FUNCIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y COMERCIALIZACION Concepto 1:

1. Formula polticas, normas y procedimientos para el almacenaje y conservacin de grano en los diferentes silos y bodegas del IHMA. 2. Responde por el control y supervisin del trabajo operativo de la planta 3. Aprueba el uso de insumos y materiales requeridos para la produccin. 4. Maneja los mecanismos operativos en situaciones crticas de abastecimiento, colaborando en las operaciones de importaciones cuando asi sea requerido. 5. Programa la capacitacin para el personal tcnico de las plantas. 6. Elabora con el personal clave del departamento el anteproyecto anual de presupuesto y ejecucin.

7. Hace reuniones peridicas con el personal de su departamento, con el objeto de mejorar actividades y aplicar medidas correctivas de gestin. 8. Evala las prdidas que se originan por factores tcnicos o por negligencia Aplica procedimientos cientficos de prevencin de prdidas y deterioro ya sea de orden mecnico, biolgico Y ambiental. 9. Autoriza y da trmite a las requisiciones de: maquinaria, equipo, materiales, y otros productos necesarios para la produccin. 10. Verifica las reparaciones de obras civiles y electrodomsticos que provienen del personal responsable de la planta. 11. Elabora trminos de referencia de contratacin de personal de planta. Concepto 2:

El rea de produccin El rea de produccin, tambin llamada rea o departamento de operaciones, manufactura o de ingeniera, es el rea o departamento de un negocio que tiene como funcin principal, la transformacin de insumos o recursos (energa, materia prima, mano de obra, capital, informacin) en productos finales (bienes o servicios).

EXISTEN 11 GRANDES CUESTIONES QUE DEBE ATENDER TODO ADMINISTRADOR, LAS MISMAS SON: Concepto 1: 1. Representacin. Esta funcin tiene que ver con la definicin pura de la autoridad formal. Una organizacin esta constituida por un grupo de hombres y como consecuencia de ello se requiere que alguien cumpla el rol de vocero, de elemento aglutinante, de nexo ante la comunidad. El administrador en todo momento esta representando a la organizacin. Por tal razn, todo acto o proceder del ejecutivo; independientemente de la consecuencia que de ellos se pretende; son un modelo que el contexto analiza y utiliza en la elaboracin de los juicios de valor para con el individuo que los realiza y de la organizacin donde l se encuentra involucrado. 2. Liderazgo. El administrador es el responsable directo del logro de los objetivos que la organizacin se ha planteado. Para ello se le brinda de los recursos necesarios, entre los cuales (constituyndose en el ms importante) se lo responsabiliza por la conduccin de un grupo de hombres. El deber conducir la labor de la organizacin en pos de la consecucin de los objetivos propuestos, por tal, l debe liderar la operatoria. Aqu debemos recordar que la organizacin formal dota al administrador de autoridad y as dicho hombre se convierte en jefe. En este punto estamos hablando de tal asignacin pero reconociendo que el ideal de todo jefe es constituirse en un verdadero lder; es decir, disponer de la autoridad que otorga la organizacin informal.

Aquel administrador que en su figura se yuxtaponga la jefatura y el liderazgo tendr el 100 % de la conduccin del grupo dado que har uso autoridad que le otorga la jerarqua formal y el poder que se desprende del liderazgo del grupo social. 3. Planificador. Este es un rol fundamental dentro de la organizacin, por consiguiente, se requiere de una visin integradora y del ms alto nivel para llevarla a cabo. Se refiere a la capacidad de coordinacin en el tiempo de los recursos disponibles (actuales y futuros; materiales, humanos e intangibles) en funcin de las necesidades operativas en directa relacin a de los objetivos deseados De no cumplimentar dicha gestin, la organizacin, se encontrara actuando en forma reactiva (reacciona en funcin del estmulo directo) y no pro-activa; lo que conlleva una relativa lentitud en su respuesta y vulnerabilidad dado la dependencia al estmulo exterior. La planificacin requiere la interpretacin de las necesidades operativas y estratgicas y la disposicin de los medios para satisfacer a las mismas. Solo aquel que se encuentra en el centro neurlgico de la organizacin, que tiene acceso del conocimiento de las capacidades y limitaciones de su estructura y que se encuentra en contacto con el entorno puede llevar a buen trmino esta tarea. El administrador es el nico hombre que tiene dicha capacidad. 4. Enlace. Muchas veces en diversas pelculas de guerra se ve a un Oficial que cumple la funcin de Oficial de Enlace operando en otra fuerza a los efectos de ser un elemento de comunicacin y coordinacin. El administrador ocupa gran parte de su tiempo oficiando de hombre de enlace con el contexto. La empresa se encuentra constituida por muchas personas. La gran mayora de ellas tiene su epicentro de accin dentro de la organizacin; su cabeza est en su escritorio, con sus papeles y obligaciones funcionales.

El ejecutivo, adems de sus tareas operativas, tiene la responsabilidad de desarrollar y mantener un fluido contacto con el contexto. El objetivo perseguido no es otro que permitir a la empresa cambiar e inter-relacionarse con el mundo que la rodea. 5. Base de Datos e Centro de Informacin. El administrador es un cazador de datos e informacin. Su figura se asemeja a un pulpo donde cada informacin; al margen si es formal o informal; escrita, verbal o por otro medio; solicitada u ocasional e incluso una simple especulacin; se convierte en una presa codiciada para su apetito voraz. Su puesto es un importante centro neurlgico de donde emanarn las decisiones que le permitirn a la organizacin competir e intentar cumplir con sus objetivos; ergo, la informacin es el combustible indispensable de tal gestin. De la cantidad, oportunidad y calidad de ella depender en gran parte el xito. 6. Distribuidor. La informacin que dispone en administrador no es para su exclusivo uso. Dicho elemento es un recurso invalorable solo cuando es utilizado convenientemente por el o los individuos asignados para tal tarea. Por ende, el administrador debe saber distribuir la informacin que recolect a la organizacin en su todo considerando para ello las particularidades de cada sector e individuo y la funcin que los mismos deben cumplir dentro del plan maestro. El administrador debe compartir y brindar la informacin a sus colaboradores director e indirectos sabiendo que de no ser as le estara quitando capacidad de respuesta a su empresa. Nadie mejor que l tiene la capacidad para capturar los datos del entorno, los miembros de la organizacin, en mayor o menor medida, les resulta dificultoso o poco transparente la visualizacin de la problemtica exterior y cmo se interpreta sta a la luz del plan estratgico. 7. Vocero. Como consecuencia directa de los puntos anteriores, el administrador, se constituye en el vocero oficial de la compaa.

La voz de le organizacin, el hombre con quien hablar, negociar, acordar. Su voz es escuchada por la comunidad, ms all de su componente personal, como la palabra de la empresa a la que representa. Es en la voz del administrador una de las formas de comunicacin de la organizacin. El poder de influencia que ejerce el CEO de cualquier empresa se debe a esto y no tanto a sus intrnsecas caractersticas de personalidad. 8. Intrapreneur. El administrador es una topadora que quiebra conformaciones petrificadas por el tiempo que solo le indican que no se puede hacer aquello; que no se tiene el presupuesto necesario; que no es lgica tal o cual medida; que el mercado no va a responder; etc.. El administrador es un soador que embriaga a la organizacin con su sueo, le hace desear alcanzarlo, los motiva para poner en funcionamiento los procesos y los anima en el esfuerzo cotidiano. Para ello el administrador debe compartir sus pensamientos y permitir enriquecer los mismos mediante la participacin de sus colaboradores. As mismo muchas veces debe modular su plan en pequeos proyectos que son llevados a cabo en forma paralela o en diferentes tiempos a fin de hacerlos alcanzables y en la sumatoria de metas obtenidas lograr la satisfaccin de los objetivos mximos. 9. Administrador de conflictos. La organizacin; al igual que los seres humanos; es encuentra en un proceso de cambio y dentro de un contexto igualmente cambiante. Esto origina un constante flujo y reflujo de estmulos (positivos y negativos); en otras palabras, vemos que la organizacin vive una continua crisis dado que la modificacin del status quo es lo nico que se mantiene fijo. Estas crisis dar fundamento a los conflictos, que no son otra cosa que la puja entre intereses contrapuestos o factores de poder de distinta especie. Dichos conflictos no se generan por la incapacidad o ignorancia del administrador de turno, hecho que permite que la cuestin se torne de tal magnitud que alcance proporciones

crticas; an al administrador ms capaz y habilidoso les resulta imposible anticiparse a todas las consecuencias de las acciones o decisiones que encaran. No existe organizacin en el mundo, que pueda prever todas las variables y contingencias posibles (Teora de la Racionalidad Limitada); por tal, todo administrador invierte una gran parte de su tiempo en dar solucin a los conflictos. De no cumplirse con tal misin, la organizacin caera en un profundo caos que la paralizara y desintegrara por completo, impidiendo as el logro de los objetivos propuestos. 10. Facilitador de recursos. Esta funcin tiene dos grandes aristas. La primera es la definir y asignar los recursos para cada unidad. La segunda es la de estar atento y predispuesto a facilitar cualquier otro recursos que los distintos sectores puedan necesitar para cumplir su misin. La errnea asignacin de recursos o el escatimar los mismos solo permiten asegurar el fracaso de la organizacin. 11. Negociador. Una gran parte del tiempo disponible del administrador estar comprometido con la negociacin. Dado que es l la persona que puede disponer de los recursos de la organizacin el peso de la negociacin siempre pasar por sus hombros. Por tanto, dicha gestin pasa a ser una rutina de la funcin. La negociacin podr ser con factores externos o internos, por problemas estratgicos o aparentemente menores, no obstante, todo aquello que comprometa en todo o en parte a la organizacin es responsabilidad del administrador, por ende, l estar comprometido en la resolucin del conflicto. Las funciones que antes detallamos, no pretende ser un listado acabado de las innumerables tareas que realiza un administrador en una organizacin moderna.

El concepto de administrador clsico ya caduc. Este se asocia a la idea de mantener un esquema dado en el tiempo. Hoy estamos hablando de una funcin eminentemente dinmica, competitiva y exigente. El administrador actual se debe asociar al Capitn de buque en el medio de una violenta tormenta, donde adems de lidiar con la problemtica interna de su organizacin debe evaluar el contexto y tomar decisiones que lleven a su nave al puerto (objetivo) deseado. Ninguna funcin dentro de la organizacin tiene la importancia como la del administrador. Es l nico responsable de llevar a destino a la empresa.

1. FUNCIN DEL GERENTE DE VENTAS

CONCEPTO 1:

y y y y y y y y

El gerente desarrolla personas. Es el encargado de orientar. Debe dirigir y motivar a los vendedores. Recluta, entrena, controla, planifica. Es persuasivo, sabe vender ideas a sus vendedores. Es organizado. Conoce las tcnicas para ser un comunicador efectivo. Sabe como demostrar a sus vendedores que se interesa por lo que dicen

CONCEPTO 2: El departamento de ventas est encargado de hacer las siguientes actividades: Elaborar pronsticos de ventas Establecer precios Realizar publicidad y promocin de ventas Llevar un adecuado control y anlisis de las ventas. Dentro de las medidas de control para realizar las operaciones de venta tenemos que: - El departamento de ventas debe mantener una relacin directa con el almacn a fin de contar con suficiente inventario para cubrir la demanda. - Los vendedores deben tener una relacin estrecha con el departamento de crditos para evitar vender a clientes morosos, conocer las lneas de crdito, asi como el saldo de cada cliente. - No deben existir preferencias entre clientes en cuanto a plazos, descuentos, a menos que sean autorizados por la gerencia general.

Como se puede notar el departamento de ventas juega un rol principal para el xito de la empresa, as que el tener muy en claro sus funciones ser de mucha ayuda al momento de hacer la planeacin de las ventas de la empresa.

Gerente general
Funciones Especficas: a. Dirigir, administrar y fiscalizar las actividades del Banco ya sea directamente o mediante sus funcionarios. b. Asistir a las sesiones de Directorio con voz pero sin voto. c. Someter a consideracin del Directorio, segn corresponda, asuntos que deban ser resueltos por ellos, brindando la informacin necesaria. d. Mantener permanentemente informado al Presidente Ejecutivo, de todos los asuntos relacionados con la marcha del Banco, as como de las operaciones que haya aprobado directamente la Administracin y que deben ser de conocimiento de ste. e. Proponer al Presidente Ejecutivo y al Directorio, las medidas que juzgue necesarias para el mejor desarrollo de las actividades del Banco. f. Informar al Directorio, cuando menos trimestralmente, sobre la marcha econmica de la empresa, contrastando ese informe con el correspondiente al trimestre anterior y con las metas previstas para el perodo. g. Poner en conocimiento del Directorio, toda comunicacin que la Superintendencia de Banca Seguros y AFP dirija al Banco con referencia a una inspeccin o investigacin practicada, o que contenga recomendaciones sobre sus negocios. h. Participar en la elaboracin y control de la ejecucin del Plan Estratgico del Banco. i. Aprobar el proyecto de presupuesto anual del Banco y dar conformidad a las evaluaciones mensuales que se remite a FONAFE. j. Suscribir, conjuntamente con el Presidente Ejecutivo, un Director y Contador General el Balance General y los dems Estados Financieros. Asimismo proponer al Directorio el Proyecto de Memoria Anual. k. Suscribir, cuando no corresponda al Presidente, los informes solicitados al Banco. l. Suscribir los contratos y resolver los recursos de apelacin que se presenten en el tiempo establecido, a propuesta de los Departamentos involucrados.

m. Cumplir y hacer cumplir las resoluciones del Presidente Ejecutivo. n. Cumplir el Reglamento Interno de Trabajo respecto a la autorizacin de la contratacin de personal, aplicacin de sanciones disciplinarias, resolver los recursos de apelacin a las reclamaciones, entre otros temas, a propuesta del Departamento de Personal. o. Nombrar, promover, trasladar o remover al personal, a propuesta del Departamento de Personal; salvo aquellos cuyo nombramiento corresponda al Directorio, coordinando con el Presidente del Directorio. p. Conceder licencias al personal, a propuesta del Departamento de Personal. q. Proponer la poltica de remuneraciones. r. Representar al Banco ante toda clase de autoridades judiciales, polticas y administrativas, con las facultades que le confiere la ley y aquellas que le seale el Directorio. s. Evaluar y aprobar las normas y disposiciones administrativas relativas al mbito de su competencia.

FUNCIONES DE LAS SECCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD: a) SECCION CONTABILIDAD GENERAL. La seccin de Contabilidad General lleva, para los efectos de control, un registro sumario de la informacin obtenida y empleada por todas las dems secciones. Constituye, por tanto, la seccin central de control a la que afluye ordenadamente el resumen de las cifras registradas al detalle en las dems secciones. Esta seccin tiene a su cargo los siguientes particulares:  yEl Mayor General, que contiene las cuentas de control para cada seccin de la empresa. yEl Diario General como medio de pase para hacer los asientos en las cuentas de Mayor Gerencia. yLa preparacin de comprobantes relativos a todos los cargos. Estos cargos pueden originarse en las transacciones de las distintas secciones as como en la misma seccin de contabilidad general yLa preparacin de los informes financieros que se establecen peridicamente. yLa preparacin de informes especficos que requieran la presidencia, gerencia general o gerencia financiera. yLa preparacin de informes especficos que requieren las entidades gubernamentales. (SRI, SUPERINTENDENCIA DE COMPAIAS, MUNICIPIO. ETC.).  b) SECCION DE CONTABILIDAD DE COSTOS. Esta contabilidad es complementaria a la Contabilidad General y cuyo mbito es el TALLER. Esta seccin tiene a su cargo el siguiente trabajo:  yTodas las cuentas relativas a las operaciones del Taller. yLas hojas detalladas de trabajo que determina cada obra o pedido en particular. Registro de todas las actividades en el taller, es decir, la mano de obra directa, las materias primas (repuestos), los materiales y los gastos de fabricacin. yRegistro de todas las actividades en el taller, es decir, la mano de obra directa, las materias primas

(repuestos), los materiales y los gastos de fabricacin. yLa preparacin del anlisis peridico de los gastos que refleje cada uno de los departamentos de produccin. yLa supervisin de los vales o requisiciones de salidas de repuestos y materiales, con objeto de hacer la clasificacin necesaria para su asiento en los registros de costo.  c) CLASIFICACION Y ANALISIS DE VENTAS. La clasificacin de las ventas es muy extensa por lo que es conveniente que haya una seccin separada del departamento de Contabilidad para clasificar cada partida de las facturas de ventas. Como las facturas se toman como base para los anlisis del costo de ventas, esta seccin ser responsable de la exposicin de su resultado y de la clasificacin que se haga con este fin:  yTabulacin de las facturas de ventas en la forma que convenga a los efectos de control. yLa preparacin de informes con los resultados de las tabulaciones efectuadas. d) SECCION DE NOMINAS. La seccin de Nminas tiene a su cargo el trabajo detallado a continuacin:  yLa elaboracin y clculo de las nminas semanales ( POR EL MOMENTO). yLa preparacin de sobres de pago a los empleados y trabajadores de la empresa, de manera semanal. yLa preparacin y elaboracin de planillas del IESS en forma mensual. yEl registro del record de cada empleado y trabajador a travs de un kardex. e) SECCION DE ACREEDORES: La informacin que recibe esta seccin se genera directamente del DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES el cual tiene dos flujos de ingresos de datos: compras locales e Importaciones. Es de la competencia de esta seccin:  yRegistro de las facturas de compras a pagar con la distribucin contable de las mismas. yElaboracin de los comprobantes de retenciones que obliga el Estado Ecuatoriano. yPreparacin de los comprobantes de pago para todas las facturas yPreparacin de cheques para el pago de comprobantes, que han de someterse a la firma de la gerencia financiera. yArchivo de comprobantes pagados y de los pendientes de pago. yContabilizacin de los desembolsos de Caja Menor. yPreparacin de los comprobantes de diario destinados a la seccin de contabilidad general, en los que se resuma la distribucin de todos los asientos registrados en esta. f) SECCION DE DEUDORES . A esta seccin esta encomendado:  yEl Mayor de las partidas a cobrar, que contienen las cuentas de los clientes. yLa preparacin de los extractos mensuales de cuenta que hayan de enviarse a los clientes y utilizarse como informacin en el departamento de Crditos yRealiza la gestin de cobranza v a telefnica o personal.

g) SECCION DE FACTURACION. La seccin facturacin compete lo siguiente: yElaboracin y calculo de las facturas que se cursen a los clientes previa inspeccin del pedido en el departamento de ventas, o la proforma elaborada en el Taller.  , SECCION DE INVENTARIOS. La seccin de inventarios realiza las siguientes funciones:  yEfecta constataciones de inventarios f sicos en los almacenes de repuestos y materiales en forma semestral, anual o cuando se requiera yRegistro del ingreso de mercader as tanto por compras locales como por importaciones. yRegistro del egreso de mercader as segn requisiciones de las diferentes reas de la empresa, tanto para ventas de almacn como para trabajos del taller yEmite informes de las novedades de los kardex de mercader as. yFija precios de venta segn pol tica antes establecida por costumbre. yVerifica en el sistema informtico los costos a travs del recalculo yCruza informacin con contabilidad.

El departamento de recursos humanos. El departamento de recursos humanos, ha sufrido una importante evolucin. Es uno de los departamentos con un trabajo ms duro, que se basa sobre todo en la negociacin y relacin permanente con la parte laboral. Esto ha hecho que sean puestos de los mejor remunerados y con mayor rotacin, debido en gran parte a la gran presin a la que estn sometidos estos profesionales. Las funciones genricas principales de los profesionales de este departamento son:  ySer conocedor de las nuevas tcnicas de la normativa laboral, tanto desde el punto de vista terico como de su aplicacin prctica en la empresa.  y Ser flexibles, pero a la vez duros en las relaciones, que deben guardar equilibrio, tanto en las relaciones con el empresario, gerente y accionistas, como con los trabajadores, el comit de empresa y los sindicatos. ySeleccionar y promocionar al personal, con la correspondiente adecuacin de las personas a los puestos ms adecuados.  y Deben de preocuparse de que existan buenos programas de formacin, a todos los niveles y para todos los puestos, y con el olfato suficiente para saber que quien trabaja en la empresa debe tener la adecuada motivacin, de la que se derivar un buen rendimiento laboral.

    

yDepartamento Administrativo y laboral. Este departamento comprende la administracin de personal y las relaciones laborales.  yAdministracin de personal. Se ocupan de:  yEl contrato de trabajo.  yAcceso al trabajo (demanda de empleo; oferta; INEM; Oficinas de colocacin). yContrato de trabajo (requisitos, condiciones de validez, nulidad, forma). yPeriodo de prueba. yRegulacin laboral de naturaleza especial. yModificacin del contrato de trabajo. ySuspensin y extincin del contrato de trabajo. yLa contratacin temporal.  ySeguridad Social  yResponsabilidad en el pago de obligaciones yRgimen General de la Seguridad Social. yAfiliacin y alta del trabajador. yCotizacin. yRecaudacin y cuotas. yRetencin de la cuota obrera. yAccin protectora, prestaciones. yIncapacidad temporal e invalidez permanente. yDesempleo y jubilacin.  yLa retribucin.  ySistema de compensaciones en el Grupo. yAspectos legales de la retribucin. yGestin de la nomina. yPensiones. yFondos de Pensiones.  yLa fiscalidad en el mbito laboral.  yRetenciones e ingresos a cuenta. yObligaciones formales de informacin. yIndemnizaciones por extincin de la relacin laboral. yResponsabilidad por el incumplimiento de obligaciones fiscales.  yConvenio colectivo. yAspectos que afectan al rea de administracin yBeneficios sociales.

yRelaciones Laborales. Las funciones de esta parte del departamento son:  yLa representacin de los trabajadores de la empresa. yRelaciones con los sindicatos. yRelaciones con los Comits de Empresa. yNegociaciones colectivas.

yConflictos colectivos.
yDepartamento de seleccin de personal. Los tcnicos de este departamento suelen ser psiclogos. Definen las necesidades de seleccin y llevan a cabo el proceso. Funciones:  ySistemas de seleccin de personal.  yCriterios. yEvaluacin de candidatos. yLa entrevista.

yNuevas tcnicas para la seleccin de personal: Assessment Centers, In Basket, Dinmicas de grupo.
yProceso de Incorporacin a la empresa. yBienvenida.