LA NORMA ISO 19011 VERSIN 2011. QU TRAE DE NUEVO?

Por: Ing. Carlos Alberto De Gracia Nez M. Eng. Presidente QESS Inc. Costa Rica - Panam Director Tcnico Suprema Qualitas Repblica Dominicana Miembro del INTE CTN 176 e INTE CTN 207 Comit Central Costa Rica

El pasado mes de noviembre qued aprobada la segunda versin de la norma ISO 19011, documento que sirve de gua para la planificacin y realizacin de auditoras a los sistemas de gestin. La versin anterior del documento era del ao 2002, cuando en aquel entonces la norma pas a integrar en un mismo documento: las normas ISO 10011-1, -2, -3 y las normas ISO 14010, 14011, 14012; siendo uno de los primeros esfuerzos por preparar documentos que pudieran ser compatibles a ms de un sistema de gestin.

La nueva norma viene renovada y ajustada para que pueda servir de gua a cualquier sistema de gestin. Adems, incluye en sus anexos un compendio de tcnicas y herramientas que estamos seguros va a contribuir a mejorar el valor agregado que aportan las auditoras a los sistemas y a las organizaciones.

Antecedentes La revisin sistemtica del documento inici en el 2007. Exactamente, 5 aos despus de su primera publicacin1. El proceso de revisin estuvo a cargo del JTCG2 Task Force para auditora, recordemos que al ser una norma de inters de al menos dos comits tcnicos se requiere de un grupo de trabajo en el cual estn representados con expertos tcnicos ambos comits. Sin embargo, se integr en el grupo a expertos representantes de varios grupos dada el cambio en el alcance de la norma (no fue solo un esfuerzo del TC 176 y del TC 207). El grupo de trabajo propuso que la norma ISO 19011 se convirtiera en una directriz genrica sobre la auditora de todo tipo (no financiera) de sistemas de gestin. Adems, se asign al TC 176 / SC 03, ya que el alcance de este grupo es Tecnologas de Soporte. En la ilustracin 1 se presenta el proceso de trabajo para preparar el nuevo documento.

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Es poltica de la ISO someter las normas a procesos de revisin al menos cada 5 aos. JTCG: Joint Technical Coordination Group.

Ilustracin 1 Proceso de trabajo de la norma ISO 19011:2011

Alcance del documento La norma ISO 19011 tiene un alcance ms amplio que su predecesora, ya que ahora incluye cualquier sistema de gestin. Anteriormente, el documento se limitaba a sistemas de gestin de la calidad y sistemas de gestin ambiental. El nuevo documento incluye los principios y el proceso para planificar y realizar una auditora. Ahora bien, un tema a destacar es que el nuevo documento aclara la diferencia entre la ISO 19011:2011 y la ISO 17021:2011. La segunda aplica estrictamente para auditoras realizadas como parte de un proceso de certificacin (tercera parte) por un rgano competente, mientras que la primera incluye los otros tipos de auditoras (siempre que no sean financieras). Ver en la ilustracin 2 el alcance de la norma ISO 19011:2011 segn el tipo de auditora.

Ilustracin 2 Alcance de la norma ISO 19011 versin 2011 segn el tipo de auditora

Norma ISO 19011:2011.

Principales cambios Los principales cambios del documento incluyen: Se defini la diferencia entre la norma ISO 19011 e ISO 17021. Se introdujo a la auditora el concepto de gestin de riesgo, as como la referencia a la utilizacin de mtodos remotos de auditora. Se agreg la confidencialidad como un nuevo principio y se sustituy el principio de conducta tica por la integridad. En la ilustracin 3 se hace referencia a los seis principios que segn la norma debe prevalecer durante un proceso de auditora. Se reorganizaron las secciones 5, 6 y 7 del documento. El principal cambio es la mejora de la redaccin de las secciones para darles fluidez y la inclusin de referencias al Anexo B, en el cual se hace referencia a tcnica y herramientas especficas para llevar a cabo las orientaciones sugeridas en cada seccin. Se reforz el tema de competencias y el proceso de su evaluacin. Se da un perfil ms alto a las funciones del administrador del Programa de Auditoras. En el Anexo B se presentan ejemplos ilustrativos de conocimientos y habilidades especficos para un mayor rango de disciplinas. Se agregaron nuevas definiciones y se reescribieron otras.

Ilustracin 3 Principios de la Auditora

Recomendaciones finales Despus de observar los cambios en el documento ISO 19011 versin 2011 nos atrevemos a realizar las siguientes recomendaciones con el fin de mejorar los procesos de auditora. Cabe destacar que tambin estas se basan en nuestras observaciones a la manera como las organizaciones estn planificando y realizando las mismas. Fortalecer la planificacin e implementacin de los programas de auditora. SUBIR EL PERFIL. Muchas veces las auditoras tienen un enfoque proactivo, se audita porque es un requisito. Sin embargo, es claro que las organizaciones pueden usarlas como un instrumento de autoevaluacin y mejora. Seguir insistiendo en el enfoque en los resultados. El sistema bueno debe de ser bueno para la organizacin (Valor agregado). Vemos muchas personas ms preocupadas por las normas que por adecuarlas a las necesidades de la empresa. Planificar, ejecutar, controlar y mejorar la auditora con el PDCA. Usar el ciclo de mejora para auditar. Esto permite evaluar si realmente se ha planificado y alineado los procesos a los resultados que la organizacin requiere alcanzar. Incluir el tema de gestin de riesgos en la auditora. No solo para planear y ejecutar la auditora, sino tambin aplicado a los procesos con el fin de anticipar situaciones que podran representar problemas para la empresa. Dnde estn las fortalezas y las debilidades en los controles planificados y ejecutados por la organizacin para garantizar resultados consistentes en el tiempo. En la ilustracin 4 se muestran cuales podran ser los diferentes hallazgos en una auditora, utilizando un grupo ms amplio de posibilidades (considerando el concepto de riesgos). Insistir en el desarrollo continuo de las competencias de los auditores. Difundir e instruir en los documentos de auditora del IAF e ISO.

Ilustracin 4 Tipos de hallazgos

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