALI

Contenido
Especificacin del Proyecto
Estimacin del Tiempo del Proyecto
El Presupuesto del Proyecto

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Estimacin del Tiempo

Caso: Es lunes por la maana y usted ya est trabajando muchos de los proyectos que
administra. Susanna, la escritora senior de la empresa, aparece en su oficina porque quiere hablar con usted acerca de un nuevo proyecto. Ella le explica que el objetivo del proyecto es crear un sistema multimedia interactivo que permita hacer un recorrido virtual por el zoolgico de la ciudad. Ella se imagina que el sistema tendr la posibilidad de mostrar los animales del zoolgico, su hbitat natural y algunos rasgos caractersticos. Susana dice que ella va a dejar todo lo tcnico al grupo, pero tiene algunas ideas sobre los componentes que debera tener el sistema.

Y entonces se pregunta: "Cunto tiempo va a tomar para crear este sistema?"

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Estimacin del Tiempo

Importante:
Siempre que sea posible, debe evitar los dar informacin del tiempo, especialmente si usted apenas est comenzando como gerente de proyectos. Espere hasta que haya tenido la oportunidad de evaluar todos los detalles para dar un estimado.

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Estimacin del Tiempo

Organizar la Informacin: Antes de proporcionar una estimacin de tiempo realmente til usted debe contar con la siguiente informacin:
Los requerimientos del sistema

La estructura de las tareas y el equipo de trabajo que las desarrollar

Conocer las habilidades que requieren para crear el sistema

El mapa de las dependencias entre las tareas (Diagrama de Red)

El cronograma detallado de tareas

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Estimacin del Tiempo

Mapa de Dependencias: Se enfoca en mostrar la secuencia de actividades necesarias para completar el alcance del proyecto, as como tambin de presentar la precedencia de las actividades.
2 3 1

Cada nodo representa una actividad

4

Cada una de las flechas muestra la dependencia

1 3

Este tipo de mapa es una herramienta valiosa ya que le permite al equipo de trabajo ver visualmente la secuencia de trabajo y el tiempo de duracin del proyecto.

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Estimacin del Tiempo

Por hacer un Mapa de Dependencias:
Permite evaluar cunto tiempo tomar el proyecto Se pueden tomar decisiones sobre el orden de las actividades Se puede asignar estas actividades a los ms experimentados

Algunas actividades son impulsadas por el esfuerzo, lo que

significa que puede agregar ms mano de obra para completar el trabajo ms rpido

Algunas actividades son de duracin determinada, lo que

significa que va a tomar la misma cantidad de tiempo independientemente del nmero de personas
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Estimacin del Tiempo

Importante: El desarrollo del mapa de dependencias es una actividad de todo el equipo, ya que son ellos los que conocen que actividades se debern realizar y cuanto tiempo tomar realizarlas. La mejor estrategia es crear el mapa de dependencias de forma progresiva:

Al

inicio

del

proyecto,

se

crea

el

cronograma basado en los requerimientos que se han reunido, pero a medida que se adquiere un conocimiento ms detallado de las especificaciones del proyecto, se debe ajustar el calendario y el mapa de dependencias.
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Estimacin del Tiempo

Determinar que va a Pasar y Cuando: Los proyectos en el mundo real tienen diferentes ramas representadas a travs de las relaciones entre las actividades. Las actividades se clasifican de dos formas, dependiendo de su lugar en el mapa del proyecto:
Predecesoras: son actividades que preceden a otras actividades Sucesoras: aquellos que se ubican despus de las actividades predecesoras Es importante para la creacin del mapa del proyecto usar la informacin de otros proyectos pasados. Este tipo de informacin es precisa y debe estar disponible.

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Estimacin del Tiempo

Influyentes en la Duracin de las Actividades: Ningn proyecto est exento de condiciones que puedan causar que la duracin estimada de las actividades sea imprecisa, inestable, o susceptible a cambios. Es por razn que se debe tener claro y especificar en el documento de la estimacin del proyecto, cuales pueden ser esas causas influyentes en el tiempo de duracin del proyecto. Ests pueden ser: Suposiciones Restricciones Riesgos

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Estimacin del Tiempo

Documentar las Suposiciones del Proyecto. Estas incluyen cualquier cosa que el equipo asume como verdadera, pero que no se puede probar que es verdad. Suposiciones comunes en los proyectos multimedia son: No existen conflictos de hardware ni de software La interoperabilidad tecnolgica no pueden frenar el progreso del proyecto El equipo del proyecto entregar el trabajo segn lo previsto Los recursos necesarios estarn disponibles durante todo el proyecto Los cambios en el alcance del proyecto seguirn un sistema de control de cambios predefinidos

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Estimacin del Tiempo

Documentar las Restricciones del Proyecto. Una restriccin es cualquier cosa que pueda restringir la capacidad del gerente del proyecto para terminar el mismo. Las restricciones son generalmente identificadas como normas, regulaciones o restricciones que se deben manejar durante el desarrollo del mismo. Algunas restricciones son: Restricciones de Presupuesto Restricciones de Tiempo Restricciones Tcnicas Regulaciones Restricciones de Fuentes de Informacin Restricciones Organizacionales Habilidades y niveles de competencia
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Estimacin del Tiempo

Documentar las Riesgos Retraso de alguno o varios de los miembros del equipo Errores y/o omisiones que requieran rehacer partes del sistema Crecimiento del alcance del proyecto Miembros clave simultneamente. del equipo asignados a diferentes proyectos

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Estimacin del Tiempo

Tipos de Estimacin: hay diferentes tipos de estimacin y un gerente de proyectos debe aprender a jugar con ellos, aunque siempre se documenta el ms detallado.
Estimacin aproximada: Son aquellas que se dan durante una conversacin y deben tratar de evitarse siempre que sea posible. Estimacin Anloga: Es una estimacin que se crea con base en la analoga entre la propuesta del proyecto y un proyecto que ya se ha desarrollado. Estimacin Paramtrica: Es un tipo de estimacin simple que usa un parmetro para estimar la duracin y el costo del proyecto. Generalmente no aplica a proyectos de sistemas.

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Estimacin del Tiempo

Estimacin de lo que se Hace y lo que No: Es el mejor tipo de estimacin, sin embargo, requiere tener en cuenta algunas cosas:

No trabaje solo

No trabaje en el vaco

Sea lo ms preciso posible

No infle la estimacin de las actividades (Ley de Parquinson y el Sndrome del Estudiante)

Tome ventaja del tiempo de reserva

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Estimacin del Tiempo

Heurstica de Estimacin:
PERT: Program Evaluation and Review Technique Requiere tres estimaciones:

La Optimista: El mejor caso La ms probable: Teniendo en cuenta los contratiempos regulares Pesimista: Si todo va mal

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Estimacin del Tiempo

Cuando se Requiera una Estimacin de Improvisto
Ponga en claro que solo es una estimacin que se hace con la informacin que da quien requiere la estimacin. Enumere las suposiciones. Ofrezca un margen de error. Indique como est realizando la estimacin.

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Estimacin del Tiempo

Para Tener en cuenta: Solo porque el mapa dice que el proyecto durar 18 semanas, no significa que tengan que ser 18 semanas. Se deben considerar diferentes situaciones:
Las dependencias del proyecto, tales como las fuentes de informacin, los vendedores, materiales y personas. Disponibilidad de los recursos, especialmente las entradas de los desarrolladores y el stakeholder. Prioridad del Proyecto. Fines de semana, festivos, vacaciones y otras interrupciones durante el desarrollo del proyecto.

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El Presupuesto del Proyecto

El presupuesto: Piense en todo por lo que tiene que pagar para hacer el presupuesto del proyecto:
Tiempo de los Desarrolladores, Diseadores, Fotgrafos y dems. Tiempo de Consultoras Software para el Desarrollo Hardware e Insumos Pizza (La comida motiva a las personas) Con el fin de determinar cunto va a costar un proyecto, se debe considerar todo lo que ser necesario l. Despus de hacer las estimaciones, se pueden comprometer las ganancias del proyecto.
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El Presupuesto del Proyecto

Estimacin de Costos: Una estimacin de costos es ms o menos un presupuesto y para hacer esta lo ms realista posible se debe reconocer y entender todo lo que necesita el proyecto. Antes de crear la estimacin de costos usted debe:
Conocer las polticas de estimacin de costos de la compaa Usar las plantillas para la estimacin de costos Usar y NO ignorar la informacin de otros proyectos Escuchar sugerencias e ideas del equipo del proyecto Hablar con otros gerentes de proyectos que tengan proyectos similares
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El Presupuesto del Proyecto

Estimacin Aproximada: Es una estimacin de pasillo que suele ser bastante imprecisa: -25 % al + 75% de los costos reales.

Este tipo de estimacin no es fiable, y algunos gerentes de proyecto nunca la ofrecen.

Por ejemplo, Cunto cuesta construir una casa?
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El Presupuesto del Proyecto

Estimacin Presupuestaria: Aunque la estimacin aproximada da una idea muy general del costo del proyecto, es imposible usar esta para algo ms substancial, por ejemplo, la firma del contrato. Para crear una estimacin ms aproximada a lo real es necesario contar con ms informacin. Este tipo de estimacin, generalmente se crea usando informacin de proyectos anteriores y su aproximacin est entre el -10 % y el +25%.

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El Presupuesto del Proyecto

Estimacin Definitiva: Es la ms precisa y se construye con base en las dos anteriores. Este tipo de estimacin requiere una descomposicin detallada de todo lo que ser creado en el proyecto. Su aproximacin est entre -5% y el 10%.

En esta estimacin se requiere adicionar materiales, fuentes de informacin y los riesgos que pueden influenciar el proyecto.
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El Presupuesto del Proyecto

En PRO de la Exactitud de la Estimacin: Una estimacin inexacta puede perturbar a los stakeholders, hacer parecer al gerente del proyecto un tonto, poner el proyecto en riesgo y generar una imagen negativa de la empresa. As que para hacer una estimacin ms exacta usted debe tener en cuenta:
El alcance del producto
El alcance del proyecto

Suposiciones
Restricciones El Calendario El rango de varianza
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El Presupuesto del Proyecto

La Rentabilidad del Proyecto: Un proyecto multimedia depende del tiempo que tomen los desarrolladores, los guionistas y los diseadores, entre otros, en completar sus tareas. As que entre ms tiempo se tomen, ms costar el proyecto.
Importante: Cuanto ms rpido el equipo puede completar correctamente el trabajo, la rentabilidad proyecto ser ms alta. Como jefe de
proyecto, siempre buscar la mayor rentabilidad entre lo que se le paga a los miembros del equipo y lo que el

cliente le paga a usted por esos miembros del equipo.

El gerente del proyecto debe determinar cual es el mejor equipo para desarrollar las actividades del

proyecto y cual es el mejor equipo para la rentabilidad

del proyecto.
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El Presupuesto del Proyecto

Planeacin para Contingencias: Las estimaciones se basan generalmente en
conceptos idealizados de cmo van a ser las cosas, mientras que el proyecto est lleno de condiciones, los riesgos, y (si eres inteligente) planes de contingencia. Importante: Siempre se deben tener presente la ley de Murphy. Hay que tener un plan

de contingencia para cosas que pueden pasar:

Errores y omisiones en el alcance del producto Errores y omisiones en el proyecto Fallas en la comunicacin del equipo Fallas en las pruebas de aceptacin del usuario Requerimientos pobremente descritos Una reserva de contingencia, es un tesoro oculto, una cantidad fija de fondos que el gerente del proyecto puede utilizar para casos fortuitos.
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Preguntas

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