Managementul

Timpului i al Resurselor
Caiet exerciii (1)

EXERCIIUL 1

Jurnal de activitate

Creai i completai un jurnal de activitate timp de o sptmn.

Detalii:
Managementul timpului presupune autodisciplin; n acest sens este util s tim
cum ne petrecem de fapt timpul pe perioada unei zile, sptmni, luni. De aceea v
invitm s inei un astfel de jurnal de activitate timp de o sptmn.
n jurnal vei nota fiecare activitate n parte - fie c este vorba de cititul emailurilor, o brf cu colega, servirea prnzului sau lucrul la un proiect. n plus, la fiecare
activitate trebuie s notai timpul petrecut i starea de spirit - energic, letargic, etc.
Jurnalul de activitate este un instrument important n time management i v va
ajuta sa aflai ct timp acordai activitilor importante i celor neimportante, de cte
ori pe parcursul zilei ai simit c rmnei fr timp", perioadele zilei n care v simii
mai energic() i mai active(), precum i perioadele n care nivelul de energie este
sczut, calitatea alimentaiei, raportul ntre lucru efectiv i pauze.
Dup aceast sptmn, v invitm s analizai jurnalul. Pentru eficientizarea
timpului petrecut n cadrul activitilor zilnice, v recomandm s :
Eliminai activitile care nu intr pe fia de post i mai ales pe lista de fcut cu alte cuvinte sarcinile care nu v revin i pe care nu vi le-ai asumat, inclusiv
activiti personale, cum ar fi email-uri ce nu au legtura cu serviciul.

Institutul Romn Sic cogito

UserCode: IRSCASO1

 Programai sarcinile mai dificile pentru perioadele zilei n care v simii mai
plin() de energie. Astfel vei lucra mai bine i ntr-un timp mai scurt.
Reducei alternrile ntre sarcini foarte diferite. De exemplu, verificai i
rspundei la mai multe email-uri odat, de cteva ori pe parcursul zilei, n loc s
rspundei la fiecare email pe msur ce l primii, ntrerupndu-v astfel
celelalte activiti n curs.
Analizai diferitele variabile care apar n Jurnal pe parcursul unei zile: lucrai mai
bine dup ce mncai? De cte pauze avei nevoie pentru a fi mai productive()?
Ce durat ar trebui s aib pauzele i cum v afecteaz programul zilnic?
Identificai activitile care nu in de proiectele dumneavoastr i care sunt
consumatoare de timp: de cte ori a venit colega de birou pentru a sta de vorb
despre ultimele tiri de la televizor, de cte ori v-ai concentrat atenia pe
activiti personale (email-uri sau telefoane) i ct timp v-au consumat acestea i
ncercai s eliminai ct mai multe din aceste activiti.

Institutul Romn Sic cogito

UserCode: IRSCASO1

EXERCIIUL 2

Lista De fcut
1. Creai i completai o list de fcut pentru ntreaga zi.
*Nu exist restricii de concepere a acestei liste. Putei s aplicai una din metodele
prezentate mai jos sau s gsii o alt metod care s vi se potriveasc
dumneavoastr i naturii activitii pentru care este ntocmit aceast list.
Detalii:
Exist mai multe modalitai de a ntocmi aceast list:
Metoda ABC :
"A" sarcinile cele mai importante ("A-1" cea mai important sarcin din
acest grup).
"B" sarcinile importante.
"C" sarcinile cel mai puin importante.

O metod aparte de aplicare a acestei formule este:

"A" sarcini ce trebuie efectuate ntr-o zi.
"B" sarcini ce trebuie efectuate ntr-o sptmn.
"C" sarcini ce trebuie efectuate ntr-o lun.
*n loc de litere se pot folosi i cifre, n funcie de preferinele fiecruia.
Metoda ABCDE:
A activitile foarte importante, pe care trebuie neapart s le facei.
Un astfel de exemplu ar putea fi o ntlnire cu un client foarte important
al afacerii dumneavoastr.
Institutul Romn Sic cogito

UserCode: IRSCASO1

 B activitile importante, ns nu la fel de importante ca cele notate cu

A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine s le facei. Consecinele
nendeplinirii unei astfel de activiti nu sunt chiar att de grave.
C activitile nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe care ar fi placut
s le facei, ns care nu au niciun impact, pozitiv sau negativ, asupra
carierei dumneavoastr. Un astfel de exemplu ar fi s ieii cu un coleg
la o cafea.
D sunt activiti pe care le putei delega altor persoane s se ocupe de
ele pentru dumneavoastr. De exemplu, dac avei de printat nite
documente, putei pune secretara s se ocupe de asta, astfel
rmnndu-v dumneavoastr timp s v ocupai de alte activiti mai
importante.
E sunt activitile pe care le putei elimina din list, fr a avea nicio
consecin

asupra

lucrurilor

cu

adevrat

importante

pentru

dumneavoastr. O astfel de activitate ar putea fi s jucai un joc sau s

urmarii un meci de fotbal (exceptnd cazul n care suntei antrenor sau
desfurai activi n domeniul sportiv).
*Putei avea mai multe activiti de tip A, B, C, D sau E. Dac avei mai multe astfel de
activiti, notai-le cu A-1, A-2, A-3 i tot aa, n ordinea importanei. Astfel A-1 este
lucrul cel mai important pe care trebuie dumneavoastr s l realizati n ziua respectiv.
De asemenea, aplicai aceeai metod i pentru celelalte activiti notate cu B, C, D i E.
Ideea de baz este s nu facei o activitate de tip B, atta timp ct nc mai sunt
activiti de tip A pe care nu le-ai ndeplinit.
2. Dupa prioritizarea activitilor, revedei lista i prioritatea fiecrei activiti, dac
este necesar s fie ceva modificat.
3. Dup finalizarea listei, scriei din nou itemii n ordinea prioritilor.

Institutul Romn Sic cogito

UserCode: IRSCASO1

Cum folosim aceast list?

ndeplinii pe rnd fiecare activitate n parte, ncepnd cu cele mai importante
(notate cu A sau 1), apoi cele cu B sau 2 i tot aa pn la terminarea listei. Odat
efectuat o activitate notai cu un vzut sau tiai activitatea de pe list.
Poate fi eficient ca la sfaritul zilei s v rezervai 10 minute pentru a completa
lista pentru ziua urmtoare.
Dac sarcina dumneavoastr este gestionarea activitii unei echipe, putei crea
liste i pentru membrii echipei, astfel nct s putei urmri progresul activitii
acestora.
De asemenea, v putei ajuta de anumite programe pentru a completa astfel de
liste. La un nivel mai simplu puteti folosi MSWord sau MSExcel. Anumite versiuni de
Microsoft Outlook i chiar i alte servicii de email precum Gmail, au opiuni care s v
ajute s creai aceste liste.

4. Repetai folosirea acestei metode timp de 3 zile. Ce ai observat?

________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Institutul Romn Sic cogito

UserCode: IRSCASO1

EXERCIIUL 3

Program de aciune

Gndii-v la un obiectiv i creai i completai un program de aciune.

Detalii:
Listele de fcut sunt utile pentru un numr mai mic de sarcini. Pentru proiecte mai
mari ns (de exemplu renovarea casei) nu sunt foarte eficiente deoarece se pierd
printre celelalte sarcini, mai specifice.

n acest caz, pentru creterea productivitii, folosim un Plan de aciune. Ideea de baz
este aceeai:
identificarea etapelor implicate
listarea obiectivelor pe termen lung, mediu i scurt
identificare activitilor necesare pentru finalizarea proiectului
prioritizarea activitilor
planificarea lor prin alocarea unei durate de timp

Institutul Romn Sic cogito

UserCode: IRSCASO1

EXERCIIUL 4

Identificarea problemelor legate de managementul timpului

Analizai cele 2 chestionare de la nceputul caietului cu aspectele teoretice i ncercai

s identificai 5 probleme/obstacole n activitatea dumneavoastr care v mpiedic
s v gestionai eficient timpul.

1.______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
2.______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
3.______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
4.______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
5.______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Institutul Romn Sic cogito

UserCode: IRSCASO1

EXERCIIUL 5

Identificarea soluiilor legate de managementul timpului

Pe baza informaiilor prezentate n suportul teoretic, v invitm s gsii cte o soluie

pentru cele 5 probleme/obstacole menionate mai sus care v mpiedic s v
gestionai eficient timpul.

1.______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
2.______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
3.______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
4.______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
5.______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Institutul Romn Sic cogito

UserCode: IRSCASO1

EXERCIIUL 6

Analiza Pareto

Acest principiu are mai multe variante de aplicare. Una dintre aceste variante este cea
menionat n suportul teoretic:
80% efort neconcentrat genereaz numai 20% rezultate. Restul de 80% din rezultate
este obinut cu numai 20% efort.

O alt variant de aplicare a acestei analize este :

80% din sarcini pot fi ndeplinite n 20% din timp. Restul de 20% din sarcini vor ocupa
80% din timp.

V invitm s ntocmii lista de fcut pentru ziua de mine i s prioritizai i

planificai lista conform celor doua variante de aplicare ale analizei Pareto: mai nti n
funcie de complexitatea sarcinii i apoi n funcie de durata necesar ndeplinirii
activitii.

Institutul Romn Sic cogito

UserCode: IRSCASO1

EXERCIIUL 7

Matricea Urgent/Important
(Metoda Eisenhower)

Sarcinile sunt evaluate folosind criteriile important/neimportant i urgent/ nu este

urgent i sunt plasate n unul din cele 4 cadrane conform criteriilor.
Cadranul neimportant/nu este urgent: sarcinile sunt lsate la o parte.
Cadranul important/urgent: sarcinile sunt de mare prioritate i sunt ndeplinite imediat
i personal.
Cadranul neimportant/urgent: sarcinile pot fi delegate.
Cadranul important/nu este urgent: sarcinile primesc o dat limit de efectuare i sunt
ndeplinite personal.

Gndii-v la ultima sptmn i la situaiile urgente care au aprut n timpul

activitii dumneavoastr i ncercai s le includei n unul din cele 4 cadrane.
Analizai modul cum ai acionat n aceste situaii. Puteai aciona altfel n unele din
aceste situaii pentru a v gestiona timpul mai efficient?

Institutul Romn Sic cogito

10

UserCode: IRSCASO1

URGENT

NU ESTE URGENT

IMPORTANT

NEIMPORTANT

________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Institutul Romn Sic cogito

11

UserCode: IRSCASO1

EXERCIIUL 8

Cum spunem NU?

Pe baza informaiilor prezentate n suportul teoretic, v invitm s v imaginai un

mod asertiv de a refuza sarcinile n situaiile urmtoare:

1. eful i cere s rami peste program, a treia oar sptmna asta, dar tu trebuie s
ajungi rapid s iei copiii de la coal.

2. Un coleg de serviciu i solicit mereu ajutorul. Te roag s preiei mai mereu din
sarcinile lui, aducnd diverse motivaii pentru cererile sale. n timpul programului de
lucru, colegul tu petrece mult timp la telefon sau de vorb cu ceilali din birou.

3. Lucrezi intens la un proiect care trebuie predat a doua zi. Fratele tu te sun i te
roag s faci tu cumprturile pentru masa de sear deoarece el este obosit i va veni
direct acas, fr s se mai opreasc la cumprturi.

Institutul Romn Sic cogito

12

UserCode: IRSCASO1

EXERCIIUL 9

Identificarea obiceiurilor consumatoare de timp

Gndii-v la ultima sptmn de lucru i facei o list cu toate comportamentele/

obiceiurile zilnice care v consum timp i care ar putea fi depite (de exemplu:
pregtirea cafelei pentru toat familia/echipa de lucru dei aceast activitate ar putea
fi ndeplinit pe rnd de fiecare membru):

________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Institutul Romn Sic cogito

13

UserCode: IRSCASO1

EXERCIIUL 10

Stabilirea obiectivelor
Jurnalul de scopuri

Tipologia stabilirii obiectivelor:

Tipologia dominant dicteaza stilul i tendinele n stabilirea obiectivelor. nelegerea

acestei tipologii v va ajuta s gasii o modalitate eficient de a v stabili scopurile i de
a depi obstacolele n atingerea acestora.

1. Rzboinicul

Este concentrat i motivat s obin ceea ce i dorete

Orientat ctre rezultate i scopuri
i place s preia conducerea i s ias n eviden
Nu i este team sa i asume riscuri pentru a obine ceea ce i doresc
Este persistent, dar poate foarte uor s devin ncpnat
i place s fac lucrurile n stilul lui propriu i n general are probleme atunci cnd
trebuie s cear ajutor sau s primeasc o prere din partea altcuiva
i place s se simt productiv ntotdeauna; nu apreciaz ateptarea, relaxarea, le
vede ca pe o pierdere de timp
Uneori pot aciona impulsiv

Institutul Romn Sic cogito

14

UserCode: IRSCASO1

Aspecte negative:

Fiind orientat spre scop, este posibil s piard din vedere imaginea de ansamblu
Inflexibilitatea i concentrarea l pot face s piard oportuniti valoroase
Poate cdea n capcana de a urmri semne ale succesului (bani, faim etc.) dar
s nu fie mplinit
Poate ajunge s sacrifice aspecte din viaa sa pentru realizarea scopului propus
Nu i place s se piard n detalii, iar planurile lui sunt de multe ori doar schiate
Se concentreaz mai mult pe aspectele pe termen scurt i poate pierde din
vedere consecinele pe termen lung

2. Exploratorul

i place s experimenteze o varitate larg de interese i pasiuni

n loc s i stabileasc o int, prefer s se lase dus de val
El caut n permanen noi aventuri, noi oportuniti de nvare, noi experiene
Se bucur mai mult de cltorie dect de rezultat
Uneori i va pierde interesul nainte de a ajunge la destinaie i va face ocol
pentru a gsi altceva care s l intereseze
i asum riscuri, dar de dragul aventurii, pasiunii
Este mai flexibil i deschis dect Rzboinicul
Are vise mree i vede posibiliti nelimitate
Se adapteaz mai bine atunci cnd strategia adoptat d gre, dar la fel de bine
poate s renune i s treac la altceva. Nu i place s se lupte cu ncercrile
Nu are probleme n a cere ajutorul sau a accepta opinia celorlali, dar dac este
necesar acioneaz singur
Este orientat ctre oameni i poate fi un adevrat lider datorit pasiunii i
entuziasmului
Institutul Romn Sic cogito

15

UserCode: IRSCASO1

 Poate fi de asemenea impulsiv i neatent la detalii

Este motivat de aventur i distracie, nu neaprat de rezultate

Aspecte negative:

Are vise mree, dar deseori are dificulti n a-i face visele s devin realitate
Lipsa de concentrare i direcie l poate face s i risipeasc timpul i energia n
mai multe direcii, fr a face progrese n vreuna dintre acestea
Datorit flexibilitii i deschiderii poate vedea oportunitile, dar are dificulti
n a profita de acestea pn la capat
Nu i plac structura i rigiditatea impuse de planificare, astfel nct de multe ori
merg nainte far nicun fel de plan

3. Diplomatul

i place s fie n compania oamenilor i s i ajute pe ceilali s reueasc

Este orientat ctre oameni, pentru el conteaz mai mult oamenii dect
rezultatele
Se pricepe de minune la a cldi relaii
i gsete mplinirea n sentimentul de aparinere, prietenie
I se potrivete rolul de membru al echipei
n general este mai interesat de mediul de munc, dect de munca n sine
Nu i place s i asume riscuri importante singur, dar n grup este posibil s fac
acest lucru
Nu se pricepe foarte bine la planificare, dar ca parte a unui grup, respect
detaliile unei planificari
Este de ncredere i loial

Institutul Romn Sic cogito

16

UserCode: IRSCASO1

 Este motivat de relaii, cunoatere, scopuri comune, binele comun

Aspecte negative:

Se poate concentra att de mult pe ceilali i nevoile lor nct uit de nevoile sale
proprii
i stabilete scopuri pe baza a ceea ce crede c ar trebui s i doreasc i nu
neaprat pe ceea ce i dorete cu adevarat
Uneori este usor de influenat de ateptrile i prerile celorlali
Deoarece prefer s evite conflictele, este posibil s evite confruntarea
problemelor, permind n schimb situaiei s se deterioreze
De asemenea, poate avea probleme n a-i exprima parerile

4. Eruditul

Interesat de a ctiga cunotinte, de a deveni un expert n domeniul su de

activitate
Este minuios, precis, de ncredere, atent la detalii
Prefer structura i standardele
Planific atent i i place s i programeze timpul n detaliu
i place s fac lucrurile aa cum trebuie
n mod paradoxal, poate fi flexibil i deschis cu privire la anumite aspecte, dar
foarte ncpnat n altele
Nu i place s i asume riscuri
Se poate nelege bine cu ceilali, dar tinde s fie pretenios i nerbdtor cnd
simte c ceilali nu contribuie la dezvoltarea lor
Este motivat de curiozitate, de ctigarea de experien

Institutul Romn Sic cogito

17

UserCode: IRSCASO1

Aspecte negative:

Se concentreaz att de mult pe detalii, nct pierde din vedere imaginea de

ansamblu
Poate cdea cu uurin n capcana de a face foarte bine nite activiti care nu
trebuiau de fapt fcute deloc
Se poate concentra prea mult pe a face lucrurile cum trebuie i nu ndeajuns pe a
face lucrurile care trebuie
i place s simt c deine controlul i nu i place s par nepregtit
Tinde s neglijeze alte aspecte ale muncii sale i s se concentreze numai pe
ceea ce tie cel mai bine s fac
Tinde s fie perfecionist i s menin standarde nalte i pentru el i pentru
ceilali
Ateptrile lui nerealiste pot cauza conflicte i tensiune

Analizai tipologia de mai sus i ncercai s v dai seama n care dintre cele 4
categorii v ncadrai. Apoi ncercai s gasii soluii la aspectele negative menionate
n categoria n care v ncadrai.

Apoi, rezervai-v timp s v stabilii si s v evaluai obiectivele. ncepei un jurnal i

scriei progresul pentru fiecare obiectiv n parte. Revizuii jurnalul n fiecare
sptmn pentru a v asigura c suntei pe drumul cel bun.

Institutul Romn Sic cogito

18

UserCode: IRSCASO1

EXERCIIUL 11

Identificarea surselor de stres (aa numiii stresori)

Analizai din nou sptmna de lucru care a trecut i ncercai s identificai factorii
generatori de stres.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Exist 4 mari strategii pentru gestionarea stresului:

1.Schimbarea factorilor sau contextului generator de stres: un spaiu organizat, calm
poate ajuta la mbuntirea productivitii i la scderea nivelului de stres. n aceast
categorie intr i calitatea aerului, iluminatul, decoraiile, zgomotul, mobilele etc.
De exemplu, iluminatul necorespunztor poate cauza oboseal. Zgomotele de fundal
pot afecta capacitatea de concentrare, iar zgomotul prelungit poate cauza iritabilitate,
tensiune, dureri de cap.
Institutul Romn Sic cogito

19

UserCode: IRSCASO1

2.Schimbai modul de rspuns direct la stresori: de exemplu schimbarea modului n care

gestionai i facei fa conflictelor, a nva s nu v mai facei griji prea mult etc.
3.Schimbai-v atitudinea i perceptia care v afecteaz rspunsurile: deoarece n multe
cazuri nu exist posibilitatea de a schimba factorii direct, pentru a depi totui aceste
obstacole este necesar s schimbm modul de a privi situaia.
4.Facei pai n direcia recuperrii dup situaii stresante: de exemplu relaxare prin
yoga, meditaie, tehnici de respiraie sau alte activiti care s v ajute s v relaxai:
sport, pictur etc.

Acum, revenii la lista de mai sus i notai pentru fiecare dintre factorii pe care i-ai
menionat mai sus o sugestie de strategie pentru gestionarea stresului.

Institutul Romn Sic cogito

20

UserCode: IRSCASO1

EXERCIIUL 12

ntreruperile

Gndii-v la o zi normal de lucru: care sunt cele mai dese ntreruperi zilnice?
ncercai s gsii soluii nct s evitai ntreruperile sau s nu mai fie consumatoare
de timp.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Institutul Romn Sic cogito

21

UserCode: IRSCASO1

EXERCITIU EVALUARE

1. ncercai s v mprii viaa n mai multe aspecte, domenii, direcii de aciune,

dimensiuni sau roluri etc (min. 5 max. 10, scrise unul sub altul).
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

2. Revenii la list i stabilii un obiectiv pentru fiecare dintre dimensiunile pe care leai menionat.
3. Alegei una din dimensiuni (mpreun cu obiectivul ataat) care este pentru
dumneavoastr cea mai important n acest moment sau care considerai c merit
mbuntit.
4. Pentru acest obiectiv, creai un plan sptmnal cu activiti progamate, termene
limit i resurse pentru fiecare activitate n parte.
5. Notai 2-3 obiective pentru sptmna care urmeaz i activitile cu cea mai mare
prioritate care v vor ajuta s ndeplinii aceste 3 obiective.
Institutul Romn Sic cogito

22

UserCode: IRSCASO1

6. Organizai planul pentru sptmna care urmeaz pe categorii (de exemplu:

activiti zilnice, supraveghere, control etc.).
7. Pe parcursul sptmnii, nregistrai timpul petrecut cu fiecare activitate
(planificat sau nu, rutinier sau nu etc.). Astfel vei avea o imagine clar asupra
timpului necesar pentru ntregul proiect.
8. La finalul sptmnii, analizai ceea ce ai nregistrat: ce ai obinut, ce sarcini au
rmas nefinalizate, ce categorie a durat cel mai mult, ce sarcin a durat cel mai mult,
ai petrecut mai mult timp cu sarcini prioritare sau nu? Comparai nregistrrile cu
planificarea fcut pentru aceast sptmn.
9. Tragei concluzii: unde ai putea economisi mai mult timp, ce sarcini au ramas
nendeplinite, care a fost obstacolul?
10. Gsii soluii la concluziile de mai sus i implementai-le.

Institutul Romn Sic cogito

23

UserCode: IRSCASO1

Sic Cogito Online

Managementul timpului i al resurselor
Institutul Romn Sic cogito
2011

Institutul Romn Sic cogito

24

UserCode: IRSCASO1